淺淡辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)和技能

1、摘要2關(guān)鍵詞2引言2一、辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)與修養(yǎng)2（ 1） 政治思想素養(yǎng)2（ 2） 作風(fēng)素養(yǎng)3（ 3） 業(yè)務(wù)素養(yǎng)3（四）良好的心理素養(yǎng)3（五）要全面提高個(gè)人綜合素質(zhì)3二、辦公室工作人員應(yīng)具備的技能4（一）辦公技能4（二）接待技能4（三）坐車位置安排技能5（四）會(huì)議座位位置安排技能6（五）就餐位置6（六）解決問(wèn)題時(shí)的逆向思維能力6（七）考慮問(wèn)題時(shí)的換位思考能力6（八）強(qiáng)于他人的總結(jié)能力6（九）簡(jiǎn)潔的文書(shū)編寫(xiě)能力7（十）信息資料收集能力7（十一）解決問(wèn)題的方案制定能力7（十二）目標(biāo)調(diào)整能力7（十三）超強(qiáng)的自我安慰能力8（十四）書(shū)面溝通能力8（十五）企業(yè)文化的適應(yīng)能力8（十六）崗位變化的承受能力

2、8（十七）客觀對(duì)待忠誠(chéng)8（十八）積極尋求培訓(xùn)和實(shí)踐的機(jī)會(huì)9三、結(jié)論9致謝9參考文獻(xiàn)910淺淡辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)和技能摘要：辦公室是一個(gè)單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)，起著承上啟下，左右溝通、上下協(xié)調(diào)、方方面面聯(lián)系的重要作用。它上要服務(wù)于單位領(lǐng)導(dǎo)，下要服務(wù)于單位職工及到單位來(lái)辦事的群眾，哪一個(gè)方面做的不好，都會(huì)帶來(lái)負(fù)面效應(yīng)。辦公室人員素質(zhì)的高低，個(gè)人修養(yǎng)好壞，工作能力的強(qiáng)弱，直接關(guān)系到單位整體形象，關(guān)系到全局工作能否順利地開(kāi)展。同時(shí)，辦公室工作還具有很大的保密性和實(shí)效性。因此，對(duì)辦公室人員應(yīng)有與其他業(yè)務(wù)股室不同的特殊要求。關(guān)鍵詞：辦公室人員素質(zhì)技能引言現(xiàn)代企業(yè)制度的改革對(duì)企事業(yè)單位的管理部門(mén)在精簡(jiǎn)、精干

3、的要求下賦予了辦公室更多的職能和更高的要求，既要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，溝通上下，出謀獻(xiàn)策又要做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，聯(lián)系左右，搞好服務(wù)。這就對(duì)辦公室工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)和技能提出了較高的要求。一、辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)與修養(yǎng)（一）政治思想素養(yǎng)必須具有較強(qiáng)的政策水平和思想水平，要認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策，吃透上級(jí)精神，同時(shí)又要下請(qǐng)上達(dá)，為領(lǐng)導(dǎo)決策供提依據(jù)，提供建議，善于延伸領(lǐng)導(dǎo)者的智慧。（二）作風(fēng)素養(yǎng)首先，實(shí)事求是、忠誠(chéng)可靠是辦公室工作人員必備的品德，是任何事都必須遵循的準(zhǔn)則；其次，是要具有實(shí)干的精神，要嚴(yán)肅認(rèn)真，扎扎實(shí)實(shí)地工作，要思想敏銳，敢于創(chuàng)新，要辨證地看待問(wèn)題；第三，辦公室工作人員要時(shí)刻記

4、著自己是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，而不是決策者。另外還必須謙虛謹(jǐn)慎，平等待人，遵守紀(jì)律等。（三）業(yè)務(wù)素養(yǎng)第一要熟悉黨和國(guó)家的總方針和總政策，而且要熟悉一些重要的具體工作的方針、政策和規(guī)定；第二,要有廣博的知識(shí)和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)；第三要有調(diào)查研究和綜合分析的能力；第四、要有出謀獻(xiàn)策的能力；第五、具備出色的文字表達(dá)和口頭表達(dá)能力；科學(xué)辦事的能力也不容忽視，現(xiàn)代管理的重要特征之一是科學(xué)化，科學(xué)辦事最講究時(shí)間管理和工作效率，還要有使用現(xiàn)代化辦公用具的能力。（四）良好的心理素養(yǎng)（1） 高度的注意力；（2）情緒穩(wěn)定；（3）要有較強(qiáng)的意志；（4）良好的職業(yè)性格。（五）要全面提高個(gè)人綜合素質(zhì)（ 1）強(qiáng)責(zé)任嚴(yán)要求，按時(shí)完

5、成工作。辦公室人員必須熱愛(ài)自己的工作，忠實(shí)于自己的職責(zé)，不能有絲毫的懈怠。領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)忘記了，或能夠想方設(shè)法完成的工作敷衍塞責(zé)，推脫了事，都不是政治責(zé)任感強(qiáng)的表現(xiàn)。（ 2）善待人親接物，工作要主動(dòng)。作為辦公室人員，無(wú)論對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)職工，都應(yīng)熱情周到的服務(wù)。工作要主動(dòng)，態(tài)度要和氣，辦事要盡心。特別是遇有職工來(lái)開(kāi)取證明，了解情況，辦公室人員更應(yīng)放下手頭工作，熱情接待，盡快辦理，絕不能不理不問(wèn)，聽(tīng)之任之，讓職工留下辦公室“門(mén)難進(jìn)，臉難看，事難辦”的壞印象，給單位的形象抹黑，給領(lǐng)導(dǎo)的臉面抹黑。（ 3）強(qiáng)理論抓學(xué)習(xí)，做到各項(xiàng)精通。辦公室人員要求既能辦事，又能辦文。由于每個(gè)人性格特點(diǎn)各不相同，因此，領(lǐng)導(dǎo)在

6、分工時(shí)會(huì)有所側(cè)重，但絕不是說(shuō)，我搞接待的，可以連簡(jiǎn)單的報(bào)告格式都不知道；我是搞文字的，對(duì)外聯(lián)系工作就可以前怕狼后怕虎，口齒不清，敘事不明，給人留下不好的印象。辦公室人員，應(yīng)衣著整潔大方，待人接物彬彬有禮，處理問(wèn)題有理、有力、有節(jié)。（4） 高素質(zhì)好修養(yǎng)，提高自身形象。辦公室人員必須具備一定的素質(zhì)修養(yǎng)，雖說(shuō)一個(gè)人的素質(zhì)是以人的先天稟賦為基質(zhì)，但是后天環(huán)境和教育影響也是非常重要的。一個(gè)人良好的修養(yǎng)最能體現(xiàn)一個(gè)人的品位與價(jià)值,一個(gè)有很高個(gè)人修養(yǎng)的人,才具最具有個(gè)性和人格魅力。二、辦公室工作人員應(yīng)具備的技能（一）辦公技能（1）文字水平（包括外語(yǔ)水平）；（2）OA系統(tǒng)（即辦自動(dòng)化）的能力；（3） 接待水平

7、；（4） 公關(guān)能力（二）接待技能（5） 1）迎接準(zhǔn)備：接待人員在見(jiàn)到客人的第一時(shí)間，應(yīng)站起來(lái)微笑著注視著對(duì)方，即接待中的“3S”（standup,smile,see）（2）禮貌迎：不管對(duì)方是否預(yù)約，都應(yīng)向客人問(wèn)好，然后聽(tīng)取客人的自我介紹。如果對(duì)方不是初次來(lái)訪，秘書(shū)認(rèn)識(shí)對(duì)方要準(zhǔn)確稱呼對(duì)方。（ 3）根據(jù)對(duì)方是否預(yù)約進(jìn)行接待處理對(duì)方已經(jīng)預(yù)約的：首先確認(rèn)對(duì)方身份，其次讓對(duì)方明確所去的地點(diǎn)。對(duì)方未預(yù)約的：首先問(wèn)明對(duì)方姓名和來(lái)意，其次需要拒絕接見(jiàn)的客人要委婉拒絕。（ 4）規(guī)范地引領(lǐng)來(lái)訪者：引領(lǐng)客人時(shí)要明確告訴客人將去什么地方、會(huì)見(jiàn)何人。引領(lǐng)者要走在客人左前側(cè)1米左右，與客人步伐一致。（5）進(jìn)入會(huì)客室：引領(lǐng)

8、人員在引領(lǐng)客人進(jìn)入會(huì)客室前應(yīng)敲門(mén)，確認(rèn)無(wú)人后再領(lǐng)客人進(jìn)去。引領(lǐng)人員應(yīng)事先安排好會(huì)客室，不要讓客人站在門(mén)外等候。會(huì)客室的門(mén)有外開(kāi)的也有內(nèi)開(kāi)的，需記住“內(nèi)開(kāi)門(mén)己先入，外開(kāi)門(mén)客先入”。（ 6）請(qǐng)客人就座：進(jìn)門(mén)后要請(qǐng)客人坐上座，明確示意，并告知客人領(lǐng)導(dǎo)馬上就到，請(qǐng)稍候。（ 7）提供茶水服務(wù)后退出：客人入座后，秘書(shū)要為客人沏茶，茶水七分為滿。期間可為客人提供公司的宣傳材料、報(bào)紙等。上茶時(shí)要給客人先上，后給主人上，從最高者上起。（三）坐車位置安排技能座次規(guī)則“四個(gè)為尊，三個(gè)為上”?！八膫€(gè)為尊”是客人為尊、長(zhǎng)著為尊、領(lǐng)導(dǎo)為尊、女士為尊，此四類人為上座。“三個(gè)為上”是方便為上、安全為上、尊重為上，以這三個(gè)原則

9、安排座次。（ 1）轎車的駕駛著是主人時(shí)：雙排五人座轎車，尊位順序是：副駕駛座-后排右座-后排左座-后排中座雙排座六人轎車，尊位順序是：前排右座前排中座后排右座后排左座后排中座三排七人座轎車，尊位順序是：副駕駛座后排右座后排左座后排中座中排右座-中排左座三排九人座轎車，尊位順序是：前排右座-前排中座-中排右座-中排中座-中排左座后排右座后排中座后排左座（ 2）專職司機(jī)駕車雙排五人座轎車，尊位順序是：后排右座-后排左座-后排中座-副駕駛座雙排座六人轎車，尊位順序是：后排右座后排左座后排中座前排右座前排中座三排七人座轎車，尊位順序是：后排右座-后排左座-后排中座-中排右座-中排左座f副駕駛座三排九人

10、座轎車，尊位順序是：中排右座-中排中座-中排左座-后排右座-后排中座后排左座前排右座前排中座（四）會(huì)議座位位置安排技能根據(jù)中辦掌握原則：左為上，右為下。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1號(hào)首長(zhǎng)居中，2號(hào)首長(zhǎng)排在1號(hào)首長(zhǎng)左邊，3號(hào)首長(zhǎng)排右邊，其他依次排列；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，1號(hào)首長(zhǎng)、2號(hào)首長(zhǎng)同時(shí)居中，1號(hào)首長(zhǎng)排在居中座位的左邊，2號(hào)首長(zhǎng)排右邊，其他依次排列。（五）就餐位置宴請(qǐng)客人，一般主陪在面對(duì)房門(mén)的位置，副主陪在主陪的對(duì)面，1號(hào)客人在主陪的右手邊，2號(hào)客人在主陪的左手邊，3號(hào)客人在副主陪的右手邊，4號(hào)客人在副主陪的左手邊，其他依次排列。（六）解決問(wèn)題時(shí)的逆向思維能力面對(duì)工作中遇到的新問(wèn)題，一時(shí)又

11、找不到解決方法。而且，上司可能也沒(méi)有什么錦囊妙計(jì)時(shí)，他們擅長(zhǎng)用逆向思維辦法去探索解決問(wèn)題的途徑。他們清楚具體業(yè)務(wù)執(zhí)行者比上司更容易找出問(wèn)題的節(jié)點(diǎn)，是人為的，還是客觀的；是技術(shù)問(wèn)題，還是管理漏洞。采用逆向思維找尋問(wèn)題的解決方法，會(huì)更容易從問(wèn)題中解脫出來(lái)。（七）考慮問(wèn)題時(shí)的換位思考能力在考慮解決問(wèn)題的方案時(shí)，常人通常站在自己職責(zé)范圍立場(chǎng)上盡快妥善處理。而他們卻總會(huì)自覺(jué)地站在公司或老板的立場(chǎng)去考慮解決問(wèn)題的方案。作為公司或老板，解決問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn)首先考慮的是如何避免類似問(wèn)題的重復(fù)出現(xiàn)，而不是頭疼醫(yī)頭，腳疼醫(yī)腳的就事論事方案。面對(duì)人的惰性和部門(mén)之間的扯皮，只有站在公司的角度去考慮解決方案，才是一個(gè)比較徹

12、底的解決方案。能始終站在公司或老板的立場(chǎng)上去醞釀解決問(wèn)題的方案，逐漸地他們便成為可以信賴的人。（八）強(qiáng)于他人的總結(jié)能力他們具備的對(duì)問(wèn)題的分析、歸納、總結(jié)能力比常人強(qiáng)?？偰苷页鲆?guī)律性的東西，并駕馭事物，從而達(dá)到事半功倍的效果。人們常說(shuō)苦干不如巧干。但是如何巧干，不是人人都知道的。否則就不會(huì)干同樣的事情，常人一天忙到晚都來(lái)不及；而他們，卻整天很瀟灑。（九）簡(jiǎn)潔的文書(shū)編寫(xiě)能力老板通常都沒(méi)時(shí)間閱讀冗長(zhǎng)的文書(shū)。因此，學(xué)會(huì)編寫(xiě)簡(jiǎn)潔的文字報(bào)告和編制賞心悅目的表格就顯得尤為重要。即便是再?gòu)?fù)雜的問(wèn)題，他們也能將其濃縮闡述在一頁(yè)A4紙上。有必要詳細(xì)說(shuō)明的問(wèn)題，再用附件形式附在報(bào)告或表格后面。讓老板僅僅瀏覽一頁(yè)紙或

13、一張表格便可知道事情的概況。如其對(duì)此事感興趣或認(rèn)為重要，可以通過(guò)閱讀附件里的資料來(lái)了解詳情。（十）信息資料收集能力他們很在意收集各類信息資料，包括各種政策、報(bào)告、計(jì)劃、方案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)流程、管理制度、考核方法等。尤其重視競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息。因?yàn)槿魏纬墒斓臉I(yè)務(wù)流程本身就是很多經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的積累，遇到用時(shí)，就可以信手拈來(lái)。這在任何教科書(shū)上是無(wú)法找到的，也不是那個(gè)老師能夠傳授的。（十一）解決問(wèn)題的方案制定能力遇到問(wèn)題，他們不會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)做“問(wèn)答題”而是做“選擇題”。常人遇到問(wèn)題，首先是向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示解決辦法。帶著耳朵聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)告知具體操作步驟。這就叫讓領(lǐng)導(dǎo)做“問(wèn)答題”。而他們常帶著自己擬定好的多個(gè)解決問(wèn)題方

14、案供領(lǐng)導(dǎo)選擇、定奪，這就是常說(shuō)的給領(lǐng)導(dǎo)出“選擇題”。領(lǐng)導(dǎo)顯然更喜歡做的是“選擇題”。（十二）目標(biāo)調(diào)整能力當(dāng)個(gè)人目標(biāo)在一個(gè)組織里無(wú)法實(shí)現(xiàn)，且又暫時(shí)不能擺脫這一環(huán)境時(shí)，他們往往會(huì)調(diào)整短期目標(biāo)，并且將該目標(biāo)與公司的發(fā)展目標(biāo)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。這樣，大家的觀點(diǎn)就容易接近，或取得一致，就會(huì)有共同語(yǔ)言，就會(huì)干的歡快。反過(guò)來(lái)，別人也就會(huì)樂(lè)于接受他們（十三）超強(qiáng)的自我安慰能力遇到失敗、挫折和打擊，他們常能自我安慰和解脫。還會(huì)迅速總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，而且堅(jiān)信情況會(huì)發(fā)生變化。他們信條是：塞翁失馬，安知非福，或上帝在為你關(guān)上一扇門(mén)的同時(shí)，一定會(huì)為你打開(kāi)一扇窗。（十四）書(shū)面溝通能力當(dāng)發(fā)現(xiàn)與老板面對(duì)面的溝通效果不佳時(shí)，他們會(huì)采用

15、迂回的辦法，如電子郵件，或書(shū)面信函、報(bào)告的形式嘗試溝通一番。因?yàn)椋瑫?shū)面溝通有時(shí)可以達(dá)到面對(duì)面語(yǔ)言溝通所無(wú)法達(dá)到的效果?？梢暂^為全面地闡述想要表達(dá)的觀點(diǎn)、建議和方法。達(dá)到讓老板聽(tīng)你把話講完，而不是打斷你的講話，或被其臺(tái)上的電話打斷你的思路。也可方便地讓老板選擇一個(gè)其認(rèn)為空閑的時(shí)候來(lái)“聆聽(tīng)”你的“嘮叨”。（十五）企業(yè)文化的適應(yīng)能力他們對(duì)新組織的企業(yè)文化都會(huì)有很強(qiáng)的適應(yīng)能力。換個(gè)新企業(yè)猶如換個(gè)辦公地點(diǎn)，照樣能如魚(yú)得水般地干得歡暢并被委以重用。（十六）崗位變化的承受能力競(jìng)爭(zhēng)的加劇，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的加大，企業(yè)的成敗可在一朝一夕之間發(fā)生。對(duì)他們來(lái)講，崗位的變化，甚至于飯碗的丟失都無(wú)所畏懼。因此，他們承受崗位變化

16、的能力也是常人所無(wú)法比擬的。在他們看來(lái)，這不僅是個(gè)人發(fā)展的問(wèn)題，更是一種生存能力的問(wèn)題。（十七）客觀對(duì)待忠誠(chéng)從他們身上你會(huì)發(fā)現(xiàn)對(duì)組織的忠誠(chéng)。他們清楚地意識(shí)到忠誠(chéng)并不僅僅有益于組織和老板，最大的受益者是自己，因?yàn)?，?zé)任感和對(duì)組織的忠誠(chéng)習(xí)慣一旦養(yǎng)成，會(huì)使他們成為一個(gè)值得信賴的人，可以被委以重任的人。他們更清楚投資忠誠(chéng)得到的回報(bào)率其實(shí)是很高的。（十八）積極尋求培訓(xùn)和實(shí)踐的機(jī)會(huì)他們很看重培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，往往在招聘時(shí)就會(huì)詢問(wèn)公司是否有提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。善于抓住任何培訓(xùn)機(jī)會(huì)。一個(gè)企業(yè)，如果它的薪酬福利暫時(shí)沒(méi)有達(dá)到滿意的程度，但卻有許多培訓(xùn)和實(shí)踐的機(jī)會(huì)，他們也會(huì)一試。畢竟，有些經(jīng)驗(yàn)不是用錢所能買回來(lái)的。三、結(jié)論辦公室的工作是制定決策、輔助決策、實(shí)施決策的指揮捧，辦公室工作人員的素質(zhì)高低和技能如何直接影響著決策和實(shí)施。辦公室是一個(gè)單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)，起著承上啟下，左右溝通、上下協(xié)調(diào)、方方面面聯(lián)系的重要作用。它上要服務(wù)于單位領(lǐng)導(dǎo)，下要服務(wù)于單位職工及到單位來(lái)辦事的群眾。致謝從開(kāi)始接到論文題目到系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，再到論文文章的完成，每走