巧用word中的郵件合并功能批量打印成績

1、巧用word中的郵件合并功能批量打印成績登記卡第一步：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源（如下圖，是本次考生的基本情況，注意：工作表不能有標(biāo)題）   圖一 第二步：創(chuàng)建主文檔啟動Word 2003，首先根據(jù)成績登記卡的實際大小，進(jìn)行頁面設(shè)置（頁面設(shè)置可根據(jù)實際情況進(jìn)行設(shè)置），操作步驟如下：選擇菜單睢拔募趁嬪柚謾保蚩耙趁嬪柚謾倍曰翱頡?/span>單擊“紙張大小”選項卡，在“紙張大小”下拉列表框中選擇“自定義大小”，在“寬度”框中輸入“21厘米”；在“高度”框中輸入“14.9厘米”。(如圖2)單擊“頁邊距”選項卡，將上、下、左、右四個頁邊距全部設(shè)置為1.8厘米。單擊“確定”完成。3

2、提取并處理數(shù)據(jù)根據(jù)打印模板即圖3中列示出的學(xué)生信息變量，從考生信息表中提取有用信息并加工。要在A處輸入考生號，在處輸入考生姓名，在處輸入性別，在處輸入體育縮碼號。   圖二第三步：郵件合并打開模板文件體育考試信息.doc（如圖二），從“工具”菜單中依次選擇“信函和郵件”“"顯示郵件合并工具欄”（如圖三），完畢之后工具欄上會多出一欄，就是郵件合并工具欄，如圖四就是郵件合并工具欄。 圖三 圖四 1.設(shè)置數(shù)據(jù)源點擊郵件合并工具欄上"打開數(shù)據(jù)源"的按鈕（如圖五），選擇“體育考試信息.xls”文件（如圖六），單擊打

3、開，然后會再彈出一個“選擇表格”的窗口，要求指定使用哪個工作表（圖七），在此我們打開“Sheet1”工作表，直接點擊確定，完成數(shù)據(jù)源設(shè)置。  圖五 圖六 圖七 2.插入數(shù)據(jù)域. 點擊郵件合并工具欄上"插入域"的按鈕（如圖八）， 圖八在彈出的窗口中選擇“考生號”，然后單擊"插入"，如圖九： 圖九3.單擊關(guān)閉（MS Office這一點不知道是什么用意，不能一次插入多個域，插入完畢又不自動關(guān)閉彈出的窗口）重復(fù)上述操作數(shù)次，依次插入其他元素（姓名、性別、體育縮碼號）。全部完成之后，模板就如圖十這個樣子，（為強(qiáng)調(diào)哪些數(shù)據(jù)是動態(tài)插入的，我將插入的數(shù)據(jù)域都用紅色表示）：圖十3.查看合并數(shù)據(jù)單擊郵件合并工具欄上"查看合并數(shù)據(jù)"的按鈕（如圖十一），即可看到郵件合并之后的數(shù)據(jù)（如圖十十二），工具欄上還有一些按鈕和輸入框可以查看前一條、下一條和指定的記錄。圖十一  圖十二第四步：完成合并到此，郵件合并的工作就基本結(jié)束了，可以直接打印了，你可以選擇"合并到新文檔"（如圖十三，這適用于只有幾十上百條記錄）來把這些信息輸出到一個Doc文檔里面，以后直接打印這個文檔就可以了，也可以選擇"合并到打印機(jī)"（適用于成百上千