中小企業(yè)檔案管理制度新版

1、 檔案管理制度1目的為標(biāo)準(zhǔn)公司檔案管理，增強公司職工檔案意識，提高公司檔案的標(biāo)準(zhǔn)性、科學(xué)性、實用性和有效性，為健全和完善公司檔案信息提供保障，并充分發(fā)揮檔案的價值作用，特制定本制度。2范圍ABC適用于總公司、分公司及各工程部的檔案管理工作。3檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)3.1檔案管理工作實行三級管理制：一級管理是指總公司行政管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指總公司各部門檔案由本部門管理；三級管理是指由分公司各部門檔案按照總公司業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行管理。3.2公司指派專人對檔案室進行管理。檔案室管理員負責(zé)檔案室的文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、借閱等工作。嚴格執(zhí)行檔案管理各項制度，對檔案室及時進行

2、通風(fēng)、除濕、防蛀等維護處理。重視檔案日常借閱管理，做到借閱有批條、簽字登記，確保檔案無損毀、無喪失。各部門指定專兼職人員負責(zé)根據(jù)歸檔范圍，定期催要和搜集檔案資料并根據(jù)要求進行整理和裝訂。每個季度末統(tǒng)一將收集到的資料交檔案室。 4 檔案分類及收集整理部門但凡公司在各項活動中直接形成的具有查考、利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、榮譽實物、證件、照片以及需要公司長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。4.1 總公司各部門檔案分類4.1.1 行政管理部：公司及各部門的工作方案、總結(jié)和會議紀要；公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料；由行政管

3、理部經(jīng)手登記的外來文件；公司行政性規(guī)章制度；公司資質(zhì)等相關(guān)文件資料；各類請示、報告、批復(fù)、通告和其他重要文件資料。4.1.2 人員開展部：職工人事檔案資料；職工培訓(xùn)檔案資料；勞動合同；離職職工資料；企業(yè)招聘資料總分；職工社保相關(guān)的文件資料；職工考勤、薪酬、績效相關(guān)的文件資料；公司人力資源規(guī)章制度和其他重要文件資料。4.1.3 財務(wù)部：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證；總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿和其他會計賬簿；月度、季度、年度財務(wù)報告和其他財務(wù)報告；銀行對賬單和其他重要文件資料。4.1.4 采購供給部：各項物資采購單及有關(guān)確認表格；采購方案表；采購合同；到貨驗收資料；結(jié)款資料；供給

4、商資料和其他重要文件資料。4.1.5 品質(zhì)管理部：公司質(zhì)量程序和控制文件；內(nèi)審相關(guān)材料；開展各類評審活動的文件資料；客戶滿意度調(diào)查和其他重要文件資料。4.1.6 市場營銷中心：投標(biāo)文件、報價單；與效勞單位簽訂的協(xié)議、合同及談判紀要；合同變更和涉及法律事務(wù)的文件、客戶資料；競爭對手的文件資料和其他重要文件資料。4.1.7 企業(yè)籌劃部：企業(yè)宣傳資料、樣本、雜志、期刊等；企業(yè)文化相關(guān)的各類資料；公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和設(shè)備日常維護記錄和其他重要文件資料。4.1.8 物業(yè)運營部：環(huán)境管理文件、秩序管理文件、工序流程文件、各工程現(xiàn)場情況資料和其他重要文件資料。4.2 分公司各部門檔案分類4.2.1 綜合管理部：參

5、照總公司人員開展部、行政管理部、企業(yè)籌劃部、品質(zhì)管理部。4.2.2 市場營銷部：參照總公司市場營銷中心。4.2.3 財務(wù)部：參照總公司財務(wù)部。4.2.4 各工程部：職工人事檔案資料；職工培訓(xùn)檔案資料；客戶回訪表；公司各工程部的工作方案、總結(jié)和會議紀要；各工程檢查記錄；文件清單和其他重要文件資料。5 檔案建立程序 5.1 文件經(jīng)辦人按文件的時間順序或內(nèi)容相關(guān)度將文件整理成卷，填寫卷宗夾，類別和編號以及建檔的時間見式樣一；側(cè)面檔案卷宗寬4.5cm，高14cm檔案卷宗模板見附件五。式樣一：檔案裝訂封皮檔案盒式樣檔 號 案卷題名檔案卷宗檔 號：部門內(nèi)部編號 檔案室號：檔案室門牌號 縮 微 號：各部門固

6、定編號 檔 案 盒案卷題名 檔案名稱 編制單位 總分公司xx部 編制日期 建立該檔案的日期 保管期限 密 級 側(cè)面： 正面： 5.2側(cè)面檔案卷宗粘貼在案卷題名下，側(cè)面檔案卷宗編號按照?文件編號制度?執(zhí)行編號。5.3 按照檔案盒中文件順序和內(nèi)容整理并打印?卷內(nèi)目錄?，一式兩份，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字確認后，一并交檔案管理人員確認簽收，由檔案室保管，經(jīng)辦人留一份?卷內(nèi)目錄?作憑證。 5.4檔案移交到檔案室以后，檔案管理人員要將接收到的文件建立歸檔清單，以便查找方便。6 檔案交存時限6.1 機密文件、公司重要會議紀要、合同文件和資質(zhì)文件要隨時送交相關(guān)檔案管理人員簽收保管。6.2 各部門需存檔的一般文件在

7、相關(guān)工作完成后60天內(nèi)立卷后，送交檔案管理員。6.3 其它單獨事項文件，需存檔備查的，分類立卷后下一年第一季度結(jié)束前交檔案管理員。 7 檔案密級和保存期7.1 檔案密級：按照?文件、記錄管理制度?規(guī)定執(zhí)行。7.2 保存期限：文件保存期要按文件內(nèi)容來確定。檔案的保管期限定為永久、定期兩種。永久的期限一般為10年至以上；定期一般為10年以下至3年以上。7.2.1 永久保管的檔案主要包括：7.2.1.1 公司根本建設(shè)檔案。7.2.1.2 公司制定的需長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度。7.2.1.3 公司重要性的事務(wù)管理文件材料，包括產(chǎn)權(quán)類材料以及與有關(guān)單位簽訂的重要性合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料

8、。7.2.1.4 物資辦公設(shè)備及用品、機動車等采購方案、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料。7.2.1.5 公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。7.2.1.6 公司職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。7.2.1.7 公司關(guān)于重要問題的請示與上級領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)和方案、統(tǒng)計報表等。7.2.1.8 公司組織機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。7.2.1.9公司職能部門包括各工程部報送的年度或年度以上的方案、總結(jié)、統(tǒng)計等文件材料。7.2.1.10 行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料。7.2.1.10.1 固定資產(chǎn)投資、科技

9、方案等工程的審批核準(zhǔn)、管理、驗收評估等文件材料。7.2.1.10.2 不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認的文件材料。7.2.1.10.3 許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料。7.2.2 定期保管的檔案主要包括：7.2.2.1 公司職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；7.2.2.2 公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料7.2.2.3 公司人事管理工作形成的一般性文件材料；7.2.2.4 公司一般性事務(wù)管理文件材料；7.2.2.5 公司職能部門包括各工程部報送的年度或年度以下的方案、總結(jié)、統(tǒng)計以及重要專題報告等文件材料。7.2.3 人事、會計及其他專門文件材料保管期限，按

10、照各組織機構(gòu)自行規(guī)定執(zhí)行。7.2.4 聲像檔案的保管期限要與同類的管理類檔案的保管期限一致，分為永久、定期。8 檔案借閱 8.1 查閱或借用檔案須履行登記手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，借用人員應(yīng)與檔案管理員當(dāng)面點清，借閱檔案后須及時退還，并辦理歸還手續(xù)。8.2 借閱期限按照?文件、記錄管理制度?執(zhí)行。8.3 借用檔案應(yīng)注意保密， 妥善保管，不得損壞遺失，不準(zhǔn)拆卷、剪裁或抽取張頁，不準(zhǔn)涂改、增刪內(nèi)容、畫標(biāo)記或自行復(fù)制。工作需要須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意前方可復(fù)印、登記，不準(zhǔn)帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。 8.4 有復(fù)印件卷的檔案，一般只查閱或借閱復(fù)印件卷。 8.5 公司有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。對存入電腦

11、的資料、備份盤與源盤應(yīng)分開存放。9 電子檔案的歸檔9.1 歸檔范圍：無紙電子文件；文本文件；圖像文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計算機程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務(wù)所需的各種文件。9.2 保管期限：電子文件按照同類的文本檔案的保管期限一致。9.3 保密級別：按照同類的文本檔案的保密級別一致。9.4 其他均參考同類的文本檔案的管理方法。10 檔案的鑒定和銷毀10.1 檔案室應(yīng)會同公司內(nèi)有關(guān)部門，根據(jù)以上有關(guān)檔案的保管期限分類，對檔案定期進行鑒定。對逾期應(yīng)該銷毀的檔案，由檔案管理員填寫?公司檔案銷毀審批表?，交部門經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 10.2 凡屬于高級保密及機密級別的檔案資

12、料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；中級保密級別的檔案資料，由相關(guān)部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后經(jīng)公司常務(wù)副總經(jīng)理確認前方可銷毀；一般保密級別的檔案資料，由相關(guān)部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后即可銷毀。 10.3 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準(zhǔn)的?公司檔案銷毀審批表?和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。10.4 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或相關(guān)部門負責(zé)人指定專人監(jiān)督。10.5保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有以下四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；仍在進行的工程工作、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。 11 本制度由行政管理部負責(zé)制訂、修改并解釋。 12 本制度自公布之日起生效。附件清單：1、?卷內(nèi)目錄? 2、?檔案歸檔清單? 3、?檔案借閱登記表? 4、?公司檔案銷毀審批表? 5、?檔案卷宗?6、?檔案卷封皮?附件一：卷內(nèi)目錄序號文件作者文件日期文件內(nèi)容摘要張數(shù)備注立卷人： 立卷部門負責(zé)人： 檔案管理員：附件二：檔案歸檔清單序號檔案編號移交人資料題名頁數(shù)歸檔日期接收人備注附件三：檔案借閱登記表序號借閱檔案資料名稱及編號借閱人審批人經(jīng)辦人借閱時間歸還時間附件四：公司檔案銷