新版公文制作與常見問題解決

1、新版公文制作與常見問題解決一、 公文排版形式(一 公文用紙幅面及版面尺寸1. 公文用紙采用國家標準 A4型,成品幅面尺寸為210mm*297mm。(二 字數(shù)及字體1. 使用方正小標宋體字標識文件版頭和標題文字。 由于計算 機系統(tǒng)中沒有預(yù)裝小標宋體字庫文件,需要從網(wǎng)上下載相關(guān)字 庫,復(fù)制粘貼到計算機硬盤的 C:windowsfonts文件夾中即可 2. 設(shè)臵每頁 22行, 每行 28字。 單擊菜單欄的 “格式 -段落” , 在段落對話框中將行距設(shè)臵為固定值 28.5磅,即可保證每行 28字。無特殊要求,文中正文字體均采用 3號仿宋字體,顏色為黑 色。(三頁碼頁碼用 4號半角宋體阿拉伯數(shù)字,樣式為

2、“ 1 ” 。一字 線距版心下邊緣 7mm ,單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。 選擇“插入頁碼頁面底端對齊方式(外側(cè)格 式( 1 ” 。然后單擊左側(cè)頁碼修改字體,右側(cè)同理。信簽紙 首頁不能有頁碼, 若版記頁無內(nèi)容也不加頁碼, 空白頁不加頁碼。 公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。二、制版及印刷裝訂要求三、公文主體的標示規(guī)則- 1 -(一標題用 2號方正小標宋體字, 居中排布, 回行時應(yīng)保持詞意完整, 排列對稱美觀。 2012版國標規(guī)定, “公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名 稱加書名號外,一般不用標點符號。如果在事由部分出現(xiàn)多個機 關(guān)、人名等并列時,每個機關(guān)名稱、人名之間應(yīng)用頓號隔開,不

3、使用空格。 ”(二主送機關(guān)標題下空一行左側(cè)頂格標注,回行仍頂格。最后一個主送機 關(guān)后標全角冒號。(三正文1. 主送機關(guān)之下左空 2字標注,回行頂格;以后每起一個自 然段均左空 2字。數(shù)字、年份不能回行。(四附件說明如果有附件,在正文最后空一行左空 2個字,用三號仿宋字 體注明附件名稱和順序。 “附件” 2字后標全符冒號, 附件序號用 阿拉伯數(shù)碼 (如:“附件:1.*” , 附件名稱后不加標點符號。- 2 -當附件多于 1個時,附件的序號左端應(yīng)上下對齊;當附件的標題 標題文字多于一行時,回行文字應(yīng)該與上一行附件名稱的首字 (不是序號對齊。(五 成文日期 。 2012版國標規(guī)定, 公文的成文日期用

4、阿拉 伯數(shù)字將年、月、日標全,月、日不編虛位,即(1不編為 01 。 成文日期右空 4字,字體為三號仿宋。成文日期確定的原則為會 議通過的決議、決定等以會議正式通過的時間為準。經(jīng)發(fā)文機關(guān) 負責人簽發(fā)的公文,以簽發(fā)日期為準;聯(lián)合行文時,以最后簽發(fā) 機關(guān)負責人簽發(fā)的日期為準。(六 印章。 2012版國標規(guī)定“請示等上行文要加蓋公章。 加蓋機關(guān)印章時,印章上弧距正文 2mm-4mm ,發(fā)文機關(guān)署名在成 文日期之上,印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期,使 發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位臵。 ”按照加蓋公章要“上不壓正文,下要騎年蓋月”和“印章頂 端應(yīng)當上距正文(或附件說明一行之內(nèi)”的基本

5、要求,因此, 發(fā)文機關(guān)署名上方的空白區(qū)域高度不得低于 69.4磅,可以空 3行或?qū)⒖瞻讌^(qū)域的行距直接設(shè)臵為 80磅,即可達到上述要求。 (七附注附注是公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項, 對公文的發(fā)放 范圍、使用時注意的事項加以說明。居左空兩字加圓括號編排在 成文日期下一行,回行時頂格,字體采用三號仿宋字體。(八附件公文的附件應(yīng)該在正文之后另起一面排布, 附件的左上角第- 3 -1行頂格標識“附件”二字用三號黑體,不加冒號。附件的名稱 應(yīng)與附件說明的名稱保持一致,與紅頭文件頁之間不能出現(xiàn)空 頁。四、版記設(shè)置抄送機關(guān)與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期都是四號仿宋字體, 左右各 空一個漢字。(一抄送機關(guān)的位置。

6、抄送機關(guān)的位臵在印發(fā)機關(guān)和印發(fā) 日期的上方。抄送機關(guān)的名稱間用逗號隔開,最后一個抄送機關(guān) 后用句號結(jié)束,當抄送機關(guān)較多,一行排列不完,回行時應(yīng)與上 一行冒號后的首字對齊。(二印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期位置。 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期在公 文的最后一頁的最后一行,與版心下邊緣對齊。(三版記分隔線設(shè)置。 選中版記中的所有文字,單擊菜單 欄中的“格式邊框和底紋” ,選擇實心線和寬度 1磅,單擊 右邊預(yù)覽圖的上部和底部,確定即可。版記中的分隔線。兩頭分 隔線高度為 0.35mm 的反線, 中間分隔線的高度為 0.25mm 的正線。 (四版記頁必須在偶數(shù)頁上,如若不然加空白頁。五、注意事項1. 發(fā)文字號。年份、發(fā)文順

7、序號用阿拉伯數(shù)字標注;年份應(yīng) 標全稱,用 六角括號“ ” 。發(fā)文字號序號不編虛位,即(1不編 為 001 ,不加“第”字,在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。發(fā)文編號 一般在發(fā)文機關(guān)標志下空兩行,標題距離紅色分隔線兩行,主送 機關(guān)距離標題一行距離。- 4 -2. 印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話的公文, 時間應(yīng)臵于領(lǐng)導(dǎo)人姓名之上 , 用三 號仿宋字體。3. 原則上不得以單位名義向領(lǐng)導(dǎo)個人報送公文, 包括 “專報、 簡報”等。4. 凡有主送單位的公文必須有落款,即發(fā)送機關(guān)署名。發(fā)文 機關(guān)、簽發(fā)日期兩要素要齊全。5. 會議紀要及普發(fā)性文章不用蓋公章, “請示” 、 “報告”等 上行文必須加蓋公章。 不加蓋印章的公文發(fā)文機關(guān)署名

8、標注在正 文下空一行位臵。6. “請示” 、 “報告”等上行文要加附注(聯(lián)系電話和聯(lián)系人 姓名 , 意見、決定等直發(fā)類公文成文日期要前臵, 并在附注處 標注說明性文字,如“此文件公開發(fā)表” 、 “此文件發(fā)送至 *級” 。 7. 版記中的抄報抄送用四號仿宋字體不加黑,省略“主題 詞” 。8. 除“信箋”首頁不加頁碼外,其他文種必須在首頁開始添 加頁碼。9. “方案、辦法、綱要”屬非法定文種,須以“通知”形式 下發(fā)。 “意見”屬于法定文種,不能用“通知”下發(fā)。10. “請示” 、 “報告”等上行文種要用固定格式,需回復(fù)的 要用“請示” , “妥否,請批示。 ”不需回復(fù)的用“報告” , “特此 報告

9、。 ” “請示”一般只報送上級機關(guān),除上級領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事 項外,不得直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人。請示、報告等上行文應(yīng)在附注 處注明聯(lián)系人及電話,附注使用三號仿宋字體,緊接成文日期下- 5 -一行居左空兩字，并在文字外加圓括號，回行時頂格。 11.下級如因工作需要，以正式公文形式轉(zhuǎn)發(fā)上級公文時， 一般情況下只對上級公文內(nèi)容進行轉(zhuǎn)載，包括發(fā)文標題、機關(guān)日 期等，但不應(yīng)包括版頭、發(fā)文字號和版記。 12.發(fā)文機關(guān)標志上邊緣至版心上邊緣為 35mm,使用小標宋 體字，顏色為紅色?！?會議紀要”標識用紅色 36 號小標宋體 字。 13.批復(fù)無主送機關(guān)，直接送達。 14.向有審批權(quán)的機關(guān)請求批準時應(yīng)寫“請示”或者“函” 。 請示在未獲批準前不能抄送給下級機關(guān)。 15.通知是下行文只能下達不能上傳。 16.上行文如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排 列順序從左到右，自上而下依次均勻編排，一般每行 2 個姓名， 中間不加任何標點符號。 17.主送機關(guān)和抄送機關(guān)的區(qū)別。主送機關(guān)指要求公文予以 辦理或大幅的主要受