OA系統(tǒng)立項(xiàng)報(bào)告

1、OA項(xiàng)目立項(xiàng)匯報(bào)、協(xié)同辦公(OA)的定義：辦公自動(dòng)化通俗的理解為無(wú)紙化辦公，網(wǎng)絡(luò)化辦公、電子化辦公，本意為利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的 手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。對(duì)企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高 起到了積極的促進(jìn)作用。辦公自動(dòng)化解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的基本問(wèn) 題，范圍涉及日常行政管理、各種事項(xiàng)的審批、辦公資源的管理、多人多部門(mén)的協(xié)同辦公、 以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f(shuō)，OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，提供企業(yè)決策依據(jù)，是提高企事業(yè) 分子公司整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。、目前商派網(wǎng)絡(luò)

2、辦公現(xiàn)狀分析：(1)網(wǎng)上辦公完全依靠郵件系統(tǒng)，工作溝通、傳送效率低?；谏膛删W(wǎng)絡(luò)與下屬各子公司異地辦公特點(diǎn)，商派網(wǎng)絡(luò)在行政辦公方面所使用的技 術(shù)手段還僅僅停留在電話(huà)、傳真、郵寄、郵件等傳統(tǒng)方式，工作效率非常低下，并 且使得部門(mén)之間聯(lián)系溝通不夠順暢，企業(yè)內(nèi)部形成了一個(gè)個(gè)信息孤島。商派網(wǎng)絡(luò)向 子公司傳達(dá)文件花費(fèi)一整天甚至幾天時(shí)間的現(xiàn)象十分普遍，遇到需要下屬子公司反 饋(如匯報(bào)數(shù)據(jù)等)的工作，則周期比較長(zhǎng)，且容易出現(xiàn)差錯(cuò)，對(duì)人力資源應(yīng)用造 成極大浪費(fèi)，商派網(wǎng)絡(luò)公司和各子公司利用信息技術(shù)革新辦公方式的呼吁十分強(qiáng)烈。 因此為了提升商派網(wǎng)絡(luò)管理，促進(jìn)商派網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，需要建設(shè)一套符合上海某商派網(wǎng) 絡(luò)公司股份自

3、身特點(diǎn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破地域時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn) 商派網(wǎng)絡(luò)與各分子公司、各部門(mén)跨地域、高時(shí)效地協(xié)同工作。(2 )文件歸檔、存儲(chǔ)與檢索差，安全無(wú)保證目前公司的文檔大部分是電子文檔，文件的歸檔與存儲(chǔ)基本沒(méi)有管理，很多文件在部門(mén)或個(gè)人郵箱存儲(chǔ)，歸檔基本依賴(lài)行政部門(mén)進(jìn)行，不便查詢(xún)使用，一旦發(fā)生人員 變動(dòng)，就可能造成損失。文件的權(quán)限(修改、閱讀、打印、保存等)沒(méi)有任何保護(hù)， 每個(gè)能接觸文件的人員都可完全擁有所有權(quán)限，且對(duì)文件的操作沒(méi)有任何痕跡記 錄。這樣的傳遞管理致使重要文件隨時(shí)都有可能被復(fù)制、打印、修改并通過(guò)郵件傳送出去。如果沒(méi)有發(fā)生重大泄密事件，完全僅依賴(lài)于員工的品質(zhì)是目前并不可靠的技術(shù)

4、保障。(3 )辦公過(guò)程中制度、流程理解不清晰導(dǎo)致工作失誤增多，工作量增大。領(lǐng)導(dǎo)出差，很多的事情不是很清楚該如何辦理， 特別是一些操作環(huán)節(jié)多的事情容易 拖延。如何提高員工工作的操作規(guī)范化， 提高事務(wù)處理的效率是辦公過(guò)程中急需解 決的問(wèn)題。(4)辦公過(guò)程中商派網(wǎng)絡(luò)與下屬子公司信息不對(duì)稱(chēng)矛盾突出 由于異地辦公，如何有效解決商派網(wǎng)絡(luò)與下屬子公司集中管理與分散經(jīng)營(yíng)的矛盾，集中管理導(dǎo)致分子公司積極性降低，部分決策權(quán)下放又導(dǎo)致商派網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督控制力度 較以前大為削弱。如何有效監(jiān)控下屬企業(yè)規(guī)范化運(yùn)作又充分結(jié)合部分授權(quán)管理調(diào)動(dòng)分子公司積極性需要信息化來(lái)支撐。同時(shí)商派網(wǎng)絡(luò)總部的各個(gè)部門(mén)之間，總部相關(guān)部門(mén)與各公司之間的

5、溝通、交流存在一定的障礙和效能的問(wèn)題。(5 )領(lǐng)導(dǎo)辦公缺乏決策支持手工報(bào)表使得信息采集、處理不夠全面，無(wú)法為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)、快速的依據(jù)、商派網(wǎng)絡(luò)實(shí)施辦公自動(dòng)化建設(shè)的目標(biāo)分析：根據(jù)商派網(wǎng)絡(luò)公司戰(zhàn)略、商派網(wǎng)絡(luò)公司發(fā)展現(xiàn)狀及國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)環(huán)境，公司需要通過(guò)信息化來(lái)解決當(dāng)前的管理層缺乏有效的決策支持信息，目前信息化在財(cái)務(wù)方面已經(jīng)實(shí)施了金蝶K3系統(tǒng)，解決了財(cái)務(wù)為核心的問(wèn)題，但是還缺少以人為核心、對(duì)人的行為過(guò)程進(jìn)行管理的系統(tǒng)，管理層難以通過(guò)現(xiàn)有的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)管理思想和制度的貫徹、信息孤島等問(wèn)題；0A辦公管理系統(tǒng)作為整個(gè)商派網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)的試點(diǎn)項(xiàng)目，力求實(shí)現(xiàn)打通企業(yè)內(nèi)部存在的信息孤島、使公司內(nèi)部的有效信

6、息結(jié)構(gòu)化、提高員工工作效率。建議與知名0A供應(yīng)商合作，在合理的時(shí)間和成本約束下，高質(zhì)量地完成本項(xiàng)目需求，本項(xiàng)目需求建議可以為如下內(nèi)容:以人為核心，數(shù)據(jù)從上而下透視的權(quán)限管控平臺(tái)：構(gòu)建管理過(guò)程顯性化、員工工作痕跡顯性化的平臺(tái)。商派網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)崗位權(quán)限自上而下透視組織內(nèi)任何宏觀(guān)和微 觀(guān)的數(shù)據(jù)。如：商派網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)找到某個(gè)員工時(shí)，該員工在公司所有的工作痕跡都可以 被找到口：目前的計(jì)劃任務(wù)完成情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦的待辦事宜處理情況，文檔方案情 況，手頭負(fù)責(zé)的辦公資產(chǎn)情況，負(fù)責(zé)的客戶(hù)、項(xiàng)目情況，在公司的預(yù)算收支情況等， 從而對(duì)以人為核心的績(jī)效考核提供客觀(guān)數(shù)據(jù)支持。打造高效的制度化執(zhí)行平臺(tái) ：制度電子化，流程規(guī)

7、范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提升商派網(wǎng)絡(luò)整體 執(zhí)行力。在軟性制度(即通常的文本型制度)的要求下，通過(guò)工作流程的圖形化和表格 化的操作模式，為所有員工提供更清晰的運(yùn)作流程，從而減少由于人為理解原因而造 成制度的不流暢運(yùn)作，繼而提高制度的執(zhí)行效果。同時(shí)管理流程執(zhí)行過(guò)程中，每個(gè)環(huán) 節(jié)、部門(mén)、人員出現(xiàn)工作滯留，都會(huì)被系統(tǒng)真實(shí)的記錄和反映。通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的流程數(shù) 據(jù)分析，最終達(dá)到優(yōu)化流程的目的。通過(guò)流程優(yōu)化，減少商派網(wǎng)絡(luò)辦公業(yè)務(wù)中的非增 值活動(dòng)、等待時(shí)間、重復(fù)和協(xié)調(diào)的工作量，在解決協(xié)同工作和信息共享的同時(shí)，實(shí)現(xiàn) 在線(xiàn)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和管理，真正提高辦公效率，挖掘和發(fā)揮員工價(jià)值；移動(dòng)辦公平臺(tái)：基于公司移動(dòng)辦公的需要，實(shí)現(xiàn)手機(jī)網(wǎng)上審

8、批、遠(yuǎn)程異地辦公的功能。移動(dòng)辦公改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，用戶(hù)可在家中、城 市各地甚至世界各個(gè)角落通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公。信息發(fā)布平臺(tái)：為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效的場(chǎng)所，使企業(yè)的規(guī)章制度、 新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)及時(shí)傳播，使企業(yè)員工能及時(shí)感知企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。協(xié)同工作平臺(tái)：將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的“扁平式管理” 模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時(shí)，心理距離也將逐漸 縮小，提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力，并沉淀工作中的溝通 信息。公文流轉(zhuǎn)平臺(tái)：改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件

9、、 文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、 簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。信息門(mén)戶(hù)平臺(tái)：構(gòu)建商派網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一的信息訪(fǎng)問(wèn)入口和信息統(tǒng)一管理的平臺(tái)，員工可以 通過(guò)門(mén)戶(hù)根據(jù)崗位權(quán)限獲得相關(guān)的信息，以及進(jìn)行各種知識(shí)的交流和儲(chǔ)存等。同時(shí)信 息自動(dòng)按照崗位權(quán)限推送到商派網(wǎng)絡(luò)的門(mén)戶(hù)，分子公司門(mén)戶(hù)、部門(mén)門(mén)戶(hù)、個(gè)人門(mén)戶(hù)， 同時(shí)管理層關(guān)心的信息（如系統(tǒng)自動(dòng)抓取外網(wǎng)相關(guān)信息、相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表、審批事宜等） 自動(dòng)推動(dòng)到管理層門(mén)戶(hù)，方便不同層級(jí)人員對(duì)信息的利用。企業(yè)通信平臺(tái)：集成或新建電子郵件系統(tǒng)和企業(yè)范圍內(nèi)的即時(shí)交流系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部 通信與信息交流快捷流暢。知識(shí)共享平臺(tái)：

10、打破知識(shí)文檔分散存儲(chǔ)在不同的員工和不同的部門(mén)，根據(jù)權(quán)限統(tǒng)一管 理公司所有的知識(shí)文檔，沉淀日常工作產(chǎn)生的工作成果并在合理范圍內(nèi)進(jìn)行共享，提 高內(nèi)部工作經(jīng)驗(yàn)的分享，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力，提高生產(chǎn)效率和員工 的技能素質(zhì)，避免員工流動(dòng)帶來(lái)的企業(yè)知識(shí)流失，減少企業(yè)管理和培訓(xùn)成本。綜合事務(wù)平臺(tái)：實(shí)現(xiàn)對(duì)商派網(wǎng)絡(luò)的辦公用品、辦公資產(chǎn)、計(jì)劃日程、會(huì)議室、車(chē)輛的 動(dòng)態(tài)管理。實(shí)現(xiàn)實(shí)物資產(chǎn)登記、資產(chǎn)狀態(tài)的生命周期管理、辦公資產(chǎn)的分?jǐn)?、辦公資 產(chǎn)費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)以及供應(yīng)商的管理。信息集成平臺(tái)：現(xiàn)代企業(yè)中已存在的生產(chǎn)、 銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等一些企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)， 對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對(duì)獨(dú)立的、靜

11、態(tài)的；0A系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到管理層信息門(mén)戶(hù)中，使管理層能夠 通過(guò)一套系統(tǒng)即時(shí)獲取企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策數(shù)據(jù)，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。商派網(wǎng)絡(luò)分級(jí)分權(quán)監(jiān)控管理平臺(tái)：基于商派網(wǎng)絡(luò)多層多元化管理的特點(diǎn)，不同子公司的管理模式基于行業(yè)的特點(diǎn)需要實(shí)現(xiàn)分權(quán)管理以調(diào)動(dòng)積極性，同時(shí)商派網(wǎng)絡(luò)對(duì)于全資、控股、參股分子公司的運(yùn)營(yíng)可以通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)靈活掌控方式，既可實(shí)時(shí)監(jiān)控、監(jiān)督是 否按照商派網(wǎng)絡(luò)的規(guī)章制度執(zhí)行，同時(shí)又可實(shí)現(xiàn)管理運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)報(bào)表實(shí)時(shí)上報(bào)和信息溝 通傳遞。四、0A實(shí)施組織方案：1、需要成立專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目的選型工作。2 、0A建設(shè)原則為：整體規(guī)劃、分步實(shí)施、充分考慮商派網(wǎng)絡(luò)管理的個(gè)性化和現(xiàn)有的辦公習(xí)慣。方便領(lǐng)導(dǎo)操作和審批、報(bào)表查閱。3 、硬件網(wǎng)絡(luò)部署充分考慮現(xiàn)有的條件，不重復(fù)建設(shè)。4 、0A軟件在技術(shù)有一定的先進(jìn)性，預(yù)留接口，滿(mǎn)足今后業(yè)務(wù)、組織的變化和需求的擴(kuò)展。5 、選擇有一定規(guī)模實(shí)力和豐富案例經(jīng)驗(yàn)的知名0A廠(chǎng)商來(lái)進(jìn)行實(shí)施工作，充分借鑒他們的成功案例經(jīng)驗(yàn)，最大化降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，最短期內(nèi)快速取得效果。五、實(shí)施0A預(yù)期效果分析：1引進(jìn)先進(jìn)的辦公理念，提升商派網(wǎng)絡(luò)的整體辦公效率