20合同控制程序

1、合同控制程序1目的為確?？蛻舻男枨蠛推谕玫匠浞掷斫猓ＷC整體體系有效運(yùn)作，使產(chǎn)品滿 足顧客要求。2范圍適用于顧客要求的識(shí)別，合同評審以及與顧客的溝通、合同的管理。3職責(zé)3.1供銷部負(fù)責(zé)組織有關(guān)產(chǎn)品的合同或訂單的評審。3.2相關(guān)職能部門參與會(huì)簽和會(huì)議評審a) 質(zhì)檢部主管負(fù)責(zé)對檢測能力的評審b) 技術(shù)部主管負(fù)責(zé)對設(shè)計(jì)開發(fā)能力的評審c) 供銷部主管負(fù)責(zé)對物資供應(yīng)能力的評審d) 生產(chǎn)部主管負(fù)責(zé)對生產(chǎn)能力及交貨期的評審e) 財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)資金保障能力的評審。f) 供銷部負(fù)責(zé)對滿足合同要求的評審。3. 3公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)合同評審中重大分歧的協(xié)調(diào)和行使否決權(quán)。3.4供銷部負(fù)責(zé)與顧客的溝通。4程序4.1合同的形

2、成：對于直接形成的訂購合同，在簽訂合同前，由供銷部組織 相 關(guān)部門進(jìn)行合同評審，執(zhí)行本程序。4. 2合同評審的方式4.2. 1在向顧客作出提供產(chǎn)品的承諾之前需進(jìn)行相應(yīng)的評審：會(huì)議評審：由供銷部組織技術(shù)、生產(chǎn)、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)等部門相關(guān)人員根 據(jù)生產(chǎn)條件、物料供應(yīng)、質(zhì)量保證、交貨期等方面的要求進(jìn)行會(huì)議評審，總 經(jīng)理應(yīng)參加會(huì)議評審。4.3合同或訂單評審的內(nèi)容4. 3. 1顧客的要求(包括：技術(shù)要求、質(zhì)量要求、交貨期、價(jià)格、運(yùn)輸及其 它特殊要求)；4. 3.2與產(chǎn)品有關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的要求；4. 3.3公司實(shí)現(xiàn)顧客要求的能力(設(shè)計(jì)、制造資格，技術(shù)能力、生產(chǎn)能力、 設(shè)備條件等)；4. 3.4為滿足顧客要

3、求，公司應(yīng)采取的組織與技術(shù)措施。4.4合同評審的實(shí)施4. 4. 1供銷部組織技術(shù)、生產(chǎn)、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)等部門人員根據(jù)生產(chǎn)條件、物 料 供應(yīng)、質(zhì)量保證、交貨期等方面的要求進(jìn)行評審，并在合同評審表上 簽 署意見，也可采用通訊方式，但最終應(yīng)在合同評審表上補(bǔ)簽，供銷部 長 審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。(以上評審必要時(shí)，可請法律顧問參加評 審)。4. 4.2 口頭訂單，銷售人員應(yīng)憑電話記錄，采用傳真、信件等書面形式交客 戶確認(rèn)后，進(jìn)行評審。4.5 合同的簽訂4. 5. 1 當(dāng)合同評審表未能批準(zhǔn)時(shí)，供銷部負(fù)責(zé)與顧客溝通并達(dá)成一 致， 重新組織評審，若未通過評審，則不能與顧客簽訂任何形式的合同。4. 5.2 當(dāng)合同

4、評審表得到批準(zhǔn)時(shí)，供銷部與顧客簽訂正式的供貨合同或 協(xié)議，并提交生產(chǎn)部。4. 5.3 合同的簽訂或?qū)徟藛T，需由總經(jīng)理指派。4. 6 合同的實(shí)施4. 6.1 對于有庫存的產(chǎn)品，直接由供銷部下達(dá)銷售發(fā)貨確認(rèn)單，通知倉 庫 發(fā)貨。4. 6.2 對于定型的產(chǎn)品，由供銷部向生產(chǎn)部下達(dá)計(jì)劃進(jìn)行生產(chǎn)，并進(jìn)行跟 蹤。 生產(chǎn)完成后，由供銷部下達(dá)銷售發(fā)貨確認(rèn)單，并安排發(fā)貨。4. 6.3 送貨人員送達(dá)貨物后，需填寫送貨簽收單。4.6. 4 新產(chǎn)品執(zhí)行設(shè)計(jì)控制程序。4.7 合同變更4. 7.1 供銷部及相關(guān)職能部門都應(yīng)密切注視合同的執(zhí)行情況 , 如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)狀與 合同約定不一致時(shí)立即通知供銷部，由供銷部與顧客協(xié)商解決辦

5、法或修改合 同。屬下列情況之一者，供銷部應(yīng)立即以書面方式通知顧客并征得其書面認(rèn) 可：a) 由于國家法律、法規(guī)、和政策的變化，致使合同和協(xié)議不能執(zhí)行或需要變 更時(shí)。b) 由于不可抗拒的原因使合同和協(xié)議不能全部或部分執(zhí)行時(shí)。c) 設(shè)計(jì)和制造中，發(fā)現(xiàn)原合同或協(xié)議中的某些要求不合適，并可能影響產(chǎn)品 的使用性能或安全運(yùn)行時(shí)。d) 由于設(shè)計(jì)及制造方面的原因，需要用戶在施工設(shè)計(jì)或安裝程序上作相應(yīng)變 更時(shí)。e) 由于本公司的原因，致使約定的交貨期可能延遲時(shí)。f ) 合同要求，零部件在制造過程中發(fā)生讓步接收需要確認(rèn)時(shí)。4. 7.2當(dāng)顧客要求變更合同內(nèi)容時(shí)，銷售部應(yīng)取得用戶正式的書面文件。4. 7.3合同變更時(shí)，

6、供銷部需立即填寫合同變更通知單下發(fā)到各部，并 組織相關(guān)部門對合同進(jìn)行重新評審。4. 8 評審后的合同，供銷部合同管理員負(fù)責(zé)將合同及相關(guān)資料一起歸檔， 并填寫產(chǎn)品銷售記錄。4.9合同評審形成的記錄由供銷部負(fù)責(zé)歸檔和保管，合同文本、相關(guān)記錄和 資料長期保存。4. 10相關(guān)文件的控制執(zhí)行文件控制程序。11供銷部與顧客的溝通與服務(wù)控制執(zhí)行客戶服務(wù)管理制度。5相關(guān)記錄1 NX/E20-01合同評審表5. 2 NX/E20-02合同變更通知單5.3 NX/E20-03產(chǎn)品銷售記錄5.4 NX/E20-04銷售發(fā)貨確認(rèn)單5. 5 NX/E20-05送貨簽收單合同評審記錄表客戶名稱聯(lián)系人合同編號(hào)合同標(biāo)的訂單要求品名規(guī)格數(shù)量單價(jià)總價(jià)備注合同形式口正文口傳真口電話、口頭口現(xiàn)款填寫合同類別口現(xiàn)貨口一般重大口特殊評審意見辦公室簽名：日期：業(yè)務(wù)部簽名：日期：生產(chǎn)部簽名：日期：評審結(jié)論：簽名：日期：合同變更通知單客戶合同編號(hào)合同原要求：合同變更要求：被 通 知 部 門見采購部簽署：銷售部簽署：生產(chǎn)部簽署：品管部簽署：客戶 溝通辦公室：結(jié)論口接受拒絕總經(jīng)理：日期產(chǎn)品銷售記錄NX/E 20-03產(chǎn)品名稱及規(guī)格合同編號(hào)批號(hào)/數(shù)量出廠日期客戶名稱記錄人/日期：審核人/日期:銷售發(fā)貨確認(rèn)單NX/E 20-04倉庫負(fù)責(zé)人請發(fā)配以下貨物產(chǎn)品名稱及規(guī)格批號(hào)/數(shù)量合同編號(hào)客戶名稱要求