輕輕松松制作和發(fā)送工資表

1、輕輕松松制作和發(fā)送工資表珠海孫寧每一個(gè)月的10號(hào)，是全公司上下都為之振奮的日子。什么緣故？因?yàn)?0號(hào)發(fā)工資呀,這專門關(guān)于“月光”族、買房買車按揭族來(lái)說(shuō)可能是一個(gè)月中最值得期盼的日子?？墒牵@一天最忙碌也最發(fā)愁的卻是公司計(jì)財(cái)部的小麗了，因?yàn)槟翘焖枰鴮?duì)全公司上百人的工資條制作和發(fā)放任務(wù)。從一張工資條上，咱們能夠清清楚楚地了解到當(dāng)月的工資收入情形，發(fā)了什么工資什么獎(jiǎng)金什么加班費(fèi)，扣除什么個(gè)人所得稅什么住房公積金等等。簡(jiǎn)單地說(shuō)，工資條確實(shí)是一個(gè)細(xì)長(zhǎng)的小紙條，上而羅列了該員工的工資組成元素和各元素發(fā)放的金額。目前，各單位往往都利用財(cái)務(wù)軟件來(lái)計(jì)算工資，而各財(cái)務(wù)軟件大體上也都提供了為Excel導(dǎo)出表格的

2、功能。如此一來(lái)，就為咱們利用Excel制作工資條提供了基礎(chǔ)。小麗將公司的工資報(bào)表文件導(dǎo)出成了Excel文件（如圖1）,利用Excel打開后面對(duì)表格卻犯難了。因?yàn)楣べY報(bào)表只有在最上面一行有一行列題目，打印時(shí)如何使得每行數(shù)據(jù)都帶有那個(gè)列題目呢？圖1一、巧用VBA編程，輕松制作工資條只是，這可難不倒小麗，公司前一段剛組織了辦公自動(dòng)化學(xué)習(xí)，小麗想到利用Office的“宏”通過(guò)簡(jiǎn)單的VBA編程來(lái)實(shí)現(xiàn)這一功能。小麗最近方才將Office2003升級(jí)到了Office2007,令她奇怪的是找不到VBA編程的選項(xiàng)了。這也提示咱們需要注意的是，Excel2007在默許情形下是不開啟開發(fā)工具選項(xiàng)卡的，而VBA編程和

3、宏工具欄等都位于其中，因此第一需要開啟“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡再在其中進(jìn)行VBA編程。第一步：?jiǎn)螕簟癕icrosoftOffice按鈕"（Excel2007左上角的圓形按鈕），然后單擊“Excel選項(xiàng)”按鈕（如圖2）；圖2第二步：在“經(jīng)常使用”類別中的“利用Excel時(shí)采納的首選項(xiàng)”下，選中“在功能區(qū)中顯示開發(fā)工具選項(xiàng)卡”復(fù)選框，然后單擊“確信”按鈕（如圖3）：圖3第三步:在Excel2007中切換到“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡，單擊其中的“VisualBasic”按鈕準(zhǔn)被進(jìn)行編程；（如圖4）小提示：Excel2003中的VisualBasic編懼器單擊Excel2003主菜單中的"工具-

4、*宏一VisualBasic編輯器”來(lái)打開"VisualBasic編輯器”窗口。圖4第四步：在彈出的“MicrosoftVisualBasic”代碼編輯器中，輸入以下代碼，該段代碼的作用即為向表每行工資數(shù)據(jù)中添加列名（如圖5）；圖5第五步：代碼輸入完成后單擊快捷工具欄上的保留按鈕將代碼保留到Excel文件中，這時(shí)有可能會(huì)提示需要另外將Excel文件保留為啟用宏的文件（如圖6）,這是Office2007提高了平安性的需要，這時(shí)要按提示另存為啟用宏的Excel文件（如圖7）,該文件會(huì)在文件圖標(biāo)上顯示一個(gè)紅色的感嘆號(hào)表示包括宏代碼：小提示：為了防止運(yùn)行有潛在危險(xiǎn)的代碼（比如宏病毒），特別建

5、議在使用完宏之后恢復(fù)任何禁用所有宏的設(shè)置。圖6圖7第六步：保留了VBA程序代碼到啟用宏的Excel文件后，單擊“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡中的“宏”按鈕，在彈出的“宏”運(yùn)行和設(shè)置窗口當(dāng)選擇適才編寫的宏函數(shù)，單擊右邊的“執(zhí)行”按鈕運(yùn)行宏（如圖8）,略微等待一會(huì)兒就會(huì)發(fā)覺每行數(shù)據(jù)都帶有列題目的工資表已經(jīng)制作好了（如圖9）。圖8jOn;1d“開地饗人天和*公太/M回用E3fF三。后驅(qū)M"性If一,酒受用電明用人.泗0VI皿1正荒£一«.入謝*3執(zhí)行源代日控d二土覆-MizrwoftE鉉IR|cel幽.TX1:，卜加），抄底也朋標(biāo)SK3EXMIIEPl,口_J51ABCPEFGBL

6、JKLXXodl1人員嵬三部門月偉姓名星咄工費(fèi):碗炊殳特區(qū)津佻全勤獎(jiǎng)應(yīng)發(fā)合計(jì)住后世宏咫口稅，去右計(jì)|廿|1C001網(wǎng)絡(luò)冒倒印2Wg年3月儂看正45+45410700165025535818B544691K.754304.253AS5qhn月偉底名小咄工仔硼地之高施獨(dú)貼1全砂加應(yīng)羅合計(jì)lit?坦口訊工安臺(tái)計(jì)_|q10002網(wǎng)絡(luò)行品卻20G3年淚我活風(fēng)45145410700165025505S13g41K.754304.255人員發(fā)母疑門月也記名上城工費(fèi)WLS特區(qū)建砧用ti津貼I全勤獎(jiǎng)CSStt住房lit?代扣猊力計(jì)JI6IWOS同緒飴電卻203年S月卻照單45C45410700L6M2550ss

7、ia4691S0.754304.25I7人員編寫郃門月桁姓£基叱工,：«%加春崗也用貼1全新獎(jiǎng)應(yīng)發(fā)合計(jì)住房計(jì)保也扣利英發(fā)合計(jì)g1000C2U3年Z月林樂正4“4S410700165626566819£344691M.764304.25g人員拗號(hào)都門即姓名基他工費(fèi):姻m匠1目嘮酒1內(nèi)也4貼1全勤獎(jiǎng)應(yīng)去白計(jì)住店計(jì)探代扣租實(shí)發(fā)自計(jì)11010305網(wǎng)絡(luò)法彪郃孔求生4"45410700165028505218854469190.75q30g.26HIH4>m3etlS公12GkeetSC，J一ji一,.D11蛇1Q0JI你知道嗎？宏是微軟的Office中通過(guò)

8、一次單擊就可以應(yīng)用的命令集，它們幾乎可以自動(dòng)完成Office中執(zhí)行的任何操作，甚至還可以執(zhí)行很多在Office中使用人工操作幾乎不可能的任務(wù)。簡(jiǎn)單地說(shuō),使用宏可以節(jié)省時(shí)間，并可以擴(kuò)展日常使用的程序的功能，可以自動(dòng)執(zhí)行重復(fù)的文檔制作任務(wù)，簡(jiǎn)化繁冗的操作。Office提供了兩種創(chuàng)建宏的方法：宏錄制器和VisualBasic編輯器。二、利用郵件歸并，輕松制作和發(fā)送工資條運(yùn)用Office的宏功能，小麗輕輕松松地實(shí)現(xiàn)了制作工資條的任務(wù)，可是接下來(lái)的工作更讓她苦惱，那確實(shí)是將工資條打印出來(lái)并發(fā)放到每一個(gè)部門。這可是更宏大的一項(xiàng)工作，而且公司要求工資條屬于“保密”，可不能發(fā)錯(cuò)了?！按丝潭紵o(wú)紙化辦公了，工資條

9、能不能也實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化？比如用電子郵件方式發(fā)送，既方便快捷又能在必然程度上保障平安?！毙←愋南搿＠肳ord2007的郵件歸并功能，制作工資條和通過(guò)電子郵件發(fā)送工資條的工作能夠一條龍似的完成，還不用編寫那看似復(fù)雜的宏程序。你知道嗎？“郵件合并”就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表格、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名，它除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，還可以輕松地批量制作標(biāo)簽、工資條、成績(jī)單等。第一步：利用Word制作好工資條的表格，便于以后在其中填寫郵件歸并的

10、各項(xiàng)內(nèi)容（如圖10）。同時(shí)，為了便于制作好工資條后利用Email發(fā)送電子工資條，也需要在之前的Excel工資報(bào)表中增加一列“電子郵件”，在其中填寫各員工相應(yīng)的電子郵件地址；圖10第二步：?jiǎn)螕鬢ord的“郵件”選項(xiàng)卡中的“開始郵件歸并”按鈕，在下拉菜單中單擊“郵件歸并分步向?qū)А边x項(xiàng)利用向?qū)Ｊ介_始郵件歸并的操作（如圖11）:小提示：Word2003中的郵件合并在Word2003中，單擊主菜單中的''工具一信函與郵件一顯示郵件合并工具欄”來(lái)打開“郵件合并”工具欄，通過(guò)該工具欄上的不同功能按鈕即可完成郵件合并工作。圖11第三步：在郵件歸并分步向?qū)е校S位于窗口右邊）按提示操作，第一

11、選擇正在利用的文檔類型為“電子郵件”，再選擇利用電子郵件的方式為“利用當(dāng)前文檔”（如圖12）；圖12第四步：在選取收件人設(shè)置時(shí)，選擇“利用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，再單擊“閱讀”鏈接在“選擇數(shù)據(jù)源”窗口當(dāng)選擇之前制作好的Excel工資表文件，再在“選擇表格”窗口當(dāng)選擇包括工資報(bào)表數(shù)據(jù)的表格（如Sheetl）,在彈出的“郵件歸并收件人”設(shè)置窗口中能夠看到工資報(bào)表中的數(shù)據(jù),這時(shí)單擊“確信”按鈕即可（如圖13）：圖13第五步：進(jìn)入下一步向?qū)гO(shè)置后，將文字輸入光標(biāo)定位在相應(yīng)的表格列中后，單擊''其他項(xiàng)目”鏈接，別離將“數(shù)據(jù)庫(kù)域”插入到相應(yīng)的表格列中，插入的數(shù)據(jù)庫(kù)域會(huì)用書名號(hào)氣”標(biāo)明。其中，添加的

12、數(shù)據(jù)庫(kù)域會(huì)依照不同員工的情形填寫入不同的數(shù)據(jù)（如圖14）。圖14第六步：添加好數(shù)據(jù)庫(kù)域以后，單擊“下一步”鏈接能夠預(yù)覽電子郵件，這時(shí)能夠發(fā)覺之前添加的數(shù)據(jù)庫(kù)域已經(jīng)自動(dòng)變更為相應(yīng)的員工工資數(shù)據(jù)了，能夠單擊收件人隔壁的“<<”或按鈕查看每一個(gè)收件人電子郵件中的不同數(shù)據(jù)（如圖15）；圖15第七步：?jiǎn)螕簟跋乱徊剑和瓿蓺w并”鏈接，再單擊“電子郵件”鏈接，在彈出的“歸并到電子郵件”設(shè)置窗口中進(jìn)行設(shè)置.其中，收件人下拉選擇框中能夠選擇適才導(dǎo)入的Excel工資報(bào)表中包括電子郵件地址的列，主題行能夠填寫電子郵件的主題（如“工資條”），郵件格式依照默許選擇為“HTML”，發(fā)送記錄那么能夠選擇發(fā)送Excel表格中的全數(shù)或某些數(shù)據(jù)行（如圖16）,設(shè)置完成以后，單擊“確信”按鈕以后Word會(huì)自動(dòng)運(yùn)行Outlook2007發(fā)送全數(shù)電子郵件。這時(shí)，若是之前沒有利用過(guò)Outlook2007那么可能會(huì)彈出Outlook的電子郵件設(shè)置窗口，設(shè)置完成以后系統(tǒng)會(huì)繼續(xù)