電力設(shè)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究_工程管理

1、電力設(shè)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究電力設(shè)計(jì)檔案是電力系統(tǒng)建設(shè)的重要資源庫(kù)，更是支持科學(xué)決策的依據(jù)來(lái)源。針對(duì)目前電力設(shè)計(jì)檔案管理工作消失的一些新特點(diǎn)及新變化，如何有效開(kāi)展電力檔案管理工作，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。文章從電力設(shè)計(jì)檔案管理的重要作用入手，分析目前存在的問(wèn)題，提出其相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施及方法，以便為電力建設(shè)供應(yīng)更好的服務(wù)。電力工程檔案是電力建設(shè)工程參加各方依據(jù)國(guó)家政策法規(guī)和相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，形成的與圖物相符的重要文件、圖片以及錄像等，是電力工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、選購(gòu)、施工、監(jiān)理以及驗(yàn)收全過(guò)程活動(dòng)的真實(shí)記錄。對(duì)電力設(shè)計(jì)而言，有施工用水、用電環(huán)網(wǎng)引接、變壓器施工容量、工程開(kāi)工竣工報(bào)告、設(shè)

2、計(jì)變更、勘察設(shè)計(jì)合同等檔案資料。這些工程檔案是竣工驗(yàn)收、交付使用、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建、解決經(jīng)濟(jì)糾紛的重要依據(jù),是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的無(wú)形資產(chǎn)。加強(qiáng)對(duì)電力工程設(shè)計(jì)檔案的管理，是工程質(zhì)量得到保證的重要措施。隨著國(guó)外電力設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的不斷增長(zhǎng)以及電力檔案的信息化，電力設(shè)計(jì)檔案管理工作消失了一些新特點(diǎn)以及新變化。如何有效開(kāi)展電力設(shè)計(jì)檔案管理工作就具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，本文從電力工程設(shè)計(jì)檔案管理的重要作用入手，分析當(dāng)前存在的一些主要問(wèn)題并提出其相應(yīng)的舉措，以便更好地為電力建設(shè)供應(yīng)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。1電力設(shè)計(jì)檔案管理的重要作用。1.1電力設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)快速拓展的需要。建立以勘察設(shè)計(jì)和EPC為核心業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化、實(shí)力雄厚、具有國(guó)

3、際競(jìng)爭(zhēng)力的工程公司是眾多電力勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的進(jìn)展戰(zhàn)略目標(biāo)，隨著電力設(shè)計(jì)企業(yè)目標(biāo)越來(lái)越多的瞄向國(guó)際電力市場(chǎng)，其業(yè)務(wù)范圍也不斷擴(kuò)大，國(guó)外市場(chǎng)份額已成為企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)展新的增長(zhǎng)點(diǎn)。檔案管理工作也隨之消失很多新?tīng)顩r、新問(wèn)題，如國(guó)外項(xiàng)目在國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)后，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將電子文件傳輸?shù)絿?guó)外工程項(xiàng)目部，由國(guó)外工程項(xiàng)目部在當(dāng)?shù)爻霭婕堎|(zhì)文件供應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)使用，不行避開(kāi)的造成很多無(wú)紙質(zhì)歸檔、電子文件易流失到個(gè)人手中，造成國(guó)外工程設(shè)計(jì)文檔收集難、歸檔難，同時(shí)也給學(xué)問(wèn)產(chǎn)權(quán)的愛(ài)護(hù)帶來(lái)困難。面對(duì)國(guó)外電力業(yè)務(wù)的快速進(jìn)展，如何確保檔案文件的完整、平安尤顯緊迫與重要。1.2做好電力勘測(cè)設(shè)計(jì)的需要。任何一項(xiàng)工程項(xiàng)目成果的取得都是在借鑒、利用以往成果

4、的基礎(chǔ)上再突破、再創(chuàng)新。在承接一項(xiàng)新的電力設(shè)計(jì)項(xiàng)目時(shí)，設(shè)計(jì)人員首先都是考慮查詢并利用以往類(lèi)似工程檔案，直接套用或借鑒，以此降低或節(jié)省勞動(dòng)強(qiáng)度和勞動(dòng)消耗，加快設(shè)計(jì)進(jìn)度。就我院而言，先后擔(dān)當(dāng)并設(shè)計(jì)了1 000 MW機(jī)組等級(jí)燃煤電站、世界首臺(tái)600 MWCFB電站以及1 000 kV及以下電壓等級(jí)的交直流送、變電工程，這些技術(shù)優(yōu)勢(shì)的檔案收集與歸檔是否精確、完整，對(duì)于以后類(lèi)似工程勘察電力設(shè)計(jì)的工作效率、工程建設(shè)的正常開(kāi)展以及生產(chǎn)管理、工程改擴(kuò)建具有非常重要的作用。2電力設(shè)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題。工程檔案管理，實(shí)質(zhì)就是工程建設(shè)全過(guò)程中相關(guān)資料的收集整理、編制歸檔并進(jìn)行保管的過(guò)程。當(dāng)前電力設(shè)計(jì)檔案工作雖然取

5、得了肯定的相關(guān)閱歷與成果，但是相對(duì)于突飛猛進(jìn)的電力設(shè)計(jì)，工程檔案各級(jí)管理工作可以說(shuō)是滯后的，影響到勘察設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的健康、快速進(jìn)展。2.1規(guī)章制度、管理體系不健全。檔案管理工作是一項(xiàng)具有管理性、科學(xué)性的工作。應(yīng)當(dāng)針對(duì)本單位實(shí)際狀況制定一整套科學(xué)、完善以及可操作性的管理規(guī)章制度。當(dāng)前企業(yè)管理人員往往對(duì)按時(shí)完工有較高的要求，對(duì)工程進(jìn)度和質(zhì)量比較重視，卻忽視檔案資料的形成和積累。認(rèn)為檔案工作不重要，沒(méi)必要把太多精力放在檔案管理上，導(dǎo)致對(duì)檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，檔案管理仍舊停留在閱歷管理和手工工作階段，檔案人員與檔案工作處于被動(dòng)應(yīng)付局面，這種方式嚴(yán)峻阻礙了檔案功能的發(fā)揮，越來(lái)越不能滿意現(xiàn)實(shí)工作特殊是當(dāng)前國(guó)外

6、工程日益增多的工作需要。再則對(duì)不同工程項(xiàng)目的歸檔范圍也沒(méi)有在工程設(shè)計(jì)書(shū)或大綱中明確固定下來(lái)，對(duì)不歸檔或不按時(shí)歸檔的人員沒(méi)有制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，導(dǎo)致參加檔案歸檔職工與人員沒(méi)有壓力和樂(lè)觀性。2.2歸檔管理不準(zhǔn)時(shí)、不精確。工程檔案資料歸檔應(yīng)當(dāng)從簽訂合同預(yù)備開(kāi)工直至項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后移交資料止，但現(xiàn)實(shí)狀況是年度立卷歸檔時(shí)，遲遲不上案卷。往往在等到工程項(xiàng)目快完工的時(shí)候，才手忙腳亂地進(jìn)行歸檔，本應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件找不到在誰(shuí)手里，回憶補(bǔ)記現(xiàn)象多,從而造成文件材料的收集、整理工作滯后，文件材料的系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性、精確性難以確保，文件材料積壓、未整理現(xiàn)象嚴(yán)峻、業(yè)主對(duì)移交給的工程檔案歸檔也不滿足。對(duì)歸檔范圍不明

7、確，分不清晰檔案與資料的界限，一些該歸檔的沒(méi)歸檔，一些不屬歸檔范圍的材料卻歸 檔，總之對(duì)歸什么不歸什么，什么時(shí)候歸檔等不清晰。2.3檔案管理工作數(shù)字信息化程度不高。隨著信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的進(jìn)展，電子文檔越來(lái)越多成為設(shè)計(jì)院的作業(yè)成品、電子文檔歸檔也日漸增多。目前檔案信息化工作做了肯定的基礎(chǔ)工作，但電子文件的歸檔與管理仍處于探究與進(jìn)展階段。信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)CAD/CAM方面的建設(shè)滯后，過(guò)去形成的設(shè)計(jì)檔案含有大量的以傳統(tǒng)繪制方法形成的原始底圖、各種地形圖、專題圖以及規(guī)程規(guī)范、相關(guān)論文等紙質(zhì)材料，還沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化處理，供應(yīng)利用時(shí)仍靠手工操作，效率較低，不能為利用者供應(yīng)全面、直觀、精確、快捷

8、的服務(wù)。這些紙質(zhì)檔案要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，需要大量的掃描、貯存和系統(tǒng)整理工作，是一項(xiàng)繁重而艱難的任務(wù)。2.4業(yè)務(wù)不熟識(shí)、素養(yǎng)有待提高。電力設(shè)計(jì)企業(yè)盡管對(duì)勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案的管理有肯定的豐富閱歷，但是隨著檔案管理的現(xiàn)代化、信息化的到來(lái)，檔案信息資源的利用是一個(gè)簡(jiǎn)單的勞動(dòng)，檔案管理人員必需具備相應(yīng)的專業(yè)學(xué)問(wèn)，至少應(yīng)當(dāng)懂得一些應(yīng)用的信息學(xué)問(wèn)。當(dāng)前檔案管理部門(mén)也想把檔案管理工作理起來(lái)，但是針對(duì)海外項(xiàng)目檔案管理促狹難得新?tīng)顩r、新變化以及檔案信息化領(lǐng)域開(kāi)放的程度越來(lái)越廣泛等，卻感到心有余而力不足，不知道如何開(kāi)展工作。另外在一些電力設(shè)計(jì)企業(yè)中，由于平常業(yè)務(wù)繁忙，疏于對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)工作，招入的新人沒(méi)有經(jīng)過(guò)傳幫帶和培訓(xùn)

9、過(guò)程就被支配到工作中，有的施工圖已做了設(shè)計(jì)變更，卻不知道怎么反映到竣工圖中。3檔案管理應(yīng)對(duì)措施。3.1建立健全檔案管理的制度與體系建設(shè)。當(dāng)前，國(guó)家相繼出臺(tái)并制定了檔案法、企業(yè)檔案管理規(guī)定、工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)章等一系列的檔案管理法規(guī)。企業(yè)檔案工作制度的建設(shè)可以借鑒和參照目前國(guó)家已經(jīng)出臺(tái)的一些政策法規(guī)，避開(kāi)走彎路。但是任何一個(gè)制度體系的建設(shè)都必需結(jié)合單位自身實(shí)際，方才行之有效。因此，必需首先了解本設(shè)計(jì)單位的進(jìn)展水平與相關(guān)需求，依據(jù)實(shí)際狀況建立和健全電力設(shè)計(jì)檔案管理制度和實(shí)施規(guī)范，建立和健全歸檔工作的約束、激勵(lì)、監(jiān)督機(jī)制、運(yùn)用法律和經(jīng)濟(jì)等手段有效進(jìn)行檔案管理，著重落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案工作納入電

10、力設(shè)計(jì)質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制進(jìn)行監(jiān)督，嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度。針對(duì)當(dāng)前國(guó)外工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目越來(lái)越多的新形勢(shì)，有必要制定設(shè)計(jì)院國(guó)外工程項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)文件歸檔規(guī)定，規(guī)范設(shè)計(jì)企業(yè)國(guó)外工程項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)文件的歸檔范圍與歸檔方法。當(dāng)有了行之有效的管理制度后，接下來(lái)就必需狠抓落實(shí)狀況,為此必需應(yīng)常常負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工作執(zhí)行狀況。3.2增加檔案管理人員思想熟悉。檔案部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步加大宣揚(yáng)力度，加大對(duì)檔案法以及單位制定的全部與檔案有關(guān)的規(guī)章方法與文件的宣揚(yáng)與學(xué)習(xí)力度。通過(guò)訓(xùn)練培訓(xùn)、檢查等工作方式，使電力設(shè)計(jì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)管理人員、檔案管理人員以及每一位工程檔案資料形成者從思想上真正熟悉檔案管理工作的重要性;熟悉到檔案管理

11、工作是一項(xiàng)綜合性、全局性的工作，不只是檔案部門(mén)的事情，需要各個(gè)部門(mén)的相互協(xié)作、相互幫助;熟悉到電力設(shè)計(jì)檔案作為竣工驗(yàn)收、交付使用、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建、解決經(jīng)濟(jì)糾紛的重要價(jià)值和作用，真正熟悉到檔案工作與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)同等重要性。對(duì)電力檔案與電力建設(shè)同步管理、從源頭抓起，將檔案管理貫穿于電力建設(shè)的始終。如工程開(kāi)工時(shí)有開(kāi)工報(bào)告、圖紙會(huì)審紀(jì)要等，工程進(jìn)行中依照詳細(xì)規(guī)定準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行精確記錄，做到進(jìn)場(chǎng)有合同，開(kāi)工有報(bào)告，對(duì)比有標(biāo)準(zhǔn)，變更有手續(xù)，驗(yàn)收有依據(jù)，環(huán)環(huán)都有，都準(zhǔn)時(shí)。建立層層落實(shí)責(zé)任制，做處處處有制度約束，各司其職，各盡其責(zé)，才能使檔案管理工作得到有效落實(shí)與保證。3.3加快推動(dòng)數(shù)字信息化工作。當(dāng)前社會(huì)信息量正

12、處于呈幾何級(jí)數(shù)量進(jìn)展，作為公共文化資源的檔案工作，面臨著前所未有的新機(jī)遇和新調(diào)整。企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)內(nèi)容已不僅包括企業(yè)檔案信息資源的有序整理、數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、資源的開(kāi)發(fā)利用、人才隊(duì)伍的建設(shè)，還包括做好以上各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)的制定。首先制定檔案數(shù)字信息化規(guī)章：確定電力檔案信息化建設(shè)的原則;確立與數(shù)字信息化工作有關(guān)系的各部門(mén)的職責(zé);統(tǒng)籌支配對(duì)館藏檔案的鑒定工作與標(biāo)準(zhǔn)的制定工作;確定對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的范圍與方法等;規(guī)章中要具體規(guī)定館藏?cái)?shù)字化建設(shè)過(guò)程中每一項(xiàng)工作的操作方法與管理方法。做好電力檔案管理的數(shù)字化基礎(chǔ)工作，包括對(duì)起卷的撫平、對(duì)受損的檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)沒(méi)有加工的進(jìn)行補(bǔ)

13、充，然后進(jìn)行檔案統(tǒng)一掃描、對(duì)原始檔案進(jìn)行數(shù)字化入庫(kù)，這項(xiàng)基礎(chǔ)信息化工作將大大提高檔案利用率 和檢索的效率。建立文件、檔案、文檔交換三個(gè)方面平安與管理體系，充分利用現(xiàn)有國(guó)際、國(guó)內(nèi)公認(rèn)的成熟的軟件，依托于統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)為基準(zhǔn)，一切向其看齊，通過(guò)產(chǎn)品化的軟件化繁為簡(jiǎn)，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)、版式，通過(guò)軟件自動(dòng)轉(zhuǎn)化到這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)上來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案一體化。實(shí)行統(tǒng)一登錄與用戶權(quán)限管理，可以使用戶隨時(shí)、隨地直接查詢自己所需要的檔案資料。3.4加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)。加強(qiáng)在職人員專業(yè)培訓(xùn)，可以定期組織進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)問(wèn)培訓(xùn)，了解管理檔案的重要性，增加責(zé)任心。仔細(xì)學(xué)習(xí)規(guī)范，把握工程檔案在接受、整理等方面的質(zhì)量要求以及竣工圖的編制方法等。特殊要加強(qiáng)檔案管理人員信息化培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案信息收集、開(kāi)發(fā)、傳遞。優(yōu)先引進(jìn)計(jì)算機(jī)、信息、外語(yǔ)等專業(yè)人才，實(shí)行接受其他專業(yè)與檔案管理專業(yè)并重原則，實(shí)現(xiàn)其他專業(yè)人才同檔案專業(yè)人才學(xué)問(wèn)互補(bǔ)，適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的需要。配置專(兼)職人事檔案管理人員，落實(shí)檔管人員待遇。嚴(yán)格執(zhí)行條例規(guī)定：