淺談項目采購和合同管理_工程管理

1、淺談項目采購和合同管理項目選購和合同管理是站在買者的角度，處理從外部獵取貨物或服務(wù)時遇到的各種問題，涉及選購規(guī)劃、詢價規(guī)劃、詢價、選擇供應(yīng)者，以及合同管理等過程。這些過程的工作量大小和簡單程度因項目而異。許多項目不需耗費太多的精力，而工程和國防等本身就是選購的項目卻對此有很高的專業(yè)技術(shù)和閱歷要求。20世紀(jì)80年月以來，技術(shù)的進步大大提高了生產(chǎn)率，而經(jīng)濟全球化則為利用外部資源供應(yīng)了便利。利用外部資源可以取得他人的技術(shù)，削減資金的投入，克服進入他國市場的障礙，利用他人的地理優(yōu)勢，降低投資風(fēng)險，利用他人滿意客戶的急迫要求，保證穩(wěn)定的原料來源，提高交付力量等。要做到以上各點，項目管理人員必需提高選購和

2、合同管理力量。在利用外部資源時必需留意防止流失關(guān)鍵技術(shù)，避開在簽訂和清算合同等方面耗費過多的資金、時間和精力，設(shè)法關(guān)心承包商、分包商和供應(yīng)商降低成本。一、選購和詢價規(guī)劃(一)選購規(guī)劃選購規(guī)劃就是考慮哪些資源(如人力、材料、設(shè)備等)須從外部取得，以及如何取得。很多討論或機構(gòu)內(nèi)部的小型項目都盡量利用本單位的資源，選購量不大，甚至無須從外部選購。但是，也有許多項目的主要工作需要由外人完成。世界上已經(jīng)有很多選購方式。單就貨物、工程和服務(wù)而言，就有國際或全國競爭性招標(biāo)、有限招標(biāo)、詢價選購、直接簽訂合同等。當(dāng)項目缺乏必要的人員和閱歷時，可以聘請他人代理。對于待選購之物，應(yīng)當(dāng)考慮項目的要求、選購策略、技術(shù)要

3、求、市場狀況、項目其他方面的管理方案、制約條件和假設(shè)，以及技術(shù)的進展等。選購規(guī)劃常常要進行自制外購分析、利用專家的推斷和選擇合同的類型。自制外購分析就是比較利用自身資源和從外部選購兩種方式的利弊。選購規(guī)劃結(jié)束時提出的選購方案應(yīng)說明對欲選購的資源各個方面的詳細(xì)要求，以便供應(yīng)者推斷自己能否滿意這些要求。選購方案還應(yīng)說明如何對選購過程進行管理。(二)詢價規(guī)劃詢價規(guī)劃(亦可稱招標(biāo)規(guī)劃)就是對待選購之物提出詳細(xì)的要求，查明有哪些來源可滿意選購要求。制訂詢價方案時，要充分利用標(biāo)準(zhǔn)格式的招標(biāo)文件，包括標(biāo)準(zhǔn)合同條件和要求說明書。標(biāo)準(zhǔn)格式能夠合理地安排合同雙方的要求、利益、風(fēng)險和責(zé)任，可避開因不仔細(xì)履行合同而增

4、加成本，避開因雙方缺乏信任而引起爭議，可以降低選擇承包人的成本，提高選購效率。標(biāo)準(zhǔn)格式還制訂了防止腐敗的條款。選購人員的道德品質(zhì)是保證項目選購勝利的先決條件。詢價規(guī)劃應(yīng)遵循如下原則：降低成本和提高效率、為全部的合格投標(biāo)人供應(yīng)機會、促進產(chǎn)業(yè)的進展、選購過程透亮。對于公共項目，尤其應(yīng)當(dāng)如此。在簡單的選購中，專家可以在如下方面發(fā)揮重要作用：確定選購和詢價方針與程序;審查項目班子選購與詢價力量、選購與詢價方案、選購方式和選購(招標(biāo))文件;就選購文件和投訴提出處理建議;批準(zhǔn)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的選購文件;維護選購監(jiān)督制度。選購文件一般要說明評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、選購文件的審查方法和程序、評標(biāo)過程和評標(biāo)方法。二、詢價和招標(biāo)詢價或

5、招標(biāo)就是讓賣主依據(jù)選購文件的要求提出報價和建議。簡單的選購工作量大，耗費時間長，投入的資源多，需要具備專業(yè)學(xué)問和豐富的閱歷。詢價或招標(biāo)一般應(yīng)從記載賣主閱歷，財務(wù)狀況和組織結(jié)構(gòu)的名單中選擇詢價對象。詢價可以利用投標(biāo)人會議、刊登廣告，以及其他多種形式，從有意的賣主方面取得建議書(標(biāo)書、報價書)。三、賣方選擇賣方選擇就是依據(jù)評標(biāo)準(zhǔn)則，接受一家承包商、供應(yīng)商或詢問公司的標(biāo)書或建議書，并由其供應(yīng)須選購的產(chǎn)品或服務(wù)。該選擇過程可能要反復(fù)多次。除了報價之外還要考慮和評價其他很多因素，包括投標(biāo)人的建議、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和本組織的各項方針。合同談判是選擇賣方的必要環(huán)節(jié)，要就雙方的責(zé)任、義務(wù)和權(quán)限，適用的法律、技術(shù)和經(jīng)營

6、管理方法，以及合同價等取得全都看法。除了選購制度、程序和方法之外，賣方選擇的決策者道德品質(zhì)的凹凸，是能否選定符合選購文件要求的賣方的關(guān)鍵。一旦選定了賣方，就應(yīng)同其簽訂合同。合同的宗旨是，賣方向買方供應(yīng)指定的產(chǎn)品或服務(wù)，而買方向賣方支付產(chǎn)品或服務(wù)的價款。四、合同管理合同管理就是確保賣主的工作滿意合同要求，包括協(xié)調(diào)多個賣主之間的聯(lián)系。項目管理人員必需正確熟悉自己實行和不 實行行動的法律后果。當(dāng)賣主履行了合同義務(wù)，完成了規(guī)定的工作，就要準(zhǔn)時驗收并向其支付款項。否則，賣方有權(quán)暫停工作，終止合同，甚至訴諸法律。合同管理涉及項目管理的其他方面，例如監(jiān)視承包商在費用、進度和技術(shù)表現(xiàn);檢查并核對其工作成果是否滿意要求;保證變更經(jīng)過有關(guān)方面的批準(zhǔn)，并將其通知全部的有關(guān)方面。合同還應(yīng)明確支付條款。合同管理的基礎(chǔ)是合同、賣主的工作結(jié)果，以及賣主各種開銷的單據(jù)。因此，必需管理好與賣方之間往來的各種書面文件、合同