常見應用公文寫作

1、常見應用公文寫作常見應用公文寫作2013.7 杭州公文的定義o公文是國家機構及其他社會組織行使職權實施管理的重要工具o企業(yè)在自身建設、經(jīng)營管理、對外交往等活動中也要使用這個工具o由法定作者制發(fā)、具有法定的執(zhí)行效用、具有規(guī)范的格式、履行法定的程序合 法求 實合 體簡 明嚴 謹準 確規(guī) 范完 整清 晰公文的基本要求莊重精練準確嚴謹規(guī)范樸實公文寫作的語言應用o語句組織中要盡量使語句通順、合理、獲得最佳表達效果 例1：“如果營業(yè)員與用戶發(fā)生爭吵，值班班長應立即向負有責任的營業(yè)員提出警告，并記錄在案，作為獎金發(fā)放的依據(jù)?！?例2：“我們必須排除種種因素，在第二季度完成預定目標?！?例3：“我們應注意提拔

2、、發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)青年干部”實例應用明確行文目的要求選擇文種收集材料調(diào)查研究確定主題選擇表達方式公文寫作前的準備公文寫作程序公文的撰擬文稿 擬寫提綱安排結(jié)構 書寫文稿 書寫注意事項:引用要準確、結(jié)構層次要按標準、法定計量單位、阿拉伯數(shù)字等。公文的審核修改o首先由撰稿者自己反復推敲修改o其次重要的文稿要組織討論o最后要提交主管的領導和辦公室核稿o根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機密、絕密o根據(jù)行文方向，可分為上行文、下行文和平行文o根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，可分為規(guī)范性、指導性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性文件o根據(jù)處理時限的要求，可分為平件、急件、特急件o根據(jù)來源，

3、可分為收文、發(fā)文公文的種類根據(jù)形成和作用的公務活動領域，省公司公文分為通用公文和專用公文。內(nèi)容比較重要、格式完整、眉首有套紅的發(fā)文單位標識的公文。在一定范圍內(nèi)使用、具有特定文件格式和處理程序的文件。公文的種類 這些是省公司各類公文的幾種常用的固定格式，可根據(jù)不同情況，選擇相應的發(fā)文種類和格式。 1.決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。通用公文 2.通知：適用于發(fā)布內(nèi)部規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級單位公文，傳達要求下級單位辦理和有關單位需要周知或者執(zhí)行的事項。通用公文布置工作傳達周知發(fā)布內(nèi)部規(guī)章制度轉(zhuǎn)發(fā)公文

4、3.通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 通用公文檢查等相關工作情況通報批評錯誤表彰通報 4.報告：適用向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。 5.請示：適用于向上級單位請求指示、批準。方案報批、投資計劃、資費標準報批等必須用請示。 6.函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。通用公文內(nèi)容要求不同。請示的內(nèi)容要求一文一事；報告的內(nèi)容可一文一事也可一文數(shù)事。 行文目的不同。請示的目的是請求上級機關批準某項工作或者解決某個問題；報告的目的是讓上級機關了解下情，掌握情況，便于及時指導。行文時間不同。請示必須事前行文；報告可以在事后或者

5、事情發(fā)展過程中行文。報送要求不同。請示一般只寫一個主送機關；報告可以報送一個或多個上級機關。報告與請示的區(qū)別結(jié)束用語不同。請示的結(jié)尾一般用“妥否，請批示”或“特此請示，請予批準”等形式，明確表明需要上級機關回復的迫切要求；報告的結(jié)尾多用“特此報告”等形式，一般不寫需要上級必須予以答復的詞語。處理結(jié)果不同。請示屬于“辦件”，上級機關應對請示類公文及時予以批復；報告屬于“閱件”，對報告類公文上級機關一般以批轉(zhuǎn)形式予以答復，但也沒必要件件予以答復。 報告與請示的區(qū)別通用公文7.批復：適用于答復下級單位的請求事項。通用公文8 .意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。通用公文 9.會議紀要：適用于記

6、載、傳達會議精神和議定的事項。注意事項 通用公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、印章、成文時間、附注、附件、主題詞、抄送單位、擬稿人、印發(fā)單位和印發(fā)時間等部分組成。浙郵由公司領導簽發(fā)部門發(fā)文由部門領導簽發(fā)涉及其他部門權限的，由相關部門提出意見動賓結(jié)構、說明事由、標注文種公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號使用全稱或規(guī)范簡稱先外后內(nèi)、先大后小 標引順序為類別詞、類屬詞、公文文種，最多不超過5個。主題詞可按照主題詞表標注，個性化詞目要斟酌使用，但不能遺漏文種。 附件序號一般用阿拉伯數(shù)字（附件序號一般用阿拉伯數(shù)字（“1.”）。 印發(fā)、

7、轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)文件時，被印發(fā)、轉(zhuǎn)印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)文件時，被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件即是正文，不能稱附件，發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件即是正文，不能稱附件，正文之后無需標注附件，但被印發(fā)、轉(zhuǎn)正文之后無需標注附件，但被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件需要另起一頁。發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件需要另起一頁。 1.符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。文種使用正確。 2.行文應當確有必要，注重實效，堅持少而精。情況確實，觀點明確，表述準確，杜絕歧義，結(jié)構嚴謹，條理清楚，直述不曲，文詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。 3.行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級行文時，特殊上行文應同時抄送給越過的上級領導機關，下行文

8、應同時抄送給收文單位的直接領導單位。發(fā)文注意事項 4.省公司重要行文，可抄報、抄送相關主管部門。原則上不以各部室文件對外正式行文。聯(lián)系非涉及省公司權利義務的程序性、事務性事項，可按照對等原則，用部室便函形式對外行文。省公司各部室除特殊需要外，一般不相互正式行文。 5.凡省公司部室之間未對有關問題協(xié)商一致時，一律不得各自行文。 6.除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。發(fā)文注意事項 7.省公司直屬單位、專業(yè)公司不得以省公司或省公司部室的名義行文。在特殊情況下必須以省公司或省公司部室的名義行文時，可采用代擬稿的方式，經(jīng)代擬稿單位負責人審核

9、后，由省公司相關部門辦理。 8.轉(zhuǎn)發(fā)集團公司文件、省政府文件時用省公司辦發(fā)字號；轉(zhuǎn)發(fā)集團公司各部局或省政府委辦廳局文件時一般用部室字號。發(fā)文注意事項 1.結(jié)構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。）精神 （正確） 例：不規(guī)范使用：（一）、（二）、（三）或者1、2、3、 2.人名、地名、數(shù)字、引文要準確。正文中引用公文，先引標題，后引發(fā)文字號，前者加書名號，后者加圓括號。 例：為貫徹落實省公司關于擴大投遞信息系統(tǒng)推廣實施范圍的通知（浙郵2009425 號） 3.公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中

10、作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應當使用阿拉伯數(shù)字。 4.應當使用國家法定的計量單位。 書寫注意事項 5.公文文字從左至右橫寫、橫排。正文每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文中一般不夾帶圖表。 6.公文附件，應在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。附件位置在成文日期及附注之后另一頁開始，在主題詞前結(jié)束。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件時，被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件即是正文，不能稱附件，正文之后無需標注附件，但被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件需要另起一頁。書寫注意事項 7.公文字體字號的選用標準為：公文大標題使用二號仿宋加粗；公文文號使用小三仿宋；秘密等級、緩急時限使用小三黑體加粗；公文正文、

11、附件、版記部分用小三仿宋；主題詞使用小三黑體。 8.上行文應當注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的部室、姓名和電話。 9.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文文種。一般不用標點符號。書寫注意事項關于關于的報告的報告標題缺少文種安排報告如下：報告1.1.2.2.序數(shù)不規(guī)范主題詞不規(guī)范常見問題！常見問題！被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件即是正文，不能稱附件。浙江省郵政公司函件局函內(nèi)容過多沒有注明簽發(fā)人姓名，未按“上報文版式”印制請示請示不能抄送單位職能部門應當在附注處注明聯(lián)系人的部室、姓名和電話“報告”與“請示”不分引用公文，先引標題，后引發(fā)文字號，前者加書名號，后者加圓括號。應

12、為：根據(jù)浙江省郵政金融工作協(xié)調(diào)小組關于開展全省郵政儲匯網(wǎng)點負責人風險排查活動的通知（浙郵金協(xié)20094號）和 關于開展郵政儲蓄銀行市分行從業(yè)人員風險排查的通知（郵銀200911號）精神，與前一段“通知如下”重復，刪掉正文中一般不夾帶圖表，可以WPS形式作為附件文字刪繁就簡、口語化結(jié)構層次序數(shù)不規(guī)范，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”（一）（二）（三）正文中一般不出現(xiàn)表格?？筛臑椋骸肮苍O投遞營銷經(jīng)理三個職級，具體詳見附件”現(xiàn)結(jié)合-提出如下要求-浙江省郵政公司函件局浙郵辦發(fā)行距浙江省郵政公司函件局浙郵辦發(fā)浙江省郵政公司函件局協(xié)調(diào)會專用公文 1.簽報：適用于在

13、省公司本部范圍內(nèi)，各部室向公司領導報告工作、反映情況和請求指示、批準，提出意見或建議。專用公文 2.浙郵通報：適用于刊載省公司領導講話、重大工作情況、各專項業(yè)務工作重要情況。 專用公文 3.會議通知：適用于省公司召開的要求下屬單位人員參加的各類會議通知。 1.信息：總分式結(jié)構。主旨是將分散的信息量概括出來。 重點把握：“一二三四”式的寫作習慣。 2.新聞：導入式結(jié)構。主旨是吸引閱讀、引導深入。 重點把握：把最好的、最想說的先說出來。信息、新聞太羅唆啦! 截至年底，樂清局全面完成2010年黨報黨刊任務數(shù)，人民日報、浙江日報、求是等7種完成率超過100%。 大收訂以來，樂清局采取了以下措施，保障黨

14、報黨刊的收訂工作。一是XXX；二是XXX；三是XXXX。 多余的話不說“為了”不是王道找好切入點！浙江中郵保加強隊伍能力再提升中郵?！靶腔鹆窃备采w10地市浙江中郵保加強內(nèi)訓師隊伍建設 工作總結(jié)：就是對過去一段時間內(nèi)的工作、學習亦或者是思想情況進行的回顧和分析，從而做出客觀評價的書面材料。 一般的格式為標題、前言、主體、結(jié)尾四部分。 標題即總結(jié)的名稱，有時可以將主要內(nèi)容、性質(zhì)作標題，如不能表達出完整的意思時，在正標題下可以再擬副標題。 工作總結(jié) 前言的寫法多種多樣，有的概述變化情況及主要成績；有的介紹基本情況；有的概述總結(jié)的目的、方法等等。 主體是總結(jié)的核心部分。這部分一般應敘述總結(jié)事件的過程

15、、做法、體會、經(jīng)驗、教訓，并且要作理論的概括，總結(jié)出規(guī)律性的東西?？偨Y(jié)的優(yōu)劣，這是決定性的部分。 結(jié)尾或提出今后努力方向，或指出存在的問題，或表示自己的態(tài)度。 工作總結(jié) 條目式，就是把材料概括為要點，按一定的次序分為一、二、三等條，一項項地寫下去。2013年上半年大客戶工作總結(jié) 一、加強營銷模式優(yōu)化：理順總部營銷團隊關系，加強總部經(jīng)濟營銷；杭州局試行營銷總監(jiān)制；溫州局推進綜合營銷團隊建設。 二、搭建客戶服務新平臺：搭建客戶服務微平臺，用信息化加強客服管理；依托展示廳，加強重點客戶營銷。 三、加強重點項目開發(fā)：開發(fā)浙商之春、少兒書信等重點項目，持續(xù)推進社保賬單等總部項目等。工作總結(jié) 三段式，即從

16、認識事物的習慣來安排順序，先對總結(jié)的內(nèi)容作概括性交代，表明基本觀點；接著敘述事情經(jīng)過，同時配合議論，進行初步分析；最后總結(jié)出幾點體會、經(jīng)驗和問題。分銷業(yè)務電話訪談匯報材料 一、分銷業(yè)務發(fā)展情況：主要包括近期的發(fā)展情況，下一步的思路等。 二、對分銷業(yè)務發(fā)展模式的建議：要不要做、能不能做；選擇什么分銷產(chǎn)品；選擇什么發(fā)展模式；如何管控經(jīng)營風險。 三、對中國郵政下一步發(fā)展分銷業(yè)務的定位和建議：從業(yè)務定位上要因地制宜；從業(yè)務模式上需要強化平臺；從發(fā)展方式上需要強化專業(yè)經(jīng)營。工作總結(jié) 分項式，即不按事件的發(fā)展順序，而是把做的事情分幾個項目，一類一項地寫下去，每類問題又按先介紹基本情況，再敘述事情經(jīng)過，再歸

17、納出經(jīng)驗、問題三個順序?qū)懴聛怼?012年浙江城市郵政投遞網(wǎng)建設總結(jié) 一、推進城市商務投遞網(wǎng)建設：明確定位，創(chuàng)新服務模式；邊試點邊推廣，形成多種模式；創(chuàng)新驅(qū)動，用信息化加強管控；加強項目運作，豐富商務投遞內(nèi)涵。 二、開辟重點區(qū)域投遞新領域：明確重點區(qū)域范圍；實施信息化監(jiān)控；深度開發(fā)投遞人脈資源。 三、實施投遞營銷經(jīng)理新辦法：出臺激勵政策；提供有效支撐。工作總結(jié) 漫談式，如向別人介紹自己的學習經(jīng)驗，就可用漫談式，把自己的實踐、認識、體會慢慢敘述出來。浙江郵政航空票務業(yè)務發(fā)展情況匯報 一、解決認識問題，發(fā)展業(yè)務首先要做到“心到”：召開專題會議，統(tǒng)一認識；請集團領導來講，提升認識；大會小會都要講，抓住

18、機會就要講。 二、解決措施問題，發(fā)展業(yè)務要系統(tǒng)思考、多管齊下：給目標，朝著統(tǒng)一的方向前進；給政策，解決“胡蘿卜”問題；給支撐，提高運營能力。 三、解決執(zhí)行問題，發(fā)展業(yè)務要步調(diào)一致、齊抓共管：成立組織，落實專人；加強培訓，提高技能；加強管理，規(guī)范操作；及時總結(jié)，復制推廣。工作總結(jié)領導講話o總結(jié)現(xiàn)狀o分析形勢或問題o工作布置基本結(jié)構有時候，也沒有嚴格的三段式結(jié)構但仔細分析，也還是有三段式的影子提綱是寫作的基礎o提出總結(jié)性論點/觀點作為提綱o形成文字要相對整齊o至少列到第2層o在提綱里加備注，以便在寫的時候去搜索有關內(nèi)容總結(jié)現(xiàn)狀的內(nèi)容o肯定成績o歸納概括肯定成績o總體完成情況如何o在全國的地位如何o

19、和以前比有何變化o哪些局做得比較好o有沒突出的項目o有沒突出的人物歸納概括o按工作特點分類n按工作種類：不同的工作性質(zhì)n按業(yè)務品種：含多個業(yè)務品種n按區(qū)域劃分：把類似地區(qū)進行分類n按工作流程：分成若干流程圍繞中心思想，讓歸納概括進行佐證歸納概括o分析數(shù)據(jù)特點n先進數(shù)據(jù)：排在行業(yè)先進（郵政內(nèi)部或同種行業(yè)）n趨勢變化：和歷史數(shù)據(jù)相比（占比提升、排名提升、持續(xù)變化等）n對比數(shù)據(jù)：和特定對象相比（如以某省作為對比坐標）圍繞中心思想，讓歸納概括進行佐證2013年全省郵政工作會議報告摘要 一是經(jīng)營工作實現(xiàn)了“一大突破，三個翻番，四大跨越”，即全省郵政系統(tǒng)收入突破115億元，代理保險基本實現(xiàn)翻番，中郵保險實

20、現(xiàn)翻番，分銷業(yè)務實現(xiàn)翻番，余額新增跨越百億，八個縣局收入跨上億元臺階，國際小包收入跨過3億元大關，短信收入突破億元。 二是員工觀念發(fā)生了深刻變化,信息化意識、創(chuàng)新意識、平臺意識、文化意識得到明顯增強。（舉例總經(jīng)理百萬創(chuàng)新基金、新型報刊亭獲獎） 三是郵政社會影響力顯著提升。舉例四樓展廳、農(nóng)博會。表揚鄭小平、張龍生等先進人物。浙江郵政轉(zhuǎn)型引起新華社、中央電視臺、人民日報、浙江日報等省內(nèi)外重要媒體的關注和報道?？偨Y(jié)現(xiàn)狀（舉例）2013年半年度函件專業(yè)會議徐副總講話摘要 總體情況：上半年累計完成XXX，同比增長XX，在全國排名XX等。 和往年的變化：形成了兩包+商函的新格局。兩包強勢推進；商函業(yè)務穩(wěn)步

21、推進。（相關數(shù)據(jù)） 進一步的特點：作為函件專業(yè)的“老三樣”，數(shù)據(jù)商函、賬單和封片卡增長分別達到了XXXX。 肯定成績：充分說明了同志們按照“強勢推進木本業(yè)務、掌控好草本業(yè)務發(fā)展”的要求，在優(yōu)化函件業(yè)務結(jié)構的努力上是卓有成效的?？偨Y(jié)現(xiàn)狀（舉例）分析形勢或問題o領導是否支持o措施是否到位o政策是否匹配o團隊是否努力o流程是否合理o環(huán)境是否有利存在問題存在問題心得體會心得體會威脅挑戰(zhàn)威脅挑戰(zhàn)2013年全省郵政經(jīng)營服務會議報告摘要 在肯定成績的同時，還需清醒地看到存在的問題。 一是效益業(yè)務的增長還不夠快。金融業(yè)務占比、兩包貢獻等。 二是平臺運營還有待進一步破題。村郵站發(fā)展數(shù)據(jù)不平衡。 三是傳統(tǒng)業(yè)務的信

22、息化轉(zhuǎn)型需要進一步鞏固。數(shù)據(jù)庫業(yè)務增幅、日常賀卡占比、大收訂流轉(zhuǎn)額占比等。 四是粗放式經(jīng)營現(xiàn)象仍然不同程度存在。專職營銷貢獻。 五是管理方式還有待于進一步轉(zhuǎn)變。城市郵政發(fā)展速度、省管控縣等。分析形勢或問題（舉例）2013年全省郵政經(jīng)營服務會議報告摘要 在肯定成績的同時，還需清醒地看到存在的問題。 一是效益業(yè)務的增長還不夠快。金融業(yè)務占比、兩包貢獻等。 二是平臺運營還有待進一步破題。村郵站發(fā)展數(shù)據(jù)不平衡。 三是傳統(tǒng)業(yè)務的信息化轉(zhuǎn)型需要進一步鞏固。數(shù)據(jù)庫業(yè)務增幅、日常賀卡占比、大收訂流轉(zhuǎn)額占比等。 四是粗放式經(jīng)營現(xiàn)象仍然不同程度存在。專職營銷貢獻。 五是管理方式還有待于進一步轉(zhuǎn)變。城市郵政發(fā)展速度、省管控縣等。分析形勢或問題（舉例）2012年全省郵政經(jīng)營服務會議報告摘要 我們有幾點體會值得總結(jié)，那就是： 一是推進郵政業(yè)務從草本向木本轉(zhuǎn)型，需要突出責任意識，從“一引三轉(zhuǎn)”的實踐中搶抓機遇，高效徹底地貫徹落實。 二是推進郵政業(yè)務從草本向木本轉(zhuǎn)型，需要提升創(chuàng)新意識，在“一引三轉(zhuǎn)”的實踐中不斷突破，