檔案管理學期末復習資料

1、根據(jù)筆記整理，多有不足，請與指正來自09涉外孫雨瑤第6頁共6頁檔案管理學檔案的分類：1按照來源標準，即按其形成的性質可分為國家機關檔案、黨派團體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案 等。2按照內容標準有兩種劃分方法：k 1直接分為黨務檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、2先分為普通檔案【如： 黨務檔案、國家政務檔案等】 J科學技術檔案等外交檔案、科學技術檔案等 和專門檔案【如；公安檔案、訴訟檔案、會計檔案、3按照載體的形式標準，有金石檔案、甲骨檔案、泥板檔案、記錄信息的方式可分為：文字檔案、圖形檔案、音像檔案、電子文件；音像檔案：照片、錄音、錄像、影片檔案。4按照時間標準劃分：古代檔案、近代

2、檔案、現(xiàn)代檔案5按照所有權標準：國家所有檔案、集體所有檔案、個人所有檔案【國外分為：公共檔案、私人檔案】6在中國常見的檔案種類：文書檔案、科技檔案、專門檔案簡牘檔案、錦帛檔案、紙質檔案等;檔案管理理論分析1環(huán)節(jié)論：（最常見的一種形式）六環(huán)節(jié)論：收集7分析7鑒定7保管（保護）7統(tǒng)計7利用；八環(huán)節(jié)論：收集7分析7鑒定7保管（保護）7統(tǒng)計7利用7檢索7編研2信息論：（檔案管理信息論）輸入7加工7輸出7反饋3三階段論：形成7管理7利用檔案的起源1文字產生前的檔案：結繩記事書契巖畫2文字產生后的檔案 文字 載體J國外：紙莎草一泥板一貝葉一羊皮（蠟版）1國內：甲骨一金石一簡牘一綿帛一紙檔案的定義：復雜定義

3、：檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成， 錄。簡化定義：檔案是原始數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄。法語國家：檔案是文件 英語國家：檔案是進入到檔案館的文件，蘇中國家：文件經歸檔后即為檔案一文件中心保存完備的各種形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識的記三個方面:檔案的屬性:1本質屬性:2 一般屬性：原始性知識性：儲存?zhèn)鞑ブR信息性：文化性：擴充性可壓縮性可替代性可傳輸性表現(xiàn)為民主和開放的環(huán)境檔案機構性質的轉變?yōu)楣姙樯鐣諜n案的價值和作用1價值：憑證、參考72作用：機關工作的直考依據(jù)、政治斗爭的必要手段、生產建設的參考依據(jù)、科學研究的可靠資料、宣傳教育的 優(yōu)秀材料（以上都是國家作用）國家、組織、個人維權的

4、重要（個人作用）【行政憑據(jù)、法律信任、史料共計】檔案工作的基本原則1我國檔案事業(yè)管理體制一一集中制"國家所有(立檔單位) J集中管理 I分級設館 館網(wǎng)龐大2基本原則(基本原則建立在管理體制上) 統(tǒng)一領導，分設管理：A分設按行政級別來分級 B按專業(yè)來分設 維護檔案的完整與安全：A數(shù)量要求完整，質量保證 B安全性：實體安全、內容安全3便于社會各方面利用：以檔案原件提供利用以檔案復制品提供利用綜合檔案內容編寫書面資料提供利用(1)(2)(3) 收集的定義：檔案的收集工作，就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、 個人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中

5、到各級檔案保管機構。收集的內容：1對本單位需歸檔文件的收集2對現(xiàn)行、撤銷機關永久文件的接收3對歷史檔案的接收和征集工作 收集工作的要求：1、(1)(2)(3)(4)館藏現(xiàn)狀：范圍上：主要收集一級單位檔案，對于二、三級單位檔案選擇收集 內容上：以機關檔案為核心門類上：以紙質檔案為主 時間上：建國以后檔案為主2、豐富館藏的標準：(1 )數(shù)量充分，質量優(yōu)化(2 )成分充分，結構合理(3)內容廣泛，層次分明歸檔文件齊全完整 加強歸檔文件的指導 保持全宗的不可分散性 推行入館(室)質量標準化3、收集工作的要求：(1)(2)(3)(4) 單位內文件的歸檔：1、歸檔制度的定義：歸檔制度：各單位在工作生活中不

6、斷產生的文件，處理完畢以后，經由文書部門或文件工作人員整理，定期 移交給檔案室集中保存，稱為“歸檔” 。在我國，這是黨和國家規(guī)定的一項制度，即通常所說的“歸檔制度”2、歸檔范圍:老范/圍上級機關下發(fā)的文件資料 本級機關形成的文件資料 下級機關上報形成的文件資料 同級機關交往形成的文件資料新范圍廠本機關主要職能活動文件 以我為“中心”權益文件 需執(zhí)行的上級機關的文件I其他有關查考文件不歸檔范圍3、歸檔時間：大單位，每年 34月份；小單位，隨辦隨歸4、歸檔要求： 遵循文件材料形成的規(guī)律和特點 保持文件間的有機規(guī)律 區(qū)分不同價值，便于保管利用 檔案鑒定：一般是指對檔案真?zhèn)魏蜋n案價值的鑒定，而經常的業(yè)

7、務工作則是后者。檔案界通常所說的檔案鑒定, 是對檔案價值的鑒定。檔案鑒定步驟：1、整理之前：歸檔7移交2、檔案室鑒定：接收檔案7定期鑒定7入館鑒定3、檔案館：接收鑒定7定期鑒定鑒定工作的歷史分期：【卡林斯基，波蘭人，提出“檔案鑒定的歷史分期” 第一分期（1789 1880） “粗線條”時期 頒布檔案鑒定法規(guī) 分類：【革命標準】有用文件、歷史文件JI封建文件 rI無用文件 鑒定規(guī)章：，分為三個歷史階段】保存銷毀明確規(guī)定檔案的保存或銷毀由所有權決定【普魯七頒發(fā)】文件生的速度加快 鑒定標準的出現(xiàn)禁止銷毀年限出現(xiàn)第二分期（1800 第一次世界大戰(zhàn)前） 列寧檔案法的頒布 檔案鑒定所有權發(fā)生變化 鑒定理論

8、的出現(xiàn)第三分期（I戰(zhàn)后一n戰(zhàn)前）第四分期（n戰(zhàn)后一一） 文件數(shù)量激增新的標準，層出不窮 檔案類型的新型化國外鑒定理論分析:1、年齡鑒定理論一一由邁斯奈爾提出一般標準：a高齡文件應受尊重 b應當避免極端c反對過于抽象d暫時性目的的文件處理完畢后銷毀 e永遠性機構起源與發(fā)展應保存涉及事項的標準：A國家行政機關是不動產權利的文件B私人權利、地方公共權利的文件涉及來源的標準：A保存與行政機關任務有關的文件B關于政策程度及普遍性案卷C保存有關本機關行政事務的文件D下級機關的特殊文件E司法機關保存永久權利訴訟的文件2職能鑒定理論: 分類：（分為A類和B類）A類：指高級機關，形成的各種文檔7永久保存，劃分標

9、準以行政權力劃分 B類：低級機關形成的各種文檔7選擇保存 單份文件鑒定七原則：1 一般依據(jù)2法律依據(jù)3行政要求4歷史依據(jù)5地理依據(jù)6替代位置（文件I檔案有一定的重復性）7典型全宗 （中小型機關適用）3文件雙重價值理論：（現(xiàn)代檔案一一原則與技術）表明對檔案管理最科學發(fā)展A第一價值（原始價值）一一對本機關內部的價值： 行政管理價值，法律管理價值，財物管理價值，科研管理價值B第二價值（從屬價值）： 證據(jù)管理價值，信息管理價值 對檔案雙重鑒定理論的優(yōu)化4檔案優(yōu)化論信息價值優(yōu)化：a產生環(huán)境b內容分析c文件用途 保管費用：a庫房b處理c保護d參考 鑒定意見與含義5蘇聯(lián)鑒定四原則（黨性原則，全面性原則，歷史

10、，發(fā)展）6利用決定論：提出了：歷史學家的利用需求7宏觀職能鑒定理論：核心：社會職能檔案的保管期限表：就是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件。檔案的保管期限表類型:廣通用檔案保管期限表 專門檔案保管期限表/同系統(tǒng)檔案保管期限表 同類型單位檔案保管期限表-單位檔案保管期限表檔案的整理工作：就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目 組成有序的體系。檔案的整理內容:區(qū)分全宗一一館全宗內檔案的分類一一案卷 編立保管單位一一立卷 案卷的排列編目：對文件的著錄、標引檔案的整理的原則：1、充分利用原基礎2、保持文件的歷史職能3、便于保管

11、和利用來自09涉外孫雨瑤第5頁共6頁根據(jù)筆記整理，多有不足，請與指正全宗全宗：全宗是一個獨立的機關，組織或人物在社會活動中形成的檔案的有機整體。 全宗的類型：獨立全宗全宗的構成條件：行政權、財務權、人事權立檔單位的變化和全宗劃分： 從單位的政治性質考察 從單位的基本職能情況考察全宗的補充形式：聯(lián)合全宗：殊形式全宗匯集：檔案匯集：1、就是由兩個或幾個聯(lián)系密切的立檔單位形成的難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體，是全宗的一種特是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。也是全宗的一種特殊形式。 是由不同的立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的檔案的混合體。I 1基本形式：是由不明所屬全宗的零散

12、檔案，依其某些特征組成的機關、組織檔案匯集 分類：2特殊形式，是由某一杰出人物在其一生活動中直接形成的有關檔案以及從各方面收集的有關檔案、資料組成的人物檔案匯集。全宗內檔案分類一一案卷1單式分類法（往往是小單位形成檔案不多）：A時間分類法 B機構分類發(fā) C問題分類法（事由分類法） 2復式分類法：年度一一機構分類法最為常見，是現(xiàn)行機關最常使用方法機構一一年度針對撤銷機關年度一一問題針對專門檔案問題一一年度歸檔文件整理規(guī)則的頒布標志著文件立卷的消失。文書立卷改革的原因：1案卷質量得不到保證五大類：黨群類、行政類、教學類、科研類、基建類2所需人、財物較多3不利于鑒定4不利于利用檔案文件的保管單位一一

13、件（一份文件是一件）1正本及不同稿本2正文與附件3與文件處理單4原件與復制件5轉發(fā)文與被轉發(fā)文6報表、名冊、圖志等7來文與復文文件的整理：1修裱破損文件2褪變文件的復制根據(jù)筆記整理，多有不足，請與指正來自09涉外孫雨瑤第9頁共6頁3超大紙張的折疊4裝訂：粘接式、縫紉式、變形材料 檔案的計算機管理的發(fā)展階段:1單機階段： 自動、編目和檢索 輔助立卷 自動索引（主要指標引）2文檔管理一體化 公文子系統(tǒng) 歸檔子系統(tǒng) 檔案子系統(tǒng)3檔案信息網(wǎng)絡化階段 電子文件：是在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱 讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。電子文件的特征：1、2、3、應用發(fā)展的階段性 對設備的依賴性 信息與載體的相分離性 電子文件的易更改性 多媒體集成性 非實體歸檔性 對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性 雙套制管理一一最主要現(xiàn)象1原因：保證點子文件的遠距離利用保護紙質檔案保證電子文件的法律地位2注意問題：針對