金算盤軟件操作手冊(cè)第十章輸出表格

1、第十章表格輸出通過對(duì)前面幾章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，您已經(jīng)能夠制作一張完整的報(bào)表，現(xiàn)在您需要做的只是將報(bào)表進(jìn)行打印輸出。盡管人們?cè)诔鵁o紙化辦公的方向努力，然而在可預(yù)見的未來，以紙作為載體的商業(yè)報(bào)表和工作表仍具有不可替代的作用。閱讀本章后，你將知道如何進(jìn)行打印前的設(shè)置；清楚如何打印輸出報(bào)表；了解打印中的常見問題及其解決方案。第一節(jié)打印輸出前的準(zhǔn)備工作操作提示：1、打開一張工作簿;設(shè)置打印機(jī)屬性2、選擇“文件”菜單下“打印”命令;或點(diǎn)擊“常用工具欄”上的“”按鈕;、在彈出的“打印”窗口中選擇打印機(jī);4、點(diǎn)擊“屬性”按鈕進(jìn)入“打印機(jī)屬性”窗口，調(diào)整打印輸出的效果，即可。設(shè)置報(bào)表頁面2 、選擇“文件”菜單下“頁

2、面設(shè)置”命令；3 、在彈出的“頁面設(shè)置”窗口中設(shè)置“頁面”、“頁邊距”、“頁眉/頁腳”和“工作表”，即可。預(yù)覽工作表2、選擇“文件”菜單下“打印預(yù)覽”命令；或點(diǎn)擊“常用工具欄”上的“”按鈕，即可。設(shè)置分頁符2 、選擇需要插入分頁符的單元格；3 、選擇“插入”菜單下的“分頁符”命令，即可。1、打印機(jī)的設(shè)置金算盤電子表格是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的32位WINDOW軟件，它共享WINDOW的些資源，所以在您需要輸出報(bào)表之前，首先要確定打印機(jī)是否已安裝好，是否已正確聯(lián)機(jī)，有關(guān)這方面的問題可參見WINDOW安裝手冊(cè)，在此不再多說。打印機(jī)的設(shè)置工作包括選擇打印機(jī)、紙張的大小、來源以及方向等，這種設(shè)置工作一般只做一次。操

3、作如下：選擇“文件”菜單下“打印”命令或工具欄上的“”，系統(tǒng)彈出“打印”窗口，如下所示：在“名稱”對(duì)話框中選擇已安裝的各類打印機(jī)；單擊“屬性”按鈕來調(diào)整打印輸出的效果，包括分辨率、抖動(dòng)、濃度及質(zhì)量等，您還可以根據(jù)具體情況修改紙張的大小和方向，而紙張來源一般不需調(diào)整。2、打印頁面的設(shè)置通常編制好的報(bào)表外觀不是很規(guī)范，在打印輸出前需要對(duì)它進(jìn)行相應(yīng)的頁面設(shè)置。操作如下：選擇“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”，系統(tǒng)進(jìn)入“頁面設(shè)置”窗口：其中：頁面縮放比例：它可以將您定義的報(bào)表放大或縮小輸出，如果一張完整的報(bào)表不能在一張打印紙上完全地打印出來，留下一列或一行在第二張紙上，不便使用者查看，這就需要對(duì)報(bào)表縮小打印

4、，縮小和放大的比例根據(jù)情況任意指定；自動(dòng)適應(yīng)紙張大?。耗梢赃x擇列寬自動(dòng)適應(yīng)、行高自動(dòng)適應(yīng)和最適合大小，系統(tǒng)根據(jù)您的設(shè)置自動(dòng)調(diào)整輸出效果。頁邊距頁邊距：在此可以設(shè)置輸出報(bào)表紙張上下左右離邊緣的距離以及頁眉頁腳距頁邊距的距離，如下圖所示:r注意：一般來說，頁眉頁腳距頁邊距的距離應(yīng)小于上下頁邊距的距離減10（這要根據(jù)頁眉頁腳的字體來定），如果大于這個(gè)數(shù)據(jù)，在輸出時(shí)頁眉頁腳可能顯示不全甚至不顯示，使用時(shí)一定要注意。頁眉頁腳頁眉：在輸出的每一頁的頂端寫的內(nèi)容，例如每頁上方的章節(jié)號(hào)、小標(biāo)題等，它并不屬于報(bào)表的標(biāo)題；頁腳：在輸出的每一頁的底端寫的內(nèi)容，如每頁的頁號(hào)等，如下圖所示:您可以利用頁眉頁腳右邊的下

5、拉三角符號(hào)來選擇已有的頁眉頁腳信息，它包括頁號(hào)、總頁數(shù)、日期、時(shí)間、工作簿文件名稱、工作表名稱和一些漢字的任意組合，如果列出的下拉列表框中無您需要的頁眉頁腳信息，可單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”按鈕以定義您所需要的頁眉或頁腳信息。定義頁腳和定義頁眉的方法一樣，下面我們以定義頁眉來講解定義過程，單擊“頁眉/頁腳”頁中“自定義頁眉”按鈕，系統(tǒng)彈出“頁眉”對(duì)話框：頁眉分為三部分，包括左中右，您希望在那一部分顯示內(nèi)容，就將光標(biāo)移動(dòng)到相應(yīng)部分,然后單擊該對(duì)話框上面的功能按鈕，相應(yīng)按鈕的功能如下：丄I:點(diǎn)擊它，調(diào)出“字體”對(duì)話框，您可以設(shè)置打印輸出頁眉的字體；:點(diǎn)擊它，設(shè)置打印頁號(hào)；:點(diǎn)擊它，可打印當(dāng)

6、前工作表的總頁數(shù)；:點(diǎn)擊它，可打印系統(tǒng)日期；:點(diǎn)擊它，可打印系統(tǒng)時(shí)間；:點(diǎn)擊它，可打印當(dāng)前工作簿的文件名稱;:點(diǎn)擊它，可打印當(dāng)前工作表的名稱。設(shè)置完需要顯示的頁眉內(nèi)容后，單擊“確認(rèn)”即可。工作表工作表：指對(duì)工作表中的某一區(qū)域進(jìn)行輸出，同時(shí)當(dāng)一張報(bào)表有許多頁時(shí)，您可以只在第一頁輸入表頭，其余頁可采用指定打印“頂端固定起始行”使被固定的行的內(nèi)容在每一頁中都輸出，如下圖所示：其中：打印區(qū)域：指只打印工作表中某部份的內(nèi)容;打印標(biāo)題：包括頂端固定行數(shù)、左端固定列數(shù)、頂端標(biāo)題行數(shù)和左端標(biāo)題列數(shù);頂端標(biāo)題行數(shù)和左端標(biāo)題列數(shù)：用以設(shè)置每頁需要重復(fù)打印的標(biāo)題行數(shù)，數(shù)值為零表示在超過一頁的表格中，以后的頁內(nèi)不打印

7、報(bào)表標(biāo)題，否則后面的頁將按照您的設(shè)置重復(fù)打印標(biāo)題，標(biāo)題可以在頂上，也可以在左面，一般來說，縱向超長表設(shè)置頂端標(biāo)題行數(shù)，橫向超寬表設(shè)置左端標(biāo)題列數(shù)；頂端固定行數(shù)和左端固定列數(shù)：用來重復(fù)打印工作表的固定行和列，當(dāng)每一頁的表頭部份相同時(shí)需要用到此功能。3、打印前預(yù)覽工作表打印機(jī)和頁面的設(shè)置完成后在正式打印輸出之前，您可以先在屏幕上預(yù)覽一遍打印輸出的效果，確定否是符合您的要求，如果需要修改，您可以對(duì)它重新設(shè)置，這樣可以減少紙張的浪費(fèi)，輸出符合您要求的表格。具體操作如下：選擇“常用工具欄”上的“”按鈕或選擇“文件”菜單下的“打印預(yù)覽”命令，此時(shí)屏幕上顯示該張報(bào)表輸出到打印紙上的效果如“打印預(yù)覽”窗口所示

8、：在上圖中您可以進(jìn)行以下操作：點(diǎn)擊“打印”命令直接將該表輸出到打印機(jī)上。點(diǎn)擊“放大”命令或?qū)⑹髽?biāo)移動(dòng)到表內(nèi)，當(dāng)鼠標(biāo)光標(biāo)變?yōu)榉糯箸R時(shí)單擊鼠標(biāo)來放大預(yù)覽效果。點(diǎn)擊“縮小”命令來查看整體效果。點(diǎn)擊"關(guān)閉”命令關(guān)閉預(yù)覽窗口。點(diǎn)擊“下一頁”命令查看下一頁。點(diǎn)擊“前一頁”命令查看上面一頁。點(diǎn)擊“兩頁”命令將同時(shí)顯示兩頁的內(nèi)容。4、設(shè)置分頁符在打印時(shí)，金算盤電子表格將自動(dòng)在必要的位置創(chuàng)建分頁符。如果自動(dòng)分頁在不需要的位置產(chǎn)生了一個(gè)分頁符，您可以刪除該分頁符，然后在您認(rèn)為需要的地方插入一個(gè)分頁符。具體操作如下：激活有分頁符的單元格右方或下方，然后單擊“編輯”菜單下的“刪除分頁符”命令;將鼠標(biāo)移動(dòng)到您

9、需要插入分頁符處，激活單元格。選擇“插入”菜單下的“分頁符”命令，則在該單元格的右面和下面用虛線表明已插入分頁符。注意：只有在“顯示網(wǎng)格線”的狀態(tài)下以及在“工具”菜單下“選項(xiàng)”.命令的“視圖”頁中選擇了“自動(dòng)分頁符”，插入的分頁符才會(huì)以虛線顯八示在報(bào)表中。第二節(jié)報(bào)表輸出操作提示：1、打開工作簿；、選擇“文件”菜單下“打印”命令；或點(diǎn)擊“常用工具欄”上的“”按鈕；3、在彈出的“打印”窗口中點(diǎn)擊“確定”，即可在第一節(jié)中我們做了了打印報(bào)表的相應(yīng)設(shè)置工作，現(xiàn)在您就可以將報(bào)表打印輸出了，在檢查完打印機(jī)已正確聯(lián)機(jī)和紙張已準(zhǔn)備好后，系統(tǒng)中有兩種方法可進(jìn)行打印輸出：通過點(diǎn)擊“”按鈕；通過選擇“文件”菜單下的“

10、打印”命令。無論您選擇哪種方法，屏幕上都將彈出“打印”窗口，如下:您可以根據(jù)具體情況來調(diào)整和修改這些選項(xiàng)，如果不修改，單擊“確定”，即可輸出報(bào)表。其中“打印”對(duì)話框中選項(xiàng)描述如下：名稱：顯示從下拉列表中選定的打印機(jī)，打印機(jī)狀態(tài)、類型和計(jì)算機(jī)所用的打印接口;打印到文件：您可以將選定的內(nèi)容輸出到一個(gè)文件中而不是輸出到打印機(jī)，選擇輸出到文件需要您給定文件名，如何給定文件名請(qǐng)參見報(bào)表的保存章節(jié)里的內(nèi)容，輸出到文件的目的是便于二次應(yīng)用報(bào)表內(nèi)容；打印范圍全部：將打印活動(dòng)工作表的全部內(nèi)容;1到10；打印范圍頁數(shù)：您可以只打印選定的頁面的內(nèi)容，如從份數(shù)：您可以在文本框中設(shè)置文件輸出份數(shù)。單擊“屬性”按鈕，將顯

11、示一個(gè)帶有標(biāo)簽的對(duì)話框，如下圖:定位在“紙張”頁面時(shí)，您可以設(shè)置紙張的大?。òˋ3、A4各種信封以及自定義尺寸等），紙張的方向（包括橫向和縱向）以及紙張來源（包括Tractor、手動(dòng)送紙、送紙盒等）；選擇了自定義尺寸后，系統(tǒng)會(huì)彈出對(duì)話框要求您輸入當(dāng)前所使用的紙張的長度和寬度，并確定計(jì)量單位；定位在“圖形”頁面時(shí)，您可以控制被打印圖形的分辨率（包括180X180、120X180等）、抖動(dòng)（包括無、粗糙、精細(xì)、線條樣式、誤差分散）和濃度；定位在“設(shè)備選項(xiàng)”頁面時(shí)，您可以控制打印品質(zhì)，包括印刷質(zhì)量、草稿等；一切設(shè)置完成后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，則工作表內(nèi)容將按照您的設(shè)置輸出內(nèi)容到打印紙上。.注意：以上操作您都可以點(diǎn)擊“還原默認(rèn)值”來取消您的所有的設(shè)置，A系統(tǒng)則將根據(jù)常用設(shè)置輸出報(bào)表第三節(jié)打印中的常見問題當(dāng)打印中有位置不當(dāng)?shù)姆猪摲虿徽_的字體等情況時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生一些常見的問題，大多數(shù)這樣的問題都可通過使用“文件”菜單下的有關(guān)打印設(shè)置對(duì)話框來解決。如果當(dāng)您的所有工作表都打印不出來時(shí)，您便需要核查以下幾個(gè)重要的細(xì)節(jié)：首先檢查所有的接觸是否已斷開或松動(dòng)，包括打印機(jī)電纜；在Win