電子郵件禮儀與Outlook使用技巧

1、電子郵件禮儀與電子郵件禮儀與OutlookOutlook使用技巧使用技巧（一）（一）慎重選擇發(fā)信對(duì)象慎重選擇發(fā)信對(duì)象1.1.確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將CcCc：人數(shù)降至最低：人數(shù)降至最低(Cc(Cc全名為全名為CarbonCopyCarbonCopy，中，中 文譯文譯為副本轉(zhuǎn)送）為副本轉(zhuǎn)送）傳送電子訊息之前，須確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函復(fù)本同時(shí)轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時(shí)，可善用Cc：的功能，但要將人數(shù)降至最低，否則，收件人與副本轉(zhuǎn)送的用途將混淆不清，也制造了一大堆不必要的垃圾。2.2.掌握掌握“廣播廣播”清單清單“廣播”功能是電子郵件系統(tǒng)最具威力的

2、功能之一。使用者只須將其問(wèn)題或意見(jiàn)傳送至特定網(wǎng)絡(luò)廣場(chǎng)或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多回復(fù)。然而問(wèn)題在于：一個(gè)人的問(wèn)題或建議是否會(huì)成為另一個(gè)人的垃圾郵件，甚或無(wú)心地觸怒他人?因此，當(dāng)使用者有“廣播”需求時(shí)，務(wù)必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。( (二二) )注意撰寫(xiě)信件內(nèi)容注意撰寫(xiě)信件內(nèi)容1.1.切記收信對(duì)象是一個(gè)人，而不是一臺(tái)機(jī)器切記收信對(duì)象是一個(gè)人，而不是一臺(tái)機(jī)器因?yàn)殡娮佑嵪⒌幕?dòng)是透過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的，用戶(hù)經(jīng)常會(huì)不自覺(jué)地忘記與自己真正互動(dòng)的是遠(yuǎn)程的人。許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對(duì)方甚至引起沖突。記住寫(xiě)電子郵件，實(shí)際上和你寫(xiě)一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式

3、不同罷了。2.2.電子信件標(biāo)題要明確且具描述性電子信件標(biāo)題要明確且具描述性電子郵件一定要注明標(biāo)題(Subject)，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)是以標(biāo)題來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫(xiě)得具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。3.3.信件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要信件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要在線(xiàn)溝通講求時(shí)效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等，在在線(xiàn)溝通時(shí)都可以省略。盡量掌握一個(gè)訊息、一個(gè)主題的原則。4.4.考慮他人計(jì)算機(jī)的容量考慮他人計(jì)算機(jī)的容量上線(xiàn)溝通的網(wǎng)友所擁有的系統(tǒng)與硬件不盡相同

4、，這其中還有人仍在使用傳統(tǒng)的終端機(jī)和陳舊的電子郵件系統(tǒng)(如系統(tǒng)無(wú)法自動(dòng)斷行)。為確保對(duì)方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫(xiě)郵件時(shí)應(yīng)特別注意傳送對(duì)象，考慮其是否有系統(tǒng)的限制。5.5.了解傳送出去的訊息將潛在會(huì)永久留存了解傳送出去的訊息將潛在會(huì)永久留存盡管信件有一定的郵寄對(duì)象，但經(jīng)過(guò)無(wú)法預(yù)計(jì)的網(wǎng)絡(luò)，也許郵寄出去的信件將會(huì)永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫(xiě)的字句，以免他日落人笑柄。6.6.理清建議或意見(jiàn)理清建議或意見(jiàn)若要表達(dá)對(duì)某一事情的看法，可先簡(jiǎn)要地描述事情緣起，再陳述自己的意見(jiàn)；若是想引發(fā)行動(dòng)，則應(yīng)針對(duì)事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時(shí)因訊息太過(guò)簡(jiǎn)短或標(biāo)

5、明不夠清楚，收信對(duì)象可能會(huì)不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見(jiàn)，因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。7.7.避免使用太多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)避免使用太多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)我們經(jīng)常會(huì)看到一些電子信件中夾雜了許多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，特別是驚嘆號(hào)的使用!若真要強(qiáng)調(diào)事情，應(yīng)該在用詞遣字上特別強(qiáng)調(diào)，而不應(yīng)使用太多不必要的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。8.8.小心幽默的使用小心幽默的使用在缺乏聲調(diào)的抑揚(yáng)頓挫、臉部表情與肢體語(yǔ)言的電子郵件中，應(yīng)特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現(xiàn)幽默或特定情緒，發(fā)信者必須寫(xiě)明或使用“情緒符號(hào)”(smilies，如：)代表笑臉、高興)。無(wú)論所開(kāi)的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。9.9.切勿講一些不會(huì)在公眾場(chǎng)所對(duì)他

6、人講的話(huà)切勿講一些不會(huì)在公眾場(chǎng)所對(duì)他人講的話(huà)在發(fā)信之前問(wèn)問(wèn)自己，你會(huì)在公眾場(chǎng)所中公開(kāi)面對(duì)面地對(duì)他人講這些話(huà)嗎?如果答案是否定的，請(qǐng)?jiān)僦刈x重寫(xiě)，或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息。千萬(wàn)不可以因?yàn)闆](méi)看到對(duì)方的臉，就毫不客氣講一些沒(méi)有經(jīng)大腦思考的話(huà)語(yǔ)。切勿在不給予響應(yīng)或申辯機(jī)會(huì)的情況下批評(píng)或污蔑他人。10.10.勿于學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)上從事商業(yè)行為勿于學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)上從事商業(yè)行為一般學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)是禁止商業(yè)行為的，請(qǐng)不要任意違反此一共識(shí)。當(dāng)然，張貼營(yíng)利廣告也是不受歡迎的，而這些附有營(yíng)利性質(zhì)廣告包括：產(chǎn)品促銷(xiāo)、自我業(yè)務(wù)推廣、在特定群體中散播營(yíng)利消息，及提供迅速致富的方法等等都一樣。( (三三) )養(yǎng)成良好傳送習(xí)慣養(yǎng)成良好

7、傳送習(xí)慣1.1.注明送信者及其身分注明送信者及其身分除非是熟識(shí)的人，否則收信人一般無(wú)法從賬號(hào)解讀出發(fā)信人到底是誰(shuí)，因此標(biāo)明發(fā)信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節(jié)。有許多人將自己的身分設(shè)計(jì)成一個(gè)附著檔案，每當(dāng)發(fā)信出去時(shí)，此一檔案也將自動(dòng)地貼附該訊息后面。我們希望針對(duì)“身分設(shè)計(jì)”強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)注意事項(xiàng)： (1)：“身分設(shè)計(jì)”應(yīng)充分代表發(fā)信者自己，無(wú)論是引用文學(xué)名作詞句或以圖繪表示，都必須真實(shí)且充分地反映自己。有些人的身分設(shè)計(jì)為：&%$&()C.YLiang，讀來(lái)不免讓人感覺(jué)他或許是一個(gè)“精神錯(cuò)亂”的人； (2)：切勿過(guò)度裝飾自己的“身分設(shè)計(jì)”，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會(huì)妨礙電子郵

8、件的正常溝通效益。2. 2. 遵守一般法律規(guī)定遵守一般法律規(guī)定進(jìn)行網(wǎng)際溝通時(shí)，一般日常生活中的行為準(zhǔn)則亦須遵守。因透過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，要擷取、復(fù)制或篡改他人作品是相當(dāng)容易的，因此在數(shù)字空間中對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的尊重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時(shí)，須要對(duì)原作者與原作品的出處詳加注明，以示尊重。3.3.勿任意或無(wú)心地浪費(fèi)帶寬勿任意或無(wú)心地浪費(fèi)帶寬傳送冗長(zhǎng)文字與大型圖繪均會(huì)占用大量的帶寬，造成網(wǎng)絡(luò)塞車(chē)。為避免浪費(fèi)數(shù)字空間使用者的寶貴時(shí)間，應(yīng)謹(jǐn)慎考慮傳送訊息容量的大小。4.4.小心附件功能的使用小心附件功能的使用在若干電子郵件系統(tǒng)中，由于附件功能的缺乏或不成熟，會(huì)造成使用者無(wú)法順利閱讀文件。使

9、用者經(jīng)常會(huì)因不便而直接去除來(lái)函，以致喪失溝通功能。如果附件內(nèi)容不長(zhǎng)時(shí)，請(qǐng)直接撰寫(xiě)于信件中。5.5.勿重復(fù)傳送同一訊息勿重復(fù)傳送同一訊息勿一再傳送相同的訊息給相同的對(duì)象，這不僅會(huì)使網(wǎng)絡(luò)超載而降低傳輸速率，同時(shí)占用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時(shí)也須注意，不要分別發(fā)送相同的訊息給多個(gè)組群(group)，因?yàn)橛胁簧倬W(wǎng)絡(luò)用戶(hù)同時(shí)隸屬于幾個(gè)不同的電子郵件組群，如此一傳送，這些使用者勢(shì)必會(huì)重復(fù)收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個(gè)組群，請(qǐng)一次傳送完畢。6.6.定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的時(shí)間與日期之自動(dòng)標(biāo)示定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的時(shí)間與日期之自動(dòng)標(biāo)示電子郵件傳送時(shí)會(huì)以所用計(jì)算機(jī)的設(shè)定日期與時(shí)刻來(lái)標(biāo)示信發(fā)送的時(shí)間，為避

10、免不必要的誤會(huì)或窘態(tài)發(fā)生，用戶(hù)須定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)間與日期之設(shè)定是否正確。( (一一) )三思回復(fù)內(nèi)容三思回復(fù)內(nèi)容 1.1.勿期盼他人會(huì)立即回復(fù)你的信件勿期盼他人會(huì)立即回復(fù)你的信件發(fā)信者通常會(huì)期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對(duì)方趕快閱讀、處理，以及回復(fù)。我們不要對(duì)他人回復(fù)信件的時(shí)效性做過(guò)分期許。2.2.當(dāng)他人誤送郵件給你時(shí)，盡可能代為傳遞或通知原寄送人當(dāng)他人誤送郵件給你時(shí)，盡可能代為傳遞或通知原寄送人忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復(fù)者，都是不好的網(wǎng)際行為，因?yàn)榘l(fā)信人通常會(huì)焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方?如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無(wú)法辨認(rèn)，也

11、應(yīng)即刻回復(fù)發(fā)信人并簡(jiǎn)單解釋傳送的錯(cuò)誤。在數(shù)字空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無(wú)心的錯(cuò)誤并熱心協(xié)助。3.3.情緒高漲時(shí)避免立即回復(fù)訊息情緒高漲時(shí)避免立即回復(fù)訊息人們習(xí)慣于面對(duì)面的口語(yǔ)傳播，臉部表情與身體語(yǔ)言都會(huì)輔助溝通的效益。然而，使用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽(tīng)得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日?？谡Z(yǔ)溝通時(shí)并不會(huì)冒犯他人，例如有人以三字經(jīng)作為見(jiàn)面時(shí)打招呼的口頭禪，但若將其寫(xiě)入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預(yù)期的紛爭(zhēng)。當(dāng)來(lái)信引發(fā)個(gè)人情緒高漲時(shí)，此時(shí)應(yīng)等心情平靜后再看一遍，恢復(fù)正常理智時(shí)，解讀信件內(nèi)容的方式或許全然不同。4.4.謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件在

12、數(shù)字空間中，惡意中傷或會(huì)引起爭(zhēng)端的郵件通常被稱(chēng)之為“Flames”。對(duì)于Flames的處理要非常謹(jǐn)慎，以避免中計(jì)而造成連鎖反應(yīng)的污蔑行為。應(yīng)付Flames最好的方法為：忽視它！離開(kāi)屏幕繼續(xù)過(guò)著自己正常而理性的生活。5.5.閱讀信件時(shí)應(yīng)設(shè)法理清建議與意見(jiàn)閱讀信件時(shí)應(yīng)設(shè)法理清建議與意見(jiàn)如同撰寫(xiě)傳送郵件時(shí)須注意理清建議與意見(jiàn)一般，閱讀他人郵寄來(lái)的信件也須注意這項(xiàng)原則。詳細(xì)辨明來(lái)信到底只是表達(dá)看法、反應(yīng)需求還是提出方案、鼓吹行動(dòng)?如此，才能適當(dāng)?shù)鼗貜?fù)來(lái)信。6.6.避免非相關(guān)主題性的言語(yǔ)避免非相關(guān)主題性的言語(yǔ)數(shù)字空間具有八卦傳播與間聊的特性，切勿讓自己無(wú)心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話(huà)題。因此，回復(fù)他人建

13、議與意見(jiàn)時(shí)，必須扣緊主題，并提出相關(guān)的實(shí)證予以說(shuō)明，盡量避免非相關(guān)主題的言論涉入回復(fù)信函的內(nèi)容中。此外，要回復(fù)他人信件時(shí)，請(qǐng)使用“Reply”的功能，不要另起一標(biāo)題而造成對(duì)方的混淆。7.7.將同一主題的所有后續(xù)意見(jiàn)閱讀完畢，再回復(fù)自己的意見(jiàn)將同一主題的所有后續(xù)意見(jiàn)閱讀完畢，再回復(fù)自己的意見(jiàn)在回復(fù)某一特定信函之前，請(qǐng)先閱讀所有已回復(fù)該信的內(nèi)容，也許你原定的回復(fù)內(nèi)容已有十個(gè)人講過(guò)相同的意見(jiàn)。若真如此，只須輕描淡寫(xiě)地表達(dá)即可，無(wú)須重復(fù)大家已覺(jué)厭煩的意見(jiàn)。在數(shù)字空間中，長(zhǎng)篇大論往往不會(huì)引發(fā)他人閱讀的興趣，反而是那些精簡(jiǎn)有力的言論會(huì)吸引群眾。8.8.切勿在未經(jīng)同意前，將他人信函轉(zhuǎn)送給第三者切勿在未經(jīng)同意

14、前，將他人信函轉(zhuǎn)送給第三者若要把他人的來(lái)函轉(zhuǎn)送給第三者之前，要先征詢(xún)來(lái)信者的同意，否則犯了網(wǎng)絡(luò)規(guī)矩的大忌！對(duì)來(lái)信者而言，郵件內(nèi)容是針對(duì)收信者所撰寫(xiě)的私人信函，不見(jiàn)得適合他人閱讀。9.9.考慮替代性的溝通管道考慮替代性的溝通管道回復(fù)電子信件前，再思考一下：為何不拿起電話(huà)與對(duì)方聊聊或約個(gè)時(shí)間當(dāng)面簽覆?別忘了，電子郵件的溝通缺乏太多人類(lèi)熟悉的溝通輔助(如表情、肢體語(yǔ)言等)。見(jiàn)面三分情，即使是使用電話(huà)，狀況也會(huì)完全不一樣的，更何況目前太多的人都是以非自己母語(yǔ)的英文進(jìn)行電子郵件溝通，誤解與糾紛自然在所難免。最后，要提醒所有新新的計(jì)算機(jī)族群們，當(dāng)你們成為優(yōu)秀的好國(guó)民時(shí)，千萬(wàn)要遵守因特網(wǎng)的禮儀，不要認(rèn)為在計(jì)

15、算機(jī)的世界里，沒(méi)有人可以看見(jiàn)你，就可以為所欲為哦！簽名的意義，就像一般信箋的信頭一樣，可以明確發(fā)信人的身份、聯(lián)系辦法。在信息社會(huì)里，它也是一種重要的品牌營(yíng)銷(xiāo)資源，設(shè)計(jì)精巧的簽名文件，會(huì)給收函人留下良好的印像。1、選項(xiàng)2、郵件格式簽名3、設(shè)置簽名4、設(shè)置郵件“新郵件、答復(fù)與轉(zhuǎn)發(fā)功能”中的簽名。簽名設(shè)計(jì)：簽名設(shè)計(jì)：2008年格集字10號(hào)文件 組織行為規(guī)范格式如下:Name/English NameName/English Name（姓名（姓名/ /英文名）英文名）Name SpellingName Spelling（中文姓名拼音）（中文姓名拼音）Position Position （職位英文）（職

16、位英文）DepartmentDepartment（部門(mén)）（部門(mén)）ADDADD（公司地址）（公司地址）: :TEL(TEL(辦公室電話(huà)辦公室電話(huà)) )： FAX( FAX(傳真?zhèn)髡?: ):Mobile(Mobile(手機(jī)）手機(jī)）: Post Code: Post Code:（郵編）（郵編）: :http:http: E Emailmail：如果我寄出了封開(kāi)會(huì)通知的郵件，對(duì)方到底有沒(méi)有收到？我想這應(yīng)該都是大家關(guān)心的事，有時(shí)候重要的email，例如像是開(kāi)會(huì)通知等等，我們都會(huì)想要知道對(duì)方是否有收到信，這時(shí)Outlook的回條功能，就派上用場(chǎng)啰！1、在郵件中點(diǎn)選工具選項(xiàng)2、電子郵件選項(xiàng)3、索取回復(fù)當(dāng)別

17、人向你要求回條的時(shí)候，記得要傳送回條給對(duì)方，以方便對(duì)方工作上的需求。4、寄件人收到的回條內(nèi)容1、到你已發(fā)送郵箱中，找出你寄出而想要回收的信件如果你不小心寄出了錯(cuò)誤的mail，這時(shí)回收的功能，或許能拯救你的失誤！2、點(diǎn)選撤回該郵件的功能使用回收的功能，是為了補(bǔ)救錯(cuò)誤的郵件內(nèi)容，不應(yīng)該濫用才是4、選擇回收時(shí)的方式以及是否收取回收是否成功的回條只能回收未讀郵件！4 4、創(chuàng)建通訊組列表、創(chuàng)建通訊組列表1、在“文件文件”菜單上，指向“新建新建”，然后單擊“通訊組列表通訊組列表”。 2、在“名稱(chēng)名稱(chēng)”框中，鍵入一個(gè)名稱(chēng)。 3、在“通訊組列表”選項(xiàng)卡上，單擊“選擇成員”。在“通訊簿”下拉列表中，單擊包含要添

18、加到通訊組列表中的電子郵件地址的通訊簿。 4、通訊組列表將以您提供的名稱(chēng)保存在“聯(lián)系人聯(lián)系人”文件夾中。5 5、使用規(guī)則管理郵件、使用規(guī)則管理郵件 所謂規(guī)則，就是 Microsoft Office Outlook 對(duì)滿(mǎn)足規(guī)則中指定的條件的正在接收或已發(fā)送的郵件自動(dòng)執(zhí)行的操作。您可以通過(guò)使用“規(guī)則和通知向?qū)А边x擇多個(gè)條件和操作。規(guī)則僅對(duì)未讀郵件起作用，對(duì)已讀郵件就會(huì)失效。案例：把有關(guān)生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表郵件放置在一個(gè)郵箱當(dāng)中1 1、選擇個(gè)人文件夾或收件箱，單擊右鍵，選擇、選擇個(gè)人文件夾或收件箱，單擊右鍵，選擇“新建文件夾新建文件夾”，并以，并以“生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表”命名。命名。2 2、選擇生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表文件夾，在工具欄中選擇、選擇生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表文件夾，在工具欄中選擇 工具工具 規(guī)則和通知。規(guī)則和通知。2 2、單擊新建規(guī)則，選擇步驟、單擊新建規(guī)則，選擇步驟1 1中的第二項(xiàng)，再選擇步驟中的第二項(xiàng)，再選擇步驟2 2中的中的特定短語(yǔ)特定短語(yǔ)，在彈出的對(duì)，在彈出的對(duì)話(huà)框中寫(xiě)入關(guān)鍵詞，如：生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表，再點(diǎn)擊話(huà)框中寫(xiě)入關(guān)鍵詞，如：生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表，再點(diǎn)擊添加和確定添加和確定。3 3、在選擇步驟、在選擇步驟2 2中的中的指定指定，在彈出的對(duì)話(huà)框中選擇郵件要轉(zhuǎn)移的文件夾中，如：事，在彈出的對(duì)話(huà)框中選擇郵件要轉(zhuǎn)移的文件夾中，如：事先設(shè)置的