第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作

1、第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實(shí)踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)電子教案模版配色（1）通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：1.了解秘書(shū)日常事務(wù)工作的內(nèi)容2.學(xué)會(huì)合理地布置工作環(huán)境3.為領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)較為合理的日程安排4.正確處理接聽(tīng)電話事務(wù)5.處理郵件6.做好印信與保密工作學(xué)習(xí)目標(biāo)第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 李秘書(shū)該如何處理此事？?jī)?nèi)容（略，請(qǐng)見(jiàn)教材第149-150頁(yè)）引入案例第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第一節(jié)辦公環(huán)境的管理第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程第三節(jié)接打電話與處理郵件第四節(jié)保密與印信工作 主要內(nèi)容第六章第

2、六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第一節(jié)第一節(jié) 辦公環(huán)境的管理辦公環(huán)境的管理一、辦公室概述1.辦公室的種類（1）小辦公室。傳統(tǒng)的辦公樓多為中間一條走廊，兩邊是多間1520平方米的小辦公室，其優(yōu)點(diǎn)是彼此獨(dú)立；缺點(diǎn)是溝通不便且及資源浪費(fèi)較大。 （2）大辦公室。新式辦公室多為100至200平方米的大廳，留出過(guò)道，用高約1.2米的隔板，隔成34平方米的個(gè)人工作區(qū)。優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通，共同采光好，人員之間聯(lián)系方便。但缺點(diǎn)是工作可能會(huì)相互干擾。 (3)公寓式辦公室。規(guī)模小的單位如三五人的辦事處，聯(lián)絡(luò)處等往往租用公寓式辦公室。 第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第一節(jié)第一節(jié)

3、 辦公環(huán)境的管理辦公環(huán)境的管理二、辦公室布置的原則辦公室的配置，就是辦公室的家具布置和設(shè)計(jì)，必須考慮到符合各種溝通，確保守密，心理調(diào)適，情緒轉(zhuǎn)換以及休息等要求。主要的原則有：1.辦公室空間布局的合理化原則2.色彩搭配相宜的原則3辦公室設(shè)備優(yōu)化的原則。主要考慮照明、隔音、空氣調(diào)節(jié)、辦公設(shè)備優(yōu)化。4.辦公環(huán)境美化的原則。可以通過(guò)對(duì)辦公室的綠化與裝飾美化辦公環(huán)境。第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第一節(jié)第一節(jié) 辦公環(huán)境的管理辦公環(huán)境的管理三、辦公室的整理1領(lǐng)導(dǎo)辦公室和接待室的整理辦公室整理的最基本的原則是整潔。應(yīng)主要注意以下幾個(gè)方面：桌子和辦公器械是否擺放平衡妥當(dāng)，有沒(méi)有歪斜和灰塵

4、；時(shí)鐘是否拔準(zhǔn)，并保持走動(dòng)；日歷上的日子是否準(zhǔn)確；辦公室內(nèi)溫度與濕度是否調(diào)到適意的程度；盆景、掛畫(huà)的掛置是否得體，并整理好了；花卉是否定期澆水并保持新鮮；報(bào)紙、雜志是否最新的一期；書(shū)架是否歸置妥當(dāng)；擺放在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上的用品是否整理好了。第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第一節(jié)第一節(jié) 辦公環(huán)境的管理辦公環(huán)境的管理三、辦公室的整理2秘書(shū)整理辦公室的注意事項(xiàng)（1）坐在辦公桌旁，面對(duì)桌子，伸直雙臂，再雙手合攏，在高于桌面15CM左右畫(huà)弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品。（2）電話一般放在左邊，電腦一般放在桌子的右邊。（3）多準(zhǔn)備一些存放各類文件的文件夾。處理完

5、畢的文件應(yīng)該放在文件柜里。（4）把各種筆、剪刀、回形針等文具分門(mén)別類放在文具盒內(nèi)。（5）辦公桌抽屜里的物品擺放整齊，且要經(jīng)常清理，井然有序。（6）公章、介紹信、機(jī)密文件等應(yīng)該放在帶鎖的抽屜里。（7）辦公室內(nèi)各類文件柜要分門(mén)別類存放文件、資料和物品。（8）如果用架子，應(yīng)該把容易傾翻的墨水和較重的物品放置在底層。（9）每天下班前，要整理好自己的辦公桌，把文件收藏好以免丟失和泄密。要仔細(xì)檢查電腦、復(fù)印機(jī)、空調(diào)開(kāi)關(guān)是否關(guān)上，抽屜、櫥門(mén)是否鎖好，確保萬(wàn)無(wú)一失。第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第一節(jié)第一節(jié) 辦公環(huán)境的管理辦公環(huán)境的管理四、辦公環(huán)境的安全管理四、辦公環(huán)境的安全管理（一）識(shí)

6、別辦公室安全隱患（一）識(shí)別辦公室安全隱患1辦公室常見(jiàn)的有礙健康和安全的隱患（內(nèi)容略，見(jiàn)教材第154頁(yè)）2辦公室常見(jiàn)的潛在危險(xiǎn)（內(nèi)容略，見(jiàn)教材第155頁(yè)）（二）正確處理安全問(wèn)題（二）正確處理安全問(wèn)題秘書(shū)要定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風(fēng)險(xiǎn)防范。 “防患于未然防患于未然”案例，見(jiàn)教材第案例，見(jiàn)教材第156頁(yè)。頁(yè)。第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 一、安排領(lǐng)導(dǎo)日程的意義有利于科學(xué)的利用時(shí)間，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率。有利于秘書(shū)部門(mén)主動(dòng)做好各項(xiàng)輔助工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。有利于各領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)互相配合，協(xié)調(diào)行動(dòng)，提高整個(gè)單位的工作效率。第二節(jié)第二節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)

7、日程安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 二、日程表的編制（一）年度計(jì)劃表年度計(jì)劃表是本單位在新的一年中重要活動(dòng)的時(shí)間安排一覽表，年度計(jì)劃屬于長(zhǎng)期的日程安排，其內(nèi)容宜粗不宜細(xì)，一般只列出本單位在下一年涉及全局或本單位主要業(yè)務(wù)的重大活動(dòng)。第二節(jié)第二節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)日程安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 微型案例第二節(jié)第二節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)日程安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 二、日程表的編制（二）月工作日程表月工作日程表屬于中期的日程安排，一般應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)在一個(gè)月內(nèi)要參加的會(huì)議、會(huì)談、工作旅行等重要活動(dòng)以日為時(shí)間單位記入表中。

8、（三）周工作日程表周日程表屬于短期的活動(dòng)計(jì)劃，其內(nèi)容要求更加詳細(xì)具體，在時(shí)間上要求盡可能精確，活動(dòng)地點(diǎn)也要注明。（四）每天的工作日程表每天的工作日程是領(lǐng)導(dǎo)一天工作的計(jì)劃，其時(shí)間安排一般要精確到時(shí)、分。這種日程表應(yīng)盡可能詳細(xì)具體第二節(jié)第二節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)日程安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 三、安排領(lǐng)導(dǎo)日程的注意事項(xiàng)1注重實(shí)效，不搞形式主義2注意張弛有度，勞逸結(jié)合3要留有充分的機(jī)動(dòng)時(shí)間4要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見(jiàn)5要注意保守機(jī)密第二節(jié)第二節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)日程安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第三節(jié)接打電話與處理郵件第三節(jié)接打電話與處理郵件一、接打

9、電話（一）拔打電話的流程（二）拔打電話的注意事項(xiàng)（三）接聽(tīng)電話的流程（四）接聽(tīng)電話的注意事項(xiàng)第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 （一）拔打電話的流程（一）拔打電話的流程第三節(jié)接打電話與處理郵件第三節(jié)接打電話與處理郵件（二）拔打電話的注意事項(xiàng)（二）拔打電話的注意事項(xiàng)1打電話前的準(zhǔn)備。時(shí)間；內(nèi)容；號(hào)碼；本子和筆 2當(dāng)對(duì)方接聽(tīng)電話時(shí)，先問(wèn)好，自報(bào)家門(mén)。3電話中途斷掉，由打電話的那方再打。4代領(lǐng)導(dǎo)拔打電話。上級(jí)、平級(jí)或下級(jí)方法。5如果需要領(lǐng)導(dǎo)回電，領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)后，盡快告知領(lǐng)導(dǎo)。 6不要在工作時(shí)間與打電話來(lái)的朋友閑聊。第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 （三）接聽(tīng)電話的流程（

10、三）接聽(tīng)電話的流程 左手接電話 自報(bào)家門(mén) 復(fù)述，確認(rèn)要點(diǎn) 確認(rèn)對(duì)方 請(qǐng)上司批閱 商談?dòng)嘘P(guān)事項(xiàng) 道別，掛斷電話 在電話鈴聲響兩聲之后迅速拿起電話 “您好，這兒是 XX 公司銷售部” “是李先生嗎？” 如果對(duì)方未報(bào)姓名，你可以這樣說(shuō)： “對(duì)不起，您是哪位？” 記錄相關(guān)內(nèi)容； 集中精神聽(tīng)對(duì)方講話，并隨聲附和：“好的。 ” “我明白了。 ”等等。 “我再重復(fù)一遍，好嗎？” 日期、數(shù)量、金額、專有名詞、地點(diǎn)等要素都要進(jìn)行復(fù)述 “再見(jiàn)！ ”輕輕掛上電話。 某些重要的電話，要將記錄的電話內(nèi)容呈送上司批閱； 根據(jù)上司提出的意見(jiàn)執(zhí)行。 （四）接聽(tīng)電話的注意事項(xiàng)（四）接聽(tīng)電話的注意事項(xiàng)第三節(jié)接打電話與處理郵件第三

11、節(jié)接打電話與處理郵件三、處理郵件三、處理郵件1郵件的分揀郵件的分揀按照收件人、收件部門(mén)、收件的重要性分揀。 2郵件的拆封郵件的拆封判斷信件是否可拆；從右側(cè)剪開(kāi)；檢查附件；將信封附在信的后面。3 3郵件的轉(zhuǎn)交郵件的轉(zhuǎn)交 標(biāo)明信件的要點(diǎn)后，交給領(lǐng)導(dǎo)；轉(zhuǎn)交他人。第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第四節(jié)第四節(jié) 印信與保密工作印信與保密工作一、印信的管理與使用一、印信的管理與使用“印”即印章，“信”即介紹信，印信工作即是印章及介紹信的制發(fā)、保管和使用工作。1印章的管理印章的管理（1）保管印章，必須指定政治上絕對(duì)可靠的專職或兼職秘書(shū)人員保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自委托他人代管。（2） 印章

12、的保管必須安全可靠，所有的印章都應(yīng)加鎖。 （3）保持印章清晰，保管人員對(duì)所保管的印章應(yīng)經(jīng)常清洗。第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第四節(jié)第四節(jié) 印信與保密工作印信與保密工作一、印信的管理與使用一、印信的管理與使用2印章的使用（1）審批檢查制度健全（2）用印都要進(jìn)行詳細(xì)的登記（3）蓋印要求端正、清楚，蓋在落款的單位和日期之上（所謂“騎年壓月”）第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第四節(jié)第四節(jié) 印信與保密工作印信與保密工作第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 常用印章申請(qǐng)單及登記表3介紹信或證明信的管理和使用（1）介紹信的保管。正式介紹信通常專門(mén)印制

13、并有編號(hào)；如聯(lián)系一般事務(wù)也有以單位信箋代替的。介紹和公章一般由同一人保管并使用，須與公章同等重視。（2）介紹信的使用。開(kāi)介紹信須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，應(yīng)注意填寫(xiě)有效期。嚴(yán)禁發(fā)出蓋有印章的空白介紹信。介紹信的存根要妥善保管，并加以歸檔。填寫(xiě)錯(cuò)的介紹信或證明信，應(yīng)在其上劃一斜線或打“ / ”號(hào)，并注明“廢“字，保留在原處，不得隨意撕下丟棄。第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第四節(jié)第四節(jié) 印信與保密工作印信與保密工作微型案例第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第四節(jié)第四節(jié) 印信與保密工作印信與保密工作二、保密工作（一）做好口頭信息的安全（二）做好紙面信息的安全（三）做好電

14、子信息的安全第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第四節(jié)第四節(jié) 印信與保密工作印信與保密工作（一）做好口頭信息的安全1不在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對(duì)其他工作人員、客戶、朋友或親屬；2在沒(méi)有確認(rèn)電話對(duì)方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過(guò)電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息；3只向來(lái)訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報(bào)；4遵照會(huì)議的要求傳達(dá)會(huì)議信息。第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第四節(jié)第四節(jié) 印信與保密工作印信與保密工作（二）做好紙面信息的安全1接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記；2文件只發(fā)給或傳閱到被授權(quán)的人員，并要簽收；3

15、在傳遞保密文件或資料時(shí)，要放在文件夾中攜帶，以防失密或散落丟失；4保密的信息應(yīng)歸類在專用文件夾中，并清楚標(biāo)明“機(jī)密”，保存在帶鎖的、防火的柜子里；5離開(kāi)辦公室時(shí)，不把機(jī)密信息和文件留在辦公桌上，應(yīng)鎖入抽屜或柜子；6用郵件發(fā)送保密信息，信封要貼封口，并標(biāo)記“秘密或保密”；7為了確保安全，高密級(jí)信息可以由工作人員親自送交收件人；8當(dāng)傳真保密信息時(shí)，需使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等在傳真機(jī)旁即時(shí)收??；9極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到保險(xiǎn)柜里；10不再需要的保密文檔要粉碎。第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第四節(jié)第四節(jié) 印信與保密工作印信與保密工作（三

16、）做好電子信息的安全1計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方，如果來(lái)訪者走近，應(yīng)迅速滾動(dòng)頁(yè)面或關(guān)閉顯示器；2計(jì)算機(jī)打印保密材料要人不離機(jī)，負(fù)責(zé)保存和傳遞；3不能提交電子信息給未被授權(quán)的人；4應(yīng)該使用密碼來(lái)保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，并定期更換；5計(jì)算機(jī)必須經(jīng)常進(jìn)行查毒、殺毒。為了安全，使用正版的軟；6重要的文件要做備份，并存儲(chǔ)在安全、加鎖的地方， 第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第四節(jié)第四節(jié) 印信與保密工作印信與保密工作（四）保密工作的措施1健全保密制度2開(kāi)展保密教育3進(jìn)行保密檢查4處理失密事件第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 第四節(jié)第四節(jié) 印信與保密工作印信與保密工作本章小結(jié)第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 案例一：手忙腳亂的秘書(shū)小張案例二：到底是誰(shuí)泄的密案例三：接電話不合格的大學(xué)畢業(yè)生內(nèi)容略，請(qǐng)見(jiàn)教材第177-179頁(yè)。案例分析第六章第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作秘書(shū)的日常事務(wù)工作 1 1實(shí)訓(xùn)目標(biāo)實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過(guò)場(chǎng)景模擬，訓(xùn)練學(xué)生接打聽(tīng)電話的能力。2 2實(shí)訓(xùn)內(nèi)容實(shí)訓(xùn)內(nèi)容（1）請(qǐng)將課后案例分析中的案例三按原樣演練出來(lái)；（2）請(qǐng)對(duì)課后案例分析中的案例三中的錯(cuò)誤改正，將正確