中小學校舍檔案講義內(nèi)容-第一講檔案概述

1、第一講 檔案概述第一節(jié) 檔案的分類學校的檔案是按照組織機構分類法進行分類的。一般可分為黨群工作檔案、行政管理檔案、教學工作檔案、財會檔案、校舍檔案等類目。校舍檔案按照裁體形式分類又分為圖紙檔案、文字檔案、音像檔案、證件檔案等。校舍檔案是學校全部檔案的重要組成部分，是對學校全部檔案進行分類而設置的一級類目之一。校舍檔案是根據(jù)來源于校舍設施的建設和維護管理活動中而產(chǎn)生的內(nèi)容記載，同時為了便于檔案的利用和管理校舍檔案，因此分為確權檔案、基建檔案、管理檔案。其中，基建類目下又分為房屋、場地、其它建筑物（構筑物）三個屬類。第二節(jié) 校舍檔案的作用一、檔案的憑證作用 檔案是歷史的真憑實據(jù)。它記錄和證明事件在

2、某一歷史過程中的客觀性、真實性和證據(jù)性。二、檔案的參考作用。檔案的形成特點和真切的歷史標記，決定了檔案在今后的校舍維護管理工作中的參考作用，體現(xiàn)了檔案的歷史性、可靠性和廣泛性的特點。第二講 校舍檔案的內(nèi)容第一節(jié) 確權類檔案一、確權類檔案的定義 所謂確權類檔案是指能夠確認并保護學校合法權益的檔案。他是校舍檔案中重要的組成部分。 二、確權檔案的分類 （一）土地使用權形成的文件材料 詳見附表21 （二）房屋所有權形成的文件材料詳見附表22三、注意事項附表“序號”欄中注寫“”符號的材料，在材料收集、建卷過程中必須予以重視。附表21土地確權文件歸檔范圍一覽表序號歸檔文件保管期限備注土地使用權形成的文件材

3、料1選址申請及選址規(guī)劃意見通知書永久1-8組成一卷2用地申請、報告及縣以上政府城鄉(xiāng)建設用地批準書永久3拆遷安置意見、協(xié)議、方案等長期4建設用地規(guī)劃許可證及其附件永久5劃撥建設用地文件永久6土地管理部門加蓋印鑒的征地紅線圖永久7財政部門的征地投資協(xié)議書永久8其他文件永久9國有土地使用證永久自成一卷附表22房屋確權文件歸檔范圍一覽表序號歸檔文件保管期限備注一房屋所有權形成的文件材料新建、翻建、改建、擴建校舍文件1房屋所有權證永久自成一卷2建筑工程規(guī)劃許可證永久復印件3規(guī)劃部門加蓋印鑒的紅線圖永久2-5組成一卷4建設的請示、審批文件永久5其他文件永久二房屋買賣文件1-8組成一卷1產(chǎn)權交易協(xié)議書、合同

4、書、契約永久2財政部門的購房審批文件永久3縣、區(qū)以上教育主管部門批準購房文件永久4縣、區(qū)以上教育主管部門批準出售公房文件永久5產(chǎn)權價值評估文件永久6房產(chǎn)交易的請示、審批文件永久7房產(chǎn)交易公證書永久8其它文件永久9房屋所有權證永久自成一卷三調(diào)撥、贈與、移交、交換房屋文件1-6組成一卷1房屋調(diào)撥文件及清冊永久2房屋贈與協(xié)議書、轉讓協(xié)議書、移交協(xié)議書、交換協(xié)議書永久3契證、原房產(chǎn)來源證件永久4權屬轉移變更文件永久5產(chǎn)權公證書永久6其他文件永久7房屋所有權證永久四拆除房屋文件1-8組成一卷1請示、審批文件永久2拆除房屋申報表永久3房產(chǎn)管理部門準許房屋拆除許可證永久4規(guī)劃拆遷部門批準定點拆除的文件永久5

5、拆遷協(xié)議書、合同書永久6貨幣補償協(xié)議書永久7房屋安置協(xié)議書永久8其它文件永久五房屋糾紛文件1-7組成一卷1房產(chǎn)管理部門的仲裁文件永久2房屋仲裁申請書永久3法院受理通知書永久4法院答辯通知書永久5法院調(diào)解書永久6法院裁決書永久7其它文件永久 （三）農(nóng)村學校房屋占有、土地使用的確權1、學校房屋占有、使用的確權。農(nóng)村中小學由辦（鎮(zhèn)）、村集體投資建設，辦（鎮(zhèn)）、村是當然的所有權主體。而學校是房屋的合法占有者、使用者，為保證學校的正常教育教學工作順利進行，應當依法確認學校對其事實上占有房屋的使用權?？h（市）、區(qū)教育主管部門應會同辦、鎮(zhèn)政府組織一個班子，對轄區(qū)內(nèi)的校舍統(tǒng)一進行普查、登記，經(jīng)縣（市）區(qū)、辦鎮(zhèn)

6、、村委會審查認可（簽字、蓋章）發(fā)給房屋使用權證書。房屋使用權證各縣（市）區(qū)可參照城鎮(zhèn)房屋所有權證書的樣式（一院落一證）印制。證書上必須印有“學校所占有、使用的房屋屬無限期使用，產(chǎn)權人改變校舍用途必須報經(jīng)縣（區(qū)）、辦（鎮(zhèn)）人民政府、教育主管部門審查同意”等字樣。只有這樣學校對房屋的使用才有了合法的憑證，使學校的權益才能得以保證（房屋使用權必須確權在學校名下，原件存檔于主管局，學校存檔證書復印件）。 2、農(nóng)村學校土地使用的確權根據(jù)中華人民共和國土地法規(guī)定，城區(qū)的土地屬于全民所有即國家所有，農(nóng)村和城市郊區(qū)的土地，除法律規(guī)定屬于國家所有的之外屬于集體所有。國家為了維護單位（個人）土地使用權不受侵犯實行

7、土地登記發(fā)證制度?？h（市）、區(qū)教育局會同辦、鎮(zhèn)、村對學?，F(xiàn)實際使用土地進行測繪，繪制地界圖，圖中以不變動位置的地物作參照，標定地界，并由四鄰必須加蓋印鑒認同。原件存由主管局存檔，學校存放地界圖復印件。可參照中小學校舍檔案管理一書第20頁“圖2-1”繪圖。第二節(jié) 基建類檔案 一、基建檔案的定義基建類檔案是由基建（新建、擴建、改建等）、維修、查勘等活動形成的文件材料轉化而來的，是校舍設施維護活動中的重要參考依據(jù)。它是校舍檔案的重要組成部分。二、基建檔案的內(nèi)容（一）、基建形成的文件材料 詳見附表2-3 （二）、房屋修繕形成的文件材料詳見附表2-4三、注意事項：在附表“序號”欄加注“”符號的材料，在材

8、料收集、建卷過程中必須予以重視?；ㄎ募w檔范圍一覽表附表2-3基建文件歸檔范圍一覽表序號歸檔文件保管期限備注工程準備階段文件一立項文件1-7組成一卷1項目建議書永久2項目建議書審批意見及前期工作通知書永久3可行性研究報告及附件永久4可行性研究報告審批意見永久5關于立項有關的會議紀要、領導講話永久6專家建議文件永久7調(diào)查資料及項目評估研究材料長期二勘察、測繪、設計文件2-12組成一卷1工程地質(zhì)勘察報告永久自成一卷2水文地質(zhì)勘察報告、自然條件佳、地震調(diào)查永久3建設用地釘樁通知單（書）永久4地形測量和撥地測量成果報告永久5申報的規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件通知書永久6初步設計圖紙和說明長期7技術設計

9、圖紙和說明長期8審定設計方案通知書及審查意見長期9有關行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準文件或取得的有關協(xié)議永久10施工圖紙及其說明長期11設計計算書長期12政府有關部門對施工圖紙設計文件的審批意見永久三招投標文件1-6組成一卷1勘察設計招投標文件長期2勘察設計承包合同長期3施工招投標文件長期4施工承包合同長期5工程監(jiān)理招投標文件長期6監(jiān)理委托合同長期四開工審批文件1-8組成一卷1建設項目列入年度計劃的申報文件永久2建設項目列入年度計劃的批復文件或年度計劃項目表永久3規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙永久4建設工程規(guī)劃許可證及其附

10、件永久5建設工程開工審查表永久6建設工程施工許可證永久7投資許可證、審計證明、繳納綠化建設費等證明長期8工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長期五財務文件1-4組成一卷1工程投資估算材料短期2工程設計概算材料短期3施工圖預算材料短期4施工預算短期六建設、施工、監(jiān)理機構及負責人1-3組成一卷1工程項目管理機構（項目經(jīng)理部）及負責人名單長期2工程項目管理機構（項目監(jiān)理部）及負責人名單長期3工程項目管理機構（施工項目經(jīng)理部）及負責人名單長期監(jiān) 理 文 件1-10 可組成2-3卷1建立規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃長期監(jiān)理實施細則長期監(jiān)理部總控制計劃等長期2監(jiān)理月報中的有關質(zhì)量問題長期3監(jiān)理會議紀要中的有關質(zhì)量問題長期4進度控制工程開工/

11、復工審批表長期工程開工/復工暫停令長期5質(zhì)量控制不合格項目通知長期質(zhì)量事故報告及處理意見長期6造價控制預付款報審與支付短期月付款報審與支付短期設計變更、洽商費用報審與簽認長期工程竣工決算審核意見書長期7分包資質(zhì)分包單位資質(zhì)材料長期供貨單位資質(zhì)材料長期試驗等單位資質(zhì)材料長期8監(jiān)理通知有關進度控制的監(jiān)理通知長期有關質(zhì)量控制的監(jiān)理通知長期有關造價控制的監(jiān)理通知長期9合同與其他事項管理工程延期報告及審批永久費用索賠報告及審批長期合同爭議、違約報告及處理意見永久合同變更材料長期10監(jiān)理工作總結專題總結長期月報總結長期工程竣工總結長期質(zhì)量評價意見報告長期施 工 文 件一建筑安裝工程（一）土建（建筑與結構）

12、工程1施工技術準備文件1-3組成一卷不含施工組織設計長期自成一卷技術交底長期圖紙會審記錄長期施工預算的編制和審查短期施工日志短期自成一卷2施工現(xiàn)場準備控制網(wǎng)設置資料長期工程定位測量資料長期基槽開挖線測量資料長期施工安全設置短期施工環(huán)保措施短期3地基處理記錄地基釬探記錄和釬探平面布點圖永久驗槽記錄和地基處理記錄永久樁基施工記錄永久試樁記錄長期4工程圖紙變更記錄自成一卷設計會議會審記錄永久設計變更記錄永久工程洽商記錄永久5施工材料預制構件質(zhì)量證明文件及復試試驗報告自成一卷不含砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料試驗匯總表長期砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材

13、料、輕集料出廠證明文件長期自成一卷砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、輕集料、焊條、瀝青復試試驗報告長期預制構件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗記錄長期的“出廠合格證”歸放于本“5”中的組成一卷工程物質(zhì)選樣送審表短期進場物質(zhì)批次匯總表短期工程物質(zhì)進場報驗表短期6施工試驗記錄自成一卷土壤（素土、灰土）干密度試驗報告長期土壤（素土、灰土）擊實試驗報告長期砂漿配合比通知單長期砂漿（試塊）抗壓強度試驗報告長期混凝土配合比通知單長期混凝土（試塊）抗壓強度試驗報告長期混凝土抗?jié)B試驗報告長期商品混凝土出廠合格證、復試報告長期鋼筋接頭（焊接）試驗報告長期防水工程試水檢查記錄長期樓地面、屋面坡度檢查記錄長期土壤、砂

14、漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗報告匯總表長期7隱蔽工程檢查記錄自成一卷基礎和主體結構鋼筋工程長期鋼結構工程長期防水工程長期高程控制長期8施工記錄自成一卷工程定位測量檢查記錄永久預檢工程檢查記錄短期冬施混凝土攪拌測溫記錄短期冬施混凝土養(yǎng)護測溫記錄短期煙道、垃圾道檢查記錄短期沉降觀察記錄長期結構吊裝記錄長期現(xiàn)場施工預應力記錄長期工程竣工測量長期新型建筑材料長期施工新技術長期9工程質(zhì)量事故處理記錄永久自成一卷10工程質(zhì)量檢驗記錄自成一卷檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期分項工程質(zhì)量驗收記錄長期基礎、主體工程驗收記錄永久幕墻工程驗收記錄永久分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄永久（二）電氣、給排水、消防、采暖、通

15、風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程1一般施工記錄施工組織設計長期自成一卷施工交底短期自成一卷施工日志短期自成一卷2圖紙變更記錄-組成一卷圖紙會審永久設計變更永久工程洽商永久3設備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄-組成一卷設備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書長期中的“產(chǎn)品質(zhì)量合格證”歸放于前“5”中的組成一卷設備裝箱單、商標證明和說明書、開箱報告長期設備安裝記錄長期設備試運行記錄長期設備明細表長期4預檢記錄短期4-5組成一卷5隱蔽工程檢查記錄長期6施工試驗記錄-組成一卷電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視末端等測試記錄長期樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽、電話等系統(tǒng)調(diào)試記錄長期變配電設備安裝、檢查、通電、

16、滿負荷測試記錄長期給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、等管道強度、嚴密性、灌水、通水、吹洗、漏風、試壓、通球、閥門等試驗記錄長期電器照明、動力、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣等系統(tǒng)調(diào)試、試運行記錄長期電梯接地電阻、絕緣電阻測試記錄；空載、半載、滿載、超載試運行記錄；平衡、運速、噪聲調(diào)整試驗報告長期7質(zhì)量事故處理記錄永久自成一卷8工程質(zhì)量檢驗記錄自成一卷檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期分項工程質(zhì)量驗收記錄長期分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄永久附表2-4校舍維修文件歸檔范圍一覽表序號歸檔文件保管期限備注1中小學危房改造工程項目申請表長期自成一卷2施工企業(yè)資質(zhì)復印件及工程承發(fā)包合同、施工招投標資料長期

17、3工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長期4有相關資質(zhì)的設計單位設計的維修方案長期5工程使用的主要建筑材料、建筑構配件和設備的進場實驗報告長期6隱蔽工程驗收記錄和工程質(zhì)量評定資料長期7房屋建筑工程質(zhì)量保修書長期8工程竣工驗收人員名單，工程質(zhì)量監(jiān)督部門發(fā)放的建筑工程竣工驗收證明長期9山東省中小學危房改造竣工驗收情況表長期10工程竣工結算資料長期第三節(jié) 管理類檔案一、管理檔案的定義 為提高檔案的使用效益，把學校土地、房屋、場地等各個方面的具體情況集中分類、統(tǒng)計、填寫形成專門用于校舍設施使用管理的一類檔案。二、管理類檔案的內(nèi)容。（一） 學校管理人員一覽表 （詳見附表2-5）（二） 學校建設歷史簡況 （詳見附表2-6）

18、（三） 房屋、土地情況總表 （詳見附表2-7） （四） 房屋基本情況明細表 （詳見附表2-8） （五） 房屋基本情況分幢登記表 （詳見附表2-9）（六） 如上建筑平面示意圖 （詳見附表2-10）（七） 房屋查勘鑒定分幢記錄表 （詳見附表2-11）（八） 房屋修繕分幢記錄表 （詳見附表2-12）（九） 房屋、土地變更情況記錄表 （詳見附表2-13）（十） 房屋使用分類統(tǒng)計表 （詳見附表2-14）（十一）運動場及其他建筑物總表 （詳見附表2-15）（十二）校園總平面圖 （詳見附表2-16）（十三）總體規(guī)劃圖 （同上）（十四）地下管線圖 （詳見附表2-17、2-18、2-19、2-20）（十五）照片

19、 （詳見附表2-21）（十六）其他情況附表2-5本表填寫的基本要求：一、 該表所列人員有調(diào)整者就要反映在表中欄目上，否，可不改動。二、 “年代”欄必須填寫4位數(shù)。如“2005年”填寫“2005”。三、 “備注”欄填寫人員變更后的去向:（如調(diào)離、轉換崗位、退休等）。附表 2-6本表填寫的基本要求：一、 追溯至學校的始建年代，簡述其學校校舍、場地等情況；二、 詳述學校歷年來建設校舍、場地等重大事件中發(fā)展的巨大變 化、社會背景、和有突出貢獻的參與者；三、 簡述學?，F(xiàn)狀。學?，F(xiàn)占地總面積、校舍總面積、場地面積、 綠化面積、規(guī)劃規(guī)模、各功能室的配備（個）面積等情況；四、 為說明情況，可用數(shù)張表格紙?zhí)顚憽?/p>

20、附表2-7填表說明：一、“學校類別”欄按現(xiàn)行規(guī)定，分別填寫“國辦”、“鎮(zhèn)（辦事處）辦”、“村辦”；二、“規(guī)劃規(guī)模”欄填寫教學班個數(shù)。如12個班填寫“十二個班”等字樣，該規(guī)模是學校主管部門研究決定的班額；三、土地情況：“建筑用地”包括建筑物占地、建筑物周圍通道、房前房后的零星綠地，小片課間活動場地，周邊院墻占地和院墻外學校占有土地；“綠化用地”是指成片綠地和室外自然科學園地；“運動場地”包括上體育課、課間操及課外體育活動的成片運動場地；如上三者的劃分：至綠化隔離帶邊沿；否，以路中心為界；四、“總建筑面積”14=10至13之和，=6至9之和；五、“總工程造價”僅指該建筑物決算書中標注的金額總值。不

21、含其他任何與工程相關的費用。六、“房屋建筑面積”的填寫必須是有資質(zhì)的專業(yè)部門鑒定后書面報告的危房級別房屋面積。300600+300七、已知使用面積換算為建筑面積，例如：某一綜合樓建筑面積為1200m2，教學用房使用面積600 m2，辦公用房使用面積300 m2，辦公用房建筑 1200X =400（建筑m2）600600+300教學用房建筑 1200X =800（建筑m2）附表2-8填表說明：一、“NO”后填寫房屋幢數(shù)在本表中的編號。如學校有20幢房屋，須填寫“01、02”等數(shù)字；二、“房屋名稱”根據(jù)用途命名；三、“使用面積”即建筑面積除去構件所占的水平面積即為使用面積；四、“占地面積”即建筑物

22、水平投影面積。對于勒腳、散水、臺階、雨蓬、檐廊、架空通廊等均投水平投影面積計入房屋的占地面積。五、“單方造價”房屋每平方米建筑面積的工程造價；1總建筑面積工程造價X = 單方造價；六、“產(chǎn)權類別”本別為教育、房管、鎮(zhèn)（辦）、村、其他等；七、“備注”欄 1.注寫該幢房屋的基建檔案編號； 2.該房如拆除，注寫“X年X月X日拆除”等字樣；八、本表所注橫標頭“6至10”各欄所填數(shù)之和必須分別等同于表3中“6至15”的合計數(shù)。 附表2-9填表說明：一、“所有權人”一欄以房屋產(chǎn)權證書中的“所有權人”為準進行填寫；二、表中各“xx類別”和“xx面積”以現(xiàn)實為準分別填寫；三、不同“xx類別”和“xx面積”共在

23、一處，可在空白格中橫向劃一線，上下分別填寫相關數(shù)據(jù)，同“類別”和“面積”必須在同一橫線上（下）格中。四、“屋面類別”分為卷材、彩鋼平屋面和平瓦、青瓦、石棉瓦、彩鋼坡面屋面等；五、“內(nèi)粉面積”：內(nèi)墻面積（門窗洞口面積+門窗洞口內(nèi)側面積+頂棚面積面積）踢腳線（墻裙）面積暖氣片正立面積x個黑板面積x塊講臺正立面積六、“建筑平面示意圖”詳見附圖 。附圖2-10繪圖說明：一、 繪圖線要求：（一） 墻體采用粗實線，線寬0.4mm1.2mm；（二） 起止符號用中實線，線寬為粗實線的1/2；（三） 尺寸線、尺寸界線用細實線，線寬為中實線的1/2；二、 自體采用仿宋體，字高3.5mm以上用中實線；三、 以毫米作

24、單位標注軸線和總長尺寸，一般用兩道尺寸線；四、 分別注明各室的用途（可簡寫，如物理實驗室可寫為“物實”）、使用面積、室內(nèi)地坪標高（以米為單位，保留兩位小數(shù)用細實線）、圖名和繪圖比例用粗實線；五、 尺寸數(shù)字用中實線標注在尺寸線的正中位置，數(shù)字高為3.5mm或2.5mm；六、 表明朝向。朝向用指北針符號。圓圈直徑25mm（用細實線）指北針下端寬度3mm。由于客觀上房屋平面形狀的多樣性和圖表的限制、圖幅可靈活美觀的安排，朝向指北針符號所指可分別為“北、東、西、南”。附表2-11填表說明：一、 本表由教育主管部門填寫；二、 各縣（市）、區(qū)在未接到新的文件規(guī)定前，可按照省教育廳一九九二年版本的中小學校舍

25、檔案管理一書中,房屋完損等級評 定標準（P 222P233）執(zhí)行；三、按學校房屋總幢數(shù)分別填寫，一幢房屋用一張表格。附表2-12填表說明：一、 “修繕類別”分為翻修、大修、中修、小修、綜合維修五類；1. 翻修：指全部拆除，另行設計、重新建造的工程；2. 大修：指須拆除部分主體構件，無須全部拆除的工程；3. 中修：指須拆除少量主體構件，保持原房屋的規(guī)模和結構的工程；4. 小修：指及時修復小損小壞的日常養(yǎng)護工程；一般填寫為大修、中修和小修。二、“質(zhì)量情況”參照中小學校舍檔案管理一書附錄10中危險房屋鑒定標準執(zhí)行。分為合格和不合格兩個等級；三、“工程造價”以甲方審定后的乙方抄報的工程決算書金額為準填

26、寫；四、“損壞原因”必須用專業(yè)術語，簡明扼要地填寫。附表2-13填表說明：一、“變更原因”有如下情況：1新建 2擴建 3改建 4拆建 5買賣 6交換 7贈與 8撥用9轉讓 10裁決 11征用 12拆除 13其他二、本表房、地面積發(fā)生增減后，其房屋土地情況總表應隨之調(diào)整；三、“備注”欄注寫確權檔案編號。附表2-14填表說明：一、“間數(shù)”按自然間填寫；二、“使用面積”之和必須與房屋基本情況明細表中的“7”“使用面積”相等。附表2-15填表說明：一、“單位”欄要求即要寫明數(shù)量，又應寫明造價。如：2005年學校共建籃球場2個，總造價200000元，在表上填寫“2/200000”即可。附表2-16學?？?/p>

27、平面圖和總體規(guī)劃圖繪制要求：一、 復印或購買學校1：500比例的地形圖兩張，并按該比例制圖；二、 按圖示要求繪制；三、 總平面圖按照學?，F(xiàn)狀將房屋、道路、場地、大門、院墻、綠 化等水平投影位置情況進行繪制。四、 總體規(guī)劃圖是全面反映學校一切建設完成后校園的平面形狀、建筑物場地的總體布置、道路、環(huán)境綠化等的全部情況。五、 所繪圖紙參照附表2-16中“圖例”制圖。六、 圖紙折疊要求裝訂于管理檔案中。附圖2-17繪圖說明： 1、圖中建筑物、院墻等構筑物參照附表2-16繪制。 2、圖中管線（供、排水等）繪制參照附表2-19繪制。 3、繪圖流程： （1）、根據(jù)現(xiàn)狀繪制栓點圖（參照附表2-18），填寫調(diào)查

28、表（附表2-20）。（2）、對照調(diào)查表和栓點圖按1：500比例繪制管線總圖（草圖）。 （3）、經(jīng)核實無誤后，參照如上圖示繪制總圖。 4、今后，隨著地下管線的變更，隨之在該總圖上及時標注。附圖2-18距離交會法測定圖繪圖要求：一、 選定三個地上永久型特征點，如房屋的墻角；二、 分別測永久性特征點到挖探點的水平距離；三、 按比例將該水平距離尺寸分別繪制到調(diào)查平面示意圖上；四、 永久性特征點到挖探點的距離要在30米以內(nèi)，量距要精確的厘米。交會角要大于30度小于150度。五、 交會方向不得少于三處，以便今后檢查故障；六、 根據(jù)栓點圖隨時修改調(diào)查示意圖；七、 調(diào)查示意圖經(jīng)修改、確定后再正式繪制地下管線總

29、圖。附圖2-19附表2-20附圖2-21填寫說明：一、 本“相片紙”僅存放學校有代表性建筑物的照片；二、 像片紙上為該建筑物的正立面圖像，下為注有該幢房屋號的側 立面圖像；三、 在相片紙存放相片平面位置的四角開口，將相片鑲嵌上，相片上覆放與相片紙等同大小的半透明光滑薄紙；四、 “圖片說明”分別注寫：該圖片房屋使用名稱、建設年代、結構層數(shù)、建筑總面積、正立面（側立面）如該房屋拆除，注寫拆除時間。第三講 校舍檔案收集、歸檔一、校舍檔案收集、歸檔的定義 校舍檔案的收集是按照有關規(guī)定，把分散在有關單位或單位內(nèi)部機構和個人手中的有關校舍設施建設和維護管理中的文件材料通過接收或征集，集中到檔案室，實行統(tǒng)一

30、管理的一項工作。第一節(jié) 學校校舍檔案的收集、歸檔工作一 對零散文件材料的收集（一）由于歸檔制度不健全，執(zhí)行制度不嚴格，不能按正常渠道歸檔而形成的零散文件，對此要及時收集。 （二）由于內(nèi)部機構撤、并，人員更換，易出現(xiàn)零散文件材料，對此要及時清理、歸檔。 （三）更換文件材料、補充后的，應及時收集歸檔。 （四）已收集的校舍檔案不全，需要進行收集、補充、繪制的材料。 （五）學校因布局調(diào)整、撤并，工程停建緩建的要組織力量做好材料的收集工作。二 學校檔案的歸檔要求（一）學校在建設中的項目負責人必須指定專人從項目立項開始到工程竣工驗收使用整個過程中負責收集、保管所有材料。 （二）歸檔時間。一般文件一年為限。

31、工程建設項目可在竣工交付使用后，將有關材料整理歸檔。 （三）所收集的校舍檔案是真實的，不是杜撰的。 （四）歸檔的校舍檔案要完整，每份文件材料頁數(shù)不殘缺、不遺漏。 （五）按規(guī)定文件分類準確、立卷合理。 （六）所建檔案一式兩份，正本（原件）送交主管局，副本（復印件）留學校。 （七）所抄寫的案卷目錄一式四份。其中兩本隨檔案一并送交主管局。學校存入檔案中一份，另一本存放檔案室，供日常查檔案之用。第二節(jié) 縣（市）、區(qū)教育局檔案室校舍檔案的收集工作一、轄區(qū)單位校舍檔案的接收 （一）學校建卷一式兩份，正本（原件）存在教育局，副本（復印件）存在學校。其中重大事件的檔案，如：工程竣工交付使用竣工驗收、房地產(chǎn)糾紛

32、仲裁等應在事件結束后一個月以內(nèi)由向主管局移交。 （二）按規(guī)定盡量多收、收全相關檔案，增加檔案存量。 （三）接受檔案全宗完整。一個學校的校舍檔案應做為一個整體上交。 （四）主管局接收時嚴格檢查檔案的三個“程度”，即：1 內(nèi)容的真實程度。2 內(nèi)容齊全完整的程度。3 整理、排列、編目、抄寫、裝訂的規(guī)范化程度。 （五）案卷目錄隨同檔案一并接收。所填寫內(nèi)容必須和檔案編目一致。（六）根據(jù)“以縣為主”的管理體制，農(nóng)村學校的房屋、土地使用兩證書原件存放于教育局。學校存放二證復印件。 （七）市區(qū)五區(qū)（歷下、市中、槐蔭、天橋、歷城）所轄單位（含教育局）房、地產(chǎn)證復印件建卷后交市教育局（可一袋交證）。（八）接收檔案

33、時根據(jù)學校案卷目錄清點核對無誤后，和送交單位辦理檔案交接收據(jù)。（詳見附表3-1） 二、布局調(diào)整、撤消單位校舍檔案的收集工作。 （一） 撤消學校的校舍檔案，主管局全部接收。 （二） 被撤消學校合并到一個新單位，該單位同時接收被撤消學校的校舍檔案，但應分別管理。將來做為各自獨立的檔案整體由主管局接收。 （三） 對交接學校，主管局派員監(jiān)督移交雙方的檔案移交過程。被移交方填寫移交檔案材料清單一式三份，三方各執(zhí)一份。在該清單中，交接雙方分別加蓋學校行政印鑒，主管局監(jiān)交人和交接方指派的經(jīng)辦人簽字。并辦理相關手續(xù)存檔。附表3-1第四講 校舍檔案整理第一節(jié) 文件材料的整理一 組卷組卷也稱為立卷。即把一個事件具

34、有有機聯(lián)系的文件材料組成卷、冊、盒、夾等工作。（一）確權類檔案的組卷方法1、土地權屬文件一個事件立一卷或多卷（詳見附表2-1）2、房屋權屬文件一幢房屋立一卷或多卷。3、對一幢房屋、一個場地、一幢大門等所屬對象分別按材料間的有機聯(lián)系、材料的性質(zhì)組卷（詳見附表2-2）4、國有土地使用證書和房屋所有權證書分別組卷、一證一卷。（二）基建類檔案的組卷方法1、分別按所屬對象（如某一幢房屋、某一運動場地、某一大門等）組卷。2、所屬對象分別按材料間的有機聯(lián)系、材料的性質(zhì)組卷（詳見附表2-3）（三）管理類檔案、直接按規(guī)定的圖表填繪組卷（詳見附表2-5至2-21）二 卷內(nèi)文件材料的排列（一）重要文件在前，其次文件

35、排在后;（二）同等重要的文件、時間早的在前，遲的在后;（三）正文在前、附件排在后;（四）印件在前，定稿排在后;（五）批復在前，請示排在后;（六）本文在前，復文排在后；（七）確權類檔案同一幢房屋的權屬文件和同一事件的土地權屬文件可分別組卷，但不準從立卷順序上分開;（八）基建檔案中的圖紙（如無圖紙目錄）可按照如下要求排列：1、總平面圖；2、建筑施工圖； 平面圖 正立面圖 側立面圖 剖立面圖1、結構施工圖2、水、電、暖安裝備施工圖（九）管理類檔案，按照表格的規(guī)定順序排列。（詳見附表2-5至2-21）第二節(jié)案卷編目一、案卷編目的定義案卷編目，即對未形成的案卷組卷材料進行目錄的編制。二案卷編目的內(nèi)容案卷

36、編目的內(nèi)容包括標注件號、頁號、填寫卷內(nèi)目錄和備考表、編制案卷封面和編制案卷目錄等。（一）標注件號件號即卷內(nèi)文件的順序號。即用阿拉伯數(shù)字自“1”開始，從前向后逐件標注在文件的右上角，其中，圖紙標注在“標題欄”的右上角。選用黑色鉛筆抄寫。（二）標注頁號頁號均用阿拉伯數(shù)字“1”開始，自前向后抄寫，頁號的位置單面書寫在右下前，雙面書寫的文件正面在右下角，背面在左下角。頁號編寫不含卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)備考表和案卷封面，選用黑色鉛筆抄寫。（三）卷內(nèi)文件目錄的填表要求 詳見附表4-1（四）卷內(nèi)備考表的填寫要求詳見附表4-2（五）卷宗封面的抄寫要求詳見附表4-3（六）卷宗封面和卷盒的抄寫要求詳見附表4-4、4-5、

37、4-6（七）編制案卷目錄的要求詳見附表4-7填表說明： 一、“順序號”一欄填寫文件的件號。 二、“文號”是指文件的編號。如：“濟危改辦字（2005）5號”在該欄如實填全。 三、“責任者”是指發(fā)文單位或個人。如：“濟南市中小學危房改造工程協(xié)調(diào)小組辦公室”字樣要在該欄填寫全稱，不準簡稱。個人如：某領導講話要填寫為“xx單位xxx”，不準只填寫人名。四、“題名”一欄填寫文件的標題，不準簡寫。沒有標題的，必須另擬標題，外加書括號“ ”。五、“日期”一欄填寫文件的形成時間。如“2005年9月9日”省略“年、月、日”寫為“2005.9.9”。六、“頁號”欄填寫每一文件首頁所在頁號。本卷最后一個文件既要填寫

38、首頁號，又必須填寫這個文件最后一頁的頁號，如：首頁是“16”未頁是“26”填寫為“1626”。填表說明：一、“卷內(nèi)情況說明”分別填寫： 1、說明卷內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。由立卷部門填寫。 2、歸檔后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由檔案管理部門填寫。 3、如上應分別簽屬姓名和日期。二、“立卷人”由負責立卷者簽名三、“檢查人”由綜合檔案室檢查者簽名。四、“立案時間”填寫完成卷的日期。填寫說明：一、“全宗名稱”用黑色油墨（郵政局專用）涂學校全稱印章后加蓋本欄中間。二、“類目名稱”用如上要求油墨分別涂“確權類”、“基建類”、“管理類”印章后，加蓋本欄中間。三、“案卷題名”用書寫筆薰碳素墨水以楷體

39、字僅填寫本卷內(nèi)第一個文件的全稱，后加“等”字即可。四、“自年 月至年 月”按本卷內(nèi)文件形成的時間最早至最后時間分別用阿拉伯數(shù)字填寫。五、“保管期限”確權檔案均為“永久”基建檔案和管理檔案一般為“長期”或“短期”。六、“本卷共 件 頁”用阿拉伯數(shù)字填寫。填寫卷內(nèi)文件的總件數(shù)和總頁數(shù)。七“歸檔號”不填寫。（檔案自進綜合檔案室保管，十年后由縣、區(qū)檔案局收管，該欄由收管單位統(tǒng)一填寫）八、“全宗號”全宗，是一個獨立單位（如：教育局或一個學校）在社會實踐活動中形成的全部檔案的總稱。“全宗號”是縣（市、區(qū)）檔案局給教育局檔案單位的編號。學校該欄不填寫，縣（市、區(qū)）教育局對轄區(qū)內(nèi)學校檔案統(tǒng)一編制全宗號。九、“

40、目錄號”針對“管理期限”所建案卷目錄而言，“永久”填寫“1”、“長期”填寫“2”、“短期”填寫“3”。統(tǒng)一用“藍色”筆填寫。十、“案卷號”填寫案卷目錄“案卷號”欄中的順序號。該編號也是卷宗盒“檔號”中的順序號。附表4-5序號檔案分類檔號分類號順序號一二三確權類基建類基建類房屋基建類場地基建類其他建筑物（構筑物）管理類XS01XS02XS0201XS0202XS0203XS0301至9901至9901至9901至99三、分類號和順序號之間用“”（約占3字寬）隔離，即形成“檔號”。如：XS0201 06 順序號（第6卷檔案） 房屋類 基建類 校舍檔案四、“檔案館號”不填寫，由教育局、學校綜合檔案室

41、負責；五、“縮微號”（同上）六、“案卷提名”要求準確揭示文件內(nèi)容和成分。如：“XX學校教學樓（某場地）建筑施工圖”。七、“編制單位”檔案內(nèi)容的編制單位。如：“濟南市建筑勘察設計院”。八、“編制日期”填寫卷內(nèi)文件形成時間，不是現(xiàn)建卷日期。九、“保管期限”和“密級”同前條款所述。附表4-6填寫說明：一、“案卷題名”橫線下由縣（市）、區(qū)教育局檔案室按中、小學鎮(zhèn)（村）辦學校順序填寫學校的“全宗號”。學校自管檔案不填寫。二、“檔號”即按封面上“檔號”編號。確權類、管理類分兩行抄寫，基建類按三行。三、“案卷題名”堅向按照封面上的“案卷題名”抄寫。附表4-7填表說明：一、案卷目錄是以全宗按檔案的保管期限（永

42、久、長期、短期）編制若干本，用于查找和利用檔案的最基本的工具，它是所有檔案案卷的花名冊，是檔案統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。二、校舍學校檔案（用口曲紙注寫“目錄號”粘貼區(qū)分確權類、基建類、管理類案卷的注冊情況）案卷目錄一式四份，學校、教育局各存兩份。其中一本供日常使用，一本隨案卷保存?zhèn)溆谩Ｈ?、隨著基建工程的發(fā)生，產(chǎn)生新的案卷，學校負責對四本案卷目錄按類別及時進行登記填寫。四、“案卷號”是指案卷封皮右下角的“案卷號”。和裝訂圖紙卷皮、檔案盒左上角的“檔號”中的順序號。五、“題名”按案卷封面題名全部抄寫，不準修改，縮減文字。六、“年度”填寫案卷內(nèi)最早和最遲的文件日期。七、“頁數(shù)”填寫卷內(nèi)文件實有數(shù)。八、“

43、期限”按案卷封皮的“保管期限”所在期限填寫。九、“備注”填寫案卷的銷、移出、遺失、殘缺、發(fā)霉、字跡、褪色等方面的情況第五講 校合檔案管理業(yè)務技術第一節(jié) 校合檔案裝訂前的準備工作檔案的裝訂是校合檔案管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)，其具體操作技術是檔案管理人員必須熟練掌握的。一、校合檔案裝訂前卷內(nèi)文件材料的整理（一）去污染。用橡皮等工具清除頁面上所有的污染處；（二）按照卷內(nèi)目錄的編排順序排列有序；（三）取掉資料中的金屬物（訂書釘、回形針、大頭針等）;（四）對破損的資料和尺寸大小不一的材料進行裱糊和整理；1、橫向表格應沿橫表頭粘補長條紙，便于左側裝訂時不壓字。幅面與A4紙相符。2、材料幅面小于A4紙單面有

44、文字的可直接粘于A4紙上，材料幅面雙向有字的要分別對材料的上、右（左）兩邊進行粘貼，其幅面與A4紙相符。3、對于幅面較小的各種建材、五金、交電、化工等材料的出廠證明書、產(chǎn)品合格證等首先進行分類排列，再按其表頭排放粘貼在裝訂線一側，力求做到版面整齊、美觀。4、對折皺、殘破的材料，先用溫水浸過檸去水的白色潔凈純棉布，將折皺部分由中間向四周輕輕展開再壓平。需粘貼的待紙干后再進行粘補。5、粘貼所用紙盡量選用與文件同等顏色、厚度的紙張。加邊粘貼搭接寬度應在2-5mm之間為好。加邊紙的纖維方向應為橫向。（五）不同尺寸的文件材料要折疊、統(tǒng)一幅面；（六）卷內(nèi)材料要整理為下齊、右齊。二 校舍檔案裝訂前的工具材料

45、準備鉤錐、手槍鉆、蠟線（粗、細兩種）、襯條、鋼板尺、裁紙刀、膠水（或白乳膠）、金屬夾（若干個）、磚塊（用紙包裹好）、橡皮、HB黑色鉛筆、書寫鋼筆、炭素墨汁、三角板尺、剪刀專用油墨等。第二節(jié) 校舍檔案的裝訂技術一 房屋所有權證和國有土地使用證的裝訂（一）材料準備1、裝訂前先將二證進行復印，復印中不準漏頁。2、將二證復印件按原證頁碼順序排列，裁邊整齊等同原件尺寸大小。3、將二證復印件折疊方正整后用縫紉機延中縫縫制成冊，形成副本。4、市區(qū)五區(qū)教育局兩證副本（復印件）由市教育局和學校分別存檔。（二）兩證案卷裝訂要求1、用案卷封面做口袋。具體做法詳見附圖5-1脊背粘貼面（反面）20015010 5 10

46、10 5 1025523010 5 10附圖5-1附圖涂黑處裁減掉。順附圖點劃線向反面折疊。附圖上正中半圓可用一元硬幣直經(jīng)的23劃線去掉。附圖點劃線處先用裁紙刀輕輕割一下，便于折疊。不準將點劃線處割斷。附圖下涂黑處去掉使房屋所有權證和國有土地使用證的名稱字樣裸露，一目了然。附圖尺寸為毫米。2、將做好的口袋粘貼面居中粘貼于“卷內(nèi)備考表”處。并用適當重物壓放于口袋上，使其粘合牢固。3、為使卷內(nèi)材料裝訂后左右厚度一致，必須在卷皮裝訂線一側（左邊）內(nèi)加放厚于材料1mm的適量襯條。襯條可用A4紙疊制。長等于A4紙，寬為25mm。4、根據(jù)卷內(nèi)材料厚度，將卷皮左、右側折疊出同樣厚度的脊背。并保證脊背平整、整

47、齊。5、將卷皮內(nèi)襯條少涂適量膠水貼于卷皮封底按“三孔一線”法將襯條和封底用粗線訂于一起，封底裝訂線中孔內(nèi)涂適量膠水，將裝訂線打節(jié)后的多余線頭剪掉后塞入封底中孔內(nèi)，然后將卷皮封面貼于襯條上，外用磚壓實。6、“三孔一線”裝訂法.附圖5-2（1）（3）（2）（三）確權類檔案及基建類檔案的文字、表格材料的裝訂。1、 按照兩證裝訂要求“3”4“5”款和“6”款中的“三孔一線”裝訂要求操作。2、 裝訂后的材料下側，比卷皮下側縮進2mm。3、 檔案盒厚度分別有：20、30、40、50mm，材料建卷裝訂，厚分別為18、28、38、48mm。文字材料建卷厚度38mm為宜。（四）基建檔案中竣工藍圖的裝訂1、竣工圖是施工單位注明施工中構件實際變更情況后的圖紙，其圖紙必須與建筑物相符，并在每一張竣工圖上由施工單位加蓋“竣工圖”印章。2、用案卷皮和其它薄而硬挺的金屬材料制作規(guī)格為20