工程項(xiàng)目檔案管理的主要手段和措施_secret

1、檔案管理的主要手段和措施一、檔案管理目標(biāo)工程項(xiàng)目檔案的價(jià)值使檔案管理在項(xiàng)目管理內(nèi)容中顯得尤為重要，同時(shí)文件檔案控制是ISO9000所要求的一個(gè)基本要素，也是項(xiàng)目管理不可或缺的方面，規(guī)范、有效的檔案管理工作保證了城市建設(shè)檔案的完整性、系統(tǒng)性和國(guó)家有關(guān)規(guī)范和法律要求。二、檔案管理依據(jù)序號(hào)檔案管理法律法規(guī)條例等依據(jù)1中華人民共和國(guó)檔案法 第十一條規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。2中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法第四十五條規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)向城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門報(bào)送有關(guān)竣工驗(yàn)收資料。第六十七條規(guī)定：建設(shè)單位未在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)向城

2、鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門報(bào)送有關(guān)竣工驗(yàn)收資料的，由所在地城市、縣人民政府城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門責(zé)令限期補(bǔ)報(bào)，逾期不補(bǔ)報(bào)的，處一萬元以上五萬元以下的罰款。3國(guó)務(wù)院科學(xué)技術(shù)檔案工作條例 第七條規(guī)定：各單位在對(duì)每一項(xiàng)科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收的時(shí)候，要有科技檔案部門參加，對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件材料加以驗(yàn)收。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料的項(xiàng)目，不能驗(yàn)收。4建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例第十六條規(guī)定：建設(shè)單位收到建設(shè)工程竣工報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理等有關(guān)單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收。建設(shè)工程竣工驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)具備下列條件：完成建設(shè)工程設(shè)計(jì)和合同約定的各項(xiàng)內(nèi)容；有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料；有工程

3、使用的主要建筑材料、建筑構(gòu)配件和設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)試驗(yàn)報(bào)告；有勘察、設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件；有施工單位簽署的工程保修書。建設(shè)工程經(jīng)驗(yàn)收合格的，方可交付使用。第十七條規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集，整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工后，及時(shí)向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案的，責(zé)令其改正，處1萬元以上10萬元以下罰款。5國(guó)家住房與城鄉(xiāng)建設(shè)部城市建設(shè)檔案管理規(guī)定第八條明確指出：列入城建檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收合格后，由城建檔案管理

4、家機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件。第九條指出：建設(shè)單位在取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可組織工程竣工驗(yàn)收。建設(shè)行政主管部門在辦理竣工驗(yàn)收備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)工程檔案認(rèn)可文件。6城市地下管線工程檔案管理辦法（建設(shè)部第136號(hào)令）第十條規(guī)定：建設(shè)單位在地下管線工程竣工驗(yàn)收備案錢，應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交下列檔案資料。（1）地下管線工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖；（2）地下管線竣工測(cè)量成果；（3）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）城市供水、排水、燃?xì)狻崃﹄娏?、電訊等地下管線專業(yè)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交地下專業(yè)管線圖。第十二條規(guī)定：“因建設(shè)單位未移交地

5、下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損害地下管線的，建設(shè)單位依法承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任?！?浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)接收和管理下列檔案： （一）城市建設(shè)工程檔案； 1、工業(yè)、民用建筑工程； 2、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程； 第八條 城市建設(shè)檔案材料形成單位必須按照國(guó)家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)以及辦法的要求收集、整理建設(shè)工程（包括配套工程，下同）檔案，并向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交。 前款所稱建設(shè)工程檔案，包括工程項(xiàng)目前期、施工及竣工所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。工程系那個(gè)木前期管理性文件材料可以移交副本。第九條 建設(shè)單位在申領(lǐng)建設(shè)工程規(guī)劃許可證或者施工許可證前，應(yīng)當(dāng)與工程所在地城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)簽訂建設(shè)工程

6、檔案承諾書。城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期將建設(shè)工程檔案承諾書簽訂情況，報(bào)工程所在地建設(shè)行政主管部門和檔案行政主管部門備案。三、簽訂建設(shè)工程竣工檔案移交承諾書辦理事項(xiàng)簽訂建設(shè)工程竣工檔案移交承諾書辦理機(jī)構(gòu)區(qū)城建檔案館主辦處室業(yè)務(wù)指導(dǎo)科申辦對(duì)象余杭區(qū)行政規(guī)劃區(qū)域內(nèi)各類工程項(xiàng)目的建設(shè)單位和個(gè)人辦理依據(jù)浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法（浙江省人民政府令第217號(hào)）第10條辦理時(shí)限資料齊全后當(dāng)場(chǎng)辦理緊前工作條件辦理資料序號(hào)所需文件領(lǐng)取/辦理部門1填寫建設(shè)工程竣工檔案移交承諾書兩份及建設(shè)工程檔案管理登記表一份（必須加蓋公章）2規(guī)劃許可證復(fù)印件一份（包括附件、附圖）3樁基先行項(xiàng)目提供建設(shè)局批準(zhǔn)文件及規(guī)劃審批圖4需要提

7、供的其他資料567辦理程序窗口辦理四、項(xiàng)目建設(shè)各階段的文件的收集及其責(zé)任單位階 段內(nèi) 容負(fù)責(zé)單位辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證辦理建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)送申請(qǐng)表，和城建檔案管理部門簽訂建設(shè)工程竣工檔案編制及報(bào)送合同項(xiàng)目代建單位項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備、工藝和涉外文件項(xiàng)目代建單位勘察設(shè)計(jì)階段負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定在項(xiàng)目竣工前向項(xiàng)目代建單位移交勘察、設(shè)計(jì)單位項(xiàng)目施工階段施工及分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理，并規(guī)定在項(xiàng)目竣工前向項(xiàng)目代建單位移交施工及分包承包商收集積累項(xiàng)目監(jiān)理檔案文件，并規(guī)定在項(xiàng)目竣工前向項(xiàng)目代建單位移交監(jiān)理單位試運(yùn)行試運(yùn)行過程中文件、資料的收

8、集和積累項(xiàng)目代建單位項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段負(fù)責(zé)收集竣工驗(yàn)收過程的文件施工承包商在竣工驗(yàn)收前匯總各協(xié)作單位收集的相關(guān)檔案資料，并確定需向檔案管理部門移交部分，作好檔案移交的準(zhǔn)備工作項(xiàng)目代建單位五、工程項(xiàng)目檔案管理和備案流程管 理 內(nèi) 容將檔案管理目標(biāo)作為合約條款提出督促協(xié)作單位任命檔案管理負(fù)責(zé)人檔案收集、積累以月為周期檢查各協(xié)作單位檔案管理情況項(xiàng)目檔案的匯總確定需移交城建檔案資料并預(yù)檢檔案移交根據(jù)檔案移交證明及消防、環(huán)保、規(guī)劃等驗(yàn)收證明到建管處正式備案階 段簽約階段項(xiàng)目啟動(dòng)階段項(xiàng)目實(shí)施過程竣工驗(yàn)收前竣工驗(yàn)收后六、專業(yè)化歸檔和備案管理 （一）建立系統(tǒng)、完善的信息網(wǎng)1、根據(jù)性質(zhì)的不同，建立相應(yīng)的信息網(wǎng)絡(luò)，

9、明確聯(lián)絡(luò)人員。保持穩(wěn)定、暢通的信息渠道，保證工程信息能夠準(zhǔn)確、及時(shí)的傳達(dá)到有關(guān)各方。針對(duì)重大的工程技術(shù)問題和災(zāi)害性事故，應(yīng)制定特別的信息傳遞渠道，保證事故發(fā)生后，有關(guān)人員能夠在第一時(shí)刻了解到事故狀況，迅速作出決策。2、全面收集設(shè)計(jì)、施工等有關(guān)的工程信息和資料，通過計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備和手段進(jìn)行信息的同濟(jì)、匯總、整理和存儲(chǔ)。使設(shè)計(jì)者能夠及時(shí)了解到施工狀況，施工者能夠方便的查閱設(shè)計(jì)資料，管理者能夠全面了解工程情況，達(dá)到資源共享，提高信息資源的利用效率，從而提高項(xiàng)目的管理水平。3、建立信息發(fā)布制度。將工程信息進(jìn)行整理和匯編，定期地向招標(biāo)人、使用方、政府職能部門、社會(huì)有關(guān)方面進(jìn)行通報(bào)，接收監(jiān)督。（二）信

10、息及檔案管理的措施 1、組成專門小組負(fù)責(zé)收集工程、技術(shù)信息及竣工檔案的整理組卷歸檔工作。及時(shí)將工程、技術(shù)信息及竣工檔案整理驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)人、工作人員名單、竣工檔案整理工作計(jì)劃、聯(lián)系電話報(bào)項(xiàng)目代建方。2、立卷原則和分工（1）立卷應(yīng)遵循工程文件形成的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（2）一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。（3）工程文件可按建設(shè)程序劃分為：工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分。（4）招標(biāo)人、使用方、施工方負(fù)責(zé)立卷范圍按余杭區(qū)城建檔案館制定的余杭區(qū)建設(shè)工程檔案編制指南執(zhí)行。工程準(zhǔn)備階段，由招標(biāo)人、使用方按項(xiàng)目立

11、卷；實(shí)施階段，由招標(biāo)人、使用人按單位工程立卷的竣工驗(yàn)收文件。由施工方按單位工程立卷：施工及驗(yàn)收記錄、竣工圖。施工單位根據(jù)工程竣工檔案驗(yàn)收小結(jié)提綱的要求，編寫工程竣工驗(yàn)收小結(jié)，施工單位負(fù)責(zé)人簽名，加蓋公章，以備驗(yàn)收。驗(yàn)收后，工程竣工驗(yàn)收小結(jié)交項(xiàng)目代建方。由項(xiàng)目代建方按單位工程立卷：監(jiān)理文件，在施工監(jiān)理中形成的資料檔案十分重要，除部分資料交由施工單位組卷外，均應(yīng)分類裝訂，監(jiān)理文件可先按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段組卷，竣工后移交一套原件給招標(biāo)人、使用方存檔。負(fù)責(zé)嚴(yán)格審核竣工檔案的質(zhì)量。填寫工程質(zhì)量保證資料審查記錄，一式三份，總監(jiān)理工程師簽字后，一份交項(xiàng)目代建方，一份交施工方，監(jiān)理方留存一份。監(jiān)理

12、方工程師審核竣工圖后，應(yīng)在竣工圖上簽字并加蓋監(jiān)理單位公章。監(jiān)理方抽檢材料、測(cè)量檢測(cè)資料和備案需填寫的表格按標(biāo)段另行組卷，其中除材料質(zhì)檢報(bào)告入施工單位檔案外，監(jiān)理單位在工程監(jiān)理工程中所形成的所有資料，如監(jiān)理規(guī)劃、會(huì)議紀(jì)要、月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)等按所管標(biāo)段分類整理裝訂成冊(cè)。（此部分工作根據(jù)招標(biāo)文件以及項(xiàng)目代建合同的要求由項(xiàng)目代建方完成，具體實(shí)施由項(xiàng)目代建方負(fù)責(zé)）（三）項(xiàng)目前期報(bào)建階段檔案資料目錄清單分 類內(nèi) 容備 注項(xiàng)目前期立項(xiàng)文件部分（1）項(xiàng)目建議書及批復(fù)文件（2）可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響報(bào)告、論證及評(píng)估等文件（3）設(shè)計(jì)任務(wù)書及批復(fù)（4）建設(shè)用地選址意見書及批復(fù)（5）國(guó)家土地使用證及地形圖（6）建

13、設(shè)用地規(guī)劃許可證及核準(zhǔn)的地形圖（7）建設(shè)工程規(guī)劃許可證及核準(zhǔn)的總面積、紅線圖設(shè)計(jì)文件和資料文件（1）工程水文、地質(zhì)勘察報(bào)告（2）地質(zhì)圖（3）規(guī)劃設(shè)計(jì)文件（4）方案設(shè)計(jì)（5）初步設(shè)計(jì)和工程總概算（6）施工圖時(shí)機(jī)和工程預(yù)算（7）工程結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)計(jì)算書及說明書施工技術(shù)文件土建部分1、施工技術(shù)文件（1）施工合同（2）施工預(yù)算（3）開工、竣工報(bào)告（4）施工定位測(cè)量記錄、測(cè)量復(fù)核單及成果圖（5）工程質(zhì)量檢查及驗(yàn)收記錄；單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定表等2、施工材料質(zhì)量保證文件（1）原材料匯總表及質(zhì)量證明單、試驗(yàn)報(bào)告（2）施工試驗(yàn)匯總表及試驗(yàn)報(bào)告（3）預(yù)制構(gòu)建件明細(xì)表及合格證、試驗(yàn)報(bào)告水、衛(wèi)部分（1）施工合同（2）施工預(yù)

14、算（3）開工、竣工報(bào)告（4）室外管線測(cè)量記錄（5）功能試驗(yàn)記錄及質(zhì)量評(píng)定（6）隱蔽工程驗(yàn)收記錄（7）材料、設(shè)備明細(xì)表及檢驗(yàn)記錄（8）管線征詢報(bào)告單、管線、設(shè)備報(bào)裝單電力部分通風(fēng)與空調(diào)部分智能化系統(tǒng)部分設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件監(jiān)理文件（1）監(jiān)理規(guī)劃（2）施工進(jìn)度控制類文件（3）施工質(zhì)量控制類文件（4）工程造價(jià)控制類文件（5）工程竣工總結(jié)（6）質(zhì)量評(píng)價(jià)意見報(bào)告項(xiàng)目管理類資料1、招投標(biāo)文件、合同文件類2、項(xiàng)目進(jìn)度控制類3、項(xiàng)目費(fèi)用控制類4、項(xiàng)目材料控制類5、項(xiàng)目質(zhì)量控制類6、項(xiàng)目財(cái)務(wù)類7、報(bào)告總結(jié)類8、信息溝通類竣工驗(yàn)收文件1、工程竣工報(bào)告2、工程決算3、各專業(yè)竣工驗(yàn)收鑒定證書4、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件5、試運(yùn)

15、行相關(guān)文件現(xiàn)場(chǎng)聲像資料1、工程現(xiàn)場(chǎng)原地物、地貌照片、錄像2、建筑物建成后的照片、錄像3、工程建設(shè)重要過程的照片和錄像竣工圖1、平面布置圖2、建筑、結(jié)構(gòu)竣工圖（含樁位布置圖）3、大型設(shè)備基礎(chǔ)竣工圖4、大型設(shè)備基礎(chǔ)竣工圖5、弱電、給排水、智能化、暖通專業(yè)竣工圖6、建設(shè)用地范圍內(nèi)以下綜合管網(wǎng)七、我公司代建過程中需提供的文件實(shí)行“隱蔽工程陽(yáng)光化”制度1、定期信息文件根據(jù)建設(shè)管理服務(wù)工程項(xiàng)目、范圍及內(nèi)容。隨工程施工進(jìn)度向綜合管理部門和業(yè)主報(bào)送建設(shè)管理服務(wù)月報(bào)，其主要內(nèi)容為：施工質(zhì)量情況：原材料質(zhì)量及檢驗(yàn)情況；工程進(jìn)度情況；進(jìn)場(chǎng)施工機(jī)械設(shè)備及勞動(dòng)力動(dòng)態(tài)；合同變更和工程變更情況；工程款支付情況；建設(shè)管理服務(wù)

16、工程情況；工程建設(shè)大事記。2、根據(jù)建設(shè)管理服務(wù)工程進(jìn)展情況的不定期報(bào)告關(guān)于工程優(yōu)化設(shè)計(jì)或變更或施工進(jìn)展的建議；資金、資源投入及合理配置的建議；工程進(jìn)展預(yù)測(cè)分析報(bào)告；合理要求提交的其他報(bào)告；工程分階段驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收建設(shè)管理服務(wù)工作報(bào)告。3、建設(shè)管理服務(wù)過程文件施工措施計(jì)劃批復(fù)文件；施工進(jìn)度調(diào)整批復(fù)文件；項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要文件；其他項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)往來文件；質(zhì)量事故處理文件。4、實(shí)行隱蔽工程陽(yáng)光化制度 在所有隱蔽工程組織驗(yàn)收時(shí)，我們將鋼筋工程、給排水管安裝線路、電氣套管埋設(shè)等全部采用動(dòng)態(tài)攝像的手段全過程記錄，隱蔽工程的影像資料作為管理檔案內(nèi)容存檔。既為后期維修提供依據(jù)，又為隱蔽工程的施工提供了良好的

17、監(jiān)督。八、項(xiàng)目檔案文件質(zhì)量要求1、項(xiàng)目檔案文件應(yīng)具備書面打印文件和電子文件兩種格式；2、字跡清楚，圖樣清晰，圖標(biāo)整潔，簽認(rèn)手續(xù)完備；3、書面材料不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色不宜保存的書寫材料；4、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求；5、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；6、長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除光盤。項(xiàng)目代建單位在組織工程竣工前，提前對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，確保一次移交到檔案部門，并且協(xié)助正式備案，驗(yàn)收內(nèi)容如下：工程檔案是否齊全、系統(tǒng)、完整2、工程檔案是否整理立卷、立卷是否符合城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定3、工程檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確的反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際活動(dòng)4、工程檔案簽章手續(xù)是否完備，竣工圖編制是否符合要求九、檔案移交余杭區(qū)城建檔案館填報(bào)單位余杭區(qū)城建檔案館事項(xiàng)名稱檔案移交類別編號(hào)辦理單位余杭區(qū)城建檔案館辦理地址余杭區(qū)建設(shè)局附房三樓辦理程序建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí)與我館簽訂建設(shè)工程竣工檔案承諾書，在工程項(xiàng)目正式驗(yàn)收合格之日起三個(gè)月內(nèi)將全部工程竣工檔案移交我館，檔案全部移交并審核合格后，發(fā)給建設(shè)工程竣工檔案認(rèn)可意見書和建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收合格證。所需材料本工程項(xiàng)目（包括道路、管線等）施工準(zhǔn)備、施工及竣工三個(gè)階段中所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔