第6章輸出及使用者介面設計

1、第6章 輸出 及 使用者介面設計Prepared by S. F. Chang1簡介 p320 輸出及使用者介面設計是SDLC系統(tǒng)設計階段的第一件任務。 輸出設計著眼於使用者所需的螢幕及列印形式的產(chǎn)出。 使用者介面設計則強調(diào)使用者與電腦的互動，包括輸入設計及程序。2輸出設計(1) p323 輸出的類型 大部分系統(tǒng)輸出是以報表方式列印或是顯示於畫面上。 除了列印及螢幕輸出外，資訊也可以透過網(wǎng)際網(wǎng)路、e-mail、語音輸出、自動傳真系統(tǒng)、電腦輸出縮影膠卷、雷射光碟電腦輸出，及其他特殊方法傳送給使用者。 所需要的輸出類型及技術(shù)通常是在系統(tǒng)分析階段，依據(jù)使用者要求而決定的。 在系統(tǒng)設計階段，你必須設計

2、實際報表、畫面表格，及其他輸出傳遞方法。3輸出設計(2) p323 以網(wǎng)際網(wǎng)路為基礎(chǔ)的資訊傳遞 數(shù)以百萬計的公司使用網(wǎng)際網(wǎng)路來接觸其在全世界的新客戶及市場。 例如 (1)一家企業(yè)可以連結(jié)其存貨系統(tǒng)到其網(wǎng)頁上，以使得此存貨系統(tǒng)的輸出，有如目錄般地顯示在畫面上?？蛻魹g覽其網(wǎng)頁，可以參看項目類別、取得目前價格，及檢查產(chǎn)品是否有存貨。 (2) 提供回答客戶有關(guān)產(chǎn)品或是技術(shù)問題的系統(tǒng)。 電子郵件 (e-mail or electronic messaging) 公司透過e-mail寄送新的產(chǎn)品資訊給其客戶，而財務服務公司使用e-mail來確定線上的股票交易。 e-mail幾乎已代替?zhèn)鹘y(tǒng)的備忘錄或是書面信

3、函。 語音輸出(audio output)可以附加在e-mail訊息中或是以語音片段嵌在Microsoft Word文件中。 許多公司使用自動系統(tǒng)以處理語音交易及提供資訊給其客戶。 自動傳真(automated facsimile)或稱為回傳(fax-back)的系統(tǒng)。4輸出設計(3) p326 電腦輸出縮影膠卷(COM, computer output microfilm)可以抓取文件中的圖像且產(chǎn)生膠片輸出。 雷射光碟電腦輸出 (COLD, computer output to laser disk) 利用COLD科技，紙張文件會被掃描，而其數(shù)位化影像會被存在高密度的雷射光碟媒體上。 輸出的

4、特殊格式 例如: (1) 處理電腦化信用卡交易、列印收據(jù)，及更新庫存記錄的零售銷售點(POS)終端機。 (2) 處理銀行交易並印出存款及提款條的自動櫃員機(ATM, Automatic Teller Machine #) 。(3) 產(chǎn)生高品質(zhì)的圖像，如藍圖、地圖，及電子電路圖的繪圖機。 在今日的互聯(lián)世界中，一個系統(tǒng)的輸出通?？沙蔀榱硪粋€系統(tǒng)的輸入。例如: (1) 在公司內(nèi)，從製造系統(tǒng)所產(chǎn)生的資料將成為存貨系統(tǒng)的輸入。 (2) 公司可能將員工W-2表的報稅資料以電子形式傳送到國稅局的系統(tǒng)中。 5輸出設計(4) p326 雖然數(shù)位科技打開了企業(yè)通訊上的新紀元，但是列印輸出仍是常用的輸出形式，且一些

5、特定考量適用於列印輸出，例如: 收據(jù)， 發(fā)票等。6列印及螢幕輸出(1) p327 雖然很多組織努力想降低紙張及列印報表的使用量，但是很少有公司有辦法將列印輸出完全消除。因為它們易於攜帶，列印報表比較方便，且在某些狀況下甚至是必要的。 (e.g. 許多使用者發(fā)現(xiàn)很難去閱讀畫面上的輸出，所以就印出他們?yōu)榱擞懻摶蚴情_業(yè)務會議所需要的資訊。) 列印輸出也使用於回轉(zhuǎn)文件(turnaround documents)，這些輸出文件隨後將再登錄於相同或是另一個資訊系統(tǒng)中。 (e.g. 你的電話或是水電帳單，也可算是由電話等公司的帳單系統(tǒng)所印出來的回轉(zhuǎn)文件。當你使用此帳單去繳款時，此帳單就被掃描進入公司的應付帳

6、款系統(tǒng)中以記錄你已繳付的帳款。) 7列印及螢幕輸出(2) p327報表 不論是列印出來或在螢幕上看，報表必須具有吸引力且易於了解。 當在設計報表時，非常重要的目標是讓報表符合使用者需要的特定資訊。 依據(jù)使用者的職務功能而定，他們可能需要一個或是多個以下所述之報表 細節(jié)報表(detail report #)對所處理的每筆紀錄，產(chǎn)生一行或是多行的輸出。 列印輸出的每一行稱為細節(jié)行(detail line) 。 優(yōu)良設計的細節(jié)報表應該提供數(shù)字欄位的總計。 (圖6-4 及圖6-5 for 控制欄位、控制分段、控制分段報表) 8列印及螢幕輸出(3) p329 例外報表(exception report

7、#)僅顯示滿足一項或多項條件的紀錄。 當使用者只想要知道可能需要採取行動的紀錄之資訊，而並不需要知道細節(jié)時，例外報表很有用處。 (e.g. 授信經(jīng)理可能使用例外報表以確認過期帳款未繳付的客戶 或是:一份例外報表，它僅包含加班工作的員工，而不是列出所有員工的資訊。 圖6-6 ) 彙總報表(summary report #): 高階管理人有時候要看整體狀況，而不需要詳細內(nèi)容。(e.g. 銷售經(jīng)理可能要知道每一位業(yè)務代表的銷售總額，而不想要每一位業(yè)務代表的每項細節(jié)報表。在此種狀況下，彙總報表就很適用了。 圖6-7)。 一般來說，在組織中愈高階層的人所使用之報表，相較之於低階層員工所使用的報表，包含較

8、少細節(jié)資訊。9列印及螢幕輸出(4) p331使用者參與報表設計 列印報表是傳遞資訊給使用者很重要的方法，所以報表的接收者必須要在所有報表設計之前，加以認可，而不是要等到完成整個報表設計，才做這個工作。 在設計一個報表時，你應該要準備一個範例報表，也就是一個打樣(mock-up)或是雛型，以讓使用者可檢視。此模型應包含樣本欄位值，並要有足夠的紀錄以顯示整個設計特色。 依據(jù)列印輸出的類型，你可以使用文字處理軟體、報表產(chǎn)生器，或是列印空間圖(printer spacing chart)以產(chǎn)生報表打樣。 10列印及螢幕輸出(5) p331 報表設計原則 列印報表必須是具有吸引力、專業(yè)化，及易於閱讀。

9、報表標頭及標尾 每一份報表必須有一個報表標頭及一個報表標尾。 報表標頭(report header)都是出現(xiàn)在報表的最前面，係用以識別此份報表，它包含報表標題、日期及其他必要資訊(e.g. 報表使用單位)。 報表標尾(report footer)則是出現(xiàn)在報表結(jié)束之處，可以包含數(shù)字欄位的總計，及其他結(jié)束報表的資訊。 (圖6-8) 頁首及頁尾 每頁應包含一個頁首(page header)，它是出現(xiàn)在每頁的頂端，它包含欄標題以確認資料。這些標題必須簡短又具備描述能力。除非你知道使用者可以清楚了解其意義，否則不要使用縮寫。 而頁尾(page footer)則是出現(xiàn)在每頁的底部。你可以使用頁首來顯示欄

10、標題，使用頁尾來顯示報表的頁數(shù)。 (圖6-8)11列印及螢幕輸出(6) p331 欄標題對齊方式 (圖6-9)，大部分有經(jīng)驗的設計師比較喜歡 欄標題在文數(shù)字欄位上靠左對齊，而在數(shù)字欄位上靠右對齊(即圖6-9之例4)。 欄距 太擠的報表閱讀困難，太大的欄距則會造成不容易目視判斷資料是否在同一個橫列。各個欄位應該橫跨報表展開，要有一致的間隔，同時在上下左右均要有合度的邊界。 欄位次序 欄位必須依照合理次序的方式來顯示及群組化。 如圖6-8， 在一個商店號碼之後的員工姓名是依照字母次序排列，所以商店號碼是放在最左邊一欄，接著是員工姓名。因為員工的職位與其姓名相關(guān)聯(lián)，所以此二者緊鄰著。 細節(jié)行群組化

11、通常，將細節(jié)行依照其控制欄位來加以群組化是有意義的，例如: 使用部門號碼為控制欄位，個別員工可依部門而加以群組。 12列印及螢幕輸出(7) p333 報表設計議題 比較p332 圖6-8 與 p334 圖6-10。 好的設計標準產(chǎn)生形式一致的報表。當系統(tǒng)產(chǎn)生多份報表時，每一個報表都應該具有相同的設計元件。例如，日期及頁數(shù)都應該印在每張報表頁中的相同位置。在報表中的縮寫也應該保持一致。當要表示一個數(shù)字值時，如果一張使用#,另一張用NO，第三張用NUM，將讓使用者產(chǎn)生混亂。 你應該讓欄標題簡短，但又具有描述性並避免使用非標準的縮寫。在各欄之間使用合理的間隙，可增進閱讀的容易程度。列印欄位的順序及位

12、置應該要合理，總和也要清楚地標示出來。 在報表設計批準後，你必須將此設計以報表分析表加以歸檔，此報表分析表包含欄位、資料類別及長度、報表頻率與分配，及其他註解等資訊。13列印及螢幕輸出(8) p335 設計以文字為基礎(chǔ)的報表 雖然絕大部分報表可選擇各種形式、字體及圖片，以產(chǎn)生誘人佈局的設計方式，但仍有許多資訊系統(tǒng)仍會產(chǎn)生一些以文字為基礎(chǔ)的報表。 以高速衝擊式列印文字為基礎(chǔ)的報表，仍是產(chǎn)生大量報表最快速最經(jīng)濟的方法， 如: 企業(yè)中的薪資或庫存報表，或?qū)W校的註冊名單。 當報表設計師產(chǎn)生或修改文字為基礎(chǔ)的報表時，他們使用一種目前仍然使用良好，稱為列印空間圖的傳統(tǒng)工具。列印空間圖(printer sp

13、acing chart)是畫滿橫條及縱條的方格表，你可以在上面指定列印位置及欄位大小。14列印及螢幕輸出(9) p336 列印量及時間需求 功能強大的雷射印表機是企業(yè)列印的標準配備，因為它提供快速、優(yōu)良列印品質(zhì)，及圖形輸出。 而衝擊式印表機仍然使用於列印多張複印表格輸出，及相當高速的應用中。 雖然列印輸出在許多狀況下是必須的，但是大量的報表也會明顯增加系統(tǒng)的總?cè)〉贸杀?TCO)，因為紙張的購買、列印、儲存，及丟棄都是相當昂貴，且列印出來的資訊很快就會過時。 在完成報表設計後，估計此列印輸出的長度也是相當重要的。15列印及螢幕輸出(10) p337圖6-8中(p332)所示的員工工時報表的報表用

14、紙量計算。 66 每頁列印紙的總可用行數(shù) - 6 上下邊緣留出的行數(shù) - 6 每頁有2名稱行、1空白行、 2欄標題行、和1短劃線行 54 每頁可用的細節(jié)行 3 每個商店有1行短劃線、 1行商店合計、和 1行空白 X 6 共6個商店 18 商店群組標尾行 + 3 每個報表有2行短劃線 和 1行總計 (即報表標尾) 21 標尾行 (群組標尾 +報表標尾) + 380 細節(jié)行(即380位員工) 401 報表行 54 每頁行數(shù) 7.4 列印頁 即 八 頁16列印及螢幕輸出(11) p337 估計列印此報表所需的時間。 雷射印表機是以每分鐘列印頁數(shù)(ppm, pages per minute #)來表示

15、其列印速度。 例如: 以16 ppm的雷射印表機為例，列印八頁的員工工時報表約需30秒鐘。 ( 16 / 8 = 1 / x, x=0.5 (min), 即30秒鐘) 公司也用高速的行印表機(line printers #)，這是衝擊式印表機，通常使用於列印內(nèi)部報表。 衝擊式印表機可以使用多頁複寫的表格來產(chǎn)生多份報表，這對需要產(chǎn)生多份報表複本的公司非常有用。17列印及螢幕輸出(12) p338報表長度的計算 66 每頁列印紙的總可用行數(shù) - 6 上下邊緣留出的行數(shù) - 6 每頁有2標題行、1空白行、 2欄標題行、和1短劃線行 54 每頁可用的細節(jié)行2,100,000 細節(jié)行 54 每頁細節(jié)行數(shù)

16、 38,889 列印頁行印表機來列印這個報表的時間計算 4 每頁列印的標題行數(shù)X 38,889 頁 155,556 列印標題行+2,100,000 列印細節(jié)行 2,255,556 列印行數(shù) 2,000 每分數(shù)列印行數(shù) 1,128 分鐘 = 18.8小時18列印及螢幕輸出(13) p338 以每分鐘16頁(16PPM)的雷射印表機列印 38,889 頁 16 每分鐘頁數(shù) 2,431分鐘 = 40.5 小時19列印及螢幕輸出(14) p339 輸出控制及安全性 輸出必須具備正確、完整、及時，及安全性。公司使用許多輸出控制(output control)方法以維持輸出的完整性及安全性。例如，每個報表

17、必須包含適當?shù)臉祟}、報表號碼或編號、列印日期，及其所涵蓋的時間範圍。報表必須有連續(xù)編號的頁碼，如第mm頁/共nn頁，且報表的結(jié)束必須標示清楚。控制總計及紀錄總數(shù)必須與輸入總和及筆數(shù)相一致。 輸出安全(output security)保護隱私權(quán)且避免組織的專有資料被盜取或是未授權(quán)存取。 首先，列印副本的數(shù)量必須加以限制，並對每一個副本，使用追蹤程序。 使用一些特殊程序以保障輸出結(jié)果只傳送給已被授權(quán)的接收者。20列印及螢幕輸出(15) p339 所有的敏感性報表，例如薪資資料，必須要儲存在安全的地方，機密性報表的每一頁都應該適當?shù)丶右詷耸尽?將敏感性報表、過期報表，及放棄列印的輸出等資料加以切碎處

18、理是很重要的。 在大部分的組織中，資訊科技(IT)部門是負責輸出控制及安全措施的單位。當系統(tǒng)分析師在進行設計、製作，及支援資訊系統(tǒng)時，必須考慮各種安全問題?？赡艿脑?，可使用密碼、保護敏感性資料，及控制使用者存取權(quán)等方法將安全性設計到系統(tǒng)中。 無硬碟工作站(diskless workstation)是一種提供全功能使用者介面的網(wǎng)路終端機，除了某些易於監(jiān)控及控制的特定網(wǎng)路資源之外，限制其資料的列印或複製。21使用者介面設計(1) P341 使用者介面(UI, user interface #)描述使用者如何與電腦系統(tǒng)互動。 使用者介面包含所有影響使用者與電腦雙向溝通的硬體、軟體、螢幕畫面、選單、功

19、能，輸出，及特性。 使用者介面的演進 當開發(fā)舊系統(tǒng)(傳統(tǒng)系統(tǒng)開發(fā))時，分析師一般都是先設計所有的列印及畫面輸出，才再針對要產(chǎn)生的這些結(jié)果設計所須的輸入。 通常，使用者介面主要包含可以讓使用者將命令傳送給系統(tǒng)的程序控制(process control)畫面。此種方式在傳統(tǒng)將輸入資料轉(zhuǎn)變成特定的輸出資訊的系統(tǒng)中運作得很好。22使用者介面設計(2) P342 隨著資訊系統(tǒng)管理的發(fā)展從集中式資料處理演變到動態(tài)及遍及整個企業(yè)的系統(tǒng)，其主要的焦點也隨之改變 從資訊科技部門轉(zhuǎn)移到使用者本身。IT團隊變成資訊科技的提供者，而不是資訊的提供者。 (圖6-16 所示的是將傳統(tǒng)以處理為中心的資訊系統(tǒng)與現(xiàn)代使用者為中

20、心的資訊系統(tǒng)做比較。注意到，以往作為使用者資訊需求的主要介面的IT部門已經(jīng)變成了為其使用者維護及支援系統(tǒng)的系統(tǒng)協(xié)助者。) 在一個使用者為中心(user-centered)的系統(tǒng)中，輸入、輸出，及介面本身的差異並沒有清楚的界線。大部分使用者在每日例行的工作中所面對的是包含各種不同的輸入、畫面輸出，及資料查詢等的混合。23使用者介面設計(3) P342 使用者介面設計需要了解人與電腦的互動及以使用者為中心的設計原則。人與電腦互動 使用者介面是以人與電腦互動的基本原則為基礎(chǔ)。人與電腦互動(HCI, human-computer interaction)描述電腦與使用這些電腦來執(zhí)行與營運相關(guān)工作的人之

21、間的關(guān)係。 廣義的使用者介面，包含必須輸入給系統(tǒng)的所有溝通內(nèi)容或是指令，以及以螢幕畫面顯示或報表列印等形式獲得輸出結(jié)果。24使用者介面設計(4) P344 IBM追溯人與電腦介面的歷史與演進 由使用者在一個黑色螢幕上打入綠色文字的複雜指令開始，再經(jīng)由介紹具有圖形物件及指引設備的圖形使用者介面(GUI, graphical user interface #) ，直到目前介面設計者極力將使用者行為，需求及慾望轉(zhuǎn)譯為透明化的介面(e.g. Virtual Reality)。 介面將以使用者的觀點為基礎(chǔ)而不是基於電腦工程師、程式設計師，或系統(tǒng)分析師。 IBM可用性專家Clare-Marie Karat

22、博士所做的強力陳述中提到:在新的電腦世紀中，客戶不僅是對的，他們更擁有權(quán)益。25使用者介面設計(5) P347Karat博士所述的使用者權(quán)益包括下列十項:角度(perspective) : 使用者永遠是對的。如果在系統(tǒng)使用上有問題，那一定是系統(tǒng)的問題，而不是使用者。 安裝(installation) : 輕易地安裝或卸除軟體或硬體系統(tǒng)，而不會有負面結(jié)果是使用者應得的。 承諾(compliance) : 使用者應得的是一套完全依其承諾運作的系統(tǒng)。 說明(instruction) : 使用者應得的是一套易於使用的說明(使用者手冊、線上或文字導引的輔助，及錯誤訊息)以了解並使用該系統(tǒng)以達成所期望的目

23、標，並從有問題的情況中快速而又優(yōu)雅地回復過來。 控制(control) : 使用者應得的是對系統(tǒng)的控制權(quán)，而能夠在對系統(tǒng)下令時得到系統(tǒng)的回應。 回饋(feedback) : 使用者應得的是一個會對於其所執(zhí)行中的工作及完成工作進度提供清楚、可理解，及正確資訊的系統(tǒng)。26使用者介面設計(6) P348 可靠(dependencies) : 使用者有權(quán)清楚地得知要成功地使用軟體或硬體的所有系統(tǒng)需求。 範疇(scope) : 使用者有權(quán)得知系統(tǒng)能力的極限。 協(xié)助(assistance) : 使用者有權(quán)與科技提供者溝通而在發(fā)出疑慮時獲得體貼且有幫助的回應。 可用性(usability) : 使用者應該是

24、軟體及硬體的主宰而非受其牽制。產(chǎn)品應該能自然而直覺地被使用。 使用者為中心設計的基本原則 IT專業(yè)人士大多數(shù)均同意好的介面設計仰賴以下八個基本原則: 了解基本營運功能 介面設計師必須了解基本營運功能，以及系統(tǒng)是如何支援個人、部門，及企業(yè)達成其目標。整體的目的是設計一個可以幫助使用者完成其工作的介面。 一個好的起始點可能是去分析功能分解圖(FDD，F(xiàn)unctional decomposition diagram #) (p133 圖3-9 )。 27使用者介面設計(7) P348 圖形效益最大化 一個完美設計的GUI可以幫助使用者，很快地學習新系統(tǒng)，並有效地利用此系統(tǒng)完成工作。 了解系統(tǒng)的使用者

25、 系統(tǒng)分析師必須了解使用者的經(jīng)驗、知識，及其技術(shù)能力。 如果能力差距很大，則介面必須有足夠的彈性，以同時滿足初學者及經(jīng)驗豐富的使用者。 以使用者的角度思考 要發(fā)展以使用者為中心的介面，設計師必須學習以使用者的方式來思考，並從使用者的角度來看系統(tǒng)。介面應該採用使用者熟悉的字詞及比喻。 使用雛型 從使用者的角度來看，介面是系統(tǒng)設計的最重要部分，因為這是他們賴以與系統(tǒng)互動的地方。所以，利用模型及雛型的建構(gòu)來徵詢使用者的同意是相當重要的。 你可以用連續(xù)的故事腳本(storyboard)將畫面模型呈現(xiàn)給使用者看，而所謂的故事腳本就是用來顯示出概略畫面佈置與設計的概略圖。28使用者介面設計(8) P349

26、 設計易於了解的介面 使用者介面應該要包含了在使用者與資訊系統(tǒng)之間所有的工作、命令，及溝通。(p350 圖6-21)。 在一個畫面上有太多選項會把使用者弄迷糊，但是太少選項則會增多次級選單的層級而使遊走的過程變得複雜。通常一個好的策略是顯示出最常使用的選項作為預設值，而讓使用者另行點選其他選項。 持續(xù)回饋程序 即使在系統(tǒng)已經(jīng)開始運作之後，監(jiān)測系統(tǒng)使用狀況並請使用者提供建議仍然是非常重要。 建立介面設計文件 你應該為所有畫面設計建立文件，以提供給程式設計師使用。如果你有使用CASE工具或是畫面產(chǎn)生器，應該將這些畫面設計加以編號，並以類似於選單樹狀結(jié)構(gòu)的方式儲存這些設計(p353 圖6-24)。2

27、9使用者介面設計(9) P350 使用者介面設計準則 當你產(chǎn)生使用者介面時，你應該遵循八個基本的準則 著眼於基本目標 使系統(tǒng)設計目標易於完成，而不是讓人將注意力放在介面上。 產(chǎn)生容易使用與記憶的設計。 設計介面以增進使用者效率及產(chǎn)能。 編寫命令、動作，及系統(tǒng)回應要一致且可預期。 減小資料登錄問題(e.g.提供資料驗證檢查)。 讓使用者易於更正錯誤。 建立合理又有吸引力的佈局。30使用者介面設計(10) P352 建構(gòu)易學易用的介面 將所有控制項、按鍵，及圖像都加以標示說明。 如果有使用圖案來表示圖像或控制項，儘量選擇使用者易於了解的圖案，畫面所提示的指令要合乎邏輯、簡單，且清楚。(ref. p

28、352 圖6-23) 顯示選單的所有命令，但是將目前不可使用的命令項目亮度調(diào)暗。 在選單架構(gòu)中，使易於遊走或回到任何一層。 提供增進效率的功能 你應該將功能及子選單項目群組化，成為一個多重階層架構(gòu)或是樹狀架構(gòu)。(ref. p353 圖6-24) 產(chǎn)生依字母排序的選單表列，或是將最常使用的選項放在整個選單表列的最上方。事實上，並不存在廣為接受的選單項目的放置方法，最好的策略是設計一個雛型，再從使用者得到意見回饋。31使用者介面設計(11) P353 提供捷徑給有經(jīng)驗的使用者，以跳過多層的選單。捷徑的建立可以使用熱鍵(Hot Key #)，讓使用者按AIt再加上命令中有加底線的字母。 如果在欄位中

29、大部分的值都是相同，可以將其定為預設值。 使用複製內(nèi)容值的功能，讓使用者在輸入新紀錄的值時，會引入前一筆紀錄中相同欄位中的內(nèi)容值(e.g. 網(wǎng)址的輸入)。 提供快速尋找功能，讓使用者在輸入部分字母時，即可顯示可能內(nèi)容值的表列。 使用者易於得到協(xié)助或更正錯誤 保證隨時可以取得求助資訊。32使用者介面設計(12) P355 提供使用者選擇的線上求助(ref. p355 圖6-26)及內(nèi)文相關(guān)的線上求助(ref. p355 圖6-27) 。 放入聯(lián)絡資訊，例如，負責支援使用者的部門或求助專櫃的電話號碼碼或e-mail地址等。 在使用者刪除資料前，再加以確認，並在使用者不小心刪除資料時，提供回復方法。

30、 使用還原鍵或選單選項，讓使用者可以取消新近執(zhí)行的命令或動作。 當使用者輸入的命令有錯誤時，標示出錯誤部分，並讓使用者可以修改該錯誤部分，而不用重新輸入整個命令。 使用超連結(jié)來協(xié)助使用者，引導他們在線上求助主題中瀏覽。(e.g.MyDocuments中華民國身份証號碼之檢查碼產(chǎn)生方式.doc )33使用者介面設計(13) P356 儘量減少輸入資料問題 提供資料驗證檢查。 顯示事件驅(qū)動訊息及提醒。 當要讓使用者做某些特定工作時，也要顯示一些必要且合適的訊息。(e.g.欲離開系統(tǒng)時,提醒使用者儲存未儲存的資料) 建立預設值的表列，讓使用者可以直接按鍵選擇。 內(nèi)建增強資料完整性的原則。例如，如果使

31、用者試圖輸入新客戶的訂單，則系統(tǒng)在接受此一訂單之前，此客戶必須先被新增。 使用輸入遮罩(input mask)，這是可以讓使用者更容易輸入資料的樣板或是模式。 Microsoft Access 提供標準輸入遮罩給各種欄位，例如，如果使用者輸入小寫字母，則輸入遮罩 LLLLLLL可以將之轉(zhuǎn)換為大寫字母。34使用者介面設計(14) P357 提供回應給使用者 在畫面的合適位置(e.g. 狀態(tài)列)顯示訊息，並且要保持一致。 警告使用者處理時間過長或是有延遲。 讓訊息在畫面停留的時間足夠使用者讀完。 讓使用者知道該工作或是作業(yè)是否完成。 如果控制按鈕是使用圖像或圖形來識別時，當游標在此圖像或圖形上時，

32、要提供文字說明。 使用特殊、易了解，及專業(yè)的訊息。避免使用可愛、神祕，或是模糊的訊息，例如，錯誤不可接受之數(shù)值，或是，錯誤DE4-16。35使用者介面設計(15) P358 建立吸引人的佈局及設計 使用適當?shù)念伾珌韽娬{(diào)畫面的不同區(qū)域(e.g.必須輸入資料的區(qū)域用藍色)避免使用太炫耀或明亮的顏色。 節(jié)制地使用特殊效果。例如，動畫及聲音在某些情況下可能有用，但太多特殊效果也會讓使用者分心或造成困擾。 使用超連結(jié)讓使用者可以跳到相關(guān)議題。(e.g. .MyDocuments中華民國身份証號碼之檢查碼產(chǎn)生方式.doc) 將相關(guān)的物件及資訊群組化。 畫面的密度也是很重要。不要讓畫面看起來太雜亂，保留一些

33、空白的地方是比較有吸引力及易於閱讀的設計。 以一致的方式顯示標題、訊息，及指令，並放置在畫面中的相同位置。36使用者介面設計(16) P358 使用一致的術(shù)語名稱。例如，不要使用刪除、取消，及抹去來表示相同的動作。 確定同一命令總是會產(chǎn)生相同的結(jié)果。 確定相似的滑鼠動作，在整個應用軟體中，會產(chǎn)生相同的結(jié)果。 當使用者輸入的資料填滿一個欄位時，不要自動地移到下個欄位，而要請使用者在每個填入欄位最後按ENTER鍵或是TAB鍵確認所輸入的資料。37使用者介面設計(17) P358 使用熟悉的術(shù)語及圖形 記得使用者是已經(jīng)習慣於: 紅色代表停止; 黃色代表小心; 及綠色代表通行的行為模式。 為每一個選單

34、命令提供由鍵盤輸入的選擇，並使用好記的字母，例如，以開檔(File)使用F、離開(Exit)使用E ，及線上求助(Help)使用H等。 儘可能使用熟悉的命令，例如，剪下、複製，及貼上等。 如果使用者對Windows視窗應用軟體相當熟悉，則可以在介面設計中提供類似視窗的外觀及感覺。 避免複雜的術(shù)語或太專業(yè)性的用語; 相反地，選用在每天企業(yè)營運程序中，就會用的字或是一般使用者都知道的詞彙。38使用者介面設計(18) P359使用者介面控制 設計者可以放入許多控制功能，例如，選單欄、工具欄、對話框、文字框、開關(guān)按鈕、表列框、滾動軸、下拉式表列框、選項按鈕、核選框、命令按鈕、旋轉(zhuǎn)軸，以及日曆控制等。

35、(ref. p359 圖6-29所示)。 在設計啟動畫面時，你可以利用一個主表單作為控制面板。所謂控制面板(switchboard)是使用命令按鈕讓使用者可以操縱整個系統(tǒng)，並在相關(guān)工作的群組中進行選擇。(p361 圖6-31a,圖6-31b )39輸入設計(1) P362 今天，可以使用的主要輸入設備及技術(shù)列於P363 圖6-32中。 垃圾進，垃圾出(GIGO, garbage in, garbage out)是資訊技術(shù)人員非常熟悉的概念，所以他們知道避免問題發(fā)生的最佳時機就是在資料輸入的時候。 輸入設計的主要目的保證輸入資料品質(zhì)、正確，與及時性。 在輸入設計時，你要決定資料將要如何擷取及如何

36、登錄到系統(tǒng)中。 資料擷取(data capture)使用自動化或手動操作的設備來辨認資料，並將之轉(zhuǎn)換成電腦可讀取的形式。 資料擷取設備的例子包括信用卡刷卡機和條碼閱讀機; 資料登錄(data entry)則是以手工方式將資料輸入資訊系統(tǒng)的過程，通常都是以鍵盤或滑鼠點選的方式來進行。40輸入設計(2) P364 輸入設計有以下六個主要目標: (1) 選擇合適的輸入及資料登錄方法、 (2) 減少輸入數(shù)量、 (3) 設計具有吸引力的資料輸入畫面、 (4) 使用驗證檢查以降低輸入錯誤、 (5) 設計必要的原始文件、 (6) 發(fā)展有效的輸入控制。 輸入與資料登錄方法 使用批次輸入(batch input

37、 #)，資料的輸入是在按某一個排定的時程來處理，像是每天、每週、每月或是更長的時間。例如，薪資部門在每週末收集工時卡時，再將它整批(batch)輸入，就是批次輸入。 另一個例子，是在學校中每學期末將學科成績整批輸入。41輸入設計(3) P365 雖然批次輸入可使用於某些特定狀況下，但大部分企業(yè)活動仍然需要線上資料輸入(online data entry #)。 線上輸入方法具有一些重要優(yōu)點，包括資料的即時驗證及可用性。 一種普遍的線上輸入方法是結(jié)合線上資料輸入及自動資料擷取的(如: 大賣場的刷條碼結(jié)帳方式)。 原始資料自動化(source data automation)，此種方法使用像是無線

38、射頻識別標籤(RFID tags )及資料磁條(magnetic data strips)等設備，一些常用的原始資料自動化之例子是: 銷售點系統(tǒng)(POS, point-of-sale #)，這些終端機配備條碼掃描器及磁性讀卡機以輸入信用卡資料。42輸入設計(4) P365 自動提款機(ATM, automatic teller machine #)可讀取銀行提款卡的磁條。 工廠員工使用磁性ID卡，可用以針對某工作的工作時間做打卡紀錄，公司即可正確追蹤生產(chǎn)成本。 醫(yī)院將條碼印在病患的身份手環(huán)上，就可以使用可攜式掃描器收集該病患的醫(yī)療處理資料。 批次輸入與線上輸入互為取捨。 雖然線上輸入提供許多優(yōu)

39、點，它仍然存在一些缺點。例如，除非使用原始資料自動化，否則線上資料輸入比批次輸入要慢且昂貴(*需修改書上課文)，因為這是進行於交易發(fā)生的同時，而通常在這種時候，電腦使用的需求是在最高點。 使用批次或是線上輸入的決策是要依企業(yè)的需求而定。例如，旅館預約就必須馬上輸入與處理，但是旅館可以將他們每月營運狀況以批次處理。43輸入設計(5) P366輸入量 以下準則可以幫忙降低輸入量 只輸入必要資料。 除非是系統(tǒng)所需，否則就不要輸入這筆資料項。 不要輸入使用者可以從系統(tǒng)檔案取得或是透過其他資料加以計算就可以得到的資料。如p367 圖6-34所示，系統(tǒng)產(chǎn)生訂單號碼，並記錄目前日期及時間， 不要輸入不變的資

40、料。如果訂單是在同一天以批次處理，使用者應該只要在此批次作業(yè)的第一個訂單中，輸入一次日期。如果訂單是線上處理的，則使用者可以自動由目前系統(tǒng)日期，獲取訂單日期。 使用代碼。 代碼比它們所代表的資料要短得多，使用代碼輸入可以降低資料輸入時間。44輸入設計(6) P366 設計資料登錄畫面 線上資料登錄最有效方法是填表(form filling)，其方式是在畫面上完成一份與原始文件的內(nèi)容相同或是近似的空白表格。 以下的準則會協(xié)助你設計出易學易用的資料登錄畫面 限制使用者只能存取欲登錄資料之畫面位置。使用者應該只可以將游標放在表格中資料要輸入的地方。 (P367 圖6-34) 每一個欄位都提供描述性標

41、題，顯示出使用者可在哪裏輸入資料及需要的或是最大的欄位大小。45輸入設計(7) P368 如果使用者必須在欄位中，輸入特定格式，就該顯示樣本格式。例如，在畫面上提供指示，讓使用者知道日期格式是MMDDYY 。如果使用者必須輸入?yún)^(qū)隔符號(separators)，例如斜線，則提供範例。最好是使用輸入遮罩，讓使用者只要輸入112705，就可代表2005年11月27日。 每一個欄位都需要一個結(jié)束確認按鍵。按下ENTER或是TAB鍵表示此欄位輸入的結(jié)束。避免設計在欄位被填滿時，就自動跳至下個欄位。使用兩種不同資料輸入程序容易產(chǎn)生混淆。 不要要求使用者在輸入數(shù)字欄位時，在數(shù)字的前面補0。此規(guī)則可能會有例外

42、，可能發(fā)生在輸入日期時，需要在前面補0以表示單位數(shù)的月份或日子，例如06-04-2005。46輸入設計(8) P368 不要要求使用者在輸入含小數(shù)的數(shù)字欄位時，在小數(shù)點之後補0。例如，在含兩位小數(shù)的數(shù)字欄位，當使用者輸入98時，系統(tǒng)即要將之解讀為98.00。只有當小數(shù)點後有非0的數(shù)如98. 76時，才需要輸入小數(shù)點。 顯示內(nèi)定值。讓操作者可以只要按ENTER鍵，以接受此建議值。如果此內(nèi)定值不合適，操作者再加以更改。 當欄位的值在接下來的輸入紀錄中或是整個輸入程序中將會持續(xù)不變時，則將此值定為內(nèi)定值。例如，如果紀錄是依日期順序輸入，則將第一筆交易的日期設為內(nèi)定值，直到輸入新日期為止。47輸入設計

43、(9) P368 顯示欄位可接受之內(nèi)容值的表列，且如果使用者輸入不被接受的值時，則提供清楚的錯誤訊息。更好的方法是提供一個下拉式表列框，其中包含可接受值的表列，讓使用者可以直接加以點選。 提供一個方法，在任何時候都可以離開資料輸入畫面，而不用登錄目前的紀錄(即取消鈕)。ref. P369 圖6-35 提供使用者可以再確認輸入資料正確的機會，可在登錄資料之前，在畫面上顯示某些訊息，例如，是否新增此紀錄?(Y/N)。 提供方法讓使用者可以在表格中的各個欄位間以標準順序，或依自訂的順序移動。 設計畫面格式佈局以匹配原始文件的佈局。48輸入設計(10) P369 允許使用者可以新增、更改、刪除，及查看

44、紀錄。 提供方法讓使用者可以搜尋某特定資訊。輸入錯誤 減少輸入錯誤的次數(shù)可提高資料品質(zhì)。有一種減少輸入錯誤的方法是去除不必要資料的登錄，例如，如果不輸入客戶姓名或是依據(jù)所輸入之客戶ID而自動帶出，就不可能拼錯客戶姓名。相同的，如果項目價格是從主檔案中擷取，而不是由人工輸入，則就不會使用到過時的價格。49輸入設計(11) P370 防止不正確資料的最好方法是使用資料驗證檢查，在資料登錄之前加以確認並更正之。資料驗證檢查(data validation check)利用檢查資料未滿足某些特定條件，則拒絕接受其登錄的方法來提高輸入品質(zhì)。 你至少可以設計八項資料驗證檢查在輸入程序中 順序檢查(sequ

45、ence check)是使用於當資料必須要以某種預定的順序輸入時。例如，如果使用者必須依據(jù)數(shù)字順序輸入訂單，則若有未依序訂單就會出現(xiàn)錯誤。50輸入設計(12) P370 存在檢查(existence check)是使用於強制資料項目。例如，如果員工紀錄需要社會安全號碼，則存在檢查將在社會安全號碼欄位未有適當值時，不允許使用者儲存該項紀錄。 資料類型檢查(data type check)是用以保證資料項目符合所需之資料類型。例如，數(shù)字欄位必須只是數(shù)字或是數(shù)字符號。 範圍檢查(range check)是用以檢驗資料項目，看其內(nèi)容有否落於規(guī)定的最小值及最大值之間。例如，員工每日工作時數(shù)必須是在0到2

46、4之間。 當驗證檢查只是涉及一個最小值或是最大值，而不是兩個數(shù)值都檢查，則稱為界限檢查(limit check)。 檢查薪資金額是否大於0，而沒有規(guī)定其最大值，就是界限檢查的一個例子。51輸入設計(13) P371 合理性檢查(reasonableness check)用以確認數(shù)值是否有問題，但是它不一定是錯的。例如，輸入薪資$0.5及$5,000,000.00都可通過僅要求薪資大於0的簡單界限檢查，然而兩者都有可能是錯的。相同的，每日工作時數(shù)24，會通過0到24的範圍檢查，但是此值似乎是不太可能，所以系統(tǒng)應使用一個合理性檢查來加以檢驗。 驗證檢查(validity check)是用以確定資料

47、項目必須是某些特殊值。例如，(a)一個存貨系統(tǒng)有20個有效的項目種類，則如果輸入項目未滿足這些有效種類之一，則將不能通過驗證檢查。(b)檢驗在訂單中的客戶號碼，是否有一個相對應於在客戶檔案中的號碼，是驗證檢查的另一種類型。(c)因為輸入的值必須參考到另外一個值，此種類型的檢查也稱為參考完整性(referential integrity),如:訂單資料表中之所有的客戶號碼 必須存在於客戶資料表中。52輸入設計(14) P371 組合檢查(combination check)是使用兩個或是多個欄位上，以保證當它們是一起考量時，是一致的或是合理的。即使在組合檢查中的所有欄位都各自通過其驗證檢查，這些欄位值的組合有可能是不一致或是不合理。例如，如果一份訂單中的某一個項目之訂購量，若超過100以上，可適