2022年機(jī)關(guān)檔案管理工作

1、機(jī)關(guān)檔案管理工作 保存歷史 鑒往知來(lái) 服務(wù)現(xiàn)實(shí) 惠及千秋萬(wàn)代第一部分 檔案和檔案的種類(lèi)一、幾個(gè)檔案的概念：1、立檔單位：構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。 2、全宗：一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。3、檔案：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。 二、檔案的種類(lèi)： 1、文書(shū)檔案按年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限的分類(lèi)方法，可繼續(xù)劃分二級(jí)類(lèi)目。2、會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、其他等類(lèi)型。3、基建檔案基建檔案分為辦公房屋、職工宿舍、專(zhuān)用基建項(xiàng)目等。4、 設(shè)備檔案分為車(chē)輛、辦公設(shè)備、專(zhuān)用設(shè)備等。5、聲像檔案可按年度-介質(zhì)分

2、類(lèi)-保管期限的分類(lèi)方案管理。6、 人事檔案參照干部檔案整理工作細(xì)則 進(jìn)行整理。（黨員、團(tuán)員）7 、實(shí)物檔案8、 專(zhuān)業(yè)檔案序號(hào)檔案名稱序號(hào)檔案名稱1信訪檔案10統(tǒng)計(jì)檔案2紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案11山林權(quán)證檔案3訴訟檔案12稅收征管檔案4行政復(fù)議檔案13金融監(jiān)管檔案5社保業(yè)務(wù)檔案14環(huán)保檔案6地名檔案15工商業(yè)務(wù)檔案7婚姻登記檔案16公安業(yè)務(wù)檔案8審計(jì)檔案17國(guó)土資源管理檔案9公證檔案18房地產(chǎn)檔案 各機(jī)關(guān)可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行分類(lèi)管理。（社保、低保、婚姻、林權(quán)、土地管理（土地承包、拆遷、補(bǔ)償?shù)龋┓饰骺h我們已驗(yàn)收的幾家鄉(xiāng)鎮(zhèn)，檔案分類(lèi)有16大類(lèi)。 第二部分 機(jī)關(guān)檔案工作內(nèi)容一、對(duì)本機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行管理1、法律法

3、規(guī)關(guān)于“集中統(tǒng)一管理”的要求 檔案法第十條： “對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！?機(jī)關(guān)檔案工作條例第三條： “各機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的全部檔案均由本機(jī)關(guān)檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理?！?2、實(shí)際工作需要 機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中直接形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案，是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的歷史記錄，是提高本機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，必須由本機(jī)關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員負(fù)責(zé)進(jìn)行綜合管理。 3、機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作人員的基本任務(wù)： 3.1、組織實(shí)施黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案行政管

4、理部門(mén)制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。3.2、制訂本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作計(jì)劃、管理辦法、規(guī)定等。3.3、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則下，根據(jù)本專(zhuān)業(yè)的管理體制，負(fù)責(zé)對(duì)直屬單位和各部門(mén)的檔案工作，以及本機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的各種文件材料（包括文字、圖表、聲像等）的平時(shí)積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.4、負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。3.5、負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)關(guān)的全部檔案及有關(guān)資料實(shí)行綜合管理，積極提供利用，為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國(guó)家積累檔案史料。3.6、根據(jù)國(guó)家和當(dāng)?shù)厝嗣裾囊?guī)定，定期向有關(guān)檔案館移交檔案。3.7、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。二、

5、檔案實(shí)體管理收集 整理鑒定 保管統(tǒng)計(jì) 編目和檢索編研 提供利用和開(kāi)放收集 收集的三個(gè)層次： 一是按照本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔的檔案范圍接收檔案; 二是檔案館對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤消機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作; 三是檔案館對(duì)歷史檔案的接收和征集工作. 具體到一個(gè)機(jī)關(guān),保證文書(shū)檔案收集工作的方法是制定文書(shū)檔案歸檔制度,包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。1、歸檔范圍 根據(jù)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍8號(hào)令前半部分，編制本單位文件材料歸檔范圍： a上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性公文b本級(jí)機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的公文材料c下級(jí)機(jī)關(guān)呈送的報(bào)請(qǐng)類(lèi)公文d同級(jí)或不相隸書(shū)機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨?、歸檔時(shí)間： 一般在第二年6

6、月底之前3、歸檔要求： a 確定歸檔文件的種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù) b 檔案盒封面填寫(xiě),盒內(nèi)文件排列,編頁(yè),目錄及備考;C 盒內(nèi)文件要系統(tǒng)排列,交接時(shí)履行手續(xù);D 字跡材料要符合耐久性要求;E 公文必須是正式的生效的公文如何做好檔案收集工作1、嚴(yán)格按歸檔制度規(guī)定進(jìn)行接收.a 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍 b 部門(mén)立卷歸檔制度2、建立相關(guān)制度加強(qiáng)零散文件的收集a 將文件材料的形成積累納入有關(guān)部門(mén)和人員的責(zé)任制.b 建立外出開(kāi)會(huì)人員帶回材料歸檔制度.c 保證工作變動(dòng)人員手中材料歸檔制度3、明確具體人員職責(zé),保證歸檔文件齊全完整a 通過(guò)公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件,應(yīng)明確由文書(shū)人員負(fù)責(zé)收集.b 對(duì)于各種會(huì)議文

7、件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書(shū)人員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門(mén)移交. c 本單位的綜合性文件,如規(guī)章制度,計(jì)劃,總結(jié),報(bào)表等應(yīng)由文書(shū)人員負(fù)責(zé)收集.一般指不走收發(fā)文程序的文件.d 對(duì)于各部門(mén)形成的文件,應(yīng)由該部門(mén)指定的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門(mén)移交. 整理 整理工作的內(nèi)容 通常分為系統(tǒng)化和基本編目?jī)蓚€(gè)部分。系統(tǒng)化指檔案的分類(lèi),盒內(nèi)文件的排列和檔號(hào)的編制;基本編目原先指編制案卷目錄，現(xiàn)在隨著計(jì)算機(jī)管理檔案的應(yīng)用程度不斷提高，檔案編目部分是通過(guò)在提前設(shè)定好的著錄界面（著錄項(xiàng)目）進(jìn)行檔案的計(jì)算機(jī)著錄完成（形成規(guī)定格式的歸檔文件目錄或案卷目錄）。 整理工作的原則1,充分利用原有的整理基礎(chǔ).2,保持文件之間

8、的歷史聯(lián)系.3,便于保管和利用.文書(shū)檔案整理工作的方法和步驟 1、鑒定 工作包括兩方面的內(nèi)容：放入鑒定工作專(zhuān)門(mén)講述一是是否留存,也就是對(duì)照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內(nèi),從而剔出沒(méi)有保存價(jià)值的文件.二是給留存的文件確定保存期限.這兩部分內(nèi)容的確定都要依據(jù)歸檔范圍和保管期限表.文書(shū)檔案的保管期限有三種:永久、30年、10年。2、分類(lèi) 年度問(wèn)題分類(lèi)法和年度保管期限分類(lèi)法兩種.3、裝訂 裝訂前要先檢查文件的齊全完整,對(duì)不符合長(zhǎng)期保管要求的要采取補(bǔ)救措施,如裱糊,復(fù)制等，采用文件左上方斜角線裝。4、文件排列 采用保管期限年度問(wèn)題(機(jī)構(gòu))法排列5、加蓋歸檔章并填寫(xiě)檔號(hào)章內(nèi)容 一般在文件首頁(yè)上邊的空白處,

9、使用紅印油.6、文件編號(hào) 包括件號(hào)和頁(yè)號(hào),件號(hào)按保管期限年度類(lèi)別的順序大流水編號(hào),填在歸檔文件章內(nèi).7、計(jì)算機(jī)著錄，形成歸檔文件目錄，時(shí)間項(xiàng)采用8位數(shù)字無(wú)間隔錄入.8、文件裝盒 按文件順序裝入,裝滿為止.9、填盒內(nèi)備考表 鑒定 （一）、文書(shū)檔案鑒定工作的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn) 1、文書(shū)檔案鑒定工作的內(nèi)容 包括真?zhèn)魏蛢r(jià)值的鑒定,基層檔案部門(mén)進(jìn)行的鑒定主要是價(jià)值的鑒定。 2、對(duì)照檔案保管期限表確定文件保管期限 檔案的重要程度越高,發(fā)揮的作用越大,它的保管期限越長(zhǎng).根據(jù)國(guó)家檔案局2006年8號(hào)令規(guī)定,文書(shū)檔案的保管期限分為永久和定期.具體可參看8號(hào)令。會(huì)計(jì)檔案保管期限執(zhí)行安徽省會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定。重大建設(shè)項(xiàng)

10、目檔案按照國(guó)家重大檔案建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表執(zhí)行。等等。 （二）、文書(shū)檔案鑒定工作的方法和步驟 1、文書(shū)檔案鑒定工作的方法 就是鑒定人員用直接鑒定的方法逐件逐張地從文書(shū)檔案的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面審查。第一步,在文件歸檔時(shí)確定是否屬于歸檔范圍,剔除一部分沒(méi)有保存價(jià)值的文件,由文書(shū)處理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)一、二年后銷(xiāo)毀;第二步,對(duì)歸檔文件確定其保管期限,即確定歸檔文件的生存期,這一階段的鑒定工作由文書(shū)人員具體實(shí)施;第三步,到一定年限后對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行復(fù)審.復(fù)審主要采取兩種形式,即移交復(fù)審和到期復(fù)審.2、到期檔案的復(fù)審工作（即鑒定銷(xiāo)毀） 原則：審查從細(xì),留存從寬組織：由鑒定小組成員共

11、同進(jìn)行,小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),檔案員和相關(guān)職能部門(mén)的兼職檔案員組成.方法：直接鑒定,以件為單位,根據(jù)文件內(nèi)容逐件、逐頁(yè)的進(jìn)行審查鑒定.依據(jù)：各類(lèi)檔案的保管期限表 銷(xiāo)毀： a 檔案銷(xiāo)毀手續(xù):對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確已失去保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案,應(yīng)登記造冊(cè),編制銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字批準(zhǔn)后再銷(xiāo)毀. b 檔案銷(xiāo)毀方法:銷(xiāo)毀檔案與銷(xiāo)毀清冊(cè)登記內(nèi)容核對(duì)無(wú)誤后,到指定地點(diǎn),二人以上監(jiān)督核銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)審批表上簽字.保管 檔案保管工作的具體任務(wù)： 防止檔案的損壞、延長(zhǎng)檔案的壽命、維護(hù)檔案的安全。就是要求檔案的保管既要有符合條件的場(chǎng)地、裝具、也要有符合的保護(hù)措施“八防”（防盜、防光、防高溫、防火、防潮

12、、防塵、防鼠、防蟲(chóng)）。 統(tǒng)計(jì) 包括檔案和檔案工作的基本登記以及綜合統(tǒng)計(jì)研究?jī)刹糠謨?nèi)容。具體有：檔案的接收、移出、整理、鑒定、保管、利用情況的登記以及檔案機(jī)構(gòu)和人員、檔案專(zhuān)業(yè)教育等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專(zhuān)門(mén)統(tǒng)計(jì)。好檔案統(tǒng)計(jì)工作，首先要在平常工作中做好登記工作。主要是指就是歸檔文件目錄，檔案移出、接收登記簿，檔案銷(xiāo)毀登記簿，案卷目錄登記簿，檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編（檔案總登記簿+檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表），檔案利用效果登記表，檔案復(fù)制摘抄登記，檔案利用登記簿等等。其次是統(tǒng)計(jì)的設(shè)計(jì)工作。檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編編制樣式： XXXX機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編文書(shū)檔案基建檔案會(huì)計(jì)檔案年度永久30年10年永久長(zhǎng)期永久15年2

13、00120022003編目和檢索 三個(gè)環(huán)節(jié)：檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄（放入電子檔案著錄講解）編制檢索工具具體的檢索查找過(guò)程編制檢索工具傳統(tǒng)檢索工具：案卷目錄、案卷文件目錄、歸檔文件目錄，還有一些專(zhuān)題目錄如：人名索引、文號(hào)索引等。介紹性檢索工具：全宗介紹、專(zhuān)題指南、檔案館指南。 全宗介紹的編制是以文章敘述的形式，較為全面、概括的揭示檔案館（室）某一全宗情況的一種檢索工具。主要內(nèi)容包括：立檔單位與全宗的簡(jiǎn)要?dú)v史，全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分介紹。立檔單位的簡(jiǎn)要?dú)v史：?jiǎn)挝幻Q、組建情況、成立時(shí)間、地點(diǎn)、性質(zhì)、任務(wù)與職能、隸屬關(guān)系、所轄區(qū)域、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及職能、主要負(fù)責(zé)干部姓名及變化情況、經(jīng)歷的重大事件、執(zhí)行的

14、特殊任務(wù)以及機(jī)構(gòu)變動(dòng)情況。全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分介紹：這部分是全宗介紹的核心，直接關(guān)系到整個(gè)全宗介紹的編寫(xiě)質(zhì)量。其內(nèi)容包括檔案來(lái)源、產(chǎn)生時(shí)間、數(shù)量、內(nèi)容、成分、可靠程度、利用價(jià)值等。編寫(xiě)時(shí)要求簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)，敘述準(zhǔn)確，力爭(zhēng)材料客觀，比較完整、系統(tǒng)的報(bào)道文件的內(nèi)容與成分，便于查閱利用。 例：昌吉縣委宣傳部全宗介紹.doc編研 是以館（室）藏檔案文獻(xiàn)為主要物質(zhì)對(duì)象，以主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息內(nèi)容，滿足社會(huì)利用為主要目的，在深入研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按專(zhuān)題對(duì)檔案文件進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為不同形式的編研成果的一種專(zhuān)業(yè)工作。這一部分的具體工作主要有：編研題目的選定即選題，編研素材的查選即選材，

15、檔案材料的考訂、加工與編排，編研成果中輔助材料的編寫(xiě)，檔案編研成果的審核，編研成果的出版和傳播。檔案編研工作在整個(gè)檔案事業(yè)中有重要意義。它是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的有效方式，是提高檔案館（室）工作水平的一個(gè)重要途徑，是保護(hù)檔案原件，并使檔案內(nèi)容長(zhǎng)遠(yuǎn)流傳的有效措施。大事記的編寫(xiě) 大事記是按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要地記載一定歷史時(shí)期的重大事件和重要活動(dòng)的檔案參考資料。大事記一定要客觀、真實(shí)，實(shí)事求事，應(yīng)按大事發(fā)生的時(shí)間先后順序記載。大事記的結(jié)構(gòu)主要有大事記述和大事時(shí)間兩部分組成。 例：英德市大事記.doc大事記的選材范圍 本單位黨政部門(mén)召開(kāi)的重要會(huì)議； 本單位黨政領(lǐng)導(dǎo)參加的重要會(huì)議； 本單位重要的決定、決議、

16、規(guī)劃、部署； 本單位機(jī)構(gòu)、人事等的變動(dòng)，人員任免、獎(jiǎng)懲； 本單位完成的重大工作任務(wù)或科研成果； 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位的重要指示和檢查活動(dòng)； 本單位范圍內(nèi)發(fā)生的重大災(zāi)害、事故； 本單位參加的外事活動(dòng)； 其他重要事件。建立大事記錄制度 為了順利開(kāi)展編寫(xiě)大事記的工作，應(yīng)當(dāng)建立大事記錄制度。做到大事件件不漏、內(nèi)容真實(shí)可靠，文字簡(jiǎn)明扼要，表達(dá)準(zhǔn)確無(wú)誤。各單位應(yīng)指定專(zhuān)人記錄，部門(mén)配合收集，制發(fā)記錄本卡，年終系統(tǒng)整理，裝訂存檔備查。 組織機(jī)構(gòu)沿革的編寫(xiě) 組織機(jī)構(gòu)沿革應(yīng)包括目的、內(nèi)容、范圍以及結(jié)構(gòu)形式等，大致可由五部分組成。 （1）序言；（2）機(jī)關(guān)歷史概況；（3）組織變革情況；（4）工作成就；（5）附錄。 例：華

17、東冶金學(xué)院組織機(jī)構(gòu)沿革.doc 序言：根據(jù)組織沿革的功能，所寫(xiě)的序言，其目的是為了便于對(duì)組織沿革的使用，使它起到指導(dǎo)和查考作用。因此，它應(yīng)包括的內(nèi)容是：（1）說(shuō)明編寫(xiě)的目的和用途；（2）編寫(xiě)的體例；（3）材料的來(lái)源和可靠程度；（4）基本內(nèi)容的介紹或評(píng)述；（5）其他需要交待和說(shuō)明的問(wèn)題。 機(jī)關(guān)歷史概況：（1）本機(jī)關(guān)建立（含合、并、撤）及更名的時(shí)間斷限和變化的原因；（2）本機(jī)關(guān)當(dāng)時(shí)的辦公地點(diǎn)及其變更；（3）本機(jī)關(guān)的性質(zhì)、職能（職權(quán)范圍）及任務(wù)；（4）管轄的地區(qū)范圍及轄屬機(jī)構(gòu)的情形；（5）本機(jī)關(guān)的黨、工、團(tuán)組織設(shè)置及變化情形。 組織變革情況：主要說(shuō)明內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、直屬單位的沿襲和變動(dòng)，以及機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)成員

18、變化情況。（1）機(jī)構(gòu)名稱變化示意；（2）按年或按問(wèn)題或按機(jī)構(gòu)的變動(dòng)編列程式，明確反映機(jī)構(gòu)、人員的歷史發(fā)展?fàn)顩r；交待清楚機(jī)構(gòu)的起止時(shí)間和職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系；（3）主要領(lǐng)導(dǎo)成員的更替和蟬聯(lián)情況，并按任職先后排列，注明任期；（4）人員編制情況。 工作成就：簡(jiǎn)明扼要地綜述本機(jī)關(guān)成立以來(lái)所取得的重大成就和事業(yè)發(fā)展情形。 附錄：主要附錄能補(bǔ)充組織沿革內(nèi)容的有關(guān)資料，如組織系統(tǒng)圖表、主要數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、本機(jī)關(guān)單位的有關(guān)章則。 提供利用和開(kāi)放 開(kāi)放尺度的把握 檔案法規(guī)定，檔案館保存的檔案，向社會(huì)開(kāi)放有三種期限：1、國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開(kāi)放；2、凡事經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、技術(shù)等類(lèi)檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于30年；3、涉及國(guó)防、外交、公安、國(guó)家安全等國(guó)家重要利益的檔案，可自形成之日起滿50年向社會(huì)開(kāi)放。 中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例 各級(jí)檔案館列為政府信息公開(kāi)場(chǎng)所 各級(jí)機(jī)關(guān)、部門(mén)也應(yīng)按照條例要求，做好信息公開(kāi)工作。 第三部分 如何做好機(jī)關(guān)檔案工作1、建立健全檔案工作機(jī)構(gòu)；