2012新標準公文排版的制作技巧

1、 # 運用Word2003制作2012新標準公文排版的技巧在稅務機關公文擬制中，公文格式是由全國稅務機關公文處理辦法（國稅發(fā)201292號）和黨政機關公文處理工作條例（中辦發(fā)201214號）以及黨政機關公文格式（GB/T9704-2012國家標準）加以規(guī)范，此辦法和工作條例對稅務機關公文的公文種類、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制、發(fā)文辦理、收文辦理等作了詳細的規(guī)定。那么在公文的擬制過程中，如何運用Word2003制作符合規(guī)定要求的公文，本文結(jié)合工作實踐談一些粗淺的經(jīng)驗。一、頁面設置：公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，尺寸為210mmx297mm,公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm1mm,

2、公文用紙訂口（左白邊）為28mmlmm，版心尺寸為156mmx225mm（不含頁碼）。1.紙張選擇。啟動Word2003后,在“文件”菜單中打開“頁面設置”命令,在“頁面設置”對話框,選擇“紙張”在“紙張大 小”中選A4（如圖一）;0頁邊距銀張版式文檔網(wǎng)格紙張大小:A4寬度血：挖厘卅高度（1）:|29.7厘釆紙張來源首頁:苴他頁迫：MainFaperTrayMainFaperTray2.版心設置。打開尺寸數(shù)值“上”為3.7厘圖一：紙張設置頁邊距”，按照頁邊設置要求，“頁邊距米、下”|為妾5|厘米；“左”為2.8厘米、“右”為2.6厘米；“裝訂丁線”設為0厘米、“裝訂線位置”為“左”;此數(shù)值設定

3、即可實現(xiàn)版心尺寸J56mm_x應用于;；整篇文檔*打印選項（X）225mm（不含頁碼）的標準（如圖二）CC方向”選“縱向”。按確定取消J #編上3.頁腳設置。打開“版式”標簽，在“節(jié)”中“節(jié)的起始位置”選擇“新建頁”；“頁眉和頁腳”中選擇“奇偶頁不同”；在“距邊界”中選擇“頁腳”設定數(shù)值為2.8厘米；“頁面”的“垂直對齊方式”選“頂端對齊”（如圖三）。這樣可實現(xiàn)“頁排在公文版心下邊緣距版心下邊緣7mm的排版要求。具體操作：選擇“插入”菜單中的“頁碼”命令，打開“頁碼”對話框，在“位置”中選“頁面底端（頁腳）”、“對齊方式選“外側(cè)”（Word2007則選“頁面底端”下的“普通數(shù)字3”）,若第一頁

4、需要顯示頁碼則選擇“首頁顯示頁碼”，點擊“確定”，則在頁腳位置出現(xiàn)頁碼，其中單頁頁碼居右，雙頁頁碼居左（如圖四）。 # 頁碼質(zhì)面底端血腳5對齊方式（A）:怪側(cè)位置（）：數(shù)字格式&O起始頁碼）:包含章節(jié)號I童節(jié)起貽樣式（H|礙f懊用爭隔符朗：卜鏈那IT1-A頁碼編排續(xù)前節(jié)|0首頁顯示頁碼i格式迥X頁碼格式 圖四：插入頁碼（首頁是否要顯示頁碼根據(jù)公文要求選擇）在文檔中雙擊頁碼，頁碼數(shù)字所在文字框生效，把光標放在數(shù)字之前（注意：一定不要刪除或改寫這個數(shù)字），按“Ctrl+Alt+”（數(shù)字鍵盤右上角的減號鍵），插入符號“”，同樣在數(shù)字后面也插入“”。選中頁碼數(shù)字和長劃線，設置字體為“宋體”、字號為“4

5、號”（如圖五）。字體字體字符間距迅|文字效果QD中文孚體匯:西丈字體（Z）：TimesNewFlom：=ltl常規(guī)傾斜-加超傾斜自動VV所有文字字體額色下劃線線型覚,著重號亠i-無）.奴刪除綣1空心破上標（I）陽文下標陰文迪效果預覽ZH型丈寫字母（M）全部丈寫字母（A）隠就文字QD微軟卓越AaBbCc這是一種TrueType字體i同時適用于屏聲和打印機口圖五：頁碼字注意輸入法中的全角/半角開關，保證錄入的頁碼數(shù)字為半角或通過“格式”菜單中“更改大小寫”選擇為“半角”（如圖六）；圖六：頁碼半角設置然后選擇“格式”菜單中的“段落”命令，打開“段落”對話框，在“縮進和間距”標簽中分別將“縮進”“左”

6、、“右”設為1字符”點擊“確定”，完成頁碼設定（如圖七、圖八）。圖七：單頁頁碼設置圖八：雙頁頁碼設置4.字數(shù)和行數(shù)的規(guī)定：文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習慣書寫、排版）。一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心，特定情況可以作適當調(diào)整。如無特殊說明，公文格式各要素的字體和字號一般采用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調(diào)整。如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。具體設置：打開“頁面設置”，選“文檔網(wǎng)格”標簽，點擊“字體設置”（如圖九），頁邊距版式:紙張文字排列方向：遂平囚分別在“中文字體欄數(shù)物：1網(wǎng)格o無網(wǎng)格O貝指定行網(wǎng)格0字符數(shù)毎行：行數(shù)毎頁

7、（）.：、中選“指定行和字符網(wǎng)格0）O文字對齊字符網(wǎng)格（X）28C忑-迥:跨度：15.8磅*匚使用默認跨度遢:圖力122zC（1-29）跨度：28.95廉C仿宋GB3212”、“西文字體|”選TimesnewRoman”、字形”選“常規(guī)”、字號”選“3號”（如Q垂直適 # # # #圖十），設潼世以4取消 # # # #圖十：字體設置 然后點擊“確定”返回“文檔網(wǎng)格”標簽；選擇“網(wǎng)絡”下的“指定行和字符網(wǎng)格”,在“字符”下“每行”設為28、“行”下“每頁”設為22；“文字排列”中“方向”為“水平”、“欄數(shù)為1；在“預覽”中“應用于”選“整篇文檔”點擊“確定”完成設置（如圖十一）。二、公文格式：

8、份號：用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。密級和保密期限：用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行，標注為“密級保密期限”保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。緊急程度：用3號黑體字，頂格編排在公文首頁版心左上角第三行。發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm。發(fā)文機關標志使用小標宋體字，顏色為紅色。利用文本框能方便、準確設置發(fā)文機關標志。選擇“插入”菜單下的“文體框”插入一個“橫排”的文本框。在出現(xiàn)的文本框中輸入發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，選擇“字體”為“小標宋”，“字號”

9、選擇合適字號，顏色為“紅色”選“兩端對齊”；然后雙擊文本框，進入“設置文本框格式”對話框，選定“顏色與線條”標簽，在“線條”下“顏色”中選“無線條顏色”（如圖十二）；在在“版式”中選“浮于文字上方”，“水平對齊方式”選“居中”，點擊“高級”進入“高級”設置（如圖十四）。在“a邊距”；“垂直對齊”中“絕對位置”選“頁邊距”在“下側(cè)”中填入數(shù)據(jù)3.5cm。圖十五選定“文本框”標簽,在“內(nèi)部邊距”中的“上”、“下，、“左”“右”皆填0（如圖十六）。這樣就滿足了“發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm”的要求。發(fā)文字號下紅色分隔線的設置。打開“繪圖”工具欄，繪制一條直線。雙擊這條直線打開“

10、設置自選圖形格式”在“顏色與線條”下“線條”選顏色為“紅色”、“虛實”選“實線”，其它根據(jù)需要設置（如圖十七）；再打開“大小度設為15.6厘米（如圖十八）確定II取涓X設置自選圖形格式、寬設置自選圖靈格式額色與線條天不版式網(wǎng)站 # # # #尺寸和旄轉(zhuǎn)縮放咼度01）:0厘米100%寬度）:15.6厘米寬度叫：100%A在“版式”中原貽尺寸高度：鎖定縱橫比相對原汨圖片丈?。≧） 方式”選“居中”然后點擊“高級”，在彈出的“高級版式”中話框中點擊“圖片位置”，在“圖片位置”中“水平對齊”的“對齊方式”選“居中”、“相對于”選“頁邊距”，“垂直對齊”中“絕對位置”選“段落”、“下側(cè)”輸入0.8mm（

11、因字間距的因素，要達到版頭中的分隔線距發(fā)文字號之下4mm,經(jīng)測試以0.8mm的設置可以達到要求，具體根據(jù)實際可以自己測試設置，如圖十九）。圖十九版記中的分隔線設置與發(fā)文字號下紅色分隔線的設置相同。只是線的粗、細等有區(qū)別，操作大同小異。發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“”標注；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號

12、和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，與發(fā)文字號平行，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字標注。正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文，使用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；標題一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。對于經(jīng)常擬制公文的同志來說，在設置完紙張、頁邊距、版式、文檔網(wǎng)絡后，可以選擇“頁面設置”對話框左下角的“默認”按鈕，出現(xiàn)提示：“是否更改頁面的默認設置？此更改將影響所有基于NORMAL模板的新文