石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊

1、中國石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊PAGE PAGE 2中國石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊（2010版）辦 公 廳二一一年二月前 言近年來，集團(tuán)公司檔案工作牢牢把握服務(wù)企業(yè)發(fā)展的宗旨，充分發(fā)揮實體保管利用和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能，緊緊抓住體制機(jī)制建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和信息化建設(shè)主線，在服務(wù)企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，檔案管理水平有了較大提高。但在檔案工作中也存在理念不一、標(biāo)準(zhǔn)不一、發(fā)展不均衡等一系列問題。為更好地服務(wù)建設(shè)綜合性國際能源公司的發(fā)展戰(zhàn)略，實現(xiàn)集約化、專業(yè)化、一體化的管理要求，迫切需要對檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范、規(guī)章制度進(jìn)行整合和修訂，全面提升檔案管理與服務(wù)水平。為此，辦公廳組織制定了集團(tuán)公司檔

2、案管理手冊。這部手冊是集團(tuán)公司檔案工作完整制度體系的重要組成部分，共分三部分。第一部分集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定，是檔案工作的綱領(lǐng)性文件，側(cè)重規(guī)范企業(yè)及檔案管理者應(yīng)遵循的檔案工作準(zhǔn)則和檔案業(yè)務(wù)工作的基本原則；第二部分檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范，規(guī)定檔案的分類、標(biāo)識和著錄規(guī)則，并按照收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程展開，側(cè)重規(guī)范檔案人員的業(yè)務(wù)行為；第三部分檔案信息化規(guī)范，適應(yīng)檔案工作發(fā)展，側(cè)重規(guī)范歸檔電子文件管理和檔案數(shù)字化。三部分內(nèi)容緊密聯(lián)系，互為一體，確保檔案管理的各項工作有章可循。在手冊制定過程中，編者認(rèn)真分析檔案工作從實體管理向信息資源管理轉(zhuǎn)變的新形勢，總結(jié)概括了集團(tuán)公司檔案工作的成熟經(jīng)驗和創(chuàng)新成果，借

3、鑒吸收了檔案管理新的理念和模式。首先，確立“收集是檔案工作的第一要務(wù)”的理念。歸檔范圍確認(rèn)制與備案審批制，既是對實踐經(jīng)驗的總結(jié)，也是收集工作的創(chuàng)新發(fā)展，為文件材料的歸檔齊全提供了制度保證。其次，確立“整理盡可能簡化”的理念。整理最直接的目的和意義是為了有效地找到館藏的每一份文件，檔案信息化為此提供了有力保障。因此，手冊在分類上合并大類，取消部分二級類目和全部三級類目，簡化檔號編制規(guī)則，正是這一理念的具體體現(xiàn)。第三，確立“信息資源管理”的理念。重點(diǎn)加強(qiáng)對信息技術(shù)總體規(guī)劃中各業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔電子文件的管理，手冊專門就歸檔電子文件格式、元數(shù)據(jù)和檔案數(shù)字化進(jìn)行規(guī)范。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)固化手冊內(nèi)容，使信息

4、資源管理不再停留在理念層面，而在實際中發(fā)揮作用。此外，核心檔案管理、內(nèi)容管理、變保管為保護(hù)等理念，在手冊中都有較為充分的體現(xiàn)。因此，手冊不僅具有重要的現(xiàn)實意義，更具有檔案工作發(fā)展的前瞻性。實踐表明，相對于解決業(yè)務(wù)問題、管理問題而言，更新思想觀念更為重要而迫切。從制度層面引導(dǎo)檔案工作的發(fā)展，制定一套好的制度固然重要，在實踐中踐行好各項制度才是最終目的。目 錄 TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc271630754 前 言 PAGEREF _Toc271630754 h 1 HYPERLINK l _Toc271630755 目 錄 PAGEREF _Toc271630

5、755 h 2 HYPERLINK l _Toc271630756 第一部分 檔案管理規(guī)定 PAGEREF _Toc271630756 h 3 HYPERLINK l _Toc271630757 中國石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定 PAGEREF _Toc271630757 h 3 HYPERLINK l _Toc271630758 第二部分 檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范 PAGEREF _Toc271630758 h 7 HYPERLINK l _Toc271630759 檔案分類規(guī)則 PAGEREF _Toc271630759 h 7 HYPERLINK l _Toc271630760 檔案標(biāo)識規(guī)則

6、PAGEREF _Toc271630760 h 11 HYPERLINK l _Toc271630761 檔案著錄規(guī)則 PAGEREF _Toc271630761 h 21 HYPERLINK l _Toc271630762 檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)則 PAGEREF _Toc271630762 h 27 HYPERLINK l _Toc271630763 檔案歸檔范圍 PAGEREF _Toc271630763 h 39 HYPERLINK l _Toc271630764 檔案業(yè)務(wù)流程 PAGEREF _Toc271630764 h 61 HYPERLINK l _Toc271630765 附 表 P

7、AGEREF _Toc271630765 h 69 HYPERLINK l _Toc271630766 第三部分 檔案信息化規(guī)范 PAGEREF _Toc271630766 h 125 HYPERLINK l _Toc271630767 歸檔電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范 PAGEREF _Toc271630767 h 125 HYPERLINK l _Toc271630768 檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 PAGEREF _Toc271630768 h 179 HYPERLINK l _Toc271630769 歸檔電子文件格式規(guī)范 PAGEREF _Toc271630769 h 190PAGE PAGE 86第

8、一部分 檔案管理規(guī)定中國石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定第一章 總 則第一條 為規(guī)范中國石油天然氣集團(tuán)公司（以下簡稱集團(tuán)公司）檔案工作，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，發(fā)揮管理職能，根據(jù)中華人民共和國檔案法、企業(yè)檔案管理規(guī)定等有關(guān)法律法規(guī)，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于集團(tuán)公司總部機(jī)關(guān)及所屬企事業(yè)單位（以下簡稱各單位）。第三條 本規(guī)定所稱檔案是指各單位在生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、經(jīng)營管理等各項工作活動中形成的，具有查考利用價值的，并且經(jīng)過專門保管機(jī)構(gòu)整理后集中保管的各種載體的原始記錄。第四條 檔案是各單位資產(chǎn)的重要組成部分，檔案工作是各單位生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)工作。集團(tuán)公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，

9、維護(hù)檔案完整與安全，堅持資源整合和資源開發(fā)，為各項工作提供有效服務(wù)。第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)和人員 第五條 集團(tuán)公司辦公廳是檔案工作的歸口管理機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)宣傳貫徹國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，組織制定集團(tuán)公司檔案工作的各項管理制度。（二）制定和實施集團(tuán)公司檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，對集團(tuán)公司檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀管理。（三）組織、指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督、協(xié)調(diào)各單位檔案業(yè)務(wù)工作。（四）負(fù)責(zé)總部機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用。指導(dǎo)總部機(jī)關(guān)各部門、臨時項目組和重大活動組織機(jī)構(gòu)文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。（五）負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)集團(tuán)公司檔案教育、檔案宣傳、

10、檔案科學(xué)技術(shù)研究和檔案業(yè)務(wù)的交流與培訓(xùn)工作。（六）負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)。（七）負(fù)責(zé)檔案編研工作。第六條 各單位檔案工作機(jī)構(gòu)的基本職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)宣傳貫徹國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，執(zhí)行集團(tuán)公司檔案工作的各項管理制度。（二）制定和實施本單位檔案工作規(guī)劃和計劃。（三）負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用。指導(dǎo)本單位各部門、臨時項目組和重大活動機(jī)構(gòu)文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和考核。（四）負(fù)責(zé)組織本單位檔案教育、檔案宣傳、檔案科學(xué)技術(shù)研究和檔案業(yè)務(wù)的交流與培訓(xùn)工作。（五）負(fù)責(zé)組織檔案管理新技術(shù)、新方法的推廣和信息化管理的

11、應(yīng)用工作。（六）負(fù)責(zé)開展本單位檔案編研工作。第七條 檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用，監(jiān)督、指導(dǎo)各歸檔單位（部門）、臨時項目組或重大活動組織機(jī)構(gòu)文件材料的歸檔工作，對所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，對檔案管理工作質(zhì)量負(fù)責(zé)。第三章 檔案工作基本要求第八條 各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立以主營業(yè)務(wù)檔案為核心的檔案管理體系；明確分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，建立適應(yīng)工作需要的檔案機(jī)構(gòu)；確定檔案部門的負(fù)責(zé)人，配備檔案工作人員。第九條 各單位應(yīng)當(dāng)將檔案工作納入本單位領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入本單位規(guī)章制度及工作流程；納入本單位有關(guān)人員的業(yè)績考核或崗位責(zé)任制；納入本單位發(fā)展規(guī)劃和計

12、劃。第十條 各單位應(yīng)當(dāng)對檔案工作人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，具有檔案專業(yè)及相關(guān)專業(yè)知識，符合專業(yè)技術(shù)或管理人員要求，具備大專以上或同等學(xué)識水平。第十一條 各單位應(yīng)當(dāng)為檔案安全保密和檔案工作發(fā)展提供相應(yīng)的技術(shù)和設(shè)施、設(shè)備保障。第十二條 各歸檔單位（部門）、臨時項目組、重大活動組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)明確檔案工作負(fù)責(zé)人，配備專職或兼職檔案工作人員。第十三條 各歸檔單位（部門）、臨時項目組、重大活動組織機(jī)構(gòu)的檔案工作負(fù)責(zé)人對本單位（部門）、項目、機(jī)構(gòu)歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)。文件形成者應(yīng)按規(guī)定向本單位（部門）、項目或機(jī)構(gòu)專兼職檔案人員移交。各單位（部門）、項目或機(jī)構(gòu)的專兼

13、職檔案人員負(fù)責(zé)收集、整理本單位（部門）、項目或機(jī)構(gòu)歸檔的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，對文件材料的歸檔質(zhì)量負(fù)責(zé)。第十四條 產(chǎn)品定型、科研成果鑒定、建設(shè)項目竣工驗收、設(shè)備儀器開箱驗收及項目引進(jìn)等有關(guān)活動應(yīng)有檔案工作人員參加，并負(fù)責(zé)有關(guān)文件材料的驗收。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料不得驗收或鑒定。第十五條 涉及地質(zhì)資料匯交的單位應(yīng)當(dāng)按照集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定做好匯交工作。第十六條 資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時檔案的處置按照國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法的規(guī)定執(zhí)行。第十七條 各單位員工調(diào)出本單位時，必須清退應(yīng)歸檔的文件材料和借閱的檔案，檔案部門簽署意見后，方可辦理有關(guān)手續(xù)。第十八條 各單位應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家

14、有關(guān)規(guī)定評聘檔案工作人員的專業(yè)技術(shù)職務(wù)，并給予其享受管理人員或其他專業(yè)技術(shù)人員同等待遇。第四章 檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理第十九條 各單位應(yīng)當(dāng)實行歸檔范圍確認(rèn)制與備案審批制，保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。第二十條 各單位應(yīng)當(dāng)簡化檔案實體整理、深化檔案信息著錄，加強(qiáng)歸檔文件材料的全過程保護(hù)，提高檔案信息檢索與利用效率。第二十一條 各單位檔案保管應(yīng)當(dāng)做到檔案實體保護(hù)與檔案信息安全保密并重，最大限度地延長檔案實體壽命。保護(hù)國家秘密和商業(yè)秘密，維護(hù)國家和集團(tuán)公司的權(quán)益。第二十二條 各單位應(yīng)當(dāng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定檔案搶救應(yīng)急措施，確保檔案實體安全。第二十三條 各單位應(yīng)當(dāng)重視

15、檔案的鑒定工作，對超過保管期限和保密期限的檔案進(jìn)行鑒定。第二十四條 各單位應(yīng)當(dāng)建立完善檔案利用制度和保密制度，規(guī)范利用檔案的審批權(quán)限。第二十五條 各單位應(yīng)當(dāng)按照信息公開的范圍、方式和程序，結(jié)合實際情況積極開展檔案編研工作。第二十六條 各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案統(tǒng)計工作，保證統(tǒng)計準(zhǔn)確。第五章 檔案信息化建設(shè)第二十七條 各單位應(yīng)當(dāng)適應(yīng)集團(tuán)公司信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，使檔案信息化建設(shè)與本單位信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。第二十八條 集團(tuán)公司建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。第二十九條 各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文件收集、保管和利用工作。第三十條 各單位應(yīng)當(dāng)以檔案

16、利用為導(dǎo)向，對館藏檔案數(shù)字化進(jìn)行總體規(guī)劃、分步實施。第六章 獎勵與懲罰第三十一條 有下列事跡之一的單位和個人，各單位應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎勵： （一）對檔案的收集、整理、提供利用作出顯著成績的；（二）對檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理作出顯著成績的；（三）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給國家或企業(yè)的；（四）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。第三十二條 各單位應(yīng)當(dāng)實行檔案工作責(zé)任追究制度。有拒絕歸檔、玩忽職守、涂改抽換、損毀丟失、盜竊倒賣檔案等行為的，根據(jù)國家及集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定給予處分，造成損失的責(zé)令賠償。第七章 附 則第三十三條 本規(guī)定由集團(tuán)公司辦公廳負(fù)責(zé)解釋。第三十四條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。原中

17、國石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理規(guī)定（中油辦字2001522號）同時廢止。第二部分 檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范檔案分類規(guī)則1 適用范圍為規(guī)范集團(tuán)公司檔案分類原則、分類方法，一、二級類目的設(shè)置及其所包含的基本范圍和標(biāo)識，特制訂本規(guī)則。本規(guī)則適用于各單位檔案的分類整理。2 術(shù)語和定義2.1 檔案本規(guī)則中所稱檔案是指各單位在生產(chǎn)、科研、經(jīng)營管理等各項活動中形成的，具有保存和查考利用價值的，并且經(jīng)過整理后集中保管的各種載體的原始記錄。2.2 特殊載體檔案與紙質(zhì)檔案的載體類型、尺寸大小和保管要求有著顯著區(qū)別，以物理形式存在的檔案實體，如照片、磁盤、磁帶、膠片、光盤、底圖、巖心、巖屑、無實體、其他等。2.3 資料由檔案

18、部門收集和管理的，不屬于直接記錄和反映本單位活動，不作為檔案整理和保管的文件材料，包括上級文件及其他外單位發(fā)文、圖書、報刊和各種匯編材料等。2.4 代碼一個或一組有序的、易于計算機(jī)和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其他符號。2.5 文書檔案指職能部門在其職能活動中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的管理性文件材料。2.6 產(chǎn)品檔案指在產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)計、試制、鑒定評審過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的文件材料。2.7 科學(xué)技術(shù)研究檔案指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的文件材料，簡稱科研檔案。2.8 建設(shè)項目檔案指工程建設(shè)活動中形成的具有保存和

19、查考利用價值的各種載體形式的文件材料，簡稱工程檔案。2.9 設(shè)備儀器檔案指引進(jìn)、購置設(shè)備儀器時隨機(jī)攜帶的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的文件材料。2.10 會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。2.11 油氣勘探開發(fā)檔案指在油氣勘探開發(fā)過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的地質(zhì)文件材料。2.12 聲像檔案以影像、聲音和圖像為主要反映形式，記錄與反映本單位（部門）重要事件，具有保存和查考利用價值的原始記錄。2.13 實物檔案指在各項工作中做出顯著成績的單位及個人受到上級部門表彰和獎勵而獲得的獎?wù)隆ⅹ劆?、獎旗、獎牌、證

20、書、印章、禮品、紀(jì)念品以及上級領(lǐng)導(dǎo)和社會知名人士的題詞等具有保存和查考利用價值的實物。3 檔案分類原則3.1 本規(guī)則以集團(tuán)公司全部檔案實體為對象，從各單位的管理職能和專業(yè)性質(zhì)出發(fā)，劃分不同的從屬關(guān)系和并列次序，保持職能和專業(yè)之間的本質(zhì)聯(lián)系，形成一個有序的檔案分類體系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。3.2 本規(guī)則的類目設(shè)置本著統(tǒng)分適度，宜粗不宜細(xì)，分類層次不宜過多的原則，并適應(yīng)檔案計算機(jī)管理的新需求。4 檔案類目設(shè)置4.1 共設(shè)10個一級類目，即文書類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、建設(shè)項目類、設(shè)備儀器類、會計類、職工檔案類、油氣勘探開發(fā)類、聲像類、實物類。4.2 單獨(dú)保管的特殊載體檔案，其內(nèi)容不超出10個

21、一級類目的范圍，故將它們做特殊處理，不與10個一級類目并列：按載體類型的不同，分別單獨(dú)編號、排架。4.3 資料獨(dú)立于10個一級類目，單獨(dú)編號、排架。5 類目細(xì)分方法5.1 類目的細(xì)分是指二級及二級以下類目的延伸。5.2 細(xì)分要依據(jù)事物的本質(zhì)屬性或重要屬性進(jìn)行，同一級類目要使用同一個分類標(biāo)準(zhǔn)，其下位類目的外延之和等于上位類目的外延。5.3 各類目的細(xì)分方法5.3.1 文書類不統(tǒng)一設(shè)置二級類目，各單位可按職能或機(jī)構(gòu)自行細(xì)分。5.3.2 產(chǎn)品類不統(tǒng)一設(shè)置二級類目，各單位可按種類或產(chǎn)品型號自行細(xì)分。5.3.3 科學(xué)技術(shù)研究類不統(tǒng)一設(shè)置二級類目，各單位可按專業(yè)性質(zhì)或課題性質(zhì)自行細(xì)分。5.3.4 建設(shè)項目

22、類不統(tǒng)一設(shè)置二級類目，各單位可按工程性質(zhì)或單項工程自行細(xì)分。5.3.5 設(shè)備儀器類不統(tǒng)一設(shè)置二級類目，各單位可按種類或單項設(shè)備儀器自行細(xì)分。5.3.6 會計類二級類目按文件形式（名稱）分類。5.3.7 納入管理的職工檔案按中央組織部干部檔案工作條例及集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，本規(guī)則不另作規(guī)定。5.3.8 油氣勘探開發(fā)類不統(tǒng)一設(shè)置二級以下類目，各單位可按專業(yè)性質(zhì)或形成階段自行細(xì)分。5.3.9 聲像類二級類目按媒體形式分類。5.3.10 實物類按類型統(tǒng)一設(shè)置二級類目。5.3.11 單獨(dú)保管的特殊載體檔案，在載體類型下不統(tǒng)一設(shè)置二級屬類，各單位可按保管庫房、柜架或業(yè)務(wù)類型等自行細(xì)分。根據(jù)現(xiàn)實工作的需要，

23、特殊載體的類型可適時統(tǒng)一擴(kuò)充。5.3.12 資料不統(tǒng)一設(shè)置二級屬類，各單位可自行細(xì)分。6 代碼標(biāo)識6.1 采用英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合編號制。6.2 一級類目采用英文大寫字母標(biāo)識。6.3 二級類目采用雙位阿拉伯?dāng)?shù)字01、02順序排列標(biāo)識。6.4 特殊載體檔案采用漢語拼音縮寫標(biāo)識。7 檔案分類標(biāo)識符號對照表序號一級類目名稱一級類目代字二級類目代號名稱1文書類W2產(chǎn)品類E3科學(xué)技術(shù)研究類F4建設(shè)項目類G5設(shè)備儀器類H6會計類I01會計憑證02會計賬簿03財務(wù)報告04其他7職工檔案類J8油氣勘探開發(fā)類K01綜合02單井03物探04巖心巖屑9聲像類S01視頻02音頻03圖像10實物類R01榮譽(yù)

24、02印章03禮品紀(jì)念品04其他8 檔案載體代號對照表序號載體類別載體代號1紙質(zhì)ZZ2照片ZP3磁盤CP4磁帶CD5膠片JP6光盤GP7底圖DT8巖心YX9巖屑YI10無實體WST11其他QT9 資料代號資料代號為Z。檔案標(biāo)識規(guī)則1 適用范圍為規(guī)范集團(tuán)公司檔案全宗號、檔號的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法，特制訂本規(guī)則。本規(guī)則適用于各單位檔案全宗號、檔號的編制。2 術(shù)語和定義2.1 全宗號全宗是一個機(jī)關(guān)、單位檔案的全稱，全宗號是一個機(jī)關(guān)、單位檔案的代碼。2.2 類別號館(室)藏檔案類別的代碼。2.3 檔號檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案實體的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有

25、統(tǒng)計監(jiān)督作用。2.4 卷內(nèi)順序號由檔案管理系統(tǒng)按照卷內(nèi)文件排列的先后順序自動生成的序號。2.5 電子文件號檔案管理系統(tǒng)中以代碼形式自動賦予檔案數(shù)據(jù)條目的唯一性標(biāo)識，該標(biāo)識僅供系統(tǒng)內(nèi)部調(diào)用。3 全宗號標(biāo)識規(guī)則3.1 全宗號的編制原則全宗屬類代碼不應(yīng)重復(fù)。全宗屬類下的各二級、三級、四級全宗按排列次序流水編號。在一個屬類下不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號。3.2 全宗號的編制方法各單位的全宗號由集團(tuán)公司辦公廳統(tǒng)一指定，使用字母組合。各單位所屬二級單位的全宗號由各單位自行分級制定，報集團(tuán)公司辦公廳備案。各級全宗號之間使用西文半角“.”進(jìn)行連接，流水號不添加虛位0。以大慶油田公司為例：大慶油田公司全宗號為DQYT

26、。大慶油田公司所屬二級單位全宗號結(jié)構(gòu)為：DQYT.1 二級單位全宗流水號 大慶油田公司全宗號大慶油田公司所屬三級單位全宗號結(jié)構(gòu)為：DQYT.1.1 三級單位全宗流水號 二級單位全宗流水號 大慶油田公司全宗號以下以此類推。4 檔號標(biāo)識規(guī)則4.1 檔號的編制原則檔號編制必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求。4.2 紙質(zhì)檔案檔號的編制方法案卷級和件級檔號主要由全宗號、類別號、年度號、保管號（案卷號或件號）等要素組成。其中全宗號、類別號和保管號為檔號中的必選項，其他項為可選項，各單位可根據(jù)實際情況或需求，進(jìn)行增減，自行定義。各要素之間使用符號“-”連接。如：全宗號類別號年度號保管號。卷內(nèi)文件級檔號由所

27、屬案卷的檔號加卷內(nèi)順序號構(gòu)成，使用符號“-”連接。全宗號參見3.1 全宗號的編制原則。類別號中一級類目代號、已有的二級類目代號的編制請參見檔案分類規(guī)則，自定義的類目代號（二級、三級）根據(jù)各單位的需求自行編制。年度號由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。保管號即流水號?？筛鶕?jù)各單位情況，在本全宗內(nèi)選擇各檔號要素任意組合進(jìn)行流水，保管號以四位數(shù)字為基準(zhǔn)，不夠四位時自動添加虛位0。從0001開始編制，超過四位時自動升為五位數(shù)字，依此類推。比如：在檔號結(jié)構(gòu)同樣為“全宗號類別號年度號保管號”的情況下，既可以選擇在同一類別下統(tǒng)一編制保管號，也可以選擇在同一類別下按年度分別編制保管號。案卷級和件級檔號基本結(jié)構(gòu)如下：4.2.

28、1 文書檔案文書檔案檔號的基本結(jié)構(gòu)由全宗號、一級類目代號和保管號組成。各單位可根據(jù)需要添加自定義二級類目代號、年度號，以大慶油田公司為例： DQYT - W 01 - 2009 - 0001 保管號 年度號（可選） 自定義二級類目代號（可選） 一級類目代號 全宗號4.2.2 產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、建設(shè)項目、設(shè)備儀器檔案產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、建設(shè)項目、設(shè)備儀器檔案檔號的基本結(jié)構(gòu)由全宗號、一級類目代號和保管號組成。各單位可根據(jù)需要添加自定義二級類目代號、項目代號，示例如下： DQYT - F 01 - 001 - 0001 保管號 項目代號（可選） 自定義二級類目代號（可選） 一級類目代號 全宗號4.

29、2.3 會計檔案會計檔案檔號的基本結(jié)構(gòu)由全宗號、一級類目代號、二級類目代號、年度號和保管號組成。示例如下： DQYT - I 01 - 2009 - 0001 保管號 年度號（可選） 二級類目代號 一級類目代號 全宗號4.2.4 油氣勘探開發(fā)檔案 綜合類油氣勘探開發(fā)檔案綜合類檔號的基本結(jié)構(gòu)由全宗號、一級類目代號、二級類目代號和保管號組成。各單位可根據(jù)需要添加年度號。示例如下： DQYT - K 01 - 2009 - 0001 保管號 年度號（可選） 二級類目代號 一級類目代號 全宗號 單井類油氣勘探開發(fā)檔案單井類檔號的基本結(jié)構(gòu)由全宗號、一級類目代號、二級類目代號和保管號組成。各單位可根據(jù)需要

30、添加井號。示例如下： DQYT - K 02 - 葡2-11 - 0001 保管號 井號（可選） 二級類目代號 一級類目代號 全宗號 物探類油氣勘探開發(fā)檔案物探類檔號的基本結(jié)構(gòu)由全宗號、一級類目代號、二級類目代號和保管號組成。各單位可根據(jù)需要添加自定義三級類目代號，示例如下： DQYT K 03 010001保管號 自定義三級類目（可選） 二級類目代號 一級類目代號 全宗號4.3 特殊載體檔案檔號的編制方法照片、磁盤、磁帶、膠片、光盤、底圖、巖心、巖屑、無實體、其他等特殊載體的檔案，按載體類型的不同，分別單獨(dú)編號、排架。特殊載體檔案的檔號，主要由全宗號、載體代號、類別號、保管號等要素組成。其中

31、全宗號、類別號、載體代號、保管號為檔號中的必選項，各單位可根據(jù)實際情況或需求，進(jìn)行增減，自行定義。各要素之間使用符號“-”連接。如：全宗號類別號載體代號保管號。保管號可根據(jù)各單位情況，在本全宗內(nèi)選擇各檔號要素任意組合進(jìn)行流水。比如：在檔號結(jié)構(gòu)同樣為“全宗號類別號載體代號保管號”的情況下，既可以選擇在同一類別和載體代號下統(tǒng)一編制保管號；也可以選擇在同一載體代號下，不區(qū)分檔案類別統(tǒng)一編制保管號。載體代號參見檔案分類規(guī)則。示例如下：DQYT - S01 - GP - 0001 保管號（件號）載體代號 類別號 全宗號4.4 資料的編號資料的編號主要由全宗號、資料代號、年度號和保管號組成，其中年度號為可

32、選項，各單位可根據(jù)需要添加，示例如下：DQYT - Z - 2009 - 0001 保管號（件號） 年度號（可選） 資料代號（可細(xì)分二級屬類） 全宗號5 集團(tuán)公司總部及所屬單位全宗號集團(tuán)公司總部及所屬單位全宗號序號單位名稱單位簡稱全宗號中國石油天然氣集團(tuán)公司中國石油CNPC油氣田企業(yè)1大慶油田有限責(zé)任公司大慶油田DQYT2遼河油田公司遼河油田L(fēng)HYT3長慶油田公司長慶油田CQYT4塔里木油田公司塔里木油田TLMYT5新疆油田公司新疆油田XJYT6西南油氣田公司西南油氣田XNYQT7吉林油田公司吉林油田JLYT8大港油田公司大港油田DGYT9青海油田公司青海油田QHYT10華北油田公司華北油田H

33、BYT11吐哈油田公司吐哈油田THYT12冀東油田公司冀東油田JDYT13玉門油田公司玉門油田YMYT14浙江油田公司浙江油田ZJYT15煤層氣有限公司煤層氣CBM16南方石油勘探開發(fā)公司南方勘探NFKT17對外合作經(jīng)理部對外合作CCAD煉化企業(yè)1大慶石化公司大慶石化DQSH2吉林石化公司吉林石化JLSH3撫順石化公司撫順石化FSSH4遼陽石化公司遼陽石化LYSH5蘭州石化公司蘭州石化LZSH6獨(dú)山子石化公司獨(dú)山子石化DSZSH7烏魯木齊石化公司烏石化CWSH8寧夏石化公司寧夏石化NXSH9大連石化公司大連石化DLSH10大連西太平洋石油化工有限公司西太平洋XTPY11錦州石化公司錦州石化JZ

34、SH12錦西石化公司錦西石化JXSH13大慶煉化公司大慶煉化DQLH14哈爾濱石化公司哈爾濱石化HRBSH15廣西石化公司廣西石化GXSH16四川石化有限責(zé)任公司四川石化SCSH17廣東石化公司廣東石化GDSH18大港石化公司大港石化DGSH19華北石化公司華北石化HBSH20呼和浩特石化公司呼石化HUSH21遼河石化公司遼河石化LHSH22長慶石化公司長慶石化CQSH23克拉瑪依石化公司克拉瑪依石化KLMY24慶陽石化公司慶陽石化QYSH25東北煉化工程有限公司東北煉化DBLH26煉化工程建設(shè)項目部煉化工程建設(shè)LHGC27東北化工銷售公司東北化工銷售DBCMC28西北化工銷售公司西北化工銷售

35、XBHG29華北化工銷售公司華北化工銷售HBHG30華東化工銷售公司華東化工銷售HDHG31華南化工銷售公司華南化工銷售HNHG32西南化工銷售公司西南化工銷售XNHG33吉林燃料乙醇有限公司吉林燃料乙醇JFA銷售企業(yè)1東北銷售公司東北銷售DBXS2西北銷售公司西北銷售XBXS3潤滑油公司潤滑油銷售RHYXS4中油燃料油股份有限公司燃料油銷售RLY5遼寧銷售公司遼寧銷售LNXS6四川銷售公司四川銷售SCXS7廣東銷售公司廣東銷售GDXS8內(nèi)蒙古銷售公司內(nèi)蒙古銷售NMGXS9北京銷售公司北京銷售BJXS10上海銷售公司上海銷售SHXS11黑龍江銷售公司黑龍江銷售HLJXS12河北銷售公司河北銷售

36、HBXS13新疆銷售公司新疆銷售XJXS14山東銷售公司山東銷售SDXS15陜西銷售公司陜西銷售SHXXS16吉林銷售公司吉林銷售JLXS17江蘇銷售公司江蘇銷售JSXS18甘肅銷售公司甘肅銷售GSXS19河南銷售公司河南銷售HEXS20湖北銷售公司湖北銷售HUBXS21浙江銷售公司浙江銷售ZJXS22云南銷售公司云南銷售YNXS23重慶銷售公司重慶銷售CQXS24湖南銷售公司湖南銷售HUXS25安徽銷售公司安徽銷售AHXS26廣西銷售公司廣西銷售GXXS27福建銷售公司福建銷售FJXS28大連銷售公司大連銷售DLXS29山西銷售公司山西銷售SXXS30天津銷售公司天津銷售TJXS31寧夏銷售

37、公司寧夏銷售NXXS32貴州銷售公司貴州銷售GZXS33青海銷售公司青海銷售QHXS34江西銷售公司江西銷售JXXS35西藏銷售公司西藏銷售XZXS36海南銷售公司海南銷售HNXS37大連海運(yùn)公司大連海運(yùn)DLHY天然氣與管道儲運(yùn)企業(yè)1北京油氣調(diào)控中心油氣調(diào)控中心BOGC2管道建設(shè)項目經(jīng)理部管道建設(shè)GDJS3管道公司管道公司GDGS4西氣東輸管道公司西氣東輸XQDS5北京天然氣管道有限責(zé)任公司北京天然氣管道BJGP6西部管道有限責(zé)任公司西部管道WOPC7昆侖燃?xì)庥邢挢?zé)任公司昆侖燃?xì)釱LRQ8唐山液化天然氣項目經(jīng)理部唐山液化天然氣TSLNG9大連液化天然氣股份有限公司大連液化天然氣DLGMC10江

38、蘇液化天然氣股份有限公司江蘇液化天然氣JSLNG11華北天然氣銷售公司華北天然氣銷售NGMC12昆侖天然氣利用有限公司 天然氣利用 RQLY海外企業(yè)1海外勘探開發(fā)分公司海外勘探開發(fā)CNODC2伊拉克公司伊拉克公司IRQ3伊朗公司伊朗公司IRI4南美公司南美公司NANM5尼羅河天然氣公司尼羅河公司NILH6哈薩克斯坦天然氣公司哈薩克斯坦公司HASK7阿姆河天然氣公司阿姆河公司AMUH8中俄合作項目部 中俄合作 ZEHZ9國際事業(yè)公司國際事業(yè)PIC10中亞天然氣管道有限公司中亞管道ZYGD11東南亞管道有限公司東南亞管道DNYGD12中國華銘國際投資有限公司 華銘國際HMGJ工程技術(shù)服務(wù)企業(yè)1西部

39、鉆探工程公司西部鉆探WDEC2長城鉆探工程公司長城鉆探GWDC3渤海鉆探工程公司渤海鉆探BHZT4川慶鉆探工程公司川慶鉆探CCDE5大慶鉆探工程公司大慶鉆探DQZT6東方地球物理公司東方公司BGP7測井有限公司測井公司CPL8海洋工程有限公司海洋工程CPOE工程建設(shè)企業(yè)1管道局管道局GDJ2工程建設(shè)公司工程建設(shè)公司CPECC3工程設(shè)計有限責(zé)任公司工程設(shè)計公司CPE4寰球工程公司寰球工程公司HQCEC5中國昆侖工程公司昆侖工程KLGC裝備制造企業(yè)1技術(shù)開發(fā)公司中油技開CPTDC2寶雞石油機(jī)械有限責(zé)任公司寶石機(jī)械BOMCO3寶雞石油鋼管有限責(zé)任公司寶雞鋼管BSG4濟(jì)柴動力總廠濟(jì)柴JPEC5渤海石油

40、裝備制造有限公司 渤海裝備 BHZB科研及事業(yè)單位1勘探開發(fā)研究院勘探院RIPED2咨詢中心 咨詢中心 ZXZX3規(guī)劃總院規(guī)劃總院CPPEI4石油化工研究院石化院PRI5經(jīng)濟(jì)技術(shù)研究院經(jīng)研院ETRI6鉆井工程研究院鉆井院CDRI7安全環(huán)保技術(shù)研究院安全環(huán)保院ANHY8石油管工程技術(shù)研究院管材所TGRC9北京石油管理干部學(xué)院管干院BPMTI10石油出版社出版社PIP11石油報社報社SYBS12審計服務(wù)中心審計中心SJZX13物資采購中心 物資公司 CPMC14信息技術(shù)服務(wù)中心 信息中心 XXZX15廣州石油培訓(xùn)中心廣州培訓(xùn)GZPX其他單位1運(yùn)輸公司 運(yùn)輸公司 YSGS2中油財務(wù)有限責(zé)任公司 中油

41、財務(wù) CPF3華油集團(tuán)公司 華油集團(tuán) HYIT4華油北京服務(wù)總公司華服總HFZ5香港有限公司 中油香港 ZYHK6昆侖銀行股份有限公司昆侖銀行KLYH7中國船舶燃料有限責(zé)任公司船舶燃料CBRL8中國航空燃料有限責(zé)任公司航空燃料HKRL9中油資產(chǎn)管理有限公司 中油資產(chǎn) AMC10昆侖金融租賃有限責(zé)任公司昆侖金融KLJR11中意人壽保險有限公司中意人壽ZYRS12中意財產(chǎn)保險有限公司中意財產(chǎn)ZYCC13石油學(xué)會 石油學(xué)會 CPS14中國石油企業(yè)協(xié)會 石油企協(xié) SYXH15中心醫(yī)院中心醫(yī)院ZXYY檔案著錄規(guī)則1 適用范圍為規(guī)范單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目

42、細(xì)則，特制定本規(guī)則。本規(guī)則適用于各單位各類檔案的著錄。對于某些內(nèi)容和形式極其特殊的檔案，可遵照本規(guī)則制定細(xì)則。2 規(guī)范性引用文件檔案著錄規(guī)則 DA/T 18-1999 3 術(shù)語和定義 3.1 著錄在編制檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。著錄項目揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項。3.2 公共必著項適用于所有檔案類別的必填著錄項。3.3 公共著錄項適用于所有檔案的可選著錄項。3.4 專有著錄項適用于某一檔案類別的特殊可選著錄項，可按卷、卷內(nèi)文件和件級進(jìn)行著錄。4 案卷級著錄項4.1 公共必著項檔號、題名、件數(shù)（除會計檔案、油氣勘探開發(fā)檔案外）、頁數(shù)（除會計檔案、油氣勘探開

43、發(fā)檔案外）、歸檔單位、保管期限、密級、起日期、止日期、歸檔日期4.2 公共著錄項立卷單位、主題詞、摘要、保密期限、存放位置、正本數(shù)量、副本數(shù)量、備注5 卷內(nèi)文件級著錄項5.1 公共必著項檔號、題名、責(zé)任者、頁號（除會計檔案、油氣勘探開發(fā)檔案外）、日期、密級、載體類型5.2 公共著錄項文件編號、歸檔系統(tǒng)、保密期限、附件題名、主題詞、摘要、互見號、備注6 件級著錄項6.1 公共必著項檔號、題名、頁數(shù)（除聲像、實物檔案及特殊載體外）、歸檔單位、歸檔日期、責(zé)任者、載體類型、日期、保管期限、密級6.2 公共著錄項文件編號、年度、歸檔系統(tǒng)、保密期限、附件題名、主題詞、摘要、存放位置、互見號、正本數(shù)量、副本

44、數(shù)量、備注 7 專有著錄項7.1 產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案項目代號、項目名稱、生產(chǎn)廠家、出廠日期、附圖數(shù)量7.2 科學(xué)技術(shù)研究檔案項目代號、項目名稱、獲獎級別、附圖數(shù)量7.3 建設(shè)項目檔案項目代號、項目名稱、階段號、設(shè)計單位、施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、附圖數(shù)量7.4 油氣勘探開發(fā)檔案單井：地區(qū)名、井號、井別、井型、附圖數(shù)量物探：項目名稱、CDP號、帶盤號、測線名稱、附圖數(shù)量7.5 會計檔案會計憑證：憑證類別、起憑證號、止憑證號7.6 實物檔案榮譽(yù)：獲獎級別7.7 特殊載體專有著錄項7.7.1 照片、磁盤、磁帶、膠片、光盤、底圖規(guī)格、數(shù)量7.7.2 其他來源、數(shù)量8 著錄項內(nèi)容說明8.1 排檢

45、與編號項8.1.1 檔號：檔案管理系統(tǒng)根據(jù)各單位檔號編制規(guī)則自動生成。檔號編制規(guī)則由各單位按照檔案標(biāo)識規(guī)則的規(guī)定，在檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用管理模塊中進(jìn)行定義。8.1.2 互見號：填寫與本文件有密切聯(lián)系的其他檔案的檔號。8.1.3 主題詞：填寫表達(dá)檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。對于文書檔案可直接使用其公文主題詞。8.2 題名與責(zé)任說明項8.2.1 題名：填寫反映檔案內(nèi)容或含義的文字。在檔案無標(biāo)題或標(biāo)題含義不明時，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬題名，自擬題名一般由責(zé)任者、問題和文件材料名稱組成；油氣勘探開發(fā)檔案物探類文件標(biāo)題只有工序名稱時，應(yīng)增添項目的名稱。自擬題名加“”進(jìn)行標(biāo)注。各類檔案的題名如下著錄：文書檔

46、案：照直錄入文件標(biāo)題。產(chǎn)品檔案：使用產(chǎn)品名稱或型號作為題名，兩卷以上的可使用文件材料名稱或組部件的代字、代號和名稱加以區(qū)分?？茖W(xué)技術(shù)研究檔案：使用項目名稱或項目代字、代號作為題名，兩卷以上的可使用其階段名稱加以區(qū)分。建設(shè)項目檔案：文字材料的題名由建設(shè)項目名稱、單項工程名稱、單位工程名稱、文件材料名稱和階段組成?？⒐D的題名由建設(shè)項目名稱、單項工程名稱和圖紙名稱（落尾名或后綴語為“竣工圖”）組成。設(shè)備儀器檔案：由設(shè)備儀器名稱、內(nèi)容特征和文件材料名稱組成。會計檔案：一般由責(zé)任者、內(nèi)容和文件材料名稱組成，會計憑證應(yīng)寫明年月，會計賬簿應(yīng)寫明年份，財務(wù)報告應(yīng)寫明月或年份。油氣勘探開發(fā)檔案：綜合類、單井類

47、、物探類題名照直錄入文件材料標(biāo)題，其中地震磁帶按地區(qū)、測線號確定題名；巖心巖屑類題名中應(yīng)錄入井名。聲像檔案：填寫介紹聲像檔案內(nèi)容的文字，應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映音像基本內(nèi)容，事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景等要素齊全。實物檔案：填寫介紹實物檔案內(nèi)容的文字，包括獲得者、獲得事由、獲得地點(diǎn)、實物內(nèi)容等方面。8.2.2 附件題名：填寫文件附加材料的標(biāo)題或代號。8.2.3 文件編號：填寫發(fā)文字號、圖號、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)一編號等，照原文字和符號著錄。8.2.4 責(zé)任者：填寫文件的作者，或?qū)ξ募?fù)有責(zé)任的單位或個人。公文以落款蓋章的單位為準(zhǔn)，填寫單位全稱或者通用簡稱。個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄

48、職務(wù)、職稱或其他職責(zé)，并置于“（）”號內(nèi)。聲像檔案應(yīng)填寫拍攝人、攝錄者的姓名或所在單位名稱。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。實物檔案中填寫頒發(fā)、授予等單位名稱或提供者姓名。8.2.5 立卷單位：填寫文件材料組卷的部門或項目負(fù)責(zé)部門。8.2.6 歸檔單位：填寫負(fù)責(zé)歸檔的單位或部門。特定情況下立卷單位與歸檔單位可能不同。8.2.7 歸檔系統(tǒng)：填寫歸檔數(shù)據(jù)來源系統(tǒng)的名稱，即與檔案管理系統(tǒng)建立了自動歸檔接口的應(yīng)用系統(tǒng)名稱。8.3 密級與保管期限項8.3.1 密級：填寫文件材料或案卷上標(biāo)注的密級。8.3.2 保密期限：填寫文件材料或案卷上標(biāo)注的保密期限。8.3.3 保管期限：依據(jù)歸

49、檔范圍填寫檔案劃定的存留年限。8.4 時間項8.4.1 起日期、止日期：填寫案卷內(nèi)文件形成的最早和最晚日期。8.4.2 日期：填寫文件材料形成日期。在聲像檔案中填寫拍攝或錄制日期，在實物檔案中填寫獲獎、頒發(fā)等日期。8.4.3 歸檔日期：填寫歸檔流程辦結(jié)的時間，可以由檔案管理系統(tǒng)自動記錄。8.4.4 年度：年度是標(biāo)識檔號的可選要素，系統(tǒng)默認(rèn)填寫為文件形成日期的年度，可人工修改為文件針對的年度。如：跨年度的請示與批復(fù)，應(yīng)填寫批復(fù)年度；跨年度規(guī)劃、計劃，應(yīng)填寫文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告，應(yīng)填寫文件內(nèi)容針對的最后一個年度；統(tǒng)計報表、預(yù)決算應(yīng)填寫針對年度；跨年度的會議文件，一般可填寫會

50、議召開的年度；法規(guī)性文件應(yīng)填寫公布或批準(zhǔn)年度。8.5 載體形態(tài)項8.5.1 載體類型：填寫記錄信息的介質(zhì)類型。分為紙質(zhì)、照片、磁盤、磁帶、膠片、光盤、底圖、巖心、巖屑、無實體、其他。8.5.2 規(guī)格：填寫檔案載體的尺寸、型號等。8.5.3 數(shù)量：填寫特殊載體的盤、張、套數(shù)等。8.5.4 件數(shù)：填寫卷內(nèi)文件的總件數(shù)。8.5.5 頁數(shù)：填寫件或卷的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。8.5.6 頁號：填寫卷內(nèi)文件的起頁數(shù),最后一件的頁號填寫本文件“起頁數(shù)-止頁數(shù)”。8.5.7 附圖數(shù)量：填寫檔案中圖紙的總數(shù)量。8.5.8 存放位置：填寫實體檔案存放的物理位置，庫、排、架等。8.5.9 正本數(shù)量：填寫本檔案正本

51、的數(shù)量，檔案本身為副本的建議正本數(shù)量填寫“0”。8.5.10 副本數(shù)量：填寫檔案副本的數(shù)量， 檔案正、副本單獨(dú)編制檔號的，建議正本檔案的“副本數(shù)量”填寫“0”。8.6 附注與提要項8.6.1 備注：填寫檔案的收集、整理和保管過程中，需要解釋和補(bǔ)充的事項，如：無電子文件、文件材料破損、缺頁、無領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、頁號（文件編號）錯誤、應(yīng)歸檔文件材料另行保管等，以及破損修復(fù)時間及其經(jīng)辦人，移出、銷毀時間及其經(jīng)辦人等。對于聲像檔案，可以填寫其文字說明，概括揭示聲像檔案所反映的事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素；或僅對題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。8.6.2 摘要：填寫對文件或案卷內(nèi)容的摘錄、解釋、附錄及說明，

52、能夠反映主題內(nèi)容、重要數(shù)據(jù)(包括技術(shù)參數(shù)等)。8.7 專有著錄項8.7.1 項目代號：填寫檔案中反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等的代字或代號。8.7.2 階段號：填寫項目過程中劃分的區(qū)間代號。8.7.3 生產(chǎn)廠家：填寫產(chǎn)品、設(shè)備的生產(chǎn)廠家名稱。8.7.4 出廠日期：填寫檢驗合格的產(chǎn)品或設(shè)備，從廠家發(fā)往經(jīng)銷商的日期。8.7.5 獲獎級別：填寫榮譽(yù)檔案獲得的獎勵等級，如: 國家級、省部級、地市級、縣市級或其他級別。8.7.6 項目名稱：填寫工程項目的名稱。8.7.7 設(shè)計單位：填寫建設(shè)單位在項目實施前所委托的為建設(shè)單位的項目進(jìn)行總體設(shè)計的單位名稱。8.7.8 施工單位：填寫工程項目中具體施工的單位名

53、稱。8.7.9 建設(shè)單位：也稱為業(yè)主單位或項目業(yè)主,填寫建設(shè)項目管理的主體、建設(shè)工程項目的投資主體或投資者。8.7.10 監(jiān)理單位：填寫建設(shè)單位在項目實施中所委托的對建設(shè)單位的建設(shè)項目所涉及到的施工質(zhì)量、預(yù)算、資料等等一系列的內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)管的單位名稱。8.7.11 地區(qū)名：填寫單井所屬地區(qū)的名稱。8.7.12 井號：填寫井的代字或代號。8.7.13 井別：填寫井的類別，如：勘探井、開發(fā)井、科學(xué)探索井、預(yù)探井等。8.7.14 井型：填寫井的類型，如：水平井、斜井等。8.7.15 CDP號：填寫地震處理成果數(shù)據(jù)/剖面道編號。8.7.16 帶盤號：填寫地震數(shù)據(jù)存儲磁帶/磁盤編號。8.7.17 測線名稱

54、：填寫地球物理勘探野外采集數(shù)據(jù)體的名稱或代號。8.7.18 憑證類別：填寫原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。8.7.19 起憑證號：填寫封裝好的一卷會計憑證中起始的憑證號。8.7.20 止憑證號：填寫封裝好的一卷會計憑證中結(jié)束的憑證號。8.7.21 來源：填寫實物產(chǎn)生的地方，或從某處獲取。檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)則1 總則1.1 為實現(xiàn)集團(tuán)公司檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，有效地保護(hù)、利用檔案，根據(jù)中國石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)公司檔案工作實際，特制定本規(guī)則。本辦法適用于各單位的檔案管理工作。1.2 集團(tuán)公司檔案工作堅持“收集齊全、整理科學(xué)、保管安全、利用滿意、整合信息”的工作方針，豐

55、富整合檔案信息資源。以“珍存企業(yè)記憶、提升公司價值、構(gòu)建知識平臺、實現(xiàn)信息共享”為目標(biāo)。堅持檔案信息化的發(fā)展方向，堅持為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的宗旨。1.3 專業(yè)術(shù)語和定義1.3.1 電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。1.3.2 歸檔電子文件指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。1.3.3 實體檔案除了在檔案管理系統(tǒng)中保存的電子文件以外，以各種物理形式保管的檔案，包括紙質(zhì)、照片、磁盤、磁帶、膠片、光盤、底圖、巖心、巖屑、其他等。1.3.4 應(yīng)用系統(tǒng)歸檔集團(tuán)公司各應(yīng)用系統(tǒng)通過與檔案管理系統(tǒng)之間建立標(biāo)

56、準(zhǔn)、統(tǒng)一的歸檔接口，實現(xiàn)電子文件及其元數(shù)據(jù)的自動歸檔。1.4 歸檔單位（部門）職責(zé)1.4.1 執(zhí)行集團(tuán)公司檔案工作的各項管理制度。1.4.2 將歸檔工作納入本單位（部門）的工作計劃，納入本單位（部門）的工作流程，納入本單位（部門）人員的績效考核或崗位職責(zé)。1.4.3 做好本單位（部門）各類文件材料的收集、整理和歸檔，確保歸檔文件材料的齊全、完整、真實和有效。1.4.4 接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。2 檔案收集2.1 歸檔范圍2.1.1 歸檔范圍確認(rèn)制與備案審批制歸檔范圍確認(rèn)制就是歸檔單位（部門）及檔案部門經(jīng)過認(rèn)真分析各歸檔單位的基本職能、主要業(yè)務(wù)流程和歷年歸檔情況，即研究檔案材料的形

57、成規(guī)律，擬定出各類檔案的基本歸檔范圍或基本歸檔內(nèi)容。參照基本歸檔范圍，結(jié)合大事記、各項工作計劃和工作實際，制定單位（部門）具體的歸檔范圍，再反饋到歸檔單位（部門）進(jìn)行核實，并由歸檔單位（部門）負(fù)責(zé)人及檔案員簽字確認(rèn)后交檔案部門存檔。歸檔范圍備案審批制就是要求各級檔案部門將業(yè)已確認(rèn)完善的歸檔范圍逐級備案審批。各級檔案部門以上級審批通過的歸檔范圍作為檔案收集是否齊全完整的依據(jù)。2.1.2 具體歸檔范圍的確定 文書檔案：歸檔單位（部門）及檔案部門經(jīng)過認(rèn)真分析各歸檔單位的基本職能、主要業(yè)務(wù)流程和歷年歸檔情況，并與國家檔案局機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定進(jìn)行對比，形成各單位（部門）的基本歸檔

58、范圍。經(jīng)歸檔部門確認(rèn)完善后形成單位（部門）歸檔范圍。 產(chǎn)品檔案：依據(jù)新產(chǎn)品開發(fā)計劃，確定歸檔項目。 科學(xué)技術(shù)研究檔案：依據(jù)科研項目計劃，確定歸檔項目。 建設(shè)項目檔案：依據(jù)建設(shè)項目計劃，確定歸檔項目。 設(shè)備儀器檔案：依據(jù)設(shè)備儀器引進(jìn)和購置計劃確定歸檔項目，與建設(shè)項目關(guān)系密切的設(shè)備儀器文件，歸入建設(shè)項目檔案。 會計檔案：依據(jù)財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定確定。 油氣勘探開發(fā)檔案：依據(jù)歸檔單位（部門）基本職能、主要業(yè)務(wù)流程、歷年歸檔情況及勘探開發(fā)技術(shù)資料匯交分發(fā)計劃表確定。 聲像檔案：依據(jù)大事記確定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要會議、重大活動和重點(diǎn)項目的聲像材料，專題片，榮譽(yù)

59、檔案的照片。 實物檔案：依據(jù)大事記確定單位及個人受到上級部門表彰和獎勵，停用公章，以及上級領(lǐng)導(dǎo)和社會知名人士的題詞等具有保存價值的實物范圍。0 應(yīng)用系統(tǒng)歸檔：依據(jù)集團(tuán)公司信息技術(shù)總體規(guī)劃，對運(yùn)行成熟的應(yīng)用系統(tǒng)列出電子文件生成清單，提交主管業(yè)務(wù)部門確認(rèn)。2.2 歸檔要求2.2.1 電子文件歸檔方式和時間電子文件歸檔可以采用系統(tǒng)歸檔和手工歸檔兩種方式。如果選擇系統(tǒng)歸檔的方式，遵循電子文件先歸，實體檔案后歸的原則。先行歸檔的電子文件應(yīng)包括正文和附件，著錄信息及背景信息等內(nèi)容，在辦理完畢后實時歸檔。對于管理大數(shù)據(jù)體的應(yīng)用系統(tǒng)，可以只歸條目信息不歸電子文件，但需要該應(yīng)用系統(tǒng)滿足本規(guī)范中對電子文件保管和利

60、用的相應(yīng)要求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)對系統(tǒng)歸檔的電子文件進(jìn)行確認(rèn)，并定期進(jìn)行抽查。如果選擇手工歸檔的方式，遵循電子文件、實體檔案同時歸檔的原則?！罢l產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”，由歸檔單位（部門）將條目主要信息錄入檔案管理系統(tǒng)，同時上載相應(yīng)的電子文件。2.2.2 實體檔案歸檔時間 文書檔案：由歸檔單位（部門）將本年度辦結(jié)的文件材料于次年上半年內(nèi)歸檔。 產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、建設(shè)項目檔案：在項目鑒定或竣工后三個月內(nèi)歸檔。 設(shè)備儀器檔案：在設(shè)備儀器開箱驗收登記或安裝調(diào)試后一個月內(nèi)歸檔。 會計檔案：會計年度終了，暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年后，在第一季度內(nèi)歸檔。 油氣勘探開發(fā)檔案：綜合類文件材料于次年上半年內(nèi)歸檔，單井類文件材