辦公室檔案管理工作淺論

1、辦公室檔案管理工作淺論 【摘要】本文闡述了通過進步對檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建立和建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)，從而推進各項工作的有序開展。【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理辦公室檔案管理工作是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成局部，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價值的各種文件、材料包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標(biāo)樣等，對單位其他工作的完善具有輔助性作用，有利于進一步進步單位工作效能，更好地效勞于單位廣闊干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有非常重要的現(xiàn)實意義。一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀一單位指導(dǎo)對檔案管理不夠重視。檔案是單位在社會、科研、教學(xué)、

2、管理等活動中形成的具有保存價值或參考價值的資料，是單位階段開展情況的有效憑據(jù)。但是在實際管理中存在指導(dǎo)不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機及軟件等都裝備不齊全，室藏檔案數(shù)量不完好，平時不注意文件、資料的搜集、整理，檔案制度都不完善等。二信息化建立相對落后，社會現(xiàn)代化開展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。一是國家檔案行政機構(gòu)倡導(dǎo)無紙化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，但由于檔案管理的信息化建立沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質(zhì)文件為主，形成對紙質(zhì)文件的依賴。二是現(xiàn)代技術(shù)的開展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型

3、要求不同的方式進展整理和保管。三是檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是根底工作的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)根底差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)那么相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面施行、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。三檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善，落實不到位。一是目前多數(shù)單位沒有建立檔案管

4、理相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致搜集工作處于無序狀態(tài)，或制定了文件材料歸檔方法;檔案工作崗位責(zé)任制度;等，但不切合單位的實際情況，對單位文件材料搜集工作沒有實際指導(dǎo)意義。二是相關(guān)制度落實不到位，執(zhí)行的力度不夠，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)沒有落到實處,一些該銷毀的檔案未定期銷毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發(fā)揮其效力。四檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和開展考慮。越來越多的歸檔文件資料;是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。五檔案信息管理人員的素質(zhì)有待進步。實現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識和先進的技術(shù)程

5、度，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大局部檔案人員現(xiàn)代技術(shù)程度偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。二、如何加強檔案管理一進步對檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對單位的相關(guān)指導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理形式的實際成效，使其充分認(rèn)識高效的檔案管理工作對本單位整體工作開展起到極其重要的推動作用。二加強檔案管理信息化建立。網(wǎng)絡(luò)電子化檔案管理方式相對較于紙質(zhì)文件管理工作效率更高，并且加強了檔案管理工作的準(zhǔn)確性

6、。充分利用計算機技術(shù)存儲，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺和電子數(shù)據(jù)庫，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理形式，不僅可以將單位的各種檔案分門別類地進展管理，對復(fù)雜的檔案資料進展有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，防止查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財力，即進步了工作效率更可以及時整理歸類各類檔案文件，使檢索工作變得更加準(zhǔn)確便捷。三建立完善的檔案管理制度。進步辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)開展的主要任務(wù)。單位需長久穩(wěn)定地開展下去，需要建立合適自身開展的制度形式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個部門的工作效率

7、，影響著單位的開展。單位應(yīng)當(dāng)針對辦公室工作制定適用于本單位的體制機制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運行，才可以保證工作的質(zhì)量和效率，促進檔案工作的有序高效進展。四進步檔案管理人員的素質(zhì)。一是檔案工作是一項業(yè)務(wù)性比擬強的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的上下，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。辦公室檔案管理人員應(yīng)跟緊社會的開展腳步，順應(yīng)時代需求，不斷進步檔案管理意識。詳細(xì)來說，就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的效勞意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。二是信息科技的進步，對辦公室工作人員也提出了新的要求。工作人員要進展相應(yīng)的辦公軟件協(xié)助完成檔案管理工作，單位因不斷進步檔案管理工作人員專業(yè)程度和