大型超市公司員工檔案管理規(guī)定模版

1、文檔信息*文件名稱xx員工檔案管理規(guī)定*文件編號CRV-HR-053*文件所有者人力資源中心*文件屬性人力資源、人員與文化、指引、技能知識*流程樹路徑綜合性后臺、人力資源管理、HR運營管理、檔案管理*關(guān)聯(lián)文件xx人力資源基礎(chǔ)檔案歸檔操作指引xx保密制度xx人力資源基礎(chǔ)檔案管理手冊xx人力資源系統(tǒng)運維管理制度xx總部PeopleSoft系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入管理規(guī)定*文件密級秘密文件版本記錄*生效日期*作者版本變更說明批準人xx-01-01莊嚴V2.0（xx）文件修改王憲亮2013-01-01胡信友V1.0（2013）新文件建立洪杰文件說明*目的為了規(guī)范員工檔案的管理，依法維護員工檔案的有效性與完整性，合

2、理利用檔案信息資源，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化及科學(xué)化，根據(jù)中華人民共和國檔案法及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本規(guī)定*適用范圍業(yè)態(tài)：業(yè)務(wù)單元：職能：*流程結(jié)構(gòu)xx員工檔案管理規(guī)定定義一級檔案 （人事檔案） ：記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的各種文件材料，是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，具有憑證、依據(jù)和參考作用 。二級檔案 （工作檔案或公司檔案） ：公司在招聘錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)員工個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是全面考察員工工作表現(xiàn)的重要依據(jù) 。適用范圍一級檔案管理參照中華人民共和國檔案法

3、、中華人民共和國保守國家秘密法及各地政府政策。本規(guī)定適用于xx總部、各業(yè)務(wù)單元及DC所有正式員工的二級檔案保管工作。原則保密性：員工檔案管理嚴格執(zhí)行保密制度，任何人員不得故意傳播或泄露員工檔案信息，未經(jīng)允許不得復(fù)印、銷毀檔案資料，不得隨意刪改、偽造檔案資料，不得倒賣牟利、擅自轉(zhuǎn)移，違者將按公司相關(guān)規(guī)定予以處罰。完整性：員工檔案資料必須完整，包括各類證明材料、經(jīng)簽名確認的表單等。真實性：員工檔案資料必須真實、準確。及時性：員工的各類檔案資料，應(yīng)按本規(guī)定時限要求歸入員工檔案。屬地存放、分級管理：員工檔案按屬地管理原則，如編制歸屬總部常駐業(yè)務(wù)單元工作的總部人員，檔案存放在常駐工作地，同時實行分級管理

4、原則；其中常駐xx總部職能人員、業(yè)務(wù)單元負責(zé)人檔案及DC負責(zé)人檔案由總部保管, 業(yè)務(wù)單元總部職能人員、城市公司負責(zé)人檔案、城市公司總部職能人員、大超門店負責(zé)人檔案由業(yè)務(wù)單元保管；門店人員（除門店負責(zé)人外）檔案由門店保管。職責(zé)說明總部人力資源中心制定、修訂公司員工檔案管理規(guī)定；制定操作指引以及相關(guān)模板；指導(dǎo)、協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)單元按規(guī)范操作；辦理總部員工、業(yè)務(wù)單元負責(zé)人檔案的保管、存檔、轉(zhuǎn)移、調(diào)閱手續(xù)等。城市平臺人力資源部門組織設(shè)置：基于資源集中性原則，全國設(shè)定南京、西安、天津、杭州、沈陽、上海、深圳、北京八個人力資源虛擬城市平臺，簡稱“城市平臺”。對象范圍：包括編制歸屬總部常駐業(yè)務(wù)單元工作的人員； 組織

5、承接載體：城市平臺設(shè)立初期，由平臺所在城市對應(yīng)業(yè)務(wù)單元人力資源部負責(zé)承接，擔(dān)任城市平臺HR執(zhí)行操作主體。制定本平臺的檔案管理操作細則；依據(jù)本規(guī)定及本平臺管理操作細則，辦理檔案的保管、存檔、轉(zhuǎn)移、調(diào)閱手續(xù)等。業(yè)務(wù)單元人力資源部門制定本業(yè)務(wù)單元的檔案管理操作細則；依據(jù)本規(guī)定及本業(yè)務(wù)單元管理操作細則，辦理檔案的保管、存檔、轉(zhuǎn)移、調(diào)閱手續(xù)等。檔案管理職能崗對形成的檔案資料進行收集、整理、歸檔等；辦理檔案的轉(zhuǎn)移、調(diào)閱手續(xù)等；保持檔案存放處的清潔衛(wèi)生，做好檔案安全、防護工作；遵守公司保密制度，確保檔案資料的完整、真實與保密。建立日常檔案臺賬，保管相關(guān)掃描件、圖片等數(shù)字化檔案資料。檔案的建立新員工入職時即建

6、立檔案，資料由招聘配置職能部門依據(jù)新員工檔案內(nèi)容要求進行收集，勞動合同蓋章后后一周內(nèi)將上月完整的入職員工檔案轉(zhuǎn)至檔案管理職能崗。檔案管理職能崗需檢查檔案內(nèi)容的完整性，并對檔案進行編號，于每月15日前進行存檔。檔案的編號：所有員工檔案均需進行檔案編號，具體以人力資源系統(tǒng)中的員工ID號為檔案編號，同時附上員工姓名，即“員工ID+員工姓名”，檔案標簽格式見檔案編號模板。新入職員工檔案內(nèi)容包括：序號資料名稱原件/復(fù)印件備注1*崗位申請表（貼免冠近照）原件所有人員均須提供2*員工手冊確認書原件3*身份證或相關(guān)證明復(fù)印件4*勞動合同/雇傭合約原件6*離職證明或相關(guān)證明原件/復(fù)印件7個人簡歷復(fù)印件職能部門全

7、體員工、門店經(jīng)理級（含）以上人員、門店M類/P類人員需提供（創(chuàng)業(yè)者、私營業(yè)主、應(yīng)屆畢業(yè)生等除外），其他人員有則提供；香港地區(qū)參照執(zhí)行5保密協(xié)議原件職能部門全體員工、門店經(jīng)理級（含）以上人員、門店M類/P類人員必須提供，其他人員有則提供8面試/復(fù)試評價表原件9錄用審批表原件10學(xué)歷證書/學(xué)歷驗證證明復(fù)印件11學(xué)位證書/學(xué)位驗證證明復(fù)印件12體檢證明原件13職稱/技能證書復(fù)印件有則提供14入職測試試卷原件15推薦表原件16測評報告原件/復(fù)印件17其它應(yīng)歸檔資料原件/復(fù)印件檔案管理職能崗需根據(jù)檔案內(nèi)容，建立日常檔案臺賬，保管相關(guān)掃描件、圖片等數(shù)字化檔案資料。說明：檔案內(nèi)容請按此順序疊放保存；續(xù)簽的勞

8、動合同/雇傭合約存放時與新入職的勞動合同/雇傭合約一起疊放（即所有新簽、續(xù)簽勞動合同/雇傭合約放置在一起）。以上資料標“*”的代表所有員工入職時必須提供；標“”的代表職能部門全體員工、門店經(jīng)理級（含）以上人員、門店M類/P類人員入職時必須提供，其他人員有則提供；標“”的代表有則提供（下文出現(xiàn)的符號代表意義類同）。檔案的更新個人信息更新為保障員工檔案資料的準確，當(dāng)員工的身份證信息、學(xué)歷、職稱/職業(yè)資格、通訊地址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人及其聯(lián)系電話等發(fā)生變化時，員工應(yīng)于個人信息變更后七個工作日內(nèi)通過員工自助系統(tǒng)或到對應(yīng)人力資源部門進行信息變更，以確保自身的各項權(quán)益。若員工未及時通知對應(yīng)人力資源部門，

9、因此而造成的一切后果，由員工本人承擔(dān)。員工進行身份證信息、學(xué)歷、職稱/職業(yè)資格等信息變更時，需提供相應(yīng)證書/證件的原件及復(fù)印件，人力資源部門查驗原件后，于七個工作日內(nèi)在人力資源系統(tǒng)中對相關(guān)信息進行變更，檔案管理職能崗應(yīng)于每月15日前將上月收到的資料復(fù)印件存入員工個人檔案。工作資料更新由于目前公司人事信息系統(tǒng)及公文發(fā)布系統(tǒng)已全面使用并普遍認可，后期檔案更新將采用系統(tǒng)更新為主，紙質(zhì)存檔為輔的原則。 如獎懲、異動、任免、績效評估等紙質(zhì)存檔文件，人事信息系統(tǒng)更新相應(yīng)信息后，相應(yīng)紙質(zhì)存檔資料由各職能崗位保管一年（以最后簽批時間為起始點）并按月保存清晰的掃描件備查，責(zé)任部門和員工本人一年內(nèi)對系統(tǒng)信息有確認

10、、核實的責(zé)任和權(quán)力。期滿一年后，各職能崗位將按月保存的紙檔資料轉(zhuǎn)交給檔案管理崗統(tǒng)一存檔。協(xié)議類文件（勞動合同、保密協(xié)議及其他類型協(xié)議），仍必須紙質(zhì)存檔。特殊情況和特殊地區(qū)，檔案更新標準經(jīng)總部人力資源中心確認后，可進行針對性相應(yīng)調(diào)整。離職資料檔案管理職能崗應(yīng)于每月15日前將上月離職人員的檔案資料進行存檔。自動離職員工及解除勞動合同人員，將解除/終止勞動合同通知書及其他證明資料（郵寄快遞單復(fù)印件）作為離職資料進行存檔。離職人員檔案內(nèi)容除上述入職資料、在職期間更新的資料外，還包括以下內(nèi)容：序號資料名稱原件/復(fù)印件備注1*辭職申請書原件所有離職人員均須提供2*離職審批表原件3*交接清單原件4離職問卷原

11、件有則提供5離職面談表原件6解除/終止勞動合同通知書原件7解除/終止勞動合同協(xié)議書原件8審計報告（離職）復(fù)印件9其它應(yīng)歸檔的檔案資料原件/復(fù)印件檔案的保管檔案的存放與安全檔案的存放應(yīng)將在職人員檔案與離職人員檔案分開存放在職員工檔案：原則上要求所有在職員工檔案按員工ID號由小至大依次排列存放；考慮到個別業(yè)務(wù)單元門店特點，門店也可按部門排列、在同部門內(nèi)再按員工ID號由小至大依次排列存放。離職員工檔案：檔案管理職能崗應(yīng)于每月15日前將上月離職人員的檔案資料轉(zhuǎn)至離職人員檔案類；離職員工檔案的存放以月為單位，原則上要求同月離職人員檔案歸入同一檔案袋/盒，并在檔案袋/盒正面貼上離職人員清單，包括離職人員姓

12、名、人員ID、部門、離職原因、離職日期、離職手續(xù)完備日期等；若當(dāng)月離職人員較多，可使用多個檔案袋/盒存放。員工檔案應(yīng)安排專人管理，設(shè)置專門的檔案室或檔案柜，保存在安全、干燥、通風(fēng)的獨立存放處，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作；非檔案管理職能崗不得隨意進出檔案存放室；檔案管理職能崗、檔案借閱人員不得隨意將員工檔案帶離工作場所；檔案的轉(zhuǎn)移、調(diào)閱/歸還均需進行登記。掃描件、圖片等電子資料，需按要求，妥善保管。檢查上級人力資源部門應(yīng)對所管轄單位的員工檔案進行不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行修正。離職人員檔案自員工離職之日起至少保存三年（香港地區(qū)按當(dāng)?shù)胤梢?guī)定執(zhí)行），執(zhí)委、一級部門負責(zé)人的

13、離職檔案，如保管期限滿后，檔案銷毀前需掃描存檔（圖片需清晰可辨識）。檔案的調(diào)閱調(diào)閱范圍執(zhí)委會成員、職能部門負責(zé)人、門店負責(zé)人、人力資源內(nèi)部各模塊人員根據(jù)工作需要，經(jīng)對應(yīng)的人力資源部門負責(zé)人審批同意后，可按本規(guī)定調(diào)閱所管轄組織范圍內(nèi)員工的檔案信息資料，但僅限于調(diào)閱檔案資料個人電子信息、紙質(zhì)檔案復(fù)印件或查閱原件。審計防損監(jiān)察部門根據(jù)工作需要，經(jīng)對應(yīng)的人力資源部門負責(zé)人審批同意后，可按本規(guī)定調(diào)閱所管轄組織范圍內(nèi)被審計或被調(diào)查員工的檔案信息資料，但僅限于調(diào)閱檔案資料個人電子信息、紙質(zhì)檔案復(fù)印件。公安機關(guān)或檢察機構(gòu)等政府部門工作人員因工作需要，經(jīng)對應(yīng)的人力資源部門負責(zé)人審批同意后，可按本規(guī)定調(diào)閱公函所示

14、員工的檔案信息資料，但僅限于調(diào)閱檔案資料個人電子信息。員工本人不得調(diào)閱員工自己的檔案。調(diào)閱要求所有調(diào)閱申請人員需填寫檔案調(diào)閱申請表，并經(jīng)相關(guān)人員審批同意后方可調(diào)閱：人力資源內(nèi)部各模塊人員需調(diào)閱員工檔案的，需調(diào)閱申請人所屬模塊負責(zé)人和檔案管理職能崗所屬模塊負責(zé)人審批同意；公司其他職能部門/門店負責(zé)人需調(diào)閱員工檔案的，需部門/門店負責(zé)人、對應(yīng)人力資源部門負責(zé)人審批同意；如公安機關(guān)或檢察機構(gòu)等政府部門工作人員因工作需要，向公司調(diào)閱員工檔案個人信息資料的，需調(diào)閱申請部門出具正式公函，并由對應(yīng)的人力資源部門負責(zé)人審批同意。檔案管理職能崗憑審批同意后的檔案調(diào)閱申請表中所列資料清單，由調(diào)閱申請人簽字后，將相

15、關(guān)資料給到調(diào)閱申請人。調(diào)閱人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得傳播、復(fù)印資料信息，不得傳閱給他人；同時應(yīng)切實保證所借閱資料的安全、保密與完整，若有遺失、缺頁、損壞等情況，應(yīng)立即采取補救措施，并按公司相關(guān)規(guī)定對調(diào)閱申請人予以相應(yīng)處罰。所有借出并需歸還的檔案資料，需在當(dāng)天下班前歸還。檔案資料歸還時，檔案管理職能崗應(yīng)仔細核實所歸還檔案資料是否與檔案調(diào)閱申請表中所列資料清單一致，無誤后由檔案管理職能崗、調(diào)閱申請人簽字確認后將檔案資料歸檔。檔案的轉(zhuǎn)移當(dāng)員工發(fā)生跨業(yè)務(wù)單元、城市/區(qū)域或門店異動后，異動前檔案管理職能崗應(yīng)于員工異動后一個月內(nèi)將員工檔案原件（香港地區(qū)按當(dāng)?shù)胤梢?guī)定執(zhí)行）轉(zhuǎn)移至異動后檔案管理職能崗；

16、檔案管理職能崗在辦理員工檔案轉(zhuǎn)移時，應(yīng)當(dāng)對檔案資料進行保密，并保持檔案的完整性和真實性，檔案不完整的，原則上要求在員工異動前補齊；檔案轉(zhuǎn)移時，異動前檔案管理職能崗應(yīng)完備檔案轉(zhuǎn)移記錄表并簽字確認，同時將檔案密封好并加蓋檔案密封章或人事章后傳遞至異動后檔案管理職能崗；異動后檔案管理職能崗收到員工檔案后，應(yīng)根據(jù)檔案轉(zhuǎn)移記錄表核對檔案資料的完整性，資料完整的，異動后檔案管理職能崗應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)移記錄表簽字確認，并于收到檔案后二個工作日內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)移記錄表原件或掃描件傳至異動前檔案管理職能崗存檔。獎懲、異動、任免、績效評估等紙質(zhì)存檔文件，人事信息系統(tǒng)更新相應(yīng)信息后，檔案轉(zhuǎn)移時，以系統(tǒng)履歷信息為準，相應(yīng)獎懲、異動、績效評估等紙質(zhì)文件可不做轉(zhuǎn)移，歷史檔案中如已保管有相應(yīng)文件， 則仍需轉(zhuǎn)移。檔案的銷毀離職人員檔案保管期限屆滿后，可按以下方式對檔案進行銷毀：機械粉碎：采用粉碎機械進行粉碎，紙質(zhì)文檔變成小紙條或者小碎片；焚燒處理：采用專業(yè)的焚燒爐對資料進行焚燒處理；其它處理方式，如填埋處理等。在職人員檔案、保管期限內(nèi)的離職檔案不得銷毀。檔案的檢核總部檔案管理職能崗至少每年對各業(yè)務(wù)單元員工的檔案保管及資料完整情況進行檢核；業(yè)務(wù)單元檔案管理