公關(guān)活動策劃和活動執(zhí)行范例手冊

1、選擇要求選擇要求場地情況目的和程序預(yù)算構(gòu)思團隊組成項目推進表工作說明書前期準(zhǔn)備活動場地團隊組成和時間表車輛安排核心內(nèi)容說在前面的話來賓接待（記者）現(xiàn)場布置后勤工作停車場接待用車特殊嘉賓媒體接待基礎(chǔ)文件公關(guān)活動策劃與執(zhí)行培訓(xùn)說在前面的的話前期準(zhǔn)備目的前期準(zhǔn)備確立目目標(biāo)的程程序前期準(zhǔn)備預(yù)算前期準(zhǔn)備構(gòu)思摒棄頭腦中中所有雜雜念，全全心全意意地想象象活動的的全過程程，這個個想象應(yīng)應(yīng)至少重重復(fù)三次次，并將你想象象的全過過程詳細細地說給給你的團團隊，以以便獲得得補充：每個環(huán)節(jié)可可能出現(xiàn)現(xiàn)問題的的地方每個環(huán)節(jié)所所需用到到的物料料每個環(huán)節(jié)是是否可以以再優(yōu)化化每個環(huán)節(jié)是是否給人人驚喜在構(gòu)思完成成后，再再次檢查查你

2、的目目的是否否達到？在構(gòu)思完成成后，再再次檢查查你的預(yù)預(yù)算是否否足夠？團隊構(gòu)成和和時間表表團隊隊團隊構(gòu)成和和時間表表項目目推進表表項目推進表表（為可可控因素素預(yù)留必必要時間間：比正正常時間間多1/3 ）項目執(zhí)行：為每個個成員制制定每日日工作協(xié)協(xié)調(diào)內(nèi)容容物料清單：列舉已已有物料料及需要要準(zhǔn)備的的物料人員分工：列出每每個子項項目負責(zé)責(zé)人必須首先確確定不可可控因素素：障礙礙來自哪哪里？場地：如果果不及時時確定可可能租不不到合適適的場地地重要來賓：他們的的時間、行行程是不不確定的的其他不可控控因素預(yù)定的檢查查時間通通報:向所有成員員報告每每日工作作的完成成情況,分享你你的完成成快樂,也分享享別人的的完

3、成快快樂使其他成員員知道應(yīng)應(yīng)該沿著著你完成成的項目目去做什什么?應(yīng)付意外情情況、贏贏得補救救機會項目推進表表的分解解正確制制定并運運用子目目標(biāo)團隊構(gòu)成和和時間表表工作作說明書書活動基本要要素（時時間、地地點、參參與人、主主題、流流程等）活動物料匯匯總部門工作（接接待）流流程和要要求活動現(xiàn)場具具體分工工（人員員位置和和要求）文案準(zhǔn)備新聞稿主持人臺本本領(lǐng)導(dǎo)講話稿稿重要領(lǐng)導(dǎo)的的現(xiàn)場文文件夾內(nèi)內(nèi)容資料料通訊錄工作說明書書的主要要目的確確定活動動基本要要素/相互關(guān)關(guān)系及檢檢查點場地選擇列出要要求需要類型：考慮活活動類別別、主題題、品味味要求來賓人數(shù)：測算最最小面積積要求活動內(nèi)容：是否有有特殊物物品擺放放

4、，是否否需特殊殊設(shè)施？是否有有頂高要要求？是是否有破破壞可能能？周邊環(huán)境：交通、噪噪音、光光線、用用餐及住住宿氣候條件：防雨、防防寒、防防暑、日日落時間間費用限制：能夠用用于場地地租賃的的最高限限額場地選擇詢問是否有檔期期？是否有足夠夠的布展展時間？場地需要清清空嗎？場地清清空需要要付費嗎嗎？場地清掃需需要特別別安排嗎嗎？場地可容納納多少人人？使用該場地地是否需需要辦理理特別手手續(xù)？是否有噪音音及安全全、清潔潔方面的的要求？場地能夠提提供什么么設(shè)施？它們是是否收費費？現(xiàn)場視覺效效果如何何？是否否有遮擋擋視線的的裝飾？場地有多少少衛(wèi)生間間？條件件怎樣？需要裝裝飾嗎？是否有供貴貴賓和工工作人員員休

5、息的的地方？場地自身工工作人員員的素質(zhì)質(zhì)如何？是否有有類似活活動的服服務(wù)經(jīng)驗驗？場地是否有有存放雜雜物或資資料的地地方？車輛安排停車場場停車場在哪哪里？從從停車場場到活動動場地步步行需要要多長時時間？通通過哪些些線路？停車場的開開放和關(guān)關(guān)閉時間間？停車場需要要什么憑憑證？是否可以專專辟停車車場？是否有VIIP專用用停車場場？是否有“停停車已滿滿”標(biāo)志牌牌？停車場是否否有保安安管理？工作用車停停在哪里里？是否否需付費費？車輛安排活動班班車來賓來自哪哪里？何何時啟程程？正常常何時抵抵達？以每半小時時為單位位，列出出航班抵抵達時間間表，并并據(jù)此確確定每班班班車的的間隔時時間、發(fā)發(fā)車輛數(shù)數(shù)班車品牌？新

6、舊程程度？司機素質(zhì)如如何？會會否迷路路？聯(lián)系系方式？班車途經(jīng)路路線是否否有擁堵堵可能？預(yù)留至少一一輛機動動車輛車輛安排特殊來來賓接待待特殊來賓有有多少人人（正確確職務(wù)）？他們啟啟程和抵抵達的精精確時間間表？是是否有陪陪同人員員？入住住酒店？入住時時間和離離開時間間？特殊來賓的的級別是是否有差差別？他他們是否否要求乘乘坐不同同檔次的的車輛？特殊來賓的的行程安安排（活活動當(dāng)天天），征征求本人人或隨從從的意見見；活動動前是否否觀看場場地并參參加彩排排？由誰接待？期間是是否有其其他安排排？（會會議？用用餐？）特殊來賓的的活動文文件夾準(zhǔn)準(zhǔn)備：簡簡易流程程、講話話稿、行行程提醒醒來賓接待當(dāng)來賓準(zhǔn)備備趕赴機

7、機場時，接接待工作作已經(jīng)開開始：來賓是否拿拿到了正正確的機機票？來賓是否方方便抵達達機場？當(dāng)來賓抵達達機場時時是否安安排工作作人員辦辦理手續(xù)續(xù)？來賓是否知知道下飛飛機后應(yīng)應(yīng)該如何何做？突發(fā)情況處處理：航班延誤個別來賓遲遲到來賓接待當(dāng)來賓走下下飛機后后：確保第一時時間知道道接站人人位置在班車等候候時間不不能超過過30分鐘鐘在班車行程程中為來來賓播放放輕松音音樂突發(fā)情況處處理：班車損壞部分來賓延延誤班車迷路來賓接待當(dāng)來賓抵達達接待區(qū)區(qū)時：確保第一時時間看到到接待人人員和接接待指示示牌預(yù)估每批來來賓人數(shù)數(shù)，保障障足夠的的接待人人力如果是入住住酒店，最最好提前前拿到所所有來賓賓入住房房間，以以節(jié)省來來

8、賓登記記時間，并并在登記記完成后后交酒店店總臺在接待區(qū)預(yù)預(yù)備休息息區(qū)如果是直接接進入會會場，應(yīng)應(yīng)準(zhǔn)備存存衣處、行行李寄存存處，并并有專人人管理，預(yù)預(yù)備存衣衣牌突發(fā)情況處處理：因交通原因因突然導(dǎo)導(dǎo)致來賓賓人數(shù)劇劇增來賓接待來賓登記時時應(yīng)了解解什么？活動的日程程安排活動所需佩佩戴證件件及使用用要求活動場地平平面圖及及入口、出出口、衛(wèi)衛(wèi)生間位位置何時可以離離開？離離開機票票領(lǐng)取的的時間和和方式來程時的費費用報銷銷時間、地地點、方方式離開時是否否有班車車接送？用餐時間、地地點？用用餐憑證證？來賓接待當(dāng)來賓進入入酒店房房間休息息：準(zhǔn)備小型歡歡迎卡確保來賓能能夠迅速速聯(lián)絡(luò)接接待人員員是否需要提提前清空空房

9、間內(nèi)內(nèi)的收費費物品？房間內(nèi)是否否需要準(zhǔn)準(zhǔn)備鮮花花及水果果？房間內(nèi)應(yīng)準(zhǔn)準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐芈糜问质謨约暗氐貓D現(xiàn)場布置來賓行走線線路現(xiàn)場場勘察：場地有多少少入口？是否可可以確保保來賓從從指定入入口進入入？來賓人數(shù)有有多少？是否能能夠及時時順暢地地通過入入口？入口是否需需要鋪設(shè)設(shè)紅地毯毯？在抵達會場場途中是是否要穿穿越其他他場地？是否有有明確方方向指示示？來賓進入會會場后是是否能夠夠立即找找到自己己的位置置？不同類別的的來賓是是否需要要分別設(shè)設(shè)定入口口？是否有來賓賓需要特特別休息息室？現(xiàn)場布置搭建施工保證施工期期間的用用電及保保安保證施工用用料的擺擺放位置置檢查施工單單位用料料擺放是是否合理理搭建完成時時間應(yīng)

10、保保障至少少12小時時的彩排排時間務(wù)必進行最最大負荷荷電量測測試施工完畢后后應(yīng)清理理一切施施工痕跡跡確保用電線線路安全全隱秘現(xiàn)場布置舞臺布置保障上場及及下場通通道暢通通后臺有方便便快捷且且安全的的物品存存放處來賓上下舞舞臺通道道地板檢檢查，是是否有松松動可能能舞臺布置的的設(shè)備不不能遮擋擋現(xiàn)場攝攝影攝像像視線確保來賓無無法進入入后臺現(xiàn)場布置來賓區(qū)域貴賓席如何何布置（座座位安排排圖）？是否需需要名簽簽或椅背背簽？為外籍人士士座位的的側(cè)后方方安排翻翻譯人員員座位來賓的通道道是否暢暢通？是否要準(zhǔn)備備同傳？規(guī)格？現(xiàn)場翻翻譯？預(yù)留攝影攝攝像位置置，是否否需要架架高？來賓取用飲飲料位置置是否方方便？當(dāng)來賓退

11、場場時是否否可能發(fā)發(fā)生擁擠擠？后勤安排安排專門工工作人員員負責(zé)用用餐預(yù)訂訂及送達達指定工作人人員用車車和司機機文件打印資料裝袋、運運輸和存存放物品領(lǐng)取登登記視頻、圖片片資料媒體接待基基礎(chǔ)文件件媒體接待基基礎(chǔ)文件件邀請媒體名名單新聞夾內(nèi)容容航班時刻表表（接、送送車輛安安排）住房登記表表媒介分工（活活動現(xiàn)場場位置）接待物料專訪安排（名名單、QQ&A、陪陪同媒介介、速錄錄）其他事項活動付款明明細表供應(yīng)商、額額度、日日期、付付款形式式、尾款款結(jié)算日日期現(xiàn)場指揮文文件-根據(jù)據(jù)確定流流程AV、音響響（上場場音樂/出車音音樂）、燈燈光配合合攝影攝像預(yù)預(yù)定位置置和要求求重要環(huán)節(jié)時時的前后后銜接、人人員補位位現(xiàn)

12、場提問時時的媒介介人員位位置主持人臺本本活動（專訪訪）結(jié)束束后匯集活動攝攝影攝像像資料（速速錄文字字？）挑選圖片或或整理速速錄文字字，客戶戶確認后后上傳網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計媒體對對視頻資資料的數(shù)數(shù)量六一兒童節(jié)節(jié)慶典活活動目 錄錄公司簡介和和六一兒兒童節(jié)慶慶典活動動介紹-活動執(zhí)行手手冊執(zhí)行委員會會架構(gòu)項目執(zhí)行標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)活動前期準(zhǔn)準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行流流程附 件公司內(nèi)部人人員聯(lián)絡(luò)絡(luò)表執(zhí)行相關(guān)人人員聯(lián)絡(luò)絡(luò)表活動安排日日程表活動道具一一覽表活動志愿者者招聘細細則培訓(xùn)會細則則各項活動比比賽細則則現(xiàn)場效果圖圖公司簡介。公司是由一群熱愛廣告，年輕富有朝氣，又在各自領(lǐng)域中有不同專長的年輕人創(chuàng)辦。公司創(chuàng)辦人經(jīng)過在中國本土多年的經(jīng)營探

13、索與磨練整合，形成了客戶為本（Client - focused）、活力維新（Vibrant）、先行是金（Proactive）的經(jīng)營理念。目前已在上海、杭州（制作工廠）、南京、北京設(shè)立了4個辦事處。是以品品牌策劃劃、平面面設(shè)計、影影視制作作、廣告告制作代代理、網(wǎng)網(wǎng)站開發(fā)發(fā)、及廣廣告公關(guān)關(guān)策劃為為主的綜綜合性廣廣告設(shè)計計傳播服服務(wù)機構(gòu)構(gòu)。一直直以高度度專業(yè)化化的精神神，嚴(yán)謹(jǐn)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯鲬B(tài)度，在在廣告領(lǐng)領(lǐng)域辛勤勤耕耘。我我們總是是不斷的的思考思思索，期期望為客客戶的品品牌提供供更強大大有力的的能量來來源，我我們致力力于為客客戶的互互動溝通通領(lǐng)域提提供全面面解決方方案，提提供給客客戶完善善整合的的溝通方

14、方案。通通過完美美的創(chuàng)意意表現(xiàn)，全全新的平平面技術(shù)術(shù)處理，有有效的媒媒體執(zhí)行行，可度度量的數(shù)數(shù)據(jù)監(jiān)測測并將之之完美融融合，從從而給用用戶帶來來最具價價值的廣廣告宣傳傳體驗。以“感感性本土土文化，理理性國際際潮流”為為企業(yè)理理念，人人性化的的管理，堅堅持策略略性創(chuàng)意意導(dǎo)向，視視“給消消費者帶帶來利益益，為企企業(yè)帶來來市場”為為己任，樹樹立本土土廣告公公司的形形象，力力求在國國際競爭爭中發(fā)展展壯大。 我們們的定位位：品牌牌傳播的的個性化化解決之之道 六一兒童節(jié)節(jié)慶典活活動介紹紹活動背景： “大白兔兔”品牌在在今年年年初舉辦辦了“我心中中的大白白兔”小學(xué)生生繪畫大大賽，在在小學(xué)生生中建立立并鞏固固了

15、我們們良好的的品牌形形象。此此次活動動將廣場場路演和和繪畫大大賽頒獎獎儀式結(jié)結(jié)合起來來，進一一步增強強品牌的的市場號號召力。 本次活動旨旨在通過過六一活活動，以以推出全全新“Fammilyy Daay”的概念念，擴大大“大白兔兔”品牌在在目標(biāo)受受眾中的的影響力力。活動簡介：時間：20006年年5月227日 地點：上海海世紀(jì)公公園銀杏杏大道草草坪 活動信息： 活動主辦：冠生園園（集團團）有限限公司 品品牌冠名名：大白白兔 活活動承辦辦：上海海諾泰廣廣告有限限公司 活動介紹： 本活動動引進全全新“Fammilyy Daay”的理念念，通過過舉辦在在世紀(jì)公公園的 大型戶外“嘉年華華”活動，在在少年兒

16、兒童心目目中樹立立年輕的的品牌形形象，同時又勾起起家長對對“大白兔兔”的美好好回憶，達達到活動動目的。 游藝區(qū)咨詢熱線：0211-50039000011 游藝區(qū)活動網(wǎng)站： HYPERLINK wwww.nnotlle.ccn 執(zhí)行手冊一、活動執(zhí)執(zhí)行項目目組架構(gòu)構(gòu) 大白兔活動執(zhí)行大白兔活動執(zhí)行項目小組構(gòu)架圖項目總監(jiān)項目助理派發(fā)組：活動宣傳及推廣（25人）游戲組：游戲區(qū)互動游戲（25人）演出組：舞臺區(qū)所有演出（10人）物流組：物資管理及運輸（15人）信息組：信息采集（10人）保安組：現(xiàn)場秩序控制（15人）活動前期的宣傳及活動當(dāng)天的DM派發(fā)，20人派發(fā)，10人機動游戲區(qū)域的人員協(xié)調(diào)及管理，負責(zé)小項目

17、，分10組，每組3人各類活動物資的倉儲及管理，運輸?shù)蓉撠?zé)整臺演出，活動現(xiàn)場布置，安排演員及舞臺搭建等各類數(shù)據(jù)的收集及整理，安排媒體拍照及發(fā)稿控制活動現(xiàn)場秩序，維護活動安全志愿者甄選、培訓(xùn)及管理 工作人員要要求：身身著統(tǒng)一一服飾，掛掛統(tǒng)一胸胸牌，統(tǒng)統(tǒng)一口號號，組長長及項目目負責(zé)人人以胸牌牌顏色區(qū)區(qū)分，顏顏色越深深，級別別越高小組負責(zé)人人：紅色色吊牌 志愿者者小組長長：黃色色吊牌 大學(xué)生生志愿者者：藍色色吊牌派發(fā)組（志志愿者330名）Leadeer：活動資料派派發(fā)人員員安排表表日 期地 點數(shù) 量志愿者負責(zé)責(zé)人志愿者電 話話備 注5月1日5月77日市中心熱鬧鬧商圈8人5月13日日、144日各區(qū)少年宮

18、宮4人5月20日日、211日各區(qū)少年宮宮4人5月10日日5月112日各區(qū)學(xué)校5人5月15日日5月119日各區(qū)學(xué)校5人5月20日日5月226日各區(qū)學(xué)校5人5月27日日活動現(xiàn)場30人派發(fā)人員工工作內(nèi)容容：活動動前期派發(fā)發(fā)活動宣宣傳DMM，向路路人告知知本次活活動內(nèi)容容 活活動現(xiàn)場場身著著統(tǒng)一兔兔子服，向向游客派派發(fā)DMM，小旗旗幟，氣氣球，將將路人引引至活動動現(xiàn)場等等物資領(lǐng)用清清單序號派發(fā)點負責(zé)人小旗幟小氣球DM領(lǐng)用人備注 2、游戲組（志愿者20人）：組織游客游玩，參與比賽，贏大獎Leadeer：志愿者安排排及聯(lián)系系方式活動區(qū)域負責(zé)人志愿者聯(lián)系電話備注休息區(qū)展示區(qū)手工坊推鐵環(huán)民間表演放風(fēng)箏二手義賣

19、攝影棚活動物品義義賣及捐捐贈套圈圈親子游戲11親子游戲22許愿樹才藝寶寶家家庭報名名及初賽賽游戲組分為為三塊休息息區(qū)（志志愿者33人）：負責(zé)接接待小朋朋友及家家長休息息等展示區(qū)（志志愿者33人）：負責(zé)繪繪畫比賽賽優(yōu)秀作作品展示示及講解解，參與與本次活活動小朋朋友簽名名游藝區(qū)（志志愿者112人）：負責(zé)各項游戲及親子活動公平開展等游藝區(qū)區(qū)域域管理手工DIYY（水粉粉畫、小小植物）時間：100：000166：000內(nèi)容：以55元低價價購買游游戲材料料，跟爸爸爸媽媽媽一起完完成，作作品可帶帶回家推鐵環(huán)比賽賽時間：100：000166：000（半小小時一次次）內(nèi)容：以家家庭為單單位，每每報名55組比賽賽

20、一場，跟跟爸爸媽媽媽一起起合作贏贏獎品獎品：大白白兔毛絨絨大玩具具 122個 小獎品品48份民間藝人絕絕活表演演（剪紙紙、捏面面粉人等等）時間：100：000166：000內(nèi)容：低價價銷售，55-100元，可可現(xiàn)場教教小朋友友制作，收收入所得得歸藝人人所有放風(fēng)箏時間：100：000166：000 內(nèi)內(nèi)容：風(fēng)風(fēng)箏5-10元元低價銷銷售，跟跟爸爸媽媽媽一起起放風(fēng)箏箏二手義賣時間：100：000166：000內(nèi)容：小朋朋友將自自己收藏藏的小玩玩意拿出出來義賣賣，義賣賣所得款款捐贈兒兒童醫(yī)院院白血病病患兒攝影棚時間：100：000166：000內(nèi)容：跟兔兔寶寶一一起合影影，或穿穿著兔寶寶寶的衣衣服拍照

21、照，或造造型板露露臉，背背景有企業(yè)業(yè)活動宣宣傳背板板，照片片可等活活動結(jié)束束后上網(wǎng)網(wǎng)站存取取活動物品義義賣及現(xiàn)現(xiàn)場捐贈贈時間：100：000166：000內(nèi)容：本次次活動產(chǎn)產(chǎn)品無償償義賣及及捐贈，活活動T-shiirt、氣氣球、帽帽子1-10元元不等，定定點捐贈贈，所得得款項全全部捐贈贈給白血血病兒套圈圈時間：100：000166：000內(nèi)容：2元元10次次，套中中任何獎獎品，獎獎品歸小小朋友所所有獎品：大白白兔奶糖糖、大白白兔毛絨絨玩具、活活動物品品等親子游戲（踩踩氣球、一一二一踏踏步走等等2個）時間：100：000166：000（半小小時一次次）內(nèi)容：以家家庭為單單位，55組一比比，根據(jù)據(jù)

22、游戲規(guī)規(guī)則開展展比賽，贏贏取豐富富禮品獎品：大白白兔毛絨絨大玩具具 244個 小獎品品96份份愿望樹時間：100：000166：000內(nèi)容：一元元一張小小卡片，綁綁著紅色色綢帶，由由小朋友友寫好愿愿望，爸爸爸媽媽媽抱起小小朋友一一起將愿愿望卡片片掛在樹樹上才藝寶寶家家庭報名名及初賽賽時間：100：000111：000 113：00015：00內(nèi)容：憑活活動DMM后的調(diào)調(diào)查問卷卷，領(lǐng)取取紀(jì)念品品一份，并并可參加加寶寶才才藝大比比拼活動動，贏獎獎品獎品：大白白兔明星星寶寶、大大白兔天天才寶寶寶、大白兔兔快樂寶寶寶、大大白兔快快樂家庭庭等100個獎項項，有紀(jì)紀(jì)念證書書及價值值3000元大白白兔大禮禮包等 物資領(lǐng)用用清單序號活動區(qū)域負責(zé)人領(lǐng)用物數(shù)量領(lǐng)用人備注 3、演演出組（志志愿者110人） Leaaderr：現(xiàn)場布置及及舞臺搭搭建：空空飄氣球球及指引引標(biāo)志固固定方位位，活動動海報張張貼舞臺演出流流程配合合及演員員安排人員聯(lián)系方方式及安安排崗位負責(zé)人志愿者聯(lián)系電話備注演出流程10：000-100：05 主持人人介紹本本次活動動10：055-100：15 少兒武武術(shù)10：155-100：35 雜技表表演10：355-100：45 少兒拉拉丁10：455-111：05 魔術(shù)表表演11：055-122