公司采購(gòu)流程綱要管理制度

1、WORD格式企業(yè)采買(mǎi)流程管理制度為了提高企業(yè)采買(mǎi)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采買(mǎi)成本，滿足企業(yè)對(duì)優(yōu)秀資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物質(zhì)采買(mǎi)流程，加強(qiáng)與各部門(mén)間的配合，特?cái)M訂本制度。一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定1請(qǐng)購(gòu)單的要素完滿的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：（1）請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)；（2）請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目；（3）請(qǐng)購(gòu)的用途；（4）請(qǐng)購(gòu)的物品名；（5）請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量；（6）請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；（7）請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料等；（8）請(qǐng)購(gòu)的物品的需求時(shí)間；（9）請(qǐng)購(gòu)如有特別需要請(qǐng)備注；（10）請(qǐng)購(gòu)單填寫(xiě)人；（11）請(qǐng)購(gòu)部門(mén)主管；（12）企業(yè)總經(jīng)理。3請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定（1）請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)依據(jù)要素填寫(xiě)完滿、清楚，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查贊成后報(bào)

2、采買(mǎi)部門(mén)；（2）固定財(cái)富申購(gòu)依據(jù)附表一（固定財(cái)富購(gòu)置申請(qǐng)表）的格式進(jìn)行填寫(xiě)提報(bào)；（3）其他資料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購(gòu)依據(jù)附表二（物質(zhì)采買(mǎi)申請(qǐng)表.）的格式填寫(xiě)提報(bào)；（4）平常零星采買(mǎi)依據(jù)企業(yè)印制的依據(jù)附表三（物質(zhì)采買(mǎi)審批單）的格式填寫(xiě)提報(bào)；5）請(qǐng)購(gòu)部門(mén)在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采買(mǎi)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門(mén)備份；6）涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)能夠附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；7）遇企業(yè)生產(chǎn)、生活急需的物質(zhì)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，能夠電話或其他形式請(qǐng)示，征得贊成后提報(bào)采買(mǎi)部門(mén)，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。8）若是是單一本源采買(mǎi)或指定采買(mǎi)廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)必定作第一版面說(shuō)明。9）請(qǐng)購(gòu)單的更正

3、和補(bǔ)充應(yīng)以書(shū)面形式由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采買(mǎi)部。4企業(yè)物質(zhì)請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門(mén)專業(yè)資料整理WORD格式（1）企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物質(zhì)、勞務(wù)、固定財(cái)富、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門(mén)提報(bào)；2）企業(yè)生活及辦公的物質(zhì)、固定財(cái)富、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào)；3）企業(yè)各部門(mén)專用的物質(zhì)由各部門(mén)自行提報(bào)。二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及發(fā)散規(guī)定、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)1）采買(mǎi)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫(xiě)可否依據(jù)規(guī)定填寫(xiě)完滿、清楚，檢查請(qǐng)購(gòu)單可否經(jīng)過(guò)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批；2）接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)依據(jù)無(wú)計(jì)劃不采買(mǎi)，名稱規(guī)格等不完滿清楚不采買(mǎi)，圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采買(mǎi)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物質(zhì)不采買(mǎi)的原則；3）通知庫(kù)房管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物質(zhì)可否有庫(kù)存；4

4、）對(duì)于不吻合規(guī)定和撤掉的請(qǐng)購(gòu)物質(zhì)應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。2、請(qǐng)購(gòu)單的發(fā)散規(guī)定1）對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采買(mǎi)部應(yīng)依據(jù)人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工辦理；2）對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先辦理；3）無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)；4）重要的項(xiàng)目采買(mǎi)前應(yīng)征采企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采買(mǎi)周期的規(guī)定（1）老例商品采買(mǎi)周期在7天，2）遇到緊急采買(mǎi)應(yīng)報(bào)告企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)采用快速優(yōu)先采買(mǎi)的策略，緊急采買(mǎi)商品周期在3節(jié)氣間；三、詢價(jià)及其規(guī)定1詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真批閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，認(rèn)識(shí)圖紙及其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門(mén)溝通；2屬于相同種類或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采買(mǎi)；3對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先辦理；4所有采

5、買(mǎi)項(xiàng)目上必定向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不經(jīng)過(guò)其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；5對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求的物質(zhì)或設(shè)備如有成本較低的取代品能夠介紹采買(mǎi)替代品；6遇到重要的物質(zhì)、項(xiàng)目或預(yù)估單次采買(mǎi)金額大于10萬(wàn)的采買(mǎi)情況，詢價(jià)前應(yīng)先向企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或招標(biāo)單位的基本情況，依據(jù)附表四（擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)贊成方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書(shū)；7詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求對(duì)付不相同品牌進(jìn)行詢價(jià)；8除固定財(cái)富外單次采買(mǎi)金額在1萬(wàn)元以下項(xiàng)目能夠自行采買(mǎi)；單次采買(mǎi)金額估量金額在1萬(wàn)元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求最少三家上的供應(yīng)商參加比價(jià)或招標(biāo)采買(mǎi)，比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)最少邀請(qǐng)四家以上單位參加；單次采買(mǎi)金額估

6、量?jī)r(jià)格在20萬(wàn)元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采買(mǎi)部組織招標(biāo)，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加督查；單專業(yè)資料整理WORD格式次采買(mǎi)金額估量?jī)r(jià)格在100萬(wàn)元以上的項(xiàng)目由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決定可否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；9比價(jià)采買(mǎi)或招標(biāo)采買(mǎi)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備必然資質(zhì)和實(shí)力，擁有供應(yīng)或達(dá)成我企業(yè)所需物質(zhì)和項(xiàng)目的能力；10比價(jià)采買(mǎi)或招標(biāo)采買(mǎi)應(yīng)依據(jù)附表五（資料或設(shè)備詢價(jià)表）的格式或擬定完滿的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)；11在詢價(jià)時(shí)遇到特別情況應(yīng)書(shū)面報(bào)請(qǐng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批閱。三、比價(jià)、議價(jià)1對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)解析，可否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或

7、進(jìn)行開(kāi)標(biāo)后應(yīng)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)起訴況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；4重要項(xiàng)目應(yīng)經(jīng)過(guò)必然的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行考據(jù)和審查，如經(jīng)過(guò)進(jìn)行實(shí)地察看認(rèn)識(shí)供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5參照目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)報(bào)告企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得贊成后方可匯總；2比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)依據(jù)附表六（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完滿列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬采用單位及采用原因，依據(jù)必然序次逐一審查；如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未經(jīng)過(guò)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查應(yīng)進(jìn)行更正或重新辦理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間成立、更正

8、、停止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門(mén)中確定權(quán)益、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采買(mǎi)工作主要涉及工礦產(chǎn)品買(mǎi)賣合同。（1）合同正文應(yīng)包括的要素1）合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；2）采買(mǎi)物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不能切割的部分；3）包裝要求；4）合同總數(shù)應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)企業(yè)的總價(jià)，特別情況應(yīng)注明；5）付款方式；6）工期；7）質(zhì)量保證期；8）質(zhì)量要求及規(guī)范；9）違約責(zé)任和解決瓜葛的方法；10）雙方的企業(yè)信息；專業(yè)資料整理WORD格式11）其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問(wèn)題及企業(yè)機(jī)密的

9、，注意保密責(zé)任；2）擬訂合同條款時(shí)必然要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3）為防范合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù)，打包采買(mǎi)時(shí)要求供貨方供應(yīng)分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4）遇貨物訂購(gòu)數(shù)量很多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；5）質(zhì)保期必然要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)質(zhì)量保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的供應(yīng)時(shí)間及要求；7）針對(duì)不相同的合同約定不相同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分依據(jù)預(yù)付款、查收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的序次明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任必然要詳細(xì)、詳細(xì)；）比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽達(dá)成后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；1

10、1）合同簽訂簽應(yīng)依據(jù)附表七（合同審查贊成單）的格式對(duì)合同底稿進(jìn)行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋企業(yè)合同章方可見(jiàn)效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)。六、付款及合同履行1付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照企業(yè)修造船企業(yè)資料采買(mǎi)付款及報(bào)銷流程V1.更正版及修造船企業(yè)資本支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制中的相關(guān)規(guī)定履行；2）依據(jù)進(jìn)度付款的采買(mǎi)項(xiàng)目必定保證質(zhì)檢合格方可付款；3）依據(jù)貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫(xiě)附表八（資本支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽達(dá)成后提交財(cái)務(wù)部付款；（4）財(cái)務(wù)部門(mén)在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，省得影響

11、合同的履行和供貨周期，遇特別情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采買(mǎi)部并報(bào)告企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。2合同履行(1)已簽訂合同由采買(mǎi)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采買(mǎi)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行督查，如出現(xiàn)問(wèn)題，采買(mǎi)部應(yīng)及時(shí)提出建議或拯救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)；2）已簽訂的合同在履行時(shí)期，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，追蹤并督促其保質(zhì)保量，準(zhǔn)時(shí)履約；3）合同在履行時(shí)期應(yīng)依據(jù)上方約定嚴(yán)格履行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；專業(yè)資料整理WORD格式七、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)報(bào)驗(yàn)1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行達(dá)成的合同，采買(mǎi)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收；2）對(duì)于不相同種類的合同的標(biāo)的物的查收標(biāo)準(zhǔn)參照企業(yè)質(zhì)檢部門(mén)的相關(guān)規(guī)定履

12、行；3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行質(zhì)檢、查收；4）質(zhì)檢部門(mén)在接到采買(mǎi)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書(shū)，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延緩生產(chǎn)部門(mén)使用或不能夠入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門(mén)應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；5）用于企業(yè)生活和辦公的物質(zhì)不在企業(yè)質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫(kù)（1）企業(yè)所有的生產(chǎn)資料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫(kù)前均應(yīng)經(jīng)過(guò)質(zhì)檢部門(mén)的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)企業(yè)后采買(mǎi)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；3）質(zhì)檢部門(mén)未及時(shí)查收的合同標(biāo)的物，庫(kù)房在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；4）質(zhì)檢部門(mén)已經(jīng)查收的產(chǎn)品庫(kù)房應(yīng)及時(shí)的入庫(kù)，并及時(shí)出具入庫(kù)清單；5）外協(xié)加工件應(yīng)依

13、據(jù)原資料入庫(kù)；6）質(zhì)檢合格后的固定財(cái)富及服務(wù)依據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫(kù)。附表一固定財(cái)富購(gòu)置申請(qǐng)表企業(yè)名稱：編號(hào)：申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)時(shí)間購(gòu)置財(cái)富名稱購(gòu)置數(shù)量估量單價(jià)估量金額專業(yè)資料整理WORD格式購(gòu)置原因：購(gòu)置后效益解析：部門(mén)負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)分管財(cái)務(wù)副總總經(jīng)理年月日附表二采買(mǎi)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)：填報(bào)日期：年月日采買(mǎi)種類：設(shè)備資料工程服務(wù)低值易耗其他購(gòu)置原因：序規(guī)格型號(hào)數(shù)量交貨期名稱估價(jià)（總價(jià)）備注號(hào)/工程大要/工程量/工期專業(yè)資料整理WORD格式12345678備注：編制人：部門(mén)經(jīng)理：分管副總：采買(mǎi)副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：專業(yè)資料整理WORD格式附表三物質(zhì)采買(mǎi)審批單部門(mén)名稱年月日序號(hào)項(xiàng)目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額

14、審批備注總經(jīng)理：財(cái)務(wù)副總分管副總：財(cái)務(wù)審查：合計(jì)金額大寫(xiě)：￥：經(jīng)辦人：部門(mén)負(fù)責(zé)人：復(fù)核人：專業(yè)資料整理WORD格式附表四擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單單位名稱：填報(bào)日期：年月日序招標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績(jī)情況聯(lián)系人電話/傳真手機(jī)電子郵箱備注號(hào)12345經(jīng)辦人：采買(mǎi)部：技術(shù)副總：采買(mǎi)副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：專業(yè)資料整理WORD格式附表五資料（設(shè)備）詢價(jià)表日期：年月日需求單位：序號(hào)資料名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)小計(jì)備注1234567合計(jì)：報(bào)價(jià)單位（蓋章）：供貨周期付款方式供方信息聯(lián)系人電話傳真郵箱企業(yè)網(wǎng)址辦公地點(diǎn)：企業(yè)名稱：商務(wù)：聯(lián)系人電話傳真需方技術(shù)：信息郵箱企業(yè)網(wǎng)址辦公地點(diǎn)：郵編：備注：1.本報(bào)價(jià)含17%的增值稅，含運(yùn)費(fèi)；本單只做詢價(jià)用，非正式訂單。專業(yè)資料整理WORD格式附表六比價(jià)/招標(biāo)匯總表企業(yè)名稱：制表時(shí)間：年月日選物料單包裝付款定規(guī)格企業(yè)名稱一次報(bào)價(jià)二次報(bào)價(jià)工期聯(lián)系人廠名稱位標(biāo)準(zhǔn)方式家采買(mǎi)部建議：經(jīng)辦人：采買(mǎi)部：技術(shù)副總：分管副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：備注：專業(yè)資料整理WORD格式附表七合同審查贊成單合同編號(hào):合同名稱：合同標(biāo)的物：產(chǎn)品（承攬）單價(jià)/合同總數(shù)：￥：元（人民幣：元整）。招（評(píng)）標(biāo)情況：詳見(jiàn)報(bào)價(jià)及合同。合同洽談人：企業(yè)律師建議：技術(shù)副總建議：分管副總建議：分管財(cái)務(wù)副總建議：企