辦公室檔案管理制度4篇

1、Word 辦公室檔案管理制度4篇 【第1篇】寫(xiě)字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度 寫(xiě)字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度 1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。 2)檔案文件必需設(shè)專柜存放保管,存放必需分類編號(hào),清晰編寫(xiě)文件名目,以便查閱。 3.)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必需隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。 4)借閱檔案須仔細(xì)辦理借閱登記手續(xù),保證按時(shí)歸檔。 5)凡借閱重要密件,必需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱; 所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。 6)檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對(duì)件數(shù),做好防蟲(chóng)、防潮、房遺失,發(fā)覺(jué)特別或被盜、丟失等狀況,準(zhǔn)時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,

2、妥當(dāng)出路。 如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。 【第2篇】z寫(xiě)字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度 寫(xiě)字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度 1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。 2)檔案文件必需設(shè)專柜存放保管,存放必需分類編號(hào),清晰編寫(xiě)文件名目,以便查閱。 3)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必需隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。 4)借閱檔案須仔細(xì)辦理借閱登記手續(xù),保證按時(shí)歸檔。 5)凡借閱重要密件,必需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。 6)檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對(duì)件數(shù),做好防蟲(chóng)、防潮、房遺失,發(fā)覺(jué)特別或被盜、丟失等狀況,準(zhǔn)

3、時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥當(dāng)出路。如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。 【第3篇】辦公室檔案管理制度 為加強(qiáng)辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)和各社團(tuán)管理服務(wù)，結(jié)合實(shí)際狀況，特制定本制度。 一、立卷、歸檔 第一條各部門(mén)、各社團(tuán)平常要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門(mén)、各社團(tuán)的一項(xiàng)重要任務(wù)，必需仔細(xì)做好。 其次條各類文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對(duì)各部門(mén)、各社團(tuán)文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。 第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會(huì)議文件

4、，文件匯編，簿、冊(cè)、圖表，出版物原稿、磁盤(pán)等)，均屬立卷歸檔范圍。 第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。 第五條立卷方法。依據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級(jí)別、分問(wèn)題、分保管期限的方法立卷。 1、分年度。將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。 2、分級(jí)別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。 3、分問(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。 4、分期限。依據(jù)文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。 5、保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。 (1)永久保存。凡是反映部門(mén)、社團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章程、申請(qǐng)批文、社團(tuán)成立申

5、請(qǐng)書(shū)等)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。 (2)長(zhǎng)期保存。凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)部門(mén)、社團(tuán)需要查考的文件，劃為長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)期保存為15年至50年。 (3)短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門(mén)、社團(tuán)需要查考的各種文件，劃為短 期保存。短期保存為15年以下。 第六條文件的組合。組合的基本作法如下： 1、法規(guī)性文件，如制度、方法、條例、規(guī)定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。 2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。 3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。 4、工作方案、總結(jié)等文件，一般可按部門(mén)或社團(tuán)名稱組合。 5、特別性文件材料，可依據(jù)詳細(xì)狀況進(jìn)行組合。 第七條檔案袋內(nèi)文

6、件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不憐憫況進(jìn)行排列，密不行分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，方案、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。 第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和常常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。 第九條歸檔時(shí)間。部門(mén)或社團(tuán)應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。 第十條歸檔文件案卷的要求。部門(mén)或社團(tuán)移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求： 1、歸檔文件齊全、完整。 2、每個(gè)案卷必需填寫(xiě)案卷文件名目、編件號(hào)、頁(yè)號(hào)、案卷封面

7、，填寫(xiě)時(shí)用中性筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡工整、清楚。 3、檔案袋的名稱要留意內(nèi)容精確 ，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必需揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。 第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。 二、檔案的管理和利用 第十二條辦公室根據(jù)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)對(duì)檔案管理的要求，對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索名目，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后，按程序進(jìn)行檔案銷毀。 第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。常常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有方案的進(jìn)行修補(bǔ)、

8、復(fù)制，愛(ài)護(hù)檔案的平安與完整。 第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)準(zhǔn)時(shí)歸還。 第十六條借用檔案人員必需愛(ài)惜檔案，要保證檔案的平安與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí)，辦公室人員要認(rèn)真檢查，發(fā)覺(jué)對(duì)檔案有損壞或泄密者，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向分管主席報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。 第十七條檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱忱，仔細(xì)負(fù)責(zé)，按規(guī)定供應(yīng)利用。填寫(xiě)好查閱檔案登記表。 第十八條平常匯合，按實(shí)際挨次或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)懇求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。 第十

9、九條確保文件、材料的平安，做好保密工作。 為進(jìn)一步提高我辦檔案管理工作水平，依據(jù)中國(guó)檔案法和省、市檔案主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本制度： 歸檔范圍 一、市信息辦機(jī)關(guān)及各處室在公務(wù)活動(dòng)中反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。 二、各處室公文辦完后，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。 三、財(cái)會(huì)、統(tǒng)計(jì)和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)年度終了后，編造清冊(cè)，交由綜合處歸檔。 四、市信息化建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程檔案。 檔案保管 五、所存檔案應(yīng)當(dāng)分門(mén)別類、系統(tǒng)科學(xué)、內(nèi)容完整。 六、辦理完畢的文書(shū)檔案資料,一般應(yīng)以年為單位，在次年

10、六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。 七、檔案管理員應(yīng)當(dāng)做好以下工作： 1、維護(hù)好檔案的平安,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對(duì)損壞、霉變、散失的檔案,準(zhǔn)時(shí)實(shí)行修補(bǔ)、復(fù)制、收集等補(bǔ)救措施。 2、每季度對(duì)檔案進(jìn)行檢查,發(fā)覺(jué)問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),確保檔案平安與完整。 3、嚴(yán)格按規(guī)定辦事，對(duì)進(jìn)出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點(diǎn)清、檢查清、核對(duì)清、檔號(hào)清。 4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時(shí)通風(fēng)透光，保持相宜的溫、濕度。 八、檔案管理員工作調(diào)整時(shí)，應(yīng)履行交接手續(xù)。 檔案查閱 九、查閱檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)登記手續(xù)。 1、機(jī)關(guān)各處室、二級(jí)機(jī)構(gòu)因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領(lǐng)導(dǎo)

11、批準(zhǔn); 2、外單位查閱檔案的，應(yīng)持公函,并出示查詢?nèi)藛T有效證件,經(jīng)綜合處審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查詢。 十、查閱檔案應(yīng)在文檔室內(nèi)進(jìn)行，檔案材料不外借。 十一、查閱檔案的單位和個(gè)人不得擅自復(fù)印和拍照,因工作需要,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)印、拍照。 十二、凡查閱檔案,不準(zhǔn)在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫(huà),不準(zhǔn)在檔案材料上標(biāo)注任何符號(hào)。歸還檔案時(shí)，檔案員必需進(jìn)行檢查，如發(fā)覺(jué)有損壞檔案的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)追究查閱者的責(zé)任。 檔案保密 十三、仔細(xì)貫徹實(shí)施保密法，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和國(guó)家的保密制度，維護(hù)檔案的完整與平安。 十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進(jìn)入文檔室,不得翻閱檔案案卷。 十五、查閱涉密文件資料時(shí)，應(yīng)

12、報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，不允許復(fù)印、拍照等任何形式的復(fù)制。確需復(fù)制的，須報(bào)單位主要負(fù)責(zé)同志審批，并嚴(yán)格根據(jù)保密法的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時(shí),不得翻閱其它無(wú)關(guān)檔案。 十七、文檔室和檔案柜應(yīng)當(dāng)隨時(shí)加鎖，確保檔案的平安。 十八、未經(jīng)批準(zhǔn),文檔管理員不得擅自供應(yīng)、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。 檔案登記統(tǒng)計(jì) 十九、建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等狀況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做到準(zhǔn)時(shí)精確 無(wú)誤。 二十、根據(jù)有關(guān)規(guī)定，按時(shí)向檔案行政管理部門(mén)和專業(yè)主管部門(mén)的檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)。 二十一、按時(shí)完成上級(jí)檔案行政管理部門(mén)部署的登記和統(tǒng)計(jì)任務(wù)。 檔案鑒定與銷毀

13、 二十二、根據(jù)國(guó)家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)本單位的全部行文進(jìn)行鑒定。 二十三、檔案鑒定后，對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的文件和保存期滿的檔案才能進(jìn)行銷毀。 二十四、凡需銷毀的檔案,應(yīng)編制銷毀清冊(cè),由辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷毀。 二十五、批準(zhǔn)銷毀的檔案,必需由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀方式和日期。特別狀況可暫緩銷毀。 二十六、因檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成不良后果的，視情節(jié)賜予處分。 市信息化項(xiàng)目檔案管理 二十七、市信息化項(xiàng)目檔案管理遵循科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求(gb/t11822-_年)和歸檔文件整理規(guī)章(da/t22-_年)相關(guān)規(guī)范。 二十八、綜合處統(tǒng)一受理項(xiàng)目

14、建設(shè)單位的文檔報(bào)送和檔案管理，建設(shè)單位不得拒報(bào)、瞞報(bào)。對(duì)不按規(guī)定提交項(xiàng)目建設(shè)檔案的，市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項(xiàng)目后續(xù)工作，全部后果由項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)。 二十九、依據(jù)合肥市信息化項(xiàng)目管理實(shí)施細(xì)則規(guī)定，信息化項(xiàng)目建設(shè)檔案包括： 1、項(xiàng)目申報(bào)材料：財(cái)政預(yù)算“一上”截止前，向市信息辦申報(bào)下一年度信息化專項(xiàng)資金的建設(shè)方案和項(xiàng)目預(yù)算;申請(qǐng)立項(xiàng)報(bào)告及項(xiàng)目建設(shè)方案。 2、項(xiàng)目論證材料：項(xiàng)目建設(shè)方案。 3、項(xiàng)目立項(xiàng)材料：項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容及預(yù)算簡(jiǎn)表;項(xiàng)目正式批復(fù)。 4、項(xiàng)目實(shí)施材料：項(xiàng)目建設(shè)合同;合肥市信息化建設(shè)項(xiàng)目執(zhí)行狀況表 5、項(xiàng)目驗(yàn)收材料：技術(shù)報(bào)告、開(kāi)發(fā)工作報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、用戶報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告及

15、建設(shè)合同要求供應(yīng)的有關(guān)資料;項(xiàng)目驗(yàn)收看法書(shū)。 6、經(jīng)費(fèi)支付材料：工程款支付狀況 7、績(jī)效評(píng)估材料：自我評(píng)估和第三方績(jī)效評(píng)估報(bào)告 三十、信息化項(xiàng)目建設(shè)單位在報(bào)送項(xiàng)目紙質(zhì)材料時(shí)，應(yīng)一并供應(yīng)電子版以供存檔。 三十一、為保證檔案質(zhì)量，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)以下統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，整理標(biāo)準(zhǔn)文檔。 1、文檔的編制應(yīng)遵循科技文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)產(chǎn)生的時(shí)間挨次，并根據(jù)案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，各類材料應(yīng)完整、精確 ，照實(shí)反映項(xiàng)目審批、建設(shè)、完善、驗(yàn)收、運(yùn)行的全過(guò)程。 2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(國(guó)家委系統(tǒng)文件使用16k標(biāo)準(zhǔn)用紙除外)，紙張規(guī) 格不行超過(guò)310mm220mm(長(zhǎng)寬)，整卷厚度不得超過(guò)40mm。 3、整卷文檔應(yīng)執(zhí)行完整的頁(yè)碼標(biāo)識(shí)(空白頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼)，并在文檔首頁(yè)前編制名目索引。 4、文檔不行使用金屬及塑料材料進(jìn)行裝訂。 三十二、本制度由綜合處負(fù)責(zé)解釋 三十三、本制度自公布之日起施行 【第4篇】辦公室檔案管理制度范文(7) 辦公室檔案管理制度范文(七) 1、辦公室對(duì)各類文件、重大活動(dòng)照片都要準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行整理立卷歸檔; 2、歸檔方法按題目分類、按時(shí)間挨次存放。按題目分類為:收、發(fā)文類,基建類(包括水、電管道圖等),人事檔案,設(shè)備檔案及各類報(bào)表; 3、檔案需準(zhǔn)時(shí)整理、分類、立卷、做好歸檔,立卷時(shí)必需在檔案封面上清晰地標(biāo)明題目,要本著利于查找的原則,按挨次排列好,精確