過分析建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)條件以及存在的問題

過分析建立單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的根底條件以及存在的問題

建立單位檔案管理系統(tǒng)是建立單位不可缺少的局部,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該可以為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步,計算機科學(xué)日漸成熟,其強大的功能已為人們深入認識,它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應(yīng)用的一局部,使用計算機對檔案信息進展網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比較的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、本錢低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點可以極大地進步建立單位檔案管理的效率。雖然我國建立單位檔案管理起步晚，經(jīng)歷缺乏，管理程度也不高，但建立建立單位檔案館〔室〕網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、建立單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的開展。９０年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建立單位來看，９0年已有許多單位開場使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建立局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速開展和計算機網(wǎng)絡(luò)建立的迅速崛起，為建立單位檔案館〔室〕網(wǎng)絡(luò)化建立提供了前所未有的條件。

2.建立單位檔案管理自動化建立初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館〔室〕均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已根本實現(xiàn)了搜集、整理、編目、檢索、利用等主要效勞功能的自動化管理。自動化建立大大改善了檔案館〔室〕的效勞手段，進步了效勞質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建立也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建立提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。

二、建立單位檔案館〔室〕網(wǎng)絡(luò)化建立中存在的問題

1.由于歷史的原因，建立單位檔案館〔室〕自動化建立走的是一條各自為政、自給自足的開展道路。各個檔案館〔室〕根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，程度參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化程度低，數(shù)據(jù)不完好，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的開展規(guī)劃和標準，各館的開展存在著很大盲目性。所以標準化程度低。

2.雖然經(jīng)過多年的努力，建立單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低程度重復(fù)建立，數(shù)據(jù)無標準化控制，商業(yè)效勞程度差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建立滯后。

3.在檔案館現(xiàn)代化建立中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建立，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建立單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速開展的計算機工作環(huán)境，館〔室〕內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建立和建立單位檔案事業(yè)開展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要進步。

三、建立單位檔案館〔室〕網(wǎng)絡(luò)化建立的設(shè)想

1.建立建立單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。建議由建立部牽頭組織建立單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建立單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建立，制定一系列有實際約束力的標準和標準，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化開展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目的，以對全國建立單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進展本質(zhì)性指導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建立大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的場面。

2.加強標準化建立。標準化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建立單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)應(yīng)召集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原那么和標準，并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)開展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，防止人力、物力、財力的浪費。各建立單位在協(xié)調(diào)組織的指導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。

3.開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建立。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建立的重要組成局部，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò)建立，必須加強數(shù)據(jù)庫建立。數(shù)據(jù)庫的建立要以國際、國家標準為根據(jù)，集中人力、物力、財力建成假設(shè)干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低程度重復(fù)建立的場面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的標準化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，進步數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完好。當然數(shù)據(jù)庫的建立應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建立配套進展。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的開展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識構(gòu)造，進步其業(yè)務(wù)程度，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進展檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。