會(huì)展策劃與實(shí)務(wù) 第二章 會(huì)展主題策劃課件

第二章會(huì)展目標(biāo)選擇與策劃策略

學(xué)習(xí)目標(biāo)

主要內(nèi)容

本章小結(jié)

思考與練習(xí)下一頁1學(xué)習(xí)目標(biāo)——了解會(huì)展目標(biāo)的概念、定位和確定了解會(huì)展主題的作用和意義，學(xué)會(huì)選擇和設(shè)計(jì)會(huì)展主題掌握針對會(huì)展主體的策劃原理掌握會(huì)展的時(shí)間和空間策劃原理的基本技巧，掌握有關(guān)特殊會(huì)議和展覽的策劃方法下一頁2主要內(nèi)容第一節(jié)會(huì)展目標(biāo)選擇第二節(jié)會(huì)展主題策劃第三節(jié)會(huì)展主題的類型第四節(jié)會(huì)展主題的選擇與確定下一頁3第一節(jié)會(huì)展目標(biāo)選擇你認(rèn)為會(huì)展靠什么吸引參展商？5第一節(jié)會(huì)展目標(biāo)選擇一、會(huì)展目標(biāo)------

是指以引人注目的方式來吸引參展商、經(jīng)銷商、目標(biāo)客戶和觀眾參與展會(huì)活動(dòng)，希望通過會(huì)展活動(dòng)來達(dá)到目標(biāo)，以此能夠給予參加者效益。下一頁6二、會(huì)展目標(biāo)的定位會(huì)展目標(biāo)的定位是會(huì)展目標(biāo)的具體體現(xiàn)。根據(jù)內(nèi)容具體可分為：會(huì)議、展覽和世界博覽會(huì)。（一）會(huì)議

定位：明確會(huì)議的目標(biāo)，突出會(huì)議的宗旨，并以一種簡潔明了的方式表達(dá)出來，以吸引參加者，或表明這個(gè)會(huì)議的宗旨。下一頁7會(huì)議是一種群體性的社會(huì)活動(dòng)，個(gè)人的看法或想法往往有其片面性和局限性，假如將看法或想法各異的多數(shù)人聚集起來，通過交流和溝通，解決問題的角度就會(huì)呈現(xiàn)多元化。會(huì)議是一種目的性很強(qiáng)的社交活動(dòng)，會(huì)議的籌劃和實(shí)施均圍繞著會(huì)議的目的和主題來進(jìn)行。任何一個(gè)會(huì)議都是為了滿足一定的客觀需要、解決現(xiàn)實(shí)生活中一定的實(shí)際矛盾或問題而舉行的。下一頁81814年，美泉宮成了維也納議會(huì)召開馬拉松會(huì)議的地方。歐洲各國的政治領(lǐng)袖們在這里渡過了一年多的奢華生活?yuàn)W地利維也納美泉宮102005年1月26日，在巴西南部的阿雷格里港，世界社會(huì)論壇的的開幕游行。第五屆世界社會(huì)論壇于當(dāng)日開幕。該論壇是與瑞士達(dá)沃斯世界經(jīng)濟(jì)論壇相對立、由全世界非政府組織、知識(shí)分子和社會(huì)團(tuán)體代表參加的大型會(huì)議。論壇反對由自由市場控制的全球化以及“新自由主義的過分做法導(dǎo)致的災(zāi)難、不平等和不公正現(xiàn)象”。它與世界經(jīng)濟(jì)論壇的最大區(qū)別是更加開放，與會(huì)代表不管持何思想，來自何階層，都可以自由討論與全球化有關(guān)的問題。歷史上規(guī)模最大的國際會(huì)議12世界各地的青年是這次論壇的生力軍14二、會(huì)展目標(biāo)的定位會(huì)展目標(biāo)的定位是會(huì)展目標(biāo)的具體體現(xiàn)。根據(jù)內(nèi)容具體可分為：會(huì)議、展覽和世界博覽會(huì)。（二）展覽

展覽分為綜合性展覽和專業(yè)性展覽。1、綜合性展覽

目標(biāo)：全方位、多角度

表現(xiàn)在：展覽題材多樣；展覽內(nèi)容豐富；展出商品新穎下一頁152、專業(yè)性展覽

目標(biāo)：引導(dǎo)新興行業(yè)的發(fā)展潮流，壯大成熟行業(yè)的消費(fèi)隊(duì)伍，發(fā)掘參展行業(yè)的閃光點(diǎn)，吸引專業(yè)觀眾的興趣。

表現(xiàn)在：展示內(nèi)容的專業(yè)性和導(dǎo)向性；參展商和觀眾的專業(yè)性和確定性下一頁161718二、會(huì)展目標(biāo)的定位（三）世界博覽會(huì)

目標(biāo)：通過參展方的活動(dòng)策劃來達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)

表現(xiàn)在：直接促進(jìn)經(jīng)濟(jì)貿(mào)易交流；促進(jìn)參展國的旅游業(yè)發(fā)展；提升參展國的總體形象；維護(hù)一種政治理念；維護(hù)和支持與主題相關(guān)的觀點(diǎn)；促進(jìn)某一項(xiàng)具體事件的發(fā)展等。下一頁20上海世博會(huì)的世博軸21二、會(huì)展目標(biāo)的確定的原則（一）前瞻性了解參加者的興趣所在（二）獨(dú)特性展示與眾不同（三）綜合性避免單一目標(biāo)下一頁23第二節(jié)會(huì)展主題策劃一、會(huì)展主題------

是會(huì)展目標(biāo)的具體化。是會(huì)展的主題思想，是會(huì)展的靈魂，是具體解釋會(huì)展目標(biāo)的執(zhí)行者。下一頁24（三）會(huì)展主題策劃應(yīng)避免的幾種傾向1、同一化會(huì)展主題若與其他主題類似，容易使公眾混淆不清。2、擴(kuò)散化會(huì)展主題可以是一個(gè)也可以是幾個(gè)，但絕不能沒有主題，也不能有太多的主題，太多的主題意味著沒有主題。3、共有化會(huì)展主題沒有鮮明個(gè)性，同一主題有時(shí)為一個(gè)策劃服務(wù)，有時(shí)為另一個(gè)策劃服務(wù)。26第三節(jié)會(huì)展主題的類型一、會(huì)展主題和參展主題按照主辦者的不同，可以分為會(huì)展主題和參展主題。

例如：一個(gè)區(qū)域性的兒童圖書、游戲及玩具零售展。主辦者確定會(huì)展主題為：“不僅僅是個(gè)故事”。某一參展出版商根據(jù)自己的產(chǎn)品確定參展主題為：“快活的小晶晶和小貝貝”。

下一頁27二、主題和亞主題

按照主題層次的不同，可以分為主題和亞主題。

例如：2005年日本愛知世博會(huì)主題是：“自然的睿智”，亞主題是分為三個(gè)：“自然的模型、生活的藝術(shù)、生態(tài)區(qū)的開發(fā)”。

下一頁28二、主題和亞主題

按照主題層次的不同，可以分為主題和亞主題。

例如：2010年上海世博會(huì)的主題：“城市，讓生活更美好”，五個(gè)亞主題是：“城市多元文化的融合、城市經(jīng)濟(jì)的繁榮、城市科技的創(chuàng)新、城市社區(qū)的重塑、城市和鄉(xiāng)村的互動(dòng)”。

下一頁30三、主題會(huì)議、主題展覽、主題節(jié)慶

按照會(huì)展主題類型，可以分為主題會(huì)議、主題展覽、主題節(jié)慶。

例如：世博會(huì)是集會(huì)議、展覽為一體的盛會(huì)，也是會(huì)展中的特例。

下一頁31（一）主題會(huì)議會(huì)議是全球會(huì)展中最先關(guān)注的重要組成部分，產(chǎn)業(yè)成熟度較高。例如：日內(nèi)瓦、巴黎、米蘭、香港、博鰲等。

下一頁32（二）主題展覽展覽業(yè)是國際會(huì)展業(yè)的主體。中國展覽場館的數(shù)量已接近世界展覽業(yè)大國——德國。例如：平遙國際攝影大展。

下一頁33（三）主題節(jié)慶中國節(jié)慶五種模式：一是傳統(tǒng)節(jié)日；二是國家規(guī)定的節(jié)日；三是國際通用的節(jié)日；四是民族節(jié)日；五是大會(huì)展范疇中的節(jié)慶活動(dòng)。例如：南寧國際民歌藝術(shù)節(jié)。

下一頁34第四節(jié)會(huì)展主題的選擇與確定會(huì)展主題的選擇與確定事辦好會(huì)展的關(guān)鍵所在。一、影響因素應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)城市自身的特點(diǎn)，明確宗旨，選準(zhǔn)主題，使其與城市理念、城市文化相結(jié)合。（一）產(chǎn)業(yè)、行業(yè)情況

例如：青島啤酒節(jié)、濰坊風(fēng)箏節(jié)等

下一頁35（二）會(huì)展舉辦地的特點(diǎn)1、考慮當(dāng)?shù)厥袌?、考慮當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)考慮當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)與特色。例如：廣東有家具展、美容化妝品展、皮革鞋類展等。3、考慮當(dāng)?shù)匚幕厣?/p>

“民族的才是世界的”

例如：淮南八公山的“淮南豆腐節(jié)”；浙江杭州的絲綢展；義烏小商品展等。只有扎根于市場需求的會(huì)展主題才有生命力

例如：哈爾濱的冰雪節(jié)下一頁36（三）會(huì)展參與者的興趣與需求會(huì)展參與者包括兩部分，一是參會(huì)者或參展商；二是會(huì)展的普通觀眾。（1）了解參會(huì)者或參展商的需求和興趣（2）了解會(huì)展觀眾的需求（四）會(huì)展目標(biāo)（五）會(huì)展對象的個(gè)性信息下一頁37二、原則是指能夠反映會(huì)展主題選擇與確定過程的客觀規(guī)律和要求的、在會(huì)展主題選擇與確定活動(dòng)中需要遵循的指導(dǎo)原則和行動(dòng)準(zhǔn)則。（一）時(shí)效性原則時(shí)效性即“搶眼”。

例如：2003年7月16日，上?？萍拣^舉辦大型系列科普教育活動(dòng)“科學(xué)與健康同行—SARS的啟示”主題展覽，就是在人類與SARS抗?fàn)幹笸瞥龅?。三個(gè)亞主題：一是“SARS風(fēng)暴”；

二是“人與傳染病”；三是“人與健康”。

下一頁38（二）一致性原則

一是與實(shí)際一致

例如：1998年在葡萄牙里斯本舉行的世博會(huì)的主題是“海洋—未來的財(cái)富”。

二是要與會(huì)展機(jī)構(gòu)自身一致，要順應(yīng)和發(fā)揚(yáng)自身的個(gè)性。例如：農(nóng)業(yè)部門舉辦農(nóng)產(chǎn)品展；衛(wèi)生部門舉辦醫(yī)療器械展；家具協(xié)會(huì)舉辦家具展。

下一頁39（三）創(chuàng)新性原則

會(huì)展主題必須有嶄新的創(chuàng)意例如：江西景德鎮(zhèn)國際陶瓷節(jié)的英語主題是“ToknowChinatochina”;2004年中國國際體育運(yùn)動(dòng)汽車摩托車博覽會(huì)的主題是“極速體驗(yàn)，極致魅力?！毕乱豁?0（三）通俗性原則

“大道至簡至易”，最簡單的東西通常最深刻的反映事物的本質(zhì)。

下一頁41

三、要點(diǎn)（一）時(shí)勢的變化

1、時(shí)間的變化2、形勢的變化

例如：西部城市舉辦西部經(jīng)濟(jì)發(fā)展論壇；東北工業(yè)振興研討會(huì)、東北會(huì)展城市發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)等。（二）謀略的運(yùn)籌“多算勝，少算不勝，而況于無算乎”。（三）辦展機(jī)構(gòu)自身的辦展目標(biāo)和資源

（四）從消費(fèi)者的需求出發(fā)（五）靈活使用多種思維方式（六）網(wǎng)絡(luò)策劃

下一頁42本章小結(jié)

會(huì)展主題是會(huì)展的靈魂和精髓，一個(gè)好的會(huì)展主題猶如一面旗幟，具有極強(qiáng)的市場號召力，能促進(jìn)會(huì)展越辦越好、越辦越大。本章從會(huì)展主題和主題策劃概念開始梳理，通過案例介紹了會(huì)展主題的類型，闡述了會(huì)展主題選擇與確定的影響因素和策劃原則，細(xì)致的分析了會(huì)展主題選擇與確定的要點(diǎn)。通過本章的學(xué)習(xí)，應(yīng)能做到在策劃會(huì)展主題的實(shí)踐中，綜合運(yùn)用多種思維方式，結(jié)合辦展機(jī)構(gòu)自身的辦展目標(biāo)和資源，緊緊抓住會(huì)展舉辦地特色，使用多種媒體手段，緊跟世界宏觀形勢的變化和人們思想觀念的轉(zhuǎn)變，不斷創(chuàng)新，抓住最佳時(shí)機(jī)進(jìn)行主題策劃。43課后思考1、影響會(huì)展主題選擇與確定的因素有哪些？2、在確定會(huì)展主題時(shí)，為什么要考慮主辦地的特點(diǎn)？3、論述在選擇與確定會(huì)展主題時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？4445本章小結(jié)會(huì)展主題是會(huì)展的靈魂和精髓，一個(gè)好的會(huì)展主題猶如一面旗幟，具有極強(qiáng)的市場號召力，能促進(jìn)會(huì)展越辦越好、越辦越大。46（一）、按照會(huì)議主辦單位劃分（1）公司類會(huì)議會(huì)議主辦者為一家企業(yè)或多家同行業(yè)、同類型及行業(yè)相關(guān)的企業(yè)的會(huì)議活動(dòng)。（2）協(xié)會(huì)類會(huì)議會(huì)議主辦者為由具有共同興趣和利益的專業(yè)人員或機(jī)構(gòu)組成的社團(tuán)組織的會(huì)議活動(dòng)。（3）其它組織會(huì)議不能歸于以上兩類的會(huì)議活動(dòng)47(二)、按照會(huì)議活動(dòng)的特征劃分（1）商務(wù)型會(huì)議為了企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理工作發(fā)展的需要而進(jìn)行的會(huì)議活動(dòng)。（2）度假型會(huì)議企業(yè)等組織機(jī)構(gòu)利用周末假期組織員工邊度假休閑，邊參加會(huì)議的會(huì)議活動(dòng)。（3）文化交流型會(huì)議各種民間和政府單位組織的以跨區(qū)域的文化學(xué)習(xí)交流為主的會(huì)議活動(dòng)，常以考察、交流等形式出現(xiàn)。下一頁484）專業(yè)學(xué)術(shù)型會(huì)議某一領(lǐng)域具有一定專業(yè)技術(shù)的專家學(xué)者參加的會(huì)議活動(dòng)，主要表現(xiàn)為專題研究會(huì)、學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、專家評審會(huì)等。（5）政治型會(huì)議國際政治組織、國家和地方政府為某一政治議題而開展的會(huì)議活動(dòng)。一般采取大會(huì)和分組討論等形式。（6）培訓(xùn)型會(huì)議用一個(gè)會(huì)期對某類專業(yè)人員進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)方面的技能訓(xùn)練或新觀念、新知識(shí)方面的理論培訓(xùn)的會(huì)議活動(dòng)。一般采用講座、討論、演示等形式。下一頁49（三）、按照會(huì)議的性質(zhì)劃分（1）論壇式會(huì)議采取論壇會(huì)議形式的會(huì)議活動(dòng)。論壇一般由小組組長或演講者來主持，有許多聽眾參與，各種各樣的問題分別由小組組長和聽眾提出討論，兩個(gè)或更多的發(fā)言人可以就各自的不同意見向聽眾進(jìn)行闡述，會(huì)議主席將總結(jié)各方意見并引導(dǎo)討論，聽眾可以提出各自的問題。論壇的特點(diǎn)是反復(fù)深入的討論。（2）研討式會(huì)議采用研討會(huì)形式的會(huì)議活動(dòng)。研討會(huì)一般由一些個(gè)人或?qū)ｉT小組做示范講解，一定數(shù)量的聽眾會(huì)參與討論。相對論壇而言，研討會(huì)更正規(guī)，會(huì)議中觀點(diǎn)和意見的交流較少。專題討論會(huì)、座談會(huì)、進(jìn)修會(huì)、講習(xí)會(huì)、講座、演講等也屬于研討會(huì)形式。載體下一頁50（3）報(bào)告式會(huì)議采取報(bào)告會(huì)形式的會(huì)議活動(dòng)。報(bào)告會(huì)通常由個(gè)人或?qū)ｉT小組進(jìn)行專題講演，一般不存在討論，更加正式，組織也更加嚴(yán)密。傳達(dá)會(huì)、表彰會(huì)、紀(jì)念會(huì)、動(dòng)員大會(huì)等也屬于報(bào)告會(huì)形式。下一頁51（四）、按照會(huì)議的規(guī)模劃分（1）小型會(huì)議與會(huì)人數(shù)少于100人的會(huì)議活動(dòng)。（2）中型會(huì)議與會(huì)人數(shù)在100至1000人之間的會(huì)議活動(dòng)。（3）大型會(huì)議與會(huì)人數(shù)在1000至10000人之間的會(huì)議活動(dòng)。（4）特大型會(huì)議與會(huì)人數(shù)在10000人以上的會(huì)議活動(dòng)。下一頁52（五）、按照會(huì)議代表的類型劃分（1）會(huì)員會(huì)議會(huì)議代表主要為會(huì)議主辦者的會(huì)員的會(huì)議活動(dòng)。其主辦者主要是各類協(xié)會(huì)。雖然與會(huì)者并不局限于會(huì)員，但會(huì)員是與會(huì)者的核心部分。（2）內(nèi)部成員會(huì)議會(huì)議代表主要為會(huì)議主辦者的內(nèi)部成員（如員工、股東等）的會(huì)議活動(dòng)。其主辦者主要有企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)等。下一頁53（3）業(yè)務(wù)關(guān)系人員會(huì)議會(huì)議代表主要為與會(huì)議主辦者存在業(yè)務(wù)關(guān)系的人員（如客戶、代理商等）的會(huì)議活動(dòng)。其主辦者一般為企業(yè)，企業(yè)的管理人員和員工等也同時(shí)參加會(huì)議。（4）公眾會(huì)議許多會(huì)議主辦者是為公眾舉行會(huì)議，這種會(huì)議代表主要為社會(huì)公眾的會(huì)議活動(dòng)即公眾會(huì)議。其主辦者可以是政府、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)等。又可分為贏利性和非贏利性兩種。政府機(jī)構(gòu)和社會(huì)團(tuán)體傾向于舉行非贏利性的公眾會(huì)議。下一頁54（六）、按照會(huì)議代表的范圍劃分（1）國內(nèi)會(huì)議會(huì)議代表均來自會(huì)議舉辦國的會(huì)議活動(dòng)。一般又分為全國性會(huì)議和地方性會(huì)議。（2）國際會(huì)議會(huì)議代表來自不同國家的會(huì)議活動(dòng)。一般又分為全球性會(huì)議和區(qū)域性會(huì)議。根據(jù)ICCA（國際會(huì)議協(xié)會(huì)）的定義標(biāo)準(zhǔn)，只有與會(huì)人數(shù)在50人以上，至少在3個(gè)國家輪流舉行的固定性國際會(huì)議才被納入國際會(huì)議活動(dòng)的統(tǒng)計(jì)范圍下一頁55（七）、按照會(huì)議舉辦時(shí)間的特點(diǎn)劃分（1）固定性會(huì)議按照規(guī)定的時(shí)間定期開展的會(huì)議活動(dòng)。主要形式有年會(huì)、例會(huì)等，具有周期性的特點(diǎn)。（2）非固定性會(huì)議按照實(shí)際情況的需要適時(shí)開展的會(huì)議活動(dòng)，具有不定期和靈活性的特點(diǎn)。此外，還可以按照會(huì)議的主題來劃分，如醫(yī)藥類會(huì)議、科學(xué)類會(huì)議、工業(yè)類會(huì)議、技術(shù)類會(huì)議、教育類會(huì)議、農(nóng)業(yè)類會(huì)議，等等。下一頁56-

年會(huì)：

可以是公司股東大會(huì)，也可能是行業(yè)協(xié)會(huì)每年一次的會(huì)員大會(huì)。商務(wù)（公司）會(huì)議的類型-

研討會(huì)：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會(huì)議。研討會(huì)一般會(huì)讓與會(huì)者相互之間充分交流.

-

銷售會(huì)議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會(huì)議，或者是對前一個(gè)銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。-

產(chǎn)品發(fā)布會(huì)：是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。交流并有意見反饋。-

專業(yè)會(huì)議：是就某個(gè)領(lǐng)域的問題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會(huì)議。一般包括主會(huì)和討論問題、解決問題的小組會(huì)議。

-

獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。-

培訓(xùn)會(huì)議：一般要用至少一天，多則幾周時(shí)間開展培訓(xùn)活動(dòng)的會(huì)議。57會(huì)展新市場——公司年會(huì)58三、會(huì)議的構(gòu)成要素返回會(huì)議的主題會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議方式會(huì)議主辦者會(huì)議參加者會(huì)議時(shí)間59

構(gòu)成會(huì)議的基本要素是會(huì)議主辦者會(huì)議參加者會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議方式會(huì)議的議題其核心要素是會(huì)議主題，它決定了其它要素諸如時(shí)間、地點(diǎn)、方式及參與者的選擇。返回60第二節(jié)會(huì)議的申辦一、國際會(huì)議的申辦二、會(huì)議的申辦步驟返回61一、國際會(huì)議的申辦國際會(huì)議是各國派遣的代表或來自不同國家的人士的聚會(huì)。與會(huì)者就共同關(guān)心的問題進(jìn)行討論和交流，以找到彼此均能接受的解決辦法或共識(shí)。它應(yīng)當(dāng)經(jīng)過事先安排，討論的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)預(yù)先得到確認(rèn)和限定，并按照共同接受的議事規(guī)則行事。國際會(huì)議最根本的原則是國與國之間的平等。正式的與會(huì)代表均享有同等的代表權(quán)和投票權(quán)。會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程、工作語言等應(yīng)由與會(huì)者共同磋商決定。返回62按照世界上權(quán)威國際會(huì)議組織——國際大會(huì)和會(huì)議協(xié)會(huì)（ICCA）的統(tǒng)計(jì)，每年全世界舉辦的參加國超過4個(gè),參會(huì)外賓人數(shù)超過50人的各種國際會(huì)議有40萬個(gè)以上，會(huì)議總開銷超過2800億美元。國際會(huì)議市場的巨大潛能和會(huì)議產(chǎn)業(yè)的高額回報(bào)，使得越來越多的國家和地區(qū)的政府民間組織加入到了國際會(huì)議市場競爭的行列。能夠成為國際會(huì)議目的國的國家又無一例外地必須具有良好的經(jīng)濟(jì)、人文環(huán)境和完善的設(shè)施條件以及必要的安全保障。因此，一個(gè)國家和地區(qū)舉辦國際會(huì)議的多少，有著很強(qiáng)的象征意義。63APEC會(huì)議APEC是亞太經(jīng)濟(jì)合作組織的英文簡稱，其英文全稱是AsiaPacificEconomicCo-operation。

1989年11月，首屆亞太地區(qū)部長級會(huì)議在澳大利亞首都堪培拉舉行，亞太地區(qū)12個(gè)國家的外交、經(jīng)貿(mào)部長參加了會(huì)議，APEC由此誕生。1991年11月，中國作為主權(quán)國家正式加入APEC，同時(shí)中國香港和中國臺(tái)北作為地區(qū)經(jīng)濟(jì)體加入。到目前為止，APEC成員已發(fā)展至21個(gè)，除前述國家和地區(qū)外，智利、墨西哥、秘魯、巴布亞新幾內(nèi)亞、俄羅斯、越南也相繼成為它的成員，使APEC人口達(dá)到25億，約占全球人口總數(shù)的40%。APEC成立之初，基本上是一個(gè)松散的區(qū)域經(jīng)濟(jì)論壇，每年只召開外交、貿(mào)易部長會(huì)，較少開展其他活動(dòng)。1993年11月，在美國西雅圖舉行的APEC首次領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議，成為APEC發(fā)展進(jìn)程中的一個(gè)里程碑，它使高官—部長級—首腦會(huì)議三個(gè)層次的決策機(jī)制得以形成。64APEC第四次高官會(huì)議652001年10月20日，前來參加亞太經(jīng)合組織（APEC）領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議的經(jīng)濟(jì)體領(lǐng)導(dǎo)人在上海國際會(huì)議中心合影。662005韓國APEC合影

APEC會(huì)議“非正式”慣例：領(lǐng)導(dǎo)人身穿特色服裝大合影

672002年APEC領(lǐng)導(dǎo)人身著墨西哥“瓜亞貝拉”682001年上海APEC第九張合影69APEC第八次領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議702003APEC合影712004智利APEC合影服裝查曼多文萊APEC合影72吉隆坡APEC領(lǐng)導(dǎo)人合影奧克蘭APEC會(huì)議與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)人合影73國際會(huì)議的主辦方式主要有：1.會(huì)員國輪流主辦一些國際會(huì)議采取會(huì)員國輪流主辦的方式，即只要加入國際組織就能成為正式會(huì)員國，就有機(jī)會(huì)主辦，輪流方式有以入會(huì)先后次序或國名英文字母順序等方式輪辦，也有以會(huì)員國主動(dòng)提出優(yōu)惠條件，經(jīng)會(huì)員國或這個(gè)組織的監(jiān)理事會(huì)通過就可以。下一頁742．地區(qū)性輪流主辦國際組織會(huì)員分布在各個(gè)國家，每年或每兩年在全球各地區(qū)召開國際會(huì)議，讓分布在每個(gè)國家各地區(qū)的會(huì)員國都有機(jī)會(huì)主辦，制定輪流在某些地區(qū)召開，然而某一個(gè)地區(qū)可能有好幾個(gè)會(huì)員國。在亞洲地區(qū)，可能由亞洲地區(qū)有意爭取主辦的會(huì)員國提出申請企劃書或僅以書面方式表示有意愿承辦，再由這個(gè)組織的監(jiān)理事會(huì)或特別成立的“評估小組”來表決，再由會(huì)員國主辦。一般來說組織的知名度、會(huì)議的效益及權(quán)威性越高，會(huì)員國之間的爭取也越激烈。下一頁753．競標(biāo)方式競標(biāo)方式對有意爭取主辦權(quán)的會(huì)員國來說具有挑戰(zhàn)性，由于國際會(huì)議能引起全球的矚目，并且具有其權(quán)威性，所以競標(biāo)的過程經(jīng)常要花費(fèi)相當(dāng)長的時(shí)間去經(jīng)營。通常主辦單位會(huì)將辦理會(huì)議的先決條件列在招標(biāo)書中。下一頁76國際性會(huì)議的基本準(zhǔn)則各國主權(quán)平等互相尊重互惠互利聯(lián)合國憲章在“序言”中闡述了“大小各國平等權(quán)利”的信念。憲章第二條規(guī)定了聯(lián)合國及其會(huì)員國應(yīng)當(dāng)遵循的七項(xiàng)原則。其中第一項(xiàng)就規(guī)定：“本組織系基于各會(huì)員國主權(quán)平等之原則?！?/p>

由此可見，現(xiàn)代的國際關(guān)系應(yīng)以公認(rèn)“主權(quán)平等”為基礎(chǔ)。國家不論大小，都應(yīng)當(dāng)具有獨(dú)立處方處理自己內(nèi)外事務(wù)、管理自己國家的主權(quán)。國家與國家相互之間是平等的，所有國家都是國際社會(huì)的平等成員。

“主權(quán)平等”含有兩方面的意義：一方面，每個(gè)國家都享有平等主權(quán)，不受他人侵犯；另一方面，每個(gè)國家都有尊重別國主權(quán)的義務(wù)，不得借口行使自己的主權(quán)而侵犯他國的主權(quán)。77各國主權(quán)平等具體表現(xiàn)在：1、禮賓秩序2、發(fā)言的權(quán)力和秩序3、投票權(quán)78舉辦國際會(huì)議的意義1、國際間互相學(xué)習(xí)與交流的有效途徑2、建立城市外交、專業(yè)網(wǎng)絡(luò)的最佳方式3、行銷城市的最佳方法4、檢驗(yàn)多元化交流的最適合場合5、檢驗(yàn)城市發(fā)展的最佳途徑79爭取會(huì)議的條件：

1.直接條件：a.硬件設(shè)備；b.餐飲安排；c.交通運(yùn)輸；d.專業(yè)人才

大阪國際會(huì)議場802．間接條件：a.文化與旅游b.政治與經(jīng)濟(jì)c.安全d.地理位置e.語言f.本地的支持81我國近年來舉辦的國際會(huì)議22屆萬國郵聯(lián)大會(huì)世界建筑師大會(huì)（1999）世界石油大會(huì)（1997）世界數(shù)學(xué)家大會(huì)(2002)世界婦女大會(huì)APEC會(huì)議博鏊亞洲論壇第28屆世界遺產(chǎn)大會(huì)82

第四次世界婦女大會(huì)于１９９５年９月４日－１５日在中國北京召開。會(huì)議主題：以行動(dòng)謀求平等、發(fā)展與和平；次主題：健康、教育和就業(yè)。

１８９個(gè)國家的政府代表團(tuán)，聯(lián)合國系統(tǒng)各組織和專門機(jī)構(gòu)，政府間組織及非政府組織的代表１５０００多人出席了會(huì)議。以全國人大常委會(huì)副委員長、全國婦聯(lián)主席陳慕華為團(tuán)長的中國政府代表團(tuán)出席了會(huì)議。大會(huì)制定并通過進(jìn)一步加速執(zhí)行《內(nèi)羅畢戰(zhàn)略》的《北京宣言》和《行動(dòng)綱領(lǐng)》，指出了提高全球婦女地位的主要障礙，制定了今后的戰(zhàn)略目標(biāo)和具體行動(dòng)。當(dāng)時(shí)被稱為聯(lián)合國歷史上最大的會(huì)議。832005年8月29日，紀(jì)念第四次世界婦女大會(huì)10周年會(huì)議在北京人民大會(huì)堂開幕。10年前，在北京舉行的第四次世界婦女大會(huì)通過了具有深遠(yuǎn)影響的《北京宣言》和《行動(dòng)綱領(lǐng)》。

胡錦濤主席出席并講話。8485

22屆萬國郵政聯(lián)盟大會(huì)共有183個(gè)國家、33個(gè)國際組織的1813名代表參加，其中包括68位部長和200位副部長級代表。創(chuàng)郵聯(lián)歷次會(huì)議最高記錄862002年世界數(shù)學(xué)家大會(huì)第24屆世界數(shù)學(xué)家大會(huì)于2002年8月20-28日在北京舉行，會(huì)期9天,世界數(shù)學(xué)家大會(huì)從來都是在發(fā)達(dá)國家舉辦的，中國是第一個(gè)承辦世界數(shù)學(xué)家大會(huì)的發(fā)展中國家。這次大會(huì)有4000余名各國數(shù)學(xué)家參加，其中中國數(shù)學(xué)家1000余名。2002年的國際數(shù)學(xué)家大會(huì)上作“1小時(shí)報(bào)告”的美國麻省理工學(xué)院教授田剛是中國大陸出國留學(xué)并保留中國國籍的數(shù)學(xué)家中,第一個(gè)作“1小時(shí)報(bào)告”的人。同在這次大會(huì)上,有3位華人數(shù)學(xué)家受邀請作“1小時(shí)報(bào)告”,有11位海外華人及港澳臺(tái)數(shù)學(xué)家作“45分鐘報(bào)告”,中國內(nèi)地有3位數(shù)學(xué)家作了“45分鐘報(bào)告”第一屆世界數(shù)學(xué)大會(huì)于1897年在蘇黎士召開,在1900年第二屆數(shù)學(xué)家大會(huì)上,希爾伯特提出著名的“23個(gè)數(shù)學(xué)問題”。87第20屆世界建筑師大會(huì)被譽(yù)為“建筑界奧林匹克盛會(huì)”的“國際建筑師協(xié)會(huì)第20屆大會(huì)”于1999年6月23日至26日在北京國際會(huì)議中心舉行，來自世界各地的6500名建筑師、代表參加了會(huì)議。這次會(huì)議是我國建筑界最大榮耀的盛會(huì)，也是北京有史以來第一次迎接人數(shù)最多，資格最高的世界建筑大師們的最權(quán)威的目光和評價(jià)。會(huì)議期間還舉辦了《UIA／UNESCO大學(xué)生建筑設(shè)計(jì)國際競爭獲獎(jiǎng)作品展》、《國際建協(xié)各會(huì)員國學(xué)會(huì)及工作組建筑展》、《中國建筑展》和《當(dāng)代中國建筑藝術(shù)展》等11個(gè)展覽。這是國際建筑師協(xié)會(huì)成立半個(gè)世紀(jì)以來，首次在亞洲地區(qū)舉行會(huì)議。本次大會(huì)確定的主題報(bào)告為《二十一世紀(jì)的建筑學(xué)》，還設(shè)建筑與環(huán)境、建筑與城市、建筑與技術(shù)、建筑與文化、建筑學(xué)與職業(yè)精神、建筑教育與青年建筑師６個(gè)分題。世界建筑師大會(huì)每三年舉辦一次。8815屆世界石油大會(huì)1997年10月12日，被譽(yù)為國際石油界“奧林匹克”盛會(huì)的第15屆世界石油大會(huì)在中國成功舉行，2000多位來自世界各國的石油部長和跨國石油公司的首腦聚首北京。世界石油大會(huì)于1933年創(chuàng)建于英國倫敦，處于絕對中立和非政治立場。是討論全球石油工業(yè)面臨的焦點(diǎn)問題的國際論壇。世界石油大會(huì)致力于石油和天然氣工業(yè)領(lǐng)域科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的研究和應(yīng)用，致力于技術(shù)轉(zhuǎn)讓和利用世界石油資源造福人類，其成員國代表著90％以上的世界油氣主要生產(chǎn)國和消費(fèi)國。世界石油大會(huì)通常有90多個(gè)國家派代表參加。892005.5.16-18,《財(cái)富》全球論壇在北京舉辦。時(shí)代華納國際事務(wù)高級副總裁彼德·沃爾夫稱，這是自有《財(cái)富》論壇以來舉辦的最為成功的一次。此次論壇以“中國和新的亞洲世紀(jì)”為主題，與會(huì)國外嘉賓近七百人，其中來自全球五百強(qiáng)的CEO近八十人；中國國家主席胡錦濤出席開幕式并發(fā)表主旨演講，國務(wù)院總理溫家寶會(huì)見了出席論壇的企業(yè)家代表，曾培炎副總理和成思危副委員長和二十多位高官闡釋中國發(fā)展路向，本土企業(yè)家和來自世界各地的商界巨子、政學(xué)界名流就中國、亞洲和世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展議題，進(jìn)行廣泛的“腦力激蕩”。

自一九九五年年會(huì)創(chuàng)辦以來，《財(cái)富》便為其制訂了如下舉辦地標(biāo)準(zhǔn)：不一定是經(jīng)濟(jì)最發(fā)達(dá)的地區(qū)，但一定要是經(jīng)濟(jì)發(fā)展最富活力、不斷創(chuàng)新的地區(qū)。905月17日晚，北京市市長王岐山在北京天壇祈年殿前盛宴款待出席2005北京《財(cái)富》全球論壇的嘉賓。91《財(cái)富》全球論壇為北京破例LOGO首次藍(lán)變紅2001香港92服務(wù)人員上菜的行走線路非?？季?，上菜時(shí)所有人員將分為幾組依次按統(tǒng)一線路走到宴席處。為了保證不錯(cuò)位，一名服務(wù)人員將只給一位貴賓上菜。

有趣的是，晚宴提供的是西餐，將分四次上菜。而為了保證上菜間隔的時(shí)間統(tǒng)一，舞臺(tái)上的樂隊(duì)會(huì)通過更換不同曲目的方式，來提醒下道菜的上菜時(shí)間。開幕式服務(wù)演練93“中國是唯一一個(gè)舉辦過三次《財(cái)富》論壇的國家(前兩次分別是上海和香港)，目前還沒有其他國家享此殊榮?！?guī)模自不待言，本屆論壇與會(huì)國外嘉賓近七百人，其中來自全球五百強(qiáng)的CEO近八十人，確屬歷屆之最?！袊髽I(yè)家在本次論壇上熟練運(yùn)用國際經(jīng)濟(jì)語言，與國際一流企業(yè)家、經(jīng)濟(jì)學(xué)家之對話水平較以往有顯著提高。并且這種收獲不僅是對中國企業(yè)家，也是對全球企業(yè)家而言。四十四個(gè)國家的企業(yè)家平素很難有機(jī)會(huì)相聚進(jìn)行廣泛深入的交流?！痪啪啪派虾Ｘ?cái)富全球論壇后，上海就收獲了七十億美元的合同。942005北京《財(cái)富》全球論壇五月十八日下午閉幕，在會(huì)后的新聞發(fā)布會(huì)上，論壇主辦方的美國時(shí)代華納公司高層人士MikeFederle對論壇成果極為滿意。952004.7.7第28屆世界遺產(chǎn)委員會(huì)會(huì)議閉幕(蘇州)世界遺產(chǎn)大會(huì)是一次政府間國際會(huì)議，是世界遺產(chǎn)委員會(huì)的例會(huì)，每年召開一次，分別在各締約國舉行。10年前，中國政府即申請承辦世界遺產(chǎn)大會(huì)。2003年在巴黎舉辦的第27屆世界遺產(chǎn)大會(huì)確定--第28屆世界遺產(chǎn)大會(huì)在中國召開。96二、會(huì)議的申辦步驟會(huì)議的申辦步驟可由下圖表示提出正式申請擬定競標(biāo)企劃書接待考察人員投票表決優(yōu)勢分析硬件設(shè)備成功記錄支持信函接待及活動(dòng)計(jì)劃預(yù)算圖3-2會(huì)議的申辦步驟下一頁97第三節(jié)會(huì)議的工作流程一、會(huì)議策劃階段二、會(huì)前準(zhǔn)備階段三、會(huì)議實(shí)施階段進(jìn)程四、會(huì)后階段下一頁98一、會(huì)議策劃階段1、成立策劃工作小組成立策劃工作小組是會(huì)議組織工作的第一步。策劃工作小組通常由會(huì)議的主辦方，或是主辦方與承辦者的成員共同組成。策劃工作小組應(yīng)盡量選擇具有會(huì)議組織經(jīng)驗(yàn)及專業(yè)知識(shí)的人員。下一頁992、形成策劃方案策劃方案應(yīng)包含的主要內(nèi)容有：會(huì)議宗旨、會(huì)議名稱、會(huì)議主題與議題、會(huì)議參加者、會(huì)議規(guī)模與層次、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議議程、會(huì)議宣傳推廣計(jì)劃、會(huì)議預(yù)算、會(huì)議工作進(jìn)程表等。下一頁100會(huì)議宗旨所謂會(huì)議宗旨就是指舉辦某一特定國際會(huì)議的目標(biāo)。會(huì)議的主辦者應(yīng)以準(zhǔn)確和簡明的語言加以闡明。1011981年在墨西哥舉行的坎昆首腦會(huì)議的主要目的是：“通過國際元首和政府首腦，對全球談判和其他講臺(tái)上關(guān)于國際經(jīng)濟(jì)合作的其他努力，獲得認(rèn)識(shí)上的真正一致，并給予積極的政治推動(dòng)，以促進(jìn)全球談判達(dá)成協(xié)議?！睆倪@段文字里，我們至少可以看出三層意思：（一）與會(huì)者的層次：國際元首和政府首腦；（二）目的：促進(jìn)全球談判達(dá)成協(xié)議；（三）手段：對全球談判和其他講臺(tái)上關(guān)于經(jīng)濟(jì)合作的其他努力，獲得認(rèn)識(shí)的真正一致，并給予積極的政治推動(dòng)。下一頁102會(huì)議的名稱國際會(huì)議可以得名于：

（一）所屬國際機(jī)構(gòu)的名稱，如聯(lián)合國大會(huì)、國際紅十字大會(huì)、（二）與會(huì)國所屬的集團(tuán)，如西方七國首腦會(huì)議、歐佩克部長級會(huì)議、英聯(lián)邦政府首腦會(huì)議；（三）與會(huì)國所在的地區(qū)，如泛美會(huì)議、非洲國家首腦會(huì)議；（四）舉行會(huì)議的地點(diǎn)，如舊金山會(huì)議、萬隆會(huì)議；（五）所屬專業(yè)或職業(yè)，如世界林業(yè)會(huì)議、聯(lián)合國海洋法會(huì)議、（六）突出的國際問題，如聯(lián)合國最不發(fā)達(dá)國家會(huì)議、世界人口會(huì)議、柬埔寨巴黎國際會(huì)議、關(guān)于裁軍問題的特別聯(lián)大；（七）社會(huì)主張或政治運(yùn)動(dòng)，如世界反對各族隔離行動(dòng)大會(huì)、亞非人民團(tuán)結(jié)大會(huì)、世界佛教徒大會(huì)、國際社會(huì)常代表大會(huì)。

103會(huì)議的主題與議題會(huì)議的主題是貫穿于會(huì)議中各項(xiàng)議題的主線，它是為實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的服務(wù)的。會(huì)議主題要精確、簡明、有號召力、引人注目。主題要有沖擊力104案例：要舉辦一次關(guān)于東北亞問題的國際研討會(huì)，為使其具有時(shí)代氣息，人們開始時(shí)選用“對東北亞發(fā)展前景的瞻望”為主題。嗣后有人建議同2000年掛鉤以便更有號召力，于是改為“走向2000年的東北亞”。但也有人認(rèn)為不如用“2000年之交的東北亞”，可把時(shí)間跨度拉大些。又有人說，用“二十一世紀(jì)”比“2000年”口號更響亮。但有人爭辨說“二十一世紀(jì)”長達(dá)百年，時(shí)間跨度又嫌過長。最后，眾人達(dá)成協(xié)議，采用了眾議的“走向二十一世紀(jì)的東北亞”為主題?？梢姶_定一個(gè)會(huì)議主題有時(shí)頗費(fèi)周折，需要集思廣益。1051995年在北京召開的第四屆世界婦女大會(huì)主題：以行動(dòng)謀求平等、發(fā)展與和平；副主題：健康、教育和就業(yè)。2001年上海APEC會(huì)議議題：加強(qiáng)能力建設(shè)，開拓未來發(fā)展機(jī)遇，使各成員從全球化和新經(jīng)濟(jì)中受益。促進(jìn)貿(mào)易與投資，推動(dòng)建立更加合理的多邊貿(mào)易體制。為亞太地區(qū)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利的宏觀環(huán)境。2004太平洋亞洲旅游協(xié)會(huì)年會(huì)（韓國濟(jì)洲）主題：旅游是每個(gè)人的事情

2005年北京《財(cái)富》論壇主題為“中國和新的亞洲世紀(jì)”。下一頁106會(huì)議的參加者會(huì)議參加者范圍的選擇將決定會(huì)議的規(guī)模與層次。某些會(huì)議的參加者由會(huì)議的組織章程或規(guī)則確定，而有的會(huì)議則需要會(huì)議策劃者精心選擇會(huì)議的參加者以保證會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。107會(huì)議的規(guī)模與層次會(huì)議的規(guī)模主要指參加會(huì)議的總?cè)藬?shù)及所動(dòng)用的人力資源。會(huì)議的規(guī)模與會(huì)議的效益有直接關(guān)系。通常來說，有規(guī)模才能有效益，但并非所有會(huì)議都是如此，要根據(jù)會(huì)議的具體情況確定其規(guī)模。會(huì)議的層次與會(huì)議的參加者的身份尤其是會(huì)議的嘉賓的級別密切相關(guān)。108會(huì)議的層次

國際會(huì)議都有一定的層次。凡是戰(zhàn)爭、和平、領(lǐng)土、邊界等重大政治問題以及有關(guān)商貿(mào)、科技、文教等的條約及協(xié)定都需召開政府間會(huì)議來討論。于是產(chǎn)生了按照與會(huì)的政府領(lǐng)導(dǎo)人的身份高低劃分的國際會(huì)議，如首腦會(huì)議、部長級會(huì)議、高級官員會(huì)議等。有些問題雖不涉及整個(gè)國家利益，但也須由擁有實(shí)力和影響的權(quán)威人士來解決。于是有了所長、行長、董事長、總經(jīng)理級的國際會(huì)議。出席會(huì)議的代表可以攜帶級別低一點(diǎn)的助手，作為副代表、助理代表、顧問、專家與會(huì)，但他本人的身份必須符合會(huì)議的要求。由此可見，國際會(huì)議的層次實(shí)際上取決于正代表的身份。這種身份可以由該代表的官階、職稱反映出來，也可以由其社會(huì)聲望、政治影響、學(xué)術(shù)地位、藝術(shù)水準(zhǔn)面體現(xiàn)。109會(huì)議的時(shí)間何時(shí)開會(huì)，開多長時(shí)間的會(huì)應(yīng)經(jīng)過仔細(xì)斟酌，會(huì)議日期一旦確定就盡量避免修改。有些會(huì)議的時(shí)間是固定的，但許多會(huì)議的時(shí)間選擇很有講究。會(huì)議最好能避開會(huì)議所在國或地區(qū)的重大節(jié)日或國事活動(dòng)、旅游旺季、不適宜的季節(jié)，并且注意避免與其它重要會(huì)議或活動(dòng)在同一時(shí)間舉行。會(huì)議時(shí)間的長短則要根據(jù)所討論議題的多少及難度等具體情況而定。110會(huì)議的地點(diǎn)大多數(shù)會(huì)議都會(huì)選擇交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、設(shè)施齊全、活動(dòng)方便的地點(diǎn)為會(huì)址。因此，城市的基礎(chǔ)設(shè)施和區(qū)位條件會(huì)成為重要的考慮因素。具體會(huì)議場所的選擇也因會(huì)議自身目標(biāo)與利益需求而有不同考慮。111

國際會(huì)議地點(diǎn)的選擇非常重要。從會(huì)議舉辦者的角度，選擇的內(nèi)容大體上有三個(gè)方面：

一、國家的選擇。國際會(huì)議的策劃者在選擇某個(gè)國家作為會(huì)議東道國時(shí)往往面臨以下問題：

1．有沒有國家愿意承辦？并非所有的國家對所有的問題都同樣感興趣。不同的國家有不同的側(cè)重。北歐國家對環(huán)境問題興趣更濃，日本熱衷于人力資源開發(fā)，而發(fā)展中國家更關(guān)心改變經(jīng)濟(jì)落后。因此，要找到若干個(gè)對某一主題都感興趣的國家以便從中選擇，實(shí)非易事。

2．是否所有國家的與會(huì)者都愿前去？有些國家為打開關(guān)系、樹立形象，往往愿意承辦國際會(huì)議，但有的可能因內(nèi)外政策而聲名狼藉，有的因外界刻意渲染而形象欠佳，有的則因敵手的造謠中傷而蒙受污損。許多代表，懾于國內(nèi)外輿論，對在此類國家舉行國際會(huì)議都會(huì)有保留意見或取反對立場。

1123．是否具備承辦國際會(huì)議的條件？有些國家、有意承辦國際會(huì)議，對外形象也較好，但經(jīng)濟(jì)落后，基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，甚至可能社會(huì)動(dòng)蕩，安全難有保證。這樣的國家往往也被排除在考慮之外。籌措不到充分經(jīng)費(fèi)也會(huì)使人知難而退。

4．選擇時(shí)關(guān)系能否擺平？即使以上三點(diǎn)都條件具備，國際會(huì)議的策劃者有時(shí)也面臨難以處理的競爭關(guān)系。不同的利益集團(tuán)、地理區(qū)域和國家常常為爭奪一個(gè)重要的國際會(huì)議而打破了頭。如果你把承辦權(quán)交給了發(fā)達(dá)國家，發(fā)展中國家可能不悅；交給了拉美，亞洲可能皺眉；交給了伊拉克，伊朗可能強(qiáng)烈不滿。113二、城市的選擇。如果說國家的選擇更多地考慮了政治因素，那么國際會(huì)議的策劃者在選擇城市時(shí)，更多地注重城市的自然環(huán)境、物質(zhì)條件及人文狀況。這是為了保證會(huì)議能在盡可能優(yōu)美、寬松、便利的環(huán)境中舉行。策劃者關(guān)心的焦點(diǎn)是：

1．?dāng)M議中的城市同外界的交通通訊條件。

2．該城市基礎(chǔ)設(shè)施的健全程度。

3．該城市的衛(wèi)生、安全狀況。

這些條件在現(xiàn)代化大都市一般都有保證，中小城市則難以確定。對發(fā)展中國家來說，它們尤需作出更大的努力，為吸引國際會(huì)議到本國舉行創(chuàng)造條件。較為先進(jìn)的發(fā)展中國家也把國際會(huì)議看作有高附加值的產(chǎn)業(yè)，借以推動(dòng)本國經(jīng)濟(jì)繁榮。114

國際會(huì)議也有相對集中于少數(shù)城市的趨勢。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年在紐約舉行的國際會(huì)議約4000個(gè)，日內(nèi)瓦、布魯塞爾和維也納僅次于紐約。這些城市能吸引如此眾多的國際會(huì)議，除城市的優(yōu)越條件外，還因它們是國際機(jī)構(gòu)總部比較集中的地方，擁有比較齊全的會(huì)議設(shè)施和比較出色的會(huì)議服務(wù)。在亞太地區(qū)，曼谷之成為國際會(huì)議中心城市也與此有關(guān)。115

某些特殊的考慮也會(huì)使策劃者舍條件優(yōu)越的大城市而取條件適當(dāng)?shù)闹行〕鞘校踔粮F鄉(xiāng)僻壤。例如：

1．為了結(jié)合考察和研究而選擇與會(huì)議主題有密切關(guān)系的地方。關(guān)于最不發(fā)達(dá)國家的會(huì)議就可能選在某個(gè)最不發(fā)達(dá)國家舉行。關(guān)于沙漠化的研討會(huì)就會(huì)選在離沙漠不遠(yuǎn)的中小城市或建有沙漠研究中心的地方舉行。

2．出于安全和保密的考慮也會(huì)使策劃者選擇某個(gè)遠(yuǎn)離城市，便于控制和管理的地點(diǎn)舉行會(huì)議。1993年亞太經(jīng)合組織的領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議便選在西雅圖13公里外一個(gè)名叫“布萊克”的偏遠(yuǎn)小島舉行。首腦會(huì)議找偏遠(yuǎn)處召開，在歷史上不管其例。

3．為了使與會(huì)者能集中精力于會(huì)議，提高工作效率，一些會(huì)議也選在僻靜的去處舉行，以避開喧鬧、繁華的城市。它可能是山林中或海邊的一個(gè)莊園或別墅。116會(huì)議酒店的選擇許多國際會(huì)議租用酒店舉行。國際會(huì)議的策劃者對于旅館的選擇往往條件苛刻。特別是重要的國際會(huì)議，許多大酒店都競相招攬。這不僅是鑒于經(jīng)濟(jì)效益，更是為了提高聲譽(yù)。如此便給予策劃者較大的選擇余地酒店所在的地段是否適中，服務(wù)質(zhì)量高低，會(huì)議設(shè)施優(yōu)劣，有無舉辦國際會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，都是策劃者所要考慮的。當(dāng)然，遇到旅游季節(jié)，賣給方市場占優(yōu)時(shí)，國際會(huì)議策劃者也會(huì)有求于人。以地段的選擇為例，1992年聯(lián)合國某機(jī)構(gòu)在北京舉行年會(huì)，中國方面提出了幾家旅館供對方選擇。最后，對方還是選中了國貿(mào)中心，其主要考慮之一是，國貿(mào)中心的位置在市內(nèi)中心地帶，離使館區(qū)近，購物方便，附近還有建國飯店、京倫飯店等高檔旅館可供與會(huì)者選用。117表3-1國際會(huì)議使用場所分布數(shù)據(jù)來源：國際會(huì)議協(xié)會(huì)（ICCA）

下一頁118會(huì)議的議程會(huì)議的議程是指會(huì)議主要活動(dòng)順序安排。不同類型的會(huì)議議程有較大差異。119會(huì)議宣傳推廣計(jì)劃會(huì)議宣傳推廣方案也可稱之為會(huì)議營銷方案。它是會(huì)議組織工作的重要組成部分，也是會(huì)議成功的重要保證。會(huì)議宣傳推廣計(jì)劃通常包括媒體計(jì)劃、宣傳資料的設(shè)計(jì)印刷、會(huì)標(biāo)征集、公關(guān)活動(dòng)等。120會(huì)議預(yù)算預(yù)算是會(huì)議財(cái)務(wù)目標(biāo)工具。會(huì)議預(yù)算大致包括交通費(fèi)用、場地費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、視聽設(shè)備費(fèi)用及雜費(fèi)等。121會(huì)議工作進(jìn)程制定整個(gè)會(huì)議組織工作的總體時(shí)間表，以便對會(huì)議工作進(jìn)行有效的時(shí)間管理。122常規(guī)國際會(huì)議接待流程進(jìn)度表總體工作進(jìn)度表,貴賓邀請6個(gè)月前3個(gè)月前廣告贊助落實(shí)、媒體宣傳、新聞發(fā)布等1個(gè)月前15天前2天前會(huì)刊、參會(huì)指南、列名廣告等信息收信、確認(rèn)工作。文書資料制作與分發(fā)，確認(rèn)與會(huì)人員。開幕式和會(huì)場布置、搭建等。注冊接待。會(huì)議現(xiàn)場管理開會(huì)了！123二、會(huì)前準(zhǔn)備階段當(dāng)會(huì)議總體方案確定后，根據(jù)總體方案，要進(jìn)行一系列的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備工作一定要有提前量，至于提前多少時(shí)間，則根據(jù)不同會(huì)議的要求而有所差異，但準(zhǔn)備階段的工作流程大致包括：1、成立籌備委員會(huì)：安排適合人選并分工，成立大會(huì)秘書處，全面負(fù)責(zé)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2、確定會(huì)議準(zhǔn)確日期與場地：視察場地、評估并商議費(fèi)用下一頁1243、設(shè)計(jì)或征集會(huì)議標(biāo)志，印制信封、信紙及宣傳品，搜集準(zhǔn)備宣傳寄發(fā)名單，寄發(fā)會(huì)議宣傳資料、報(bào)名表等。4、預(yù)定飯店房間數(shù)，視察使用的飯店房間及設(shè)備，并請飯店報(bào)價(jià)、簽約。5、確定會(huì)議室使用數(shù)量，并視察有關(guān)設(shè)備、場地簽約。6、定期召開籌備會(huì)議，審視各項(xiàng)工作進(jìn)度及決議。7、擬定會(huì)議通告，含邀請函、會(huì)議日期地點(diǎn)、主題等，開始接受注冊報(bào)名。下一頁1258、確定社交節(jié)目的安排，包括酒會(huì)、晚宴及眷屬的活動(dòng)、開閉幕典禮等。9、確定大會(huì)所有印刷品的印刷時(shí)間表并與印刷設(shè)計(jì)公司協(xié)調(diào)宣傳手冊、報(bào)名表、海報(bào)、節(jié)目手冊、名牌、證書、邀請卡等。10、網(wǎng)頁設(shè)計(jì)，委托專業(yè)公司或?qū)I(yè)人士設(shè)計(jì)大會(huì)網(wǎng)頁，以便會(huì)員上網(wǎng)瀏覽，或使用網(wǎng)上報(bào)名。11、邀請開閉幕典禮出席貴賓，如需貴賓致詞，須書面告知時(shí)間地點(diǎn)。12、現(xiàn)場工作人員規(guī)劃及招聘、征集志愿者，并進(jìn)行課程培訓(xùn)。下一頁12613、安排重要與會(huì)者接機(jī)事宜，車輛/接機(jī)人員/通關(guān)安排等。14、確認(rèn)各項(xiàng)餐飲安排，酒會(huì)/晚宴/咖啡茶點(diǎn)/午餐15、檢查社交活動(dòng)表演節(jié)目準(zhǔn)備，開、閉幕典禮/酒會(huì)/晚宴準(zhǔn)備工作。16、至報(bào)名截止時(shí)間，統(tǒng)計(jì)評估報(bào)名人數(shù)。17、再次落實(shí)演講議程、演講人嘉賓及主持人。下一頁12718、召開記者招待會(huì)，準(zhǔn)備新聞稿及大會(huì)相關(guān)資料。19、資料分類整理，裝袋并檢查。20、頒獎(jiǎng)獎(jiǎng)品及名單落實(shí)，禮儀人員落實(shí)。21、投票箱、選票等檢查落實(shí)。22、進(jìn)行預(yù)演，最后再檢視會(huì)場各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，現(xiàn)場驗(yàn)收，與會(huì)議中心/飯店人員最后確認(rèn)。下一頁128三、會(huì)議實(shí)施階段進(jìn)程1、注冊報(bào)到接待，資料發(fā)放，引導(dǎo)服務(wù)。2、演講嘉賓、主持人。3、茶水服務(wù)、茶歇服務(wù)。4、頒獎(jiǎng)活動(dòng)人員預(yù)備。5、會(huì)間會(huì)場變動(dòng)所需搬運(yùn)人員安排。6、及時(shí)排除可能出現(xiàn)的故障，如音響故障等7、門禁及安全管理。下一頁129四、會(huì)后階段雖然會(huì)議圓滿閉幕，但是對于主辦者和承辦者來說會(huì)議的總結(jié)及善后工作不可忽視：1、與會(huì)人員分類統(tǒng)計(jì)2、與飯店核對總住房數(shù)：收集帳單并支付帳款。3、財(cái)務(wù)結(jié)算。4、撰寫/寄發(fā)感謝函。5、整理大會(huì)相關(guān)資料并歸檔。6、召開總結(jié)會(huì)報(bào)告收支情形，結(jié)案會(huì)議并解散籌備委員會(huì)。7、薪資清冊，以備次年初申報(bào)所得稅。8、結(jié)案。下一頁130第四節(jié)會(huì)議服務(wù)一、會(huì)場服務(wù)二、住宿服務(wù)三、餐飲服務(wù)四、交通服務(wù)下一頁131一、會(huì)場服務(wù)1、會(huì)場布置會(huì)場布置根據(jù)會(huì)議形式不同而有所差異，如大會(huì)形式和論壇形式就有明顯不同。下一頁132目前常用的會(huì)場布置形式如圖：發(fā)言席圖3-3禮堂式適用于大會(huì)形式,下一頁133圖3-4圍桌式適于于研討型會(huì)議下一頁134圖3-5圓桌式適用于商議型會(huì)議下一頁135發(fā)言席嘉賓席投影屏圖3-6論壇式下一頁136投影屏發(fā)言席圖3-7報(bào)告會(huì)式下一頁1372、報(bào)到與簽到服務(wù)在報(bào)到處的工作人員是第一個(gè)和與會(huì)者接觸的，第一印象十分重要，這就要求報(bào)到處的工作人員精神飽滿，熱情高效。著裝統(tǒng)一非常有必要。通常在與會(huì)者報(bào)到時(shí)就要求其交齊會(huì)務(wù)費(fèi)等各種費(fèi)用并開具收據(jù)，否則會(huì)增加收費(fèi)難度。會(huì)議接待人員一定要注意VIP的接待，避免重要嘉賓到場后無人理睬。報(bào)到處工作人員如果發(fā)現(xiàn)有行為障礙者參加會(huì)議，一定要予以充分照料。下一頁1383、禮賓禮儀服務(wù)會(huì)議接待人員端莊大方，訓(xùn)練有素，會(huì)議全程都應(yīng)安排服務(wù)員站在門口迎送客人?？腿巳胱?，要及時(shí)送上茶水、毛巾等，做到熱情服務(wù)，并保持安靜。會(huì)議開始后，服務(wù)員應(yīng)退至一旁，并隨時(shí)觀察客人對茶水、飲料等的需求，一般半小時(shí)添加一次，遇到舉杯祝酒時(shí)，應(yīng)及時(shí)送上杯酒。下一頁139若有頒獎(jiǎng)儀式，事先安排好頒獎(jiǎng)嘉賓、禮儀小姐及獎(jiǎng)品，禮儀小姐應(yīng)事先走臺(tái)以保證臨場不亂。茶歇是現(xiàn)在許多會(huì)議都安排的服務(wù)項(xiàng)目。會(huì)間的茶歇可以成為一個(gè)小茶話會(huì)使與會(huì)者獲得一個(gè)交流的機(jī)會(huì)。精心布置的茶歇會(huì)提升會(huì)議的檔次。事先應(yīng)充分考慮會(huì)議對茶歇中點(diǎn)心和飲料的數(shù)量及質(zhì)量的需求，太多了浪費(fèi)，少了則顯得不夠大氣下一頁1404、危機(jī)處理針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機(jī)，準(zhǔn)備好解決方案下一頁141[案例]會(huì)議故障場景會(huì)議故障場景1：當(dāng)主持人宣布：“下面，由某某先生作演講，大家歡迎！”。掌聲起，許久，未見演講者上臺(tái)，主持人再次重復(fù)：請某某先生上臺(tái)演講，仍未見演講者出現(xiàn)，議論聲四起。下一頁142會(huì)議故障場景2：演講者演講過程中，擴(kuò)音器不斷叫，音響管理人員找不出原因，演講者指桌上一物問：這是什么？下面聽眾中一人說，“這是我的錄音筆”，將錄音筆取走，囂叫聲立即消失。下一頁143會(huì)議故障場景3：與會(huì)者在報(bào)到處問：安排我們住宿的酒店離這有多遠(yuǎn)？接待人員回答：不知道，問：“明天何時(shí)開會(huì)？”接待人員答：“不知道?！迸c會(huì)者生氣：“你怎么什么都不知道！”接待人員答：“我是今天早上才過來參加會(huì)議接待的學(xué)生?！毕乱豁?44二、住宿服務(wù)會(huì)議的住宿安排是會(huì)議管理工作的一個(gè)重要部分，工作質(zhì)量直接影響與會(huì)者對會(huì)議的評價(jià)。規(guī)模越大、級別越高的會(huì)議則安排難度越大。由于與會(huì)者來自不同地區(qū)，身份、年齡、生活習(xí)慣等差異很大，對住宿的要求也有所不同，需要工作人員根據(jù)不同情況細(xì)心安排?？偟恼f來，安排住宿時(shí)，住宿要相對集中，這有助于會(huì)議期間的信息溝通和會(huì)務(wù)聯(lián)系，也有助于休會(huì)期間與會(huì)者之間的溝通和交流。如果不是特大型會(huì)議，最好是會(huì)議地點(diǎn)就在酒店附近或就在酒店的會(huì)議廳，以減少交通方面的麻煩。下一頁145具體的分配原則如下：（1）VIP應(yīng)安排套房或單人房，外國友人按國際慣例安排單人房（2）團(tuán)體成員盡量按排得相對集中以便聯(lián)系。（3）老、弱、病、殘人士，應(yīng)盡量安排他們住底層或離服務(wù)臺(tái)近的房間，方便服務(wù)。(4)大會(huì)工作人員的休息室應(yīng)安排在離入口或電梯間較近，比較醒目的地方，并予以公布，方便與會(huì)人員的聯(lián)絡(luò)。下一頁146(5)充分考慮、區(qū)別對待不同宗教信仰的與會(huì)者。(6)在國際會(huì)議中，對于互相敵對的國家、團(tuán)體的與會(huì)者，應(yīng)盡量把他們安排在不同樓層。（7)盡量將抵達(dá)或離開