公司文書處理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔八、公司文書處理制度（一）總則第一條范圍本公司文書處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理，事后也須按本制度補(bǔ)齊有關(guān)手續(xù)。第二條定義本制度所指文書，包括以下內(nèi)容：1．高層決策文書以及基層下達(dá)的文件。2．部門會議文書與轉(zhuǎn)閱文件。3．合同書、證券、證書和勞動協(xié)議書。4．志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊登記文書。5．收支預(yù)算與決算書、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與計劃書。6．往來書信、電報、任命書、意見書。7．各種報告、各種統(tǒng)計表。其中“1”與“2”項文書的處理，原則上按會議決定處理。第三條類別劃分上述文書按機(jī)密程度、可劃分為以下幾類：1．機(jī)密文書（1）絕密。（2）秘密。（3）保密。2．普通文書，即機(jī)密文書以外的文書。3．其他文書，如公開發(fā)行的書籍、雜志、報紙，以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印謄寫物品的。第四條適用原則（二）文書的收發(fā)第五條收發(fā)到達(dá)本公司的文書，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發(fā)：1．普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā)日期；在文書登記簿上作好登記；由接受部門的主管，或者由指定的文書保管員送交有關(guān)部門有關(guān)人員；文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。但是不涉及特別事項的文書，可以簡化登記手續(xù)。2．絕密文書或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。第六條制度時間外的處理1．值班人員能夠判定為是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。2．所有到達(dá)的文書，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室。第七條收發(fā)決定所有文書的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。第八條設(shè)立信使在文書的接受與處理過程中，各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書；因此，在文書檔案室設(shè)一名信使，來回傳遞各類文書。（三）文書的處理第九條處理原則文書處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時”，并且明確文書處理的責(zé)任者。第十條成文原則凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。第十一條特例對那些并不重要的事項，或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項，只需要事后將處理結(jié)果的要點記錄下來即可。第十二條處理手續(xù)領(lǐng)取文書的部門，按下列規(guī)定及時予以處理。1．凡重要事項，或者異常事項，應(yīng)立即向所在部門主管做出報告，并逐級向上請示，必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系，等候并按照上級指示，處理文書中涉及的有關(guān)事項。2．如果文書中涉及的事項，與其他部門有關(guān)，必須在與其他部門取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見再行事。3．在具體處理時，如果認(rèn)為有必要請其他部門做出配合，并且其他部門提供配合需要一定的時間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對方的意見。4．如果事情涉及兩個以上的部門，并且難以判斷由何部門出面主持時，應(yīng)聽取其他部門的處理意見。第十三條防止拖延文書檔案部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文書指定的事項，以防止文書的處理延遲或停頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng)立即交文書檔案部門處理。第十四條重要文書的保管機(jī)要或絕密文書以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴(yán)格保管。文件柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置。（四）文書的制作第十五條用紙的規(guī)格制作文書的用紙，除特殊情況外，原則上采用規(guī)格。第十六條字句文書應(yīng)以簡單明了的文體記述，采用標(biāo)準(zhǔn)的簡體漢字，避免使用艱澀的詞句。第十七條文體全部文書一律采用書面文體。第十八條復(fù)印絕密文書未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本，在特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門等等。第十九條署名在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時必須按下列要求署名，特殊情況或有專項指示的情況除外。1．代表公司名義締結(jié)的合同書、往來公文、公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報告，全部署名“董事會代表”。2．對外廣告及宣傳，采用公司名稱。3．除此之外的文書，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門名稱，以及部門經(jīng)理的職務(wù)與姓名。不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓名。（五）文書整理第二十條編寫符號各種文書都必須按整理的要求編寫符號，表示文書的類別，再按符號編輯數(shù)字符號，給各文書排序，以便于檢索。第二十一條文書的符號與編號按下列規(guī)定使用：1．表示部門名稱的符號，用部門名稱的第一個漢字，如制造部門、工藝室，用“制、工”表示。2．文書類別直接用“絕密”、“密”等字樣表示。3．各種文書，按先后順序用自然數(shù)排序編號。4．同一文書或同一名稱的文書，追加一組自然數(shù)，用“-”隔開，如“制、工、密0015-001”。編號按年度更新。第二十二條填寫文書登記簿所有文書的符號與編號都必須填寫在“文書登記簿”上。第二十三條整理文書處理完結(jié)之后，按文書的符號與編號進(jìn)行編輯整理。將大部分沒有必要查詢與翻閱的歸為一類進(jìn)行；另一類需要經(jīng)常查閱的文書，盡管文書處理已經(jīng)結(jié)束，但文書的效用還沒有終結(jié)，仍需要單獨整理。第二十四條保管文書整理后，大量不重要的文件直接送總務(wù)部門保管，其他少量的重要文書，在一定的期限內(nèi)由責(zé)任部門妥善保管。（六）文書的送發(fā)與交接第二十五條主管部門全部文書的發(fā)送與交接，由總務(wù)部負(fù)責(zé)。在特殊情況下，公司內(nèi)文書的送發(fā)與交接，由相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)。第二十六條絕密與親啟文書絕密與親啟文書必須加封，并在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣的印章。第二十七條轉(zhuǎn)交郵寄予面呈送交的重要文書，必須在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章，分別表示“可以由專職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交，或在書信接受者不在的情況下留下文書，囑咐由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書”；“可以通過郵寄傳遞的文書”；“必須由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書”。第二十八條填寫送發(fā)登記簿所有送發(fā)文書，按“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫送發(fā)登記簿。對于“面呈”文書，還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過程的要點，以及領(lǐng)取文書的當(dāng)事人簽名蓋章。（七）文書的存檔與廢除第二十九條存檔由本公司總部的行政室，按文書的整理符號與編號進(jìn)行編輯歸檔。第三十條編輯行政室按年度把重要的、經(jīng)各部門整理編號的文書，進(jìn)行匯總，分編裝訂成冊，存入檔案。會計文書則按會計年度編輯成冊。一些不太重要的文書，不必按文書類別編輯，只需按年度匯集成冊。第三十一條分編標(biāo)準(zhǔn)存檔文書按部門，以文書的符號獨立分編成冊。第三十二條保存期限保存期限按下列規(guī)定確定：1．永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書、統(tǒng)計及會計文書，以及員工人事勞資文書，都?xì)w為“永久保存”文書。2．保存十年，類似永久保存文件性質(zhì)。沒有必要永久保存的文書，合議書、志愿書、違約書、往來公文、復(fù)命書、報告書和重要往來信函等等，可以保存十年。3．保存五年。保存期從編輯日起算，次重要且沒必要保存十年的文書，可保存五年。第三十三條廢除保存期滿或者在保存期內(nèi)沒必要繼續(xù)保存的文書，應(yīng)及時予以廢除或銷毀。廢除必須經(jīng)有關(guān)部門合議，報總裁認(rèn)可，由文秘室執(zhí)行。如果對廢除沒有疑義，應(yīng)即刻予以廢除或銷毀。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔

制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-1第一章總則第一條本規(guī)定的目的，在于確保文書事務(wù)正確且順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率。第二條所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告、會議決議、規(guī)定、契約書、專利許可證書、電報、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書類與公文。第三條全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。第四條必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密。第五條文書按下列要點處置或辦理：1．凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。2．須請示審批即使在緊急狀況下，以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來。第六條文書的主管原則規(guī)定如下：1．文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部庶務(wù)科負(fù)責(zé)。2．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書主管，另有文書管理細(xì)則作出規(guī)定。第二章文書的收發(fā)第七條到達(dá)文書全部由文書主管科室接收，并按下列要點處置。1．一般文書予以啟封，分送各部門、科室。2．私人文書不必開啟，直送收信人。3．須請示審批分送各部門、科室的文書若有差錯，必須立即退回庶務(wù)科。第八條節(jié)假日等規(guī)定工作時間外到達(dá)的文書，由值班人員接收后轉(zhuǎn)交庶務(wù)科。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-2第三章文書的處理第九條文書按機(jī)密程度可分為以下幾類。1.須請示審批絕密。指極為重要并且不得向公司內(nèi)外無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。2.須請示審批秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。3.外密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4.普通。指非機(jī)密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。5.傳閱。指在本公司內(nèi)廣為傳閱或傳達(dá)的文書。第十條普通文書的處理原則如下。1.由科長以上級別的主管，負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、照會以及其他必要的處理；或者指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。2.如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指示辦理。3.如果與各部門、科室有關(guān)聯(lián)的事項，必須經(jīng)與各部門、科室的會議后方能予以處理。第十一條機(jī)密文書的處理原則如下。1.機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。2.指名或親啟文書的寄發(fā)，原則上在封面上注明文書所涉及事項的要點，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者封緘。3.到達(dá)的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名者開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定約束。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-3第十二條文書的閱覽原則如下。1.某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字劃押，表示已經(jīng)閱覽完畢。有必要的情況下，在文書的空白處填寫閱覽后的意見，轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。2.有必要在各部門、科室傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按傳閱登記簿規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第十三條與各部門、科室有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商；如果不能協(xié)商一致，上報或請示高一級領(lǐng)導(dǎo)，由上級裁決。第四章請示審批第十四條請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序，凡公司經(jīng)營重要事項，都必須經(jīng)請示，獲得董事會、總裁、專務(wù)董事和常務(wù)董事審查、裁決和下文批復(fù)之后，方能實行或行事。第十五條須請示審批事項如下。1．職務(wù)及重要人事安排。2．各種制度性規(guī)定的變更。3．重要契約的締結(jié)、解除與變更。4．訴訟行為。5.與官方機(jī)構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請求、回執(zhí)、申請等等。6.土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓。7.大額饋贈、謝禮，以及宣傳廣告費(fèi)用的開支。8．分支機(jī)構(gòu)的增變與升格。9．預(yù)算與決算事宜。10．借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)與變更。11．須請示審批重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓與廉價出售。12．須請示審批定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開支的修訂。13.有關(guān)公司經(jīng)營的重要計劃與企劃。14．其他上述未涉及的重要事項。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-4第十六條須請示審批者為分公司主管、分店主管，以及以此基準(zhǔn)確定的主管領(lǐng)導(dǎo)。第十七條須請示審批的提案文書，必須進(jìn)行認(rèn)真斟酌，以便能順利地予以實施。第十八條請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報。第十九條請示提案文書的內(nèi)容和順序，包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、印刷部門、總務(wù)部門和財務(wù)部門等等。第二十條請示提案文書必須編號，并注明起草或請示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門、科室，并及簽名蓋章。第二十一條請示審批內(nèi)容一旦被上級認(rèn)可并作出決定，則以請示提案書（副本）替代批復(fù)返回請示部門執(zhí)行。第二十二條請示提案原本由總務(wù)部、庶務(wù)科保管。第五章文書的制作第二十三條文書制作要領(lǐng)如下：1．請示審批文書必須簡明扼要，一事一議。語言措詞力求準(zhǔn)確規(guī)范。2．起草文書的理由必須作出交代，包括起因以及中間交涉過程必須具明，必要情況下附上有關(guān)資料與文件。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-53．須請示審批必須明確起草文書的責(zé)任者，署上請示審批提案者姓名。4．須請示審批對請示提案文書進(jìn)行修改時，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。第二十四條文書的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行，文書起草只是一個“文書化”的過程與結(jié)果。文書的草案必須予以保存。第二十五條重要文書或契約書案，必須經(jīng)過公證，并且在正式文書形成之日前，必須掌握且附上具有價值的證據(jù)或證明文件。第二十六條文書的署名按下列規(guī)定進(jìn)行。1．公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名即可；如果只是單純的上報文書，或者不涉及各部門、科室，且內(nèi)容并不重要的文書，只需部門、科室署名即可；如果是重要文書，按責(zé)任范圍署名總裁、副總裁、專務(wù)董事、常務(wù)董事，或者有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。2．對外文書，如契約書、責(zé)任狀、官方許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果總裁委托事項，可由指定責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管職務(wù)與姓名。第二十七條文書的蓋章按下列要點進(jìn)行：1.在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門、科室章。2.如果文書署名者不在的情況下，加蓋職務(wù)替代或代理者印章，且加蓋具體執(zhí)行者印章。在這種情況下，文書存檔前加蓋署名者印章。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-63.須請示審批以部門或公司名義起草的文書，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。第二十八條總裁與公司印章按下列原則使用：1.在有必要加蓋總裁或公司印章時，必須填寫委托申請書，經(jīng)所屬部門主管認(rèn)可，并且加蓋印章之后，向總部總務(wù)部門提出。2.總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請。如果有必要則需請示總裁。在事情緊急情況下，可以口頭申請與批準(zhǔn)，但事后必須補(bǔ)填申請書。3.在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。4.須請示審批經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，去印章保管員處加蓋總裁或公司印章。5.一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的其他印章，須經(jīng)主管同意，直接向印章保管員申請加蓋。第六章文書的送發(fā)第二十九條一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，按下列要點進(jìn)行。必要時給文秘處以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。1.文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位與地址、收件人姓名。并且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”。2.公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。第三十條各部門、科室的郵寄文書，必須在發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)帳”上作好登記與填寫。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-7第七章電報的處理第三十一條一切電報都由庶務(wù)科受理。第三十二條有關(guān)責(zé)任者在接到電報并閱讀后，把電報要點記下，送相關(guān)部門、科室傳閱。如果不涉及各部門、科室，只是一般查詢、確認(rèn)或聯(lián)絡(luò)性電報，主管科室或部門全權(quán)負(fù)責(zé)予以處理。第三十三條向外部發(fā)電報時，必須用郵電部門的電報用紙起草電文，呈主管上司或領(lǐng)導(dǎo)審核。1.須請示審批盡量使電文簡明扼要，采用標(biāo)準(zhǔn)的郵政省略符號與簡稱。2.須請示審批注明發(fā)電者姓名、日期以及具體指示，特殊情況下如何處置的辦法與手段。第三十四條須請示審批電報發(fā)出后必須給庶務(wù)科以回執(zhí)；并告訴庶務(wù)科有無必要催促對方回電。第三十五條須請示審批與調(diào)查、詢問、聯(lián)系等無關(guān)的電報，或者一些無關(guān)緊要的電報，由庶務(wù)科全權(quán)處置。第八章文書的整理與保存第三十六條文書按內(nèi)容進(jìn)行整理，并區(qū)分兩類文書分別保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是可以歸檔的文書。第三十七條全部完結(jié)的