財務(wù)報銷管理制度

財務(wù)費用報銷管理制度1.總則1.1特制定本制度。1.2辦公用品費、行政類辦公費、市場費用、專項費用等。1.3本制度適用于公司本部，分子公司參照執(zhí)行。2.報銷審批流程及票據(jù)具體要求2.1報銷審批適用于經(jīng)辦人先墊付資金并已取得相關(guān)發(fā)票，財務(wù)部后將資金支付給經(jīng)辦人的情況。2.2報銷審批流程金額權(quán)限待定核→財務(wù)部報銷放款2.3任何費用報銷，由當(dāng)事人本人發(fā)起報銷流程，并經(jīng)直線領(lǐng)導(dǎo)審核。2.4票據(jù)的具體要求2.4.1報銷的發(fā)票必須是國家有關(guān)部門批準(zhǔn)的合法票據(jù)，票據(jù)的印章應(yīng)齊全，報銷的發(fā)票必須有稅務(wù)部門統(tǒng)一印制的發(fā)票監(jiān)制章，并加蓋開票單位發(fā)票專用章或財務(wù)專用章；收款收據(jù)報銷必須為政府機構(gòu)或非營利性社會團體不能開具發(fā)票的單位提供的合法有效收據(jù)。如：軍隊招待所收據(jù)、紅十會出具的財政專用收據(jù)、醫(yī)院專用收據(jù)等；公司開票信息如下：企業(yè)名稱:納稅人登記號:開戶行與賬號：2.4.3票據(jù)記載的各項內(nèi)容均不得涂改。票據(jù)有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或者更正，更正處還應(yīng)加蓋出具單位印章；票據(jù)金額記載有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在票據(jù)上更正。對不真實、不合法的票據(jù)，財務(wù)部有權(quán)不予接受，對記載不準(zhǔn)確、不完整的票據(jù)予以退回。2.4.4票據(jù)的內(nèi)容包含：單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、日期、品名、單價、數(shù)量、金額等項目，均應(yīng)據(jù)實填寫齊全、字跡清楚、金額正確、大小寫相符。2.4.5報銷單據(jù)粘貼要求報銷單封面與封面后的托紙必須大小一致，各票據(jù)不得突出于封面和托紙之外（票據(jù)過大各票據(jù)應(yīng)均勻貼在報銷單封面后的托紙上，整份報銷單各部分厚度應(yīng)盡量保持一致；報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；切不可將票據(jù)胡亂以釘書針、膠帶紙等用品橫七豎八粘貼，破壞美觀并給財務(wù)裝訂帶來不便。3.財務(wù)報銷內(nèi)容的規(guī)定3.1招待費3.1.1為加強對招待費的管理，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待費的發(fā)生，所有人員必須預(yù)估招待費金額，填寫《招待申請表》經(jīng)過事前審批，嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，如在非常時期或特殊情況可以作相應(yīng)的請示和說明。公司級招待費用原則上由行政部統(tǒng)一安排，統(tǒng)一結(jié)算。審批流程方可發(fā)生。金額權(quán)限主管級以上申請人填寫《招待申請表》→部門負(fù)責(zé)人審核→董事長待定批準(zhǔn)→申請人安排招待事宜3.1.2招待費報銷原則行政方面的招待費用，每月實行額度控制。行政招待申請各分公司、支行行政部門要登記造冊，報總部總經(jīng)辦匯總備案；3.1.3招待費報銷要求要素：本次招待的事由、招待時間、招待場所、被招待方單位名稱、被招待方人數(shù)、我方招待費報銷均需提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上金額、出票單位財務(wù)章清晰、完整，凡與本次招待費無關(guān)的費用，一律不準(zhǔn)夾在招待費中報銷，如有弄虛作假行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴(yán)肅處理。3.2禮品費3.2.1為加強集團員工在經(jīng)營活動中贈送禮品的管理，減少開支，避免浪費，所有禮品申領(lǐng)應(yīng)嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。申購單上需寫清禮品的名稱、數(shù)量、價格、用途等。上各部不得自行采購禮品，特殊情況除外。3.2.2禮品采購經(jīng)審批的《禮品申請單》由行政部負(fù)責(zé)采購到位，如需自行采購的，必須經(jīng)行政部同意。3.2.3禮品領(lǐng)用審批不完整的嚴(yán)禁領(lǐng)用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，行政部禮品管理人將負(fù)全部責(zé)任。3.2.4禮品管理行政部負(fù)責(zé)禮品的采購、保管和領(lǐng)用發(fā)放登記工作，及時做好日常禮品庫存的臺賬，月末與財務(wù)核對庫存禮品數(shù)量，提供禮品領(lǐng)用明細(xì)清單，以便財務(wù)更好地核算各部門的禮品成本。3.3暫借款3.3.1暫借款范圍：特殊事項的臨時性借款等；3.3.2暫借單填寫時必須寫清具體事由、金額及歸還日期。3.3.3暫借款歸還與清理借款人必須在結(jié)清前期借款后方可預(yù)支本次的借款（前賬不清，后賬不借）借款人在銷賬時需填寫《支付審批流程單》進行核銷，通過報銷審批流程，據(jù)實報銷，并當(dāng)場將暫借款余額交還財務(wù)部。3.4差旅費3.4.1出差申請3.4.1由、天數(shù)，完成出差申請審批流程后，員工自行訂票（緊急情況下可以向董事長手機確認(rèn)事后補填）。3.4.2行政部根據(jù)完成審批流程的《出差申請單》為出差申請人辦理訂票手續(xù)，預(yù)定人員在《出差申請單》的背面，復(fù)印一份留底作為考勤使用，原件退還申請人。若無事先審批的出差，出差費用不予報銷。3.4.3出差期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認(rèn)。3.4.4所有出差員工（長期駐外員工除外）按員工職級可享受誤餐費（每天的餐費按照標(biāo)境內(nèi)實報實銷200實報實銷待定部門經(jīng)理/總監(jiān)普通員工/主管3100待定3.4.4境內(nèi)交通飛機飛機適用于長途、遠(yuǎn)距離的出差，如乘坐飛機，應(yīng)選擇乘坐飛機經(jīng)濟艙，并應(yīng)盡量提前三天預(yù)定折扣機票。火車5個小時的行程，普通員工應(yīng)選擇火車二等座或經(jīng)濟座出行，厲行節(jié)約。長途巴士如乘坐長途巴士，必須憑長途車站機打發(fā)票報銷，手撕票不予受理。其他無論采取何種方式，報銷交通差旅費時必須填寫每日的詳細(xì)行程，包括往返起始及目的地3.4.5境內(nèi)住宿住宿首選經(jīng)濟型連鎖酒店。住宿標(biāo)準(zhǔn)二線及以下城市部門經(jīng)理/總監(jiān)普通員工/主管150150特殊情況下的費用標(biāo)準(zhǔn)，需上報批準(zhǔn)。住宿費用超過公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，超出部分由員工自行負(fù)擔(dān)。同性別人員共同出差的，需合住雙人標(biāo)準(zhǔn)間，住宿標(biāo)準(zhǔn)不疊加。酒店的小冰箱、零食、軟飲料的消費不予報銷；酒店網(wǎng)絡(luò)和電話費用不予報銷。原則上業(yè)務(wù)人員差旅費不予以報銷，除公司安排或特別審批。住宿費用報銷需附上原始發(fā)票和住宿消費清單。3.4.6車次或酒店。3.4.7境外出差員工應(yīng)于出差前10個工作日發(fā)起出差流程審批，在獲得審批后方可出差。因境外出差而發(fā)生的簽證申請費、簽證辦理費、簽證續(xù)簽費等應(yīng)提供原始憑證進行報銷。境外出差乘坐飛機時間在1-10員可選擇商務(wù)艙，基層員工選擇經(jīng)濟艙；超過10小時的，基層員工可選擇商務(wù)艙。3.5辦公用品費3.5.1為加強和規(guī)范對行政類物品的采購、發(fā)放、領(lǐng)用、報廢注銷等環(huán)節(jié)的管理，使之既能滿足員工工作需要，又可以達(dá)到有效控制、壓縮公司行政費用開支，特制訂本規(guī)定。3.5.2分發(fā)，每月末盤點庫存。各分公司行政部收到分發(fā)，或自行購買，也按此規(guī)定執(zhí)行。3.5.3行政部負(fù)責(zé)日常辦公用品的領(lǐng)用登記工作，并做好辦公用品臺賬。原則上各異地分公司所有辦公用品均由總部行政部進行集中采購，以降低成本，自行采購時，需在《物品采購申購單》中注明“自行采購”以及采購的渠道，并進行比價，比價單位應(yīng)不少于三家。報銷辦公用品費時，需提供發(fā)票、購貨清單、入庫單、分發(fā)至異地公司的簽收單等單據(jù)、票據(jù)；如之前有借款的，填寫《支付審批流程單》進行核銷。3.6行政類辦公費用3.6.1為加強各部門、各分公司、各支行在經(jīng)營活動中行政類辦公費用的管理與規(guī)范，規(guī)范開支，避免浪費，特制訂本規(guī)定。3.6.3私車公用時，按里程數(shù)（每公里1元）報銷加油費，過路過橋費則據(jù)實報銷。各類費用在約定付款期之前進行流轉(zhuǎn)申請審批。原則上業(yè)務(wù)員不得報銷市內(nèi)交通費。因公市內(nèi)交通費僅限各職能端后臺服務(wù)部門因公司需要在同城的交通費用，出行方式以時效、節(jié)約、合理為標(biāo)準(zhǔn)選擇地鐵、出租車、公交車等。3.7市場費用控制費用合理開支，避免浪費，實現(xiàn)費用管理的規(guī)范化和程序化。3.7.2公司品牌運營中心是各分公司、各支行市場費用的管理與責(zé)任部門，負(fù)責(zé)對預(yù)算制訂、費用申請、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、支出范圍、合同審批市場活動的審批備案、制度規(guī)則的設(shè)定修改、市場費用的提取核銷等進行事務(wù)管理。3.7.3市場費用包括總部品牌運營中心、各公司市場部、各支行市場部因市場營銷活動而產(chǎn)生的營銷、宣傳、推廣、媒體等相關(guān)的費用，為維護客戶關(guān)系贈送的小禮品、物品與獎品或項目活動等相關(guān)的費用。市場項目常見事項:區(qū)域性小型廣告投放、路演活動、客戶答謝宴、會務(wù)活動、旅游活動、物業(yè)居委活動等。APP終端宣傳、品牌推廣項目、企事業(yè)公關(guān)接待、特大型活動項目的組建與安排、特大型媒體廣告宣傳活動、其他大型活動等。3.7.4額度管理與使用范圍公司總體市場費用當(dāng)月總量不得超過上月FNG的50%為分行機構(gòu)市場活動費用，50%留用總部。分行機構(gòu)市場費用額度內(nèi)，65%以對公形式支付，35%以備付金形式計提發(fā)放至分行公司賬戶，如該分行暫無公司賬戶，該費用發(fā)放至機構(gòu)最高負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人發(fā)生變化，市場部監(jiān)督辦理備付金的交接。使用范圍市場費用主要包括（但不僅限于）市場活動、禮品、招待費用等,費用范圍如下:市場費用使用范圍場地租賃費、贊助費、咨詢費、物料搬運費、加班餐費、交通費、市場活動數(shù)據(jù)庫營銷費、搭建費、異業(yè)合作費、演出費、服務(wù)費、培訓(xùn)費、會務(wù)費、團隊建設(shè)費（不能以現(xiàn)金或消費卡形式）計費、打樣費、服裝費、快遞費禮品關(guān)單禮品費、隨手禮品費、市場活動禮品費、食品費客戶公關(guān)餐飲費、渠道公關(guān)費等與市場推廣有關(guān)的招待費用，例：單獨客戶招待費、團隊聚餐費等備注：市場費用使用以市場活動為主要支出，原則上市場活動費用支出不低于額度總額的65%。3.7.5流程市場費用額度確認(rèn)：每月月初由各分公司、支行向品牌運營中心、總裁、董事長報批市場活動項目；對公支付（65%市場活動）并提交至財務(wù)部，按照活動執(zhí)行日期及合同約定日期付款，市場費用的合同應(yīng)符合公司合同管理規(guī)定；正確填寫表格相關(guān)內(nèi)容信息名單逐項登記：時間，地點，原由，經(jīng)辦人，發(fā)票號碼果等活動現(xiàn)場照片發(fā)票活動地點、公司LOGO露出、現(xiàn)場效果等與合同主體、內(nèi)容及支付申請內(nèi)容保持一致備用金形式核發(fā)（35%其他）必須核銷,如果不能及時核銷,財務(wù)部可停止下期市場費備付金的核發(fā)；審批權(quán)限流程審批及流程對公支付、申請人填寫《支付審批流程單》→部門負(fù)責(zé)人審核→財富中心總經(jīng)專項事項申請人填寫《支付審批流程單》→部門負(fù)責(zé)人審核→財富中心總經(jīng)理或董事總經(jīng)理審批→財務(wù)總監(jiān)審核→集團分管副總裁審批→集團董事長→財務(wù)部放款市場費用使用后，二個月內(nèi)必須核銷；市場費用核銷所須資料參照市場費用梳銷審批流程參照3.7.6注意事項各公司\支行的市場費用管理賬戶，應(yīng)使用對公賬戶，由財務(wù)專員管理，負(fù)責(zé)人授權(quán)使用；不需要或未開設(shè)對公賬戶的，由負(fù)責(zé)人開立專屬備用金賬戶，管理市場備用金；定期將市場費用臺賬與財務(wù)人員進行核對；市場費用僅限使用在經(jīng)總部品牌運營中心報備過的市場活動；市場活動合同或單據(jù)原始件、市場活動現(xiàn)場照片、市場活動嘉賓簽到表等原始資料；3.7.7市場活動合同審批合同類型附件（參考）合同條款（必須提供）1．廣告投放排期表，2．投放位置照片（多張）3．供應(yīng)商投放資質(zhì)證明4．供應(yīng)商三證1．廣告投放時間、地點、2．投放周期1．租賃面積（如：3平方）2．租賃期限周期310:00--21:00）4．租賃總金額1．租賃日期及時間2．人數(shù)及桌數(shù)3．標(biāo)明人均價格4．酒店方提供的免費項目5．酒店方其他相關(guān)收費項目1．活動時間、地點、活動范圍2．活動形式、活動參與方式3．活動周期、活動頻次4．甲方權(quán)利及義務(wù)1．合作項目明細(xì)2．參與形式3．活動or租賃時間、地點4．合作時間周期1．活動方案及流程2．場地照片5．甲乙雙方權(quán)利義務(wù)3.8專項費用3.8.1專項費用包括其他所有專門立項的費用（含咨詢顧問費用、廣告及宣傳活動費用、3.8.2此類費用一般金額較大，由部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實際需要向集團總裁提交請示報告（含后方可執(zhí)行。3.8.3相關(guān)請示報告及批準(zhǔn)文件需提前三天報財務(wù)部備案，以便財務(wù)部備款。4付款申請的具體規(guī)定4.1付款申請的支付方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等。4.2《支付審批流程單》后必須附相關(guān)合同或協(xié)議。4.310個工作日內(nèi)交至財務(wù)部，且發(fā)票信息應(yīng)與合同及實際相符。4.4對于超過規(guī)定時限未將發(fā)票交到財務(wù)部的，該經(jīng)辦人申請款項一律暫停審