淺析文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

淺析文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[內(nèi)容摘要]文書檔案管理是檔案管理工作中的主要內(nèi)容，隨著信息化時(shí)代的到來，在文書檔案管理工作中應(yīng)用自動(dòng)化技術(shù)，給文書檔案管理工作帶來了眾多的好處。本人在文廣新局工作，深知文化檔案管理工作的主要性，因而，本文對(duì)文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用進(jìn)行了具體的闡述，希望有所幫助。[本文關(guān)鍵詞語]文書檔案管理；辦公自動(dòng)化；問題；應(yīng)用策略中圖分類號(hào)：S182文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-914X〔2018〕04-0273-01引言當(dāng)下，的大范圍應(yīng)用使人們的生活習(xí)慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動(dòng)化具有了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的弊端日益凸顯，為了提升檔案管理工作效率，就要將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理工作中。然而，在實(shí)際的應(yīng)用經(jīng)過中還存在著眾多的問題，如電子文件的保密性缺乏保障、檔案管理人員的技術(shù)水平較低等，這就需要我們采用有效的辦法，不斷提升文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平。1辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中應(yīng)用的意義1.1提升檔案管理的效率在傳統(tǒng)的文書檔案管理的經(jīng)過中，檔案資料的采集、整理與儲(chǔ)存都是由人工進(jìn)行操作的，這樣不僅效率低，同時(shí)還會(huì)造成大量的人力、物力與財(cái)力的浪費(fèi)，使檔案管理效勞與人們的實(shí)際需要存在著一定的差距。將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理中，就是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)處理檔案內(nèi)容，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度較快，而且能夠很好地對(duì)信息進(jìn)行處理，保證檔案資料能夠在短時(shí)間內(nèi)處理完畢，有助于提升檔案管理的效率。1.2推動(dòng)文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理中，能夠推動(dòng)文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程。文本歸檔工程重要包含兩個(gè)方面的內(nèi)容：第一是歸檔工作以紙質(zhì)文檔為對(duì)象；第二是歸檔工作以電子文書為歸檔對(duì)象。利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)文書進(jìn)行歸檔，在一定的標(biāo)準(zhǔn)與要求下進(jìn)行文書管理與檔案管理，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行規(guī)范，并對(duì)管理權(quán)限與詳細(xì)內(nèi)容加以解釋說明，這些內(nèi)容規(guī)范和權(quán)限，不只是文書檔案辦公自動(dòng)化操作的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，還給文書檔案管理工作提供了管理根據(jù)。1.3節(jié)省了存儲(chǔ)空間在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，一般都會(huì)占用大量的空間進(jìn)行存儲(chǔ)，而將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理中，能夠大大節(jié)省存儲(chǔ)空間。在自動(dòng)化的發(fā)展環(huán)境下，相關(guān)設(shè)備得到了進(jìn)一步的普及，很多的文書檔案都是以電子文件的形式呈如今大家面前，這就會(huì)大大節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間。在今后的發(fā)展經(jīng)過中，電子檔案的數(shù)量會(huì)變得越來越多，因而在查詢的經(jīng)過中也需要采取電子化的方式進(jìn)行，相信在不久的將來，辦公自動(dòng)化將會(huì)得到進(jìn)一步的普及，更好的為社會(huì)發(fā)展做出奉獻(xiàn)。2文書檔案管理中辦公自動(dòng)化應(yīng)用所面臨的問題2.1電子文件的保密性缺乏保障對(duì)于電子檔案管理來說，由于其是一種動(dòng)態(tài)的管理方式，它具有開放性與分享性的特點(diǎn)，所以電子檔案資料的保密性缺乏保障，詳細(xì)表現(xiàn)為如下幾點(diǎn)：第一，固然電子檔案在處理經(jīng)過中會(huì)使用偽造技術(shù)，但在原文件上處理睬導(dǎo)致文件內(nèi)容發(fā)生一定的變化，其痕跡不會(huì)得到保障；第二，文書檔案在傳輸?shù)慕?jīng)過中會(huì)根據(jù)需要進(jìn)行修改排版，而資料中的蓋印與簽名無法進(jìn)行修改，這就使得文書檔案資料無法堅(jiān)持最初的形態(tài)；第三，隨著近年來網(wǎng)絡(luò)黑客、竊密技術(shù)的不斷發(fā)展與提升，進(jìn)而使電子文書檔案的保密性遭到威脅。2.2檔案管理人員的技術(shù)水平較低由于電子文書檔案管理工作具有較高的技術(shù)性與專業(yè)性，所以其對(duì)檔案管理人員的要求也比較高。對(duì)于檔案管理人員來說，其不僅要把握一定的檔案管理方法，還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，能夠靈敏運(yùn)用檔案的信息管理軟件。然而，從當(dāng)下情況來看，固然文書檔案管理人員大多數(shù)都把握了先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，但信息處理技術(shù)操作水平較低，在文書檔案管理辦公自動(dòng)化的處理經(jīng)過中缺乏專業(yè)復(fù)合型人才，對(duì)文書檔案管理工作的開展勢(shì)必會(huì)造成一定的影響，難以提升文書檔案管理水平。3文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用策略3.1提升文書檔案的安全性為了將辦公自動(dòng)化更好的應(yīng)用到文書檔案管理中，就要采用相應(yīng)的辦法，提升文書檔案的安全性。首先，能夠利用縮微技術(shù)將蓋有印章、帶有手跡或筆跡模糊的文書檔案改變?yōu)閳D像性質(zhì)的電子文件，這樣不僅能夠避免電子文件文化檔案被改動(dòng)，還能夠減小文書檔案的存儲(chǔ)空間，有利于文書檔案的長期保存；第二，采取專用軟件對(duì)電子文件文書檔案進(jìn)行加密處理；第三，將電子文件進(jìn)行備份與驗(yàn)證，以避免電子文件的丟失與失真。對(duì)于需要進(jìn)行永久保存的電子文件，還要將其制成紙質(zhì)文件或縮微品；第四，利用路由器和防火墻等辦法實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)的隔離，保證辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全。3.2提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)檔案管理人員作為文書檔案管理的核心，對(duì)文化檔案管理的有效性起著特別主要的作用，因而，要想提升文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平，就要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，改善硬件環(huán)境，加大硬件建設(shè)與投入的力度。只要在不斷增長現(xiàn)代化硬件設(shè)備投入的基礎(chǔ)上，檔案人員能力對(duì)這些設(shè)備了解、學(xué)習(xí)直至純熟運(yùn)用，到達(dá)加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能、提升管理水平的效果；其次，以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔〞的形式，逐步構(gòu)成可連續(xù)畢生教育機(jī)制。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提升素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)鼓勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成就作為業(yè)績考核的一部分；最后，促進(jìn)檔案部門間與區(qū)域間的互相溝通與合作，不斷擴(kuò)大本身的交際面。通過進(jìn)行經(jīng)常性的溝通與溝通，能夠借鑒兄弟單位的經(jīng)歷體驗(yàn)與方法，通過利用網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代通訊技術(shù)，來對(duì)檔案管理人員的信息源進(jìn)行擴(kuò)大，培養(yǎng)其創(chuàng)新思維。3.3將文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化在文書檔案管理工作中，為確保辦公自動(dòng)化的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值得到最大水平的發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)精確把握文書檔案管理的綜合需求及詳細(xì)特征，在科學(xué)化分析的基礎(chǔ)上，對(duì)辦公自動(dòng)化軟件加以優(yōu)化利用，統(tǒng)一文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，保證文書檔案管理中辦公自動(dòng)化軟件具備良好的應(yīng)用性能，使其能夠更好的知足文書檔案管理工作的需求，促進(jìn)文書檔案管理工程的順利開展。另外，將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案中，應(yīng)當(dāng)確保其具有強(qiáng)大的系統(tǒng)功能，并要對(duì)相關(guān)技術(shù)參數(shù)進(jìn)行規(guī)范，使文書檔案管理的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與數(shù)據(jù)接口具有一定的標(biāo)準(zhǔn)性與可靠性，進(jìn)而促進(jìn)電子文書檔案安全性和可靠性的有效提升。結(jié)束語綜上所述，在文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化具有眾多的優(yōu)勢(shì)，為了將辦公自動(dòng)化更好的應(yīng)用到文書檔案管理中，就要提升文書檔案的安全性，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，不斷提升文化檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平。張曉霞以下為參考文獻(xiàn)[1]宋玲玲.談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2017，03：196.[