職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)課件

職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)張相波職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)張相波第一部分

職業(yè)經(jīng)理人的

職業(yè)化素養(yǎng)從職業(yè)走向?qū)I(yè)內(nèi)容：一、職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)二、科學(xué)管理與科學(xué)的工作方法二、專業(yè)化的辦公應(yīng)用管理職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)第一部分

職業(yè)經(jīng)理人的

職業(yè)化素養(yǎng)從職業(yè)走向?qū)I(yè)內(nèi)容：職業(yè)引子－職業(yè)經(jīng)理人職業(yè)經(jīng)理人是以做經(jīng)理為職業(yè)的人？誰應(yīng)該成為一個(gè)職業(yè)經(jīng)理人？經(jīng)理人就是基于預(yù)期目標(biāo)，擁有管控資源，組織協(xié)調(diào)人員，執(zhí)行并保證方向，確保達(dá)致目標(biāo)的（資本）經(jīng)營者。職業(yè)經(jīng)理人擁有職業(yè)化素養(yǎng)的管理者/經(jīng)營者引子－職業(yè)經(jīng)理人職業(yè)經(jīng)理人是以做經(jīng)理為職業(yè)的人？引子－職業(yè)化素養(yǎng)什么是職業(yè)化？持續(xù)從事某一具體工作范疇并以此為職業(yè)擁有勝任該工作范疇的所必需的工作素質(zhì)什么是職業(yè)化素養(yǎng)？為了達(dá)到職業(yè)的要求所必須具備的素質(zhì)，即能將工作職責(zé)中所要求的事情做好的素質(zhì)職業(yè)化素質(zhì)包括職業(yè)化精神和職業(yè)化能力兩大部分。引子－職業(yè)化素養(yǎng)什么是職業(yè)化？1、從重新認(rèn)識(shí)幾個(gè)概念開始企業(yè)/公司工作/工作場所職務(wù)客戶服務(wù)職業(yè)規(guī)劃1、從重新認(rèn)識(shí)幾個(gè)概念開始企業(yè)/公司1.1什么是企業(yè)企業(yè)是為了達(dá)成經(jīng)營性目的而組合成的寫作組織。企業(yè)組織由“工作分配（業(yè)務(wù)）”和“工作執(zhí)行（人）”構(gòu)成。

企業(yè)的根本任務(wù)是創(chuàng)造顧客和創(chuàng)新。一個(gè)好的企業(yè)，應(yīng)該是：個(gè)人目標(biāo)和企業(yè)目標(biāo)的磨合趨同，企業(yè)發(fā)展和人才發(fā)展協(xié)調(diào)組織內(nèi)的每一個(gè)人都由衷地抱著協(xié)調(diào)合作的意愿與精神。組織內(nèi)的每一個(gè)人的意見、想法都享有正確地傳達(dá)、協(xié)調(diào)與受尊重的權(quán)利。報(bào)告系統(tǒng)明確、工作分配清楚合理、人盡其才。1.1什么是企業(yè)企業(yè)是為了達(dá)成經(jīng)營性目的而組合成的寫作組織1.2什么是工作職業(yè)成長的機(jī)會(huì)發(fā)揮個(gè)性、能力獲得認(rèn)同是一種謀生手段，用以獲得生活費(fèi)是一定的社會(huì)角色，建立維護(hù)人際關(guān)系通過競爭和合作實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值生活的重要內(nèi)容工作的成果可以改變你的生活1.2什么是工作職業(yè)成長的機(jī)會(huì)1.3什么是職務(wù)了解你的職務(wù)職責(zé)權(quán)力職位了解你的前后手、上下級1.3什么是職務(wù)了解你的職務(wù)1.4客戶是誰？客戶是：為你的工作成果買單的人！承受你的工作結(jié)果的人！他的要求是你努力工作的目的！公司里最重要的人！不靠我們而活，而我們卻少不了的人！客戶不是：不是打擾你工作的討厭鬼！不是你辯論的對象——一時(shí)口快之時(shí)，也是失去他們的時(shí)刻不是任你忽悠的傻瓜！1.4客戶是誰？客戶是：思考誰是你的客戶？思考誰是你的客戶？1.5客戶服務(wù)什么是服務(wù)？廣義的就是人與人的交往狹義的是指對客戶的需求的實(shí)現(xiàn)建立新的概念對內(nèi)服務(wù)、對外的服務(wù)當(dāng)產(chǎn)品沒有差別的時(shí)候，就只有人的差異對外服務(wù)中，顧客的眼中沒有個(gè)人的概念，只有集體對內(nèi)客戶服務(wù)往往不被重視或以內(nèi)部規(guī)定的名義變形1.5客戶服務(wù)什么是服務(wù)？1.6職業(yè)規(guī)劃什么是職業(yè)規(guī)劃？結(jié)合個(gè)人特質(zhì)、發(fā)展機(jī)遇、各種內(nèi)外條件，設(shè)定個(gè)人的中長期職業(yè)發(fā)展目標(biāo)并為之所做出的全部有效努力。職業(yè)規(guī)劃是你職業(yè)化的第一步關(guān)于職業(yè)規(guī)劃的提示知識(shí)的準(zhǔn)備是最充分的準(zhǔn)備、素質(zhì)的培養(yǎng)是最根本的培養(yǎng)、能力的提高是最有用的提高企業(yè)要求的是用合適的時(shí)間、合適的成本、合適的人物、合適的價(jià)錢來完成合適質(zhì)量的事情。必須根據(jù)社會(huì)和企業(yè)的要求加強(qiáng)你的職業(yè)能力建設(shè)。和行業(yè)發(fā)展趨勢結(jié)合的職業(yè)規(guī)劃是最容易實(shí)現(xiàn)的職業(yè)設(shè)計(jì)。1.6職業(yè)規(guī)劃什么是職業(yè)規(guī)劃？2、首先要有職業(yè)化的態(tài)度積極樂觀的人生態(tài)度主動(dòng)負(fù)責(zé)的敬業(yè)心態(tài)客戶為尊的服務(wù)心態(tài)結(jié)果第一的執(zhí)行心態(tài)協(xié)作并關(guān)愛他人的團(tuán)隊(duì)精神謙虛學(xué)習(xí)和持續(xù)發(fā)展的進(jìn)取心態(tài)正確對待工作和生活的心態(tài)誠實(shí)和正直的道德品質(zhì)2、首先要有職業(yè)化的態(tài)度積極樂觀的人生態(tài)度3、職業(yè)化必須具備的職業(yè)能力職業(yè)化能力是職業(yè)化素質(zhì)的一個(gè)組成部分，是職業(yè)人必須具備的。包括：溝通能力人際交往能力組織管理能力決策能力自我管理能力3、職業(yè)化必須具備的職業(yè)能力職業(yè)化能力是職業(yè)化素質(zhì)的一個(gè)組成4、協(xié)作與溝通協(xié)作與溝通是本身就是工作主題因?yàn)椋浩髽I(yè)的人際關(guān)系，就是贏得合作的關(guān)系。4、協(xié)作與溝通協(xié)作與溝通是本身就是工作主題從友善開始自我管理

隨時(shí)站在別人的立場考量事情主動(dòng)地去關(guān)懷別人、幫助別人

贏得合作的談話技巧用建議代替直言提問題代替批評讓對方說出期望訴求共同利益顧及別人的自尊4.1如何贏得合作的人際關(guān)系從友善開始4.1如何贏得合作的人際關(guān)系4.2管理你的上司與上司的相處之道：理解、尊重上司的立場學(xué)會(huì)向上司報(bào)告說出你的意見依上司的要求提供結(jié)果上司也是普通人上司也是要管理的上司是你的資源上司的時(shí)間和精力是給你搶的上司的工作目標(biāo)是你的工作目標(biāo)的來源，及時(shí)跟蹤上司的工作目標(biāo)變化是你把握主動(dòng)的基本工作4.2管理你的上司與上司的相處之道：4.3管理你的同事尊重同事的工作了解對方的立場并習(xí)慣換位思考明確告知你的要求對所有事情確認(rèn)好結(jié)果和時(shí)間支持多于要求4.3管理你的同事尊重同事的工作4.4管理你的團(tuán)隊(duì)（1）1）什么是團(tuán)隊(duì)團(tuán)隊(duì)就是由經(jīng)理和員工組成一個(gè)小組，他們合理利用每一個(gè)成員的技巧與才能，優(yōu)勢互補(bǔ)，一起工作，解決問題，達(dá)到工作目標(biāo)。2）團(tuán)隊(duì)的特征：核心人物的存在共同目標(biāo)和共同價(jià)值觀不同角色優(yōu)勢互補(bǔ)、共享與分享融洽的協(xié)作溝通機(jī)制強(qiáng)有力的凝聚力、歸屬感共同的行為規(guī)范有效授權(quán)4.4管理你的團(tuán)隊(duì)（1）1）什么是團(tuán)隊(duì)行動(dòng)表現(xiàn)尋求階段發(fā)生在小組剛形成組員不穩(wěn)定時(shí)；組員有很高的期望，且有些焦慮；組員必須為自己找一個(gè)角色發(fā)展自己；士氣高但生產(chǎn)力低。探索階段小組目標(biāo)已經(jīng)明確；為支配權(quán)而爭斗；建立小集團(tuán)并競爭；意見不合與個(gè)性沖突；士氣低中等生產(chǎn)力。聯(lián)盟階段貢獻(xiàn)專長以達(dá)到共同目標(biāo)；形成了獨(dú)特的個(gè)性；已建立了彼此的信任，了解各自的優(yōu)缺點(diǎn)；士氣高效率高。4.4管理你的團(tuán)隊(duì)（2）3）團(tuán)隊(duì)發(fā)展的三個(gè)階段行動(dòng)表現(xiàn)尋求階段發(fā)生在小組剛形成組員不穩(wěn)定4）如何達(dá)成團(tuán)隊(duì)協(xié)作與信任團(tuán)隊(duì)成員互相合作及幫助如果團(tuán)隊(duì)成員意見不一，將互相理解各自觀點(diǎn)達(dá)成共識(shí)團(tuán)隊(duì)成員將問題看作是改變、成長和改善的一個(gè)機(jī)會(huì)團(tuán)隊(duì)成員一起工作達(dá)成共同的目標(biāo)團(tuán)隊(duì)成員自由、坦誠的交換意見，彼此尊重對方意見所有的團(tuán)隊(duì)成員共同承擔(dān)責(zé)任，視團(tuán)隊(duì)問題為自己問題外在壓力反而使團(tuán)隊(duì)更緊密、變得更強(qiáng)不同成員承擔(dān)不同角色，每人把自己的工作做好，職責(zé)無好壞之分在團(tuán)隊(duì)協(xié)作里，大家集思廣益，制定各種方案，并選擇最佳4.4管理你的團(tuán)隊(duì)（3）4）如何達(dá)成團(tuán)隊(duì)協(xié)作與信任4.4管理你的團(tuán)隊(duì)（3）4.5有效溝通是一切協(xié)作的基礎(chǔ)什么是溝通？兩個(gè)或者兩個(gè)以上的人，互相通過任何途徑達(dá)至信息傳遞的過程。溝通的六要素信息傳送者信息表達(dá)方式信息接收者反饋跟進(jìn)4.5有效溝通是一切協(xié)作的基礎(chǔ)什么是溝通？4.6有效的溝通方式（1）有效溝通的要訣推敲意念-知己認(rèn)清對象-知彼爭取天時(shí)地利為對方處境設(shè)想細(xì)心聆聽回應(yīng)取得對方承諾跟進(jìn)成效時(shí)刻想到對外部客戶的影響及時(shí)反饋用什么樣的語言溝通不要使用術(shù)語或方言避免使用“但是”積極語言

從對方的立場出發(fā)避免將個(gè)人意見權(quán)威化明確性談行為不談個(gè)性學(xué)會(huì)贊美,表達(dá)感激換一個(gè)說法告訴他們你的要求4.6有效的溝通方式（1）有效溝通的要訣用什么樣的語言溝通身體語言比語言更可信

點(diǎn)頭與微笑身體前傾和對方目光接觸不要雙手抱在胸前積極的聆聽者不但聽對方講些什么，而且更能體察對方想說些什么不打斷對方的發(fā)言，在聆聽時(shí)控制自己的主觀意見和想法能夠切身處地地從對方的角度出發(fā)，為對方著想（同理心）4.6有效的溝通方式（2）身體語言比語言更可信

積極的聆聽者4.6有效的5、職業(yè)化的目標(biāo)職業(yè)化的目標(biāo)就是:

全面客戶滿意

TotalCustomerSatisfaction全面（Total）客戶（Customer)滿意（Satisfaction)我們所做的工作最基本的目標(biāo)就是要滿足我們的客戶的需求。5、職業(yè)化的目標(biāo)職業(yè)化的目標(biāo)就是:

全面客戶滿意

Tota外部客戶內(nèi)部客戶事前期待<實(shí)際效果→滿意

→成為常客贊賞合作回饋事前期待>實(shí)際效果→不滿→不再光顧不合作阻礙事前期待=實(shí)際效果→滿意或不確定

→競爭對手不確定客戶需求滿足的層次外部客戶內(nèi)部客戶事前期待<實(shí)際效果→滿意

→成為?？唾澷p事前6、從職業(yè)化到專業(yè)化要職業(yè)化，更要專業(yè)化！6、從職業(yè)化到專業(yè)化要職業(yè)化，更要專業(yè)化！6.1什么是專業(yè)化？專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有高度的心智活動(dòng)；具有系統(tǒng)而明確的知識(shí)體系；受過長期的專業(yè)訓(xùn)練，并不斷在職進(jìn)修；屬永久性職業(yè)；適當(dāng)?shù)膶I(yè)自主能力；以服務(wù)社會(huì)為目的；能遵守專業(yè)倫理；組織自治團(tuán)體，選擇組成的成員。6.1什么是專業(yè)化？專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)6.2職業(yè)化？專業(yè)化？職業(yè)化只是具備了一個(gè)基本的素質(zhì)和行為標(biāo)準(zhǔn)；專業(yè)化是在領(lǐng)域內(nèi)建立自己的影響力和自主創(chuàng)新能力，是值得尊敬的人群。6.2職業(yè)化？專業(yè)化？職業(yè)化只是具備了一個(gè)基本的素質(zhì)和行為我們的目標(biāo)：職業(yè)人士專業(yè)人士我們的目標(biāo)：職業(yè)人士專業(yè)人士第二部分

科學(xué)管理和科學(xué)的工作方法方法！方法！方法！內(nèi)容：一、職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)二、科學(xué)管理與科學(xué)的工作方法二、專業(yè)化的辦公應(yīng)用管理職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)第二部分

科學(xué)管理和科學(xué)的工作方法方法！方法！方法！內(nèi)容：引子-經(jīng)常遇到的問題當(dāng)一個(gè)管理單元（例如一個(gè)商務(wù)部門）的管理長官更換的時(shí)候…新任經(jīng)理沒有任何關(guān)于這個(gè)部門過去的管理記錄和資料這個(gè)部門的文化或許能夠得到很長一段時(shí)間的延伸；一些管理方法和流程很難延續(xù)…當(dāng)經(jīng)歷了一段時(shí)間部門管理的時(shí)候…突然發(fā)現(xiàn)沒有什么頭緒；經(jīng)常會(huì)通過“直覺”，“感覺”來判斷一些事情；整天埋頭在處理事情，又好像永遠(yuǎn)做不完，工作越來越?jīng)]效率；一些策略往往無法有效持續(xù)地執(zhí)行，突然發(fā)現(xiàn)有些事情以前曾經(jīng)做過…引子-經(jīng)常遇到的問題當(dāng)一個(gè)管理單元（例如一個(gè)商務(wù)部門）的管理1.1管理的定義管理：是指同別人一起，或通過別人使活動(dòng)完成得更有效的過程。管理的目的是追求效率和效果資源利用目標(biāo)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)低耗費(fèi)高成就手段：效率結(jié)果：效果1.1管理的定義管理：是指同別人一起，或通過別人使活動(dòng)完成2科學(xué)管理的方式從改變自己的思維模式2科學(xué)管理的方式從改變自己的思維模式2.4改變思考問題的方式由下至上的思考方式由上至下的思考方式發(fā)生問題解決問題形成策略系統(tǒng)思考解決局部問題的思考方式形成長遠(yuǎn)管理體系的思考方式2.4改變思考問題的方式由下至上的思考方式由上至下的思考方2.1科學(xué)管理的原則科學(xué)管理的目標(biāo)：應(yīng)用科學(xué)的方法確定從事一項(xiàng)工作的“最佳方法”?？茖W(xué)管理的四原則：工作方法：

對每一個(gè)要素開發(fā)出科學(xué)的方法，用以替代老的經(jīng)驗(yàn)方法；合格員工：

科學(xué)地挑選職員，并對他們進(jìn)行有效的培訓(xùn)、教育使其快速成長；有效協(xié)作：

與員工衷心合作，保證一切工作按照已經(jīng)形成的科學(xué)原則辦；職責(zé)明確：

管理者與操作者的工作和職責(zé)劃分基本平衡，管理者把自己比操作者更加勝任的各種工作承攬過來。2.1科學(xué)管理的原則科學(xué)管理的目標(biāo)：應(yīng)用科學(xué)的方法確定從事2.2人為管理和科學(xué)管理的行為區(qū)別人為管理：我認(rèn)為…你按照我的要求來做，沒錯(cuò)這件事就這樣處理把強(qiáng)調(diào)主觀決策空間大不易規(guī)范科學(xué)管理：你看…根據(jù)數(shù)據(jù)分析，你覺得應(yīng)該…你需要根據(jù)規(guī)范來強(qiáng)調(diào)客觀決策范圍小容易規(guī)范2.2人為管理和科學(xué)管理的行為區(qū)別人為管理：科學(xué)管理：2.3科學(xué)管理在管理職能中的體現(xiàn)管理職能＝計(jì)劃職能＋組織職能＋領(lǐng)導(dǎo)職能＋控制職能計(jì)劃

確定目標(biāo)

指定戰(zhàn)略以及開發(fā)分計(jì)劃

以協(xié)調(diào)活動(dòng)組織

決定需要做什么怎么做由誰去做領(lǐng)導(dǎo)

指導(dǎo)和激勵(lì)

所有參與者以及解決沖突控制

對活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控以確保其按計(jì)劃完成結(jié)果實(shí)現(xiàn)組織宣稱的目標(biāo)（管理職能模型）2.3科學(xué)管理在管理職能中的體現(xiàn)管理職能＝計(jì)劃職能＋組織職思考：經(jīng)常問自己的一些問題你所在的部門有沒有制訂一些制度？你是否清楚核心員工過去6個(gè)月的業(yè)績變化和產(chǎn)品組成你是根據(jù)什么數(shù)據(jù)得出的結(jié)論來為員工制訂目標(biāo)的？你不在部門的時(shí)候，你的部門還能夠像往常一樣正常運(yùn)作嗎？…?如果回答是否定的，你應(yīng)該需要掌握一些科學(xué)的工作方法了。思考：經(jīng)常問自己的一些問題你所在的部門有沒有制訂一些制度？?3、科學(xué)的工作方法科學(xué)的工作步驟步驟1明確您的工作目標(biāo)步驟2收集事實(shí)資料步驟3依事實(shí)做判斷步驟4計(jì)劃步驟5執(zhí)行步驟6檢討3、科學(xué)的工作方法科學(xué)的工作步驟3.1兩種工作目標(biāo)了解二個(gè)類型的工作目標(biāo)達(dá)成狀態(tài)的工作目標(biāo)：維持公司營運(yùn)或達(dá)成公司的經(jīng)營目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)的各個(gè)員工必須完成的目標(biāo)。解決問題的工作目標(biāo)：在工作上碰到問題發(fā)生，使我們的目標(biāo)與現(xiàn)狀產(chǎn)生差距，或和我們的預(yù)想與期望不一樣，因此，必須采取一些解決問題的手段去克服問題，使問題消失不再發(fā)生。我們的工作基本上都是通過眾多后者目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)來達(dá)成前者目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)的。3.1兩種工作目標(biāo)了解二個(gè)類型的工作目標(biāo)3.2科學(xué)工作的基本原則永遠(yuǎn)比上司期待的工作成果做得更好懂得提升工作效能和效率的方法一定在指定的期限完成工作工作時(shí)間，集中精神，專心工作任何工作都要用心去做要有防止錯(cuò)誤的警惕心做好整理整頓秉持工作的改善意識(shí)養(yǎng)成節(jié)省費(fèi)用的習(xí)慣3.2科學(xué)工作的基本原則永遠(yuǎn)比上司期待的工作成果做得更好3.3目標(biāo)管理法客觀分析現(xiàn)狀明確主次目標(biāo)規(guī)劃具體計(jì)劃嚴(yán)格執(zhí)行，適時(shí)調(diào)整目標(biāo)計(jì)劃+執(zhí)行現(xiàn)狀3.3目標(biāo)管理法客觀分析現(xiàn)狀目標(biāo)現(xiàn)狀3.3.1目標(biāo)管理法（案例）方法：制定《部門管理規(guī)劃大綱》工具：使用PPT撰寫時(shí)間：每（月）季度進(jìn)行調(diào)整使用方法：定期總結(jié)團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)狀；適時(shí)檢查、調(diào)整、提升明確的工作目標(biāo)；強(qiáng)有力的執(zhí)行；詳細(xì)的時(shí)間表。1.現(xiàn)狀分析2.目標(biāo)設(shè)定：銷售目標(biāo)人力資源目標(biāo)客戶服務(wù)目標(biāo)團(tuán)隊(duì)層次目標(biāo)體系化管理目標(biāo)打造并部門核心競爭力的目標(biāo)3.執(zhí)行策略3.3.1目標(biāo)管理法（案例）方法：制定《部門管理規(guī)劃大綱》13.2時(shí)間管理－GettingThingDone（1）1）為什么時(shí)間總是不夠用？缺乏時(shí)間管理的意識(shí)缺乏必要溝通弄不清楚優(yōu)先順序2）為什么我的時(shí)間管理老是有問題？豬八戒踩西瓜皮－滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人“反正時(shí)間還早”－拖延不速之客會(huì)議病文件滿桌病事必躬親3.2時(shí)間管理－GettingThingDone（1）3.2時(shí)間管理－GettingThingDone（2）3）如何解決問題？安排專門的時(shí)間來規(guī)劃時(shí)間的利用要事第一分清楚優(yōu)先級別：緊急、不緊急、重要、不重要以最終的結(jié)果來開始行動(dòng)（以終為始）這件事下一步做什么？學(xué)會(huì)說“NO！”學(xué)會(huì)對付不速之客減少冗長的會(huì)議辦公桌上的“5S”運(yùn)動(dòng)學(xué)會(huì)利用工具3.2時(shí)間管理－GettingThingDone（2）3.2時(shí)間管理－GettingThingDone（3）時(shí)間矩陣重要不重要緊急危機(jī)緊急的問題有限期的任務(wù)、會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作價(jià)值觀的澄清計(jì)劃關(guān)系的建立真正的休閑充電授能自主管理不緊急干擾，一些電話一些信件、報(bào)告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動(dòng)細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性”活動(dòng)無關(guān)緊要的信件看太多的電視4）時(shí)間矩陣3.2時(shí)間管理－GettingThingDone（3）3.2.1有效的時(shí)間管理（方法）方法：制定“日歷”和“任務(wù)”表時(shí)間：每月，每周，每日，隨時(shí)工具：Outlook，Excel，紙質(zhì)日歷本，筆記本等，（有PDA更佳）使用方法：根據(jù)每月、每周、每日的工作規(guī)律編制日歷表，隨時(shí)提醒自己工作；每周整理下周的工作任務(wù)、目標(biāo)制定任務(wù)表；根據(jù)隨時(shí)發(fā)生的限期工作任務(wù)記錄入任務(wù)表；規(guī)律性工作列入“日歷表”；突發(fā)或任務(wù)性工作列入“任務(wù)表”；標(biāo)注時(shí)間的緊急、重要程度；合理調(diào)整安排，以免時(shí)間重疊，提高工作效率，加大工作密度；可將任務(wù)向上下級傳遞，增加溝通渠道。3.2.1有效的時(shí)間管理（方法）方法：制定“日歷”和“任務(wù)3.2.2有效的時(shí)間管理（案例）3.2.2有效的時(shí)間管理（案例）3.3PDCA循環(huán)法在工作程序Plan>>Do>>Check>>Action過程中：Plan即擬訂計(jì)劃，制訂計(jì)劃目標(biāo)，制訂計(jì)劃做法；Do即執(zhí)行實(shí)施，并加以控制；Check即確認(rèn)或評估執(zhí)行狀況與目標(biāo)之差距；Action即執(zhí)行結(jié)果與目標(biāo)值之差距探討，并修正采取措施。計(jì)劃（Plan）執(zhí)行（Do）檢查（Check）修正再執(zhí)行（Action）3.3PDCA循環(huán)法在工作程序Plan>>Do3.3.1PDCA循環(huán)法（案例）方法：制定《XX分公司X部月度總結(jié)和計(jì)劃制度》工具：使用PPT撰寫時(shí)間：每月1日前使用方法：在工作例會(huì)上陳述過去一個(gè)月的工作成果，規(guī)劃下一個(gè)月的工作目標(biāo)、策略和重點(diǎn)（作為與上級溝通的工具）；讓部門的每一個(gè)成員了解部門的現(xiàn)狀和目標(biāo)（作為與下級溝通的工具）；定期提醒和檢查自己的工作目標(biāo)實(shí)施情況（作為個(gè)人目標(biāo)管理的工具）；作為將來部門延續(xù)性管理的記錄（寶貴的資料，下一任長官一定喜歡并很尊重你的職業(yè)化）。06年x月計(jì)劃實(shí)施反饋06年x月工作報(bào)告06年x月工作計(jì)劃需要其它部門的支持3.3.1PDCA循環(huán)法（案例）方法：制定《XX分公司X部3.4制定流程制度規(guī)范使管理具有延續(xù)性規(guī)避問題和可能發(fā)生的錯(cuò)誤不斷修改正的制度才具有生命力第一階段：有思想形成制度第二階段：有智慧修正制度第三階段：有勇氣廢止制度問題：當(dāng)制定的制度出現(xiàn)執(zhí)行不力或者無法執(zhí)行的時(shí)候怎么辦？3.4制定流程制度規(guī)范使管理具有延續(xù)性3.5用數(shù)據(jù)說話有效的數(shù)據(jù)采集針對性的數(shù)據(jù)分析善用圖表：趨勢圖、對比圖、比例圖、因果圖…3.5用數(shù)據(jù)說話有效的數(shù)據(jù)采集3.5.1用數(shù)據(jù)說話（商務(wù)部案例）方法：用趨勢圖分析員工成長曲線，產(chǎn)品比例圖等等時(shí)間：定期工具：Excel，PowerPoint使用方法：根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析員工銷售業(yè)績和客戶資料分析；數(shù)據(jù)要真實(shí)有效；針對數(shù)據(jù)與商務(wù)代表直接溝通，讓商務(wù)自己通過數(shù)據(jù)，了解自己的過去的不足和問題，合理制定目標(biāo)（引導(dǎo)式，強(qiáng)調(diào)客觀）；懂得排除干擾；較易進(jìn)行分層管理。3.5.1用數(shù)據(jù)說話（商務(wù)部案例）方法：用趨勢圖分析員工成3.5.2用數(shù)據(jù)說話（案例）3.5.2用數(shù)據(jù)說話（案例）3.5.3用數(shù)據(jù)說話（案例）3.5.3用數(shù)據(jù)說話（案例）3.5.4用數(shù)據(jù)說話（案例）方法：制定外出登記表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析時(shí)間：隨時(shí)工具：紙質(zhì)表格使用方法：每日如實(shí)登記出勤數(shù)據(jù)；制定統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的比例參數(shù)：如：見老客戶比例、洽談內(nèi)容的比例、每日外出拜訪客戶數(shù)量的比例出勤日期拜訪客戶名稱客戶電話拜訪次數(shù)新/老客戶洽談內(nèi)容出勤人具體時(shí)間備注2006.04.03天龍科技876543212次新網(wǎng)站邱從嬌14:45……………………3.5.4用數(shù)據(jù)說話（案例）方法：制定外出登記表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析3.6善用輔助工具辦公軟件：Excel：用于數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、記錄活靈活現(xiàn)的PowerPoint：用于計(jì)劃、培訓(xùn)、統(tǒng)計(jì)分析條理有序的Outlook：用于郵件管理、時(shí)間管理、提醒3.6善用輔助工具辦公軟件：3.7系統(tǒng)化工作環(huán)境定期整理辦公環(huán)境養(yǎng)成良好的文件管理習(xí)慣建立合理的文件分類夾關(guān)注重要的文件夾定期整理自己的文件，包括刪除、更新、分類3.7系統(tǒng)化工作環(huán)境定期整理辦公環(huán)境課程總結(jié)通過科學(xué)管理實(shí)現(xiàn)高效率高效果；科學(xué)管理能夠使管理更加具有延續(xù)性；形成由上至下的思維模式；充分將科學(xué)管理融入到管理的每個(gè)職能當(dāng)中；懂得采用各種科學(xué)管理的輔助工具；真正具有價(jià)值的是：通過改變思維模式，不斷地系統(tǒng)化自己的科學(xué)管理策略！了解、學(xué)習(xí)、實(shí)踐、調(diào)整課程總結(jié)通過科學(xué)管理實(shí)現(xiàn)高效率高效果；科學(xué)管理的權(quán)力區(qū)域科學(xué)管理的權(quán)力區(qū)域：權(quán)力分類權(quán)力強(qiáng)度影響力職位權(quán)極強(qiáng)最弱制度權(quán)稍強(qiáng)稍弱科學(xué)管理的范疇專業(yè)權(quán)稍弱稍強(qiáng)科學(xué)管理的范疇典范權(quán)最弱最強(qiáng)科學(xué)管理的權(quán)力區(qū)域科學(xué)管理的權(quán)力區(qū)域：權(quán)力分類權(quán)力強(qiáng)度影響力科學(xué)管理不是全能科學(xué)與哲學(xué)的關(guān)系：當(dāng)然科學(xué)管理是無法代表管理的全部，我們需要更多的人文關(guān)懷。在管理學(xué)的分支派系中由此衍生了與科學(xué)管理相輔相成的各種管理理論，例如：執(zhí)行力企業(yè)文化管理高效團(tuán)隊(duì)管理戰(zhàn)略與核心競爭力…建立科學(xué)管理的的思維模式，充分采用科學(xué)管理的工作方法，同時(shí)需要選擇“自己”的管理方式。科學(xué)管理不是全能科學(xué)與哲學(xué)的關(guān)系：第三部分

專業(yè)的辦公應(yīng)用管理工具提高生產(chǎn)力內(nèi)容：一、職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)二、科學(xué)管理與科學(xué)的工作方法二、專業(yè)化的辦公應(yīng)用管理職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)第三部分

專業(yè)的辦公應(yīng)用管理工具提高生產(chǎn)力內(nèi)容：職業(yè)經(jīng)理人引言為什么要專業(yè)化的辦公管理？面對日益增加的事務(wù)性工作、大量周期性報(bào)告、報(bào)表和各種臨時(shí)突發(fā)的事件，我們必須有條不紊。需要及時(shí)匯報(bào)對於別人的工作要求，并需有所回應(yīng)必須隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)專項(xiàng)進(jìn)度了解在要求、意見或決策背后的考量點(diǎn)是什么?需要明白地呈現(xiàn)需要建立統(tǒng)一的溝通標(biāo)準(zhǔn)需要把握每一個(gè)細(xì)節(jié)引言為什么要專業(yè)化的辦公管理？提綱一、電子文案管理規(guī)范二、郵件管理規(guī)范三、Outlook使用規(guī)范四、善用PowerPoint五、其他一些技巧提綱一、電子文案管理規(guī)范一、電子文案管理規(guī)范計(jì)算機(jī)的基本管理目錄管理文件命名規(guī)范文件的撰寫規(guī)范一、電子文案管理規(guī)范計(jì)算機(jī)的基本管理1.1計(jì)算機(jī)的基本管理計(jì)算機(jī)安全：重要崗位的電腦必須設(shè)定開機(jī)密碼并定期修改；密碼應(yīng)有一定復(fù)雜性，切勿為生日、姓名、電話等；新系統(tǒng)安裝所有補(bǔ)丁和殺毒軟件，重要電腦需要安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻；不可隨意共享工作文件，定期檢查網(wǎng)絡(luò)共享狀況；磁盤管理：C盤通常為操作系統(tǒng)，請勿存放工作文檔；合理劃分磁盤，辦公文檔應(yīng)該與個(gè)人文檔分開存放；例：D盤為工作文件，E盤為臨時(shí)或個(gè)人文件；資料備份：定期將重要文件備份，周期為一個(gè)月；可以刻錄光盤或者拷貝至另一臺(tái)計(jì)算機(jī)；備份資料主要為：郵件、重要數(shù)據(jù)報(bào)表、通訊記錄等軟件管理：不可安裝任何與工作無關(guān)的軟件、游戲；定期檢查計(jì)算機(jī)的軟件，及時(shí)刪除無用軟件，提高計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度；登陸一些網(wǎng)站，請勿安裝其提示的一些不知名插件，可能存在病毒、網(wǎng)絡(luò)后門、木馬、僵尸網(wǎng)絡(luò)軟件等風(fēng)險(xiǎn)；定期更新（每周一次）操作系統(tǒng)的安全補(bǔ)丁，升級防病毒軟件的免疫數(shù)據(jù)。1.1計(jì)算機(jī)的基本管理計(jì)算機(jī)安全：1.2目錄管理科學(xué)的目錄管理是可以大大提高工作效率的！目錄分類的原則：便于查找；主次分明；目錄分類的大體層次：總部文件分公司文件部門文件目錄分類技巧：頂級目錄不可太多；常用文件應(yīng)減少目錄層次，提高工作效率；長期備查文件可增加目錄層次，簡化目錄數(shù)量；科學(xué)的目錄管理是便于工作委托和交接的！存檔文件工作文檔個(gè)人文檔1.2目錄管理科學(xué)的目錄管理是可以大大提高工作效率的！科學(xué)1.2目錄管理例子C盤請勿存儲(chǔ)任何工作文件頂級目錄盡量簡單明了個(gè)人文件與工作文件分開主次目錄分明，便于查找1.2目錄管理例子C盤請勿存儲(chǔ)任何工作文件頂級目錄盡量簡1.2目錄管理例子長期不使用文件可以統(tǒng)一存放，減少目錄層次常用文件集中存放，便于快速查找按業(yè)務(wù)功能清晰劃分文件存檔的經(jīng)驗(yàn)：1、過期項(xiàng)目文件、重要過程文件和草稿在項(xiàng)目完成時(shí)存檔；2、定稿后一般只作查詢而日常較少用到的文件，如制度3、參考文件有存檔價(jià)值的定期存檔4、存檔文件一般直接放在我的文檔文件夾內(nèi)或者項(xiàng)目文件夾內(nèi)，每月整理存檔一次；5、要舍得刪除文件1.2目錄管理例子長期不使用文件可以統(tǒng)一存放，減少目錄層1.3文件命名規(guī)范通過文件命名就能夠發(fā)現(xiàn)個(gè)人的職業(yè)化程度和大局觀文件命名原則：針對閱讀對象和范圍；文件命名的完整性；文檔的時(shí)效性；盡量簡短明了；科學(xué)規(guī)范的文件命名：企業(yè)標(biāo)示：重要文件請加上公司名稱（特別是對外的文件）發(fā)文范圍（閱讀范圍）：針對上級的：請加上“**分公司”，“**部門”針對同級其他部門的：請加上“XX部”針對個(gè)人的：請加上“（XXX）”文件時(shí)效（版本管理法）：具有時(shí)效性的文件：請加上“20XX年”，“XX月”，“XX日”文件的有效性：請加上：“（草案）”，“（討論稿）”文件類型：區(qū)分制度、規(guī)范、辦法、規(guī)定、通知、公告、申請、報(bào)告、紀(jì)要等1.3文件命名規(guī)范通過文件命名就能夠發(fā)現(xiàn)個(gè)人的職業(yè)化程度和1.3文件命名規(guī)范不規(guī)范的例子：命名五花八門！百花齊放！大量使用文件夾文件凌亂缺乏整理1.3文件命名規(guī)范不規(guī)范的例子：命名五花八門！百花齊放！1.3文件命名規(guī)范請注意和避免以下不規(guī)范的命名方式：在重要的文件或者對外的文件前綴才加入公司名，根據(jù)實(shí)際使用情況才考慮加入公司名，避免文件名稱過長；通常的分公司、部門內(nèi)部使用的制度和文件，前綴加入“分公司”或“**部”；針對或者涉及與部門相關(guān)的文件，請?jiān)诜止厩熬Y后加入“XX部”，請勿省略“部”正式發(fā)文制度請加入發(fā)文號；如果文件存在時(shí)效性和版本變更的可能，請根據(jù)周期加入“20XX年”，“XX月”，“XX日”；通常情況下，正式的格式為：2006年07月01日；請勿使用“06年”，“06-03”，“0312”等格式（除非特別約定）；對于短期時(shí)效性文件、通知、討論或者樣稿，或者不確定發(fā)文范圍，可以用“關(guān)于XXX的討論”，“關(guān)于XXX的處理辦法”，“關(guān)于XXX的申請”文件打包時(shí)不要使用太多的文件夾，一個(gè)項(xiàng)目的多個(gè)文件應(yīng)該確立一個(gè)主文件，并給附件按序號命名1.3文件命名規(guī)范請注意和避免以下不規(guī)范的命名方式：1.3文件命名規(guī)范一些例子：制度：《HH-HH-001-[2006]0111-1分公司高層例會(huì)溝通管理規(guī)定》呈批件：《呈批件-東莞分公司發(fā)放周薪的申請》通報(bào)：《關(guān)于對XX部XX違規(guī)操作的處理通報(bào)》公告：《關(guān)于春節(jié)放假安排的通告》通知：《關(guān)于**的任免通知》日常文件：《**部06年1月份工作總結(jié)和2月份工作計(jì)劃.xls》《2006年10月市場銷售計(jì)劃（草稿）》《2006年9月商務(wù)系統(tǒng)例會(huì)總結(jié)報(bào)告》正確的文件命名示例1.3文件命名規(guī)范一些例子：正確的文件命名示例1.4文件撰寫規(guī)范誰會(huì)讀這些文件檔案?是否需要背景說明?或在前面做重點(diǎn)結(jié)論?注意格式細(xì)節(jié)及可閱讀性標(biāo)題、段落、字級、行距、版面編排邏輯、順序電子文件或打印文本避免錯(cuò)字、數(shù)據(jù)資料的錯(cuò)誤特別是數(shù)字，請重復(fù)檢查，并注意單位一致1.4文件撰寫規(guī)范誰會(huì)讀這些文件檔案?1.4文件撰寫規(guī)范采用何種的文件類型：新項(xiàng)目、討論稿、計(jì)劃可用PPT；正式報(bào)告、申請請用DOC；統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析報(bào)告、流水作業(yè)可用XLS；對外發(fā)文根據(jù)保密情況可采用PDF；附件、圖片的處理要得當(dāng)，需要單獨(dú)使用的可以獨(dú)立成文，否則一般應(yīng)合并至正文。填寫“文檔摘要”（點(diǎn)擊[文件]->[屬性]）；主題、段落、簽名、日期、頁碼完備；清晰統(tǒng)一的字體字號分類，慎用顏色；適當(dāng)?shù)膱D表說明；相關(guān)的文檔和附件文件完備；文檔的易用性和可讀性。使用文件版本而不是多個(gè)文件來保存文件變更使用批注和審閱來更改別人的文檔以便核對和修改1.4文件撰寫規(guī)范采用何種的文件類型：1.4文件撰寫規(guī)范(錯(cuò)誤案例)文件名不完整不規(guī)范缺少文檔主題標(biāo)題不突出段落層次不清晰無簽名日期1.4文件撰寫規(guī)范(錯(cuò)誤案例)文件名不完整不規(guī)范1.4文件撰寫規(guī)范（調(diào)整后）文件名完整規(guī)范文檔主題明確標(biāo)題突出段落層次清晰簽名日期完整1.4文件撰寫規(guī)范（調(diào)整后）文件名完整規(guī)范文檔主題明二、郵件管理規(guī)范郵件目錄管理撰寫郵件的規(guī)范郵件簽名標(biāo)準(zhǔn)二、郵件管理規(guī)范郵件目錄管理2.1郵件目錄管理類似文件目錄管理建議個(gè)人郵件與工作郵件分開保持收件箱?？眨坏┨幚硗戤吜⒓创鏅n或者刪除郵件科學(xué)分類建議使用outlook，并善于搜索文件夾歷史和不常用郵件請定期清理保存多用搜索，提高效率2.1郵件目錄管理類似文件目錄管理歷史和不常用郵件請定期清2.2撰寫郵件的規(guī)范使用收件人姓名，盡量不要使用郵件地址，學(xué)會(huì)使用地址簿并設(shè)置好郵件地址顯示名稱使用收件人列表和郵件組，不要一次給太多人發(fā)送或抄送寄件者是誰?請?jiān)O(shè)定好你的寄件者名稱及簽名檔，友好的發(fā)件人顯示名稱主題不要空白，要讓收件人看到主題就可以決定是否需要立即查看正文盡量用公司的郵件地址，而非個(gè)人賬號收發(fā)公事的郵件，非有必要時(shí)，設(shè)置公司郵件為回復(fù)地址盡量不要寄檔案太大的附檔，更不要忘了發(fā)送附件善用bcc功能：搞清楚什么人要抄送、什么人要密送，搞清楚抄送和主送人的關(guān)系信件以一個(gè)有禮貌的問候開始正文要將事情原委說清楚，明確要求對方處理的事項(xiàng)，一般應(yīng)保留轉(zhuǎn)發(fā)郵件的正文2.2撰寫郵件的規(guī)范使用收件人姓名，盡量不要使用郵件地址，2.2撰寫郵件的規(guī)范當(dāng)你用word或excel直接編輯轉(zhuǎn)換成郵件時(shí)，請注意格式避免使用過多的顏色和字體給多人說明問題時(shí)，可分別列出事項(xiàng)對外的郵件算是商業(yè)的正式文件，不宜使用可愛的信緘、底圖或表情符號郵件可做為書面的證據(jù)，內(nèi)容簽涉談判或權(quán)利義務(wù)時(shí)的寫法要小心謹(jǐn)慎使用簡捷的郵件簽名使用郵件回執(zhí)功能，而盡量不要在非休假時(shí)間使用自動(dòng)回復(fù)功能，一般使用已讀回執(zhí)即可，重要文件應(yīng)要求已讀回執(zhí)2.2撰寫郵件的規(guī)范當(dāng)你用word或excel直接編輯轉(zhuǎn)換2.3郵件簽名示例商務(wù)版（較為正式的）張相波深圳市匯?？萍奸_發(fā)有限公司深圳市深南中路統(tǒng)建大廈2棟10樓gm@+8675583658570+8613928483606SkypeID:winhi-zjb私人版（私人用途或者較為隨便的）張相波xobogo@139284836062.3郵件簽名示例商務(wù)版（較為正式的）私人版（私人用途或者三、Outlook使用規(guī)范Outlook的功能概述日歷的使用技巧任務(wù)的使用技巧協(xié)同辦公的使用技巧郵件的管理技巧三、Outlook使用規(guī)范Outlook的功能概述3.1Outlook功能概述Outlook整合了郵件管理、聯(lián)系人管理、時(shí)間管理和任務(wù)管理等常用的辦公管理軟件，一體化的平臺(tái)，日常管理工作更加方便有序；同一平臺(tái)，工作便捷；定期提醒，不會(huì)遺漏重要工作；協(xié)同辦公，能夠使直線任務(wù)提高效率；結(jié)合PDA，移動(dòng)辦公能夠隨時(shí)隨地。3.1Outlook功能概述Outlook整合了郵件管理、3.2Outlook日歷使用技巧什么時(shí)候應(yīng)該用日歷？周期性的工作：必須出席的例會(huì)、工作報(bào)表提交等；到期必須執(zhí)行的工作：約定的會(huì)議、約會(huì)、拜訪客戶、面試、出差、長假等、約定致電、到期付款日等；重要的紀(jì)念日：生日、周年紀(jì)念日；需要監(jiān)督下屬或其他部門的工作；有明確的發(fā)生\截至?xí)r間的事務(wù)使用日歷來提醒和管理3.2Outlook日歷使用技巧什么時(shí)候應(yīng)該用日歷？月歷的使用月歷的使用3.2Outlook日歷使用技巧建立一個(gè)新日歷：點(diǎn)擊，或者雙擊（約會(huì)日）；必須輸入內(nèi)容：主題、時(shí)間；推薦輸入內(nèi)容：地點(diǎn)、標(biāo)簽（用作分類）、時(shí)間顯示為、提前提醒時(shí)間、事件內(nèi)容；主題和地點(diǎn)約會(huì)時(shí)間，注意區(qū)分全天還是時(shí)段分類標(biāo)簽設(shè)定提前提醒時(shí)間判斷沖突相關(guān)內(nèi)容：加入約會(huì)說明，要求和相關(guān)注意事項(xiàng)填寫聯(lián)系人和分類便于檢索3.2Outlook日歷使用技巧建立一個(gè)新日歷：主題和地點(diǎn)日歷的周、工作周和天的應(yīng)用周視圖工作周視圖日視圖日歷的周、工作周和天的應(yīng)用周視圖工作周視圖日視圖3.2Outlook日歷使用技巧周期的設(shè)定：點(diǎn)擊進(jìn)入“重復(fù)周期”設(shè)定界面；根據(jù)需要設(shè)定年、月、周、日等循環(huán)周期；生成循環(huán)周期：3.2Outlook日歷使用技巧周期的設(shè)定：3.2Outlook日歷使用技巧一些技巧：使用分類顏色，方便區(qū)分事件的類型；根據(jù)約會(huì)需要，可能需要提早準(zhǔn)備資料，可以設(shè)定提早提醒的時(shí)間；添加中國節(jié)假日和農(nóng)歷節(jié)氣：點(diǎn)擊[工具]>>[選項(xiàng)]>>[日歷選項(xiàng)]>>點(diǎn)擊[添加假日]；3.2Outlook日歷使用技巧一些技巧：3.3Outlook任務(wù)使用技巧什么時(shí)候應(yīng)該用任務(wù)？遠(yuǎn)期計(jì)劃的工作，尚未確定具體執(zhí)行時(shí)間；一個(gè)好點(diǎn)子，或者未確定能夠保證實(shí)施、完成的任務(wù)，想法；非周期性的工作；突發(fā)性的、臨時(shí)性的工作；不確定完成時(shí)間或需要多步完成的事項(xiàng)可使用任務(wù)來管理3.3Outlook任務(wù)使用技巧什么時(shí)候應(yīng)該用任務(wù)？3.3Outlook任務(wù)使用技巧添加一個(gè)新任務(wù)：點(diǎn)擊；必須輸入內(nèi)容：主題、開始日期和截止日期；推薦輸入內(nèi)容：優(yōu)先級、狀態(tài)、提前提醒時(shí)間、事件內(nèi)容；可提前提醒您設(shè)定優(yōu)先級提醒項(xiàng)目的重要性；設(shè)定狀態(tài)標(biāo)示進(jìn)度開始時(shí)間和截止時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)定及時(shí)提醒任務(wù)主題明確相關(guān)內(nèi)容：可根據(jù)需要輸入相關(guān)輔助或說明信息3.3Outlook任務(wù)使用技巧添加一個(gè)新任務(wù)：可提前提醒各種任務(wù)視圖的應(yīng)用當(dāng)前任務(wù)視圖詳細(xì)列表視圖隨后7天視圖過期任務(wù)視圖任務(wù)分配視圖按負(fù)責(zé)人視圖任務(wù)時(shí)序視圖各種任務(wù)視圖的應(yīng)用當(dāng)前任務(wù)視圖詳細(xì)列表視圖隨后7天視圖過期任3.4Outlook協(xié)同辦公技巧原理：其實(shí)Outlook的協(xié)同辦公是通過郵件進(jìn)行的協(xié)同辦公的優(yōu)勢（“科學(xué)回報(bào)”）：建立更有效的信息溝通渠道；使反饋能更加及時(shí)和反饋信息更加全面完成完整閉環(huán)的信息流；使工作信息能夠有電子記錄；讓我們建立協(xié)同辦公的概念3.4Outlook協(xié)同辦公技巧原理：其實(shí)Outlook的3.4Outlook日歷協(xié)同原理發(fā)起人Outlook平臺(tái)發(fā)起約會(huì)收到接受人確認(rèn)信息系統(tǒng)自動(dòng)通過郵件發(fā)送接受人Outlook平臺(tái)收到約會(huì)邀請自動(dòng)保存在

Outlook系統(tǒng)自動(dòng)通過郵件發(fā)送確認(rèn)接受3.4Outlook日歷協(xié)同原理發(fā)起人Outlook平臺(tái)發(fā)3.4Outlook協(xié)同辦公技巧何時(shí)需要日歷協(xié)同工作？周期性的工作、指定時(shí)間的工作，需要其他部門參與或協(xié)助的，如：每周的公司例會(huì)建立共享日歷的流程：由約會(huì)發(fā)起人建立新約會(huì)；點(diǎn)擊“邀請與會(huì)者”；選擇或輸入被邀請者郵箱；收到別人發(fā)送的日歷時(shí)，

請點(diǎn)擊“保存”。點(diǎn)擊“發(fā)送”。3.4Outlook協(xié)同辦公技巧何時(shí)需要日歷協(xié)同工作？3.4Outlook任務(wù)協(xié)同原理發(fā)起人Outlook平臺(tái)發(fā)起任務(wù)自動(dòng)更新受任人

反饋信息：

1.任務(wù)進(jìn)度2.或已完成系統(tǒng)自動(dòng)通過郵件發(fā)送接受人Outlook平臺(tái)收到任務(wù)分配自動(dòng)保存在

Outlook接受1.更新任務(wù)進(jìn)度2.確認(rèn)任務(wù)完成更新系統(tǒng)自動(dòng)通過郵件發(fā)送更新更新3.4Outlook任務(wù)協(xié)同原理發(fā)起人Outlook平臺(tái)發(fā)3.4Outlook協(xié)同辦公技巧何時(shí)需要任務(wù)協(xié)同工作？單對象任務(wù)分配：通常是上級向下級指派任務(wù)的情形，如：安排行政部下周內(nèi)完成物料發(fā)送。多對象任務(wù)分配：當(dāng)某任務(wù)需要多部門或多人參與時(shí)，可選擇分配至多人。（但由于多人執(zhí)行任務(wù)，發(fā)起人的任務(wù)狀態(tài)無法由接受任務(wù)人反饋更新）形成有效協(xié)同任務(wù)的關(guān)鍵：單人任務(wù)時(shí)，接收人應(yīng)及時(shí)響應(yīng)任務(wù)；當(dāng)任務(wù)完成到某階段時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新任務(wù)進(jìn)度，或者確認(rèn)完成；當(dāng)接受人更新任務(wù)進(jìn)度時(shí)，相關(guān)信息會(huì)立刻反饋到發(fā)起任務(wù)人的任務(wù)狀態(tài)。3.4Outlook協(xié)同辦公技巧何時(shí)需要任務(wù)協(xié)同工作？3.4Outlook協(xié)同辦公技巧分配任務(wù)的流程：由任務(wù)發(fā)起人建立新任務(wù)點(diǎn)擊“邀請與會(huì)者”選擇或輸入被邀請者郵箱點(diǎn)擊“發(fā)送”接受任務(wù)的流程：收到別人分配的任務(wù)時(shí)，

請點(diǎn)擊“接受”。更新、完成任務(wù)的流程：定期更新任務(wù)的“狀態(tài)”，完成率；當(dāng)任務(wù)完成時(shí)，請?jiān)谌蝿?wù)打勾。3.4Outlook協(xié)同辦公技巧分配任務(wù)的流程：3.5Outlook郵件使用技巧保持收件箱常空，刪除或存檔處理后的郵件收件箱的郵件可以分類進(jìn)行處理：馬上行動(dòng)：當(dāng)天一定處理完，并盡可能快的處理晚些處理：稍晚些處理，一般應(yīng)該在1-3天內(nèi)處理完等待他人：已經(jīng)分配給他人或者等待他人的工作結(jié)果，需要及時(shí)跟進(jìn)參考：有空的時(shí)候看的參考資料使用郵件來追蹤事項(xiàng)使用會(huì)話、答復(fù)、答復(fù)所有人、轉(zhuǎn)發(fā)來跟進(jìn)事件進(jìn)展會(huì)話3.5Outlook郵件使用技巧保持收件箱?？?，刪除或存檔3.5Outlook郵件使用技巧使用郵件規(guī)則來分揀、自動(dòng)處理郵件使用顏色標(biāo)記來添加到期提醒3.5Outlook郵件使用技巧使用郵件規(guī)則來分揀、自動(dòng)處四、善用PowerPoint何種情況下要使用PowerPoint？公眾演說，培訓(xùn)課件；項(xiàng)目計(jì)劃；好的想法、點(diǎn)子，創(chuàng)新改革方案；討論、介紹、分享……PowerPoint技巧：利用PPT來整理思路（大綱法）；圖文并茂，善用圖表；四、善用PowerPoint何種情況下要使用PowerPoi五、辦公應(yīng)用的其他技巧“拿來主義”注重每一個(gè)細(xì)節(jié)（追求完美）懂得要求別人五、辦公應(yīng)用的其他技巧“拿來主義”5.1注重每一個(gè)細(xì)節(jié)例子：隨意的排版時(shí)尚元素

生活元素

情感元素

主要內(nèi)容

時(shí)裝、飾品、化妝（美容）

旅游、健康、資訊

愛情、兩性

次要內(nèi)容

美發(fā)、美體

飲食、家居、星座、寵物、育兒、文化、消費(fèi)、職場、理財(cái)、親情、友情、男性

所占百分比

50-60%30-40%10％5.1注重每一個(gè)細(xì)節(jié)例子：隨意的排版時(shí)尚元素生活元素5.1注重每一個(gè)細(xì)節(jié)例子：注重細(xì)節(jié)的排版時(shí)尚生活

情感

主要內(nèi)容

時(shí)裝、飾品化妝（美容）

旅游、健康資訊

愛情、兩性

次要內(nèi)容

美發(fā)、美體

飲食、家居、星座、寵物、育兒、文化、消費(fèi)、職場理財(cái)...親情、友情男性...

％

50-60%30-40%10％5.1注重每一個(gè)細(xì)節(jié)例子：注重細(xì)節(jié)的排版時(shí)尚生活情感主5.2懂得要求別人在向多部門、多人發(fā)郵件時(shí)可提出具體要求：例如：請回郵主題和文件按照：“X月工作簡報(bào)”的格式。要求其他部門給予配合同時(shí)也要積極配合別人的要求5.2懂得要求別人在向多部門、多人發(fā)郵件時(shí)可提出具體要求：養(yǎng)成良好、規(guī)范、專業(yè)的工作習(xí)慣

是每一個(gè)職業(yè)經(jīng)理人的基本功謝謝各位！養(yǎng)成良好、規(guī)范、專業(yè)的工作習(xí)慣

是每一個(gè)職業(yè)經(jīng)理人的基本功謝職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)張相波職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)張相波第一部分

職業(yè)經(jīng)理人的

職業(yè)化素養(yǎng)從職業(yè)走向?qū)I(yè)內(nèi)容：一、職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)二、科學(xué)管理與科學(xué)的工作方法二、專業(yè)化的辦公應(yīng)用管理職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)第一部分

職業(yè)經(jīng)理人的

職業(yè)化素養(yǎng)從職業(yè)走向?qū)I(yè)內(nèi)容：職業(yè)引子－職業(yè)經(jīng)理人職業(yè)經(jīng)理人是以做經(jīng)理為職業(yè)的人？誰應(yīng)該成為一個(gè)職業(yè)經(jīng)理人？經(jīng)理人就是基于預(yù)期目標(biāo)，擁有管控資源，組織協(xié)調(diào)人員，執(zhí)行并保證方向，確保達(dá)致目標(biāo)的（資本）經(jīng)營者。職業(yè)經(jīng)理人擁有職業(yè)化素養(yǎng)的管理者/經(jīng)營者引子－職業(yè)經(jīng)理人職業(yè)經(jīng)理人是以做經(jīng)理為職業(yè)的人？引子－職業(yè)化素養(yǎng)什么是職業(yè)化？持續(xù)從事某一具體工作范疇并以此為職業(yè)擁有勝任該工作范疇的所必需的工作素質(zhì)什么是職業(yè)化素養(yǎng)？為了達(dá)到職業(yè)的要求所必須具備的素質(zhì)，即能將工作職責(zé)中所要求的事情做好的素質(zhì)職業(yè)化素質(zhì)包括職業(yè)化精神和職業(yè)化能力兩大部分。引子－職業(yè)化素養(yǎng)什么是職業(yè)化？1、從重新認(rèn)識(shí)幾個(gè)概念開始企業(yè)/公司工作/工作場所職務(wù)客戶服務(wù)職業(yè)規(guī)劃1、從重新認(rèn)識(shí)幾個(gè)概念開始企業(yè)/公司1.1什么是企業(yè)企業(yè)是為了達(dá)成經(jīng)營性目的而組合成的寫作組織。企業(yè)組織由“工作分配（業(yè)務(wù)）”和“工作執(zhí)行（人）”構(gòu)成。

企業(yè)的根本任務(wù)是創(chuàng)造顧客和創(chuàng)新。一個(gè)好的企業(yè)，應(yīng)該是：個(gè)人目標(biāo)和企業(yè)目標(biāo)的磨合趨同，企業(yè)發(fā)展和人才發(fā)展協(xié)調(diào)組織內(nèi)的每一個(gè)人都由衷地抱著協(xié)調(diào)合作的意愿與精神。組織內(nèi)的每一個(gè)人的意見、想法都享有正確地傳達(dá)、協(xié)調(diào)與受尊重的權(quán)利。報(bào)告系統(tǒng)明確、工作分配清楚合理、人盡其才。1.1什么是企業(yè)企業(yè)是為了達(dá)成經(jīng)營性目的而組合成的寫作組織1.2什么是工作職業(yè)成長的機(jī)會(huì)發(fā)揮個(gè)性、能力獲得認(rèn)同是一種謀生手段，用以獲得生活費(fèi)是一定的社會(huì)角色，建立維護(hù)人際關(guān)系通過競爭和合作實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值生活的重要內(nèi)容工作的成果可以改變你的生活1.2什么是工作職業(yè)成長的機(jī)會(huì)1.3什么是職務(wù)了解你的職務(wù)職責(zé)權(quán)力職位了解你的前后手、上下級1.3什么是職務(wù)了解你的職務(wù)1.4客戶是誰？客戶是：為你的工作成果買單的人！承受你的工作結(jié)果的人！他的要求是你努力工作的目的！公司里最重要的人！不靠我們而活，而我們卻少不了的人！客戶不是：不是打擾你工作的討厭鬼！不是你辯論的對象——一時(shí)口快之時(shí)，也是失去他們的時(shí)刻不是任你忽悠的傻瓜！1.4客戶是誰？客戶是：思考誰是你的客戶？思考誰是你的客戶？1.5客戶服務(wù)什么是服務(wù)？廣義的就是人與人的交往狹義的是指對客戶的需求的實(shí)現(xiàn)建立新的概念對內(nèi)服務(wù)、對外的服務(wù)當(dāng)產(chǎn)品沒有差別的時(shí)候，就只有人的差異對外服務(wù)中，顧客的眼中沒有個(gè)人的概念，只有集體對內(nèi)客戶服務(wù)往往不被重視或以內(nèi)部規(guī)定的名義變形1.5客戶服務(wù)什么是服務(wù)？1.6職業(yè)規(guī)劃什么是職業(yè)規(guī)劃？結(jié)合個(gè)人特質(zhì)、發(fā)展機(jī)遇、各種內(nèi)外條件，設(shè)定個(gè)人的中長期職業(yè)發(fā)展目標(biāo)并為之所做出的全部有效努力。職業(yè)規(guī)劃是你職業(yè)化的第一步關(guān)于職業(yè)規(guī)劃的提示知識(shí)的準(zhǔn)備是最充分的準(zhǔn)備、素質(zhì)的培養(yǎng)是最根本的培養(yǎng)、能力的提高是最有用的提高企業(yè)要求的是用合適的時(shí)間、合適的成本、合適的人物、合適的價(jià)錢來完成合適質(zhì)量的事情。必須根據(jù)社會(huì)和企業(yè)的要求加強(qiáng)你的職業(yè)能力建設(shè)。和行業(yè)發(fā)展趨勢結(jié)合的職業(yè)規(guī)劃是最容易實(shí)現(xiàn)的職業(yè)設(shè)計(jì)。1.6職業(yè)規(guī)劃什么是職業(yè)規(guī)劃？2、首先要有職業(yè)化的態(tài)度積極樂觀的人生態(tài)度主動(dòng)負(fù)責(zé)的敬業(yè)心態(tài)客戶為尊的服務(wù)心態(tài)結(jié)果第一的執(zhí)行心態(tài)協(xié)作并關(guān)愛他人的團(tuán)隊(duì)精神謙虛學(xué)習(xí)和持續(xù)發(fā)展的進(jìn)取心態(tài)正確對待工作和生活的心態(tài)誠實(shí)和正直的道德品質(zhì)2、首先要有職業(yè)化的態(tài)度積極樂觀的人生態(tài)度3、職業(yè)化必須具備的職業(yè)能力職業(yè)化能力是職業(yè)化素質(zhì)的一個(gè)組成部分，是職業(yè)人必須具備的。包括：溝通能力人際交往能力組織管理能力決策能力自我管理能力3、職業(yè)化必須具備的職業(yè)能力職業(yè)化能力是職業(yè)化素質(zhì)的一個(gè)組成4、協(xié)作與溝通協(xié)作與溝通是本身就是工作主題因?yàn)椋浩髽I(yè)的人際關(guān)系，就是贏得合作的關(guān)系。4、協(xié)作與溝通協(xié)作與溝通是本身就是工作主題從友善開始自我管理

隨時(shí)站在別人的立場考量事情主動(dòng)地去關(guān)懷別人、幫助別人

贏得合作的談話技巧用建議代替直言提問題代替批評讓對方說出期望訴求共同利益顧及別人的自尊4.1如何贏得合作的人際關(guān)系從友善開始4.1如何贏得合作的人際關(guān)系4.2管理你的上司與上司的相處之道：理解、尊重上司的立場學(xué)會(huì)向上司報(bào)告說出你的意見依上司的要求提供結(jié)果上司也是普通人上司也是要管理的上司是你的資源上司的時(shí)間和精力是給你搶的上司的工作目標(biāo)是你的工作目標(biāo)的來源，及時(shí)跟蹤上司的工作目標(biāo)變化是你把握主動(dòng)的基本工作4.2管理你的上司與上司的相處之道：4.3管理你的同事尊重同事的工作了解對方的立場并習(xí)慣換位思考明確告知你的要求對所有事情確認(rèn)好結(jié)果和時(shí)間支持多于要求4.3管理你的同事尊重同事的工作4.4管理你的團(tuán)隊(duì)（1）1）什么是團(tuán)隊(duì)團(tuán)隊(duì)就是由經(jīng)理和員工組成一個(gè)小組，他們合理利用每一個(gè)成員的技巧與才能，優(yōu)勢互補(bǔ)，一起工作，解決問題，達(dá)到工作目標(biāo)。2）團(tuán)隊(duì)的特征：核心人物的存在共同目標(biāo)和共同價(jià)值觀不同角色優(yōu)勢互補(bǔ)、共享與分享融洽的協(xié)作溝通機(jī)制強(qiáng)有力的凝聚力、歸屬感共同的行為規(guī)范有效授權(quán)4.4管理你的團(tuán)隊(duì)（1）1）什么是團(tuán)隊(duì)行動(dòng)表現(xiàn)尋求階段發(fā)生在小組剛形成組員不穩(wěn)定時(shí)；組員有很高的期望，且有些焦慮；組員必須為自己找一個(gè)角色發(fā)展自己；士氣高但生產(chǎn)力低。探索階段小組目標(biāo)已經(jīng)明確；為支配權(quán)而爭斗；建立小集團(tuán)并競爭；意見不合與個(gè)性沖突；士氣低中等生產(chǎn)力。聯(lián)盟階段貢獻(xiàn)專長以達(dá)到共同目標(biāo)；形成了獨(dú)特的個(gè)性；已建立了彼此的信任，了解各自的優(yōu)缺點(diǎn)；士氣高效率高。4.4管理你的團(tuán)隊(duì)（2）3）團(tuán)隊(duì)發(fā)展的三個(gè)階段行動(dòng)表現(xiàn)尋求階段發(fā)生在小組剛形成組員不穩(wěn)定4）如何達(dá)成團(tuán)隊(duì)協(xié)作與信任團(tuán)隊(duì)成員互相合作及幫助如果團(tuán)隊(duì)成員意見不一，將互相理解各自觀點(diǎn)達(dá)成共識(shí)團(tuán)隊(duì)成員將問題看作是改變、成長和改善的一個(gè)機(jī)會(huì)團(tuán)隊(duì)成員一起工作達(dá)成共同的目標(biāo)團(tuán)隊(duì)成員自由、坦誠的交換意見，彼此尊重對方意見所有的團(tuán)隊(duì)成員共同承擔(dān)責(zé)任，視團(tuán)隊(duì)問題為自己問題外在壓力反而使團(tuán)隊(duì)更緊密、變得更強(qiáng)不同成員承擔(dān)不同角色，每人把自己的工作做好，職責(zé)無好壞之分在團(tuán)隊(duì)協(xié)作里，大家集思廣益，制定各種方案，并選擇最佳4.4管理你的團(tuán)隊(duì)（3）4）如何達(dá)成團(tuán)隊(duì)協(xié)作與信任4.4管理你的團(tuán)隊(duì)（3）4.5有效溝通是一切協(xié)作的基礎(chǔ)什么是溝通？兩個(gè)或者兩個(gè)以上的人，互相通過任何途徑達(dá)至信息傳遞的過程。溝通的六要素信息傳送者信息表達(dá)方式信息接收者反饋跟進(jìn)4.5有效溝通是一切協(xié)作的基礎(chǔ)什么是溝通？4.6有效的溝通方式（1）有效溝通的要訣推敲意念-知己認(rèn)清對象-知彼爭取天時(shí)地利為對方處境設(shè)想細(xì)心聆聽回應(yīng)取得對方承諾跟進(jìn)成效時(shí)刻想到對外部客戶的影響及時(shí)反饋用什么樣的語言溝通不要使用術(shù)語或方言避免使用“但是”積極語言

從對方的立場出發(fā)避免將個(gè)人意見權(quán)威化明確性談行為不談個(gè)性學(xué)會(huì)贊美,表達(dá)感激換一個(gè)說法告訴他們你的要求4.6有效的溝通方式（1）有效溝通的要訣用什么樣的語言溝通身體語言比語言更可信

點(diǎn)頭與微笑身體前傾和對方目光接觸不要雙手抱在胸前積極的聆聽者不但聽對方講些什么，而且更能體察對方想說些什么不打斷對方的發(fā)言，在聆聽時(shí)控制自己的主觀意見和想法能夠切身處地地從對方的角度出發(fā)，為對方著想（同理心）4.6有效的溝通方式（2）身體語言比語言更可信

積極的聆聽者4.6有效的5、職業(yè)化的目標(biāo)職業(yè)化的目標(biāo)就是:

全面客戶滿意

TotalCustomerSatisfaction全面（Total）客戶（Customer)滿意（Satisfaction)我們所做的工作最基本的目標(biāo)就是要滿足我們的客戶的需求。5、職業(yè)化的目標(biāo)職業(yè)化的目標(biāo)就是:

全面客戶滿意

Tota外部客戶內(nèi)部客戶事前期待<實(shí)際效果→滿意

→成為?？唾澷p合作回饋事前期待>實(shí)際效果→不滿→不再光顧不合作阻礙事前期待=實(shí)際效果→滿意或不確定

→競爭對手不確定客戶需求滿足的層次外部客戶內(nèi)部客戶事前期待<實(shí)際效果→滿意

→成為?？唾澷p事前6、從職業(yè)化到專業(yè)化要職業(yè)化，更要專業(yè)化！6、從職業(yè)化到專業(yè)化要職業(yè)化，更要專業(yè)化！6.1什么是專業(yè)化？專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有高度的心智活動(dòng)；具有系統(tǒng)而明確的知識(shí)體系；受過長期的專業(yè)訓(xùn)練，并不斷在職進(jìn)修；屬永久性職業(yè)；適當(dāng)?shù)膶I(yè)自主能力；以服務(wù)社會(huì)為目的；能遵守專業(yè)倫理；組織自治團(tuán)體，選擇組成的成員。6.1什么是專業(yè)化？專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)6.2職業(yè)化？專業(yè)化？職業(yè)化只是具備了一個(gè)基本的素質(zhì)和行為標(biāo)準(zhǔn)；專業(yè)化是在領(lǐng)域內(nèi)建立自己的影響力和自主創(chuàng)新能力，是值得尊敬的人群。6.2職業(yè)化？專業(yè)化？職業(yè)化只是具備了一個(gè)基本的素質(zhì)和行為我們的目標(biāo)：職業(yè)人士專業(yè)人士我們的目標(biāo)：職業(yè)人士專業(yè)人士第二部分

科學(xué)管理和科學(xué)的工作方法方法！方法！方法！內(nèi)容：一、職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)二、科學(xué)管理與科學(xué)的工作方法二、專業(yè)化的辦公應(yīng)用管理職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)第二部分

科學(xué)管理和科學(xué)的工作方法方法！方法！方法！內(nèi)容：引子-經(jīng)常遇到的問題當(dāng)一個(gè)管理單元（例如一個(gè)商務(wù)部門）的管理長官更換的時(shí)候…新任經(jīng)理沒有任何關(guān)于這個(gè)部門過去的管理記錄和資料這個(gè)部門的文化或許能夠得到很長一段時(shí)間的延伸；一些管理方法和流程很難延續(xù)…當(dāng)經(jīng)歷了一段時(shí)間部門管理的時(shí)候…突然發(fā)現(xiàn)沒有什么頭緒；經(jīng)常會(huì)通過“直覺”，“感覺”來判斷一些事情；整天埋頭在處理事情，又好像永遠(yuǎn)做不完，工作越來越?jīng)]效率；一些策略往往無法有效持續(xù)地執(zhí)行，突然發(fā)現(xiàn)有些事情以前曾經(jīng)做過…引子-經(jīng)常遇到的問題當(dāng)一個(gè)管理單元（例如一個(gè)商務(wù)部門）的管理1.1管理的定義管理：是指同別人一起，或通過別人使活動(dòng)完成得更有效的過程。管理的目的是追求效率和效果資源利用目標(biāo)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)低耗費(fèi)高成就手段：效率結(jié)果：效果1.1管理的定義管理：是指同別人一起，或通過別人使活動(dòng)完成2科學(xué)管理的方式從改變自己的思維模式2科學(xué)管理的方式從改變自己的思維模式2.4改變思考問題的方式由下至上的思考方式由上至下的思考方式發(fā)生問題解決問題形成策略系統(tǒng)思考解決局部問題的思考方式形成長遠(yuǎn)管理體系的思考方式2.4改變思考問題的方式由下至上的思考方式由上至下的思考方2.1科學(xué)管理的原則科學(xué)管理的目標(biāo)：應(yīng)用科學(xué)的方法確定從事一項(xiàng)工作的“最佳方法”?？茖W(xué)管理的四原則：工作方法：

對每一個(gè)要素開發(fā)出科學(xué)的方法，用以替代老的經(jīng)驗(yàn)方法；合格員工：

科學(xué)地挑選職員，并對他們進(jìn)行有效的培訓(xùn)、教育使其快速成長；有效協(xié)作：

與員工衷心合作，保證一切工作按照已經(jīng)形成的科學(xué)原則辦；職責(zé)明確：

管理者與操作者的工作和職責(zé)劃分基本平衡，管理者把自己比操作者更加勝任的各種工作承攬過來。2.1科學(xué)管理的原則科學(xué)管理的目標(biāo)：應(yīng)用科學(xué)的方法確定從事2.2人為管理和科學(xué)管理的行為區(qū)別人為管理：我認(rèn)為…你按照我的要求來做，沒錯(cuò)這件事就這樣處理把強(qiáng)調(diào)主觀決策空間大不易規(guī)范科學(xué)管理：你看…根據(jù)數(shù)據(jù)分析，你覺得應(yīng)該…你需要根據(jù)規(guī)范來強(qiáng)調(diào)客觀決策范圍小容易規(guī)范2.2人為管理和科學(xué)管理的行為區(qū)別人為管理：科學(xué)管理：2.3科學(xué)管理在管理職能中的體現(xiàn)管理職能＝計(jì)劃職能＋組織職能＋領(lǐng)導(dǎo)職能＋控制職能計(jì)劃

確定目標(biāo)

指定戰(zhàn)略以及開發(fā)分計(jì)劃

以協(xié)調(diào)活動(dòng)組織

決定需要做什么怎么做由誰去做領(lǐng)導(dǎo)

指導(dǎo)和激勵(lì)

所有參與者以及解決沖突控制

對活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控以確保其按計(jì)劃完成結(jié)果實(shí)現(xiàn)組織宣稱的目標(biāo)（管理職能模型）2.3科學(xué)管理在管理職能中的體現(xiàn)管理職能＝計(jì)劃職能＋組織職思考：經(jīng)常問自己的一些問題你所在的部門有沒有制訂一些制度？你是否清楚核心員工過去6個(gè)月的業(yè)績變化和產(chǎn)品組成你是根據(jù)什么數(shù)據(jù)得出的結(jié)論來為員工制訂目標(biāo)的？你不在部門的時(shí)候，你的部門還能夠像往常一樣正常運(yùn)作嗎？…?如果回答是否定的，你應(yīng)該需要掌握一些科學(xué)的工作方法了。思考：經(jīng)常問自己的一些問題你所在的部門有沒有制訂一些制度？?3、科學(xué)的工作方法科學(xué)的工作步驟步驟1明確您的工作目標(biāo)步驟2收集事實(shí)資料步驟3依事實(shí)做判斷步驟4計(jì)劃步驟5執(zhí)行步驟6檢討3、科學(xué)的工作方法科學(xué)的工作步驟3.1兩種工作目標(biāo)了解二個(gè)類型的工作目標(biāo)達(dá)成狀態(tài)的工作目標(biāo)：維持公司營運(yùn)或達(dá)成公司的經(jīng)營目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)的各個(gè)員工必須完成的目標(biāo)。解決問題的工作目標(biāo)：在工作上碰到問題發(fā)生，使我們的目標(biāo)與現(xiàn)狀產(chǎn)生差距，或和我們的預(yù)想與期望不一樣，因此，必須采取一些解決問題的手段去克服問題，使問題消失不再發(fā)生。我們的工作基本上都是通過眾多后者目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)來達(dá)成前者目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)的。3.1兩種工作目標(biāo)了解二個(gè)類型的工作目標(biāo)3.2科學(xué)工作的基本原則永遠(yuǎn)比上司期待的工作成果做得更好懂得提升工作效能和效率的方法一定在指定的期限完成工作工作時(shí)間，集中精神，專心工作任何工作都要用心去做要有防止錯(cuò)誤的警惕心做好整理整頓秉持工作的改善意識(shí)養(yǎng)成節(jié)省費(fèi)用的習(xí)慣3.2科學(xué)工作的基本原則永遠(yuǎn)比上司期待的工作成果做得更好3.3目標(biāo)管理法客觀分析現(xiàn)狀明確主次目標(biāo)規(guī)劃具體計(jì)劃嚴(yán)格執(zhí)行，適時(shí)調(diào)整目標(biāo)計(jì)劃+執(zhí)行現(xiàn)狀3.3目標(biāo)管理法客觀分析現(xiàn)狀目標(biāo)現(xiàn)狀3.3.1目標(biāo)管理法（案例）方法：制定《部門管理規(guī)劃大綱》工具：使用PPT撰寫時(shí)間：每（月）季度進(jìn)行調(diào)整使用方法：定期總結(jié)團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)狀；適時(shí)檢查、調(diào)整、提升明確的工作目標(biāo)；強(qiáng)有力的執(zhí)行；詳細(xì)的時(shí)間表。1.現(xiàn)狀分析2.目標(biāo)設(shè)定：銷售目標(biāo)人力資源目標(biāo)客戶服務(wù)目標(biāo)團(tuán)隊(duì)層次目標(biāo)體系化管理目標(biāo)打造并部門核心競爭力的目標(biāo)3.執(zhí)行策略3.3.1目標(biāo)管理法（案例）方法：制定《部門管理規(guī)劃大綱》13.2時(shí)間管理－GettingThingDone（1）1）為什么時(shí)間總是不夠用？缺乏時(shí)間管理的意識(shí)缺乏必要溝通弄不清楚優(yōu)先順序2）為什么我的時(shí)間管理老是有問題？豬八戒踩西瓜皮－滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人“反正時(shí)間還早”－拖延不速之客會(huì)議病文件滿桌病事必躬親3.2時(shí)間管理－GettingThingDone（1）3.2時(shí)間管理－GettingThingDone（2）3）如何解決問題？安排專門的時(shí)間來規(guī)劃時(shí)間的利用要事第一分清楚優(yōu)先級別：緊急、不緊急、重要、不重要以最終的結(jié)果來開始行動(dòng)（以終為始）這件事下一步做什么？學(xué)會(huì)說“NO！”學(xué)會(huì)對付不速之客減少冗長的會(huì)議辦公桌上的“5S”運(yùn)動(dòng)學(xué)會(huì)利用工具3.2時(shí)間管理－GettingThingDone（2）3.2時(shí)間管理－GettingThingDone（3）時(shí)間矩陣重要不重要緊急危機(jī)緊急的問題有限期的任務(wù)、會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作價(jià)值觀的澄清計(jì)劃關(guān)系的建立真正的休閑充電授能自主管理不緊急干擾，一些電話一些信件、報(bào)告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動(dòng)細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性”活動(dòng)無關(guān)緊要的信件看太多的電視4）時(shí)間矩陣3.2時(shí)間管理－GettingThingDone（3）3.2.1有效的時(shí)間管理（方法）方法：制定“日歷”和“任務(wù)”表時(shí)間：每月，每周，每日，隨時(shí)工具：Outlook，Excel，紙質(zhì)日歷本，筆記本等，（有PDA更佳）使用方法：根據(jù)每月、每周、每日的工作規(guī)律編制日歷表，隨時(shí)提醒自己工作；每周整理下周的工作任務(wù)、目標(biāo)制定任務(wù)表；根據(jù)隨時(shí)發(fā)生的限期工作任務(wù)記錄入任務(wù)表；規(guī)律性工作列入“日歷表”；突發(fā)或任務(wù)性工作列入“任務(wù)表”；標(biāo)注時(shí)間的緊急、重要程度；合理調(diào)整安排，以免時(shí)間重疊，提高工作效率，加大工作密度；可將任務(wù)向上下級傳遞，增加溝通渠道。3.2.1有效的時(shí)間管理（方法）方法：制定“日歷”和“任務(wù)3.2.2有效的時(shí)間管理（案例）3.2.2有效的時(shí)間管理（案例）3.3PDCA循環(huán)法在工作程序Plan>>Do>>Check>>Action過程中：Plan即擬訂計(jì)劃，制訂計(jì)劃目標(biāo)，制訂計(jì)劃做法；Do即執(zhí)行實(shí)施，并加以控制；Check即確認(rèn)或評估執(zhí)行狀況與目標(biāo)之差距；Action即執(zhí)行結(jié)果與目標(biāo)值之差距探討，并修正采取措施。計(jì)劃（Plan）執(zhí)行（Do）檢查（Check）修正再執(zhí)行（Action）3.3PDCA循環(huán)法在工作程序Plan>>Do3.3.1PDCA循環(huán)法（案例）方法：制定《XX分公司X部月度總結(jié)和計(jì)劃制度》工具：使用PPT撰寫時(shí)間：每月1日前使用方法：在工作例會(huì)上陳述過去一個(gè)月的工作成果，規(guī)劃下一個(gè)月的工作目標(biāo)、策略和重點(diǎn)（作為與上級溝通的工具）；讓部門的每一個(gè)成員了解部門的現(xiàn)狀和目標(biāo)（作為與下級溝通的工具）；定期提醒和檢查自己的工作目標(biāo)實(shí)施情況（作為個(gè)人目標(biāo)管理的工具）；作為將來部門延續(xù)性管理的記錄（寶貴的資料，下一任長官一定喜歡并很尊重你的職業(yè)化）。06年x月計(jì)劃實(shí)施反饋06年x月工作報(bào)告06年x月工作計(jì)劃需要其它部門的支持3.3.1PDCA循環(huán)法（案例）方法：制定《XX分公司X部3.4制定流程制度規(guī)范使管理具有延續(xù)性規(guī)避問題和可能發(fā)生的錯(cuò)誤不斷修改正的制度才具有生命力第一階段：有思想形成制度第二階段：有智慧修正制度第三階段：有勇氣廢止制度問題：當(dāng)制定的制度出現(xiàn)執(zhí)行不力或者無法執(zhí)行的時(shí)候怎么辦？3.4制定流程制度規(guī)范使管理具有延續(xù)性3.5用數(shù)據(jù)說話有效的數(shù)據(jù)采集針對性的數(shù)據(jù)分析善用圖表：趨勢圖、對比圖、比例圖、因果圖…3.5用數(shù)據(jù)說話有效的數(shù)據(jù)采集3.5.1用數(shù)據(jù)說話（商務(wù)部案例）方法：用趨勢圖分析員工成長曲線，產(chǎn)品比例圖等等時(shí)間：定期工具：Excel，PowerPoint使用方法：根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析員工銷售業(yè)績和客戶資料分析；數(shù)據(jù)要真實(shí)有效；針對數(shù)據(jù)與商務(wù)代表直接溝通，讓商務(wù)自己通過數(shù)據(jù)，了解自己的過去的不足和問題，合理制定目標(biāo)（引導(dǎo)式，強(qiáng)調(diào)客觀）；懂得排除干擾；較易進(jìn)行分層管理。3.5.1用數(shù)據(jù)說話（商務(wù)部案例）方法：用趨勢圖分析員工成3.5.2用數(shù)據(jù)說話（案例）3.5.2用數(shù)據(jù)說話（案例）3.5.3用數(shù)據(jù)說話（案例）3.5.3用數(shù)據(jù)說話（案例）3.5.4用數(shù)據(jù)說話（案例）方法：制定外出登記表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析時(shí)間：隨時(shí)工具：紙質(zhì)表格使用方法：每日如實(shí)登記出勤數(shù)據(jù)；制定統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的比例參數(shù)：如：見老客戶比例、洽談內(nèi)容的比例、每日外出拜訪客戶數(shù)量的比例出勤日期拜訪客戶名稱客戶電話拜訪次數(shù)新/老客戶洽談內(nèi)容出勤人具體時(shí)間備注2006.04.03天龍科技876543212次新網(wǎng)站邱從嬌14:45……………………3.5.4用數(shù)據(jù)說話（案例）方法：制定外出登記表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析3.6善用輔助工具辦公軟件：Excel：用于數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、記錄活靈活現(xiàn)的PowerPoint：用于計(jì)劃、培訓(xùn)、統(tǒng)計(jì)分析條理有序的Outlook：用于郵件管理、時(shí)間管理、提醒3.6善用輔助工具辦公軟件：3.7系統(tǒng)化工作環(huán)境定期整理辦公環(huán)境養(yǎng)成良好的文件管理習(xí)慣建立合理的文件分類夾關(guān)注重要的文件夾定期整理自己的文件，包括刪除、更新、分類3.7系統(tǒng)化工作環(huán)境定期整理辦公環(huán)境課程總結(jié)通過科學(xué)管理實(shí)現(xiàn)高效率高效果；科學(xué)管理能夠使管理更加具有延續(xù)性；形成由上至下的思維模式；充分將科學(xué)管理融入到管理的每個(gè)職能當(dāng)中；懂得采用各種科學(xué)管理的輔助工具；真正具有價(jià)值的是：通過改變思維模式，不斷地系統(tǒng)化自己的科學(xué)管理策略！了解、學(xué)習(xí)、實(shí)踐、調(diào)整課程總結(jié)通過科學(xué)管理實(shí)現(xiàn)高效率高效果；科學(xué)管理的權(quán)力區(qū)域科學(xué)管理的權(quán)力區(qū)域：權(quán)力分類權(quán)力強(qiáng)度影響力職位權(quán)極強(qiáng)最弱制度權(quán)稍強(qiáng)稍弱科學(xué)管理的范疇專業(yè)權(quán)稍弱稍強(qiáng)科學(xué)管理的范疇典范權(quán)最弱最強(qiáng)科學(xué)管理的權(quán)力區(qū)域科學(xué)管理的權(quán)力區(qū)域：權(quán)力分類權(quán)力強(qiáng)度影響力科學(xué)管理不是全能科學(xué)與哲學(xué)的關(guān)系：當(dāng)然科學(xué)管理是無法代表管理的全部，我們需要更多的人文關(guān)懷。在管理學(xué)的分支派系中由此衍生了與科學(xué)管理相輔相成的各種管理理論，例如：執(zhí)行力企業(yè)文化管理高效團(tuán)隊(duì)管理戰(zhàn)略與核心競爭力…建立科學(xué)管理的的思維模式，充分采用科學(xué)管理的工作方法，同時(shí)需要選擇“自己”的管理方式。科學(xué)管理不是全能科學(xué)與哲學(xué)的關(guān)系：第三部分

專業(yè)的辦公應(yīng)用管理工具提高生產(chǎn)力內(nèi)容：一、職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)二、科學(xué)管理與科學(xué)的工作方法二、專業(yè)化的辦公應(yīng)用管理職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)第三部分

專業(yè)的辦公應(yīng)用管理工具提高生產(chǎn)力內(nèi)容：職業(yè)經(jīng)理人引言為什么要專業(yè)化的辦公管理？面對日益增加的事務(wù)性工作、大量周期性報(bào)告、報(bào)表和各種臨時(shí)突發(fā)的事件，我們必須有條不紊。需要及時(shí)匯報(bào)對於別人的工作要求，并需有所回應(yīng)必須隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)專項(xiàng)進(jìn)度了解在要求、意見或決策背后的考量點(diǎn)是什么?需要明白地呈現(xiàn)需要建立統(tǒng)一的溝通標(biāo)準(zhǔn)需要把握每一個(gè)細(xì)節(jié)引言為什么要專業(yè)化的辦公管理？提綱一、電子文案管理規(guī)范二、郵件管理規(guī)范三、Outlook使用規(guī)范四、善用PowerPoint五、其他一些技巧提綱一、電子文案管理規(guī)范一、電子文案管理規(guī)范計(jì)算機(jī)的基本管理目錄管理文件命名規(guī)范文件的撰寫規(guī)范一、電子文案管理規(guī)范計(jì)算機(jī)的基本管理1.1計(jì)算機(jī)的基本管理計(jì)算機(jī)安全：重要崗位的電腦必須設(shè)定開機(jī)密碼并定期修改；密碼應(yīng)有一定復(fù)雜性，切勿為生日、姓名、電話等；新系統(tǒng)安裝所有補(bǔ)丁和殺毒軟件，重要電腦需要安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻；不可隨意共享工作文件，定期檢查網(wǎng)絡(luò)共享狀況；磁盤管理：C盤通常為操作系統(tǒng)，請勿存放工作文檔；合理劃分磁盤，辦公文檔應(yīng)該與個(gè)人文檔分開存放；例：D盤為工作文件，E盤為臨時(shí)或個(gè)人文件；資料備份：定期將重要文件備份，周期為一個(gè)月；可以刻錄光盤或者拷貝至另一臺(tái)計(jì)算機(jī)；備份資料主要為：郵件、重要數(shù)據(jù)報(bào)表、通訊記錄等軟件管理：不可安裝任何與工作無關(guān)的軟件、游戲；定期檢查計(jì)算機(jī)的軟件，及時(shí)刪除無用軟件，提高計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度；登陸一些網(wǎng)站，請勿安裝其提示的一些不知名插件，可能存在病毒、網(wǎng)絡(luò)后門、木馬、僵尸網(wǎng)絡(luò)軟件等風(fēng)險(xiǎn)；定期更新（每周一次）操作系統(tǒng)的安全補(bǔ)丁，升級防病毒軟件的免疫數(shù)據(jù)。1.1計(jì)算機(jī)的基本管理計(jì)算機(jī)安全：1.2目錄管理科學(xué)的目錄管理是可以大大提高工作效率的！目錄分類的原則：便于查找；主次分明；目錄分類的大體層次：總部文件分公司文件部門文件目錄分類技巧：頂級目錄不可太多；常用文件應(yīng)減少目錄層次，提高工作效率；長期備查文件可增加目錄層次，簡化目錄數(shù)量；科學(xué)的目錄管理是便于工作委托和交接的！存檔文件工作文檔個(gè)人文檔1.2目錄管理科學(xué)的目錄管理是可以大大提高工作效率的！科學(xué)1.2目錄管理例子C盤請勿存儲(chǔ)任何工作文件頂級目錄盡量簡單明了個(gè)人文件與工作文件分開主次目錄分明，便于查找1.2目錄管理例子C盤請勿存儲(chǔ)任何工作文件頂級目錄盡量簡1.2目錄管理例子長期不使用文件可以統(tǒng)一存放，減少目錄層次常用文件集中存放，便于快速查找按業(yè)務(wù)功能清晰劃分文件存檔的經(jīng)驗(yàn)：1、過期項(xiàng)目文件、重要過程文件和草稿在項(xiàng)目完成時(shí)存檔；2、定稿后一般只作查詢而日常較少用到的文件，如制度3、參考文件有存檔價(jià)值的定期存檔4、存檔文件一般直接放在我的文檔文件夾內(nèi)或者項(xiàng)目文件夾內(nèi)，每月整理存檔一次；5、要舍得刪除文件1.2目錄管理例子長期不使用文件可以統(tǒng)一存放，減少目錄層1.3文件命名規(guī)范通過文件命名就能夠發(fā)現(xiàn)個(gè)人的職業(yè)化程度和大局觀文件命名原則：針對閱讀對象和范圍；文件