印章檔案整理培訓(xùn)課程課件

印章檔案整理

印章檔案整理1一、基本概念1、印章將文字、符號(hào)和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術(shù)風(fēng)格刻制、鑄造在物體上，形成的以蓋制圖形和文字標(biāo)記為使用方式的標(biāo)志性信物和藝術(shù)品。一、基本概念2

印面、印文、邊款、印紐（執(zhí)柄）和印材5個(gè)要素。

印面、印文、邊款、印紐（執(zhí)柄）和印材5個(gè)要素。3作為在社會(huì)交往中象征和證明身份、權(quán)力與地位，起憑證信物作用的印章又稱作實(shí)用印章或印信；作為以欣賞和表現(xiàn)篆刻藝術(shù)為目的的印章又稱作藝術(shù)印章。作為在社會(huì)交往中象征和證明身份、權(quán)力與地位，起憑證信物42、印章檔案國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會(huì)活動(dòng)中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值，經(jīng)過一定程序整理歸檔印章及印鑒。2、印章檔案53、印模采用反扣法將印章鈐蓋或壓蓋（俗稱蓋章）在紙張或其它物體的空白處，留下的印章印面圖樣。其中，專門用于鑒別真?zhèn)蔚拇娴子∧Ｓ址Q作印鑒。印模不同于印刷廠使用的印章模具。3、印模64、印紐（執(zhí)柄）印章頂端用于穿線和執(zhí)握的部位，通常被雕刻成動(dòng)物等各種形狀?，F(xiàn)代機(jī)構(gòu)法人使用的印章已較少制作印紐，其印紐部位已逐漸被執(zhí)柄所取代。4、印紐（執(zhí)柄）7二、歸檔要求及范圍在啟用新印章的同時(shí)，應(yīng)向本單位檔案室或有關(guān)部門移交停止使用的印章。檔案室及有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向檔案館移交印章檔案或在移交文書檔案的同時(shí)移交印章檔案。社會(huì)名人的印章在征得本人或親屬同意后由各級(jí)綜合檔案館進(jìn)行征集、整理、保管，也可寄存、代管。二、歸檔要求及范圍8各級(jí)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及其所屬單位的印章。各單位保存的中華人民共和國成立前形成的印章。各單位法定代表人及社會(huì)知名人士的印章。單位成立文書、印章啟用批準(zhǔn)文書、印章防偽標(biāo)志及說明等。各級(jí)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及其所屬單位的印章。9三、清洗方法

1、一般清洗方法將印章印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器之中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢，可使用竹針挑剔。刷洗干凈的印章放在通風(fēng)處晾干。

歸檔印章，在整理前需經(jīng)過清洗。三、清洗方法歸檔印章，在整理前需經(jīng)過清洗。102、清洗劑的選擇為避免使用清洗材料不當(dāng)，造成對(duì)印章的損壞，不同印材的印章應(yīng)選用不同性質(zhì)的清洗劑清洗。竹木類（竹、木、根等）印章宜選用７５%醫(yī)用酒精；金屬類（銅、鋼、鐵、合成金屬等）印章宜選用煤油；礦物類（玉、石、瑪瑙、翡翠等）、橡膠及塑料制品類（橡膠、橡皮、有機(jī)玻璃等）印章宜選用洗潔精；骨質(zhì)類（骨、角、牙等）印章可選用７５%醫(yī)用酒精或洗潔精。2、清洗劑的選擇113、清洗要求（1）清洗印章應(yīng)去除印章上的油泥、污物、霉點(diǎn)和銹斑。（2）清洗后的印章應(yīng)確保完整、清潔、不變形，保持印面和邊款中字跡與圖案的完整、清晰。（3）使用酒精、煤油等易燃清洗劑清洗印章時(shí)，應(yīng)注意防火。（4）使用竹針挑剔印面污物時(shí)，手法要輕，防止損壞印面。（5）用橡皮制作印面貼附在木質(zhì)或有機(jī)玻璃(塑料)等印柄上的印章，對(duì)其清洗時(shí)，應(yīng)避免長時(shí)間浸泡和用力過猛，以防止印面老化和脫落。3、清洗要求12四、保管期限劃分印章檔案的保管期限分為永久（代號(hào)YJ）和定期（15年，代號(hào)DQ）兩種。對(duì)外行文使用的機(jī)構(gòu)和組織法人及其辦事機(jī)構(gòu)（辦公室）印章的保管期限為永久；

四、保管期限劃分13其它內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年。反映本地各個(gè)歷史時(shí)期篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章的保管期限為永久。嚴(yán)重破損和一般事務(wù)性工作使用的無檔案保管價(jià)值的印章，不列入歸檔整理范圍。

其它內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年。14五、整理原則1、遵循形成規(guī)律，集中整理分類，區(qū)分保管價(jià)值，便于保管利用。2、收集的印章應(yīng)確保齊全、完整、真實(shí)。3、整理的方法應(yīng)科學(xué)、規(guī)范。4、整理印章檔案使用的材料應(yīng)符合長久保管檔案的需要。五、整理原則15六、整理方法1、檔案館保管的印章檔案應(yīng)按館藏集中，統(tǒng)一整理，不宜按來源原則劃分全宗。2、檔案室保管的本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、專業(yè)活動(dòng)中使用的印章檔案可以按全宗集中，進(jìn)行整理。

六、整理方法163、排序印章檔案按保管期限—分類號(hào)—枚號(hào)順序，逐盒組織排架。3、排序174、編制檔號(hào)

印章檔案的檔號(hào)由“印章檔案代號(hào)”、“保管期限代號(hào)”、“分類號(hào)”和“印章枚號(hào)”等組成，用漢語拼音字母、阿拉伯?dāng)?shù)字及連接號(hào)“─”混合編制。連接書寫時(shí)，格式如下：

全宗號(hào)—印章枚號(hào)印章檔案代號(hào)—保管期限代號(hào)—分類號(hào)—印章枚號(hào)4、編制檔號(hào)全宗號(hào)—印章枚號(hào)印章檔案代號(hào)—保管期限代號(hào)—分18①印章檔案代號(hào)：使用漢語拼音字母“YZ”代表“印章檔案”。②保管期限代號(hào)：使用漢語拼音字母“YJ”代表“永久”；使用漢語拼音字母“DQ”代表“定期”。③分類號(hào)：使用阿拉伯?dāng)?shù)字加間隔符“.”編制分類號(hào)。其中間隔符“.”用以區(qū)分分類層次。④印章枚號(hào)：根據(jù)印章檔案在最后一級(jí)類目中的排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字按流水方式編制枚號(hào)。①印章檔案代號(hào)：使用漢語拼音字母“YZ”代表“印章檔案195、歸檔目錄（1）印章檔案歸檔目錄目錄規(guī)格與項(xiàng)目印章檔案保管目錄使用A4型（297mm×210mm）紙張，采用表格形式，設(shè)置“保管期限”、“分類號(hào)”、“枚號(hào)”、“印文（邊款）”、“使用起止時(shí)間”、“印材”、“備注”等項(xiàng)目

5、歸檔目錄20印章檔案歸檔目錄全宗號(hào)保管期限印章檔案歸檔目錄21（2）著錄方法

①保管期限：填寫印章檔案的保管期限。②枚號(hào)（印章編號(hào)）：填寫印章檔案的枚號(hào)。③印文(邊款)（印章名稱）：“印文”填寫印章印面上的文字內(nèi)容?！斑吙睢碧顚懹≌逻吙钪械奈淖謨?nèi)容，填寫的邊款文字兩端應(yīng)加注圓括號(hào)“（）”。無邊款的印章可不填“邊款”

（2）著錄方法22印章檔案整理培訓(xùn)課程23印章檔案整理培訓(xùn)課程24④使用起止時(shí)間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時(shí)間。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，中間用起止符“—”連接。時(shí)間無法確定的，用空格“□”表示。示例1：19850212—1999□□□□。藝術(shù)印章可只填寫制作時(shí)間。示例2：19990123④使用起止時(shí)間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時(shí)間25⑤印材（材質(zhì)）：填寫印章的制作材料，如：竹、木、根、銅、鋼、鐵、合成金屬、玉、石、瑪瑙、翡翠、橡膠、有機(jī)玻璃、骨、角、牙等。當(dāng)印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時(shí)，只填寫印面的制作材料。⑥備注：注釋對(duì)印章需要說明的情況。如與文書檔案及其它相關(guān)檔案的參見號(hào)等。

⑤印材（材質(zhì)）：填寫印章的制作材料，如：竹、木、根、銅26

（3）

目錄的組織印章檔案保管目錄按檔號(hào)順序組織條目，根據(jù)保管期限的不同，分別裝訂成冊(cè)，編制成印章檔案保管和檢索用的基本工具。

（3）

目錄的組織276、備考表（1）規(guī)格式樣印章檔案?jìng)淇急硎褂肁4型紙張，采用表格形式，設(shè)置“本盒印章情況說明”、“整理人”和“整理時(shí)間”等項(xiàng)目。

6、備考表28（2）填寫要求①

本盒印章情況說明：填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其它需要說明的情況。②整理人：填寫整理本盒印章檔案的人員姓名。③整理時(shí)間：填寫本盒印章檔案整理完畢的年月日。（3）

存在位置備考表置于印章檔案盒內(nèi)，排在印章、印模單之后。（2）填寫要求297、制作印模（1）使用材料宣紙、平板紙、印泥臺(tái)、印泥、毛氈、壓條、墨、照相機(jī)等。（2）制作要求①蓋制印模使用的印章、工具和材料應(yīng)保持清潔。②印泥臺(tái)和攪拌印泥的工具應(yīng)使用非金屬材料。③蓋制印模使用的宣紙應(yīng)平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上。蓋制印模時(shí)，印章要放準(zhǔn)位置，均勻用力，一次成型。

7、制作印模30④蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀。⑤對(duì)有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對(duì)其進(jìn)行復(fù)制和取樣，作為印模的有機(jī)組成部分，一同編輯。⑥鋼印可直接在80克以上平板紙上壓制印模。

④蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀31（3）編輯印模①

印章檔案印?？刹捎檬止せ蛴?jì)算機(jī)兩種方法進(jìn)行編輯。手工編輯印模應(yīng)先策劃后蓋制；用計(jì)算機(jī)編輯印?？上仍诩垙埳仙w制印模，經(jīng)掃描數(shù)字化處理后再用計(jì)算機(jī)編輯。通過掃描形成的數(shù)字化印模應(yīng)妥善保管，防止外泄。

（3）編輯印模32②放置在印章檔案盒內(nèi)起目錄作用的印模單，采用A4型紙張制作，印模在紙張上的排列方式應(yīng)與該盒內(nèi)印章檔案的排列方式一致，每個(gè)印模的下方應(yīng)標(biāo)注與之相對(duì)應(yīng)的印章檔案的檔號(hào)。③用于對(duì)印章檔案進(jìn)行檢索、研究，起管理、利用和宣傳介紹作用的印模，可根據(jù)需要編輯制作成各種專題印章檔案印模集或印譜。②放置在印章檔案盒內(nèi)起目錄作用的印模單，采用A4型紙張制作338、裝盒依印章排列順序裝盒。裝盒時(shí)，可根據(jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。8、裝盒34演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！35印章檔案整理

印章檔案整理36一、基本概念1、印章將文字、符號(hào)和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術(shù)風(fēng)格刻制、鑄造在物體上，形成的以蓋制圖形和文字標(biāo)記為使用方式的標(biāo)志性信物和藝術(shù)品。一、基本概念37

印面、印文、邊款、印紐（執(zhí)柄）和印材5個(gè)要素。

印面、印文、邊款、印紐（執(zhí)柄）和印材5個(gè)要素。38作為在社會(huì)交往中象征和證明身份、權(quán)力與地位，起憑證信物作用的印章又稱作實(shí)用印章或印信；作為以欣賞和表現(xiàn)篆刻藝術(shù)為目的的印章又稱作藝術(shù)印章。作為在社會(huì)交往中象征和證明身份、權(quán)力與地位，起憑證信物392、印章檔案國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會(huì)活動(dòng)中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值，經(jīng)過一定程序整理歸檔印章及印鑒。2、印章檔案403、印模采用反扣法將印章鈐蓋或壓蓋（俗稱蓋章）在紙張或其它物體的空白處，留下的印章印面圖樣。其中，專門用于鑒別真?zhèn)蔚拇娴子∧Ｓ址Q作印鑒。印模不同于印刷廠使用的印章模具。3、印模414、印紐（執(zhí)柄）印章頂端用于穿線和執(zhí)握的部位，通常被雕刻成動(dòng)物等各種形狀?，F(xiàn)代機(jī)構(gòu)法人使用的印章已較少制作印紐，其印紐部位已逐漸被執(zhí)柄所取代。4、印紐（執(zhí)柄）42二、歸檔要求及范圍在啟用新印章的同時(shí)，應(yīng)向本單位檔案室或有關(guān)部門移交停止使用的印章。檔案室及有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向檔案館移交印章檔案或在移交文書檔案的同時(shí)移交印章檔案。社會(huì)名人的印章在征得本人或親屬同意后由各級(jí)綜合檔案館進(jìn)行征集、整理、保管，也可寄存、代管。二、歸檔要求及范圍43各級(jí)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及其所屬單位的印章。各單位保存的中華人民共和國成立前形成的印章。各單位法定代表人及社會(huì)知名人士的印章。單位成立文書、印章啟用批準(zhǔn)文書、印章防偽標(biāo)志及說明等。各級(jí)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及其所屬單位的印章。44三、清洗方法

1、一般清洗方法將印章印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器之中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢，可使用竹針挑剔。刷洗干凈的印章放在通風(fēng)處晾干。

歸檔印章，在整理前需經(jīng)過清洗。三、清洗方法歸檔印章，在整理前需經(jīng)過清洗。452、清洗劑的選擇為避免使用清洗材料不當(dāng)，造成對(duì)印章的損壞，不同印材的印章應(yīng)選用不同性質(zhì)的清洗劑清洗。竹木類（竹、木、根等）印章宜選用７５%醫(yī)用酒精；金屬類（銅、鋼、鐵、合成金屬等）印章宜選用煤油；礦物類（玉、石、瑪瑙、翡翠等）、橡膠及塑料制品類（橡膠、橡皮、有機(jī)玻璃等）印章宜選用洗潔精；骨質(zhì)類（骨、角、牙等）印章可選用７５%醫(yī)用酒精或洗潔精。2、清洗劑的選擇463、清洗要求（1）清洗印章應(yīng)去除印章上的油泥、污物、霉點(diǎn)和銹斑。（2）清洗后的印章應(yīng)確保完整、清潔、不變形，保持印面和邊款中字跡與圖案的完整、清晰。（3）使用酒精、煤油等易燃清洗劑清洗印章時(shí)，應(yīng)注意防火。（4）使用竹針挑剔印面污物時(shí)，手法要輕，防止損壞印面。（5）用橡皮制作印面貼附在木質(zhì)或有機(jī)玻璃(塑料)等印柄上的印章，對(duì)其清洗時(shí)，應(yīng)避免長時(shí)間浸泡和用力過猛，以防止印面老化和脫落。3、清洗要求47四、保管期限劃分印章檔案的保管期限分為永久（代號(hào)YJ）和定期（15年，代號(hào)DQ）兩種。對(duì)外行文使用的機(jī)構(gòu)和組織法人及其辦事機(jī)構(gòu)（辦公室）印章的保管期限為永久；

四、保管期限劃分48其它內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年。反映本地各個(gè)歷史時(shí)期篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章的保管期限為永久。嚴(yán)重破損和一般事務(wù)性工作使用的無檔案保管價(jià)值的印章，不列入歸檔整理范圍。

其它內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年。49五、整理原則1、遵循形成規(guī)律，集中整理分類，區(qū)分保管價(jià)值，便于保管利用。2、收集的印章應(yīng)確保齊全、完整、真實(shí)。3、整理的方法應(yīng)科學(xué)、規(guī)范。4、整理印章檔案使用的材料應(yīng)符合長久保管檔案的需要。五、整理原則50六、整理方法1、檔案館保管的印章檔案應(yīng)按館藏集中，統(tǒng)一整理，不宜按來源原則劃分全宗。2、檔案室保管的本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、專業(yè)活動(dòng)中使用的印章檔案可以按全宗集中，進(jìn)行整理。

六、整理方法513、排序印章檔案按保管期限—分類號(hào)—枚號(hào)順序，逐盒組織排架。3、排序524、編制檔號(hào)

印章檔案的檔號(hào)由“印章檔案代號(hào)”、“保管期限代號(hào)”、“分類號(hào)”和“印章枚號(hào)”等組成，用漢語拼音字母、阿拉伯?dāng)?shù)字及連接號(hào)“─”混合編制。連接書寫時(shí)，格式如下：

全宗號(hào)—印章枚號(hào)印章檔案代號(hào)—保管期限代號(hào)—分類號(hào)—印章枚號(hào)4、編制檔號(hào)全宗號(hào)—印章枚號(hào)印章檔案代號(hào)—保管期限代號(hào)—分53①印章檔案代號(hào)：使用漢語拼音字母“YZ”代表“印章檔案”。②保管期限代號(hào)：使用漢語拼音字母“YJ”代表“永久”；使用漢語拼音字母“DQ”代表“定期”。③分類號(hào)：使用阿拉伯?dāng)?shù)字加間隔符“.”編制分類號(hào)。其中間隔符“.”用以區(qū)分分類層次。④印章枚號(hào)：根據(jù)印章檔案在最后一級(jí)類目中的排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字按流水方式編制枚號(hào)。①印章檔案代號(hào)：使用漢語拼音字母“YZ”代表“印章檔案545、歸檔目錄（1）印章檔案歸檔目錄目錄規(guī)格與項(xiàng)目印章檔案保管目錄使用A4型（297mm×210mm）紙張，采用表格形式，設(shè)置“保管期限”、“分類號(hào)”、“枚號(hào)”、“印文（邊款）”、“使用起止時(shí)間”、“印材”、“備注”等項(xiàng)目

5、歸檔目錄55印章檔案歸檔目錄全宗號(hào)保管期限印章檔案歸檔目錄56（2）著錄方法

①保管期限：填寫印章檔案的保管期限。②枚號(hào)（印章編號(hào)）：填寫印章檔案的枚號(hào)。③印文(邊款)（印章名稱）：“印文”填寫印章印面上的文字內(nèi)容?！斑吙睢碧顚懹≌逻吙钪械奈淖謨?nèi)容，填寫的邊款文字兩端應(yīng)加注圓括號(hào)“（）”。無邊款的印章可不填“邊款”

（2）著錄方法57印章檔案整理培訓(xùn)課程58印章檔案整理培訓(xùn)課程59④使用起止時(shí)間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時(shí)間。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，中間用起止符“—”連接。時(shí)間無法確定的，用空格“□”表示。示例1：19850212—1999□□□□。藝術(shù)印章可只填寫制作時(shí)間。示例2：19990123④使用起止時(shí)間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時(shí)間60⑤印材（材質(zhì)）：填寫印章的制作材料，如：竹、木、根、銅、鋼、鐵、合成金屬、玉、石、瑪瑙、翡翠、橡膠、有機(jī)玻璃、骨、角、牙等。當(dāng)印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時(shí)，只填寫印面的制作材料。⑥備注：注釋對(duì)印章需要說明的情況。如與文書檔案及其它相關(guān)檔案的參見號(hào)等。

⑤印材（材質(zhì)）：填寫印章的制作材料，如：竹、木、根、銅61

（3）

目錄的組織印章檔案保管目錄按檔號(hào)順序組織條目，根據(jù)保管期限的不同，分別裝訂成冊(cè)，編制成印章檔案保管和檢索用的基本工具。

（3）

目錄的組織626、備考表（1）規(guī)格式樣印章檔案?jìng)淇急硎褂肁4型紙張，采用表格形式，設(shè)置“本盒印章情況說明”、“整理人”和“整理時(shí)間”等項(xiàng)目。

6、備考表63（2）填寫要求①

本盒印章情況說明：填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其它需要說明的情況。②整理人：填寫整理本盒印章檔案的人員姓名。③整理