最新全國NVQ《企業(yè)行政管理》培訓(xùn)講義五

2023/1/2NVQ企業(yè)行政管理（二級）課程講義2023/1/2第五單元：工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神標(biāo)準(zhǔn)與大綱：計(jì)劃課時(shí)：14根據(jù)交流目標(biāo)選擇不同的交流方式；會(huì)議以及遠(yuǎn)程會(huì)議的基本要求；工作日志管理以及安排事務(wù)性約會(huì)；撰寫簡單的書面交流信函；設(shè)計(jì)和填寫簡單的表格；運(yùn)用流程圖行動(dòng)圖等輔助手段幫助溝通；按照指定日期完成工作準(zhǔn)確無誤的達(dá)到預(yù)定要求的重要性。2023/1/2第五單元:工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神中心思想：辦公室是個(gè)工作團(tuán)體，每位成員要具有團(tuán)隊(duì)工作精神；掌握必要的工作交流方法和技能；提高工作效率，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。2023/1/2主要內(nèi)容：一、選擇正確的交流方法（教材5.1）二、各種會(huì)議的組織（教材5.2）三、使用日志管理工作時(shí)間（教材5.3）四、用書面形式進(jìn)行交流（教材5.4、5.5）五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具（教材5.6）六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材5.7、5.8）…七、遵守單位規(guī)定及評估業(yè)績（教材5.9）…2023/1/2交流效率和團(tuán)隊(duì)精神交流方法會(huì)議組織日志管理書面交流溝通工具團(tuán)隊(duì)目標(biāo)規(guī)定評估2023/1/2一、選擇正確的交流方法（教材5.1）交流方法發(fā)送信息的方法及取決因素

.利用電子郵件及其他電信工具

利用會(huì)議開展交流

利用郵政服務(wù)開展交流

2023/1/2一、選擇正確的交流方法（教材5.1）1、發(fā)送信息的方法及取決因素

大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有：（1）傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng)（2）使用電信系統(tǒng)2023/1/2通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下因素：（1）信息的緊急程度。如果是緊急信息，則應(yīng)考慮使用電子郵件、傳真或電話。（2）文件的大小及表現(xiàn)形式，如果一份文件由許多頁組成，則應(yīng)考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞服務(wù)。（3）收件人是否需要原件或書面文本。如果需要，則應(yīng)使用傳統(tǒng)的郵寄方法。2023/1/2（4）信息的保密程度或是否內(nèi)附各種票據(jù)。如果收件人的設(shè)備有附加的安全功能，信息可以用電子郵件或傳真發(fā)送，如果沒有，郵寄服務(wù)或快遞服務(wù)比較合適，如果內(nèi)附發(fā)票、支票等票據(jù)，最好使用掛號郵寄或快遞服務(wù)。（5）信息的內(nèi)容是否需要商討，如果是，則電話是最適合的。（6）有多少人接收信息。如果是要發(fā)送給很多人，可以用傳真或電子郵件。（7）費(fèi)用比較，在兩種方法都可以發(fā)送信息時(shí)，則選擇費(fèi)用較低的發(fā)送方式。2022/12/242、利用電電子郵郵件及及其他他電信信工具具利用電電子郵郵件進(jìn)進(jìn)行交交流的的優(yōu)缺點(diǎn)點(diǎn)：電子郵郵件是是在計(jì)計(jì)算機(jī)機(jī)終端端上編編寫信信息，，并通通過電電信系系統(tǒng)發(fā)發(fā)送給給其它它計(jì)算算機(jī)終終端。。信息息可以以錄入入或掃掃描錄錄入，，并通通過郵郵箱系系統(tǒng)發(fā)發(fā)送，，郵件件被閱閱讀前前一直直儲(chǔ)存存在收收件人人的郵郵箱內(nèi)內(nèi)，用用戶可可以存存儲(chǔ)、、刪除除、打打印信信息，，同時(shí)時(shí)可以以回信信、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)和和檢查查發(fā)送送的信信息是是否已已被收收件人人收到到。2022/12/24電子郵郵件的的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)在于于：（1））信息息發(fā)送送的速速度快快（2））費(fèi)用用低廉廉，內(nèi)內(nèi)部局局域網(wǎng)網(wǎng)使用用電子子郵件件是免免費(fèi)的的，外外部網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)發(fā)送信信息的的費(fèi)用用不高高于本本地電電話費(fèi)費(fèi)用，，同時(shí)時(shí)減少少紙的的使用用量和和發(fā)送送紙面面信息息的郵郵費(fèi)，，節(jié)約約企業(yè)業(yè)運(yùn)營營成本本。（3））信息息能同同時(shí)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)給給其他他終端端，使使多個(gè)個(gè)接收收人同同時(shí)接接受到到信息息，方方便快快捷。。（4））使用用密碼碼等功功能能能保證證信息息安全全。（5））能發(fā)發(fā)送多多種類類型的的信息息，例例如文文字信信息、、掃描描錄入入的圖圖表及及照片片等。。（6））正在在旅行行的工工作人人員可可通過過筆記記本電電腦隨隨時(shí)接接收和和發(fā)送送信息息，達(dá)達(dá)到過過程辦辦公的的目的的。2022/12/24電子郵郵件的的缺點(diǎn)點(diǎn)有：：（1））收件件人必必須有有兼容容的設(shè)設(shè)備（2））因發(fā)發(fā)送容容易而而產(chǎn)生生很多多垃圾圾郵件件，浪浪費(fèi)收收件人人的時(shí)時(shí)間。。（3））人們們需經(jīng)經(jīng)過一一定的的學(xué)習(xí)習(xí)或培培訓(xùn)，，才能能成功功熟練練地使使用電電子郵郵件。。2022/12/24使用電電信工工具進(jìn)進(jìn)行書書面交交流除了電電子郵郵件外外，傳傳真、、電傳傳等電電信系系統(tǒng)也也可以以進(jìn)行行書面面信息息的交交流，，電傳傳機(jī)曾曾是信信息交交流的的重要要手段段，但但隨著著信息息技術(shù)術(shù)的發(fā)發(fā)展，，很多多新的的設(shè)備備已基基本代代替了了電傳傳機(jī)的的使用用，現(xiàn)現(xiàn)代企企業(yè)很很少再再使用用電傳傳機(jī)來來交流流信息息。傳傳真機(jī)機(jī)是現(xiàn)現(xiàn)代企企業(yè)常常用的的信息息交流流工具具，2022/12/24其優(yōu)點(diǎn)在在于：（1）快快速，信信息能立立即收到到。（2）作作為一種種書面文文件，能能作為事事實(shí)和數(shù)數(shù)字的證證明，同同時(shí)能進(jìn)進(jìn)行歸檔檔以備查查詢，（3）相相對于郵郵寄而言言，費(fèi)用用較低。。（4）功功能較全全的傳真真機(jī)也可可通過計(jì)計(jì)算機(jī)發(fā)發(fā)送信息息。使用傳真真發(fā)送信信息時(shí)其其缺點(diǎn)在在于：（1）傳傳真信息息只能發(fā)發(fā)送給有有傳真機(jī)機(jī)的單位位。（2）不不易保證證信息的的保密和和安全。。（3）想想互相商商討信息息比較因因難。通常在發(fā)發(fā)送完信信息后，，還需打打電話進(jìn)進(jìn)行跟蹤蹤確認(rèn)2022/12/243、利用會(huì)議議開展交交流會(huì)議做為為信息交交流的重重要手段段之一，，其主要要功能在在于：（1）參參會(huì)人員員互相交交流各自自的意見見和思想想（2）參參會(huì)人員員就某一一主題互互相商討討信息（3）就就某些重重大問題題和工作作程序進(jìn)進(jìn)行決策策（4）信信息發(fā)布布2022/12/24會(huì)議交流流的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)在于：（1）面面對面的的交流，，彼此能能更好地地理解對對方的意意圖（2）會(huì)會(huì)議是管管理人員員與員工工相互交交流以推推行新規(guī)規(guī)程的重重要手段段，同時(shí)時(shí)也給大大家提供供一個(gè)提提出問題題并對問問題進(jìn)行行探討，，最后達(dá)達(dá)成共識識的機(jī)會(huì)會(huì)。（3）現(xiàn)現(xiàn)代會(huì)議議能通過過投影儀儀等設(shè)備備更形象象地進(jìn)行行信息交交流。（4）會(huì)會(huì)議之后后能形成成會(huì)議紀(jì)紀(jì)要或書書面決定定。（5）參參加會(huì)議議的人也也可通過過會(huì)議紀(jì)紀(jì)要更深深入地理理解會(huì)議議內(nèi)容。。2022/12/24會(huì)議交流流的缺點(diǎn)點(diǎn)在于：（1）浪浪費(fèi)時(shí)間間。會(huì)議議進(jìn)行中中可能會(huì)會(huì)因?yàn)槟衬承┤说牡闹毖圆徊恢M影響響會(huì)議進(jìn)進(jìn)程，也也會(huì)因有有些人說說話羅嗦嗦或談?wù)撜摬幌嚓P(guān)關(guān)的問題題而浪費(fèi)費(fèi)時(shí)間的的情況。。（2）浪浪費(fèi)金錢錢。有些些大型的的會(huì)議可可能會(huì)花花費(fèi)大量量的錢的的交通費(fèi)費(fèi)用和住住宿費(fèi)用用上。2022/12/244、郵件件和快遞遞服務(wù)在在交流中中的優(yōu)缺缺點(diǎn)是什什么？答：盡管管現(xiàn)在有有很多發(fā)發(fā)送信息息的電子子方法，，但郵寄寄和快遞遞服務(wù)仍仍是發(fā)送送信息的的重要手手段，郵郵件和快快遞服務(wù)務(wù)的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)在于：：（1）收收到的紙紙面信息息能歸檔檔以備查查詢。（2）保保密信息息能通過過掛號郵郵寄或快快遞服務(wù)務(wù)直接交交付到收收件人手手中，因因而比電電子方法法更安全全（3）能能獲得發(fā)發(fā)送和接接收憑證證。2022/12/24（4）能能收到文文檔的原原件（5）當(dāng)當(dāng)大批量量地郵寄寄信息時(shí)時(shí)，郵費(fèi)費(fèi)可申請請?zhí)厥鈨?yōu)優(yōu)惠郵件和快快遞服務(wù)務(wù)的缺點(diǎn)點(diǎn)：（1）因因程序復(fù)復(fù)雜而浪浪費(fèi)時(shí)間間，需要要材料裝裝袋、信信封封口口、到郵郵局郵寄寄等（2）費(fèi)費(fèi)用較高高，需要要紙、信信封、郵郵費(fèi)等支支出，如如果是航航空郵寄寄大宗文文件，則則價(jià)格更更加昂貴貴（3）相相比電子子系統(tǒng)而而言，發(fā)發(fā)送速度度較慢（4）郵郵件可能能會(huì)丟失失或錯(cuò)投投2022/12/24二、各種種會(huì)議的的組織（（教材5.2））1、會(huì)議的類類型有哪哪些？答：會(huì)議議的類型型主要有有以下幾幾種：（1）正正式會(huì)議議，如董董事會(huì)、、股東大大會(huì)等（2）非非正式會(huì)會(huì)議，如如部門工工作會(huì)議議等（3）社社團(tuán)會(huì)議議，如俱俱樂部會(huì)會(huì)議（4）定定期會(huì)議議，如年年度大會(huì)會(huì)、月總總結(jié)會(huì)（5）非非定期會(huì)會(huì)議，如如緊急會(huì)會(huì)議、臨臨時(shí)會(huì)議議2022/12/242、會(huì)會(huì)議議程程及主持持人的議議程是什什么？答：會(huì)議議議程是是會(huì)議上上所要討討論內(nèi)容容及其順順序一覽覽表，通通常要在在會(huì)議開開始前發(fā)發(fā)到參會(huì)會(huì)人員手手中，會(huì)會(huì)議議程程上的項(xiàng)項(xiàng)目主要要有：（1）會(huì)會(huì)議者出出勤情況況介紹（2）上上次會(huì)議議記錄的的簡單回回顧（3）上上次會(huì)議議記錄中中存在的的問題（4）本本次會(huì)議議的主要要議題（（從財(cái)務(wù)務(wù)項(xiàng)目開開始討論論）（5）本本次會(huì)議議議程未未列出的的其它議議題（6）下下次會(huì)議議的日期期和時(shí)間間2022/12/242.行政政管理人人員組織織會(huì)議的的職責(zé)1、行政政管理人人員在會(huì)會(huì)議之前前，會(huì)議議期間及及會(huì)議之之后應(yīng)履履行的職職責(zé)是什什么？（1）行行政管理理人員在在會(huì)議之之前的職職責(zé)（2）行行政管理理人員在在會(huì)議期期間的職職責(zé)（3）行行政管理理人員在在會(huì)議之之后的職職責(zé)2、做會(huì)會(huì)議記錄錄之前應(yīng)應(yīng)做哪些些準(zhǔn)備以以及會(huì)議議記錄包包括哪些些內(nèi)容？？（1）會(huì)會(huì)議記錄錄是準(zhǔn)確確地記錄錄會(huì)議進(jìn)進(jìn)行過程程及所作作決定的的簡短報(bào)報(bào)告。做做會(huì)議記記錄前，，應(yīng)做如如下準(zhǔn)備備工作（2）會(huì)會(huì)議記錄錄的內(nèi)容容一般包包括2022/12/24（3）安安排會(huì)議議地點(diǎn)應(yīng)應(yīng)考慮哪哪些因素素有的會(huì)議議在企業(yè)業(yè)內(nèi)部舉舉行，而而有的則則在企業(yè)業(yè)外部舉舉行，當(dāng)當(dāng)行政管管理人員員安排外外部會(huì)議議時(shí)，會(huì)會(huì)議地點(diǎn)點(diǎn)的安排排就顯得得非常重重要，通通常在安安排會(huì)議議地點(diǎn)時(shí)時(shí)應(yīng)考慮慮以下因因素2022/12/243.電話話會(huì)議的的特點(diǎn)及及優(yōu)缺點(diǎn)點(diǎn)電話會(huì)議議的特點(diǎn)點(diǎn)是：電電話會(huì)議議允許人人們在相相距很遠(yuǎn)遠(yuǎn)的不同同地方舉舉行會(huì)議議/討論論,通過過聲音聯(lián)系。為為了便于于討論，，會(huì)議應(yīng)應(yīng)提前向向國家電電話服務(wù)務(wù)機(jī)構(gòu)預(yù)預(yù)訂，以以確保參參加電話話會(huì)議各各方電話線路暢暢通。2022/12/244.視頻頻會(huì)議的的特點(diǎn)，，需要的的設(shè)備及及其優(yōu)缺缺點(diǎn)視頻會(huì)議議是比電電話會(huì)議議昂貴的的一種會(huì)會(huì)議方式式，因?yàn)闉橐曨l會(huì)會(huì)議能使使人們互互相看到到，所以以身體語言言能幫助助理解人人們的觀觀點(diǎn)和情情緒。視頻會(huì)議議需要下下列設(shè)備備：多臺攝像像機(jī),以以保證多多角度拍拍攝一臺編程程處理圖圖像的計(jì)計(jì)算機(jī)通過電話話線連接接至少兩臺臺電視監(jiān)監(jiān)視器2022/12/24教學(xué)方法：：課堂講授——組織討論——用各種合適適文件、紀(jì)紀(jì)錄等進(jìn)行行會(huì)議模擬擬和演練2022/12/24三、使用日日志管理工工作時(shí)間（（教材5.3）……1課時(shí)1.手填工作日日志的使用用方法（見見思考題13）2．電子工工作日志的的使用方法法及優(yōu)缺點(diǎn)點(diǎn)（見思考考題14、、15）教學(xué)方法：：課堂講授———討論———學(xué)員填填寫相應(yīng)的的模擬日志志2022/12/24四、用書面面形式進(jìn)行行交流（教教材5。4、5。5）………………………4.5課時(shí)時(shí)1．留言、、短信、備備忘錄的寫寫作方法（（見思考題題16、17、18）2．表格的的制備方法法（見思考考題19、、20）教學(xué)方法：：講述與作要要求——學(xué)員要做各各種簡單的的書面交流流練習(xí)——教師給出表表格樣本并并組織討論論——學(xué)員要設(shè)計(jì)計(jì)，填寫相相應(yīng)的表格格2022/12/24五、辦公室室中進(jìn)行溝溝通的輔助助工具——（教材5.6）…………………1.5課時(shí)時(shí)1.如何使用流流程圖進(jìn)行行辦公室溝溝通（見思思考題21）2.如何使用計(jì)計(jì)劃表進(jìn)行行辦公室溝溝通（見思思考題22）3.如何使用行行動(dòng)表進(jìn)行行辦公室溝溝通（見思思考題23）4.如何使用工工作日志進(jìn)進(jìn)行辦公室室溝通（見見思考題24、25）教學(xué)方法：：組織討論論——學(xué)員制作各各種圖表——總結(jié)講授2022/12/24六、努力實(shí)實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目目標(biāo)（教材材5.7，，5.8））……………………………2課時(shí)1.要按時(shí)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)工作目標(biāo)標(biāo)（見思考考題26）