第六章 采購監(jiān)督與控制管理

第六章采購監(jiān)督與控制管理第一節(jié)采購監(jiān)督第二節(jié)采購控制第一節(jié)采購監(jiān)督

一.采購招投標監(jiān)督二.物料質(zhì)量的監(jiān)督三.商品交貨過程的監(jiān)督管理企業(yè)的采購活動必然涉及方方面面，為保證企業(yè)采購活動順利進行，需要制定許多防范措施，對企業(yè)的采購過程實施采購控制和監(jiān)督。招標與投標的概念，如表6-1所示。采購招投標監(jiān)督名稱概念內(nèi)容關(guān)系招標

指由招標人發(fā)出招標公告或通知，邀請潛在的投標商進行投標，最后由招標人通過對各投標人所提出的價格、質(zhì)量、交貨期限和該投標人的技術(shù)水平、財務(wù)狀況等因素進行綜合比較，確定其中最佳的投標人為中標人，并與之最終簽訂合同的過程招標與投標是一個過程的兩個方面，分別代表了采購方和供應方的交易行為投標

指投標人接到招標通知后，根據(jù)招標通知的要求填寫招標文件(也稱標書)，并將其送交給招標人的行為采購招投標監(jiān)督表6-1招標與投標的概念一、招標投標方式目前世界各國和有關(guān)國際組織的有關(guān)采購法律、規(guī)則都規(guī)定了公開招標、邀請招標、議標等三種招標投標方式。表6-2公開招標的含義一、招標投標方式公開招標

(競爭性招標)1公開招標的含義和內(nèi)容如表6-2所示。名稱

內(nèi)容含義

由招標人在報刊、電子網(wǎng)絡(luò)或其他媒體上刊登招標公告，吸引眾多企業(yè)單位參加投標競爭，招標人從中擇優(yōu)選擇中標單位的招標方式分類公開招標可分為國際競爭性招標和國內(nèi)競爭性招標兩種形式這是在世界范圍內(nèi)進行招標，國內(nèi)外合格的投標商均可以投標。它要求制作完整的英文標書，在國際上通過各種宣傳媒介刊登招標公告這是在國內(nèi)進行招標，可用本國語言編寫標書，只在國內(nèi)的媒體上登出廣告，公開出售標書，公開開標。通常用于合同金額較小、采購品種比較分散、分批交貨時問較長、勞動密集型、商品成本較低而運費較高、當?shù)貎r格明顯低于國際市場等類型的采購（3）公開招標采購的適用情況一般只適宜于比較重大的項目中，或者影響比較深遠的項目中。例如以下情況：1）尋找比較長時期供應物資的供應商，例如新企業(yè)開業(yè)，尋找未來的長期物資供應伙伴時采用招標方式。2）尋找一次比較大批量的物資供應商。3）尋找一項比較大的建設(shè)工程的工程建設(shè)和物資采購供應商等。對于小批量物資采購、或者比較小的建設(shè)工程，一般較少采用公開招標方式，因為這樣做成本太高、不合算。一、招標投標方式邀請招標

(有限競爭性招標或選擇性招標)2邀請招標的含義和內(nèi)容如表6-3所示。名稱

內(nèi)容含義由招標單位選擇一定數(shù)目的企業(yè)(3-10家)，向其發(fā)出投標邀請書，邀請他們參加招標競爭特點邀請投標不使用公開的公告形式接受邀請的單位才是合格投標人投標人的數(shù)量有限表6-3邀請招標的含義一、招標投標方式議標

(談判招標或限制性招標)3議標的含義和內(nèi)容如表6-4所示。名稱內(nèi)容含義議標又稱談判招標或限制性招標，即通過談判來確定中標者分類議標分為直接邀請議標方式、比價議標方式和方案競賽議標方式三種選擇中標單位不是通過公開或邀請招標，而由招標人或其代理人直接邀請某一企業(yè)進行單獨協(xié)商，達成協(xié)議后簽訂采購合同表6-4議標的含義和內(nèi)容“比價”是兼有邀請招標和協(xié)商特點的一種招標方式，一般使用于規(guī)模不大、內(nèi)容簡單的工程和貨物采購它是選擇工程規(guī)劃設(shè)計任務(wù)的常用方式。通常組織公開，也可邀請經(jīng)預先選擇的規(guī)劃設(shè)計機構(gòu)參加競賽(2)議標的分類:1）直接邀請議標方式2）比價議標方式3）方案競賽議標方式選擇中標單位不是通過公開或邀請招標，而由招標人或其代理人直接邀請某一企業(yè)進行單獨協(xié)商，達成協(xié)議后簽訂采購合同。如果與一家協(xié)商不成，可以邀請另一家，直到協(xié)議達成為止。(2)議標的分類:1）直接邀請議標方式2）比價議標方式3）方案競賽議標方式“比價”是兼有邀請招標和協(xié)商特點的一種招標方式。由招標人將采購的有關(guān)要求送交選定的幾家企業(yè)，要求他們在約定的時間提出報價，招標單位經(jīng)過分析比較，選擇報價合理的企業(yè)，就工期、造價、質(zhì)量、付款條件等細節(jié)進行協(xié)商，從而達成協(xié)議，簽訂合同。(2)議標的分類:1）直接邀請議標方式2）比價議標方式3）方案競賽議標方式由招標人提出規(guī)劃設(shè)計的基本要求和投資控制數(shù)額，并提供可行性研究報告或設(shè)計任務(wù)書、場地平面圖、有關(guān)場地條件和環(huán)境情況的說明，以及規(guī)劃、設(shè)計管理部門的有關(guān)規(guī)定等基礎(chǔ)資料，參與競爭的單位據(jù)此提出自己的規(guī)劃或設(shè)計方案，闡述方案的優(yōu)點和長處，并提出該項規(guī)劃或設(shè)計任務(wù)的主要人員配置、完成任務(wù)的時間和進度安排等，報送招標人，招標與優(yōu)勝者簽訂合同的方式。二、招標投標的基本程序一個科學規(guī)范的招標采購應由策劃、招標、投標、開標、評標、定標和合同授予等部分組成。招投標流程，包括發(fā)標方制作標書并組織招標、投標方根據(jù)標書內(nèi)容制作投標書并進行投標、招標評審及中標信息發(fā)布等過程。（一）策劃1.明確招標的內(nèi)容和目標，對招標采購的必要性和可行性進行充分的研究和探討。2.對招標書的標底進行仔細研究確定。3.對招標的方案、操作步驟、時間進度等進行研究決定，例如是采用公開招標還是邀請招標，是自己親自主持招標還是請人代理招標，分成哪些步驟，每一步怎么進行等。4.對評標方法和評標小組進行討論研究。5.把以上討論形成的方案計劃形成文件，交由企業(yè)領(lǐng)導層討論決定取得企業(yè)領(lǐng)導決策層的同意和支持，有些甚至可能還要經(jīng)過公司董事會的同意和支持。（二）招標1.資格預審2.形成招標書(即招標文件）。3.發(fā)布招標通告。4.發(fā)售招標文件。采用公開招標方式采購的，招標采購單位必須在指定媒體上發(fā)布招標公告。采用邀請招標方式采購的，招標采購單位應當在指定媒體發(fā)布資格預審公告，公布投標人資格條件。資格預審公告的期限不得少于7個工作日。投標人應當在資格預審公告期結(jié)束之日起3個工作日前，按公告要求提交資格證明文件。招標采購單位從評審合格投標人中通過隨機方式選擇三家以上的投標人，并向其發(fā)出投標邀請書。資格預審

1（二）采購招標的籌備管理資格預審的內(nèi)容

1資格預審包括兩大部分（見圖6-1）。經(jīng)驗和以往承擔類似合同的業(yè)績和信譽。為履行合同所配備的人員情況。為履行合同任務(wù)而配備的機械、設(shè)備以及施工方案等情況。財務(wù)情況。售后維修服務(wù)的網(wǎng)點分布、人員結(jié)構(gòu)等。圖6-1資格預審的分類2.招標文件的編寫

(1)招標文件的概念:

招標文件是招標人向投標人提供的為進行投標工作所必須的文件，旨在向其提供為編寫投標文件所需的資料并向其通報招標投標將依據(jù)的規(guī)則和程序等項內(nèi)容的書面文件。(2)招標文件包括的內(nèi)容

1)招標邀請書2)投標人須知和投標資料表3)合同條款4)技術(shù)規(guī)格5)投標書的編制要求6)投標保證金7)供應一覽表、報價表和工程量清單其核心內(nèi)容就是向未定的投標方說明招標的項目名稱和簡要內(nèi)容、發(fā)出投標邀請，并且說明招標書編號、投標截止時間、投標地點、聯(lián)系電話、傳真、電子郵件地址等。(2)招標文件包括的內(nèi)容

1)招標邀請書2)投標人須知和投標資料表3)合同條款4)技術(shù)規(guī)格5)投標書的編制要求6)投標保證金7)供應一覽表、報價表和工程量清單投標須知，實際上要建立起一些在整個招標投標過程中的共同的概念和規(guī)則，把它明確地寫出來，作為招標文件的一部分，以期形成共識，作為今后雙方行為的依據(jù)，并且聲明未盡事項的解釋權(quán)歸誰所有、以免今后引起爭議。(2)招標文件包括的內(nèi)容

1)招標邀請書2)投標人須知和投標資料表3)合同條款4)技術(shù)規(guī)格5)投標書的編制要求6)投標保證金7)供應一覽表、報價表和工程量清單基本內(nèi)容就是任務(wù)內(nèi)容明細組成、貨幣價格條款、支付方式、運輸方式、運費、稅費處理等商務(wù)內(nèi)容的約定和說明。(2)招標文件包括的內(nèi)容

1)招標邀請書2)投標人須知和投標資料表3)合同條款4)技術(shù)規(guī)格5)投標書的編制要求6)投標保證金7)供應一覽表、報價表和工程量清單基本內(nèi)容就是所購貨物、設(shè)備的性能和標準。(2)招標文件包括的內(nèi)容

1)招標邀請書2)投標人須知和投標資料表3)合同條款4)技術(shù)規(guī)格5)投標書的編制要求6)投標保證金7)供應一覽表、報價表和工程量清單有的招標文件把一部分叫做“附件”。這一部分很重要，就是要告訴投標者，他們將來的投標文件應該包括一些什么文件，每種文件的格式應當如何。(2)招標文件包括的內(nèi)容

1)招標邀請書2)投標人須知和投標資料表3)合同條款4)技術(shù)規(guī)格5)投標書的編制要求6)投標保證金7)供應一覽表、報價表和工程量清單投標保證金可打用現(xiàn)金、支票、不可撤銷的信用證、銀行保函、保險公司或證券公司出具的擔保書等方式交納。(2)招標文件包括的內(nèi)容

1)招標邀請書2)投標人須知和投標資料表3)合同條款4)技術(shù)規(guī)格5)投標書的編制要求6)投標保證金7)供應一覽表、報價表和工程量清單采購商品匯總表、所用的報價單的列示、工程量清單。（二）采購招標的籌備管理發(fā)布招標通告

3招標通告的內(nèi)容因項目而異，一般應包括：采購實體的名稱和地址資金來源采購內(nèi)容簡介希望或要求供應貨物的時間或工程竣工的時間或提供服務(wù)的時間表開標日期、時間和地點（二）采購招標的籌備管理采獲取招標文件辦法和地點提交投標書的地點和截止日期投標保證金的金額要求和支付方式采購實體對招標文件收取的費用及支付方式。（二）采購招標的籌備管理發(fā)售招標文件

3發(fā)售招標文件的基本過程（見圖6-3）。圖6-3發(fā)售招標文件（三）投標投標管理

1在正式投標前，采購單位還需要做一些必要服務(wù)工作：一是對大型工程或復雜設(shè)備組織召開標前會和現(xiàn)場考察；二是按投標商的要求澄清招標文件，澄清答復文件要發(fā)給所有購買招標文件的供應商。采購單位或招標單位只接受在規(guī)定的投標截止日期前由供應商提交的投標文件，截止期后送到的投標文件拒收，并取消這類供應商的資格在收到投標文件后，要簽收或通知供應商投標文件已經(jīng)收到在開標以前，所有的投標文件都必須密封，妥善保管。投標文件的內(nèi)容應與招標文件的要求相一致（1）投標資格申請

資格預審申請書的格式如下頁所示：

投標方的主要工作

2

投標資格申請書注冊營業(yè)名稱：注冊營業(yè)地址：電話：電傳：電報：

謹致（招標機構(gòu)名稱）先生：⒈我們茲向（招標機構(gòu)名稱）申請作為（項目及合同）的投標人。

⒉我們授權(quán)（招標機構(gòu)名稱）或其授權(quán)代表，為查證我們提交的報告書、文件及資料，并澄清本申請書提供的財務(wù)和技術(shù)情況而進行任何調(diào)查。為此目的，我們授權(quán)（任何官方官員、工程師、銀行、托存人、制造商、分配人等）或任何其他人員或企業(yè)向（招標機構(gòu)名稱）提供他所需要并要求提供的有關(guān)材料，以查證本申請書所提出的報告書和資料或有關(guān)我方是否能勝任及所處的地位。

⒊如有需要，可向下列姓名及職務(wù)人員進一步了解情況：

1)技術(shù)方面（姓名及職務(wù)）；

2)財務(wù)方面（姓名及職務(wù)）；

3)人事方面（姓名及職務(wù)）。⒋我們聲明，在慎重完成的本申請書中所提供的報告書和資料，其細節(jié)都完整、真實而正確。（申請人授權(quán)代表）謹上日期（2）投標文件的概述及內(nèi)容1）投標文件概述：投標書是投標者對于招標書的回應。招標書的基本內(nèi)容，是以投標方授權(quán)代表的名義寫的明確表明參加對招標方招標項目進行投標的意愿、簡要說明項目投標的底價和主要條件。2）投標文件的內(nèi)容：a.目標任務(wù)的詳細技術(shù)方案這是投標文件的主體文件。在這份文件中，要針對招標項目提出自己的技術(shù)的和經(jīng)濟的指標參數(shù)，并且詳細說明達到這些技術(shù)經(jīng)濟指標的技術(shù)方案和技術(shù)路線、保障措施等。b.投標資格證明文件這一部分要列出投標方的資格證明文件，包括投標方企業(yè)的全稱、歷史簡介和現(xiàn)狀說明，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照副本復印件、企業(yè)組織機構(gòu)代碼證、技術(shù)交易許可證等，還要有開戶銀行名稱以及開戶銀行出具的資格證明書。還要對授權(quán)代理人的情況、資格等作說明，并附授權(quán)委托證明書。c.公司與制造商代理協(xié)議和授權(quán)書如果投標方是某些制造商的產(chǎn)品代理，則還要出具和制造商的代理協(xié)議復印件以及制造商的委托書，這樣做的目的，是為了防止在招標方和投標方將來合作時可能引起的來源于制造商的糾紛。e.公司有關(guān)技術(shù)資料及客戶反饋意見這一部分主要是投標方企業(yè)對自己的業(yè)務(wù)水平、技術(shù)能力、市場業(yè)績等提出一些讓招標方可信的說明以及證明材料，增加投標方對自己的信任，也是一種對自己的技術(shù)資格的另一種方式的證明。（3）投標文件的封裝以上全部文件構(gòu)成一份投標文件、封裝成一份“正本”，還要根據(jù)招標文件的要求的份數(shù)分別復印若干份，封裝成若干份“副本”。每本封裝好后，在封口處簽名蓋章，交付郵寄。（四）開標開標管理

2（1）開標應按招標通告中規(guī)定的時間、地點公開進行，并邀請投標商或其委派的代表參加。開標前，應以公開的方式檢查投標文件的密封情況，當眾宣讀供應商名稱、有無撤標情況、提交投標保證金的方式是否適合要求、投標項目的主要內(nèi)容、投標的價格以及其他有價值的內(nèi)容。

（四）開標開標管理

2（2）開標要做開標記錄，其內(nèi)容包括項目名稱、招標號、刊登招標通告的日期、發(fā)售招標文件的日期、購買招標文件單位的名稱、投標商的名稱及報價、截標后收到標書的處理情況等。（五）評標管理評標的目的是根據(jù)招標文件中確定的標準和方法，對每個投標商的標書進行評價和比較，以評出最低投標價的投標商。1．評標委員會及其組成評標委員會由招標人負責組織，由招標人的代表及其聘請的技術(shù)、經(jīng)濟、法律等方面的專家組成，負責具體評標工作的專門組織。評標小組成員５人以上，為表決方便，應取單數(shù)。評標小組根據(jù)公正、公平、公開原則對所有投標方的投標文件進行審查、質(zhì)疑、評估、比較，并把最后的評比結(jié)果交給招標方。

評標委員會1

第一，招標方將審查投標書是否完整，有無計算上的錯誤，是否足額提交了投標保證金，文件簽署是否合格，投標書的總體編排是否有序且基本符合招標文件要求等。第二，看其是否有計算上或累加上的算術(shù)錯誤。第三，對于投標書中不構(gòu)成實質(zhì)性偏差的微小的非正規(guī)、不一致或不規(guī)則的地方，招標方可以接受，但這種接受不能損害或影響任何投標人的相對排序。投標書的初評2第四，在詳細評標之前，根據(jù)投標人須知，招標方要審查每份投標書是否實質(zhì)上響應了招標文件的要求。第五，如果投標書實質(zhì)上沒有響應招標文件的要求，招標方將予以拒絕，投標人不得通過修正或撤銷不合要求的偏離或保留從而使其投標成為實質(zhì)上響應的投標。投標書的初評21.技術(shù)評審內(nèi)容。（1）標書是否包括了招標文件的要求提交的各項技術(shù)文件，它們同招標文件中的技術(shù)說明和圖紙是否一致；（2）實施進度計劃是否符合招標商的時間要求，計劃是否科學和嚴謹；（3）投標商準備用哪些措施來保證實施進度；評標內(nèi)容

31.技術(shù)評審內(nèi)容。（4）如何控制和保證質(zhì)量，措施是否可行；（5）如果投標商在正式投標時已列出擬與之合作或分包的公司名稱，則這些合作伙伴或分公司是否具有足夠的能力和經(jīng)驗保證項目的實施和順利完成；（6）投標商對招標項目在技術(shù)上有何種保留或建議的可行性和技術(shù)經(jīng)濟價值如何。評標內(nèi)容

32.商務(wù)評審內(nèi)容（1）將投標報價與標底進行對比分析，評價該報價是否可靠合理；（2）投標報價構(gòu)成是否合理；（3）分析投標文件中所附現(xiàn)金流量表的合理性及其所列數(shù)字的依據(jù)；（4）審查所有保函是否被接受；評標內(nèi)容

32.商務(wù)評審內(nèi)容（5）評審投標商的財務(wù)能力和資信程度；（6）投標商對支付條件有何要求或給招標商何種優(yōu)惠條件；（7）分析投標商提出財務(wù)和付款方面建議的合理性。評標內(nèi)容

3（五）評標管理貨物采購常用的評標方法有4種(見圖6-4)在采購簡單的商品、半成品、原材料以及其他性能質(zhì)量相同或容易進行比較的貨物時，以價格為尺度時，但不是指最低報價，而是指最低評標價綜合評標法是指以價格另加其他因素為基礎(chǔ)的評標方法。在采購耐用貨物如車輛、發(fā)動機以及其他設(shè)備時，可采用這種評標方法采購整套廠房、生產(chǎn)線或設(shè)備、車輛等在運行期內(nèi)的各項后續(xù)費用(零配件、油料、燃料、維修等)很高的設(shè)備時，可采用以壽命周期成本為基礎(chǔ)的評標方法評標時通常要考慮多種因素，為了既便于綜合考慮，又利于比較，可以按這些因素的重要性確定其在評標時所占的比例，對每個因素打分圖6-4貨物采購常用的評標方法1.最低評標方法在采購技術(shù)規(guī)格簡單的商品原材料、半成品，以及其他性能質(zhì)量相同、容易進行比較的貨物，可以把價格作為評標的唯一尺度。以價格為尺度時，不是指最低報價，而是指最低評標價。最低評標價的價格計算為成本和利潤。其中，利潤為合理利潤，成本有其特定的計算口徑。如果采購的貨物是從國外進口的，報價包括貨款、運費的到岸價；如果采購的貨物是國內(nèi)生產(chǎn)的，報價應以出廠價為基礎(chǔ)。評標方法

41.最低評標方法出廠價應包括為生產(chǎn)、供應貨物而從國內(nèi)外購買的原材料和零配件所支付的費用以及各種稅款，但不包括貨物售出后所征收的銷售性和其他類似稅款。如果提供的貨物是國內(nèi)投標商早已從國外進口，現(xiàn)已在境內(nèi)的，應報倉庫交貨價戶或展示價，該價應包括進口貨物時所支付的進口關(guān)稅，但不包括銷售性稅款。

評標方法

42.綜合評標法它指以價格加其他因素評價，在采購耐用設(shè)備、車輛以及其他重要固定資產(chǎn)時，可采用這種評標方法。這種評標方法除考慮報價因素外，還考慮把其他因素加以量化，用貨幣折成價格，與報價一起計算，然后按照標價高低排列。評標方法

42.綜合評標法除報價外，評標時應考慮的因素一般有內(nèi)陸運輸以及保險費、交貨或竣工期、支付條件、購貨人在國內(nèi)獲得零部件以及售后服務(wù)的可能性、價格調(diào)整因素、設(shè)備和工廠運轉(zhuǎn)和維護費用、質(zhì)量和技術(shù)性能等。評標方法

43.以壽命期的成本為依據(jù)評標采購整座工廠、生產(chǎn)線或設(shè)備、車輛等，它們在采購后若干年運行期的各項后續(xù)費用（零件、油料、燃料、維修等）很大，有時甚至超過采購價。在這種情況下，評標時要考慮后續(xù)費用，以產(chǎn)品壽命期內(nèi)的成本作為評標的依據(jù)。評標方法

43.以壽命期的成本為依據(jù)評標其做法是，將采購時的報價和因為其他因素需要調(diào)整的價格，加上一定運行期年限的各項費用，在減去一定年限后設(shè)備的殘值等，然后進行比較，決定各種評標價。在計算以后運轉(zhuǎn)期內(nèi)的各項費用時，應按照一定的貼現(xiàn)率計算其凈現(xiàn)值，在加入到評標價中。評標方法

44.優(yōu)點積分法一般只適用于價值不高的采購。其基本做法是，使各項技術(shù)性能因素以及其他評標標準各按其重要性分占一定權(quán)重（百分比），由此算出每一份標書的積分，然后用每份標書所得總積分除標書的價格，得出“報價除以積分”的商值。報價越低，積分越高，所得的商