秘書領(lǐng)導(dǎo)活動安排

領(lǐng)導(dǎo)活動安排之日程安排一領(lǐng)導(dǎo)日程安排（一）領(lǐng)導(dǎo)日?；顒优c日程安排1、領(lǐng)導(dǎo)日?；顒拥姆秶鞣N接待走訪慰問慶典儀式出席會議參觀考察商務(wù)旅行會見會談其他活動2、領(lǐng)導(dǎo)日程安排的原則

領(lǐng)導(dǎo)日程安排：是對領(lǐng)導(dǎo)日?；顒拥臅r間和程序進(jìn)行統(tǒng)籌計劃和組織的過程。（1）統(tǒng)籌兼顧以分管領(lǐng)導(dǎo)為主，其他領(lǐng)導(dǎo)者適當(dāng)分擔(dān)；布局合理，兼顧領(lǐng)導(dǎo)者的特點(diǎn)。（2）區(qū)分輕重緩急（3）圍繞中心，突出重點(diǎn)（4）力戒排場，求真務(wù)實(shí)（二）日程表的種類與編制1、日程表的種類（1）年計劃表

如一年一度的董事會、年會、早就接到邀請的學(xué)術(shù)報告、出國訪問等（2）月計劃表

如每月一兩次的工作例會、預(yù)先通知的上級檢查、兄弟省市單位的經(jīng)驗(yàn)交流、友好訪問等（3）周計劃表

如經(jīng)常性的工作、業(yè)務(wù)等（4）日志

如各種臨時性活動等2000年年度計劃表一月8日廠慶

15日董事會二月3日廠長辦公會

10日展銷會

20日廠長某某出訪韓國三月、、、、、

、

周次七月份八月份九月份第一周上海會議周一上午：面試3位營銷員（小會議室）休假第二周上海會議香港會議休假第三周周二：銷售會議，傳達(dá)上海會議精神（大會議室）第四周周五（上午）部門會議周三：公司辦公會議（公司大會議室）周五（上午）部門會議周五（上午）部門會議圖為某高校周安排表[案例]

王總一周活動安排表日期

12.08

周一12.09

周二12.10

周三12.11

周四12.12

周五12.13

周六周日上午10-11時每周例會12時檢查公司防火全天主持項(xiàng)目論證座談會10時去計委談項(xiàng)目立項(xiàng)事宜10時去商業(yè)銀行談項(xiàng)目融資全天主持會議研究下年經(jīng)營繼續(xù)昨天會議重點(diǎn)是新項(xiàng)目休息下午3:30聽項(xiàng)目論證匯報(同上)3:30支部生活(六樓)3:30檢查公司新大樓內(nèi)裝修決策及新上項(xiàng)目問題小渠子鄉(xiāng)慰問貧困戶休息晚間19時宴請深圳新大公司客人與論證組專家共進(jìn)晚餐19:30體育館看CBA賽金花大酒店宴請咨詢團(tuán)專家休息備注假日酒店2樓云天閣19:30公司小餐廳全體領(lǐng)導(dǎo)同去檢查(基建部)中層一把手以上人員慰問3時出發(fā)兩輛車

2、編制日程表注意事項(xiàng)A.簡潔明了;B.一般設(shè)日期、時間、地點(diǎn)、人員、內(nèi)容、備注等欄目；C.彈性安排、留有余地；D.事先同意、送領(lǐng)導(dǎo)審定；E.常提醒領(lǐng)導(dǎo)；F.領(lǐng)導(dǎo)者未通過秘書而作的日程安排，秘書應(yīng)盡早掌握并納入日程表(案例）；G.已進(jìn)行完的日程要及時標(biāo)出;H.日程表最好同時編制領(lǐng)導(dǎo)班子和每位領(lǐng)導(dǎo)者個人兩種。I適當(dāng)保密在以下這些時候不要為上司安排約會：（1）上司快要下班的時候。（2）上司出差剛回來。（3）節(jié)假日過后上司剛剛上班。（4）上司連續(xù)召開重要會議或活動。（5）上司的身體狀況不是太好的時候。（6）如果安排了這次會談，上司進(jìn)入下一項(xiàng)預(yù)定的工作的時間己不足十分鐘了?！局R應(yīng)用】

總經(jīng)理王長春下午２點(diǎn)要和業(yè)務(wù)部共同討論如何進(jìn)行某商品在郊區(qū)的銷售工作，這項(xiàng)銷售工作的成敗關(guān)系到公司今年度的銷售預(yù)算是否能夠達(dá)到。下午４點(diǎn)，王總又要和一位客戶商洽一筆重要的交易，他希望花一個小時的時間和這個客戶談判，５點(diǎn)結(jié)束。但是恰巧當(dāng)天上午，辦公室又收到某一政府單位的臨時開會的通知書，開會的時間是下午３點(diǎn)，而且必須由王總親自參加，通知書上又沒有寫清楚會議結(jié)束的時間。你要是王總的秘書，該怎么辦呢？【案例思考】

李秘書在一家效益很好的外貿(mào)公司工作，他的秘書工作一向很出色。一天，他突然接到了一個日本客戶的電話，電話中日本客戶很生氣地說道：“請問你們經(jīng)理在不在？我已在××酒店等了你們經(jīng)理１０分鐘了，不知道貴公司還有沒有合作的誠意。”沒等李秘書說話，對方已將電話掛斷。李秘書根本不知道經(jīng)理與日本客戶約會這回事，但接到此電話后李秘書已經(jīng)感覺到客戶的不滿，于是他立即和經(jīng)理取得電話聯(lián)系。原來，經(jīng)理確實(shí)是在上個月的經(jīng)貿(mào)會上與這位日本客戶有過口頭約會，只是由于他當(dāng)時很忙，忘記將此事告知李秘書，而自己又忘記赴約。經(jīng)理很遺憾，也很著急，因?yàn)檫@關(guān)系到公司的發(fā)展和利益。請問李秘書是否該對此次事件負(fù)有責(zé)任？若你是李秘書，你又該怎么做才能挽回局面？（三）日程表的落實(shí)與調(diào)整1、日程表的落實(shí)a.電話→文書(重要會見、會談的預(yù)定計劃)；b.提前一二天再次聯(lián)系落實(shí)；c.秘書定期與領(lǐng)導(dǎo)者核對日程；d.領(lǐng)導(dǎo)者主持的會議，提前二三天落實(shí)會議室，并再次落實(shí)參會的上級人員；e.提前一天將領(lǐng)導(dǎo)會見、會談所需資料備齊并注意核對無誤；f.會議、會談時間延長迫近下一預(yù)定計劃時，秘書可用恰當(dāng)方式向領(lǐng)導(dǎo)提出；

原定4點(diǎn)會見張科長，還讓他在接待室等候嗎？是否

或還會見某某科長嗎？是否

g.領(lǐng)導(dǎo)活動用車落實(shí)及與司機(jī)的聯(lián)絡(luò).

2、日程表的變更和調(diào)整

案例：會談超時

按昨天下午下班之前定好的日程安排，老總今上午九點(diǎn)半到十點(diǎn)一刻與大地公司的劉總會談，確定聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品的一些原則問題；從十點(diǎn)半到十一點(diǎn)半跟海洋公司的李總見面，解決產(chǎn)品代銷過程中的一些問題。十點(diǎn)一刻，海洋公司的李總已經(jīng)到了，總經(jīng)理秘書于雪請李總在會客室稍等，自已以給客人加水的名義來到老總的辦公室，向老總暗示另外的客人已到；可老總對于雪的暗示一點(diǎn)反映也沒有，還是從足球到汽車，前五百年后八百年地與劉總在窮侃，似乎完全忘了另有約會。到十點(diǎn)四十了，見李總等得有些不耐煩了，于雪只好又一次來到老總辦公室，她遞給了老總一張紙條。紙條有這么幾種寫法：

a、“老總，李總已到。你已經(jīng)超過30分鐘了！”

b、“老總，李總已到。還讓李總等多久？”

c、“老總，李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了，我怎么答復(fù)人家？”

d、“老總，李總已到。你去接待李總吧，劉總我來接待?！?/p>

e、“老總，李總已到。我怎么向他解釋？”案例：老總朝令夕改

公司與秦皇島恒發(fā)公司就合作開發(fā)新型壓縮機(jī)項(xiàng)目己談了大半年了，由于就專利技術(shù)轉(zhuǎn)讓的估價問題分歧較大，項(xiàng)目進(jìn)展緩慢。根據(jù)事先約定，今天下午兩點(diǎn)半繼續(xù)談。上午十一點(diǎn)半，恒發(fā)公司張總的秘書劉小姐給公司老總秘書于雪來電話，再次確認(rèn)下午會談的事，說他們馬上開車出發(fā)。放下電話于雪馬上向老總作了匯報。

下午二點(diǎn)于雪去給胡總給材料時，提起下午二點(diǎn)半與恒發(fā)公司談判的事；聽于雪這么一說，老總說自己差點(diǎn)把這事忘了，并說不想見恒發(fā)的張總，讓于雪自己處理一下。下午快三點(diǎn)了恒發(fā)公司的張總他們才到。面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：

a、對不起，由于你們沒有按時來，我們老總己出去辦別的事去了。

b、我們老總覺得這項(xiàng)目談起來太艱難，不想再談了。

c、實(shí)在不好意思，由于上海分公司那邊出了一點(diǎn)意外，我們老

總下午六點(diǎn)的飛機(jī)去上海，現(xiàn)在要作些準(zhǔn)備，不能親自談判，如果可以的話，先跟研發(fā)部的王經(jīng)理談?wù)勗鯓樱?/p>

d、實(shí)在不好意思，我們老總今下午太忙，改個時間再談好嗎？

e、實(shí)在不好意思，下午一上班，商務(wù)部的人就來電話，說下午

三點(diǎn)半牛司長要來公司了解情況，所以只有請張總諒解。案例：老總正在談判

這天上午十一點(diǎn)左右，老總正在跟一客戶就合同價格進(jìn)行激烈的討價還價。這時公司另一個重要客戶打來電話，要求將原定今下午一點(diǎn)半在本公司舉行的合同談判改到他們公司去，理由似乎很充分，并要求馬上答復(fù)，否則談判只能無限期推遲。面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：

a、老總，某某公司來電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，并要求現(xiàn)在答復(fù)，您看怎么辦？

b、老總，某某公司來電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，并要求現(xiàn)在答復(fù)。我覺得他們這是在故意找茬！

c、老總，某某公司來電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談。我覺得您還是得去，否則生意會黃了！

d、老總，某某公司來電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，并要求現(xiàn)在答復(fù)。要不您來打這個電話？

e、老總，某某公司來電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，并要求現(xiàn)在答復(fù)。我剛才琢磨了一下，覺得他們說的有一定的道理，可以考慮答應(yīng)他們，您看如何？

陳之安先生是沈陽某飛機(jī)部件股份有限公司主管銷售的經(jīng)理。請把下星期一的活動安排有關(guān)內(nèi)容分別填寫在陳之安先生和他秘書的工作日志上：每周星期一上午10：30在辦公室舉行會議，所有經(jīng)理都參加。要安排時間去銀行取現(xiàn)金。12：30陳先生與王新西先生（北京代理商）在文華大酒店共進(jìn)午餐。為人事部的朱迪小姐安排下午3：00見陳經(jīng)理。在該天某一適當(dāng)時間，秘書必須空出半個小時的時間以便安排陳先生與自己商談下一次推銷工作會議的日程安排，但不能占上午9：00—10：00的時間，因?yàn)殛惤?jīng)理想在這段時間里處理他的信件。陳經(jīng)理和夫人晚上7：30分出發(fā)去康特公寓出席晚8：00的俱樂部聚餐會。秘書本人在晚上7：00要參加社交俱樂部舉行的一個會。天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會議較多，七月的前兩周要在上海開會；八月的第二周要去香港參加5天會議；每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的部門會議；八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議；七月的第三周星期二要在公司開銷售會議，傳達(dá)上海會議的精神；八月第一周星期一還要面試3位營銷售員；九月的前兩周希望安排休假。二

值班工作（一）值班與值班工作

1、定義：值班，是指在固定時間、崗位和場所輪流從事的日常事務(wù)工作。

2、分類：按職責(zé)范圍劃分：綜合值班與專項(xiàng)值班按人員分工劃分：固定值班與輪流值班按時間特征分類：永久性值與臨時性值班

3、作用：聯(lián)絡(luò)作用過慮作用應(yīng)急作用窗口作用（二）值班的任務(wù)

1、承接上級指示

2、負(fù)責(zé)電話應(yīng)對

3、接待來訪人員

4、掌握領(lǐng)導(dǎo)者的行蹤

5、處理臨時性、突發(fā)性事件

突發(fā)性事件：及時向上司匯報請示，或就近組織人力物力搶險救災(zāi)，或向鄰近的組織單位、部隊求援，或保護(hù)好事故現(xiàn)場等。為保障人民群眾的生命財產(chǎn)安全，盡量減少損失，值班人員有時在未得到上司指示前，便可在可能的范圍內(nèi)適當(dāng)采取臨時應(yīng)急措施。要求：快；準(zhǔn)；加強(qiáng)預(yù)測，積極主動。

6、確保機(jī)關(guān)安全

7、編寫值班材料。三項(xiàng)記錄：電話記錄、接待記錄、值班日志(下一頁）

試問以下案例中謝秘書的那些做法妥當(dāng)？具體應(yīng)當(dāng)怎么做？應(yīng)注意什么？某縣工商局辦公室謝秘書星期天值班，下午5點(diǎn)，接到一個緊急電話。電話內(nèi)容是：局里的一輛面包車與外單位的一輛大卡車相撞，面包車的司機(jī)及車內(nèi)三人重傷，車損嚴(yán)重，不能開動，特請求局里急速處理，秘書做好電話記錄，思考三種處理辦法：一是等到第二天上班時，向領(lǐng)導(dǎo)匯報后，再按領(lǐng)導(dǎo)指示辦；二是立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，請領(lǐng)導(dǎo)親自到現(xiàn)場處理；三是自己立即到現(xiàn)場去做緊急處理；四是用電話方式聯(lián)系有關(guān)部門，然后在向領(lǐng)導(dǎo)匯報。謝秘書宜采取第四種辦法。具體做法是：先給出事現(xiàn)場附近的直屬單位工商所打電話，請他們派人去保護(hù)現(xiàn)場，并妥善保護(hù)好傷員；給縣醫(yī)院打電話，請他們立即派救護(hù)車去現(xiàn)場搶救傷員，并請外科住院部作好搶救傷員的準(zhǔn)備；給交警隊打電話，請他們立即派人去現(xiàn)場處理事故；最后，打電話給局領(lǐng)導(dǎo)，匯報事故情況及自己處理的情況。此外，秘書在緊急時刻要堅守崗位，隨時關(guān)注事態(tài)的發(fā)展，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做一些聯(lián)絡(luò)事務(wù)。）值班表的編制值班表一般包括以下項(xiàng)目：·具體值班時間和值班期限?！ぶ蛋嗳说男彰！ぶ蛋嗟牡攸c(diǎn)?！へ?fù)責(zé)人或帶班人的姓名?！ぶ蛋嗟墓ぷ鲀?nèi)容和相關(guān)要求。·替班人的姓名和交接辦法。值班記錄

案例一時忽略悔急交加某領(lǐng)導(dǎo)同志出差，秘書從外省給本單位值班室打來電話：某月某日將乘坐某車次回去，請與鐵路部門聯(lián)系，留一包廂。值班員只顧記下日期、車次，卻少問一句：有事如何聯(lián)系。值班人員與鐵路部門聯(lián)系后，得到的答復(fù)是所擬乘坐的車次包廂已經(jīng)客滿，只能改乘別的車次。此時想再次向領(lǐng)導(dǎo)同志反饋、請示，卻到處尋不著領(lǐng)導(dǎo)的行蹤。絞盡腦汁，對所有能想到的去處，均一一去了電話查問，結(jié)果全部落空，無人知曉。一番折騰，不僅值班員落得個又急又累，而且浪費(fèi)不少電話費(fèi)，最后還是誤了領(lǐng)導(dǎo)的行程，有關(guān)人員悔急交加，萬分遺憾。思考題：試述辦公室值班人員應(yīng)如何正確地做好電話記錄？（三）值班工作制度：1、崗位責(zé)任制度2、請示報告制度3、交接班制度

接班人“三檢查”：檢查文電簽受簿有無漏簽現(xiàn)象；檢