辦公室行政事務(wù)管理工作中的不足及優(yōu)化策略,行政管理論文

辦公室行政事務(wù)管理工作中的不足及優(yōu)化策略,行政管理論文辦公室行政事務(wù)管理工作中的缺乏及優(yōu)化策略辦公室管理論文范文：辦公室行政事務(wù)管理工作中的缺乏及優(yōu)化策略內(nèi)容摘要：隨著社會(huì)發(fā)展邁入新時(shí)期，辦公室行政事務(wù)管理工作在企業(yè)中的作用日漸凸顯，已經(jīng)成為保證企業(yè)各項(xiàng)工作順利運(yùn)行的關(guān)鍵要素之一?；诖耍疚囊赞k公室行政事務(wù)管理工作為研究對(duì)象，對(duì)相關(guān)工作開展中存在的一些問題進(jìn)行反思分析，并討論相應(yīng)優(yōu)化措施，旨在為做好辦公室行政事務(wù)管理工作提供參考。本文關(guān)鍵詞語：新時(shí)期；辦公室；行政管理工作；優(yōu)化；對(duì)策；作者簡介：劉瑛〔1973-〕，女，本科學(xué)歷，研究方向：辦公室行政管理。；辦公室行政事務(wù)管理工作在企業(yè)整體管理工作中占據(jù)重要位置，該項(xiàng)工作屬于一項(xiàng)綜合性高、牽涉面廣和工作內(nèi)容冗雜的業(yè)務(wù)，其連接著企業(yè)上下級(jí)部門，在重要部門間起到橋梁作用，關(guān)系到企業(yè)的正常發(fā)展和運(yùn)轉(zhuǎn)。因而，辦公室行政管理工作人員應(yīng)經(jīng)常性地對(duì)本身工作進(jìn)行反思，圍繞工作重點(diǎn)和要求對(duì)管理工作進(jìn)行優(yōu)化，及時(shí)解決存在的問題，不斷提升工作質(zhì)量，持續(xù)推動(dòng)企業(yè)有序運(yùn)轉(zhuǎn)。一、辦公室的行政管理職責(zé)〔一〕協(xié)助功能辦公室相關(guān)工作人員具備協(xié)助工作職責(zé)，須嚴(yán)格落實(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)，并對(duì)各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，不斷提升各個(gè)相關(guān)部門對(duì)工作項(xiàng)目的關(guān)注和重視，提升并強(qiáng)化企業(yè)工作執(zhí)行能力?！捕持袠泄δ苻k公室行政事務(wù)相關(guān)工作，在不同部門間可起到調(diào)節(jié)作用，發(fā)揮著中樞功能，對(duì)維持單位正常、穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要作用，加強(qiáng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和不同部門間聯(lián)絡(luò)。而辦公室作為信息傳達(dá)中轉(zhuǎn)站，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與各部門間建立了橋梁，提升了各個(gè)部門工作效率?！踩扯睫k功能辦公室行政事務(wù)類型較多，華而不實(shí)，對(duì)企業(yè)工作決策和落實(shí)情況，以及執(zhí)行工作任務(wù)規(guī)范性記錄和監(jiān)督，是其重要工作內(nèi)容。同時(shí)，辦公室行政事務(wù)相關(guān)人員還應(yīng)聽取各部門相關(guān)意見，并挑選出有效意見，為后續(xù)工作任務(wù)開展提供根據(jù)。〔四〕服務(wù)功能服務(wù)是辦公室行政事務(wù)中基礎(chǔ)內(nèi)容，這就要求辦公室人員，不僅要求做好崗位職責(zé)工作，而且應(yīng)提升本身服務(wù)意識(shí)，為相應(yīng)工作任務(wù)以及各部門展開服務(wù)，知足上下級(jí)溝通、工作開展等方面需求。二、辦公室行政事務(wù)管理工作開展中存在的缺乏隨著企業(yè)發(fā)展以及外界環(huán)境變化，企業(yè)為知足實(shí)際需求需要不斷對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行改良，但受多方面因素影響，導(dǎo)致在實(shí)際開展相關(guān)工作中存在一些缺乏，尤其是介入辦公室工作新人和兼任多個(gè)崗位工作人員，因經(jīng)歷體驗(yàn)、能力、參加工作崗位時(shí)間、對(duì)公司認(rèn)識(shí)了解缺乏、辦公室人員調(diào)整等，會(huì)在一定程度上影響辦公室工作的順利開展。而通過對(duì)相關(guān)工作中存在的問題進(jìn)行總結(jié)分析，主要問題表如今三個(gè)方面：第一，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)缺乏。辦公室多數(shù)工作人員在思想上還是那樣具有特征，重視領(lǐng)導(dǎo)人員意見需求。但在為一線及項(xiàng)目部員工提供服務(wù)中，重視程度缺乏，服務(wù)方式和內(nèi)容簡單，服務(wù)意識(shí)有待加強(qiáng)。第二，尚未實(shí)現(xiàn)融入中心、服務(wù)大局.辦公室行政事務(wù)管理工作開展中，受員工服務(wù)意識(shí)影響，導(dǎo)致缺乏與生產(chǎn)經(jīng)營部門協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，如相關(guān)工作人員沒有能主動(dòng)深切進(jìn)入項(xiàng)目一線為項(xiàng)目部員工解決問題。甚至部分人員在開展工作中，長期處于相對(duì)封閉狀況，缺乏對(duì)公司動(dòng)態(tài)、業(yè)務(wù)信息和現(xiàn)存問題認(rèn)知與了解，難以為各個(gè)部門解決問題提供有效幫助[1].第三，未有效把握信息化手段。現(xiàn)前階段，辦公室行政事務(wù)管理人員在開展工作中，還是那樣以常規(guī)性工作為主，如用印申請(qǐng)、招待物資申請(qǐng)、用車審批、檔案管理以及固定資產(chǎn)管理等，工作開展中對(duì)當(dāng)代化各種先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用率較低，影響了工作水平與效率提升。三、新時(shí)期辦公室行政管理工作優(yōu)化策略〔一〕提升工作人員服務(wù)意識(shí)良好的服務(wù)意識(shí)對(duì)提升工作質(zhì)量具有重要作用，因而，在詳細(xì)開展相關(guān)工作中，應(yīng)提升辦公室行政管理工作人員服務(wù)意識(shí)。應(yīng)深化辦公室人員服務(wù)理念，樹立新時(shí)期大服務(wù)思想理念，對(duì)辦公室服務(wù)工作進(jìn)行定位，在立足日常工作基礎(chǔ)上，提升責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。積極服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策，并提升對(duì)基層單位、各職能部門間協(xié)調(diào)配合、溝通聯(lián)絡(luò)提升服務(wù)力度。在信訪接待工作中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況對(duì)流程進(jìn)行持續(xù)完善，并布置專門崗位人員進(jìn)行信件處理，妥善處理好基層員工訴求，及時(shí)排除影響企業(yè)發(fā)展穩(wěn)定性因素，促使各項(xiàng)工作順利開展[2].建立健全服務(wù)體系。辦公室工作人員在提供服務(wù)中，要求在對(duì)本職工作盡職盡責(zé)前提下，找出內(nèi)部與時(shí)代要求不相符問題，以工作原則和工作要求為指導(dǎo)，及早制定出行之有效解決問題的方案。同時(shí)，由于辦公室工作較為冗雜瑣碎，面對(duì)人群較多，因而，為保證各個(gè)部門以及辦公室工作效率，應(yīng)建立健全服務(wù)體系，指導(dǎo)辦公室服務(wù)工作開展。辦公室行政服務(wù)工作在施行中不可流于外表，要靈敏融入信息化技術(shù)與理念，通過深切進(jìn)入基層調(diào)查與綜合分析，把握真實(shí)情況，了解基層員工真實(shí)想法和需求，并始終堅(jiān)持為人民服務(wù)精神，定期獲取基層員工第一手資料，從不同角度把握基層員工需求，并適當(dāng)將其融入服務(wù)體系中，盡可能提升服務(wù)多元化程度?！捕硺淞⑷忠庾R(shí)辦公室行政管理崗位處于企業(yè)核心地位，辦公室相關(guān)工作人員必須明確其作用、工作內(nèi)容和地位，尤其是在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期，應(yīng)關(guān)注企業(yè)發(fā)展大局，采用新思路、新方式方法或新技術(shù)，提升行政管理工作質(zhì)量。首先，樹立整體意識(shí)和大局意識(shí)。辦公室是企業(yè)直接服務(wù)部門，工作人員與普通員工存在區(qū)別，工作中以提供相應(yīng)服務(wù)為主，樹立崇高責(zé)任感，在工作中始終保持嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)以及慎重負(fù)責(zé)精神狀態(tài)。其次，明確本身政治立場，始終堅(jiān)持本身工作信念不動(dòng)搖，保持積極主動(dòng)態(tài)度，幫助基層員工解決相應(yīng)問題，從加強(qiáng)整體服務(wù)考慮，從完善固定資產(chǎn)、低值易耗品、后勤食堂和印章等多個(gè)不同方面管理，強(qiáng)化成本控制措施以及安全防衛(wèi)工作，并建立數(shù)字檔案館系統(tǒng)輔助進(jìn)行管理，建立資產(chǎn)管理系統(tǒng)，靈敏運(yùn)用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，監(jiān)理數(shù)字檔案，加強(qiáng)辦公室財(cái)務(wù)方面管理，根據(jù)需求做好對(duì)各種工作會(huì)和年會(huì)組織布置等方面工作。在這里期間應(yīng)加強(qiáng)對(duì)支出費(fèi)用強(qiáng)化控制管理，并對(duì)非生產(chǎn)性支出進(jìn)行壓縮，嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定，嚴(yán)控日常費(fèi)用的支出。最后，從大局出發(fā)，并從不同方位和角度看待問題，同時(shí)注意維護(hù)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，尊重別人意見和建議，從整體看看待問題，防止以偏概全和一概而論，積極尋求解決問題方式。〔三〕加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用在信息化快速發(fā)展背景下，信息技術(shù)不斷深切進(jìn)入各個(gè)領(lǐng)域中，提升了工作效率、管理水平，極大程度上降低了工作強(qiáng)度，減少了工作失誤。因而，為降低繁瑣復(fù)雜工作對(duì)工作效率影響，應(yīng)重視對(duì)當(dāng)代化先進(jìn)信息技術(shù)利用。首先，應(yīng)建立信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)，結(jié)合單位實(shí)際情況，適當(dāng)加大信息化改革和資金投入力度，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，最大程度上發(fā)揮自動(dòng)化和智能化管理系統(tǒng)作用。其次，適當(dāng)強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用力度，利用信息技術(shù)獲取愈加有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供更多信息支持。最后，重視對(duì)創(chuàng)新型信息技術(shù)利用，如推動(dòng)公司內(nèi)控管理中對(duì)釘釘?shù)绒k公軟件應(yīng)用，并加強(qiáng)對(duì)中交商旅、PC門戶、企業(yè)郵箱等信息軟件維護(hù)和運(yùn)用，整合現(xiàn)有的資源，如建立數(shù)字檔案，從多個(gè)角度進(jìn)行管理，如實(shí)物類、聲像類等，知足人們的實(shí)際需求。最后，根據(jù)實(shí)際需求，調(diào)整部門設(shè)置和人員關(guān)系，并做好交建通、企業(yè)郵箱變更以及維護(hù)等工作，快速有效解決員工賬號(hào)申請(qǐng)、實(shí)際使用中等問題[3].〔四〕強(qiáng)化學(xué)習(xí)觀念辦公室業(yè)務(wù)具有牽涉范圍廣、內(nèi)容繁瑣復(fù)雜特征，且部分工作人員經(jīng)歷體驗(yàn)?zāi)芰θ狈Γ瑢?dǎo)致很多工作開展中存在不確定性，甚至影響了工作效率。同時(shí)，隨著公司發(fā)展，對(duì)復(fù)合型一專多能人才需求量提升，為知足企業(yè)需求，工作人員應(yīng)不斷提升本身學(xué)習(xí)熱情，通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)加強(qiáng)本身業(yè)務(wù)能力與水平。因而，企業(yè)中相關(guān)工作人員，應(yīng)保持良好學(xué)習(xí)熱情，不斷對(duì)新知識(shí)和技能進(jìn)行學(xué)習(xí)，盡可能組織開展同業(yè)對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)辦公室工作人員在組織、協(xié)調(diào)和溝通等方面業(yè)務(wù)能力，不斷開拓新視野、新思路，提升不斷提升本身綜合素養(yǎng)。四、結(jié)束語綜上所述，企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理人員，應(yīng)進(jìn)一步提升對(duì)本職工作內(nèi)容的認(rèn)知度，深入明確其對(duì)企業(yè)健康運(yùn)轉(zhuǎn)的重要性，經(jīng)常性地對(duì)本身工作進(jìn)行反思，明確出現(xiàn)問題原因，并通過問題分析，采用相應(yīng)優(yōu)化措施進(jìn)行解決，在原有工作開展基礎(chǔ)上，不斷提升辦公室行政事務(wù)管理服務(wù)水平，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展和有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供助力和支持。以下為參考文獻(xiàn)