物業(yè)的早期介入計劃方案

物業(yè)的早期介入計劃方案前期介入是現(xiàn)代物業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作，其核心是把物業(yè)管理的思想注入到物業(yè)的規(guī)劃、設(shè)計、施工過程中，使物業(yè)最大限度的滿足業(yè)主的需求，為后期管理創(chuàng)作有力條件。對市政xx項目的前期介入管理我們將著重于以下幾方面的工作：（一）、早期介入1、物業(yè)管理項目前期運(yùn)作（1）、管理資源的完善與優(yōu)化在物業(yè)管理實踐中，往往在業(yè)主入住之前就已經(jīng)成立了物業(yè)管理項目機(jī)構(gòu)，配備了相應(yīng)的物業(yè)管理企業(yè)人員，設(shè)置了辦公場所和進(jìn)行了物資配備。1）、管理用房到位2）、物資配備到位。3）、物業(yè)管理人員到位。（2）、管理制度和服務(wù)規(guī)范的完善在前期物業(yè)管理過程中，物業(yè)項目管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)實際管理情況對已制定的管理制度和服務(wù)規(guī)范進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充和完善。2、工程質(zhì)量保修在物業(yè)竣工驗收后、工程進(jìn)入質(zhì)量保修期。物業(yè)工程質(zhì)量保修分為兩部分：1）物業(yè)管理企業(yè)承接管理的物業(yè)共用區(qū)域及共用設(shè)施設(shè)備。2）業(yè)主從建設(shè)單位購買的產(chǎn)權(quán)專有部分。3、前期溝通協(xié)調(diào)物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)分析各相關(guān)部門和單位的作用及其與物業(yè)管理項目之間的相互管理，確定與各方面溝通協(xié)調(diào)的內(nèi)容，建立溝通協(xié)調(diào)的渠道。通過溝通協(xié)調(diào)建立的良好合作支持關(guān)系，不僅有利于前期物業(yè)管理工作的開展，也為后期的正常管理打下良好基礎(chǔ)。（二）、物業(yè)的承接查驗1、物業(yè)查驗的主要內(nèi)容（1）、物業(yè)資料1）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料；2）設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料；3）物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；4）物業(yè)管理所必需的其他資料。（2）、物業(yè)共用部位按照《西安市物業(yè)管理條例》的規(guī)定，物業(yè)管理企業(yè)在承接物業(yè)時，應(yīng)對物業(yè)共用部位進(jìn)行查驗。主要內(nèi)容包括：1）主體結(jié)構(gòu)及外墻、屋面；2）共用部位樓面、地面、內(nèi)墻面、天花、門窗；3）公共衛(wèi)生間、陽臺；4）公共走廊、樓道及其扶手、護(hù)欄等。（3）、共用設(shè)施設(shè)備共用設(shè)施設(shè)備主要查驗的內(nèi)容有：低壓配電設(shè)備、柴油發(fā)電機(jī)組、電氣照明、插座裝置、防雷與接地、給水排水、電梯、消防水系統(tǒng)、通訊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、火災(zāi)報警及消防聯(lián)動系統(tǒng)、排煙送風(fēng)系統(tǒng)、安全防范系統(tǒng)、采暖和空調(diào)等。（4）、園林綠化工程物業(yè)的園林植物一般有花卉、樹木、草坪、花壇等。（5）、其他公共配套設(shè)施物業(yè)其他公共配套設(shè)施查驗的主要內(nèi)容有：物業(yè)大門、值班崗?fù)ぁ鷫?、道路、廣場、社區(qū)活動中心、停車場、運(yùn)動場地、物業(yè)標(biāo)識、垃圾中轉(zhuǎn)站、休閑娛樂設(shè)施、信報箱等。2、物業(yè)查驗的方式承接查驗是在物業(yè)建設(shè)單位竣工驗收的基礎(chǔ)上對建設(shè)單位移交的物業(yè)資料，有關(guān)單項驗收報告，以及對物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備、園林綠化工程和其他公共配套設(shè)施的相關(guān)合格證明材料，對物業(yè)公共部位配套功能設(shè)施是否按規(guī)劃設(shè)計要求完成等進(jìn)行核對查驗。承接查驗還應(yīng)對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行調(diào)試和試運(yùn)行，還應(yīng)督促建設(shè)單位及時解決發(fā)現(xiàn)的問題。查驗的相關(guān)資料由建設(shè)單位提供，物業(yè)管理企業(yè)主要是進(jìn)行必要的復(fù)核。物業(yè)管理企業(yè)督促建設(shè)單位盡快安排驗收。建設(shè)單位無法提供相關(guān)合格證明材料，物業(yè)存在嚴(yán)重安全隱患和重大工程缺陷，影響物業(yè)正常使用的，物業(yè)管理企業(yè)可以拒絕承接物業(yè)。1）感官查驗2）使用查驗3）檢測查驗4）實驗查驗3、承接查驗所發(fā)現(xiàn)問題的處理發(fā)生物業(yè)工程質(zhì)量問題的原因，主要有：設(shè)計方案不合理或違反規(guī)范造成的設(shè)計缺陷；施工單位不按規(guī)范施工或施工工藝不合理甚至偷工減料；驗收檢查不細(xì)、把關(guān)不嚴(yán)；建材質(zhì)量不合格；建設(shè)單位管理不善；氣候、環(huán)境、自然災(zāi)害等其他原因。對于承接查驗中所發(fā)現(xiàn)的問題，一般的處理程序是：（1）、收集整理存在問題1）收集所有的《物業(yè)查驗記錄表》；2）對《物業(yè)查驗記錄表》內(nèi)容進(jìn)行分類整理，將承接查驗所發(fā)現(xiàn)問題登記造表；3）將整理好的工程質(zhì)量問題提交給建設(shè)單位確認(rèn)，并辦理確認(rèn)手續(xù)。（2）、處理方法從發(fā)生原因和處理責(zé)任看，工程質(zhì)量問題可分為兩類：第一類是由施工單位引起的質(zhì)量問題。若質(zhì)量問題在保修期內(nèi)發(fā)現(xiàn)或發(fā)生，按建設(shè)部《建筑工程質(zhì)量保修辦法》規(guī)定，應(yīng)由建設(shè)單位督促施工單位負(fù)責(zé)。第二類是由規(guī)劃、設(shè)計考慮不周而造成的功能不足、使用不便、運(yùn)行管理不經(jīng)濟(jì)的問題。這類問題應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)做出修改設(shè)計，改造或增補(bǔ)相應(yīng)設(shè)施。（3）、跟蹤驗證物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)安排專業(yè)技術(shù)人員分別負(fù)責(zé)不同專業(yè)的工程質(zhì)量問題，在整改實施的過程中進(jìn)行現(xiàn)場跟蹤，對整改完工的項目進(jìn)行驗收，辦理查驗手續(xù)。對整改不和要求的工程項目則應(yīng)繼續(xù)督促建設(shè)單位處理。（三）、入住與裝修管理服務(wù)1、入住的準(zhǔn)備（1）、資料準(zhǔn)備1）業(yè)主房屋驗收表2）業(yè)主手冊業(yè)主手冊主要內(nèi)容：歡迎辭；小區(qū)概況；物業(yè)管理公司以及項目管理單位情況介紹；《業(yè)主臨時管理規(guī)約》；小區(qū)內(nèi)相關(guān)公共管理制度；物業(yè)裝飾裝修管理指南、物業(yè)服務(wù)流程等；公共及康樂設(shè)施介紹；服務(wù)指南及服務(wù)投訴電話；其他需要說明的情況以及相關(guān)注意事項。（2）、物業(yè)管理有關(guān)約定：業(yè)主在辦理入住手續(xù)時，物業(yè)管理單位要與業(yè)主簽訂有關(guān)物業(yè)管理服務(wù)的約定，進(jìn)一步明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，在協(xié)議中應(yīng)明確：?物業(yè)服務(wù)費(fèi)收費(fèi)面積、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及金額；?物業(yè)管理費(fèi)計費(fèi)時段及繳費(fèi)時間；?物業(yè)管理費(fèi)收繳方式；?滯納金及其計收比例；?調(diào)整服務(wù)費(fèi)的條件或其他情況。（3）、其他準(zhǔn)備）入住時間、地點(diǎn)；2）負(fù)責(zé)入住的人員及職責(zé)分工；3）入住過程中使用的文件和表格；4）入住手續(xù)辦理和程序；5）注意事項和其他情況（4）、入住儀式策劃（5）、環(huán)境準(zhǔn)備（6）、其他準(zhǔn)備事項1）準(zhǔn)備及布置辦理入住手續(xù)的場地；2）準(zhǔn)備及布置辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的場地；3）準(zhǔn)備資料及預(yù)先填寫有關(guān)表格；4）準(zhǔn)備辦公工具；5）制作標(biāo)識牌、導(dǎo)示牌、流程圖；6）制定緊急預(yù)案。2、辦理入住手續(xù)1、持購房合同、入住通知書等進(jìn)行業(yè)主登記確認(rèn);2、房屋驗收，填寫業(yè)主入住房屋驗收表；3、業(yè)主和物業(yè)管理單位簽署物業(yè)管理的相關(guān)文件;4、繳納物業(yè)服務(wù)費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用；5、領(lǐng)取提供給業(yè)主的相關(guān)文件資料；6、領(lǐng)取房屋鑰匙。3、裝修管理（1）、裝修資料準(zhǔn)備：1）、房屋裝修申請表2）、裝修施工許可證3、留宿申請表4）、關(guān)于拆改暖氣承諾書5）、房屋裝飾裝修服務(wù)協(xié)議6）、裝修守則7）、裝修承諾書8）、動用明火申請表9）、違規(guī)施工單10）、裝修巡查表11）、裝修申請登記表（2）、辦理裝修的程序1）、業(yè)主將裝修所需用圖紙、文件提交物業(yè)服務(wù)中心備案。2）、物業(yè)服務(wù)中心會在遞交材料三個工作日內(nèi)提出意見及建議，并為您辦理裝修工作的相關(guān)手續(xù)。3）、在未收到物業(yè)服務(wù)中心辦理的《裝修施工許可證》之前，業(yè)主不可開始裝修工作。4）、在裝修施工期間物業(yè)管理處對施工裝修進(jìn)行監(jiān)管。5）、業(yè)主裝修完后向物業(yè)處申請竣工驗收，工程部負(fù)責(zé)查驗。6）、裝修驗收不合格業(yè)主進(jìn)行二次整改后再次驗收。7）、裝修驗收合格，按規(guī)定退還裝修保證金。（四）、業(yè)主資料收集與檔案管理1、業(yè)主個人資料包括：1）、業(yè)主入住信息表2）、業(yè)主聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式3）、業(yè)主身份證件復(fù)印件4）、業(yè)主一寸照片5）、其他（如委托他人辦理收樓：委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片）6）、家庭成員資料7）、業(yè)主領(lǐng)取物品（資料）記錄表8）、鑰匙托管書9）、防火責(zé)任書10）、前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議11）、裝修管理資料（申請表、設(shè)計圖、審圖意見書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單）2、業(yè)主檔案管理規(guī)定1）、業(yè)主檔案由行政部設(shè)專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，行政主管負(fù)管理責(zé)任。2）、業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存。3）、業(yè)主檔案應(yīng)保持完整、準(zhǔn)確并及明更新。4）、資料管理員其管理的業(yè)主檔案文本資料應(yīng)存入檔案柜，且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蝕等安全措施。5）、對業(yè)主檔案的保管要按照“棟號、樓層號、房號”先后順序進(jìn)行編號、分類、集中存放。6）、業(yè)主檔案的順序登記在與內(nèi)容有關(guān)和〈業(yè)主檔案目錄〉中，按照〈目錄〉依次排列存放管理。7）、對保管的業(yè)主檔案進(jìn)行登記造冊、編號，每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)立即查找，并確介檔案的完整性。8）、建立業(yè)主檔案移交制度，交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。9）、業(yè)