淺析無(wú)紙化檔案管理面對(duì)的新挑戰(zhàn)

淺析無(wú)紙化檔案管理面對(duì)的新挑戰(zhàn)淺析無(wú)紙化檔案管理面對(duì)的新挑戰(zhàn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的進(jìn)一步開(kāi)展為檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變提供了更廣大的空間，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作效率提出更高要求。則，在日新月異的現(xiàn)代化社會(huì)開(kāi)展要求下，我們?cè)撊绾卫眠@些新技術(shù)來(lái)優(yōu)化檔案管理工作呢？這已是當(dāng)今業(yè)界研究重點(diǎn)，由此也引發(fā)了人們對(duì)無(wú)紙檔案的研究，提出了無(wú)紙化檔案管理新模式。

一、無(wú)紙化檔案概述

無(wú)紙檔案是未來(lái)檔案工作中的主流模式，其以管理簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)方便的優(yōu)勢(shì)得到國(guó)內(nèi)各地檔案管理部門工作者的一致認(rèn)可，其存儲(chǔ)方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)區(qū)別，無(wú)需要占用大量空間、歸檔效率也比傳統(tǒng)檔案管理快，因此這一檔案管理模式成為當(dāng)今業(yè)界關(guān)懷重點(diǎn)。但就無(wú)紙檔案管理現(xiàn)狀而言，其中仍然存在一些問(wèn)題，比方平安、操作技術(shù)等方面。因此，我們這里有必要對(duì)無(wú)紙化檔案管理要點(diǎn)作分析。

1、無(wú)紙檔案概念

進(jìn)入新世紀(jì)以后，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的進(jìn)一步遍及與應(yīng)用，電子文檔以及視頻、錄像等格式的內(nèi)容逐漸進(jìn)入到檔案領(lǐng)域，盡管目前這些檔案形式還沒(méi)有動(dòng)搖傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的地位，但我們可以預(yù)計(jì)，它在未來(lái)開(kāi)展中必然會(huì)給紙質(zhì)檔案造成沖擊，最終取而代之。這里我們所說(shuō)的無(wú)紙檔案也就是在檔案管理工作中以計(jì)算機(jī)為根底，以各種現(xiàn)代存儲(chǔ)設(shè)備和辦公工具為依托實(shí)施的電子檔案管理。

2、無(wú)紙檔案意義

無(wú)紙檔案是于上個(gè)世紀(jì)七十年代出現(xiàn)的一種現(xiàn)代化檔案管理方式，它應(yīng)用之初是為了更好解決辦公系統(tǒng)中不斷增加的業(yè)務(wù)量和提升企業(yè)生產(chǎn)效率的綜合性技術(shù)，它自出現(xiàn)以來(lái)給世界企業(yè)管理工作發(fā)展做出了重要奉獻(xiàn)，極大轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的企業(yè)管理與辦公方式，提高了企業(yè)管理工作效率。同時(shí)，靈活、科學(xué)、快速的運(yùn)用這種檔案管理方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工檔案管理方式，使得各種需要應(yīng)用的檔案資源及時(shí)、準(zhǔn)確的被提取出來(lái)，有效的節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)、減少了人力資源投入。

二、無(wú)紙化檔案管理現(xiàn)狀

過(guò)去，有專家曾經(jīng)預(yù)言：后工業(yè)社會(huì)必然進(jìn)入無(wú)紙化辦公時(shí)代。時(shí)至今日這一預(yù)言早已成真，現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案管理方式不論是收集、整理、檢定以及保管和利用方面都無(wú)法滿足當(dāng)前高速開(kāi)展的社會(huì)需求，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新技術(shù)要求下的檔案管理工作，這也給無(wú)紙化檔案管理工作的發(fā)展提供了廣大的市場(chǎng)。但就目前無(wú)紙化檔案管理現(xiàn)狀而言，其中問(wèn)題較多，存在一大堆的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在下列方面。

1、工作人員認(rèn)識(shí)水平不高

目前，雖然國(guó)內(nèi)很多檔案管理人員在工作中還存在傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，錯(cuò)誤的認(rèn)為只有紙質(zhì)檔案工作才算得上真正意義的檔案管理，而很少關(guān)注無(wú)紙化檔案管理工作。甚至有不少單位在檔案管理中只是將無(wú)紙化檔案管理作為檔案管理工作中的補(bǔ)充環(huán)節(jié)和副本，這讓無(wú)紙化檔案管理工作發(fā)展只處于被動(dòng)地位，沒(méi)有真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理。我們可以預(yù)計(jì)，如果這種檔案管理現(xiàn)象一直存在，則檔案管理工作也不可能有效的進(jìn)入到無(wú)紙化時(shí)代，檔案部門的管理流程與管理策略也仍然得不到改善。面對(duì)這種情況，其產(chǎn)生原因主要包含兩方面：其一是因?yàn)闊o(wú)紙化檔案的出現(xiàn)和開(kāi)展速度過(guò)快，使得檔案管理工作看似容易卻并非如此，檔案操作人員對(duì)相應(yīng)設(shè)施控制不力，對(duì)于一些重要信息并沒(méi)有加以備份，這使得這些設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，必然造成檔案信息的流失，給企業(yè)開(kāi)展造成威脅；另外是有些部門雖然利用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，但幾乎每個(gè)檔案都會(huì)復(fù)印一份作為備案，這種做法完全失去了無(wú)紙化檔案管理工作的意義，這讓無(wú)紙化檔案管理變得可有可無(wú)，造成管理人員工作量的回升。

2、無(wú)紙化檔案信息無(wú)法保證可讀性

無(wú)紙化檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比存在明顯的差別，這種檔案管理雖然方便了檔案管理人員操作，但因?yàn)橛布c軟件問(wèn)題經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生一些意料之外的現(xiàn)象。通常紙質(zhì)檔案如果表面出現(xiàn)問(wèn)題，檔案信息有時(shí)并未受到任何影響，但是無(wú)紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤外表完好無(wú)損，但是可能因?yàn)橛布?、軟件或者程序發(fā)生了變化，而出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。

3、難以判斷檔案是否具有原始性

檔案的價(jià)值主要集中在原始性上，也就是說(shuō)只有檔案是原始的檔案，在法律上才會(huì)成認(rèn)其真實(shí)有效，如果在這期間出現(xiàn)了改動(dòng)的現(xiàn)象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價(jià)值。這也正是無(wú)紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)，因?yàn)闊o(wú)紙化檔案都是存在計(jì)算機(jī)中，在使用的過(guò)程中極容易將其更改，再加之，無(wú)紙化檔案本身信息與載體就相互別離，這種特征使其在生成與傳輸時(shí)都會(huì)出現(xiàn)更改的現(xiàn)象。

三、解決無(wú)紙化檔案管理挑戰(zhàn)的措施

1、更新觀念，迎接挑戰(zhàn)

無(wú)紙化檔案的出現(xiàn)也就是近幾年的事情，對(duì)大多數(shù)人們來(lái)說(shuō)還是一件新鮮事物，對(duì)這樣的新鮮事物只有通過(guò)宣傳和開(kāi)發(fā)利用，才能提高人們的認(rèn)識(shí)。檔案部門要加大宣傳力度，強(qiáng)化依法治檔意識(shí)。尤其是提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí)。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時(shí)歸檔和無(wú)紙化檔案的平安管理。

2、研究無(wú)紙化檔案的特性，制定切實(shí)可行的措施，保證無(wú)紙化檔案的平安與完整

無(wú)紙化檔案具有信息的非人工辨認(rèn)性、對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性、信息與載體的可別離性、信息的易改性等特點(diǎn)。信息非人工辨認(rèn)性，是指電子文件是由計(jì)算機(jī)處理和生成的數(shù)字化的信息形態(tài)，人工無(wú)法直接辨認(rèn)，必須由相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備將載體上的編碼序列讀取出來(lái)，然后轉(zhuǎn)換成人工能辨認(rèn)的形式。所謂對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲(chǔ)都是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的。所謂信息與載體的可別離性，是指電子文件內(nèi)容存儲(chǔ)的位置可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。所謂信息的易改性，是指對(duì)電子文件內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。

3、制定科學(xué)的管理措施

針對(duì)電子文件的特點(diǎn)，制定采取保證電子文件“物理生命〞與“信息生命〞的平安性愛(ài)護(hù)措施。愛(ài)護(hù)電子文件的“物理生命〞主要包括下列幾點(diǎn)：一是防磁，二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是避免機(jī)械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。對(duì)電子文件“信息生命〞的愛(ài)護(hù)主要包括下列幾點(diǎn)：一是保證電子文件的持續(xù)可讀性，二是防電腦病毒。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可知無(wú)紙化