探析檔案管理在電力企業(yè)中存在的問題及舉措

探析檔案管理在電力企業(yè)中存在的問題及舉措探析檔案管理在電力企業(yè)中存在的問題及舉措

中圖分類號：GL544.5文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1009-914X〔2022〕15-0156-01

1檔案管理的內(nèi)涵及意義

1.1檔案管理的內(nèi)涵

檔案管理，顧名思義就是檔案管理員對檔案信息和檔案實體進行收集、整理、保管和統(tǒng)計的活動。檔案主要分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩大類，紙質(zhì)檔案就是以紙張作為媒介和載體的一種檔案，它是最常用的一種方式，也是最根本的。紙質(zhì)檔案在管理的過程中受內(nèi)外因的相互作用，紙張很容易破損、臟污。電子檔案是存儲在計算機軟硬盤中的檔案，它是一種與紙質(zhì)檔案相對的檔案類型，具有高效、快捷、方便和快捷的特性，是未來檔案開展的趨勢。

1.2檔案管理的意義

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的對企業(yè)有保留價值的各種文字、聲像的歷史記錄。檔案記錄著企業(yè)、員工的成長，能夠為企業(yè)者決策提供依據(jù)，為企業(yè)文化開展提供宣傳材料。企業(yè)假設(shè)管理不好檔案，一旦泄露，不但會導(dǎo)致企業(yè)員工個人信息的泄露，更會影響企業(yè)可持續(xù)開展和企業(yè)形象。因此，檔案的管理必須做到完整性、標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)性。電力企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)管理中逐漸積累形成的各種資料，這些資料對電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動、各項管理工作都有重要影響，做好電力企業(yè)的檔案管理工作，能夠確保企業(yè)平穩(wěn)開展。

2電力企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1檔案管理制度體系不完善

為了完善檔案管理，有效利用檔案資源，必須制定有效的管理制度。電力企業(yè)在檔案的保管、利用、移交、鑒定方面都制定了一定的規(guī)章制度以及責(zé)任查究制度。很多大中型電力企業(yè)能夠嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照制度要求執(zhí)行，但還是有一局部基層企業(yè)制度意識不強，將制度作為擺設(shè)，在實際工作中我行我素，沒有嚴(yán)格按照制度的要求來執(zhí)行。企業(yè)的責(zé)任查究制度也未真正發(fā)揮作用，這就導(dǎo)致很大一局部員工在思想上沒有足夠重視檔案工作，導(dǎo)致出現(xiàn)一些應(yīng)歸檔文件喪失的問題。

2.2檔案管理信息化水平不夠成熟

隨著科技的進步與開展，檔案管理也在開展，呈現(xiàn)出檔案信息化、數(shù)字化的現(xiàn)代化管理趨勢。所謂檔案的信息化就是運用信息技術(shù)對檔案的數(shù)據(jù)、信息進行采集、整合和提供效勞的過程。近幾年來，國家電網(wǎng)公司開始進行了檔案數(shù)字化工作推進工作，應(yīng)該說，各個電力企業(yè)重要檔案數(shù)字化率都到達了90%以上。但由于庫存檔案量的巨大，又有不少新的增量檔案產(chǎn)生，而檔案人員缺乏，信息化技術(shù)不熟練，掃描質(zhì)量、速度都不能到達理想的效果，造成這個檔案數(shù)字化率存在不同程度的水分。檔案數(shù)字化工作是一項可以增加檔案利用效率，又能有效保留原始紙質(zhì)檔案的最好辦法。只有不斷提高檔案數(shù)字化水平，才能提升檔案的現(xiàn)代化管理水平。

2.3檔案管理人員專業(yè)水平不達標(biāo)

檔案管理是一項程序復(fù)雜、工作量巨大的工作，不僅需要收集、整理，還需要進行分類、鑒定、歸檔和編研，要求檔案管理人員要具備一定的專業(yè)水平。然而很多電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，認(rèn)為檔案管理工作不如其它工作重要，一般人都能夠勝任，往往派一些非專業(yè)的人員對檔案進行管理，尤其是電力企業(yè)中年齡比擬大的員工，這些人不具備足夠的檔案管理專業(yè)知識，未取得檔案管理的專業(yè)技術(shù)資格證書，且計算機水平較低，不能很好的完成電子檔案管理工作。有些檔案管理人員有專業(yè)技術(shù)資格證書，也具備了一定的檔案專業(yè)理論知識，但不足真正的從事檔案工作的經(jīng)驗，依舊不能滿足企業(yè)檔案的開展需求。

3優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理措施

3.1健全檔案管理制度體系

完善的制度是企業(yè)運行的基本，也是企業(yè)開展的根底。電力企業(yè)管理具有綜合性、動態(tài)性、復(fù)雜性等特征，檔案管理更是如此。檔案管理雖然制定了一定的制度體系，但有些制度不夠完善，要根據(jù)供電企業(yè)具體需求細化檔案管理制度，制定檔案管理實施細那么，完善檔案管理制度體系。尤其是在檔案的利用方面，檔案的利用是檔案資源價值的體現(xiàn)，檔案不能隨意被翻閱、利用，要健全檔案利用體系。電力企業(yè)制定了檔案管理的責(zé)任查究制度，這些制度能夠明確個人責(zé)任，但很多制度尚未被有效執(zhí)行。要進一步完善責(zé)任查究制度，根據(jù)誰管理誰負(fù)責(zé)的原那么，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限，增強檔案管理員的責(zé)任意識。此外，對檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的追責(zé)也必不可少，這樣能增強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，提高檔案管理意識。

3.2優(yōu)化檔案管理模式

落后的電力建設(shè)項目檔案材料管理方式是造成檔案管理數(shù)字化水平不高的一個主要原因，優(yōu)化電力建設(shè)項目檔案管理方式，全面推進數(shù)字化處理是極其必要的。信息化的電力建設(shè)項目檔案管理方式能夠快速以及利用極小的空間來完成對一個電力工程項目檔案材料的統(tǒng)一的、有結(jié)構(gòu)的管理，信息化處理能夠把紙質(zhì)檔案與電子檔案完美結(jié)合。但是想要實現(xiàn)項目全面的信息化檔案資料管理，需要各個項目參與單位重視檔案資料的整理、收集，需要配備檔案信息化的軟、硬件設(shè)施，如打印機、掃描儀等。同時，需要配備專門的檔案人員，統(tǒng)一進行收集、整理、掃描歸檔工作。為了保證掃描質(zhì)量，還得制定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的項目檔案信息化制度，定期接受檔案部門的監(jiān)督檢查、培訓(xùn)指導(dǎo)。

3.3提高檔案管理人員素質(zhì)

根據(jù)電力企業(yè)檔案分類原那么，檔案可以分為文書檔案、會計檔案、科技檔案及實物檔案等。檔案載體形式多樣，歸檔和保留方式也不同，而同類型的檔案也存在保管期限不同的情況。假設(shè)想對檔案進行有效管理，必須提升電力企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)。面對檔案管理存在的人員老化和專業(yè)技術(shù)人才緊缺的現(xiàn)狀，電力企業(yè)管理者要高度重視，切實強化檔案管理意識，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，這是實現(xiàn)檔案科學(xué)管理的根底。實現(xiàn)檔案的信息化、現(xiàn)代化管理，必須聘用具有專業(yè)知識的人。針對檔案管理人員年齡老化、結(jié)構(gòu)不合理的問題，要通過學(xué)習(xí)，增強檔案管理專業(yè)知識，再通過培訓(xùn)提升這些人的能力。檔案管理是一項干燥、繁瑣的工作，要采取更多的鼓勵措施穩(wěn)定檔案管理人才隊伍，提高專業(yè)技術(shù)人員的積極性。

4結(jié)語

綜上所述，做好檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量，能