大學院校財務電子檔案管理現狀與提升路徑,財務管理論文

大學院校財務電子檔案管理現在狀況與提升路徑,財務管理論文內容摘要：高校財務全面信息化是當代信息技術發(fā)展的必然趨勢和結果，高校財務信息化在極大提升財務管理績效的同時，也生成了大量的財務電子檔案。文章根據對C市37所高校財務電子檔案管理問卷調查發(fā)現，高校財務電子檔案管理工作正面臨不少挑戰(zhàn)，包括對財務電子檔案管理的重要性缺乏足夠的認識、對財務電子檔案面臨的風險缺乏管控措施、管理制度不完善、管理人員素質不高、網絡安全意識淡薄等。針對以上問題，文章以為高校要高度重視財務電子檔案的管理，積極建設完善財務電子檔案管理制度，加強財務電子檔案管理人員選拔培養(yǎng)，建設和完善相應的軟硬件設施設備，為高校財務電子檔案管理創(chuàng)造良好的條件。本文關鍵詞語：財務電子檔案；數字設備；網絡信息技術；目錄一、當下高校財務電子檔案管理面臨的問題1〔一〕相關單位對加強財務電子檔案管理的重要性缺乏足夠認識2〔二〕對財務電子檔案面臨的風險缺乏應對和管控措施3〔三〕相應的財務電子檔案管理制度建設很不完善3〔四〕高校財務電子檔案管理人員素質不高，缺乏相應知識技能4〔五〕高校財務電子檔案管理缺乏必要的網絡安全環(huán)境5〔六〕相關管理人員缺乏必要的安全、保密意識5二、關于高校財務電子檔案管理相關對策的考慮6〔一〕高校相關主管校領導和部門要高度重視7〔二〕全面加強和完善制度建設8〔三〕加強相關檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)8〔四〕加強相應軟硬件及設備建設8〔五〕加強財務電子檔案后續(xù)利用的開發(fā)建設9三、結束語10以下為參考文獻10隨著當代網絡和移動通訊信息技術的迅猛發(fā)展，高校財務的信息化發(fā)展愈發(fā)深切進入，財務工作生成的電子檔案數量越來越多，牽涉的內容越來越廣。然而，在當代網絡信息技術環(huán)境下，相應的電子信息數據管理所面臨的問題也隨之而來，操作失誤或者計算機病毒都可能造成大量的財務數據、銀行賬戶信息的意外泄露，或者財務核心信息系統(tǒng)、電子文件遭到毀壞甚至丟失，進而帶來無法估量的損失。因而，在享受當代信息技術帶來宏大便利的同時，高校財務電子檔案管理工作也面臨眾多的挑戰(zhàn)。一、當下高校財務電子檔案管理面臨的問題〔一〕相關單位對加強財務電子檔案管理的重要性缺乏足夠認識隨著當代信息技術在當代財務管理中的深切進入和全面應用，財務信息系統(tǒng)在財務管理中起著越來越關鍵的作用，這不僅僅是提升財務管理績效的需要，還在提升單位管理和決策的科學性、及時性和有效性上發(fā)揮著越來越大的作用。當代財務管理離不開信息化，財務的信息化必然伴隨財務電子檔案的生成、傳輸、管理和使用。然而，在一項關于C市37所高校財務電子檔案管理調查問卷中發(fā)現，華而不實35所高校在財務電子檔案進行有效管理的重要性方面缺乏足夠的認識，對當代的網絡信息技術沒有認真加以關注，管理手段單一。比方：面對龐大的財務電子檔案，有的高校在管理上思路不清、方向不明、設備落后，極個別學校甚至還在使用手抄筆錄的老式管理辦法，效率低下；有的高校在管理上仍然還在采用若干年前的紙質檔案管理思路，簡單地運用原來的檔案管理辦法，以為只要將需要打印的相關財務文件打印出來交由檔案室保管就萬事大吉，而對電子檔案部分根本不予重視；有的高校根本就沒有財務電子檔案管理制度，或者很不完善，缺乏實際的管理措施和辦法；有的高校對信息系統(tǒng)建設比擬重視，但是對相關信息系統(tǒng)以及所產生的相關電子檔案的后續(xù)管理和再開發(fā)利用重視不夠，對檔案的生成、傳輸和管理流程缺乏足夠的監(jiān)督和追蹤。這些做法，在客觀上既漠視了財務電子檔案的真實性、完好性和有效性，又對財務數據后續(xù)開發(fā)利用帶來一定的困難?！捕硨ω攧针娮訖n案面臨的風險缺乏應對和管控措施當代網絡信息技術的快速發(fā)展和在財務領域的深切進入運用對財務電子檔案的生成、傳遞、保管和使用等帶來了極大的好處；然而，財務電子檔案的管理也因而面臨嚴重風險。比方：網絡黑客利用病毒對關鍵財務系統(tǒng)和數據的竊取與毀壞，以及由此可能對財務工作造成宏大危害；或者網絡信息技術的不當使用或不法利用也會給正常工作造成無法估量的損失等。調查問卷顯示，一方面問卷中37所高校都建設了財務信息化系統(tǒng)，而且?guī)缀跛懈咝ω攧针娮訖n案所面臨的風險都有一定了解，但是幾乎問卷中所有高校對財務信息化管理經過中所面臨的各類風險都缺乏明確的管控措施，對財務電子檔案面臨的可能被竊取和毀壞所造成的影響未有足夠的思想、技術和制度應對。這已遠遠不適應當代信息技術的發(fā)展和財務管理的需要?！踩诚鄳呢攧针娮訖n案管理制度建設很不完善在調查問卷中，幾乎沒有一所高校有一套完好的財務電子檔案管理制度和完善規(guī)范的操作管理流程，而且?guī)缀醵嘉磳﹄娮訖n案進行有效的監(jiān)督和追蹤。詳細表如今對相關財務電子文件的構成制度規(guī)定不明確；相關電子文件檔案的處理流程不規(guī)范；相關電子文件檔案的收集與存放不完好及電子文件的歸檔不及時、整理不充分；歸檔電子文件的移交、接收與保管缺乏監(jiān)督；相關電子檔案的查閱權限分配無規(guī)定；相關電子檔案缺乏足夠的安全防備措施等，容易造成核心財務系統(tǒng)和相關重要數據的毀壞〔比方人為的毀壞或病毒入侵、人為的誤刪除等〕和重要財務電子數據丟失的可能，以致于最后不得不花費大量的時間和精神來對相關的財務信息系統(tǒng)和相應的電子數據進行恢復。這樣不僅嚴重影響了財務信息系統(tǒng)的正常運行，增加了運行成本，降低了工作效率，還極大地影響了財務電子檔案的真實性、完好性、安全性及可辨別性，對財務電子檔案的后續(xù)利用帶來不確定性?！菜摹掣咝Ｘ攧针娮訖n案管理人員素質不高，缺乏相應知識技能當代信息技術的發(fā)展突飛猛進，新的信息設備層出不窮，新的系統(tǒng)軟件和應用軟件不斷推出，新的管理手段不斷涌現，信息技術發(fā)展更新換代極為迅速，這對財務電子檔案管理人員的素質要求帶來了嚴峻挑戰(zhàn)。在調查中，受訪的37所高?；旧隙寂鋫淞素攧招畔⑾到y(tǒng)管理員和專職檔案管理員，華而不實部分高校系統(tǒng)管理員基本不懂信息技術，而幾乎每一所高校的檔案管理員都是布置鄰近退休的人員或者閑置的人員擔任。由于檔案管理人員專業(yè)知識和技能的匱乏，缺乏對前沿信息技術的理解、把握和追蹤，對網絡環(huán)境的安全保障缺乏足夠的應對措施，對生成電子檔案的硬件、軟件環(huán)境不清楚、不明白，對電子文檔的構成、收集、鑒定、歸檔、秘級劃分和重新恢復等環(huán)節(jié)不了解，對財務電子檔案的管理不專業(yè)、不全面、不系統(tǒng)。這樣的管理人員布置對財務電子檔案的管理帶來了不小的隱患?！参濉掣咝Ｘ攧针娮訖n案管理缺乏必要的網絡安全環(huán)境1.電子檔案管理缺乏必要的硬件安全環(huán)境。不少高校由于系統(tǒng)建設初期知識的缺乏以及技術條件的限制，導致對信息系統(tǒng)的規(guī)劃和建設缺乏足夠的前瞻性，缺乏一套嚴格的信息化建設施工標準，沒有足夠的消防意識和防備措施；有的地方數據異地備份設備缺乏，或者備份數據沒有進行異地存放，或者異地存放環(huán)境相應指標達不到要求，存放方式不規(guī)范，以致于數據的安全存放存在極大的隱患；有的沒有配備必要的消防安全設備〔比方除濕除塵、防火、防盜等〕，強電、弱電線路混裝，相應線路標識不明確，線路存在隱患，以致于事故頻發(fā)，系統(tǒng)的后續(xù)維護難度大。2.財務電子檔案的管理缺乏必要的軟件安全環(huán)境。在調查中，37所高校采用了多重的安全防備措施〔IP隔離、訪問限制、IP綁定MASK地址、軟件防火墻、硬件防火墻、硬件隔離等〕的只要6所。而其他高校中，有的高校連必要的防火墻都沒有，僅僅僅是從網絡上下載安裝了殺毒軟件和軟件防火墻。這無疑給病毒、黑客或者別人的入侵提供了可乘之機?！擦诚嚓P管理人員缺乏必要的安全、保密意識在調查中，37所高校幾乎所有的電子檔案管理人員都缺乏足夠的財務信息安全和保密意識。有的高校財務電子檔案的使用、查閱、打印、復制缺乏必要的保密限制措施和審批環(huán)節(jié)；或者在網絡上隨意分享文件夾，隨意存放重要的電子文件，將未經審核通過的財務電子數據放在分享文件夾上，或者將比擬關鍵的文件隨意放在自個的電腦桌面上；有的將需要保密的電子文件未經過必要的加密處理，就和一般性電子文件混合保存；有的隨意使用外來移動存儲設備，而本身又沒有采取相應的安全防護措施，造成計算機病毒的感染而損壞財務信息系統(tǒng)和電子文件；更有甚者，職業(yè)道德缺乏，利用工作上的便利，隨意復制、傳輸、分布相關的重要財務電子文檔，損壞或泄露重要的電子文件，使相應的工作陷入被動。二、關于高校財務電子檔案管理相關對策的考慮〔一〕高校相關主管校領導和部門要高度重視高校財務電子檔案管理工作是高校財務管理中非常重要的一個環(huán)節(jié)，要嚴格根據國家相關規(guī)定對財務電子文件進行管理，并給予該工作以足夠的支持，包括制度、經費上的支持以及軟硬件建設的支持。作為財務部門政策的制定者、決策者和引導者，領導的重視起著舉足輕重的作用，要充分認識到有效的檔案管理能給財務工作帶來宏大的促進作用，重視高校財務電子檔案，明確分工，各司其責，努力激發(fā)電子檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性，積極引導財務電子檔案管理的正確發(fā)展?！捕橙婕訌姾屯晟浦贫冉ㄔO完善的制度、積極有效的管理措施以及規(guī)范有序的操作流程，是提高高校財務電子檔案管理水平、規(guī)范管理流程、保證高校財務電子檔案的真實性、完好性和有效性的根本保證。1.財務電子文檔生成制度建設。建立嚴格的管理制度和技術措施來確保財務電子文件構成時的真實性、完好性和有效性。要建立規(guī)范的制度和工作程序并結合相應的技術措施，保證財務電子文件的構成經過符合規(guī)范并能對相關操作流程進行管理登記。應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施，針對自然災禍、非法訪問、非法操作、病毒損害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防備對策。2.財務電子文件歸檔制度建設。必須對財務電子文件定期進行歸檔，歸檔電子文件的處理和保存應符合安全保密規(guī)定；電子文件在歸檔經過中還應采取可靠的安全防護措施來保證存檔財務電子文件的真實性、完好性、保密性并進行相應的檢測和登記；檢測后把帶有歸檔標識的電子文件集中，并拷貝至耐久性好的載體上；要定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上；對歸檔電子文件還要根據相關規(guī)定確定密級和歸檔范圍，同時要劃定保管期限并在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識，并由相應負責人簽署審核意見，簽署后將相應結果填入相關的歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表。3.歸檔后財務電子檔案的移交、接收與保管制度建設。對歸檔電子檔案的移交、接收與保管，應按有關規(guī)定對歸檔的每套載體及其技術環(huán)境進行檢驗，檢驗合格率到達100%時方可進行交接，并由檔案管理人員進行集中保管。在已聯網的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網絡上進行，但仍需履行相應的簽字移交手續(xù)。歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，對歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。為保證電子文檔的有效性，管理人員每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作。原載體保存時間應符合電子文件制度要求，保存期滿后對可擦寫載體去除后重復使用，不可去除內容的載體應按保密要求進行處置。在后續(xù)保管經過中，要根據制度要求對存儲載體定期抽樣機讀檢驗，如發(fā)現問題應及時采取恢復措施。對存儲載體上的歸檔電子文件，應定期轉存，原載體同時保存。相關電子檔案管理人員定期將檢驗結果填入相關的歸檔電子文件管理登記表中?！踩臣訌娤嚓P檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)作為當代信息技術條件下的財務電子檔案管理人員，財務電子檔案的安全系于一身，要求高、責任大。因而，作為財務電子檔案管理人員，最少應該具備下面的素質和能力：1.全面的財務專業(yè)知識。財務電子檔案管理崗位必須非常清楚財務處理的基本流程，知曉需要生成哪些財務電子檔案以及在什么環(huán)節(jié)生成，生成后怎樣進行檢測以保證其真實完好無病毒。2.要具備必須的電腦軟、硬件知識和一定的信息技術處理能力。作為一名當代財務電子檔案管理人員，除了要有相應的財務專業(yè)知識外，還必需要具有相應的軟、硬件處理能力和相應的網絡信息技術處理能力，知道怎樣利用相應的硬件設備、軟件系統(tǒng)和網絡系統(tǒng)生成相應的財務電子文件并對其進行儲存、傳遞、歸檔、查閱、恢復等，并能提供相應的安全技術保障，防止相應系統(tǒng)和數據遭到不良攻擊和毀壞，碰到一定的軟件或硬件的故障能獨立自主地進行排除。3.要具備一定的檔案管理基本知識。作為財務電子檔案管理人員，還應該能夠比擬清楚明晰地知曉在財務處理經過中對哪些電子文件進行有效的管理和密級的劃分，能根據國家和部門的相關電子文檔案的管理規(guī)定進行電子檔案的生成、檢驗、傳遞、記錄、分類、存儲、保管和恢復，能根據相關規(guī)定對檔案的后續(xù)利用進行有效的管理，包括程序、必要手續(xù)以及相應權限的分配等。4.要有較高的職業(yè)道德和保密意識。作為財務電子檔案的管理人員，要有較高的職業(yè)道德和安全保密意識，能自覺根據國家和相關部門的相關規(guī)定，主動提升相應的專業(yè)技術能力，并有效利用當代的網絡技術和先進的檔案管理經歷體驗，防止病毒和黑客的損害；同時不能私自截留、復制、傳播有關的電子檔案，更不能蓄意進行篡改或毀壞，或者隨意通過網絡進行散發(fā)。要充分運用當代信息技術對財務電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行受權操作控制，建立一套檔案生成、檔案分類、檔案送存的機制?！菜摹臣訌娤鄳浻布霸O備建設為了對財務電子檔案進行安全有效的管理，專門的場地、標準化的設施設備和軟件系統(tǒng)缺一不可。財務電子檔案應設立專門存儲管理場地，并根據當代信息技術的建設標準進行建設，配備完