高職-新編計算機應用基礎 項目PPT課件項目五 數(shù)據(jù)處理3

項目五數(shù)據(jù)處理

項目導讀

我們都在紙上畫過表格，當你不得不拿起筆、尺子、橡皮的時候，是否有一些無奈？尤其是表格比較大時，工作量更是可觀，如果表格中再有大量的數(shù)據(jù)需計算，那就更是頭疼了。隨著信息時代的來臨，大量的表格已由計算機來處理，電子制表成為了我們工作中重要的手段。

Excel電子表格軟件是美國微軟公司研制的辦公自動化軟件Office中的重要成員。啟動Excel后，屏幕上顯示由橫豎線組成的空白表格，可以直接填入數(shù)據(jù)，就可形成現(xiàn)實生活中的各種表格，如學生登記表、考試成績表、工資表、物價表等。我們將數(shù)據(jù)從紙上存入Excel工作表中，對數(shù)據(jù)的處理和管理發(fā)生了質的變化，使數(shù)據(jù)從靜態(tài)變成動態(tài)，能充分利用計算機自動、快速處理。本項目將通過4個學習型任務，來學習Excel強大的數(shù)據(jù)處理功能。學習要點建立工作表

格式化工作表使用函數(shù)和公式數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總建立圖表

任務1建立學生成績表任務導入

為了便于成績管理，輔導員讓孫紅建立一份學生成績統(tǒng)計表，表中包含學號、班級、姓名、性別、各科成績等信息。

本任務我們以學生成績統(tǒng)計表為例，學習創(chuàng)建Excel電子表格的方法，并適當設置字體格式、適當調整行高、列寬，并添加工作表邊框。學習目標

1.理解工作簿、工作表、單元格等基本概念。2.會創(chuàng)建、編輯、保存電子表格文件。3.能熟練輸入、編輯、修改工作表中的數(shù)據(jù)。4.能熟練設置表格格式。任務實施工作簿名

列號行號活動單元格全選按鈕名稱框工作表標簽編輯框任務窗格1.啟動Excel2.工作簿、工作表、單元格的基本概念

1）工作簿

Excel支持的文檔叫做工作簿（Book），它用來存儲并處理工作數(shù)據(jù)文件。當啟動Excel時，系統(tǒng)自動打開一個工作簿，默認名字為Book1，以.xls為擴展名。一個工作簿可以由多張工作表組成，最多可達到255個。

在Excel中，工作簿與工作表的關系如同日常的賬簿和賬頁之間的關系。一個賬簿可由多個賬頁組成，如果一個賬頁所反映的是某月收支賬目，那么賬簿可以用來說明一年或更長時間的收支狀況。

在一個工作簿中所包含的工作表都以標簽的形式排列在狀態(tài)欄的上方，當需要進行工作表的切換時，只要用鼠標單擊工作表名字標簽，對應的工作表就從后面顯示到屏幕上，原來的工作表即被隱藏起來。2）工作表

工作表是Excel完成一項工作的基本單位。工作表內可以包括字符串、數(shù)字、公式、圖表等信息，每一個工作表用一個標簽來進行標識（如Sheet1）。3）單元格

工作表格區(qū)域中每一個長方形的小格就是一個單元格。在單元格中可以存放字符或數(shù)據(jù)。

列號和行號連接在一起構成了單元格在工作表中地址，即坐標。描述時把列號寫在行號的前面，如A1、C3、E4等。列號用字母A～Z、AA～AZ、BA～BZ、…、IA～IV表示，共256列。行號用數(shù)字表示，從1～65536。3.建立工作表當把數(shù)字串當作字符時，在輸入項前添加單引號'或者格式為：="數(shù)字串"默認狀態(tài)，字符型數(shù)據(jù)居左默認狀態(tài)，數(shù)值型數(shù)據(jù)居右4.設置標題單擊行標頭，選中該行5.移動與刪除操作6.改變數(shù)據(jù)格式7.行高、列寬、邊框線操作8.保存工作簿文件

技能拓展1.選擇操作對象

（1）單元格內容的選擇

使用鼠標：用光標定位的方法進入單元格內容編輯狀態(tài)，在所要選取內容開始處按下鼠標左鍵不放，然后拖動到所要選擇內容結束處。

使用鍵盤：用光標定位的方法，將光標置于所要選擇內容開始處，按下Shift鍵的同時，用左、右方向鍵將光標移到所要選擇內容結束處。

1)單個單元格：單個單元格的選擇就是激活該單元格，其名稱為該單元格的名稱，例A2B3等。2)行、列：選擇行或列時，只需單擊行標頭或列標頭。如果選擇連續(xù)的行或列，只需拖動行標頭或列標頭。3)連續(xù)單元格：將光標定位在所選連續(xù)單元格的左上角，然后將鼠標從所選單元格左上角拖動到右下角，或者在按下Shift鍵的同時，單擊所選單元格的右下角。其區(qū)域名稱為“左上角單元格名稱:右下角單元格名稱”，例如B1:K15等。第一個選擇的單元格為活動單元格，其為白色狀態(tài)，其他選擇區(qū)為具有透明度的淺藍色狀態(tài)，名稱框中顯示選中的行列數(shù)（如15R×10C）。4)不連續(xù)單元格：在按下Ctrl鍵的同時，單擊所選的單元格，就可以選擇不連續(xù)的單元格區(qū)域。5)全部單元格：單擊工作表左上角的“全選按鈕”，或者選擇“編輯”菜單→“全選”項，或者使用快捷鍵Ctrl+A，就可以選擇當前工作表的全部單元格。6)特殊單元格：如果所選擇的單元格具有某種條件，例如，選擇工作表中的所有空格，或選擇工作表中的所有公式等，其方法為：單擊“編輯”菜單→“定位”項，在“定位”對話框中，單擊“定位條件”按鈕，打開“定位條件”對話框，在其中選擇所需的條件，例如選中“空值”項，將會選擇空單元格，如果選擇“常量”項，將不會選擇公式項。（2）單元格的選擇（3）工作表的選擇

選擇單個工作表：激活工作表就是選擇單個工作表，此時所選的工作表標簽為白色。

選擇連續(xù)工作表：按下Shift鍵，單擊所要連續(xù)選擇的最后一個工作表標簽，此時被選擇的工作表標簽呈白色狀態(tài)。

選擇不連續(xù)的工作表：在按下Ctrl鍵的同時，分別單擊所要選擇的工作表標簽，此時，被選擇的工作表標簽也呈白色狀態(tài)。2.格式化數(shù)字原始數(shù)據(jù)貨幣樣式百分比樣式千位分隔樣式增加小數(shù)位數(shù)減少小數(shù)位數(shù)3.預置小數(shù)位數(shù)輸入數(shù)字相關知識1.單元格數(shù)據(jù)的類型（1）字符型數(shù)據(jù)

字符型數(shù)據(jù)是指由字母、漢字或其他符號組成的字符串。字符個數(shù)≤255，在單元格中默認為左對齊。

當在一個單元格內輸入的內容需要分段時，按Alt+Enter鍵在單元格內換段。（2）數(shù)值型數(shù)據(jù)

數(shù)值型數(shù)據(jù)可以使用普通計數(shù)法，如5、-9，也允許使用科學計數(shù)法，如1234.5可輸入1.2345E3。（3）日期型數(shù)據(jù)

日期型數(shù)據(jù)的格式為年/月/日或月/日。如2012/10/20或10/20，表示為2012年10月20日或10月20日。若按Ctrl+;則取當前系統(tǒng)日期。（4）邏輯型數(shù)據(jù)

在單元格中可以直接輸入邏輯值True（真）或False（假），一般是在單元格中進行數(shù)據(jù)之間的比較運算時，Excel判斷后自動產(chǎn)生的結果，居中顯示。2.單元格與活動單元格

工作表中行與列交叉點處的小方格稱為一個表格單元或單元格。每個單元格都有固定的地址，用戶可以把數(shù)據(jù)輸入到單元格中保存起來。Excel啟動之后，光標自動定位在Sheet1的A1單元格。

如果用鼠標指針（空心十字形狀）單擊某單元格，使它呈現(xiàn)黑色的邊框，這個單元格就是活動單元格，用戶輸入、編輯數(shù)據(jù)都需要在活動單元格中進行，每個單元格最多可以容納255個字符。任務2美化學生成績表

任務導入

孫紅已經(jīng)建立了學生成績統(tǒng)計表，得到了老師的初步認可，但老師更關心不及格同學的成績，他希望將成績不及格的數(shù)值突出顯示出來。同時孫紅也感覺格式設置的過于簡單，因此將在此表上進行格式設置，以便更加美觀。另外，輔導員老師需要建立一個工作計劃表，以便提醒自己工作。學習目標

1.能熟練對電子表格進行格式設置

2.能熟練復制工作表內容

3.能熟練設置條件格式

4.會自動套用格式

5.會使用自動填充數(shù)據(jù)功能

6.會設置復雜邊框任務實施1.復制工作表內容2.設置條件格式3.自動套用格式4.自動填充數(shù)據(jù)

填充柄純字符，填充相當于復制數(shù)字與字符混合，填充時字符不變、數(shù)字遞增數(shù)字與字符混合，填充時字符不變、數(shù)字遞增Excel預設的自動填充序列純數(shù)字，填充相當于復制5.輸入相同單元格內容6.合并單元格內容7.改變文字方向8.設置字符格式9.設置邊框技能拓展1.連續(xù)區(qū)域內數(shù)據(jù)的輸入2.自定義序列

相關知識Excel中如何避免錯誤信息（1）錯誤值：＃＃＃＃

含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負值。

解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產(chǎn)生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結果為負的時間量。（2）錯誤值：＃DIV/0!

含義：試圖除以0。這個錯誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。（3）錯誤值：＃VALUE!

含義：輸入引用文本項的數(shù)學公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運算符，或者當執(zhí)行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產(chǎn)生錯誤信息＃VALUE!。

解決辦法：確認公式或函數(shù)所需的運算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格C4中有一個數(shù)字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計算公式=C4＋D4時，系統(tǒng)不能將文本轉換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯誤值＃VALUE!。（4）錯誤值：＃REF!

含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。

解決辦法：恢復被引用的單元格范圍，或是重新設定引用范圍。（5）錯誤值：＃N/A

含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計算。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。

解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內填充上數(shù)據(jù)。（6）錯誤值：＃NAME?

含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將字符串括在雙引號中，也會產(chǎn)生此錯誤值。

解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在；如果是名稱、函數(shù)名拼寫錯誤應改正過來；將字符串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號（:）。例如SUM（C1:C10）。（7）錯誤值：＃NUM!

含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結果太大或太小，而無法在工作表中表示。

解決辦法：確認函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式，使其結果在-1×10307和1×10307之間。（8）錯誤值：＃NULL！

含義：在公式中的兩個范圍之間插入一個空格以表示交叉點，但這兩個范圍沒有公共單元格。比如輸入=SUM(A1:A10C1:C10)，就會產(chǎn)生這種情況。任務3統(tǒng)計學生成績任務導入

本任務在已建立的“學生成績表”上，利用Excel的公式和函數(shù)功能來計算學生總分、個人平均分、最高分、學生數(shù)。學習目標1.了解單元格地址的引用2.會使用公式和常用函數(shù)進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計3.會根據(jù)輸出要求設置打印方向與邊界、頁眉和頁腳，設置打印屬性4.會預覽和打印文件任務實施1.自動求和2.復制公式3.自動求平均值4.理解單元格引用的概念（1）相對引用

相對引用是指在公式移動或復制時，單元格地址相對目的單元格發(fā)生變化，相對引用地址由列名行號表示。（2）絕對引用

絕對引用表示單元格地址不隨移動或復制的目的單元格的變化而變化，即表示某一單元格在工作表中的絕對位置。絕對引用地址的表示方法是在行號和列標前加一個$符號。

例如，把F2單元格中的公式改為“=$A$1+$B$2+$C$3”，然后將公式復制到G4單元格，則G4的值與F2相同，也是21，復制后的公式仍為“=$A$1+$B$2+$C$3”。（3）混合引用

如果單元格引用地址一部分為絕對引用，另一部分為相對引用，例如$B1或B$1，則這類地址稱為混合引用地址。如果“$”符號在行號前，則表明該行位置是絕對不變的，而列位置仍隨目的位置的變化做相應變化。反之，如果“$”符號在列名前，則表明該列位置是絕對不變的，而行位置仍隨目的位置的變化做相應變化。5.使用“粘貼函數(shù)”功能求最高分6.在函數(shù)列表中選擇函數(shù)求學生數(shù)7.頁面設置

8.打印預覽9.設置打印選項技能拓展1.自動計算功能2.在單元格中顯示公式相關知識1.Excel中的常用函數(shù)

(1)SUM(A1,A2,...)

（2）AVERAGE(A1,A2,...)

（3）MAX(A1,A2,...)

（4）MIN(A1,A2,...)

（5）INT(A1)

（6）ABS(A1)

（7）ROUND(A1,A2)

（8）COUNT(A1,A2,...)

（9）IF(P,T,F)

（10）COUNTIF(范圍,條件)

（11）YEAR(日期數(shù)據(jù))

（12）RANK(單元格,范圍)2.內部引用和外部引用

同一工作表中的單元格之間的引用稱為“內部引用”。在Excel中還可以引用同一工作簿中不同工作表中的單元格，也可以引用不同工作簿中的工作表的單元格，這種引用稱之為“外部引用”，也稱為“鏈接”。

引用同一工作簿內不同工作表中的單元格格式為“=工作表名!單元格地址”。例如，“=Sheet2!A1+Sheet1!A4”表示將Sheet2中A1單元格的數(shù)據(jù)與Sheet1中的A4單元格的數(shù)據(jù)相加，放入某個目標單元格。

引用不同工作簿工作表中的單元格格式為“=[工作簿名]工作表名!單元格地址”。例如，“=[Book1]Sheet2!$A$1-[Book2]Sheet1!B3”表示將Book1工作簿中Sheet2工作表中的A1單元格的數(shù)據(jù)與[Book2]工作簿中Sheet1工作表中的B3單元格的數(shù)據(jù)相減，放入某個目標單元格，前者為絕對引用，后者為相對引用。

任務4分析學生成績任務導入

本任務將在“學生成績表”工作簿的基礎上，完成下面6個子任務。

（1）對學生按總分降序排序，以便發(fā)放獎學