管理制度公司數(shù)字化管理運(yùn)行管理制度

[管理制度]公司數(shù)字化管理運(yùn)行管理制度〔管理制度)公司數(shù)字化管理運(yùn)行管理制度XXXX公司數(shù)字化管理ERP日常運(yùn)行管理制度二000年XX月XX日目錄一、總則二、數(shù)字化管理操作使用管理制度三、計(jì)算機(jī)上機(jī)操作記錄制度四、數(shù)字化管理人員管理〔崗位責(zé)任制〕制度五、數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度六、數(shù)字化管理報(bào)表管理制度七、數(shù)字化管理系統(tǒng)〔軟件及硬件〕維護(hù)制度八、數(shù)字化管理檔案管理制度總則數(shù)字化管理的最終目的是利用核算手段及分析手段的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理工作的現(xiàn)代化，為企業(yè)管理的現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)。ERP系統(tǒng)是由系統(tǒng)各類人員，計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、機(jī)房、核算軟件，及各類會計(jì)信息組成的壹個有機(jī)整體，為確保已建立的ERP系統(tǒng)的安全、可靠、正常穩(wěn)定的運(yùn)行，而且于運(yùn)行過程中不斷提升運(yùn)行效率，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的運(yùn)行效果，有必要對系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)密的管理，即：1、建立、健全各種組織控制措施，確保系統(tǒng)安全、正常、可靠、穩(wěn)定運(yùn)行；2、強(qiáng)化對已建立的信息系統(tǒng)的管理，提升系統(tǒng)的運(yùn)行效率；3、充分利用系統(tǒng)提供的各種手段，便利靈活地為管理提供服務(wù)。依據(jù)之上目的，且結(jié)合財(cái)政部對企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化的規(guī)定和FAS2000ERP系統(tǒng)的特別性和我公司的實(shí)際狀況，制定出我公司ERP系統(tǒng)的管理制度。本制主要包括ERP系統(tǒng)的使用管理、帳務(wù)系統(tǒng)管理、報(bào)表系統(tǒng)管理、人員組織管理、維護(hù)管理及檔案管理等內(nèi)容。本制度由XX部負(fù)責(zé)解釋說明及監(jiān)督實(shí)施。本制度是依照財(cái)務(wù)的有關(guān)規(guī)定且結(jié)合當(dāng)前ERP系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)際狀況制定的，為滿足本公司數(shù)字化管理發(fā)展的客觀必需要應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充修改。本制度從公布之日開始執(zhí)行。數(shù)字化管理操作使用管理制度數(shù)字化管理就是把物料控制、生產(chǎn)計(jì)劃和管理等管理系統(tǒng)工程、電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、INTERNET、網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科和會計(jì)理論和方法融為壹體，通過貨幣計(jì)量信息和其它有關(guān)信息的輸入、存儲、運(yùn)算和輸出，運(yùn)用最新科技成果，以現(xiàn)代機(jī)器工作取代手工操作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體工作方式的變革和人的解放，且定期或不定期地提供計(jì)劃和控制經(jīng)濟(jì)過程必需要的會計(jì)信息和生產(chǎn)信息等，為此，為確保數(shù)字化管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)且完成預(yù)定的任務(wù)，特制定數(shù)字化管理操作使用管理制度。此制度主要是通過對系統(tǒng)運(yùn)行的管理，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行完成預(yù)定的任務(wù)，確保系統(tǒng)內(nèi)各類資源信息的安全和完整，只有強(qiáng)化使用管理才干避免非法作弊行為和企業(yè)商業(yè)秘密泄露等的發(fā)生，避免系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)由于誤操作而被破壞或丟失，確保發(fā)生故障后能及時恢復(fù)，出現(xiàn)錯誤后能及時發(fā)現(xiàn)，及時改正，確保輸出信息正確、真實(shí)。一、機(jī)房的管理：計(jì)算機(jī)屬公司常規(guī)而又重要辦公設(shè)備，應(yīng)創(chuàng)造壹個優(yōu)良的運(yùn)行環(huán)境，為保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，軟件和數(shù)據(jù)的安全可靠，現(xiàn)規(guī)定如下：1、機(jī)房由系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)維護(hù)人員分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)管理、非工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)；2、堅(jiān)持機(jī)房環(huán)境衛(wèi)生，定期清潔〔每周末下午〕微機(jī)以及其它設(shè)備的塵埃和贓物；3、嚴(yán)禁于微機(jī)前用水和吸煙，以免引起短路、火災(zāi)或其它操作；4、為防止意外事故的發(fā)生，機(jī)房內(nèi)杜絕壹切火源，機(jī)房內(nèi)所有電器設(shè)備須經(jīng)電工安裝，其它人員不得隨意拆遷或安裝；5、于工作中突然停電，應(yīng)注意及時關(guān)閉有關(guān)設(shè)備電源，于操作人員離開微機(jī)時應(yīng)關(guān)閉微機(jī)電源，下班前應(yīng)檢查電源的關(guān)閉及UPS使用等狀況；6、嚴(yán)禁于微機(jī)內(nèi)安裝或運(yùn)行游戲盤；7、未通過許可，不準(zhǔn)對外服務(wù)，以防病毒傳入；8、機(jī)房無人時應(yīng)加鎖，確保主機(jī)安全。二、操作使用管理：本管理是對計(jì)算機(jī)硬件和系統(tǒng)軟件于操作使用中的制度，主要任務(wù)是建立、健全和完善數(shù)字化管理運(yùn)行環(huán)境，確保主系統(tǒng)內(nèi)各類信息資源的安全、可靠及完整，防止違規(guī)操作，避免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真和丟失，確保發(fā)生故障時能及時發(fā)現(xiàn)、及時改正、及時恢復(fù)，同時確保數(shù)字化管理信息資源的正確性、及時性、完整性和連續(xù)性。1、上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定：〔1〕系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及經(jīng)系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)的有關(guān)人員，有權(quán)上機(jī)操作運(yùn)行系統(tǒng)；〔2〕非指定人員不能上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)；〔3〕上機(jī)使用注意事項(xiàng)見附錄：〔上機(jī)注意事項(xiàng)規(guī)定〕；〔4〕上機(jī)使用人員必需使用其真實(shí)姓名，操作密碼注意保密，壹旦泄漏，操作人員有權(quán)修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸的責(zé)任；〔5〕上機(jī)人員必需按照各自的操作權(quán)限進(jìn)入，不得越權(quán)，為防止此類狀況的發(fā)生，上機(jī)人員操作完畢后，必需退出系統(tǒng)；〔6〕應(yīng)及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生；〔7〕不能使用來路不明的軟盤和各種非法拷貝工作，以防止病毒的傳入；〔8〕未通過批準(zhǔn)，不能使用初始化格式命令和刪除等DOS命令；〔9〕對各應(yīng)用軟件word、excel等的使用，必需建立自己的子目錄，存入自己的文件，系統(tǒng)文件目錄不應(yīng)存任何非系統(tǒng)文件，維護(hù)人員有權(quán)刪除這些非系統(tǒng)文件。如被刪除，文件編輯者自負(fù)后果。2、上機(jī)使用人員使命和權(quán)限：A、系統(tǒng)管理員：對整個系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行負(fù)責(zé)?！粝到y(tǒng)管理員必需依據(jù)天心財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)和本單位會計(jì)核算的實(shí)際狀況建立本單位的數(shù)字化體系和核算方式。會計(jì)科目的設(shè)置必需符合會計(jì)度和本單位的核算管理要求，報(bào)表數(shù)據(jù)格式必需符合財(cái)政部門和其它有關(guān)部門的要求?！魠f(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類人員之間的工作關(guān)系；◆負(fù)責(zé)組織和監(jiān)督系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的建立和完善以及系統(tǒng)建立時的各項(xiàng)初始化工作?！糌?fù)責(zé)確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作的安全性、正確性和及時性的檢查，且做好上機(jī)記錄的整理工作，應(yīng)按規(guī)定及時性歸檔。◆負(fù)責(zé)作好系統(tǒng)運(yùn)行狀況的總結(jié)，提出更新軟件或修改軟件的必需求方案。B、系統(tǒng)維護(hù)人員：負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行中硬件和軟件的維護(hù)工作：◆負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)工作，包括各環(huán)境庫的修改和更新操作；◆負(fù)責(zé)定期或不定期地檢查硬件和軟件的運(yùn)行狀況；◆負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作；◆按規(guī)定程序?qū)嵤┸浖耐晟菩?、適應(yīng)性和正確性的維護(hù)；◆系統(tǒng)維護(hù)人員除實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)外，不同意隨意打開數(shù)據(jù)庫運(yùn)行操作，實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)時不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，其它上機(jī)人員壹律不準(zhǔn)實(shí)施數(shù)據(jù)庫操作。C、系統(tǒng)操作人員：系統(tǒng)操作人員是指有權(quán)進(jìn)入當(dāng)前運(yùn)行的數(shù)字化系統(tǒng)全部或部全功能的員?！糌?fù)責(zé)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出打印工作?！魢?yán)格按照系統(tǒng)規(guī)定進(jìn)行操作；◆負(fù)責(zé)軟盤備份及歸檔工作；◆負(fù)責(zé)輸出打印憑證、帳簿和報(bào)表，且管理及歸檔工作；◆日記帳應(yīng)當(dāng)天登錄，登錄后即打印出當(dāng)天的日報(bào)表，做到日清月結(jié)；◆月底滿頁可打印所有的帳簿和會計(jì)報(bào)表；◆記帳憑證按規(guī)定隨時打印。D、數(shù)據(jù)錄入人員：◆檢查專職會計(jì)人員提供的記帳憑證是否合理、合法和正確，對于違規(guī)記帳憑證不得錄入；◆數(shù)據(jù)錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)有疑問或錯誤時，應(yīng)及時詢問有關(guān)人員，不得擅自修改和作廢?！粽J(rèn)真錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢后檢查核對，核對無誤后交復(fù)核人員進(jìn)行復(fù)核；◆日記帳數(shù)據(jù)錄入應(yīng)做到日清月結(jié)。E、數(shù)據(jù)審核人員：◆負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)錄入的審核工作，包括各類代碼的合法性、◆對不符合要求的會計(jì)資料及軟盤不予接收；◆做好安全保密工作；◆未通過批準(zhǔn)，不得外借。附錄壹：上機(jī)操作注意事項(xiàng)壹、開機(jī)步驟：1、打開電源開關(guān)；2、打開UPS電源開關(guān)；3、打開打印機(jī)開關(guān)；4、打開顯示器開關(guān)；5、打開主機(jī)開關(guān)。二、關(guān)機(jī)步驟：1、關(guān)上主機(jī)開關(guān)；2、關(guān)上顯示器開關(guān)；3、關(guān)上打印機(jī)開關(guān)；4、關(guān)上UPS電源開關(guān)；5、關(guān)上電源開關(guān)。三、每次關(guān)機(jī)后再壹次開機(jī)應(yīng)間隔壹至三分鐘；四、工作完畢后壹定要完全退出系統(tǒng)后離開；五、停電后UPS不間斷電源會發(fā)出警告，要及時將數(shù)據(jù)存盤，執(zhí)行上述操作步驟；六、使用鍵盤時要輕擊，切記不可重打；七、嚴(yán)禁使用游戲盤，違者重罰。計(jì)算機(jī)上機(jī)操作記錄制度實(shí)際應(yīng)用ERP管理軟件的企業(yè)于施行中發(fā)現(xiàn)，必需規(guī)定對數(shù)字化管理單位要求有“必要的上機(jī)操作記錄制度〞，作為天心FAS2000ERP系統(tǒng)也不例外，為確保我公司數(shù)字化管理的正常發(fā)展，更好地完成系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)，了解故障發(fā)生原因、地點(diǎn)、時間以及處理方法和處理結(jié)果等狀況，嚴(yán)格微機(jī)管理制度，現(xiàn)規(guī)定如下：一、所有上機(jī)操作人員必需登記所有上機(jī)操作狀況，要求填寫日期、操作員姓名、操作內(nèi)容，運(yùn)行時間和運(yùn)行狀況。二、登記操作記錄要認(rèn)真具體，操作過程中沒有問題，運(yùn)行狀況及備注欄填寫運(yùn)行正常字樣，假設(shè)有問題則應(yīng)及時登記錄,且向系統(tǒng)維護(hù)員方案。三、不得進(jìn)行未作登記記錄的任何軟硬件維護(hù)工作。四、系統(tǒng)維護(hù)員于維護(hù)過程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果均應(yīng)有明確記載，關(guān)于嚴(yán)重或重大運(yùn)行故障，除按規(guī)定登記外仍須另行填寫故障方案單。且向系統(tǒng)總負(fù)責(zé)人匯報(bào)。五、操作記錄每月裝訂成冊，日常文檔由管理人員妥善保管，年終整理歸檔。六、要真實(shí)完整地填寫操作記錄，發(fā)生問題不登記者，按有關(guān)制度依據(jù)問題的嚴(yán)重程度予以處理，請所有操作人員及維護(hù)人員必需嚴(yán)格遵照執(zhí)行。附錄二：上機(jī)操作記錄數(shù)字化管理崗位責(zé)任制為使我公司數(shù)字化管理工作進(jìn)程不斷加快，確保數(shù)字化工作正常展開，確保此項(xiàng)工作的合法性、準(zhǔn)確性、安全性，特制定數(shù)字化管理崗位責(zé)任性。一、數(shù)字化管理崗位：依據(jù)企業(yè)的內(nèi)部物料、制造管理和會計(jì)核算的特點(diǎn)及企業(yè)對數(shù)字化管理崗位設(shè)置的要求，于系統(tǒng)總管理員的領(lǐng)導(dǎo)下，從各個崗位出發(fā)圍繞數(shù)字化來展開工作，更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用，特設(shè)如下管理崗位：主管會計(jì)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理和維護(hù)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦和操作錄入、業(yè)務(wù)復(fù)核、業(yè)務(wù)稽核、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理、檔案管理。二、崗位使命：〔一〕主管會計(jì)：對企業(yè)數(shù)字化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件、使用、應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行決策，確保數(shù)字化管理工作的健康發(fā)展?！捕池?cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：制訂財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃，為主管會計(jì)提供重大硬件、軟件使用、應(yīng)用項(xiàng)目的決策依據(jù)，依據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)合理的設(shè)置數(shù)字化管理崗位及配備崗位人員，檢查崗位人員的工作狀況，嚴(yán)格按各崗位標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考評?！踩诚到y(tǒng)管理維護(hù)崗：1、參和制定本廠財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃及數(shù)字化管理制度；2、執(zhí)行對操作人員的管理和計(jì)算機(jī)檔案管理職能，對會計(jì)軟件進(jìn)行日常維護(hù)，確保計(jì)算機(jī)軟件、硬件財(cái)產(chǎn)安全可靠；3、及時了解計(jì)算機(jī)故障狀況，且采用相應(yīng)處理措施，碰到重大的系統(tǒng)運(yùn)行故障必需依據(jù)故障的發(fā)展，處理情況填寫故障方案單且及時報(bào)給數(shù)字化主管人員；4、正確分配系統(tǒng)操作人員的使用權(quán)限及以后軟件開發(fā)工作；5、開發(fā)的軟件應(yīng)充分利用本公司已經(jīng)應(yīng)用的信息系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)的功能，且應(yīng)以易接受、易掌握為原則；6、未通過各種主管、系統(tǒng)管理員核準(zhǔn)的開發(fā)項(xiàng)目，不得上機(jī)；7、確保各種數(shù)字化管理制度的正確實(shí)施?！菜摹硺I(yè)務(wù)經(jīng)辦和操作：依照科目負(fù)責(zé)制的原則，設(shè)置成本核算、費(fèi)用核算、材料、銷售、債權(quán)債務(wù)往來的核算、現(xiàn)金、銀行存款、固定資產(chǎn)、記帳、二級核算等崗位，各崗位嚴(yán)格按照本公司財(cái)務(wù)制定的業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行日常工作。做好記帳前對明細(xì)帳的審核，確保錄入數(shù)據(jù)正確。充分使用計(jì)算機(jī)對帳、核銷等功能來完成工作，且按《帳務(wù)管理制度》要求打印帳簿、報(bào)表?！参濉硵?shù)據(jù)錄入：1、執(zhí)行系統(tǒng)管理對崗位工作的具體指揮、要求；2、及時、準(zhǔn)確地按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)輸入手工記帳憑證、生成機(jī)制憑證及帳表；3、通過系統(tǒng)管理員及時準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供所必需數(shù)據(jù)；4、系統(tǒng)管理員給本崗位設(shè)置的口令不得告知其他任何人；5、正確執(zhí)行數(shù)字化管理中的有關(guān)操作，使用等各項(xiàng)規(guī)定；6、發(fā)現(xiàn)問題，及時向系統(tǒng)管理員及財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)人反映；〔六〕數(shù)據(jù)復(fù)核崗：1、對輸入計(jì)算機(jī)憑證質(zhì)量把關(guān)，確保手工憑證和機(jī)制憑證的壹致性；2、對已錄入的憑證及時復(fù)核，最遲不得超過次日復(fù)核完畢；3、發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，分析責(zé)任原因，通知有關(guān)崗位人員進(jìn)行修改，復(fù)核人員不得擅自修改；4、填好上機(jī)操作及其有關(guān)事項(xiàng)登記表，發(fā)現(xiàn)問題通知有關(guān)人員協(xié)調(diào)處理；5、按日整理復(fù)核后的手工憑證，交數(shù)據(jù)管理員進(jìn)行匯總、打印匯總憑證；6、復(fù)核后的憑證要加蓋崗位人員印章，且對審核結(jié)果負(fù)責(zé)?！财摺硵?shù)據(jù)稽核：1、審核原始憑證的合理、合法性及是否有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字；2、審核記帳憑證是否符合會計(jì)制度要求，借貸關(guān)系式是否平衡，各種帳表互相之間數(shù)據(jù)是否壹致，確保帳帳相符、帳表相符；3、發(fā)現(xiàn)不合法的原始憑證及手工記帳憑證填寫有誤時，退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行協(xié)調(diào)處理；4、每周對所有原始憑證、機(jī)制憑證、報(bào)表進(jìn)行壹次稽核，確保錄入數(shù)據(jù)正確無誤；5、稽核后的憑證要加蓋崗位人員印章，且對所有因人為因素造成而未及時稽核發(fā)現(xiàn)的憑證問題負(fù)責(zé)。〔八〕數(shù)據(jù)管理崗：1、執(zhí)行系統(tǒng)管理員對本崗位工作的具體指揮、要求；2、依據(jù)復(fù)核后的計(jì)算機(jī)憑證，按本匯總、打印、輸出機(jī)制憑證匯總表，粘貼于機(jī)制憑證上，確保機(jī)制憑證于內(nèi)容、編號、金額上的正確性。3、對存貯于磁盤〔含硬盤及軟盤〕上的會計(jì)文件、憑證、帳表等要及時備份，備份軟盤要編號及蓋章歸檔；4、依據(jù)《帳務(wù)管理制度》有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行及時對帳結(jié)帳、結(jié)轉(zhuǎn)下年；5、對硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式的備份軟盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)不同意任何人進(jìn)行非會計(jì)系統(tǒng)許可的任何操作；6、注意保管、查見計(jì)算機(jī)操作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向系統(tǒng)管理員方案且負(fù)責(zé)操作記錄的整理、裝訂及歸檔；7、按檔案管理要求移交檔案，填寫檔案移交單；8、對本崗位負(fù)責(zé)，于檔案移交單上蓋章?！簿拧硻n案管理崗：1、嚴(yán)格按照《檔案管理制度》要求進(jìn)行日常工作；2、對會計(jì)核算結(jié)果的歷年資料要儲存三份，分別存放于不同地點(diǎn)；3、對購置或自制開發(fā)的會計(jì)軟件，要作為會計(jì)檔案妥善保管，且負(fù)責(zé)催促計(jì)算機(jī)憑證、帳薄、報(bào)表的裝訂歸檔；4、注意查見《檔案移交登記表》，對接收的計(jì)算機(jī)檔案資料負(fù)責(zé)。各崗位嚴(yán)格執(zhí)行制度要求，互相協(xié)調(diào)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時反映，提出有利于數(shù)字化發(fā)展的建議，確保我公司財(cái)務(wù)數(shù)字化向著健康有效的方向發(fā)展。三、監(jiān)督、落實(shí)本規(guī)定由財(cái)務(wù)主管及系統(tǒng)管理員監(jiān)督執(zhí)行。帳務(wù)系統(tǒng)管理制度為確保帳務(wù)系統(tǒng)安全、正常、可靠的運(yùn)行，依據(jù)天心軟件的實(shí)際要求及我公司的實(shí)際狀況，特制定帳務(wù)系統(tǒng)管理制度。本制度包括帳務(wù)系統(tǒng)人員組織、操作管理、業(yè)務(wù)管理工作標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。一、人員的組織系統(tǒng)配備系統(tǒng)維護(hù)員、錄入員、操作員、復(fù)核員、稽核員、數(shù)據(jù)管理員，從業(yè)務(wù)管理及財(cái)務(wù)處理流程來分，系統(tǒng)配備系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)維護(hù)員，數(shù)據(jù)管理員，財(cái)務(wù)主管，主辦會計(jì)，出納，往來會計(jì)，存貨會計(jì)，銷售管理員，具體配備見下表：具體使命參見《數(shù)字化系統(tǒng)崗位責(zé)任制》。二、操作管理制度〔一〕日常事務(wù)管理1、必需嚴(yán)格按照《FAS2000天心企業(yè)管理軟件操作流程》完成各項(xiàng)工作；各操作人員及財(cái)務(wù)主管須按照《天心FAS2000業(yè)務(wù)流程管理規(guī)范》及《日上FAS2000操作員分工操作流程規(guī)范》完成自己的工作，具體操作流程及方法可參照《FAS2000天心企業(yè)管理全能系統(tǒng)》操作手冊〔黃皮書〕。2、必需以自己的名稱、密碼進(jìn)入本系統(tǒng)，工作完畢后應(yīng)及時退出系統(tǒng)，以免他人利用系統(tǒng)進(jìn)行其他操作；3、不得將口令泄漏給他人，且定期修改自己的口令；4、各操作員必需準(zhǔn)確輸入屬于自己的工作范圍內(nèi)的單據(jù)內(nèi)容，同時，必需輸入本系統(tǒng)中起主要作用的號碼，如：單據(jù)號、訂單號〔即大號〕、制令單號、憑證號等?！捕橙粘I(yè)務(wù)管理各操作員必需按照《日上FAS2000操作員分工操作流程規(guī)范》中業(yè)務(wù)分工壹覽表中的步驟單據(jù)及主營業(yè)務(wù)操作流程來操作。壹般操作流程如下：月初：輸出上月財(cái)務(wù)報(bào)表，報(bào)稅，上繳利潤。月中：輸入如下單據(jù)，查詢有關(guān)帳表月末：1、存貨會計(jì)監(jiān)督倉庫盤點(diǎn)，將實(shí)際庫存數(shù)量經(jīng)過盤點(diǎn)處理，有誤差時調(diào)整實(shí)際庫存數(shù)量及金額。2、存貨會計(jì)進(jìn)行材料出庫成本計(jì)算，且結(jié)轉(zhuǎn)生成會計(jì)分錄傳遞給總帳系統(tǒng)。3、出納依據(jù)銀行送來的對帳單生成銀行余額調(diào)節(jié)表。4、主辦會計(jì)審核完所有的會計(jì)憑證后結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用、成本，形成本月利潤，輸出內(nèi)部報(bào)表〔如：費(fèi)用表，成本表，現(xiàn)金流量表等〕。制作財(cái)務(wù)報(bào)表。要求：能由系統(tǒng)自動生成的會計(jì)憑證不能直接存總帳中輸入，壹般性非主營業(yè)務(wù)的收付款于銀行帳戶收支單中進(jìn)行處理，不能直接于總帳中輸入憑證。附錄六：業(yè)務(wù)處理工作標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)金：1、核對手工憑證和輸入計(jì)算機(jī)憑證的正確性；2、要求日清月結(jié)〔啟動現(xiàn)金日報(bào)表，每日打印，現(xiàn)金日報(bào)表，核對無誤后打倆份，壹份上交主管負(fù)責(zé)人簽字，壹份自己儲存，且隨時接受不定期檢查〕；3、現(xiàn)金日記帳滿頁打?。?、出納員天天五點(diǎn)必需結(jié)帳，和庫存現(xiàn)金核對，打印日報(bào)表；5、出納員應(yīng)天天核查原始憑證和記帳憑證；6、嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，庫存限額按要求存儲；支票管理：1、發(fā)放及填寫支票，隨時進(jìn)行錄入，新購入支票首先按整本、分帳戶壹次性錄入，待支票使用時修改日期、限額及用途，使用部門及個人；2、報(bào)帳時及時核銷支票；3、月末按部門、經(jīng)辦人提供未核銷支票的明細(xì)，催交報(bào)銷；4、作廢支票應(yīng)隨正式支票作為憑證的附件。預(yù)付帳款、應(yīng)付帳款、其它應(yīng)付款：〔收付款系統(tǒng)〕1、按制定的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化管理報(bào)表管理制度壹、依據(jù)上級主管部門統(tǒng)壹制定和布置的格式來編制上報(bào)的會計(jì)報(bào)表。二、內(nèi)部管理的會計(jì)報(bào)表，依據(jù)公司管理必需要經(jīng)主管會計(jì)審核設(shè)定。關(guān)于內(nèi)部期層單位必需要上報(bào)的會計(jì)報(bào)表格式也要由財(cái)務(wù)部、主管會計(jì)統(tǒng)壹規(guī)定，壹經(jīng)確定不同意輕易變動。三、依據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確填制或由機(jī)器自動生成會計(jì)報(bào)表。帳表之間的數(shù)據(jù)必需銜接壹致。四、內(nèi)部基層單位上報(bào)的會計(jì)報(bào)表應(yīng)將所屬單位的報(bào)表數(shù)據(jù)輸入機(jī)器進(jìn)行匯總，確保表和表之間的勾稽嚴(yán)密，數(shù)據(jù)壹致。五、每月的會計(jì)報(bào)表必需軟盤和書面?zhèn)z種形式儲存。軟盤報(bào)表和書面報(bào)表的數(shù)據(jù)必需壹致。六、存貯于硬盤上的會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)必需建立軟盤備份。備份次每月不得少于壹次。要做雙備份，做備份前要填寫《備份數(shù)據(jù)登記表》〔附錄八〕。七、每月的會計(jì)報(bào)表必需以書面的形式打印出來統(tǒng)壹整理，且經(jīng)會計(jì)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字或蓋章。九、每年年終時，必需將壹年會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)〔包括備份軟盤和打印書面報(bào)表〕統(tǒng)壹整理且和檔案管理員辦理存檔手續(xù)，具體詳見《數(shù)字化管理檔案管理制度》說明。附錄七：會計(jì)報(bào)表系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖錄入填制轉(zhuǎn)帳憑證錄入記帳〔轉(zhuǎn)帳憑證〕表中取數(shù)財(cái)務(wù)狀況變動表附錄八：備份數(shù)據(jù)登記簿ERP系統(tǒng)的維護(hù)制度目前ERP系統(tǒng)已投入運(yùn)行，為及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)的問題，滿足財(cái)務(wù)管理適應(yīng)工作的變動，進(jìn)壹步增進(jìn)系統(tǒng)的功能等，必需強(qiáng)化對系統(tǒng)的維護(hù)。系統(tǒng)的維護(hù)包括：維護(hù)任務(wù)、人員配備、維護(hù)人員的權(quán)限及軟硬件的維護(hù)。壹、系統(tǒng)維護(hù)的任務(wù)：1、實(shí)施對系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護(hù)，以確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行；2、于系統(tǒng)發(fā)生故障時，及時排除故障和恢復(fù)運(yùn)行；3、依據(jù)數(shù)字化工作實(shí)際必需要提出系統(tǒng)擴(kuò)充報(bào)行，報(bào)財(cái)務(wù)主管；4、于系統(tǒng)擴(kuò)充時負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試，直至運(yùn)行正常；5、于系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應(yīng)性的維護(hù)工作；二、人員配備：1、配系統(tǒng)維護(hù)員壹名，完成之上工作；三、系統(tǒng)維護(hù)人員的權(quán)限：1、系統(tǒng)維護(hù)只能由系統(tǒng)維護(hù)人員或指定的專人執(zhí)行，系統(tǒng)其它人員不能實(shí)施；2、必需按規(guī)定的程序進(jìn)行軟件的修改操作；3、不得進(jìn)行任何未作登記的軟硬件維護(hù)操作；4、維護(hù)人員有權(quán)指正操作人員的違規(guī)操作。四、硬件設(shè)備的維護(hù)是指對主算機(jī)硬件進(jìn)行檢查，修復(fù)。一〕硬件設(shè)備配置數(shù)字化管理設(shè)備是指專門用于計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)主機(jī)、顯示器、打印機(jī)等。二〕硬件設(shè)備的管理：會計(jì)電算專用硬件設(shè)備由財(cái)務(wù)統(tǒng)壹管理和使用，其他部門壹般狀況下，不得使用，確必需使用時必需經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，且確認(rèn)不影響數(shù)字化管理的正常工作，操作時必需進(jìn)行操作登記，且于上機(jī)登記表上注明批準(zhǔn)人姓名、批準(zhǔn)時間。會計(jì)電算硬件設(shè)備專門用于運(yùn)行帳務(wù)處理系統(tǒng)，報(bào)表處理系統(tǒng)及其他會計(jì)事務(wù)處理軟件。任何人不得用于游戲，不得用于對外服務(wù)。為了避免計(jì)算機(jī)染上病毒，所有軟盤必需進(jìn)行病毒檢測，假設(shè)有病毒殺毒后才可進(jìn)行其他操作。為確保硬件的安全，不得帶電拔插任何接口線路，包括打印線，顯示器連線等。三〕硬件設(shè)備的維護(hù)會計(jì)電算硬件設(shè)備的維護(hù)工作由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)進(jìn)行，壹般維護(hù)人員工作必需登記《系統(tǒng)維護(hù)登記表》即可，大的硬件維護(hù)必需做系統(tǒng)維護(hù)方案，報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及系統(tǒng)管理員。《系統(tǒng)維護(hù)登記表》見附錄。四〕硬件系統(tǒng)的安全和保護(hù)1、組織操作人員對計(jì)算機(jī)，鍵盤和打印定期進(jìn)行全面的檢查，清洗計(jì)算機(jī)和打印機(jī)。2、為了確保計(jì)算機(jī)安全正常運(yùn)行，機(jī)房應(yīng)裝置調(diào)溫設(shè)備，以堅(jiān)持適當(dāng)溫度。3、機(jī)房內(nèi)不準(zhǔn)抽煙，杜絕壹切火源。為防意外事故的發(fā)生，機(jī)房內(nèi)應(yīng)配備滅火設(shè)備。4、機(jī)房內(nèi)的壹切電器設(shè)備必需經(jīng)過用電技術(shù)管理部門同意后能安裝。5、工作中突然停電時必需及時關(guān)掉所有電器設(shè)備的開關(guān)。6、操作人員離開機(jī)房時應(yīng)關(guān)閉所使用設(shè)備。下班時必需關(guān)閉電源開關(guān)。7、上機(jī)必需遵照以下順序：首先開UPS電源，其次開打印機(jī)、第三開顯示器、第四開主機(jī)；下機(jī)順序相反。五、軟件的維護(hù)制度會計(jì)軟件的維護(hù)，提指確保會計(jì)軟件原制定功能的正常實(shí)現(xiàn)所能實(shí)施的程序修正，會計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整和會計(jì)數(shù)據(jù)的更正和恢復(fù)等工作。一〕會計(jì)軟件配置狀況按照分步實(shí)施的方針，財(cái)務(wù)部配備了天心軟件。。二〕會計(jì)軟件的維護(hù)和管理1、由于財(cái)務(wù)部用天心公司的商品軟件，程序修正和會計(jì)軟件的參數(shù)調(diào)整壹般由天心公司實(shí)施，會計(jì)數(shù)據(jù)的更正和恢復(fù)壹般由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他操作人員壹律不得進(jìn)行維護(hù)操作。維護(hù)人員實(shí)施數(shù)據(jù)更正和恢復(fù)必需作好具體記錄。2、程序修正和會計(jì)軟件參數(shù)的調(diào)整手續(xù)◆操作使用人員于實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)《天心軟件》的原制定功能未能正?，F(xiàn)時，馬上作具體記錄后方案系統(tǒng)管理員；◆系統(tǒng)管理員向天心公司提出程序修正和會計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整要求；◆財(cái)務(wù)部于收到天心公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的正確軟件時，應(yīng)由系統(tǒng)管理員進(jìn)安裝和運(yùn)行，測試后才干交操作人員使用運(yùn)行?！糗浖S護(hù)后進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)登記。3、會計(jì)數(shù)據(jù)的修正和恢復(fù)◆會計(jì)數(shù)據(jù)的修正和恢復(fù)操作必需由系統(tǒng)維護(hù)人員或天心公司專職維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他人員均不得進(jìn)行維護(hù)操作?！粲捎趹{證填制或錄入錯誤而導(dǎo)致會計(jì)帳簿數(shù)據(jù)的錯誤只能通過憑證更正方法進(jìn)行數(shù)據(jù)的修正，不得通過維護(hù)操作給予修正。◆下述狀況下只有維護(hù)人員才干實(shí)施數(shù)據(jù)的修正操作：A、未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳；B、記帳時中斷；C、錯誤操作引起的數(shù)據(jù)錯誤；◆壹般狀況下不同意實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，只有當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)已破壞，且無法修正或改換硬件設(shè)備時才干實(shí)施數(shù)據(jù)的恢復(fù)操作。A、數(shù)據(jù)修正和恢復(fù)的程序B、系統(tǒng)管理員對維護(hù)人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復(fù)要求；C、系統(tǒng)維護(hù)人員于系統(tǒng)管理員和會計(jì)人員的指導(dǎo)下修正或恢復(fù)會計(jì)數(shù)據(jù)；D、系統(tǒng)管理員對檢查修正或恢復(fù)后的數(shù)據(jù)，確定準(zhǔn)確無誤后通知操作使用人員。4、會計(jì)科目的維護(hù)：會計(jì)科目不得隨意改動、增刪，每年年底或年初，經(jīng)會計(jì)主管批準(zhǔn)后且授權(quán)有關(guān)人員進(jìn)行壹次性改動，原則上年中不許改動、增刪會計(jì)科目。確必需增刪改的，必需報(bào)批準(zhǔn)，且做相應(yīng)的且?guī)?、分帳、撤帳等處理?、會計(jì)軟件的升級：應(yīng)由系統(tǒng)管理維護(hù)人員報(bào)財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)，由系統(tǒng)管理員組織，維護(hù)人員具體實(shí)施，且編寫升級方案，形成文檔進(jìn)入檔案。6、會計(jì)軟件的管理：◆財(cái)務(wù)部門于獲得會計(jì)軟件后必需做好多套軟盤備份，且分別存放于檔案室、機(jī)房和財(cái)務(wù)人員辦公室的專有鐵柜內(nèi)，存放于檔案室的備份由檔案管理員管理；存放于其他倆處的備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)壹保管。◆運(yùn)行中的會計(jì)軟件必需安裝于計(jì)算機(jī)硬盤上，壹般狀況下不得重新安裝。三、軟件系統(tǒng)的安全和保護(hù)◆操作人員運(yùn)行的會計(jì)軟件必需是經(jīng)過編譯的程序；會計(jì)數(shù)據(jù)文件存放的子目錄必需加密碼?！粢罁?jù)軟件提供的功能和工作必需要設(shè)置操作人員的操作權(quán)限和密碼，操作人員必需對自己的操作密碼嚴(yán)格保密，不得泄露。系統(tǒng)維護(hù)登記表數(shù)字化管理檔案管理制度數(shù)字化管理檔案是指存貯于磁盤〔硬盤和軟盤〕或其它存貯介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中的全套文檔資料。數(shù)字化管理檔案是ERP活動的產(chǎn)物，又是數(shù)字化管理活動的客觀表現(xiàn)，于經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。所以強(qiáng)化數(shù)字化管理的檔案管理，是數(shù)字化企業(yè)管理工作連續(xù)進(jìn)行的確保，是ERP信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的確保，是數(shù)字化會計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的確保。壹、檔案管理的任務(wù)：◆收集和整理應(yīng)入檔的會計(jì)資料；◆保管和利用好會計(jì)檔案；◆遵守會計(jì)檔案的儲存期限。二、檔案管理制度的內(nèi)容：1、會計(jì)憑證的收集和整理：會計(jì)憑證是會計(jì)檔案的重要組成部分，是記載經(jīng)濟(jì)活動的書面證實(shí)，是會計(jì)核算的重要依據(jù)。對憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。首先，要把所有應(yīng)歸檔的會計(jì)憑證收集完全，按憑證順序序號和本號檢查是否有短缺，剔除不屬于會計(jì)檔案范圍和不必要?dú)w檔的壹些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。其次，和主要負(fù)責(zé)憑證打印，裝訂工作的數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)；第三，依據(jù)適當(dāng)厚度按本統(tǒng)壹裝訂，避免裝訂過厚或過薄，過厚則事后翻閱不便，過薄則不好保管容易散失。為克服憑證過多堆積則規(guī)定憑證隔月裝訂。第四，認(rèn)真填好會計(jì)憑證封面，封面各記事欄是事后查帳有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和依據(jù)。年度和月份要寫全，匯總本號要寫清從第***號至第***號；是本月的第***本以及連續(xù)的第***號均要填寫清楚。2、會計(jì)帳簿的收集和整理會計(jì)帳簿是由計(jì)算機(jī)提供的打印功能打印出總帳、明細(xì)帳、銀行帳、日記帳等會計(jì)帳薄。依據(jù)《數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度》保管。年度終了時，必需將壹年會計(jì)帳簿均打印出來統(tǒng)壹整理，和檔案管理員辦理存檔手續(xù)。檢查打印的會計(jì)帳簿是否按序號打印，是否有殘缺，有遺漏。然后將各帳簿按照會計(jì)科目排列