全區(qū)會(huì)務(wù)服務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)交流材料

全區(qū)會(huì)務(wù)服務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)交流材料全區(qū)會(huì)務(wù)服務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)交流材料會(huì)議是各級(jí)行政機(jī)關(guān)貫徹民主集中制原則，發(fā)揚(yáng)民主，實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)的重要形式，是執(zhí)行政策、布置工作、調(diào)查研究、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、解決問(wèn)題的有效手段。目前XX區(qū)政府會(huì)議中心共有五個(gè)會(huì)議室，其中可容納260人的大會(huì)議室1個(gè)，可容納90人的中會(huì)議室2個(gè)，可容納40人的小會(huì)議室2個(gè)。在過(guò)去的一年里，這五個(gè)會(huì)議室共接待各類(lèi)會(huì)議1092場(chǎng)次，接待與會(huì)人數(shù)約4.2萬(wàn)人。自中央“八項(xiàng)規(guī)定”出臺(tái)以來(lái)，全區(qū)會(huì)務(wù)服務(wù)工作面臨越來(lái)越多的變化和挑戰(zhàn)，會(huì)務(wù)服務(wù)中心作為機(jī)關(guān)事務(wù)局下屬會(huì)務(wù)服務(wù)保障職能科室，在局內(nèi)各科室和區(qū)內(nèi)各部門(mén)的大力支持與配合下，以高度負(fù)責(zé)的工作責(zé)任感和使命感，始終保持嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，不斷加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，積極抓好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后各個(gè)環(huán)節(jié)，有力地確保了會(huì)務(wù)意圖的全面實(shí)現(xiàn)，會(huì)務(wù)服務(wù)工作受到了領(lǐng)導(dǎo)的肯定和與會(huì)人員的廣泛贊賞，現(xiàn)將我們的主要做法總結(jié)如下：一、狠抓隊(duì)伍建設(shè)，全面優(yōu)化人員素質(zhì)1、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力。一場(chǎng)嚴(yán)謹(jǐn)有序的會(huì)議如同一盤(pán)棋局，需要每個(gè)工作人員的密切配合。為此加強(qiáng)服務(wù)人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，制訂計(jì)劃進(jìn)行串崗培訓(xùn)尤為重要。如中心只有一名音響師，一旦遇上多個(gè)會(huì)議室同時(shí)有會(huì)議的情況，音響師難免會(huì)顧此失彼，因此在日常工作中要求會(huì)務(wù)服務(wù)人員學(xué)習(xí)簡(jiǎn)單的音控操作，拾遺補(bǔ)缺，以保障每個(gè)會(huì)議的順利召開(kāi)。同時(shí)要求負(fù)責(zé)清潔的工作人員學(xué)習(xí)會(huì)務(wù)服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，在會(huì)議室爆滿(mǎn)情況下，頂崗為會(huì)務(wù)服務(wù)人員做好茶水供應(yīng)工作。2、加強(qiáng)考核，建立激勵(lì)機(jī)制。研究制訂工作人員量化考核辦法，充分調(diào)動(dòng)全體工作人員的積極性。因會(huì)務(wù)服務(wù)中心崗位特殊，經(jīng)常要加班加點(diǎn)，如有些會(huì)議要延續(xù)到中午12點(diǎn)半或者傍晚6點(diǎn)半才結(jié)束；有些上午召開(kāi)的視頻會(huì)議，工作人員要在7點(diǎn)前到位進(jìn)行視頻調(diào)試；有些特殊會(huì)議需要在晚上及周末時(shí)間召開(kāi)，如遇緊急會(huì)議，甚至要在半夜或凌晨召開(kāi)，這就需要會(huì)務(wù)服務(wù)人員加班加點(diǎn)、到崗到位。為此，中心內(nèi)部建立了一套會(huì)務(wù)服務(wù)制度，形成用制度管人、按制度辦會(huì)的良好格局，促進(jìn)會(huì)務(wù)服務(wù)工作朝著規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。二、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷提升辦會(huì)質(zhì)量1、主動(dòng)作為，會(huì)前準(zhǔn)備抓“牢”。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。做好會(huì)務(wù)工作必須要有目標(biāo)、有計(jì)劃、有分析、有論證，準(zhǔn)備充分。從某種程度上來(lái)說(shuō)，會(huì)務(wù)工作的成效，很大程度上取決于會(huì)議前期準(zhǔn)備工作的細(xì)化程度。在日常工作中，中心努力按照與會(huì)者要求布置會(huì)場(chǎng)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)及時(shí)協(xié)調(diào)、綜合權(quán)衡、通盤(pán)考慮、周密安排，做到精益求精，確保所有的會(huì)議正常舉行。由于會(huì)議主題多元化，會(huì)場(chǎng)的布置也隨之千變?nèi)f化，為此不管大會(huì)小會(huì)都堅(jiān)持提前布置會(huì)場(chǎng)，便于妥善應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的錯(cuò)漏或突發(fā)情況。一是根據(jù)會(huì)議的類(lèi)型及參會(huì)人數(shù)提前布置好會(huì)場(chǎng)，如座談會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)需把座位擺放成“回”或“U”字行；學(xué)習(xí)會(huì)、工作部署會(huì)則需把座位擺排成課堂式。為滿(mǎn)足各種會(huì)議的需求，會(huì)務(wù)服務(wù)大會(huì)議室及一號(hào)會(huì)議室基本上是每天一小搬，兩天一大搬。二是提前同廣告公司聯(lián)系制作適合會(huì)場(chǎng)大小、場(chǎng)景的會(huì)標(biāo)，會(huì)標(biāo)體現(xiàn)會(huì)議的主題并懸掛在合適位置。根據(jù)參會(huì)人員名單，合理安排與會(huì)人員的會(huì)場(chǎng)座次，座區(qū)圖和桌簽要反復(fù)進(jìn)行核對(duì)，防止遺漏、重復(fù)、出錯(cuò)等。如遇大型會(huì)議，還要將座區(qū)圖擺放在會(huì)場(chǎng)入口醒目位置，并在會(huì)場(chǎng)入口設(shè)立簽到席。三是提前打掃好會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生，會(huì)議開(kāi)始前在會(huì)場(chǎng)內(nèi)擺放好杯具，備好茶水，主席臺(tái)還要擺放小毛巾等等。四是提前對(duì)音響設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，檢查設(shè)備運(yùn)行狀況，根據(jù)會(huì)議的需求還要提前調(diào)試投影，準(zhǔn)備無(wú)線話(huà)筒等等，如遇視頻會(huì)議，還要協(xié)助機(jī)要、應(yīng)急部門(mén)做好視頻調(diào)試。2、勤儉辦會(huì)，會(huì)議經(jīng)費(fèi)抓“緊”。一是本著“節(jié)儉辦會(huì)”的原則，根據(jù)會(huì)議所需，確要安排工作餐的，一律按照標(biāo)準(zhǔn)安排自助餐。二是為進(jìn)一步有效整合利用現(xiàn)有資源，節(jié)約會(huì)議經(jīng)費(fèi)，我中心對(duì)原有的幾千份桌簽進(jìn)行了分類(lèi)整理，以各單位首字聲母為代表進(jìn)行分類(lèi)，建立目錄方便查找，并設(shè)立桌簽自取區(qū)，大大提高了工作效率。三是提倡節(jié)能環(huán)保辦會(huì)，減少一次性紙杯的使用，除大型會(huì)議外，其它會(huì)議茶水供應(yīng)一律使用陶瓷杯，同時(shí)配備四個(gè)消毒柜，由專(zhuān)人進(jìn)行管理。3、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，后勤保障抓“實(shí)”。正所謂“臺(tái)上一分鐘，臺(tái)下十年功”，一個(gè)人員齊整、流程順暢的會(huì)議，需要會(huì)務(wù)工作人員付出更多的時(shí)間和精力。為保證各項(xiàng)會(huì)議高質(zhì)量完成，我中心充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)加壓，積極作為，以嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的服務(wù)者姿態(tài)，把工作想在前、做在前，確保會(huì)務(wù)工作組織嚴(yán)密、準(zhǔn)備充分，即使遇到臨時(shí)突發(fā)狀況，也能及時(shí)妥善地應(yīng)對(duì)。一是按照全面周到的原則，每次接到大型活動(dòng)后勤保障任務(wù)，及時(shí)按照會(huì)議主題及日程安排，對(duì)會(huì)務(wù)工作進(jìn)行認(rèn)真研究，詳細(xì)制定后勤保障方案，根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低、參會(huì)人數(shù)及日程長(zhǎng)短等設(shè)立相應(yīng)工作小組，明確工作職責(zé)，會(huì)務(wù)服務(wù)工作涉及到的環(huán)節(jié)頗多，每個(gè)環(huán)節(jié)都要堅(jiān)決避免出現(xiàn)“可能”、“應(yīng)該”或者“差不多”的情況，確保落實(shí)到位、責(zé)任到人。二是做好工作對(duì)接及會(huì)前查驗(yàn)。按照“會(huì)務(wù)工作無(wú)小事”的要求，對(duì)上匯報(bào)好，對(duì)外聯(lián)系好，對(duì)內(nèi)溝通好，全力以赴做好各項(xiàng)服務(wù)。為確保會(huì)務(wù)組織不出差錯(cuò)，重要會(huì)議都要進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置查驗(yàn)和對(duì)接情況查驗(yàn)，如區(qū)內(nèi)大型會(huì)議，由于涉及的會(huì)場(chǎng)較多，會(huì)務(wù)服務(wù)人員需等到酒店布置完全部會(huì)場(chǎng)后再進(jìn)行會(huì)場(chǎng)查驗(yàn)。為了確保工作不出現(xiàn)任何疏漏，會(huì)務(wù)服務(wù)人員時(shí)常要忙到下半夜。三是對(duì)一些大型的重要活動(dòng)相關(guān)資料進(jìn)行總結(jié)歸檔，如各類(lèi)活動(dòng)的后勤保障方案，會(huì)議指南及會(huì)務(wù)工作流程中涉及到的座位表、就餐安排、房間安排等及時(shí)收集整理歸檔，便于為今后同類(lèi)會(huì)議提供參考借鑒。三、細(xì)化服務(wù)內(nèi)容，提升服務(wù)品質(zhì)1、改善硬件，創(chuàng)建良好的會(huì)務(wù)環(huán)境。一是由于區(qū)會(huì)務(wù)服務(wù)中心外墻漏水，二號(hào)、三號(hào)會(huì)議室及接待室內(nèi)墻滲水脫落，并產(chǎn)生大面積霉斑，嚴(yán)重影響美觀及會(huì)議室的正常使用。中心在節(jié)省經(jīng)費(fèi)又不影響會(huì)議室正常使用的情況下，利用十一長(zhǎng)假及周末分批對(duì)各會(huì)議室內(nèi)墻進(jìn)行了改造。二是因我市天氣春秋季多雨，中心特購(gòu)置雨傘架及雨傘袋機(jī)，避免雨天中心大廳因雨傘滴水導(dǎo)致潮濕路滑,確保與會(huì)者安全。三是因現(xiàn)場(chǎng)會(huì)需求，配置了60套無(wú)線發(fā)射接收系統(tǒng)。由于現(xiàn)場(chǎng)會(huì)參會(huì)人數(shù)較多，環(huán)境嘈雜，往往達(dá)不到預(yù)期效果。與會(huì)者佩戴無(wú)線接收系統(tǒng)后，在100米范圍內(nèi)都能接收到信號(hào)，聽(tīng)清楚現(xiàn)場(chǎng)介紹，大大提高了現(xiàn)場(chǎng)會(huì)的辦會(huì)質(zhì)量及預(yù)期效果。四是部分陶瓷杯使用時(shí)間過(guò)久，在高溫消毒的過(guò)程中出現(xiàn)缺口等破損現(xiàn)象，為此中心在多方比價(jià)后及時(shí)更換陶瓷杯具，并采購(gòu)多層清潔推車(chē)，避免陶瓷杯因碰撞產(chǎn)生破損。2、優(yōu)化服務(wù)，提升會(huì)務(wù)服務(wù)品質(zhì)。小事成就大事，細(xì)節(jié)成就完美，中心除做好正常會(huì)務(wù)保障外，還細(xì)化了服務(wù)內(nèi)容，做到每個(gè)細(xì)節(jié)細(xì)致入微、有條不紊，使與會(huì)者滿(mǎn)意。一是會(huì)議開(kāi)始前，協(xié)助會(huì)議主辦單位做好入場(chǎng)引導(dǎo)工作，并維持好會(huì)場(chǎng)秩序，當(dāng)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)入座后，及時(shí)關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門(mén)。二是會(huì)議開(kāi)始后，安排負(fù)責(zé)人員留守會(huì)場(chǎng)，提醒服務(wù)人員定時(shí)供應(yīng)茶水，關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)音響、燈光、室溫等情況，便于處理各種突發(fā)狀況，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以迅速補(bǔ)救。三是會(huì)議結(jié)束后，先檢查每個(gè)座位是否有遺落的物品，若有則根據(jù)座位牌進(jìn)行物品登記，主動(dòng)聯(lián)系會(huì)議主辦方或失主，及時(shí)歸還失物。對(duì)遺落的會(huì)議普發(fā)資料均進(jìn)行碎紙?zhí)幚恚?/p>