財務(wù)人員如何做好與非財務(wù)人員的溝通

第十章如何做好與非財務(wù)人員的溝通Communicatingwithnon-financialstaffrunningthebudgetwithnoflexibility’等冷冰冰硬邦邦的話。這樣結(jié)果不是被奚落為足之地和發(fā)展空間，沒有良好的溝通技能可能讓你舉步維艱。在跟財務(wù)以外的部門溝通時，要充分理解這個部門的特征及在公司里的角色，尤其遇到矛盾時要同時站在對方部門利益以及公司整體財務(wù)規(guī)劃上thinkinthewayofboththedepartmentandtheoverallfinancialplanofthecompany，要從大面上看問題lookabiggerpicture，并采取較高的姿態(tài)aloftystance，本著以企業(yè)整體利益為出發(fā)點(diǎn)forthebestinterestofthe務(wù)就是這樣運(yùn)作的thisisthewayhowfinanceisruning”。這樣也只會讓人覺得對你的無知表示無語。第一節(jié)與銷售部門的溝通Communicatingwithsales1.1了解銷售部門的業(yè)績管理Understandsalesperformancemanagement(SPM)Salesdepartment可以是說企業(yè)最前線的部門，其主要職能就是revenuegrowth,profitearning.是幫助公司達(dá)成overallbusinessgoal的重要職能部門。別忘了企業(yè)的最終目標(biāo)其實是profitmaximization，沒有salesdepartmentsuccess,哪兒來companySalesperformance最終的evaluation離不開收入revenue或者毛利grossmargin的指標(biāo)完成情況quotaachievement,業(yè)務(wù)增長的指標(biāo)完成情況growthachievement。但這個performanceevaluation通常要一個季度才review一次。而為了達(dá)到既定的quarter,annualperformancegoal,銷售還必須注意日常的管理來提高其績效trytoSalesstrategy:Salesstrategy是關(guān)于effectivewaystoachievedesiredbusinessgoals，即通過哪些有效手段來達(dá)到企業(yè)的既定目標(biāo)。包括具體的銷售資源管理salesresourcemanagement、管理territorymanagement等方面。AccountManagement客戶管理客戶管理的內(nèi)容包括：prioritizeaccounts將客戶按優(yōu)先級別分類，對那些劃為重要或關(guān)鍵客戶的strategicaccountsandkeyaccounts，要指派專人負(fù)責(zé)，并制定銷售發(fā)展計劃developplansforkeyaccounts；Accountsdeveloping要做的則是發(fā)展新客戶，可以通過市場本身的擴(kuò)大thenaturegrowthofthemarket,以及從競爭對手哪里爭取客戶，擴(kuò)大企業(yè)的市場占有率marketshare來達(dá)成。而對現(xiàn)有客戶，要保持延續(xù)業(yè)務(wù)renewBusiness并推進(jìn)新產(chǎn)品的銷售introducenewproducts，建立客戶忠誠度createcustomerloyalty。Sellingcyclereview銷售周期管理Sellingcycle銷售周期，是指從一個銷售線索出現(xiàn)一直到這個銷售的完成(也可能是最終失敗)的過程theprocessesduringtheperiodfromsalesleademergingtosuccessfulclosureorfailureofthesalesopportunity。Typicalsellingcycle可能經(jīng)歷generatenewleads產(chǎn)生銷售線索(可能通過企業(yè)舉辦的各種市場活動marketingepcoldcall銷售可能性qualifyleads/opportunities,銷售機(jī)會的孵化incubateleads、給出報價義的sellingcycly還應(yīng)該包括銷售完成后的發(fā)貨delivery及收款A(yù)Rcollection。在sellingcyclemanagement中應(yīng)該注意銷售人員的時間管理salesreptimeallocation;銷售線索的來源管理leadsourcemanagement;最終結(jié)單的比率分析ratioofclosingasofpipelineandforecast(*pipeline指所有有效的salesleadsandopportunities)；結(jié)單和丟單的比率分析percentageanalysisofwinsandlosses.Salesforcemanagement銷售隊伍的管理銷售團(tuán)隊里有一個知名的規(guī)則叫二八規(guī)則80/20rule，這個80/20rule說的是大約salesareproducedbyapproximately20percentofsalespeople。也就是說一個銷售團(tuán)隊里通常只有20%的銷售人員是真正為公司創(chuàng)造價值的。企業(yè)當(dāng)然不可能長期容忍那80%的lowperformers，這就是為什么銷售隊伍流動性比較高的原因。銷售團(tuán)隊的管理宗旨是如何通過有效的管理來達(dá)到理想的銷售行為和銷售業(yè)績drivedesiredbehavioranddesiredresults;包括銷售技能培訓(xùn)salesskilltraining,產(chǎn)品培訓(xùn)productenablement(*enablement是指通過producttraining讓salesrep基本掌握銷售必須具有的產(chǎn)品有關(guān)知識)、市場培訓(xùn)markettraining(對所在市場的認(rèn)知)、達(dá)到銷售目標(biāo)所需合理化資源配置aligningsalesresourcestoachievegoals、銷售任務(wù)的分配salesquotamanagement、銷售員工激勵制度管理Incentivecompensationt1.2參與銷售員工的激勵方案設(shè)計過程Participateindesigningprocessofincentivecompensation在西方有一種理論認(rèn)為：salesaredrivenbyincentiveprograms銷售人員是由激勵方案來驅(qū)動的。也就是說如果沒有設(shè)計合理的薪酬激勵方案，銷售人員就沒有動力lackofmotivation。一般來說銷售部門部會為自己部門爭取最好的報酬，但expensivesalescompensationplan也會讓公司背上沉重的financialburden,同樣也可能造成銷售人員lazyandlackofmotivation,并給公司內(nèi)部各部門之間的compenzation造成不合適宜的差距等。因此財務(wù)人員應(yīng)該積極參與到salescompensationprogramdesign中去，而不只是事后計算應(yīng)該支付的金額。Salescompenzation通常包括Basepay(Fixedsalary)和Incentivepay太低又缺乏市場競爭力；Incentivepay則與salesquotaandothergoalsachievement緊密相連；比如穩(wěn)定的與revenue配比的commission,對overachievement(超額完成任務(wù))時的一次性或固定數(shù)字的bonus,或者對年度銷售冠軍的specialrewards等。Incentivepay還可以是股票期權(quán)stockoption,家庭假期rewardfamilyholiday等。Bullwhipeffect趕牛車?yán)碚?趕牛車時，一般使用鞭子來鞭策牛往前拉車；Carroteffect趕驢車?yán)碚?趕驢車時，則在車頭驢的前方掛一只胡蘿卜，吸引一直想努力往前吃到胡蘿卜而拉著車往前走的驢；在銷售人員的管理與激勵中，則通常是牛車?yán)碚撆c驢車?yán)碚摰牟⒂谩?.3參與銷售任務(wù)的分配ParticipateinsalesquotadeploymentSalesquotadeployment通常與salescompensationplan相關(guān)，在銷售任務(wù)的分配過程中，財務(wù)人員沒有必要參與具體的細(xì)節(jié)，但要確保整個銷售團(tuán)隊的quota不低不于企業(yè)的businessobjective和revenuebudget，并達(dá)到公司要求的增長水平requiredbottomupcorporateobjective的達(dá)成。1.4利潤意識風(fēng)格的交流方式Adoptionofprofit-consciousstylesalesperformanceevaluationrevenueprofit導(dǎo)向的，因此不能總是以expensebudget,budgetconstraint等為主旨來與銷售團(tuán)隊溝通。事實上，大部分的salespeople,尤其是那20%的profitmaker，他們心里覺得公司是他們靠他們賺margintarget,budgetframework來協(xié)商，比如在revenuetarget沒有超額完成的情況下，有什么理由要求超額使用expensebudget呢？如果在budget之外的項目，也可以視具體情況，看看該項目能給公司帶著多少邊際貢獻(xiàn)。第二節(jié)與研發(fā)部及后勤部門的溝通CommunicatingwithR&Dandbackoffice2.1理解部門業(yè)務(wù)目標(biāo)與業(yè)績評估辦法UnderstandingbusinessobjectivesandperformanceevaluationofthedepartmentR&D主要是為企業(yè)的長期戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)的，與其他后勤部門backoffice一樣，不直接創(chuàng)造來自外部利潤，在這些部門業(yè)績評估中，除了有具體的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該達(dá)成之外，他們Valueformoney(VFM)是指花費(fèi)最低的成本獲得最大的收益maximizethebenefitsavailableatthelowestcost。VFM很難量化，但仍然可以從幾個方面來評估(3E)：Economy,EfficiencyandEffectiveness;Economy經(jīng)濟(jì):是達(dá)到既定工作成果前提下使成本最小化minimizingthecostofinputsrequiredtoachieveadefinedlevelofoutput。Efficiency效率:效率可以被看作是工作成果與所投入的花費(fèi)的比例aratioofoutputstoinputs.用同等水平的投入獲得較高的工作成果，或者獲得同等水平的工作成果totheamountofresourcesweputin,wehavebeenefficient.Effectiveness效率、有效性:有效性則是衡量工作成果的是否達(dá)到既定目標(biāo)，isameasureofoutputs.Effectivenessisachievediftheoutputsproducedmatchthepredeterminedobjectives.2.2財政預(yù)算約束方式Adoptionofbudgetconstrainedstyle對各部門的businessobjective,以及performanceevaluationprinciple充分理解的基礎(chǔ)上，維護(hù)企業(yè)整體的budgetsystemisproperlyrunning.如何維持budget的合理性則是一門學(xué)問?？梢越Y(jié)合historicalcostandspending,并考慮現(xiàn)在的行情‘thegoingrate’，比如themarket,inflationlevel,salarygrowthrateinthecompany等，參考成本費(fèi)用大約占收入的總體比例percentageofthecost/expenseasofrevenue.也可以是各種模式的組合acombinationofdifferentmethods。在budget制定中，可以充分采納各門的意見，讓部門適當(dāng)參與,但不應(yīng)該由部門自己做主導(dǎo)certainlevelofdepartmentparticipatingbutnotthefinacialdecisionmaking。第三節(jié)與市場營銷部門的溝通Communicatingwithmarketing3.1理解部門目標(biāo)與業(yè)績評估UnderstandingbusinessgoalsandperformanceevaluationMarketing通常被細(xì)分為strategicmarketing市場營銷策略管理,relationshipmarketing市場營銷公共關(guān)系管理和transactionalmarketing交易性市場營銷管理等。Strategicmarketing是企業(yè)是最高級別的marketing，負(fù)責(zé)企業(yè)長期戰(zhàn)略long-termstrategy、市場定位marketingposition、品牌戰(zhàn)略管理branding等；及提升企業(yè)及品牌形象maintainingandimprovingcompanyandbrandpublicimage、建立客戶忠誠度等buildingandmaintainingcustomerroyalty。這里所指對對及廣大關(guān)注者anystakeholders，可以說幾乎是針對所有大眾themassmajority。Transactionalmarketing主要是促進(jìn)交易為目的，包括舉辦各種市場活動marketingfornewproductslaunch等。3.2綜合使用預(yù)算式、會計及非會計風(fēng)格Combinationofbudgetary,accountingandnon-accountingstyle市場部門尤其是strategicmarketing部門經(jīng)常會提出各種花錢的projects，比如新產(chǎn)品線的投入newproductlineinvestment、新市場領(lǐng)域的開發(fā)enteringintonewmarket、進(jìn)入新的行業(yè)enteringintonewindustry、多樣化經(jīng)營diversification等。甚至可能在你看到這些方案proposals的時候，這些proposalproducers已經(jīng)做了很完美的評估方案proposalevaluation了，比如使用NetPresentValue(NPV),ReturnOnInvestment(ROI),AccountingPaybackPeriod(APP)等專業(yè)的評估辦法。那一定看上去都是attractiveprojectswithattractivereturn的項目，但別忘記了企業(yè)的financialresource總是有限的，而且所有的evaluationmathons都是基于一定的假設(shè)條件之上resultsuncertainty，要動用你的分析技巧和商業(yè)智慧analyticalskillsandbusinessinsights來協(xié)助判斷各方案的優(yōu)劣和是否值得投資。第四節(jié)與執(zhí)行層溝通CommunicatingwithexecutivesExecutivemanagement是企業(yè)最高管理層，直接對董事會theboard或股東shareholders負(fù)責(zé)的。其focus是企業(yè)overallstrategy,overallbusinessobjectives，而不是細(xì)節(jié)details。在與執(zhí)行層溝通時，應(yīng)該注意：Beconfident,無論是speaking還是presentation，都要自信；如果你自己都不知道你在說什么，那不是特意去浪費(fèi)執(zhí)行層寶貴的時間嗎？Beclearandkeepthingssimple,對表達(dá)的觀點(diǎn)要明確、簡潔。千萬不能拖泥帶水地講了半天卻沒人知道你到底想說什么nobodygetyourpoint。Lookatabiggerpicture，要往大面上看，因為高管層對你所關(guān)注的細(xì)節(jié)、你所