工程竣工編制、裝訂及歸檔管理

工程竣工資料編制、裝訂、歸檔管理六公司貴州分公司科技部-湯芙蓉2015.03.21

為了統(tǒng)一和規(guī)范六公司工程竣工檔案的管理，對(duì)六公司各工程竣工檔案歸卷和系統(tǒng)錄入做以下具體要求。一、基本概念：1、建設(shè)工程項(xiàng)目:經(jīng)批準(zhǔn)按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算，行政上具有獨(dú)立組織形式，實(shí)行統(tǒng)一管理的工程基本建設(shè)單位。它由一個(gè)或若干個(gè)具有內(nèi)存聯(lián)系的工程所級(jí)成，公司檔案管理系統(tǒng)錄入資料以項(xiàng)目為單位立項(xiàng)。2、單位工程：具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，竣工后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項(xiàng)目的組成部分。3、分部工程：?jiǎn)挝还こ讨锌梢元?dú)立組織施工的工程。4、建設(shè)工程檔案：在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡(jiǎn)稱工程檔案。5、案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。通俗說(shuō)即最后組卷完成的一本書，

圖1案卷如下列圖1。

6、立卷：按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門別類的整理成案卷，亦稱組卷。7、歸檔：文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)。8、卷內(nèi)目錄：每卷工程項(xiàng)目材料立卷后裝訂在封面之后、卷內(nèi)工程項(xiàng)目文件材料首頁(yè)之前，如圖2。圖2卷內(nèi)目錄

9、案卷題名：案卷的封面，如圖3。圖3案卷題名

10、冊(cè)：即檔案盒，每個(gè)檔案盒為一冊(cè)，如圖4。圖4案卷題名

冊(cè)≠卷，一冊(cè)可能裝一卷，也可能兩卷，如圖5、6。圖5一冊(cè)一卷圖6一冊(cè)兩卷

11、案卷背脊：每?jī)?cè)側(cè)面記錄竣工資料信息的脊背題名。如圖7。圖7案卷脊背

二、基本規(guī)定1、歸檔的工程文件應(yīng)當(dāng)為原件。如果案卷內(nèi)有復(fù)印的文件材料時(shí)，要求復(fù)印件字跡清晰，反差效果良好，必須與原件內(nèi)容及形式保持一致，在復(fù)印件上需注明原件存放處，且提供單位應(yīng)在復(fù)印件上加蓋，并應(yīng)有經(jīng)辦人簽名。2、文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符。3、工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)繪等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。4、工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。5、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4（非A4幅面的資料，需粘貼成A4幅面）幅面（297×210mm），圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

6、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。對(duì)于破損的文件、圖紙應(yīng)進(jìn)行托裱，不得使用膠紙帶粘貼。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，圖紙內(nèi)容必須清晰，應(yīng)加蓋竣工圖章并簽字完整。7、卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)1)以獨(dú)立卷為單位編寫頁(yè)號(hào)。對(duì)有書寫內(nèi)容的頁(yè)號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”開始逐頁(yè)編寫（打號(hào)機(jī)）。案卷題名、卷內(nèi)目錄不編寫頁(yè)號(hào)，卷與卷之間的頁(yè)號(hào)不得連續(xù)。2)單面書寫的文字材料頁(yè)號(hào)編寫在右下角，雙面書寫的文字材料頁(yè)號(hào)正面編寫在右下角，背面編寫在左下角。圖紙折疊后一律編寫在右下角。

8、卷內(nèi)目錄的編制1)文件按照卷內(nèi)目錄的順序排列。卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件之前（頁(yè)碼“1”之前），且不需要編制頁(yè)碼。2)序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”開始依次標(biāo)注?？⒐D以每一張圖為單位，逐一編起，有圖紙目錄可以使用圖紙目錄。3)文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)、表號(hào)或圖樣的圖號(hào)，沒有可以不填。4)文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱，無(wú)標(biāo)題的文件應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題。5)日期：填寫文件形成日期或起止日期（文字材料為原文件形成日期，匯總表為匯總?cè)掌?，竣工圖為編制日期）。6)責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇一個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替7)頁(yè)次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)。最后一份文件填寫起止頁(yè)號(hào)。9、案卷封面的編制1)案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地概括和揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，由①工程名稱、②分部分項(xiàng)工程或者專用名稱、③卷內(nèi)文件內(nèi)容三部分構(gòu)成。2)編制單位：由中建四局六公司承接的項(xiàng)目，編制單位統(tǒng)一為我單位全稱，由四局或總公司承接的項(xiàng)目，編制單位統(tǒng)一為四局或總公司全稱。3)編制日期：填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。

4)案卷背脊：填寫工程名稱、案卷題名、冊(cè)號(hào)、卷號(hào)、竣工時(shí)間。10、文件材料裝訂組卷，可按照工程所在地檔案館要求形式。三、竣工檔案歸檔：