行政事業(yè)單位檔案管理制度

--檔案管理制度為了加強機關檔案工作，提高檔案的科學管理水平，充分發(fā)揮檔案工作在環(huán)保事業(yè)發(fā)展的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《環(huán)境保護檔案管理辦法》和《機關檔案工作條例》制定本辦法。檔案工作是機關工作的重要組成部分，應列入機關的發(fā)展規(guī)劃與年度計劃，列入各處室和工作人員的崗位責任制。機關檔案實行集中統(tǒng)一管理原則。本局各處室個人在進行公務活動中直接形成的各種門類、多種載體的文件材料，必須定期由文書或者經(jīng)辦部門整理、立卷并移交局檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為已有。本局檔案工作由主管局領導分管，辦公室負責人主管，檔案專職管理人員負責日常具體工作。建立局機關檔案管理網(wǎng)絡。機關各處室（含直屬單位）須指定一名兼職檔案員，負責本處室文件材料（包括紙質文件和非紙質文件）的收集、整理、立卷歸檔工作，并按時向局檔案室移交。機關全體人員都是機關檔案的形成者和利用者。本機關在公務活動中形成的文字材料、電子材料、報表、帳冊、圖紙、照片、錄音帶、錄像盤片都屬于歸檔范圍。七、歸檔時間，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律分別為：各處室形成的文字村料在次年的三月底之前立卷歸檔；各種專業(yè)性會議的材料于會后一周內(nèi)歸檔；參加上級機關召開會議的全套會議材料，在傳達貫徹后應及時歸檔；各種統(tǒng)計報表在次年六月底前歸檔；5、會計檔案在年終后，由會計部門保管一年，期滿后由會計部門編造清冊，移交歸檔?；椖吭诳⒐を炇蘸笠辉聝?nèi)歸檔；環(huán)境保護建設項目環(huán)評審批文件、材料、竣工、驗收報告等，在次年的五月底前填寫移交清單立卷、歸檔；重要的工作會議，專業(yè)性技術會議和學術會議的文件材料，應由會議組織部門在會議結束后一個月內(nèi)整理、立卷，并移交局檔案室。八、文件材料的歸檔要求歸檔的文件材料必須完整、準確。要遵循文件材料形成規(guī)律和特點。歸檔的文件材料其原稿（定稿），要求用毛筆或鋼筆（藍黑、黑墨水）書寫，要求紙質優(yōu)良、字跡工整、圖表清晰、簽字手續(xù)完備。修改、批語文字材料均應寫在文件右側，文件材料的左側應留有裝訂寬度（2cm）。建設項目環(huán)評歸檔要求按照《國家環(huán)境保護行業(yè)標準》操作執(zhí)行。會計檔案的編目應符合《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）的規(guī)定。除會計憑證外，其他會計檔案案卷都應填寫卷內(nèi)備考表（格式1）和卷內(nèi)文件目錄（格式2）。會計案卷目錄（格式3）既是會計檔案的保管清冊，也是會計檔案的檢索工具，案卷目錄應根據(jù)會計檔案的分類方案和案卷的排列編號順序進行編制，項目包括：案卷號、類別、題名、起止時間、保管期限、卷內(nèi)頁數(shù)和備注。聲像檔案應有文字標出攝像或錄音的時間、地點、內(nèi)容和責任者。案卷的標題要確切、簡明地反映卷內(nèi)的文件內(nèi)容。7、接受歸檔的文件材料，由移交處室編寫移交清單。九、檔案的保管期限，密級劃分按有關規(guī)定執(zhí)行。十、機關工作人員調(diào)離本單位前，須按規(guī)定完成其個人保管檔案資料移交后，人事部門方能辦理調(diào)離手續(xù)。

格式1卷內(nèi)備考表說明：立卷人：立卷時間：檢查人：檢查時間：格式2歸檔文件目錄序號序號責任者文號題名日期頁號備注-44-格式3會計檔案目錄案卷號類別題名起止時間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月9、xxxx公文管理制度一、發(fā)文規(guī)范公文形式規(guī)范市xx行政性公文主要包括正式文件、便函、會議通知、環(huán)保許可與服務類格式文件等。正式文件以市xx名義發(fā)文，以“xx、xx發(fā)、xx函〔20**〕*號”編號，蓋局章，使用正式文件頭紙。便函以市xx名義發(fā)文，以“xx函〔20**〕*號”編號或不編號，蓋局章，使用局便函頭紙。轉發(fā)一般性工作文件、印發(fā)內(nèi)部管理制度及會議通知等，原則上應以局辦公室名義發(fā)文，以“xx辦〔20**〕*號”編號，蓋局辦公室章，使用局辦公室文件頭紙（使用局便函頭紙時可不編號）。擬稿規(guī)范要符合黨和國家的方針、政策、法律、法令和有關上級機關的規(guī)定；做到情況確實、觀點明確、文字精煉、條理清楚、層次分明、標點符號正確、篇幅力求簡短；公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類；單位名稱排序合理，人名、地名，數(shù)字引用準確，時間一般寫年月日。數(shù)字及專用術語符合國家語言文字的規(guī)范要求。引用的公文要寫明發(fā)文機關，公文編號、標題和發(fā)文時間。結構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。上行文在首頁需注明簽發(fā)人姓名，以局名義發(fā)文的，應由局長簽發(fā)。因局長外出或特殊情況須緊急報送的上行文，應經(jīng)局長授權同意，并附上情況說明。嚴格執(zhí)行有關保密規(guī)定，秘密文件應按規(guī)定申請定密，并標注密級、印刷份數(shù)及序號。正式文稿一律用局的刊頭紙，手寫的文稿一律用方格紙，一字一格，書寫端正。電腦打印的初稿可視同原稿歸檔。修改較多、模糊不清的稿件，經(jīng)辦人要另行謄清。（三）簽發(fā)規(guī)范各處室草擬的文稿，須由處室負責人仔細審核，若不宜對外公開的公文應在擬稿紙上一并注明“不公開”字樣；涉及其他處室的內(nèi)容，經(jīng)辦部門應主動征求意見，辦理會簽手續(xù)。擬完成的文稿，由辦公室重點審核行文必要性、文種、版式、主（抄）送范圍等內(nèi)容，業(yè)務內(nèi)容由擬稿處室負責校核。局與外單位聯(lián)合發(fā)文或需外單位會稿的，經(jīng)局長或分管局領導簽發(fā)后，由經(jīng)辦處室負責會簽和蓋章。一般性文件，由分管局領導簽發(fā)；向市政府和省生態(tài)環(huán)境廳請示、報告、年度工作總結、工作布置、環(huán)保規(guī)（計）劃、規(guī)范性文件及涉及人事財務等重要事項文件，由局長簽發(fā)或局長委托分管局領導簽發(fā)。各處室便函由各處室負責人簽發(fā)。需要加蓋局印章的由局領導簽發(fā)。簽發(fā)公文，簽發(fā)人應當明確簽署意見，寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱的，應當視為同意。（四）繕印規(guī)范1、局正式文件由擬稿人負責校對、裝訂。2、需較大批量印制的材料，從嚴掌握，經(jīng)辦公室同意后，統(tǒng)籌安排到市政府定點采購的印刷廠制作。3、文件底稿（包括電子文稿）和正式文件一式二份及時交辦公室存檔（報送市委辦、市府辦的正式紙質文件數(shù)量從其規(guī)定）。二、收文規(guī)范寄送市xx及局辦公室的文件，一律由辦公室啟封，其他人不得擅自拆封。市xx接收的公文，由辦公室負責分類編號登記，辦公室負責人提出擬辦意見，送局領導閱批后按分工轉有關處室辦理。確非本部門職權范圍辦理的公文，處室負責人應立即向閱批領導匯報并改批后，由辦公室轉交其他處室辦理。三、附則市xx其他公文（如中共xxxx黨組文件、行政復議決定書、行政處罰決定書、行政處罰通知書等）及