時間管理與溝通技巧

時間管理與溝通技巧第1頁/共49頁寇增偉高級工程師在美資企業(yè)從事四年3D軟件開發(fā)，在中興網管二部GSM一科從事網管軟件研發(fā)信條：想的到就能做的到！第2頁/共49頁時間管理必要性時間管理基本法則提高工作效率溝通的概念溝通的障礙有效傾聽工作中的溝通第3頁/共49頁時間管理時間管理第4頁/共49頁

時間管理的必要性(一)

-----白領的存狀態(tài)學歷貶值

經驗飽和

錢途渺茫精神壓抑

能力褪化健康透支

第5頁/共49頁時間管理的必要性(二)

-----10美元的小故事

第6頁/共49頁注意事項

工作繁忙的人與配偶或其他家人有意義的交流平均每天少于2分鐘，與孩子有意義的交流平均每天少于30秒鐘。

人們一般每8分鐘收到一次干擾，每小時約七次，即每天50-60次。每次打擾約5分鐘，每天約4小時，也就是占50%80%的打擾無意義或極少有價值。

在過去20年里，工作的時間增加了15%，娛樂閑暇時間減少了33%。統(tǒng)計數(shù)據重點一些統(tǒng)計數(shù)據第7頁/共49頁一些統(tǒng)計數(shù)據時間花哪了？7.5小時白日夢多一倍

一個人如果工作桌亂七八糟，他平均每天會為找東西多耗費一個半小時，每周7個半小時。75%的人都說自己很累，10個人有9個會在會議開始的時候做白日夢。我們會記住10%的閱讀信息，20%的聽覺信息，30%的視覺信息；50%的視覺和聽覺信息，70%的表達信息，90%的行為信息。

做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間要多一倍。第8頁/共49頁找到通往成功人生的航向第9頁/共49頁第10頁/共49頁生命的鵝卵石第11頁/共49頁時間管理任務樹第12頁/共49頁時間管理基本法則第13頁/共49頁時間管理基本法則（一）帕金森法則

英國著名歷史學家，揭示機構或公司管理人員持續(xù)膨脹的規(guī)律。任務的重要性和復雜度與所分配的完成任務的時間密切相關，往往有不斷迫近最終時限的魔力。帕雷托法則意大利經濟學家帕雷托1897年提出，管理界熟知的“80/20原理”，又叫二八法則。在投入與產出、努力與收獲、原因和結果之間，普遍存在著不平衡關系。少的投入，可以得到多的；關鍵的少數(shù)，往往是決定整個組織的產出、盈虧和成敗的主要因素。第14頁/共49頁時間管理基本法則80/20法則帕金森法則確定幾件影響重大的重要事情，用非常短和清楚的時限來計劃并執(zhí)行他們。

減少工作時間來做最重要的事情

只做重要事情以減少工作時間。第15頁/共49頁時間管理基本法則(二)艾森豪法則

將事件按重要性依照A、B、C、D的優(yōu)先順序安排，把時間盡量用在B上，也就是作好計劃，這樣，A類所占用的時間縮短到最少（救火的工作）。C的部分可以授權，D的部分能不做盡量不做。

第16頁/共49頁時間管理基本法則

很重要很緊急

----->立刻親自處理

很重要不緊急

----->計劃性處理

不重要很緊急

---->授權委任

不重要不緊急

---->當作沒看見核心依據分配資格矩陣考核項目成本第17頁/共49頁

小練習按照艾森豪法則，分析下列事情屬于哪一類？下午五點鐘，科長分給我一個外部故障，要明天早上解決。下午四點鐘，文員發(fā)郵件要下班前提供打的發(fā)票。借得書今天到期，下午需要去趟圖書館。

已經中午12點了，還有活沒干完，中午就不吃飯了，吃飯這件事？經典實踐科長催了好幾次，要今天下班提交，還沒寫完經典實踐科長催了好幾次，要今天下班提交，還沒寫完第18頁/共49頁

小練習按照艾森豪法則，分析下列事情屬于哪一類？

科長月初布置了任務，安排本月中旬提供一篇經典實踐家里孩子生病發(fā)高燒，奶奶不知道怎么去醫(yī)院看病。馬上要下版本，剛來了個EC要處理完做到版本收到問卷調查，對其他部門和科長考評。又要做廣播操，真煩，還不如上會網。做操這件事？上班打來電話，說孩子高燒需要去醫(yī)院，又收到開發(fā)經理郵件一個EC要處理完做到今天版本?？崎L打電話催今天提交經典實踐，怎么辦？第19頁/共49頁每日行事安排技巧

-----德式時間管理執(zhí)行樂事經常檢討事件取舍：以完成自己人生目標一小步為主，不是只為別人做事，勇于拒絕說“NO”。性質分析：授權（委外代工）誰適合做，定完成時間和時段，相關任務一并處理。要包含20%彈性時間?！啊粋€沒有時間管理的人，將成為別人時間管理的一部分。”

排定順序執(zhí)行時段事件取舍性質分析

排定順序:按重要性排序，按順序一件件做。執(zhí)行時段:利用80/20法則執(zhí)行，每天只安排50%時間，其余留給彈性時間，突發(fā)事件及休息時間。

執(zhí)行：人喜歡“快樂”感覺，做自己喜歡的事，目標引起強烈的動機。避開干擾，專心做事，集中聯(lián)絡和瑣事處理。檢討：利用寧靜時間自我省察，訓練自己習慣漸漸的改變重點第20頁/共49頁小王的一天倒霉的一天快樂的一天第21頁/共49頁時間管理提高效率第22頁/共49頁提高工作效率(一)

-----桌面保持干凈整理工作環(huán)境：讓一切看起來更整潔和有條理，需要時能花最少的時間最小的力氣以最快捷的獲取最需要的東西。整理你的檔案柜。清理你的辦公桌。給個人電腦桌面和文件存儲打掃衛(wèi)生。

第23頁/共49頁提高工作效率（二）

-----郵件處理整理電子郵件溝通方式選擇電子郵件書寫技巧電子郵件的整理收件箱成為未處理工作的備忘錄第24頁/共49頁提高工作效率（三）

-----開會正確管理開會時間開會一定要非常慎重開會要注意的細節(jié)第25頁/共49頁節(jié)省時間好方法對目標、任務等按優(yōu)先級進行排序，從優(yōu)先級最高的事物著手。1為自己創(chuàng)造一小時的寧靜，集中精力完成最重要的事。2不要把時間表排得滿滿的，留下機動時間應付突發(fā)事件。3處理重要事情使用大塊時間，聚精會神地做手頭的事情。43當你有重要的事情要處理時，學會對別人說“不”。第26頁/共49頁節(jié)省時間好方法和拖延做斗爭，如果事情重要，馬上做。1把大的、艱難的任務細分為小的、容易部分。2減少例行事務，委派、減少或推遲優(yōu)先級低的任務。3迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變容易43學會委派別人做事，相似的事情放在一起處理第27頁/共49頁節(jié)省時間好方法避免完美主義1設時間限制。如做決定時，不超過3分鐘。2在行動以前，徹底地思索整件工作。3第28頁/共49頁溝通技巧第29頁/共49頁溝通溝通是一種能力，不是本能(如果我們…)我們在年輕的時候，就應該訓練…著名的成功大師卡耐基說：“所謂溝通就是同步。每個人都有他獨特的地方，與人交際則要求他于別人一致。第30頁/共49頁溝通目的

表達情感

流通信息激勵員工改善績效

控制成員行為第31頁/共49頁溝通的基本問題

別人的事與我無關

心態(tài)Mindset

我的想法就是答案自私自我自大關心五倫以內第32頁/共49頁溝通的基本原理關心concern注意他人的狀況和難處會不會想到別人注意他人的需求和不便注意他人的狀況和難處第33頁/共49頁溝通的基本要求第34頁/共49頁

溝通的過程‘收訊者編碼發(fā)訊者渠道解碼技巧影響編碼的四個條件態(tài)度知識文化背景第35頁/共49頁

溝通渠道渠道（扭曲）第36頁/共49頁課堂練習每兩個人共分一張A4白紙將半張紙撕成一樣大小四條。將每一條放到另一條中間部分。找一個人說明下列的寫法。第37頁/共49頁第38頁/共49頁開會（一）通?。簺]有明確的目標和程序、沒有準備、主管失控、無法發(fā)言或離題、盲從或默然、無人負責也無人跟蹤、太多人參加。開會是一種癮。開會是一種體現(xiàn)自己權威和滿足感的表現(xiàn)欲。第39頁/共49頁開會（二）誰參加、誰主持、誰控制誰先發(fā)言（由下而上，有外而內）誰負責與誰跟蹤。誰在浪費時間（材料不該在會場讀）誰結論 第40頁/共49頁溝通障礙地位之差異(專門術語)來源的可信度認知的偏誤(忌諱招女員工)情緒的影響(大門、側門、偏門)第41頁/共49頁溝通組織障礙組織氛圍負面、人性、改善決策信息過濾從上往下(power),從下往上(危機)缺乏反饋第42頁/共49頁如何解決分析和思考講話有重點善用比喻要求回報，事前弄清楚，事后負責任簡化語言主動傾聽主動傾聽利用反饋第43頁/共49頁有效傾聽提問題不要批評控制情緒集中精神不要打斷停止講話第44頁/共49頁溝通的方向往上溝通沒有膽（識）水平溝通沒有肺（腑）往下溝通沒有心（情）第45頁/共49頁讓上司了解你自動報告工作進度。-讓上司知道對上司的詢問有問必答，而且清楚–讓上司放心