前期物業(yè)交房全套流程工作方案

【平昌·龍錦灣】物業(yè)前期交樓方案巴中市新時(shí)代物業(yè)管理有限公司二零一七年二月二十七日“平昌·龍錦灣”交樓工作方案【平昌·龍錦灣】位于巴中市平昌縣城西中心地段信義大道，占地面積約4萬平米，前期共300套，4棟樓，6個(gè)單元?，F(xiàn)于年月日交房在即，為圓滿完成此次交房工作，迎接“平昌·龍錦灣”業(yè)主喬遷新居，現(xiàn)將交房相關(guān)準(zhǔn)備工作建議如下。一、前期準(zhǔn)備工作〔一〕交房組織機(jī)構(gòu)由于平昌·龍錦灣一期交付，將涉及四個(gè)相關(guān)單位：房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)〔開發(fā)商〕、銷售部、承建單位、物業(yè)管理公司，遵照一般物業(yè)交付慣例，由房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)牽頭成立入伙交房領(lǐng)導(dǎo)小組，并由房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)小組組長，其余涉及各方擔(dān)當(dāng)副組長單位。為確保交房工作順當(dāng)開展，由貴公司各相關(guān)部門密切協(xié)作，成立交房工作小組，其組織機(jī)構(gòu)如下：總指揮：前期籌備架構(gòu)總指揮：組長：現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)：組長：現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)： 平昌·龍錦灣平昌·龍錦灣工程部：財(cái)務(wù)部：工程部：銷售部：物業(yè)部：〔二〕交房工作小組各成員職責(zé)1、總指揮負(fù)責(zé)交房工作整體指揮、監(jiān)視。2、組長負(fù)責(zé)交房工作整體支配。協(xié)調(diào)各相關(guān)部門之間工作支配，統(tǒng)一行動(dòng)，相互協(xié)作。定期召開小組工作會(huì)，相互通報(bào)各部門準(zhǔn)備狀況，統(tǒng)一思想，統(tǒng)一相識(shí)。定期向總指揮匯報(bào)前期交房準(zhǔn)備工作。3、現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)：〔〕負(fù)責(zé)各部門工作進(jìn)度跟進(jìn)、檢查和督導(dǎo)并剛好向組長或總指揮匯報(bào)?！踩澄飿I(yè)部〔負(fù)責(zé)人：〕〔年月日前全部完成〕1、準(zhǔn)備相關(guān)資料：《業(yè)主臨時(shí)公約》、《承諾書》《前期物業(yè)管理效勞協(xié)議》《裝修指南》《業(yè)主登記表》《交房程序表》《物業(yè)交房驗(yàn)收表》《物品資料簽收表》《物業(yè)效勞手冊(cè)》《房屋運(yùn)用說明書》、《房屋質(zhì)量保證書》2、與工程部共同驗(yàn)收全部房屋〔接收驗(yàn)收時(shí)，完善房屋門牌號(hào)，各戶門牌號(hào)必需對(duì)應(yīng)〕，提出整改看法。〔年月份驗(yàn)收完成，月日全部整改工作完成〕。3、物業(yè)公司保潔進(jìn)展小區(qū)開荒工作。〔年月份前完成〕4、接收并監(jiān)視整改有問題房屋，物管部承受完全部鑰匙?！材暝路萃瓿伞扯?、物品準(zhǔn)備：A、房屋確認(rèn)組：交房程序表、業(yè)主資料、指示牌一個(gè)。B、公司財(cái)務(wù)組：驗(yàn)鈔機(jī)一臺(tái)、計(jì)算器一部、印泥、紙巾、簽字筆、指示牌一個(gè)、鮮插花一盆。C、物業(yè)收銀組：驗(yàn)鈔機(jī)一臺(tái)、計(jì)算器一部、印泥、紙巾、簽字筆、指示牌一個(gè)、鮮插花一盆。D、簽約組：前期物業(yè)管理效勞協(xié)議、業(yè)主臨時(shí)公約等資料、計(jì)算器一部、印泥、紙巾、簽字筆、指示牌一個(gè)、鮮插花一盆。E、看房驗(yàn)收組：夾板10個(gè)、房屋驗(yàn)收登記表、房屋驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)表、鮮插花一盆、指示牌一個(gè)。F、鑰匙領(lǐng)用組：業(yè)主登記表、業(yè)主鑰匙及資料盒、手提袋、業(yè)主手冊(cè)、業(yè)主資料、物品領(lǐng)用登記表、房屋運(yùn)用說明書、房屋質(zhì)量保證書、業(yè)主收房統(tǒng)計(jì)表、檔案袋、指示牌一個(gè)。G、物業(yè)詢問及應(yīng)急突發(fā)事務(wù)處理組：鮮花、相關(guān)法律法規(guī)、指示牌一個(gè)。H、后勤保障組：對(duì)講機(jī)部、條桌張、椅子把、小雨傘把、飲水機(jī)、紙杯、食品假設(shè)干、歡送橫幅、交房流程圖〔公示〕、辦公桌上放置標(biāo)記牌〔如問詢、物業(yè)財(cái)務(wù)等〕、衛(wèi)生間方向指示牌、洗手間標(biāo)識(shí)、交樓現(xiàn)場(chǎng)區(qū)間指示牌、進(jìn)出停車場(chǎng)指示牌、樓梯防滑提示牌、辦理手續(xù)和驗(yàn)房方向指示牌、消防疏散標(biāo)識(shí)、大型傘架到位、移動(dòng)消防器材、必需數(shù)量植物和鮮花。三、停車場(chǎng)準(zhǔn)備〔年月份準(zhǔn)備完畢〕停車場(chǎng)按標(biāo)準(zhǔn)全方位準(zhǔn)備好，包括地面處理、畫線、車庫入口限高、現(xiàn)速、禁鳴喇叭標(biāo)示，機(jī)械停車裝置安裝調(diào)試，檔車桿，智能停車系統(tǒng)；平安監(jiān)控系統(tǒng)；消防疏散標(biāo)識(shí)；正常和應(yīng)急照明系統(tǒng)、方向指示牌，轉(zhuǎn)彎處反光鏡；停車場(chǎng)管理規(guī)定及收費(fèi)批準(zhǔn)文件并公示，購置發(fā)票；停車員專用反光衣；應(yīng)急處理預(yù)案；內(nèi)部管理表格〔進(jìn)出車輛登記、交接班、巡查、收費(fèi)登記、現(xiàn)金繳費(fèi)狀況登記、異樣狀況登記等〕；停車場(chǎng)管理制度制訂；為保障交房當(dāng)日工作，事前與區(qū)域交通管理單位取得聯(lián)系，保障交通出入口暢通無阻；暫不能投入運(yùn)用區(qū)域應(yīng)留意封閉，并有明顯告知公示。四、設(shè)備設(shè)施〔年月前完成〕相關(guān)區(qū)域內(nèi)設(shè)施設(shè)備根本完善；電力系統(tǒng)，包括自備發(fā)電機(jī)組正常并可隨時(shí)投入運(yùn)用狀態(tài)，停送電標(biāo)識(shí)牌、凹凸壓配電房設(shè)施設(shè)備及管理制度和人員均到達(dá)正常運(yùn)轉(zhuǎn)要求；消防系統(tǒng)和組織架構(gòu)及人員落實(shí)；運(yùn)用區(qū)域內(nèi)給排水系統(tǒng)可正常運(yùn)轉(zhuǎn)，各種管網(wǎng)不同顏色油漆及防腐處理完成；從地下室停車場(chǎng)到各樓層電梯正常；設(shè)施設(shè)備標(biāo)識(shí)系統(tǒng)到位；地下停車場(chǎng)和各樓層照明和應(yīng)急照明系統(tǒng)完好；各種設(shè)施設(shè)備標(biāo)識(shí)及掛牌到位；應(yīng)急疏散通道通暢；應(yīng)急疏散標(biāo)識(shí)系統(tǒng)完善。五、人員到位和培訓(xùn)〔年月前完成〕事前對(duì)全部工作人員進(jìn)展相關(guān)培訓(xùn)，特別是交房、驗(yàn)房工作小組成員；按制訂應(yīng)急預(yù)案進(jìn)展培訓(xùn)和訓(xùn)練；不同操作規(guī)定、制度粘貼出來；人員支配準(zhǔn)備落實(shí)，包括值班、檢查、單項(xiàng)事務(wù)負(fù)責(zé)人等。六、客戶效勞中心〔年月前完成〕具備正式運(yùn)用條件；具備住戶前來辦事時(shí)舒適接待條件；通訊暢通；飲水機(jī)和紙杯；生活情調(diào)布置，準(zhǔn)備一些雜志報(bào)刊供業(yè)主閱讀；管理表格完善：特約效勞價(jià)格表、特約效勞登記表、停車位申請(qǐng)表、停車位運(yùn)用價(jià)格表、停車位運(yùn)用管理協(xié)議書、裝飾裝修申請(qǐng)表、出門條、電話寬帶ADSL、傳真、共用電視等申請(qǐng)表、報(bào)修登記表、回訪調(diào)查表〔修理、家政等上門效勞〕、代訂書報(bào)雜志申請(qǐng)表、辦公室或步行街內(nèi)部清潔效勞合同、房屋代理租售協(xié)議書、鑰匙登記管理表；大廈日巡查表；裝修加班申請(qǐng)表〔業(yè)主運(yùn)用〕、旁邊常用公共效勞單位名稱、地址、電話、聯(lián)系人告知欄等等。七、其他準(zhǔn)備工作〔年月前完成〕內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安裝調(diào)試完成，請(qǐng)最好運(yùn)用專業(yè)物業(yè)管理軟件幫助管理〔艾博軟件〕；對(duì)講機(jī)、內(nèi)部和外部電話暢通，內(nèi)部通訊錄完整〔包括移動(dòng)電話〕；修理工具、常用備品備件，熱敏紙印刷一式四聯(lián)《修理派工單》〔業(yè)戶、修理人、客戶效勞部、財(cái)務(wù)部〕〔成批印刷〕，主要修理單位負(fù)責(zé)修理人員聯(lián)系電話及方式，常用修理工程價(jià)格表〔上門修理人員每人持有已經(jīng)過塑〕；保潔工具、低質(zhì)易耗品、開荒用品、相關(guān)管理表格；安管用具、巡夜工具、雨天用具，相關(guān)管理表格；全部工作人員標(biāo)準(zhǔn)可更換工作裝及飾物，更衣間及私人物品保管柜；考勤制度及打卡機(jī)安裝到位；滿足財(cái)務(wù)管理表格和帳本、滿足庫房管理臺(tái)帳、庫房、其他管理憑證及制度。八、銷售部〔負(fù)責(zé)人：〕與工程部、辦公室聯(lián)系，對(duì)房屋位置、面積做最終確認(rèn)。〔年完成〕準(zhǔn)備房屋面積確認(rèn)書?！餐瓿伞诚驑I(yè)主發(fā)放收房通知書。〔前完成〕與廣告公司聯(lián)系登載收房報(bào)紙廣告，廣告時(shí)間規(guī)定為年月日－月日一個(gè)月交房時(shí)間。入伙交房公告〔月日前落實(shí)內(nèi)容及版面等〕入伙公告中涉及物業(yè)管理內(nèi)容提示，特別是對(duì)入伙人沒有按時(shí)接收房屋時(shí)，物業(yè)管理費(fèi)用和公共區(qū)域能耗分?jǐn)們?nèi)容和責(zé)任剛好限明示；接收房屋不同時(shí)間分區(qū)及分戶告知；入伙準(zhǔn)備相關(guān)合法手續(xù)告知；準(zhǔn)備費(fèi)用告知〔預(yù)收一年物業(yè)管理費(fèi)、裝修垃圾清運(yùn)費(fèi)、生活垃圾處置費(fèi)、修理基金、二次供水水池清洗費(fèi)等『依據(jù)普洱市墨江縣規(guī)定和慣例而定』〕。九、開發(fā)商工程部〔負(fù)責(zé)人：〕組織工程驗(yàn)收，并在月日前將全部房屋交給物業(yè)部。針對(duì)物業(yè)部提出房屋問題整改看法，組織施工隊(duì)整改?！苍氯涨巴瓿伞硨⑷胯€匙交付物業(yè)部〔月日完成〕解決通水、通電問題?！苍氯胀瓿伞呈?、財(cái)務(wù)部〔負(fù)責(zé)人：，月日前完成，并將相關(guān)狀況通知銷售部、物業(yè)部〕駕馭各業(yè)主交款狀況。工程、銷售部核對(duì)面積后，確定各業(yè)主補(bǔ)交或退還多交房款。十一、交房工作支配1、交房組織架構(gòu)：總指揮現(xiàn)場(chǎng)總協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)視身份確認(rèn)組地產(chǎn)收費(fèi)組物業(yè)收費(fèi)組簽約組驗(yàn)房組鑰匙交接組接待組秩序維護(hù)組工程整改組應(yīng)急處理組總指揮現(xiàn)場(chǎng)總協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)視身份確認(rèn)組地產(chǎn)收費(fèi)組物業(yè)收費(fèi)組簽約組驗(yàn)房組鑰匙交接組接待組秩序維護(hù)組工程整改組應(yīng)急處理組 2、交房時(shí)間月日月日為集中交房時(shí)間，各部門聯(lián)席集中辦公。具體交房支配如下：A、到現(xiàn)場(chǎng)收房；B、到現(xiàn)場(chǎng)收房；C、到現(xiàn)場(chǎng)收房。3、交房地點(diǎn)：【】4、現(xiàn)場(chǎng)布置及標(biāo)準(zhǔn)〔年月日，完成準(zhǔn)備，屆時(shí)開展相應(yīng)工作〕現(xiàn)場(chǎng)氣氛營造：升空氣球、充氣拱門、彩色氣球帶、紅色布幅、燈籠或彩飄，公司當(dāng)日大幅交房廣告；主要入口設(shè)禮儀安管雙崗，配崗位墩和遮陽傘具；業(yè)主休息區(qū)、業(yè)主午餐區(qū)、飲水區(qū)；各辦理組位置設(shè)置；物業(yè)詢問和應(yīng)急詢問處理房間設(shè)置。如須要臨時(shí)占用公共區(qū)域，請(qǐng)事前與相關(guān)部門協(xié)調(diào)；按公共大型活動(dòng)類型，報(bào)干脆管理政府相應(yīng)部門，如：派出所、街道辦事處、環(huán)衛(wèi)、交警等備案，并有事可請(qǐng)求緊急支援事宜；5、交房現(xiàn)場(chǎng)布置標(biāo)準(zhǔn)：A、交房現(xiàn)場(chǎng)必需與施工現(xiàn)場(chǎng)用實(shí)物〔墻體、鐵皮板、木板等〕相隔離。施工現(xiàn)場(chǎng)停頓施工；B、外部環(huán)境、地下車庫整齊干凈，無建渣，沖洗干凈；C、水景點(diǎn)水景保持清潔，并全部開啟；D、房間衛(wèi)生：地面不起灰塵，窗戶干凈、光明，全部關(guān)閉，門廳、樓道、外墻干凈無建筑污跡；E、現(xiàn)場(chǎng)分為交房辦理區(qū)、業(yè)主休閑區(qū)、詢問區(qū)和材料裝修公司展示區(qū)、區(qū)域內(nèi)布置整齊、清爽；物業(yè)詢問和應(yīng)急處理建議設(shè)置單獨(dú)房間。6、交房工作人員支配及工作內(nèi)容A、業(yè)主身份確認(rèn)組組長：成員：職責(zé)：1、負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主接待，說明傳播交房流程，發(fā)放交房程序表、房屋驗(yàn)收表、業(yè)主家庭成員一覽表。2、業(yè)主確認(rèn)最終房屋面積，辦理好確認(rèn)書。手續(xù)辦理完畢后，在交房程序表上簽字確認(rèn)。3、負(fù)責(zé)引領(lǐng)業(yè)主到公司財(cái)務(wù)部結(jié)清全部款項(xiàng)。4、負(fù)責(zé)引領(lǐng)業(yè)主按程序辦理好其它手續(xù)。5、為業(yè)主說明好其它詢問事宜。B、地產(chǎn)財(cái)務(wù)、物業(yè)收款組組長：成員：職責(zé)：1、負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主接待和詢問，特別是關(guān)于收費(fèi)工程說明工作。2、地產(chǎn)財(cái)務(wù)按銷售部開據(jù)面積確認(rèn)書，收繳或退清業(yè)主房款，收繳相關(guān)費(fèi)用等。3、物業(yè)收款組檢查業(yè)主是否已交清地產(chǎn)公司相關(guān)費(fèi)用，并查看相關(guān)費(fèi)用繳納單據(jù)。4、物業(yè)確認(rèn)無誤后，為業(yè)主辦理各項(xiàng)收費(fèi)〔1年物管費(fèi)、修理資金、裝修垃圾清運(yùn)費(fèi)、生活垃圾處置費(fèi)〕等。5、負(fù)責(zé)為業(yè)主指引下一步交房程序。C：物業(yè)協(xié)議簽約組：組長：成員：職責(zé)：1、負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主接待和詢問，特別是關(guān)于物業(yè)效勞協(xié)議、業(yè)主臨時(shí)公約等內(nèi)容說明工作。2、查相關(guān)費(fèi)用手續(xù)是否繳納狀況。3、與業(yè)主簽定物業(yè)管理效勞協(xié)議、業(yè)主臨時(shí)公約、區(qū)域防火責(zé)任書等相關(guān)資料。4、負(fù)責(zé)為業(yè)主指引下一步交房程序。D：驗(yàn)房組組長：成員：職責(zé)：1、負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主熱忱接待以及物業(yè)詢問。2、填寫房屋驗(yàn)收表相關(guān)事項(xiàng)，在查驗(yàn)資料表上簽字確認(rèn)。3、引領(lǐng)業(yè)主上樓驗(yàn)房，首先查驗(yàn)鑰匙正確性以及防盜門完好程度，同時(shí)查驗(yàn)房間內(nèi)包括土建、水電以及房間配置各工程，同時(shí)為業(yè)主抄取水電氣表底數(shù)。4、各項(xiàng)完畢后，將業(yè)主提出需整改狀況填寫在遺漏工程修理單上，請(qǐng)業(yè)主在房屋驗(yàn)收表和交房程序表驗(yàn)收狀況一欄內(nèi)簽字確認(rèn)。物業(yè)人員在規(guī)定一欄內(nèi)簽字確認(rèn)。5、物業(yè)人員引領(lǐng)業(yè)主回效勞中心，接待員和業(yè)主在交房程序表簽字確認(rèn)交房完畢程序，接待員收回交房程序表，指引業(yè)主到鑰匙領(lǐng)用組領(lǐng)用鑰匙。6、每日匯總遺漏工程修理單上遺留問題，以交房快遞形式在當(dāng)晚送交開發(fā)商或施工方。E：鑰匙交接組組長：成員：職責(zé)：1、接待人員負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主熱忱接待以及關(guān)于物業(yè)任何詢問。查驗(yàn)業(yè)主交房程序任何資料是否完成。2、驗(yàn)房手續(xù)辦理完畢后，在領(lǐng)用鑰匙表上簽字確認(rèn)發(fā)放鑰匙。F、接待組組長：成員：職責(zé)：1、負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主熱忱接待，設(shè)立休息點(diǎn)、糖、水果供應(yīng)點(diǎn)、詢問區(qū)、裝修公司展示區(qū)。2、負(fù)責(zé)物業(yè)詢問，以及客戶效勞中心物業(yè)效勞介紹，收集業(yè)主對(duì)效勞工程看法和建議。3、負(fù)責(zé)交房現(xiàn)場(chǎng)等所需物品搬運(yùn)工作以及整個(gè)區(qū)域內(nèi)突發(fā)事務(wù)處理。G：現(xiàn)場(chǎng)秩序護(hù)衛(wèi)組組長：成員：職責(zé)：1、幫助交房現(xiàn)場(chǎng)布置，交房中物資搬運(yùn)。2、維護(hù)好交房現(xiàn)場(chǎng)正常秩序，處理突發(fā)事務(wù)發(fā)生。3、引導(dǎo)指揮好業(yè)主車輛正確停放，幸免車輛發(fā)生碰擦現(xiàn)象。4、樹立物業(yè)管理優(yōu)秀品牌形象。H：工程現(xiàn)場(chǎng)整改組組長：成員：工程工程部＋施工方共暫定人職責(zé)：1、為業(yè)主供應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)工程質(zhì)量問題和配套問題詢問。2、交房當(dāng)日，客戶效勞中心將房屋驗(yàn)收表上反映狀況以整改通知書形式發(fā)給工程部。3、工程部簽字確認(rèn)并依據(jù)狀況支配施工單位整改，乙方施工單位在鑰匙交接處辦理出入證和借取鑰匙，整改完后交回物業(yè)效勞中心。4、工程部將整改狀況填寫在整改通知書上回復(fù)至物業(yè)客戶效勞中心。5、客戶效勞中心將整改狀況回復(fù)給業(yè)主。7、各組人員現(xiàn)場(chǎng)要求A、熟悉業(yè)主狀況和交房流程以及相關(guān)負(fù)責(zé)人；B、著干凈工作制服，佩帶好工號(hào)牌，女員工全部淡妝；C、微笑效勞，熱忱周到，有禮有節(jié)；現(xiàn)場(chǎng)保持輕松、高雅、高效工作氣氛；D、盡力答復(fù)業(yè)主提出各種詢問，如有不能確定答復(fù)，請(qǐng)引領(lǐng)到相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處進(jìn)展說明；E、對(duì)有爭議業(yè)主，引領(lǐng)到物業(yè)詢問辦公室或貴賓區(qū)；F、上半時(shí)間必需準(zhǔn)時(shí)，不得遲到早退、不得擅自離崗；G、每日交房完畢后，每組人員集中匯總當(dāng)日狀況，如業(yè)方法見、建議、需求及交房中遇到問題，并提出其次日留意事項(xiàng)和處理方法。十二、交房流程圖【平昌·龍錦灣】入伙流程圖業(yè)主持開發(fā)商出具業(yè)主持開發(fā)商出具“入伙證明書”業(yè)主〔受托付人〕到物業(yè)公司辦理入伙手續(xù)業(yè)主〔受托付人〕到物業(yè)公司辦理入伙