如何做好時(shí)間管理

如何做好時(shí)間管理如何匹配任務(wù)情境，以及如何進(jìn)行周期性回顧。這個(gè)過(guò)程中，有一個(gè)非常有效的工具，那就是帕累托原則四象限，這也是我一直以來(lái)都在使用的工具之一。本期中我和大家簡(jiǎn)單分享一下，希望能對(duì)各位的時(shí)間管理起到很好的作用。相信這個(gè)工具的大名，大家基本上都是聽(tīng)過(guò)的吧，如下圖所示:雖然很多人可能都知道這個(gè)工具，但是我在這里還是要和大家簡(jiǎn)單說(shuō)明一下，這四個(gè)象限的區(qū)別是什么。第一象限是重要又緊急的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)完成職責(zé)內(nèi)的工作、住院開(kāi)刀等等。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)刻，也是可以用心耕耘的領(lǐng)域,如果荒廢了，我們很會(huì)可能變成行尸走肉。但是我們也不能忘記，很多重要的事情都是因?yàn)橐煌显偻匣蛘呤虑皽?zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫的。第二象限是重要但不緊急的事。主要是與生活品質(zhì)有關(guān)的，包括長(zhǎng)期的規(guī)劃、問(wèn)題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問(wèn)題處理的建議等等，荒廢了這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付，而反之,多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域，有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備、以及預(yù)防措施，很多急事將無(wú)從產(chǎn)生，這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α浚员仨氈饕厝プ?，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。第三象限是緊急但不重要的事。表面上看，這個(gè)看起來(lái)有一點(diǎn)像似第一象限,因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生"這件事很重要”的錯(cuò)覺(jué)，可實(shí)際上就算是重要的,那也是對(duì)別人而言，前面章節(jié)中給大家舉的案例里，電話、會(huì)議、突來(lái)訪客等等,都屬于這一類，我們花了很多的時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過(guò)是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡(jiǎn)而言之，就是浪費(fèi)生命，所以說(shuō)，根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往是在一、三象限來(lái)回奔走，忙得是焦頭爛額，然后不得不到第四象限去療養(yǎng)一番，完了之后再次出發(fā)。這部分的范圍倒是不見(jiàn)得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)也是很有價(jià)值的。然而，像閱讀那些令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、看那些毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié)目、刷那些沒(méi)什么價(jià)值的抖音、短視頻、辦公室聊天，等等，這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛開(kāi)始的時(shí)候，也許有滋有味，到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn),其實(shí)這些事是很空虛的。大家可以先把自己上周之內(nèi)所干的事像流水賬一樣都給記下來(lái)，然后拿著這張空表，對(duì)照回顧一下上周的生活和工作，你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多？請(qǐng)注意,在劃分第一和第三象限的時(shí)候要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事,其實(shí)二者的區(qū)別就在于，這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，則應(yīng)歸入第三象限。F面這張圖是對(duì)這個(gè)工具的簡(jiǎn)單說(shuō)明，便于大家理解。從實(shí)際工作中我們可以看到，第二象限工作法對(duì)我們很重要。直接價(jià)值高度芭要高度緊迫重要間接價(jià)值直接價(jià)值高度芭要高度緊迫高度重要高度緊迫高度緊迫低度重要少價(jià)值，但必要高度緊迫低度重要少價(jià)值，但必要高度緊迫低度重要少價(jià)值，但必要低度重要低度緊迫無(wú)價(jià)值，不必要那么在應(yīng)用的時(shí)候，我們需要注意什么呢？有這樣幾個(gè)點(diǎn)需要注意：(1)工作合理分配到不同象限。(2)先做或?qū)⒍鄶?shù)精力和時(shí)間做第二象限的工作。(3)第一象限的工作，很多是由于沒(méi)按照第二象限工作法去做而產(chǎn)生。(4)不要被第三象限中的假象迷惑。(5)制定計(jì)劃要根據(jù)第二象限。(6)80%的時(shí)間做第二象限的工作，20%做其它象限。在實(shí)際工作中應(yīng)用(大家可以用自己的工作來(lái)舉例對(duì)照)，事情分類表要用起來(lái)，形成習(xí)慣，記錄時(shí)間的目的是要管理好時(shí)間，重點(diǎn)是：一定要練習(xí)。所列的事項(xiàng)的重要程度也要符合80/20原則，也就是按照事情的"重要程度"編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則，是建立在"重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)"的原理的基礎(chǔ)上的,大家要避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上面，因?yàn)榫退隳慊ㄙM(fèi)了80%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效。所以，你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)檎莆樟诉@些"重要的少數(shù)問(wèn)題"，你只需花20%的時(shí)間，就可以取得80%的成效，從而大大有效地管理好你的時(shí)間。好了，到這里，我們時(shí)間管理中對(duì)自我的時(shí)間管理就簡(jiǎn)單地和大家介紹完了,我們把這一部分做一個(gè)小結(jié)。我們所談的是自我時(shí)間管理的流程，一共是五個(gè)步驟。第一步是理清各種事項(xiàng)，就是清空您的大腦、羅列所有的任務(wù)清單。第二，是區(qū)分事項(xiàng)的類別，要具備一個(gè)整體性、歸類原則，增強(qiáng)你做事情的條理性。第三步，是整理任務(wù)進(jìn)展，做好材料支持，便于下一步去執(zhí)行。第四步，是匹配任務(wù)清單，你把時(shí)間充分的得以利用，在什么樣的情境之下做什么樣的這個(gè)事情，減少