信息社會(huì)背景下辦公室文書管理工作的改革和創(chuàng)新

信息社會(huì)背景下辦公室文書管理工作的改革和創(chuàng)新

Summary：隨著我國科技的不斷進(jìn)步，信息化時(shí)代到來。文書是單位辦公室文件資料體系的重要構(gòu)成部分，也是單位開展各項(xiàng)管理工作、做出各項(xiàng)決策的重要依據(jù)。高效的文書管理工作能夠保證資料的完善與完整，保證資料真實(shí)可靠，具有較強(qiáng)的借鑒意義。信息社會(huì)背景下，多樣的信息技術(shù)與工具為人們的工作提供便利條件，也改變文書管理工作的環(huán)境，導(dǎo)致傳統(tǒng)的管理方法無法適用。此時(shí)要立足單位實(shí)際情況，分析單位的文書管理工作作用，明確信息社會(huì)之下的管理工作改革思路，一步步有計(jì)劃地創(chuàng)新管理工作方法，靈活運(yùn)用各項(xiàng)信息工具，提升管理效率，切實(shí)保護(hù)的真實(shí)、完整、可靠與安全，為單位今后的各項(xiàng)決策與活動(dòng)提供有力保障。Keys：信息社會(huì)背景；辦公室；文書管理工作；改革創(chuàng)新引言文書能夠?yàn)楸締挝婚_展工作計(jì)劃和決策提供重要依據(jù)，其內(nèi)容包括單位事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度總結(jié)、人事變更等各方面信息，由此可見，文書管理工作是單位整體管理的重中之重。各部門的發(fā)展、成績、日常工作內(nèi)容等均通過文書體現(xiàn)，所以辦公室文書管理也是一項(xiàng)工作量大且煩瑣的工作。傳統(tǒng)管理方法以紙質(zhì)管理為主，容易造成丟失、人為損壞或筆跡不清，其保留年限短。從工作形式上看，傳統(tǒng)人工整理方式工作效率低，增加了文書管理人員的工作壓力，且無法滿足相關(guān)管理要求。同時(shí)，由于文書信息量較大，服務(wù)對(duì)象不盡相同，所以查詢時(shí)也有諸多不便。因此，只有切實(shí)改革與創(chuàng)新辦公室文書管理形式與方法，提高管理工作信息化水平，才能實(shí)現(xiàn)提高文書管理工作質(zhì)量和效率。1企業(yè)辦公室文書管理工作的特點(diǎn)首先，文書管理具有一體化的特點(diǎn)。文書記錄了企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的整個(gè)流程，只有在日常工作中全面做好資料信息的采集和整理，才能在歸檔時(shí)保持文書的全面性、時(shí)效性和精確性。文書工作和質(zhì)量之間存在著密不可分的關(guān)系，因此需要規(guī)范文書工作的流程，了解不同文書資料的類型和特點(diǎn)并做好分類管理，為信息采集和存儲(chǔ)、調(diào)用等提供可靠保障。其次，文書管理具有廣泛性特點(diǎn)。文書是企業(yè)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的文件資料，包括上級(jí)下發(fā)的文件和通告、復(fù)函等，也包括企業(yè)自身的規(guī)章制度、信件記錄和合同文件等，涉及不同的部門及工作環(huán)節(jié)，因此呈現(xiàn)出廣泛性的特點(diǎn)。特別是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模逐步擴(kuò)增的趨勢(shì)下，文書的廣泛性特點(diǎn)更加顯著，這也給管理人員帶來了更大的挑戰(zhàn)。再次，文書管理具有保密性的特點(diǎn)。部分文書的保密等級(jí)較高，很多內(nèi)容會(huì)涉及企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，因此在管理工作中需要確保資料的安全性，防止信息泄露而給企業(yè)造成難以挽回的損失。同時(shí)，在存儲(chǔ)和調(diào)用等過程中，也應(yīng)該設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，在權(quán)限范圍內(nèi)開展操作，避免文書出現(xiàn)破壞和丟失的情況。最后，文書管理具有重要性的特點(diǎn)。文化不僅僅是企業(yè)工作過程的記錄，更可以發(fā)揮其良好的實(shí)用價(jià)值，通過深入分析文化的相關(guān)內(nèi)容，為管理層和領(lǐng)導(dǎo)層提供決策支持，準(zhǔn)確評(píng)估企業(yè)未來發(fā)展的趨勢(shì)和方向，為各部門提供更加可靠的信息資源。2信息社會(huì)發(fā)展對(duì)于辦公室文書管理工作的意義2.1有利于保護(hù)資料的完整性信息化建設(shè)后，文書資料能夠突破原本的時(shí)空限制，不受外界時(shí)間、環(huán)境等多種因素的影響。工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)互相傳輸文書原始資料，利用內(nèi)部系統(tǒng)實(shí)時(shí)采集各部門運(yùn)行過程中自然產(chǎn)生的文書原始資料，將這些資料通過系統(tǒng)與平臺(tái)進(jìn)行傳輸。之后，利用系統(tǒng)工具對(duì)文書資料進(jìn)行處理，根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與流程一一整理資料，將各類資料分類歸檔、集中儲(chǔ)存，形成種類豐富、名目明確、便于查看與管理的文書資料。在使用文書的環(huán)節(jié)，需要利用電腦或者手機(jī)等設(shè)備登錄系統(tǒng)獲取權(quán)限就可以查看，不再需要進(jìn)入室翻看紙質(zhì)版資料。相較于傳統(tǒng)模式，信息化后的文書管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)“線上一站式”的模式，全程通過系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行處理，極大程度提高文書管理與利用的便利性，降低不完整的概率。2.2有助于增強(qiáng)文書的安全性信息化之后，單位的各項(xiàng)文書資料均需轉(zhuǎn)入電子系統(tǒng)中進(jìn)行管理，集中以數(shù)據(jù)信息的形式呈現(xiàn)出來，能夠在較大程度上提升資料的安全系數(shù)與保密等級(jí)。單位在建設(shè)文書管理系統(tǒng)時(shí)，會(huì)引入“保密技術(shù)”，加強(qiáng)對(duì)用戶身份的驗(yàn)證，各工作人員需要依靠密碼登錄系統(tǒng)，獲取自己職位所擁有的系統(tǒng)使用權(quán)限，在權(quán)限允許之內(nèi)處理文書資料。這樣一來，能夠有效避免出現(xiàn)“工作人員違規(guī)操作”“外部人員盜取”等情況，維護(hù)單位文書安全。3信息社會(huì)背景下辦公室文書管理工作的改革思路3.1創(chuàng)新管理理念，滲透信息化管理思想在探索信息化建設(shè)工作的過程中，要注意結(jié)合信息時(shí)代的影響和要求，逐步轉(zhuǎn)變辦公室文書管理的理念，確定正確的指導(dǎo)思想，在先進(jìn)思想的指引下保障辦公室文書管理工作高效化開展。一方面，要樹立信息化管理意識(shí)，探索文書自動(dòng)化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用，重點(diǎn)對(duì)數(shù)據(jù)可視化、數(shù)據(jù)檢測(cè)、自動(dòng)鑒定、自動(dòng)整理系統(tǒng)功能模塊進(jìn)行開發(fā)，強(qiáng)化文書管理的質(zhì)量，使文書管理的準(zhǔn)確率提升到95%以上，整體管理周期縮短70%左右，真正在文書管理工作中實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化管理的目標(biāo)。另一方面，要融入流程化、精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理理念，按照新的管理體系對(duì)辦公室文書管理信息化建設(shè)進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)管理效能的提高和管理模式的重新構(gòu)建，逐步提升辦公室文書資源的利用率，為辦公室綜合管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。3.2建立健全辦公室文書管理制度辦公室文書信息采集、整理、歸檔過程中，文書管理制度的建立和完善有著重要意義，只有完善管理制度，且全面落實(shí)管理制度，才能為文書管理工作提供有力支持，促使其向科學(xué)化與規(guī)范化形式發(fā)展。目前，辦公室文書管理仍缺乏有效的制度對(duì)管理行為加以約束，導(dǎo)致工作中容易發(fā)生文件損壞、丟失等嚴(yán)重問題。因此，應(yīng)將構(gòu)建完善管理制度作為要點(diǎn)，在制度建設(shè)過程中嚴(yán)格規(guī)范文書采集、整理、歸檔全過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高文書完整性和精準(zhǔn)性。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況與社會(huì)發(fā)展背景，有針對(duì)性制定管理制度，將管理中的各項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上，使管理者基于制度的約束承擔(dān)應(yīng)盡責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)按時(shí)整體整合辦公室文書，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一保管，嚴(yán)禁未經(jīng)允許私自調(diào)取、私人濫用文書現(xiàn)象，進(jìn)一步明確和完善獎(jiǎng)懲制度。3.3提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，做好信息化風(fēng)險(xiǎn)防范在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，信息化技術(shù)的運(yùn)用可以更好地促進(jìn)企業(yè)自身的發(fā)展需要。想要更好地利用信息技術(shù)處理文件信息，需要不斷地對(duì)其自身的價(jià)值進(jìn)行挖掘，加強(qiáng)軟硬件的研發(fā)，保證文書的各類數(shù)據(jù)信息能夠有效使用，有效促進(jìn)信息的二次利用，現(xiàn)已成為企事業(yè)單位自身管理工作的重點(diǎn)。辦公室文書信息化系統(tǒng)構(gòu)建中，要做好信息化風(fēng)險(xiǎn)防范與管理，進(jìn)一步提高辦公室文書管理的信息化風(fēng)險(xiǎn)防范能力。為了能夠進(jìn)一步提高系統(tǒng)密鑰等級(jí)，需要設(shè)置系統(tǒng)訪問區(qū)域劃分，保證辦公室文書管理系統(tǒng)密碼不外泄。同時(shí)，需要提高文書管理系統(tǒng)維護(hù)管理的專業(yè)性，結(jié)合信息化管理手段提高辦公室文書管理系統(tǒng)維護(hù)的專業(yè)性，實(shí)現(xiàn)互相之間通過優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，在不增加各自成本的前提下保證管理效應(yīng)。在運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行文書創(chuàng)新性發(fā)展中，也需要讓公文制發(fā)做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)公文規(guī)格、排版、裝訂進(jìn)行規(guī)定，所有內(nèi)容必須要符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)定，在發(fā)文前還要對(duì)審核查驗(yàn)其簽發(fā)手續(xù)、審批權(quán)限，使用國家標(biāo)準(zhǔn)文字并嚴(yán)格遵照相關(guān)格式與規(guī)范。對(duì)于文書管理工作來說，必須優(yōu)化信息化管理模式，進(jìn)行相關(guān)工作監(jiān)督團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，積極推動(dòng)并且鼓勵(lì)各個(gè)部門之間的交流，保證工作人員可以按照預(yù)設(shè)的目標(biāo)開展工作，以此促進(jìn)文書管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。結(jié)語信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)高速發(fā)展，且在各個(gè)領(lǐng)域廣泛影響。辦公室文書管理工作不僅關(guān)系到內(nèi)部決策合理性，還對(duì)涉及人員信息安全有著嚴(yán)重影響，管理形式也不僅是分類匯總這么簡(jiǎn)單。辦公室文書管理工作必須改革和創(chuàng)新，才能跟上時(shí)代發(fā)展，管理者們也不能安于現(xiàn)狀，要不斷學(xué)習(xí)和